Domino дерек қорының компоненттері

Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 133 бет
Таңдаулыға:

МАЗМҰНЫ

Кіріспе7

1 Жоба алдын зерттеу11

1. 1 Автоматтандыру объектісін сипаттау11

1. 2 Құрал-жабдыққа және жүйені қолдану шартына қойылатын талаптар20

2 Техникалық тапсырма23

2. 1 ААЖ-нің логикалық құрылымы және деректер қоры23

2. 2 ААЖ-мен жұмыс істейтін бағдарламалық-техникалық құралдарын таңдау26

2. 3 ААЖ-нің деректер қорының құрылымын құрастыру67

3 Бағдарламалық қамтамасыз ету73

3. 1 ААЖ-нің бағдарламалық қамтамасыз етуінің құрылымы73

4Әдістемелік қамтамасыз ету76

4. 1 ААЖ-нің қолданушылық интерфейсінің сипаты76

5 Техника-экономикалық айқындау87

5. 1 Техника-экономикалық айқындаудың негiзгi есептерi87

5. 2 Жүйенiң өңдеуiн өзiндiк құнның есептеуi87

5. 3 Жүйенiң енгiзуiне шығын есептеу92

6. Өнеркәсіптік экология93

6. 1 Электромагниттiк өрiстер және олардың қоршаған ортаға әсерi93

6. 2 Қоршаған ортаны акустикалық ластанудан қорғау94

6. 3 ЭЕМ қоршаған ортаның ластану көзі ретінде95

6. 4 ЭЕМ қалдықтары98

6. 5 Шу деңгейiн есептеу98

6. 6 ЭМӨ қарқынының есептеуiн шығару100

7 Еңбектi қорғау101

7. 1 Қауiптi және зиянды факторлардың анализі101

7. 2 Қауiптi және зиянды факторлардың төмендетуi бойынша шаралар106

7. 3 Жасанды жарықтандыруды есептеу106

7. 4 Өрт қауiпсiздiгiнiң шаралары108

7. 5 Жұмыстың алдының алдында қауiпсiздiк талабы111

Қорытынды113

Пайдаланылған әдебиеттер тізімі118

Қосымша А120

Қосымша Б138

Кіріспе

Бүгінгі таңда құжатайналымының автоматтандырылған жүйесі - ұйымды басқарушы адамдардың шешімі мен орындаушылық қабілеттерін бақылайтын және жұмыс күшінің тиімділігінің жоғарылатуын анықтайтын маңызды фактор. Құжаттарда кәсіпорынның 80 пайыздық ақпараттық ресурстары топталған, ал құжатайналым басқарудың негізгі технологиясына жатады: басқарылатын шешімдер кескінделеді, орындаушыларға таратылады, содан кейін құжаттардың формаларында бақыланады.

Осы уақытқа дейін автоматтандырылған құжаттармен жұмыс, қағаз құжаттарын сақтау, есептеу, орын ауыстыру және құрумен қол босамаушылық - іс-қағаз жұмыстарының тиімділігін арттыратын құрал болып табылған. Алайда, кейінгі онжылдықтың ішінде кәсіпорындарды автоматтандыру үрдісі айтарлықтай дамыды, атап айтсақ, авторлар дербес компьютерлерін пайдаланып, құжаттарды өздері құра алады, бірнеше пернелерді басу арқылы мекен-жайдың орналасу жеріне тәуелсіз сол мекен-жайлардың біріне құжаттардың көшірмелерінің кез-келген санын жібере алады. Кәсіпорынды басқару құжаттардың және олармен байланысқан есеп-қисаптардың жіберілуімен жүзеге асырылатындықтан, құжаттармен жұмысты ұйымдастырғанда басқарушылықсыздықтан аулақ болған жөн. Ашып айтсақ, басқарушылар құжаттар туралы нақты уақытта толық ақпаратқа ие бола алмауы, ал құжаттарды жіберу үрдісі нашар бақыланатындығы, соның ішінде: қажетті құжаттарды немесе олар жайлы мәліметтерді қажетті уақытта таппай қалуымыз; көшірме немесе қарама-қайшы құжаттардың пайда болуы; құжаттардың ақырын жылжуы, ал олардың жағдайы бізге беймәлім, кейде жоғалып кетуі; шешімдердің нақты уақытта орындалмауы немесе мүлдем орындалмаушылығы.

Қағаздық құжатайналым кезінде қағаз құжаттарды дайындау, көшірмелерін жасау, есептеу, сақтау, жіберу сияқты жұмыстармен арнайы бөлінген қызмет салалары айналысқан.

Біздің елімізде іс-қағаз жүргізу тәжірибесі қағаз құжатайналымының келесідей негізгі процедураларын анықтайды және тәртіпке келтіреді: кәсіпорын бөлімшелерінің іс-қағаз жүргізу қызметтеріндегі дайын құжаттардың картотекалы-журналды есептері; бөлімшелерге қағаз құжатайналымының көшірмелерін жіберу; бөлімшелердегі журналдар мен картотекалардың жиынтығында мәліметтерді бақылау арқылы құжаттардың орындалуын және жөнелтілуін қадағалау мүмкіндігі.

Құжатайналымының орталықтанған бақылаудың және оларды есептеу технологиясының орталықтанбаған түрі арасындағы қарама-қайшылық қағаз құжатайналымындағы мәселелерге әкеліп соғады. Картотекалар және журналдар әрбір бөлімшелерде жүргізіледі, сондықтан нақты құжаттың жағдайын анықтау процедурасы сәйкес бөлімшелердегі мәліметтерді жинаудан құралады. Мұның өзі айтарлықтай қаражатты талап ететіндігі сөзсіз, яғни қатаң тәртіпті жинақтау мен бөлінген ақпаратты бекіту процедуралары жоспарланған нормативті-әдістемелік құжаттар мен дайындалған жұмыс күші қажет. Өндірістік дамыған елдердің кәсіпорындарында қағаз құжатайналымы кезінде нақты құжатпен жұмысы үшін сәйкес менеджер жауап беретін, мұндай жағдайда, оны тіркеу және бақылау қажеттілігі туындамайтын болған. Бұл бағыт іс-қағаз жүргізу үрдісін жеңілдеткенімен, мәжбүр етушілікке жатқызылады. Ол тек қазіргі нормаларға сәйкес келмей, дүниежүзілік тенденцияларға мүлдем қарама-қайшы, себебі құжатайналымды ұйымдастырудың масштабтары мен басқару есептерінің байланыстылығының шартты өсуі ұйымның дамуына кері әсер ететіні сөзсіз.

Іс-қағаз жүргізуді автоматтандырудың алғашқы кезеңінде дәстүрлі іс-қағаз жүргізу қызметтерінің автоматтандырылуы шектеліп отырған, атап айтсақ, канцелярияға бір немесе бірнеше компьютерлер орнатылып, құжаттарды жіберу және орындау туралы мәліметтер тіркелетін қағаз журналдар/картотекалар электронды түрлерге өзгертілді. «Электронды канцелярия» құрылғаннан кейін кәсіпорын канцеляриясымен бақыланатын құжаттар туралы мәліметтерді іздеу бұрынғыға қарағанда жеңілденді.

Келесі кезең, құжатайналымының бірыңғай желілік шекарасына кәсіпорынның барлық іс-қағаз жүргізу қызметтерімен айналысатын бөлімшелерді қосу болды. Өзара байланысқан бөлімшелердің электронды картотекалар мен журналдары іс-қағаз жүргізу серверінде сақталынатын болған. Мұндай жүйеде бөлімшелерде дайындалатын құжаттар туралы мәліметтер кәсіпорынның барлық іс-қағаз жүргізу қызметкерлеріне автоматты түрде енуге мүмкіндігі бар болған. Алайда, іс-қағаз жүргізудің есеп-қисабы мен құжаттармен мазмұнды жұмысты бөлу функциялары сақталған, сондықтан қарастырылып отырған жүйе кәсіпорынның тек іс-қағаз жүргізу қызметін орындаған, ол өз алдына кәсіпорын жұмысының тиімділігін шектеген.

Құжатайналым жүйесі кәсіпорынның барлық басқарушылық ісімен айналысатын қызметкерлерге қызмет көрсете алу үшін құжаттың картасымен бірге, оның электронды нұсқасы бар файл пайда болуы қажет еді. Сол жағдайда ғана, құжатайналым жүйесінің технологиялық шекарасына құжаттармен жұмыс істейтін қызметкерлер мен басқарушылар қосылатын болады. Қазіргі заманғы құжатайналымының электронды жүйесі іс-қағаз жүргізу және құжаттармен мазмұнды жұмыс функцияларына бөлінбей, бір жүйеге келтіріліп, кәсіпорынның барлық басқарушылық ісімен айналысатын қызметкерлерін өзінің ішінде топтастырады.

Адам өмірінің барлық салаларында ақпарат көлемінің үздіксіз өсуі мен оның тез, әрі жылдам жеткізілу қажеттіліктерінің артуы - заманауи компьютерлік технологияларды құрастыру мен енгізу жұмыстарының белсенділігін айқындау үстінде. Телекоммуникация жүйелерінің дамуы және Internet технологиясын қолдану арқасында ақпараттандыру жаңа сапалы деңгейге жетіп отыр.

Ақпараттандыру үрдісінің және ақпараттық инфрақұрылымның дамуының нәтижесінде қазіргі қоғам индустриалды түрден ақпараттық түрге ауысып отыр. Қазіргі автоматтандырылған ақпараттық жүйелер аппараттық-бағдарламалық құралдар мен телекоммуникация жүйелері салаларындағы соңғы жетістіктеріне сүйене отырып, деректер қорында үлкен көлемді ақпараттарды сақтауға, мәліметтік берілгендерді бөліп өңдеуге, жергілікті есептеуіш желі, әрі Internet арқылы жүйенің ресурстарына енуге мүмкіндік береді.

Қазіргі заманда басқарушылық шешімдерді қабылдау үшін ақпарат көлемінің тұрақты өсу үрдісі байқалмайтын ұйымдар, мекемелер жоқ. Осы жағдайдың салдарынан бұрынғыдан да артық көлемдегі құжаттарды қабылдауға, өңдеуге және сақтауға тура келеді. Құжаттармен жұмыс істеудегі дәстүрлі әдістемелердің тиімділігі азаятыны сөзсіз.

Қазіргі білім беру жүйесі оқыту, ғылым және басқарушылық есептерін шешуге ықпал жасайтын және жеңілдететін ақпараттық ағындарды құруды жоспарлап отыр. Ұйымдық мекемелерді тиімді басқару және қызмет жасауына қойылатын талаптардың бірі - ол жаңа ақпараттық технологиялардың негізінде дамытылған ақпараттық инфрақұрылымның бар болуы. Оның маңыздылығы нормативті, анықтамалық, фактографиялық және т. б. ақпараттық берілгендері бар басқарушылық ресурстарының деректер қорларын құруда байқалып отыр.

Ұйымның ақпараттық кеңістігін құру үшін ақпараттарды өңдеудің барлық жиынтық әдістерін, түрлену жағдайларын және қасиеттерін ақпараттық үрдістерде қолданған жөн. Көпшілік ұйымдарда жұмыс орындарын автоматтандыру, ақпараттық берілгендерін құрылымдық түрге келтіру мәселелері жиі пайда болады.

Дипломдық жұмыс үш тараудан тұрады. «Автоматтандыру объектісіне талдау жасау» атты бірінші тарауда қазіргі заманда мекеменің басқарушылық үрдісіндегі ерекшеліктері қарастырылады. Ұйымдастыру процесін автоматтандыратын ақпараттық жүйеге қойылатын негізгі талаптар талқыланады. Атап айтсақ, есептің қойылымы, жүйенің қауіпсіздігінің, құрал-жабдықтың және қолдану шартының талаптары сипатталады.

Екінші тараудың атауы «Автоматтандырылған ақпараттық жүйенің ақпараттық-логикалық құрылымын жасау және бағдарламалық-техникалық қамтамасыз етуін таңдау» деп аталады. Бұл тарауда автоматтандырылған ақпараттық жүйенің логикалық құрылымын, деректер қорын, оны іске асыруға бағдарламалық-техникалық құралдарын таңдау, деректер қорының құрылымын құрастыру мәселелері қарастырылады. Lotus Notes/Domino R6 ортасында құжаттарды өңдеудің негіздеріне сипаттама беріледі. Атап айтсақ, Domino қосымшаларының құрылымы, дизайн элементтері, программалау ортасы, қауіпсіздігін қамтамасыз ету деңгейлері талданады.

«Автоматтандырылған ақпараттық жүйенің бағдарламалық қамтамасыз етуі» атты үшінші тарауында басқарушылық үрдісін автоматтандыруға арналған «Кадр бөлімі» ААЖ-сін құрастырудың барысы, бағдарламалық қамтамасыз етуінің құрылымы, клиенттік интерфейсінің сипаттамасы және шешілетін сұрақтары қарастырылады. Тарауда жүйенің негізгі мүмкіндіктері мен ерекшеліктері талданады.

Дипломдық жұмыстың қосымшасында бағдарламалық өнім, есептеулер түрінде ұсынылатын дипломдық зерттеуді орындауға байланысты материалдар, енгізіледі.

Дипломдық жұмысты жобалау барысында сұралатын кез келген ақпараттың өңделу, жинау үрдістеріне жұмсалатын уақытты үнемдеу есебінен мекеменің кадр бөлімінің функционалдық тиімділігін арттыруға және басқарушылықтың сапасын жақсартуға арналған «Кадр бөлімі» ААЖ-сінің құрылуы жүргізіледі. «Кадр бөлімі» ААЖ-сін қолдану арқылы іс-қағаз жұмыстарына қатысты біркелкі амалдарды орындауға кететін уақытты қысқарту, ақпараттың өңделуін жедел түрде орындау және статистикалық есептерді беру жұмыстарының автоматтандырылуы іске асырылуы тиіс.

Іс-қағаз жұмыстарын есепке алу - көкейкесті мәселе, оның нәтижесі қызметкерлерге жұмыс жасау үрдісін ұйымдастыруға және қадағалауға, сонымен қатар, іс-қағаз жұмыстарын, мекеменің басқарушылық деңгейін дамытуға көмектеседі.

ААЖ-ні құрудың негізгі мақсаты - ұйымның қызметінің тиімділігін басқару, жоспарлау және мекеменің барлық ресурстарын пайдалану, жұмыс істеу жылдамдығын арттыру және тиімді қарым-қатынастарды ұйымдастыру.

ААЖ-ні қолданудың негізгі мақсаты - басқарушылық салада таратылатын ресурстар мен оларды бақылау арқылы динамизмнің қажетті дәрежесіне қол жеткізу мүмкіндігі. Бұл жаңа мұқтаждықтарды уақытында қанағаттандыру және пайда болған мүмкіндіктерді бағалау, сондай-ақ ұйымдық мекеменің бөлімдер қызметінің тиімділігін, үлестірілуін, басқарушылығын арттыру арқылы жұмысты ұйымдастыруға көмектеседі.

1 Жоба алдын зерттеу

1. 1 Автоматтандыру объектісін сипаттау

Әрбір мемлекеттің басқарушылық жұмыс істеу жүйесінің мақсаты - шешімдерді қабылдай алатын, қоғам мен мемлекетке мейлінше көп пайда әкеле алатын кадрларды даярлау. Ол үшін кадрларды даярлау және білім беру жүйесін әрдайым жетілдіріп отыру, жоғары кәсіптік білім берудің, басқарушылық қызметтің сапаларын арттыруды қолға алу керек.

Мекеме - ұйымдастырушылық жүйе болып табылатындықтан, оның бірнеше ерекшеліктері болады. Солардың ішінен атап өтетін бір жағдай - ақпарат бұл жүйенің іс-құралдарының және іс-әрекеттің ақтық нәтижелерінің көп бөлігін алып жатқандықтан, материалдық үрдістерге қарағанда ақпараттық үрдістердің үлес салмағының әлдеқайда үлкен болуы. Бұл ерекшеліктің салдарынан мекеме ісінің негізгі үрдістерін математикалық түрде сипаттау қиынға түседі, себебі материалдық үрдістерге қарағанда ақпараттық мүмкіндіктерді қолданатын қорлар (адамдық, қаражаттық, материалды-техникалық) мен еңбек нәтижелерінің (ғылыми, басқарушылық, оқыту) арасында күрделі байланыс бар.

Адамның тек басқару ортасында ғана емес, сондай-ақ ұйымдастырушылық ісінің негізгі «технологиялық» үрдістерде рөлі зор болғандықтан, бір жағынан, жүйенің икемділігі, орнықтылығы арттырылады, екінші жағынан, күтпеген процестер пайда бола бастайды. Адам салыстырмалы жағдайларда белгісіз және болжауға келмейтін нәтижелерге тап болуы мүмкін.

Мекемені басқару үрдістерінің тағы да бір ерекшелігі - бұл сандық өлшемдерді орындауға аз мүмкіншілігінің болуы. Мекеме - ұйымдастырушылық іс-әрекетінің негізгі үрдістердің материалдық емес түрі. «Білім», «білік», «дағды», т. б. сияқты ақтық нәтижелердің сапалық бөліністерінің анықталмағандық кезеңдердің жоғары болуы - зерттеліп жатқан параметрлерді сандық өлшеуге қиындықтуғызады. Бірақ онсыз талдаудың және шешімдердің математикалық әдістерін, тиімдеу әдістерін қолдану мүмкін емес.

Мекеменің басқа машиналық және техникалық жүйелермен салыстырғандағы маңызды бір ерекшелігі - адам факторының үлесі зор болатындығы. Ұйымдастыру жағдайында адам (қызметкер) іс-әрекеттің негізгі заты болып табылады, адам (басқарушы) іс-әрекеттің субъектісі және негізгі амалы болып табылады, нәтижелі жұмыс іс-әрекеттің ақтық нәтижесі болып табылады.

Атап өтілген қасиеттер мен ерекшеліктер мекеменің үлкен және күрделі ұйымдастырушылық жүйе болып табылатындығы туралы тезисті айқын дәлелдейді.

Мекеменің басты қызметі басқару үрдісі болып табылады. Басқару үрдісінің тиімділігі жұмыс нәтижесінің деңгейі мен сапасын сипаттайды.

Ұйымдастырушылық жүйелердің жетілдіруі жалпы мақсаттарды іске асыруға және ұйым элементтерінің белсенділігін арттыруға бағытталған әдістер мен амалдардың құрастырылуымен байланысты.

Ғылыми және тәжірибелік тұрғыда басқарушылық үрдісті, жұмыс нәтижесінің сапасын автоматты түрде талдаудың, атап айтсақ, мекемедегі ұйымдастырушылық іс-әрекетті талдаудың ролі зор.

Қазіргі замандағы мекеме келесі белгілермен анықталатын үлкен және күрделі жүйе болып табылады:

көп өлшемділігі - құрамына кіретін бөлімдердің санымен сипатталуы;
іс атқарудың көп мақсаттылығы - ғылыми зерттеулер, мамандардың жоғары дәрежелі жұмысы сияқты істің параллельдік үрдістердің және ақтық нәтижелердің бар болуы.

Ұйымдастырушылық іс-әрекетті басқару жүйесінде жұмыс жасау үрдісін автоматтандыратын жүйені құрастыру қажеттілігі пайда болады. Қазіргі замандағы ақпараттық технологияларды пайдалана отырып, іс-қағазбен өңделетін зор көлемді берілгендердің көлемін азайтуға болады, нәтижесінде мәліметтердің дұрыстылық деңгейі өседі.

Мекеменің басты қызметі басқару үрдісі болып табылады. Басқару үрдісінің тиімділігі жұмыс нәтижесінің деңгейі мен сапасын сипаттайды. Оның қалай ұйымдастырылғанынан, мазмұнынан, мамандар ісінің тиімділік дәрежесінің сапасы мен олардың еңбек нарығындағы бәсеке қабілеттілігі байқалады.

Кез-келген мекеменің қызметі ұйымдық-құқықтық құжаттар дайындаудан басталады. Ұйымдық-құқықтық құжаттарға: жарғы, ереже, штаттық кесте, жұмыс тәртібі, лауазымдық нұсқаулық және т. б. жатады. Ұйымдық-құқықтық құжаттардың басты мақсаты - ұйымды құру, құрылымын, штаттық кестесі мен құрамын белгілеу, құрылымдық бөлімшелерінің өзара қарым-қатынас жасау тәртібін, кәсіпорын қызметкерлері үшін ішкі еңбек тәртібін анықтау. Ұйымдық-құқықтық құжаттарды қолданысқа енгізу құжаттарды тиісті басшы (жоғары тұрған органның басшысы немесе құжаттың санатына байланысты құрылымдық бөлімшенің басшысы) бекіткеннен кейін іске асырылады. Ұйымдық-құқықтық құжаттардың қолданылу мерзімі шектеусіз болады және ресми түрде күшін жойғанға дейін (ескіргенінің орнына жаңасын енгізгенге дейін) заңдық күшін сақтайды. Мұндай құжаттарға өзгерістер мен толықтырулар енгізу кәсіпорын басшысының бұйрығы (өкімі) арқылы жасалады. Іскерлік қызметтегі ең бір тиімді құрылым - мекеме екенін өмір көрсетіп отыр. Ол жұмыс істей бастағаннан-ақ үлкен көлемдегі ұйымдық-өкімдік, қаржылық және басқа да іскерлік құжаттардың легін қабылдау, қарау, жөнелту, бақылау және сақтау қажеттілігі пайда болады. Әрбір мекемеде болуы тиіс құжаттарды шартты түрде мынадай топтарға бөлуге болады:

Құрылтайшылық және құқық белгілеуші құжаттар: құрылтай шарты және жарғы; мемлекеттік тіркеу туралы куәлік; статистикалық карта; салық төлеушінің куәлігі; жылжымайтын мүлікке меншігі туралы немесе осы мүлікті жалға алғаны жөніндегі шарт туралы куәлік; лицензиялауды қажет ететін, яғни, жарғылық қызмет түрлерін іске асыру құқына лицензия;
Ұйымдастырушылық құжаттар: мекеменің құрылымы және штат кестесі; мекеме басшыларының (егер олар бірнешеу болса) қызметтік (лауазымдық) өкілдіктерін бөлу туралы бұйрық; ұжымдық шарт; мекеменің құрылымдық бөлімшелері, қоғамдық ұйымдары, филиалдары мен өкілдіктері туралы ереже; мекеме қызметкерлерінің (жалдамалы персонал, құрам) лауазымдық нұсқаулығы; ішкі айналымдағы басқа құжаттар (нұсқаулықтар, әдістемелік ұсыныстар және т. б. ) ;
Басқару қызметінің құжаттары: мекемеде өткен жалпы жиналыстардың хаттамалары; мекеменің басқа органдары мәжілістерінің (басқарма, бақылау кеңесі, тексеру комиссиясы) хаттамалары; шаруашылық-қаржылық қызметінің негізгі мәселелері бойынша мекеме жетекшісінің бұйрықтары; мемлекеттік органдардың мекеме қызметіне қатысты мәселелер бойынша нормативтік құқылық актілері;
Бухгалтерияның қаржылық және есеп беру құжаттары;
Мекеме қызметінің мәселелері бойынша мемлекеттік органдармен және мемлекеттік емес құрылымдармен арадағы қатынас қағаздары;
Кадрлық құжаттар: қызметкерлермен жеке еңбек шарттары; қызметкерлердің жеке істері (жеке карточкалары) ; жеке құрам және кадрлар бойынша бұйрықтар; қызметкерлердің еңбек кітапшалары; еңбек дауларын, қызметкерлердің шағымдарын (арыздарын) қарау, сондай-ақ, еңбек тәртібін бұзу және өндірістегі бақытсыздық жағдайлары фактілерін тексеру бойынша құжаттар (материалдар) ;
Еңбек шарты бойынша құжаттар: шаруашылық шарттары (келісімдері) және іскер әріптестермен солар бойынша хат жазысулар; сот органдарына жазылған талап арыздар және олардың шешімдері, сондай-ақ, олардың орындалуы бойынша хат жазысулар; еңбек шартына қатысты нормативтік актілер;
Өндірістік-шаруашылық қызметін жоспарлау бойынша құжаттар: күнтізбелік мерзімге (ай, тоқсан, жыл) жұмыс жоспарлары мен олардың орындалуы туралы анықтамалар; өндірістік жоспарларды орындау және басқа да мәселелер бойынша өткізілген қызметтік жиналыстардың құжаттары (материалдары) ;
Мемлекеттік қадағалау және бақылау органдарының мекеме қызметін тексеру құжаттары мен осы мәселелер бойынша хат жазысулар;

10 Анықтамалық-ақпараттық құжаттар.

Номенклатуралық істі қалыптастыру барысында мекеме жетекшісі, оның мынадай талаптарға жауап беруі керектігін ескеруі қажет:

Мекеме қызметі барысында жинақталатын құжаттар легін түгел қамтуы;
Номенклатуралық істің тақырыбы ондағы құжаттардың мазмұнын қысқа, дәл және анық көрсетуі жөн;
Істегі құжаттарды нөмірлеу олардың маңызы және өзара байланысы бойынша жүргізіледі. Алдымен нормативтік құқықтық құжаттар орналастырылады. Мұндайда жоғары тұрған органдардың қаулылары мен бұйрықтары ұйымның бұйрықтарының алдында тұрады. Мұнан ары қарай жоспарлы және есептік құжаттар ретімен келеді. Номенклатуралық істер ашылған күннен бастап ұйымның мұрағатына жіберілгенше немесе жойылғанша мекеменің құрылымдық бөлімшелерінде, яғни орындаушыларда (жауапты адамдарда) сақталады. Іс қағаздарын жүргізу үшін мекеме жетекшісі құжаттар легіне орай құжаттамалық қызмет (кеңсе) ұйымдастырады немесе іс жүргізуші тағайындайды.

Ал оның негізгі міндеттері мынадай болуы тиіс:

Хат-хабарды алу (соның ішінде жеткізіліп берілген қағаздар да бар) және оларды арнайы журналда тіркеу;
Тіркелген құжаттарды қарау үшін мекеме басшыларына (өкілеттеріне орай) тапсыру;
Қаралған құжаттарды басшылардан алып, оларды басшының нұсқауына орай нақты орындаушыларына қол қойдырып тапсыру;
Мекемеде дайындалған құжаттарды почта арқылы немесе басқадай жолдармен (қолма-қол тапсыру, факс және т. б. ) тиісті жерлерге жөнелту;
Орындалған құжаттарды бақылаудан шығару;
Орындалу мерзімі біткен құжаттар туралы мекеме басшысын хабардар ету;
Мекеме басшысының тапсыруы және қызметкерлердің сұрауы бойынша құжаттарды көбейту;
Мекеме басшыларының тапсырмалары бойынша құжаттар мәтінін компьютерде теру;
Қолданыстағы нормативтік актілерге сәйкес номенклатуралық істерді сақтау, ұйымның мұрағатына өткізу немесе жою;
Мекеменің ішкі айналымдағы құжаттарын құрылымдық бөлімшілерге уақытында жөнелтіп отыру;
Мекеме басшыларының тапсырмалары бойынша басқа да қосымша техникалық жұмыстарды орындау.

Кәсіпорын қызметінде барынша кең тараған ұйымдық-құқықтық құжаттарға мыналар жатады: ұйымның жарғысы; штаттық кесте; ішкі еңбек тәртібі; лауазымдық нұсқаулық [1] .

Кез келген заңды тұлғаны (компанияны, кәсіпорынды, ұйымды, фирманы) құрарда әуелі оның ұйымдық құрылымы мен штатын айқындап алу керек. Бұл мәселені дұрыс әрі дер кезінде шешу заңды тұлға құрылтайшыларына, олардың қандай ұйымдық-құқықтық формалар мен меншік түріне жататындығына қарамастан, жоспарланған экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуіне мүмкіндік береді.

Мекеменің ұйымдық құрылымы - бұл сол ұйымды дербес заңды тұлға ретінде ұстап тұрған барлық бөлімшелердің, сондай-ақ филиалдар мен өкілдіктердің жиынтығы және олардың иерархиялық сипаты (тік бағыныстылық және көлденең өзара байланыс) болып табылады. Құрылымдық бөлімшелердің атаулары иерархия (бағыныстылық) бойынша (басшылық, негізгі қызмет орындары, көмекші қызмет орындары, қызмет көрсету салалары т. б. ) немесе топтарға бөлініп көрсетіледі.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.