Domino дерек қорының компоненттері
МАЗМҰНЫ
Кіріспе 7
1 Жоба алдын зерттеу 11
1.1 Автоматтандыру объектісін сипаттау 11
1.2 Құрал-жабдыққа және жүйені қолдану шартына қойылатын талаптар 20
2 Техникалық тапсырма 23
2.1 ААЖ-нің логикалық құрылымы және деректер қоры 23
2.2 ААЖ-мен жұмыс істейтін бағдарламалық-техникалық құралдарын таңдау 26
2.3 ААЖ-нің деректер қорының құрылымын құрастыру 67
3 Бағдарламалық қамтамасыз ету 73
3.1 ААЖ-нің бағдарламалық қамтамасыз етуінің құрылымы 73
4Әдістемелік қамтамасыз ету 76
4.1 ААЖ-нің қолданушылық интерфейсінің сипаты 76
5 Техника-экономикалық айқындау 87
5.1 Техника-экономикалық айқындаудың негiзгi есептерi 87
5.2 Жүйенiң өңдеуiн өзiндiк құнның есептеуi 87
5.3 Жүйенiң енгiзуiне шығын есептеу 92
6. Өнеркәсіптік экология 93
6.1 Электромагниттiк өрiстер және олардың қоршаған ортаға әсерi 93
6.2 Қоршаған ортаны акустикалық ластанудан қорғау 94
6.3 ЭЕМ қоршаған ортаның ластану көзі ретінде 95
6.4 ЭЕМ қалдықтары 98
6.5 Шу деңгейiн есептеу 98
6.6 ЭМӨ қарқынының есептеуiн шығару 100
7 Еңбектi қорғау 101
7.1 Қауiптi және зиянды факторлардың анализі 101
7.2 Қауiптi және зиянды факторлардың төмендетуi бойынша шаралар 106
7.3 Жасанды жарықтандыруды есептеу 106
7.4 Өрт қауiпсiздiгiнiң шаралары 108
7.5 Жұмыстың алдының алдында қауiпсiздiк талабы 111
Қорытынды 113
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі 118
Қосымша А 120
Қосымша Б 138
Кіріспе
Бүгінгі таңда құжатайналымының автоматтандырылған жүйесі – ұйымды
басқарушы адамдардың шешімі мен орындаушылық қабілеттерін бақылайтын және
жұмыс күшінің тиімділігінің жоғарылатуын анықтайтын маңызды фактор.
Құжаттарда кәсіпорынның 80 пайыздық ақпараттық ресурстары топталған, ал
құжатайналым басқарудың негізгі технологиясына жатады: басқарылатын
шешімдер кескінделеді, орындаушыларға таратылады, содан кейін құжаттардың
формаларында бақыланады.
Осы уақытқа дейін автоматтандырылған құжаттармен жұмыс, қағаз құжаттарын
сақтау, есептеу, орын ауыстыру және құрумен қол босамаушылық – іс-қағаз
жұмыстарының тиімділігін арттыратын құрал болып табылған. Алайда, кейінгі
онжылдықтың ішінде кәсіпорындарды автоматтандыру үрдісі айтарлықтай дамыды,
атап айтсақ, авторлар дербес компьютерлерін пайдаланып, құжаттарды өздері
құра алады, бірнеше пернелерді басу арқылы мекен-жайдың орналасу жеріне
тәуелсіз сол мекен-жайлардың біріне құжаттардың көшірмелерінің кез-келген
санын жібере алады. Кәсіпорынды басқару құжаттардың және олармен
байланысқан есеп-қисаптардың жіберілуімен жүзеге асырылатындықтан,
құжаттармен жұмысты ұйымдастырғанда басқарушылықсыздықтан аулақ болған жөн.
Ашып айтсақ, басқарушылар құжаттар туралы нақты уақытта толық ақпаратқа ие
бола алмауы, ал құжаттарды жіберу үрдісі нашар бақыланатындығы, соның
ішінде: қажетті құжаттарды немесе олар жайлы мәліметтерді қажетті уақытта
таппай қалуымыз; көшірме немесе қарама-қайшы құжаттардың пайда болуы;
құжаттардың ақырын жылжуы, ал олардың жағдайы бізге беймәлім, кейде жоғалып
кетуі; шешімдердің нақты уақытта орындалмауы немесе мүлдем
орындалмаушылығы.
Қағаздық құжатайналым кезінде қағаз құжаттарды дайындау, көшірмелерін
жасау, есептеу, сақтау, жіберу сияқты жұмыстармен арнайы бөлінген қызмет
салалары айналысқан.
Біздің елімізде іс-қағаз жүргізу тәжірибесі қағаз құжатайналымының
келесідей негізгі процедураларын анықтайды және тәртіпке келтіреді:
кәсіпорын бөлімшелерінің іс-қағаз жүргізу қызметтеріндегі дайын құжаттардың
картотекалы-журналды есептері; бөлімшелерге қағаз құжатайналымының
көшірмелерін жіберу; бөлімшелердегі журналдар мен картотекалардың
жиынтығында мәліметтерді бақылау арқылы құжаттардың орындалуын және
жөнелтілуін қадағалау мүмкіндігі.
Құжатайналымының орталықтанған бақылаудың және оларды есептеу
технологиясының орталықтанбаған түрі арасындағы қарама-қайшылық қағаз
құжатайналымындағы мәселелерге әкеліп соғады. Картотекалар және журналдар
әрбір бөлімшелерде жүргізіледі, сондықтан нақты құжаттың жағдайын анықтау
процедурасы сәйкес бөлімшелердегі мәліметтерді жинаудан құралады. Мұның өзі
айтарлықтай қаражатты талап ететіндігі сөзсіз, яғни қатаң тәртіпті жинақтау
мен бөлінген ақпаратты бекіту процедуралары жоспарланған нормативті-
әдістемелік құжаттар мен дайындалған жұмыс күші қажет. Өндірістік дамыған
елдердің кәсіпорындарында қағаз құжатайналымы кезінде нақты құжатпен жұмысы
үшін сәйкес менеджер жауап беретін, мұндай жағдайда, оны тіркеу және
бақылау қажеттілігі туындамайтын болған. Бұл бағыт іс-қағаз жүргізу үрдісін
жеңілдеткенімен, мәжбүр етушілікке жатқызылады. Ол тек қазіргі нормаларға
сәйкес келмей, дүниежүзілік тенденцияларға мүлдем қарама-қайшы, себебі
құжатайналымды ұйымдастырудың масштабтары мен басқару есептерінің
байланыстылығының шартты өсуі ұйымның дамуына кері әсер ететіні сөзсіз.
Іс-қағаз жүргізуді автоматтандырудың алғашқы кезеңінде дәстүрлі іс-қағаз
жүргізу қызметтерінің автоматтандырылуы шектеліп отырған, атап айтсақ,
канцелярияға бір немесе бірнеше компьютерлер орнатылып, құжаттарды жіберу
және орындау туралы мәліметтер тіркелетін қағаз журналдаркартотекалар
электронды түрлерге өзгертілді. Электронды канцелярия құрылғаннан кейін
кәсіпорын канцеляриясымен бақыланатын құжаттар туралы мәліметтерді іздеу
бұрынғыға қарағанда жеңілденді.
Келесі кезең, құжатайналымының бірыңғай желілік шекарасына кәсіпорынның
барлық іс-қағаз жүргізу қызметтерімен айналысатын бөлімшелерді қосу болды.
Өзара байланысқан бөлімшелердің электронды картотекалар мен журналдары іс-
қағаз жүргізу серверінде сақталынатын болған. Мұндай жүйеде бөлімшелерде
дайындалатын құжаттар туралы мәліметтер кәсіпорынның барлық іс-қағаз
жүргізу қызметкерлеріне автоматты түрде енуге мүмкіндігі бар болған.
Алайда, іс-қағаз жүргізудің есеп-қисабы мен құжаттармен мазмұнды жұмысты
бөлу функциялары сақталған, сондықтан қарастырылып отырған жүйе
кәсіпорынның тек іс-қағаз жүргізу қызметін орындаған, ол өз алдына
кәсіпорын жұмысының тиімділігін шектеген.
Құжатайналым жүйесі кәсіпорынның барлық басқарушылық ісімен айналысатын
қызметкерлерге қызмет көрсете алу үшін құжаттың картасымен бірге, оның
электронды нұсқасы бар файл пайда болуы қажет еді. Сол жағдайда ғана,
құжатайналым жүйесінің технологиялық шекарасына құжаттармен жұмыс істейтін
қызметкерлер мен басқарушылар қосылатын болады. Қазіргі заманғы
құжатайналымының электронды жүйесі іс-қағаз жүргізу және құжаттармен
мазмұнды жұмыс функцияларына бөлінбей, бір жүйеге келтіріліп, кәсіпорынның
барлық басқарушылық ісімен айналысатын қызметкерлерін өзінің ішінде
топтастырады.
Адам өмірінің барлық салаларында ақпарат көлемінің үздіксіз өсуі мен
оның тез, әрі жылдам жеткізілу қажеттіліктерінің артуы – заманауи
компьютерлік технологияларды құрастыру мен енгізу жұмыстарының
белсенділігін айқындау үстінде. Телекоммуникация жүйелерінің дамуы және
Internet технологиясын қолдану арқасында ақпараттандыру жаңа сапалы
деңгейге жетіп отыр.
Ақпараттандыру үрдісінің және ақпараттық инфрақұрылымның дамуының
нәтижесінде қазіргі қоғам индустриалды түрден ақпараттық түрге ауысып отыр.
Қазіргі автоматтандырылған ақпараттық жүйелер аппараттық-бағдарламалық
құралдар мен телекоммуникация жүйелері салаларындағы соңғы жетістіктеріне
сүйене отырып, деректер қорында үлкен көлемді ақпараттарды сақтауға,
мәліметтік берілгендерді бөліп өңдеуге, жергілікті есептеуіш желі, әрі
Internet арқылы жүйенің ресурстарына енуге мүмкіндік береді.
Қазіргі заманда басқарушылық шешімдерді қабылдау үшін ақпарат көлемінің
тұрақты өсу үрдісі байқалмайтын ұйымдар, мекемелер жоқ. Осы жағдайдың
салдарынан бұрынғыдан да артық көлемдегі құжаттарды қабылдауға, өңдеуге
және сақтауға тура келеді. Құжаттармен жұмыс істеудегі дәстүрлі
әдістемелердің тиімділігі азаятыны сөзсіз.
Қазіргі білім беру жүйесі оқыту, ғылым және басқарушылық есептерін
шешуге ықпал жасайтын және жеңілдететін ақпараттық ағындарды құруды
жоспарлап отыр. Ұйымдық мекемелерді тиімді басқару және қызмет жасауына
қойылатын талаптардың бірі – ол жаңа ақпараттық технологиялардың негізінде
дамытылған ақпараттық инфрақұрылымның бар болуы. Оның маңыздылығы
нормативті, анықтамалық, фактографиялық және т.б. ақпараттық берілгендері
бар басқарушылық ресурстарының деректер қорларын құруда байқалып отыр.
Ұйымның ақпараттық кеңістігін құру үшін ақпараттарды өңдеудің барлық
жиынтық әдістерін, түрлену жағдайларын және қасиеттерін ақпараттық
үрдістерде қолданған жөн. Көпшілік ұйымдарда жұмыс орындарын
автоматтандыру, ақпараттық берілгендерін құрылымдық түрге келтіру
мәселелері жиі пайда болады.
Дипломдық жұмыс үш тараудан тұрады. Автоматтандыру объектісіне талдау
жасау атты бірінші тарауда қазіргі заманда мекеменің басқарушылық
үрдісіндегі ерекшеліктері қарастырылады. Ұйымдастыру процесін
автоматтандыратын ақпараттық жүйеге қойылатын негізгі талаптар талқыланады.
Атап айтсақ, есептің қойылымы, жүйенің қауіпсіздігінің, құрал-жабдықтың
және қолдану шартының талаптары сипатталады.
Екінші тараудың атауы Автоматтандырылған ақпараттық жүйенің ақпараттық-
логикалық құрылымын жасау және бағдарламалық-техникалық қамтамасыз етуін
таңдау деп аталады. Бұл тарауда автоматтандырылған ақпараттық жүйенің
логикалық құрылымын, деректер қорын, оны іске асыруға бағдарламалық-
техникалық құралдарын таңдау, деректер қорының құрылымын құрастыру
мәселелері қарастырылады. Lotus NotesDomino R6 ортасында құжаттарды
өңдеудің негіздеріне сипаттама беріледі. Атап айтсақ, Domino қосымшаларының
құрылымы, дизайн элементтері, программалау ортасы, қауіпсіздігін қамтамасыз
ету деңгейлері талданады.
Автоматтандырылған ақпараттық жүйенің бағдарламалық қамтамасыз етуі
атты үшінші тарауында басқарушылық үрдісін автоматтандыруға арналған Кадр
бөлімі ААЖ-сін құрастырудың барысы, бағдарламалық қамтамасыз етуінің
құрылымы, клиенттік интерфейсінің сипаттамасы және шешілетін сұрақтары
қарастырылады. Тарауда жүйенің негізгі мүмкіндіктері мен ерекшеліктері
талданады.
Дипломдық жұмыстың қосымшасында бағдарламалық өнім, есептеулер түрінде
ұсынылатын дипломдық зерттеуді орындауға байланысты материалдар,
енгізіледі.
Дипломдық жұмысты жобалау барысында сұралатын кез келген ақпараттың
өңделу, жинау үрдістеріне жұмсалатын уақытты үнемдеу есебінен мекеменің
кадр бөлімінің функционалдық тиімділігін арттыруға және басқарушылықтың
сапасын жақсартуға арналған Кадр бөлімі ААЖ-сінің құрылуы жүргізіледі.
Кадр бөлімі ААЖ-сін қолдану арқылы іс-қағаз жұмыстарына қатысты біркелкі
амалдарды орындауға кететін уақытты қысқарту, ақпараттың өңделуін жедел
түрде орындау және статистикалық есептерді беру жұмыстарының
автоматтандырылуы іске асырылуы тиіс.
Іс-қағаз жұмыстарын есепке алу – көкейкесті мәселе, оның нәтижесі
қызметкерлерге жұмыс жасау үрдісін ұйымдастыруға және қадағалауға, сонымен
қатар, іс-қағаз жұмыстарын, мекеменің басқарушылық деңгейін дамытуға
көмектеседі.
ААЖ-ні құрудың негізгі мақсаты – ұйымның қызметінің тиімділігін басқару,
жоспарлау және мекеменің барлық ресурстарын пайдалану, жұмыс істеу
жылдамдығын арттыру және тиімді қарым-қатынастарды ұйымдастыру.
ААЖ-ні қолданудың негізгі мақсаты – басқарушылық салада таратылатын
ресурстар мен оларды бақылау арқылы динамизмнің қажетті дәрежесіне қол
жеткізу мүмкіндігі. Бұл жаңа мұқтаждықтарды уақытында қанағаттандыру және
пайда болған мүмкіндіктерді бағалау, сондай-ақ ұйымдық мекеменің бөлімдер
қызметінің тиімділігін, үлестірілуін, басқарушылығын арттыру арқылы жұмысты
ұйымдастыруға көмектеседі.
1 Жоба алдын зерттеу
1.1 Автоматтандыру объектісін сипаттау
Әрбір мемлекеттің басқарушылық жұмыс істеу жүйесінің мақсаты –
шешімдерді қабылдай алатын, қоғам мен мемлекетке мейлінше көп пайда әкеле
алатын кадрларды даярлау. Ол үшін кадрларды даярлау және білім беру жүйесін
әрдайым жетілдіріп отыру, жоғары кәсіптік білім берудің, басқарушылық
қызметтің сапаларын арттыруды қолға алу керек.
Мекеме – ұйымдастырушылық жүйе болып табылатындықтан, оның бірнеше
ерекшеліктері болады. Солардың ішінен атап өтетін бір жағдай – ақпарат бұл
жүйенің іс-құралдарының және іс-әрекеттің ақтық нәтижелерінің көп бөлігін
алып жатқандықтан, материалдық үрдістерге қарағанда ақпараттық үрдістердің
үлес салмағының әлдеқайда үлкен болуы. Бұл ерекшеліктің салдарынан мекеме
ісінің негізгі үрдістерін математикалық түрде сипаттау қиынға түседі,
себебі материалдық үрдістерге қарағанда ақпараттық мүмкіндіктерді
қолданатын қорлар (адамдық, қаражаттық, материалды-техникалық) мен еңбек
нәтижелерінің (ғылыми, басқарушылық, оқыту) арасында күрделі байланыс бар.
Адамның тек басқару ортасында ғана емес, сондай-ақ ұйымдастырушылық
ісінің негізгі технологиялық үрдістерде рөлі зор болғандықтан, бір
жағынан, жүйенің икемділігі, орнықтылығы арттырылады, екінші жағынан,
күтпеген процестер пайда бола бастайды. Адам салыстырмалы жағдайларда
белгісіз және болжауға келмейтін нәтижелерге тап болуы мүмкін.
Мекемені басқару үрдістерінің тағы да бір ерекшелігі – бұл сандық
өлшемдерді орындауға аз мүмкіншілігінің болуы. Мекеме – ұйымдастырушылық іс-
әрекетінің негізгі үрдістердің материалдық емес түрі. Білім, білік,
дағды, т.б. сияқты ақтық нәтижелердің сапалық бөліністерінің
анықталмағандық кезеңдердің жоғары болуы – зерттеліп жатқан параметрлерді
сандық өлшеуге қиындықтуғызады. Бірақ онсыз талдаудың және шешімдердің
математикалық әдістерін, тиімдеу әдістерін қолдану мүмкін емес.
Мекеменің басқа машиналық және техникалық жүйелермен салыстырғандағы
маңызды бір ерекшелігі – адам факторының үлесі зор болатындығы. Ұйымдастыру
жағдайында адам (қызметкер) іс-әрекеттің негізгі заты болып табылады, адам
(басқарушы) іс-әрекеттің субъектісі және негізгі амалы болып табылады,
нәтижелі жұмыс іс-әрекеттің ақтық нәтижесі болып табылады.
Атап өтілген қасиеттер мен ерекшеліктер мекеменің үлкен және күрделі
ұйымдастырушылық жүйе болып табылатындығы туралы тезисті айқын дәлелдейді.
Мекеменің басты қызметі басқару үрдісі болып табылады. Басқару үрдісінің
тиімділігі жұмыс нәтижесінің деңгейі мен сапасын сипаттайды.
Ұйымдастырушылық жүйелердің жетілдіруі жалпы мақсаттарды іске асыруға
және ұйым элементтерінің белсенділігін арттыруға бағытталған әдістер мен
амалдардың құрастырылуымен байланысты.
Ғылыми және тәжірибелік тұрғыда басқарушылық үрдісті, жұмыс нәтижесінің
сапасын автоматты түрде талдаудың, атап айтсақ, мекемедегі ұйымдастырушылық
іс-әрекетті талдаудың ролі зор.
Қазіргі замандағы мекеме келесі белгілермен анықталатын үлкен және
күрделі жүйе болып табылады:
− көп өлшемділігі – құрамына кіретін бөлімдердің санымен сипатталуы;
− іс атқарудың көп мақсаттылығы - ғылыми зерттеулер, мамандардың
жоғары дәрежелі жұмысы сияқты істің параллельдік үрдістердің және
ақтық нәтижелердің бар болуы.
Ұйымдастырушылық іс-әрекетті басқару жүйесінде жұмыс жасау үрдісін
автоматтандыратын жүйені құрастыру қажеттілігі пайда болады. Қазіргі
замандағы ақпараттық технологияларды пайдалана отырып, іс-қағазбен
өңделетін зор көлемді берілгендердің көлемін азайтуға болады, нәтижесінде
мәліметтердің дұрыстылық деңгейі өседі.
Мекеменің басты қызметі басқару үрдісі болып табылады. Басқару үрдісінің
тиімділігі жұмыс нәтижесінің деңгейі мен сапасын сипаттайды. Оның қалай
ұйымдастырылғанынан, мазмұнынан, мамандар ісінің тиімділік дәрежесінің
сапасы мен олардың еңбек нарығындағы бәсеке қабілеттілігі байқалады.
Кез-келген мекеменің қызметі ұйымдық-құқықтық құжаттар дайындаудан
басталады. Ұйымдық-құқықтық құжаттарға: жарғы, ереже, штаттық кесте, жұмыс
тәртібі, лауазымдық нұсқаулық және т.б. жатады. Ұйымдық-құқықтық
құжаттардың басты мақсаты – ұйымды құру, құрылымын, штаттық кестесі мен
құрамын белгілеу, құрылымдық бөлімшелерінің өзара қарым-қатынас жасау
тәртібін, кәсіпорын қызметкерлері үшін ішкі еңбек тәртібін анықтау.Ұйымдық-
құқықтық құжаттарды қолданысқа енгізу құжаттарды тиісті басшы (жоғары
тұрған органның басшысы немесе құжаттың санатына байланысты құрылымдық
бөлімшенің басшысы) бекіткеннен кейін іске асырылады. Ұйымдық-құқықтық
құжаттардың қолданылу мерзімі шектеусіз болады және ресми түрде күшін
жойғанға дейін (ескіргенінің орнына жаңасын енгізгенге дейін) заңдық күшін
сақтайды. Мұндай құжаттарға өзгерістер мен толықтырулар енгізу кәсіпорын
басшысының бұйрығы (өкімі) арқылы жасалады. Іскерлік қызметтегі ең бір
тиімді құрылым – мекеме екенін өмір көрсетіп отыр. Ол жұмыс істей
бастағаннан-ақ үлкен көлемдегі ұйымдық-өкімдік, қаржылық және басқа да
іскерлік құжаттардың легін қабылдау, қарау, жөнелту, бақылау және сақтау
қажеттілігі пайда болады. Әрбір мекемеде болуы тиіс құжаттарды шартты түрде
мынадай топтарға бөлуге болады:
Құрылтайшылық және құқық белгілеуші құжаттар: құрылтай шарты және жарғы;
мемлекеттік тіркеу туралы куәлік; статистикалық карта; салық төлеушінің
куәлігі; жылжымайтын мүлікке меншігі туралы немесе осы мүлікті жалға алғаны
жөніндегі шарт туралы куәлік; лицензиялауды қажет ететін, яғни, жарғылық
қызмет түрлерін іске асыру құқына лицензия;
Ұйымдастырушылық құжаттар: мекеменің құрылымы және штат кестесі; мекеме
басшыларының (егер олар бірнешеу болса) қызметтік (лауазымдық) өкілдіктерін
бөлу туралы бұйрық; ұжымдық шарт; мекеменің құрылымдық бөлімшелері,
қоғамдық ұйымдары, филиалдары мен өкілдіктері туралы ереже; мекеме
қызметкерлерінің (жалдамалы персонал, құрам) лауазымдық нұсқаулығы; ішкі
айналымдағы басқа құжаттар (нұсқаулықтар, әдістемелік ұсыныстар және т.б.);
Басқару қызметінің құжаттары: мекемеде өткен жалпы жиналыстардың
хаттамалары; мекеменің басқа органдары мәжілістерінің (басқарма, бақылау
кеңесі, тексеру комиссиясы) хаттамалары; шаруашылық-қаржылық қызметінің
негізгі мәселелері бойынша мекеме жетекшісінің бұйрықтары; мемлекеттік
органдардың мекеме қызметіне қатысты мәселелер бойынша нормативтік құқылық
актілері;
Бухгалтерияның қаржылық және есеп беру құжаттары;
Мекеме қызметінің мәселелері бойынша мемлекеттік органдармен және
мемлекеттік емес құрылымдармен арадағы қатынас қағаздары;
Кадрлық құжаттар: қызметкерлермен жеке еңбек шарттары; қызметкерлердің жеке
істері (жеке карточкалары); жеке құрам және кадрлар бойынша бұйрықтар;
қызметкерлердің еңбек кітапшалары; еңбек дауларын, қызметкерлердің
шағымдарын (арыздарын) қарау, сондай-ақ, еңбек тәртібін бұзу және
өндірістегі бақытсыздық жағдайлары фактілерін тексеру бойынша құжаттар
(материалдар);
Еңбек шарты бойынша құжаттар: шаруашылық шарттары (келісімдері) және іскер
әріптестермен солар бойынша хат жазысулар; сот органдарына жазылған талап
арыздар және олардың шешімдері, сондай-ақ, олардың орындалуы бойынша хат
жазысулар; еңбек шартына қатысты нормативтік актілер;
Өндірістік-шаруашылық қызметін жоспарлау бойынша құжаттар: күнтізбелік
мерзімге (ай, тоқсан, жыл) жұмыс жоспарлары мен олардың орындалуы туралы
анықтамалар; өндірістік жоспарларды орындау және басқа да мәселелер бойынша
өткізілген қызметтік жиналыстардың құжаттары (материалдары);
Мемлекеттік қадағалау және бақылау органдарының мекеме қызметін тексеру
құжаттары мен осы мәселелер бойынша хат жазысулар;
10 Анықтамалық-ақпараттық құжаттар.
Номенклатуралық істі қалыптастыру барысында мекеме жетекшісі, оның
мынадай талаптарға жауап беруі керектігін ескеруі қажет:
Мекеме қызметі барысында жинақталатын құжаттар легін түгел қамтуы;
Номенклатуралық істің тақырыбы ондағы құжаттардың мазмұнын қысқа, дәл және
анық көрсетуі жөн;
Істегі құжаттарды нөмірлеу олардың маңызы және өзара байланысы бойынша
жүргізіледі. Алдымен нормативтік құқықтық құжаттар орналастырылады.
Мұндайда жоғары тұрған органдардың қаулылары мен бұйрықтары ұйымның
бұйрықтарының алдында тұрады. Мұнан ары қарай жоспарлы және есептік
құжаттар ретімен келеді. Номенклатуралық істер ашылған күннен бастап
ұйымның мұрағатына жіберілгенше немесе жойылғанша мекеменің құрылымдық
бөлімшелерінде, яғни орындаушыларда (жауапты адамдарда) сақталады. Іс
қағаздарын жүргізу үшін мекеме жетекшісі құжаттар легіне орай құжаттамалық
қызмет (кеңсе) ұйымдастырады немесе іс жүргізуші тағайындайды.
Ал оның негізгі міндеттері мынадай болуы тиіс:
− Хат-хабарды алу (соның ішінде жеткізіліп берілген қағаздар да бар)
және оларды арнайы журналда тіркеу;
− Тіркелген құжаттарды қарау үшін мекеме басшыларына (өкілеттеріне
орай) тапсыру;
− Қаралған құжаттарды басшылардан алып, оларды басшының нұсқауына
орай нақты орындаушыларына қол қойдырып тапсыру;
− Мекемеде дайындалған құжаттарды почта арқылы немесе басқадай
жолдармен (қолма-қол тапсыру, факс және т.б.) тиісті жерлерге
жөнелту;
− Орындалған құжаттарды бақылаудан шығару;
− Орындалу мерзімі біткен құжаттар туралы мекеме басшысын хабардар
ету;
− Мекеме басшысының тапсыруы және қызметкерлердің сұрауы бойынша
құжаттарды көбейту;
− Мекеме басшыларының тапсырмалары бойынша құжаттар мәтінін
компьютерде теру;
− Қолданыстағы нормативтік актілерге сәйкес номенклатуралық істерді
сақтау, ұйымның мұрағатына өткізу немесе жою;
− Мекеменің ішкі айналымдағы құжаттарын құрылымдық бөлімшілерге
уақытында жөнелтіп отыру;
− Мекеме басшыларының тапсырмалары бойынша басқа да қосымша
техникалық жұмыстарды орындау.
Кәсіпорын қызметінде барынша кең тараған ұйымдық-құқықтық құжаттарға
мыналар жатады: ұйымның жарғысы; штаттық кесте; ішкі еңбек тәртібі;
лауазымдық нұсқаулық [1].
Кез келген заңды тұлғаны (компанияны, кәсіпорынды, ұйымды, фирманы)
құрарда әуелі оның ұйымдық құрылымы мен штатын айқындап алу керек. Бұл
мәселені дұрыс әрі дер кезінде шешу заңды тұлға құрылтайшыларына, олардың
қандай ұйымдық-құқықтық формалар мен меншік түріне жататындығына
қарамастан, жоспарланған экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуіне
мүмкіндік береді.
Мекеменің ұйымдық құрылымы – бұл сол ұйымды дербес заңды тұлға ретінде
ұстап тұрған барлық бөлімшелердің, сондай-ақ филиалдар мен өкілдіктердің
жиынтығы және олардың иерархиялық сипаты (тік бағыныстылық және көлденең
өзара байланыс) болып табылады. Құрылымдық бөлімшелердің атаулары иерархия
(бағыныстылық) бойынша (басшылық, негізгі қызмет орындары, көмекші қызмет
орындары, қызмет көрсету салалары т.б.) немесе топтарға бөлініп
көрсетіледі.
Мекеменің штат мөлшері немесе штаты дегеніміз – мекемедегі жалдамалы
қызметкерлер лауазымдарының тізбесі және сандық мөлшері. Тізбеде құрылымдық
бөлімшелер (ұйымдық құрылымдар) бойынша лауазымдық жалақылар, қосымшалар
мен сыйақылар (пайыздық мөлшері немесе жалпы сомасы) немесе еңбекке ақы
төлеудің өзге де жүйелері, сондай-ақ айлық жалақы қоры көрсетіледі. Ұйымдық
құрылым сипаты жазылып, штаттық кесте берілген құжат мәтіні, әдетте, кесте
формасында жасалады. Штат кестесіне енген лауазым атаулары (штат
бірліктері) жұмыс және жұмысшы кәсібі туралы мекеменің ұйымдық құрылымы мен
штат саны негізгі ұйымдық-құқықтық құжаттар қатарына жатады. Оларды
міндетті түрде мемлекеттің өкілетті органы немесе мекеменің өзі бекітіп,
елтаңбалы мөрмен куәландыруы тиіс. Әрбір құрылымдық бөлімшеге қажетті
лауазымдар қатары мен олардың тізбесі атқарылатын жұмыстың маңыздылығына
және көлеміне байланысты белгіленіп, арнаулы ұйымдық-құқықтық құжат – штат
кестесі арқылы ресімделеді. Мекеменің ұйымдық құрылымы мен штат кестесі,
әдетте, біртұтас құжат ретінде тиісті өкімдік құжатпен (мекеме
қатысушыларының жалпы жиналысы шешімдерімен, бірінші басшының бұйрығымен
т.б.) бекітіледі. Штат кестесін бекітуші орган туралы жазба және бекіту
күні құжаттың титулдық парағына түсіріледі. Штаттық кестеге кәсіпорын
басшысының орынбасары қол қояды, бухгалтер бұрыштама соғады, ал басшы
бекітеді. Бекітемін деген белгісі бар жерде кәсіпорынның жалпы штаттық саны
және айлық еңбекақы қоры көрсетіледі. Белгі мөрмен расталады [2].
Ұйымның Қызметкерлер туралы ережесінде кәсіпорын жұмысын ұйымдастыру
мәселелері, қызметкерлердің еңбекақысы, демалыс беру тәртібі, қызметкерлер
мен басшылықтың құқықтары мен міндеттері, жұмыс режимі
көрсетіледі.Қызметкерлер туралы ереже ұжымның жалпы жиналысында
талқыланады, оған заң кеңесшісі бұрыштама соғады, басшының орынбасары қол
қояды және кәсіпорын директоры бекітеді. Қызметкерлер туралы ереже
ұжымдық еңбек шарттарын жасауға негіз болады.Қызметкерлер туралы ереже
кейде ішкі еңбек тәртібі ережесінің орнына да жүреді. Кәсiпорынның басшы
қызметкерлерi: кәсiпорынның директоры, оның орынбасарлары, бас бухгалтер
болып табылады.
Лауазымдық нұсқаулық – кәсіпорын қызметкерінің функциялары, міндеттері
мен құқықтары айқындалатын құжат. Лауазымдық нұсқаулық еңбек қатынастарында
даулар, келіспеушіліктер пайда болған жағдайда қажет. Лауазымдық нұсқаулық
негізінде қызметкермен еңбек шарты жасалады. Лауазымдық нұсқаулықты кадр
қызметі жасайды, кәсіпорынның басшысы бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа
енгізілетін барлық елеулі өзгерістер бастықтың бұйрығымен ресімделеді.
Ереже жобасын әзірлеу көбінесе кадрлар бөліміне жүктеледі. Лауазымдық
нұсқаулық ережесінің әзірленген жобасы ұйым басшысына қол қоюға беріледі.
Жоба бекітілгеннен кейін өз күшіне енеді. Ендігі жерде лауазымдық
нұсқаулықтың барлық талаптары сол жобаға сәйкес жасалуы шарт болып
есептеледі. Лауазымдық нұсқаулықтың міндетті деректемелері құрамына мыналар
енеді: ұйым атауы; құжат атауы; құжат күні мен тіркеу нөмірі; мәтін
тақырыбы (лауазым атауы көрсетілуімен); бекіту грифі; құжат әзірлеушінің
қолы; келісім бұрыштамасы; қызметкердің құжатпен танысқандығы жөнінде
белгі.
Бұйрық – дара басшылық негізінде іс-әрекет жасайтын министрліктер,
ведомостволар, бөлімдер, басқармалар, мекемелер, бірлестіктер, ұйымдар,
кәсіпорындар басшылары шығаратын құқықтық акті. Бұйрық негізгі шұғыл
міндеттерді шешу үшін шығарылады. Бұйрық мекеменің немесе оның құрылымдық
бөлімшелерінің құрылу, таратылу, қайта ұйымдастырылу; оларға өзгеріс енгізу
мақсатында ережелерді, нұсқаулықтарды бекіту; кәсіпорынның жұмысын
ұйымдастыру, қаржыландыру, жоспарлау, есеп беру, жабдықтау, өнімдерді сату
және басқа да өндірістік мәселелер, сондай-ақ кадр мәселелері бойынша
жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату және т.б. мәселелер бойынша шығарылады.
Бұйрық шығару арқылы басшы қызметкерлердің алдына негізгі міндеттерді
қояды, түбегейлі мәселелерді шешу жолдарын көрсетеді. Бұйрық осы
кәсіпорынның барлық қызметкерлері үшін орындауға міндетті. Жекелеген
жағдайларда, бағыныштылығына байланыссыз ұйымдар мен лауазымды тұлғалардың
үлкен тобына қатысты болуы да мүмкін.
Мекеменің басқару қызметі кадрларды іріктеуді және орналастыруды,
азаматтарды жұмысқа қабылдауды, басқа жұмысқа ауыстыруды және босатуды да
қамтиды. Қызметкерлерді жұмысқа қабылдау, босату, кезекті еңбек демалысын
беру, көтермелеу кезінде ресімделетін құжаттар жеке құрам бойынша құжаттар
тобын құрайды. Бұл жеке құрам бойынша бұйрықтар, өтініштер, мінездемелер,
еңбек кітапшалары, жеке карточкалар, сондай-ақ жеке іске тігілетін барлық
құжаттар. Кадр құжаттарының маңызы оларда азаматтардың еңбек етуге, білім
алуға, зейнетақымен қамсыздануға және басқаларына құқықтарын іске асыруға
қажетті мәліметтер белгіленетіндігінен көрінеді. Ал бухгалтерлік есеп үшін
кадр құжаттары бастапқы есептік құжат болып табылады. Осы құжаттар
негізінде бухгалтерлік есеп жүргізіледі. Сөйтіп, жеке құрам бойынша
бұйрықтардың негізінде бухгалтер жалақы, үстемақы, сыйлықақы, іссапар
шығыстарын және с.с.-ды есептеп төлейді. Кадрларды есепке алуға байланысты
құжаттар нысанына мыналар жатады: қызметкерді жұмысқа қабылдау туралы
бұйрық (өкім); қызметкерлерді жұмысқа қабылдау туралы бұйрық (өкім);
мемлекеттік қызметшінің жеке карточкасы; штаттық кесте; кезекті еңбек
демалысының кестесі; қызметкерді басқа жұмысқа ауыстыру туралы бұйрық
(өкім); қызметкерге кезекті еңбек демалысын беру туралы бұйрық (өкім);
қызметкерді іссапарға жіберу туралы бұйрық (өкім); іссапарға жіберуге
арналған қызметтік тапсырма және оның орындалуы туралы есеп. Жеке құрам
бойынша құжаттарға төмендегілер жатады: түйіндеме (резюме); өтініш (жұмысқа
қабылдау, босату, ауыстыру туралы); жеке құрам бойынша бұйрықтар; еңбек
кітапшалары; жеке істер; жеке карточкалар; еңбекақысы жөніндегі жеке шоттар
және басқалары [3].
Жұмысқа қабылдануды ресімдеп жатқан қызметкер Қазақстан Республикасының
заңдарына сәйкес қандай құжаттар қажет екендігін білуі тиіс. Мұны көбіне
кәсіпорынның кадр бөлімінің қызметкерлері айтады. Әдетте, жұмысқа
қабылданушы қызметкерден талап етілетін құжаттар: жеке басын куәландырушы
құжаттың көшірмесі; еңбек кітапшасы; білімі туралы куәліктің, жоғары білімі
болса, дипломының көшірмесі; салық төлеушінің нөмірінің (СТН) көшірмесі;
әлеуметтік жеке кодының (ӘЖК) көшірмесі; жинақтаушы зейнетақы қорымен
жасасқан шартының көшірмесі; әскери билетінің көшірмесі; өмірбаян. Жұмысқа
қабылдауды ресімдеуші қызметкер тағы да басқа құжаттарды сұратуы мүмкін.
Жұмысқа бірінші рет қабылданып тұрған адам еңбек кітапшасын сол кәсіпорында
ресімдейді. Көпшілік компанияларда жұмысқа қабылданушы адам мекеме
басшысының атына өтініш жазады.
Кадрларды есепке алу бойынша жеке парақ (сауалнама) – кәсіпорынға
қызметкер туралы қажетті барлық ақпаратты беретін ең бір ыңғайлы құжаттың
бірі. Кадрларды есепке алу бойынша жеке парақ (сауалнама) бір данада қолмен
толтырылады. Түзетуге және бүлдіруге жол берілмейді. Бекітілген арнайы
үлгісі бар. Белгіленген нысан бойынша жасалатын қызметкердің жеке
карточкасы негізгі есепке алу құжаты болып табылады және жұмысқа
қабылданған әрбір қызметкерге арнап толтырылады. Ол кадрлар құрамын талдау
және қызметкерлер қозғалысын есепке алу үшін пайдаланылады [4].
Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық-анықтамалық
құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан
тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз
болады. Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе
түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Анықтамалық-
ақпараттық құжаттардың бір ерекшелігі – олар басқару жүйесі бойынша
төменнен жоғары: қызметкерден бөлімше басшысына, бөлімше басшысынан ұйым
басшысына, ведомствоға қарасты ұйымдардан жоғарғы орындарға қарай жүреді.
Акт – анықтамалық - ақпараттық құжат. Бекітілген фактілерді немесе
оқиғаларды (құралдар жиынтығының, материалдық құндылықтарды қабылдау –
тапсыру, іс, құжаттарды жою, апат актілері және т.б.) растау үшін белгілі
бір адамдар тобы жасайды. Акт оны жасаушылар шығарған қорытындыдан, айтқан
кеңестен, ұсыныстардан тұруы мүмкін (тексеру, зерттеу, тексеріс, бұйымды
сынау және т.б.).
Шарт – азаматтық құқықтарды, қандай-да бір қарым-қатынастардан
туындайтын міндеттерді белгілеу, өзгерту, тоқтату туралы екі немесе бірнеше
тұлғалардың (тараптардың) келісімі. Шарт А4 форматтағы парақта ресімделеді.
Шартта мынадай деректемелер болады: құжат түрінің атауы; күні; тіркеу
нөмірі; мәтін; келісім жасалып жатқан тараптардың заңды мекен-жайлары;
тараптардың әрқайсысының лауазымды тұлғаларының қолдары; тараптардың
әрқайсысының мөрлері; келісу бұрыштамалары. Хаттама – жиналыстарда,
мәжілістерде, конференцияларда, бас қосуларда мәселелерді қарау барысын
және онда қабылданған шешімді белгілейтін құжат. Хаттама А4 форматтағы
қағазға ресімделеді. Мынадай деректемелерден тұрады: құжат түрінің атауы
және оның рет тік нөмірі; күні; хаттама жасалған орын; мәтіннің тақырыбы;
мәтін; төраға мен хатшының қолдары. Кіріспе бөлімде жиналысқа қатысушылар
көрсетіледі, оның ішінде жиналыстың төрағасы мен хатшысы да көрсетіледі.
Егер бұл өндірістік жиналыс болса, барлық қатысушының қызметінің атауы
көрсетіледі. Кіріспе бөлім күн тәртібімен аяқталады. Хаттама мәтініне
төраға және хатшы қол қояды [5].
Автоматтандырылған ақпараттық жүйенің мақсаты – мекеменің кадр бөлімінің
жұмысын басқару және ұйымдастыру. Бұл жүйенің басты ерекшеліктері:
− әрбір қызметкер өз жеке іс-парағын құрастыруында өзі қатысады;
− бөлімнің жұмыс істеу үрдісін ұйымдастырудағы өкілеттілігі зор, атап
айтқанда, қызметкерлердің жұмысын анықтау және есепке алу ісінде;
− жұмыс үрдісі баспа және электрондық түрдегі барлық қажетті
материалдармен қамтамасыз етілген.
1 суретте мекеменің құрылымы және оған бағынатын бөлімдер бейнеленген.
1-сурет. Мекеменің құрылымы және оған бағынатын бөлімдер
Басқарма төрағасы (мекеме директоры). Көп салалы қызметпен шұғылданатын
мекеменің директоры (экономика және қаржы, өндіріс, шаруашылық, т.б.
мәселелрі бойынша). Директордың (бас директордың) бірінші орынбасары. Штат
кестесінде бірнеше салалық орынбасарлар болған кезде бірінші орынбасар
лауазымын енгізу міндетті.
Жоспарлау-экономикалық бөлімі мекеменің құрылымдық бөлімі болып
табылады, жоспарлау, эконономикалық жұмыс атқарады, қаржы директорына
бағынады. Бұл бөлімнің негізгі қызметін бас бухгалтер атқарады.Ол
кәсіпорынның басшы қызметкерлеріне жатқызылады. Жоспарлау-экономикалық
бөлімінің негізгі қызметтері мен міндеттері:
− жалақылық қорды, атаулы және арнай жалақыларды, қызметкерлерге
материалдық көмекті таратуды қадағалау және құжаттарды даярлау;
− қызметкерлердің төлемақысын есептеу;
− ішкі және сыртқы есеп берулерді құрастыру;
− бақылау шараларын жоспарлау, өткізу мен қамтамасыз ету;
− мекеменің бөлімдеріндегі қызметкерлер құрамының қозғалысы жайлы
айлық, кварталдық және жылдық есеп беру;
− қызметкерлерге төлемақы беру және төлем бойынша келісім жүргізу;
− мекеме бөлімдеріне жұмыс түрлері бойынша қызметкерлердің жеке іс-
қағаздары бойынша құжаттарды, жалақылық және басқа да ұйымдық
комиссиялардың жұмысы бойынша хаттамалар мен бұйрықтарды, басқа да
есептік құжаттарды жүргізу.
Келісу және энергетика бөлімдерін өндірістік-азаматтық құрылыс бойынша
директордың орынбасары қадағалайды. Бұл бөлімдердің жұмыс істеу мақсаттары
мен міндеттері:
− өндірістік бағдарламалардың орындалуының келісімдік
әдістемеліктерін қамтамасыз ету;
− жұмыс үрдісінің бар технологияларын, әдістері және формаларын,
құрал-жабдықтарын жетілдіру, жаңа түрлерін ендіру;
− өндірістік-азаматтық жұмысты басқару;
− жұмыс процесінің жағдайын талдау және оларды жетілдіруді кепілдеу;
− өндірістік жұмысының мөлшерін есептеуді ұйымдастыру және қамтамасыз
ету жайындағы консультацияларды өткізу;
− сатып алу үрдісін басқару және материалдық есепке алу.
Кадрлар бөлімі, заң және ұйымдастырушылық-шаруашылық жұмыстарының
бөлімдерін мекеменің аппараттық жетекшісі басқарады. Бұл бөлімдер арнай
құрылымдық бөлімдерге жатады және төмендегідей жұмыстарды басқарады:
− қызметкерлердің жалпы санын есепке қосу;
− қызметкерлердің жеке мәліметтерін жүргізу;
− есеп беруді құрастыру;
− қызметкерлер құрамын басқару және ұйымдастырушылық менеджмент;
− мекеменің ұйымдастырушылық, шаруашылық жұмыстарын басқару;
− орындаушылық жұмысына байланысты нормативті-құқықтық құжаттарды
сараптау және оларды арнайы ұйымдастырылған кеңестерде қарастырылуды
кепілдеу;
− қызметкерлер құрамының кәсіптік деңгейін жоспарлау;
− жұмыс үрдісінің, құрылымдық-өндірушілік жұмыстың жағдайын талдау
және оларды жетілдіруді қарастыру;
− мекеменің шығаратын өнімінің шығарылуын және таратылуын талдау,
сараптама жұмыстарын жүргізу, нормативтік құжаттарын даярлау;
− мекеме штатын құрастыру жұмыстары.
Техникалық және өндірістік техникалық бөлімдерін жүйелік администратор
қадағалайды. Бұл бөлімдердің негізгі қызметтері:
− ЭЕМ-да өңделуге арналған ақпаратты, мекеменің өндірістік өнімдерін,
олардың көлемін, құрылымын, өңделуін, сақталуын және қадағалау
әдістерін анықтау;
− құрастырылған бағдарламаларды жетілдіру сынағынан өткізу;
− жұмыс үрдісінің графигінің жобасын даярлау;
− аппараттық құрылымдарды қайта өңдеу, жөндеу және сынау жұмыстарын
жүргізу.
Автоматтандыру объектісі болып қызметкерлердің жұмыс жасау үрдісі,
қызмет етудің нәтижесі үшін жауап беретін бөлімдердің әрекеттестігі
саналады.
1.2 Құрал-жабдыққа және жүйені қолдану шартына қойылатын талаптар
Берілген дипломдық жұмыста мекеменің кадр бөлімі қызметкерлерінің
жұмысын автоматтандыратын жүйені құру қажет.
Автоматтандырылған ақпараттық жүйе ұйымдастырушылық объектілерімен
басқарылатын автоматтандырылған жүйеге жатады. Ұйымның кадр бөлімінің
ұйымдастырушылық-функционалды қызметі автоматтандыру объектісі болып
табылады. Жүйенің атауы Кадр бөлімі.
Кадр бөлімі ААЖ-сі – мекемеде жұмыс істейтін қызметкерлер туралы дерек
қоры. Кадр бөлімі ААЖ төмендегідей функцияларды іске асыруы тиіс:
− қызметкерлер туралы мәліметтік берілгендерді енгізу және өзгерту;
− берілгендерді қарау және өзгерту кезінде қажетті қауіпсіздік
деңгейін қамтамасыз ету;
− әртүрлі сұраныстар бойынша есептерді баспаға шығару;
− дерек қорынан толтырылған мәліметтер бойынша қызметкерлерді іздеуді
жүзеге асыру;
− мәліметтік берілгендерді статистикалық түрде топтастыру.
Автоматтандырылған ақпараттық жүйе төмендегідей қасиеттерге ие болуы
керек:
− бейімделу – пайдаланушылардың өзгеретін мұқтаждықтарына қарай
баптау мүмкіндігі;
− өлшемін өзгерте алу – бұл өңделетін ақпараттың көлемінің өсуіне
және бір уақытта жұмыс істейтін пайдаланушылардың санына байланысты
жүйені өзгерту қажеттілігі туындамайтынына, қаржыны үнемдеу тарапына
кепіл болатын басты талап;
− кеңейтілу –бас кезінде қабылданған даму концепциясынан және
технологиялық қордың щекарасынан шықпай, пайдаланушылардың
мұқтаждықтарына сәйкес жүйенің функционалдық мүмкіндіктерін кеңейтуге
рұқсат ету. Жүйе басшылардың екі-үш жылдан кейін шешетін есептерін де
орындай алуы тиіс;
− орынды ауыстыру – әртүрлі аппараттық негіздерде, операциялық
жүйелерде, дерек қорларының серверлерінде жұмыс істей алу мүмкіндігі;
− интегралдау – ұйым қызметінің барлық аспектілерін, басқарушылық
міндеттерін біртекті тарапталған ақпараттық жүйеге біріктіре алуы;
жүйенің құжаттарына, есептеріне және функцияларына ену құқықтарының
бірыңғай жүйесі болуы; берілгендерді бір еселі енгізу;
− пайдаланушы үшін мөлдірлік қасиеті – пайдаланушы дерек қорымен
жұмыс істеу кезінде ақпараттық жүйе бөлімдерінде мәліметтердің нақты
физикалық орналасуын білмеуі. Барлық сұраныстар мәліметтердің
физикалық орналасуынсыз қалыптасуы қажет;
− бірыңғай деректер қорында берілгендерді (жұмыс нәтижелерін) шығару;
− түсінікті интерфейс;
− жұмыс істеудің көппайдаланушылық тәртібі.
Ақпараттық жүйені құру, құрылымын құрастыру кезінде, компоненттерді
таңдауда және оларды жүйелік жобалауда оның құрама бөліктерін
байланыстыруда келесі талаптарды ескеру қажет:
− ақпараттық жүйенің құрылымы ағымдық, болашақ мақсаттарға сәйкес
және құрастырылып жатқан жүйенің функционалдық, стратегиялық
міндеттерге сай болу керек;
− ААЖ-нің құрылымы тиімді және қолданылу бағыттары түбегейлі
өзгерістерсіз және қызметтерін кеңейте алатын болу тиіс. Мұндай
мүмкіндіктерге клиент-серверлік құрылым ие;
− берілгендерді сақтау ортасы және ену мүмкіндігі сақтаудың жоғары
сенімді деңгейін қамтамасыз етуі қажет; үлкен көлемді өңделетін және
сақталатын мәліметтермен нақты уақытта жұмыс істей алу мүмкіндігі
болуы тиіс;
− құрылым мен компоненттерде аппараттық және бағдарламалық
құралдарға, сондай-ақ ақпараттық жүйенің көп уақыттағы даму және
жетілдірудегі мәліметтер қорына бағытталған мүмкіндіктердің
максималды түрде жоғары сақталуын ескерген жөн;
− ақпараттық жүйенің қорларын пайдалануын тиімділеу және ағымдық
қолданыс шығындар мен ААЖ-ны құруға бағытталған және көлемді
шығындарды азайтқан жөн.
Жүйенің интерфейсі түсінікті, әрі тым күрделі емес болуы қажет. Жүйеде
графикалық интерфейс және көмекші жүйе, яғни анықтамалар мен ережелер болуы
тиіс. Клиент-серверлік құрылым мәліметтердің сақталуын қамтамасыз етуі
керек.
Жүйе мәліметтерге рұқсатсыз қол сұғушылықтан және оларды өзгертуден
қорғалған болуы қажет: әр пайдаланушының белгілі бір объектілерді жаңадан
құруға, өзгертуге және өшіруге құқығы болады; бұл құқық администратордың
мекеме бастығымен ақылдасу арқылы келісіп қойылады.
ААЖ-де әртүрлі деңгейдегі пайдаланушыларға деректерге енуге рұқсаты болуы
керек әрбір жұмыс орнында пайдаланушыға енуге рұқсат етілетін қызметтерді
баптау мүмкіндігін қамтамасыз етілуі қажет.
ААЖ-де қауіпсіздіктің бірнеше деңгейлері қарастырылуы керек:
− сервердің жүйелік құралдарымен енгізілген қорғаныс;
− жүйедегі маңызды объектілер үшін өзгертулердің журналын жүргізу;
− жүйенің берілгендері мен функцияларына жеке пайдаланушыларға ену
мүмкіндігін шектеу.
Жүйе Intel Pentium II түрінен төмен емес стандартты дербес
компьютерлерде дұрыс жұмыс істеуі тиіс. Жаңа платформаға көшіру үшін жүйе
аппараттық бөлімнен тәуелсіз болуы қажет.
Жүйенің құрылымы тұрақты жүйе жұмысының кездейсоқ немесе қолданушылардың
әдейі қате әрекеттердің салдарынан бұзылу (жүйенің істен шығуы, ақпараттық
деректер қорының бүлінуі, ақпараттың жоғалуы немесе бұрмалануы)
ықтималдылығын азайту жолымен таңдалуы қажет.
Жүйе техникалық қызмет көрсету уақытын есепке ала отырып, жұмыс істеудің
үздіксіз тәуліктік тәртібін қамтамасыз етуі қажет.
Құрастырылып жатқан жүйеге, нақты айтсақ, ААЖ-не қойылатын негізгі
талаптар:
− жүйе сақтау ортасы ретінде деректер қорын қолдануы қажет;
− қызметтік даму мүмкіндігі болуы керек;
− өңделетін ақпарат көлемінің өсуінен және бір уақытта жұмыс істейтін
пайдаланушылардың санынан тәуелсіз болуы қажет;
− істен шығу жағдайларына жоғары сенімділік пен тұрақтылықты
қамтамасыз етуі керек;
− сақталатын ақпараттың қарама-қайшылықсыз болуы, толықтығы және
біртұтастығы;
− түсінікті интерфейсі болуы керек;
− анықтамалық жүйенің бар болуы;
− үлкен көлемді берілгендермен жұмыс істеуді жоғары жылдамдықпен
қамтамасыз етуі қажет.
2 Техникалық тапсырма
2.1 ААЖ-нің логикалық құрылымы және деректер қоры
Құрылған құрылымдық ақпараттық жүйе мекеменің басқарушылық шешімдерінің
негізгі қызметтерінің автоматтандырылуын қамтамасыз етуі қажет. Жүйе
қабылдау жұмысын, қызметкерлер құрамын есепке алу, қызметкерлердің
бөлімдердегі жұмыстарын қадағалау, есеп беру құжаттарын қалыптастыру,
ақпараттық мәліметтерді талдау сұраныстары жұмыс түрлерін қамтамасыз етеді.
Арнайы қолданбалы ішкі жүйелердің бір жүйеге бірігуі жұмыс мүмкіндігін
басқарудың өзара байланысқан үрдістерін қалыптастыруға – қызметкерлердің
санын есепке алуға, іс-қағаздарын жүргізуге, енгізілген көрсеткіштерге
талдау жасауға – мүмкіндік береді.
Құрастырылған ақпараттық-бағдарламалық жүйе қазіргі заманғы екібуынды
клиент-серверлік құрылым негізінде жүзеге асырылған. Алғашқы буын – клиент
– бизнес-логикадан тұратын Lotus Notes [6]. Ол соңғы қолданушының
интерфейсі болып табылады. Екінші буын – Lotus Domino дерек қорының
сервері. Ол қауіпсіздік пен ену мүмкіндігінің көпқолданушылығын басқарады.
Кадр бөлімі ААЖ-сі мекемеде жұмыс істейтін қызметкерлер туралы
деректер қорынан тұрады. Бұл жүйе төмендегідей функцияларды орындайды:
− қызметкерлер туралы мәліметтерді енгізу және өзгерту;
− мәліметтерді көру және өзгертудегі қауіпсіздік деңгейін қамтамасыз
ету;
− сұраныстар бойынша есептерді баспаға шығару;
− енгізілген мәліметтерді топтастыру.
Қордағы негізгі құжаттың ролін қызметкердің жеке іс-парағы атқарады.
Онда келесі мәліметтер бар:
− аты-жөні, туған күні, ұлты және т.б.;
− қызметкердің лауазымы,қызметкердің жұмыс істейтін бөлімі;
− жеке мәліметтер: куәлік номері, мекен-жайы, телефон және т.б.;
− қызметкердің білімі, бітірген оқу орны, мекемедегі негізгі жұмыс
түрі;
− қызметкердің келісім-шартқа отырған күні, тіркелген зейнетақы
қорының атауы, еңбек кітапшасының номері.
Кейбір мәліметтік берілгендер анықталған немесе толтыру кезінде
құрылатын тізімдерден алынады. Мысалы, қызметкерлер жұмыс істейтін
бөлімдердің тізімі. Жүйенің құрылымы және бизнес-моделі 2 суретте
көрсетілген.
Автоматтандырылған ақпараттық жүйе мекеме үшін күрделі жүйені іске
асырудағы, қолданудағы шарттарда өте маңызды. Атап айтсақ, қосымша
жүйелердің жеткілікті бағытталған қызметтік бағыттың тәуелсіздігі, оларды
құрастыруды жеңілдетеді, іске қосу уақытын азайтады. Осындай модульдерді
студент қатарындағы құрастырушылар да жасай алады. Бұл жүйе үшін
мамандардың (құрастырушы мамандардың) жоғалу қаупін азайтады. Жүйені
дамытудың мүмкіндіктері жеңілдетілген, яғни компоненттердің қызметтерін
арттыру, құрамына жаңа қолданбалы модульдерді қосу, ескіріп қалған
қосымшаларын жаңарту жұмыстарын жасауға болады.
2-сурет. Жүйенің құрылымы және бизнес-моделі
Берілген ААЖ-нің құрылымы дәстүрлі реляционды негіздердегі басқа
жүйелердің құрылымынан айырмашылығы зор. Бұл айырмашылық Lotus NotesDomino
құрастыру құралдарының ерекшеліктерінен байқалады.
Мәліметтердің дәстүрлі реляционды моделінің негізгі түсініктері
мәліметтердің типтері, домен, атрибут, кортеж, қатынас, бірінші кілт болып
табылады.
Жалпы жағдайда домен элементтеріне жататын негізгі мәліметтер және осы
мәліметтер типіне қолданылатын еркін логикалық түрді тапсырумен анықталады.
Әрбір доменмен сәйкес деректер қорының домендерінің барлық атауларынан тыс
атау байланыстырады. Домен ұғымының дұрыс түсіндірмесі оны берілген типтің
жіберілетін шектелген жиыны ретінде қабылдау болып табылады. Домен ұғымының
семантикалық жүктемесін айта кеткен жөн: мәліметтер олар тек қана бір
доменге кірген кезде салыстыруға келеді.
Атрибут – домен құрамын анықтайтын ұғым. Ол доменнің сипататтамасы болып
табылады. Қатынас ұғымы мәліметтер қорын ұйымдастырудағы реляциондық
жолында көбіне фундаменталды болып табылады, өйткені n-еселік қатынас
реляционды деректер қорындағы берілгендердің жалғыз текті құрылымы болып
табылады. Реляционды (relational) деген ұғым – relation (қатынас) деген
сөзден шыққан. Бірақ терминнің өзі тұрақсыз, себебі кез-келген сақталатын
мәліметтер туралы айтқанда, осы мәліметтердің типтерін, оның мәндерін және
мәліметтер сақталатын айнымалыларды ескеруіміз қажет. Сәйкесінше қатынас
терминін анықтау үшін қатынас ұғымын, қатынас және қатынас айнымалысы
ұғымдары ерекшеленеді. Сонымен қатар, бізге кортеж деген көмекші ұғым
керек.
Қатынас сүлбесіне сәйкес кортеж деп қатынас схемасына қатысты атрибуттың
әрбір атауының бір кіруі бар жұптардың {атрибут атауы, мәні} жиынын
айтамыз.
Бірінші кілт қатынастағы нақты кортежді бір мағыналы анықтайды.
Атрибуттардың қызмет етулік байланысы ретінде бір атрибуттар жиынындағы
кортеждің мәні жалғыз түрде осы мәндерді басқа атрибуттар жиынында
анықтайтын кездердегі атрибуттар арасындағы қатынас түсініледі.
Мәліметтер қорын іске асыруда келесі сәйкестік орын алады:
Қатынас – кесте;
Атрибут – кестедегі жол;
Кортеж – кестедегі жазба.
Реляционды деректер қоры қатынастардың, қатынастар арасындағы
байланыстардың, қызмет етулік тәуелділіктердің жиынын білдіреді.
Domino дерек қорлары – бұл Notes және Domino-да Object Store атымен
танымал, берілгендер және программалық код үшін қойма қызметін атқарады.
Берілгендер құжаттардың өрістері түрінде көрсетіледі, яғни Domino дерек
қорларының жалпы анықтамасы мынадай: байланысқан құжаттардың жиынтығы.
Демек, реляционды дерек қорларынан айырмашылығы бар, себебі реляционды
дерек қоры – байланысқан кестелердің жиынтығы. Басқаша айтсақ, Domino – бұл
құжаттармен басқарылатын дерек қоры [7]. Реляционды дерек қорларының
кестелері жазбалардан құралса, ал Domino-да олардың орнына құжаттар
қолданылады.
Oracle және Sybase тәрізді реляционды дерек қорларындағы жазбалар
құрылымданған, кестеде анықталған және өрістердің бекітілген өлшемдерінен
тұрады. Domino-дағы құжаттар өрістердің бекітілген өлшемдерінен
тұрмайтындықтан құрылымданбаған. Сәйкесінше, өрістердің өздері де
құрылымданған емес. Мысалы, мәтіндік өрістің, оның өлшемін бекітетін
қасиеті жоқ. Domino дерек қорларының тағы бір ерекшелігі – әртүрлі типті
көптеген объектілерді байланыстыра және сақтай алатындығы.
Lotus NotesDomino мәліметтерді құжат ретінде сипаттайды. Құжат –
негізгі ақпараттық бірлік, реляциондық модельде жазбаның түрі. Құжаттар
форма негізінде құрастырылады. Кейбір мәнде формаларды кесте ретінде атауға
болады, ал құжатты – жазба ретінде. Құжаттағы жол реляциондық кестедегі жол
қызметін атқарады [8]. Осы жағдайдың негізінде берілгендердің реляциондық
моделінің сәйкес түрі болып табылатын ААЖ-нің деректер қорының құрылымын
жасауға болады.
Құрылымдағы басты объект қызметкер болып табылады. Кадр бөлімі ААЖ-де
қызметкер үшін жеке іс парақ жүргізіледі, ол қызметкер туралы барлық
ақпаратты қамтиды.
Кадр бөлімі ААЖ-сі үшін қызметкер туралы келесі мәліметтер қажет: аты-
жөні; жұмыс істейтін мекеме бөлімі; қызметкердің лауазымы; келісім-шартқа
отырған күні; жұмысқа қабылданған күні; жұмыс түрі мен жиынтығы; құжаттық
мәліметтері; білімі; мамандығы; мекен-жайы; телефон номері.
2.2 ААЖ-мен жұмыс істейтін бағдарламалық-техникалық құралдарын таңдау
Берілген ААЖ-нің деректер қорларын басқару жүйесі (ДҚБЖ) ретінде IBM
корпорациясына кіретін Lotus Development компаниясының өнімі Lotus Domino R
6.0 таңдалды.
Lotus DominoNotes жеті негізгі технологиялардың қосындысы болып
табылады: құжаттарға бағытталған деректер қоры; қосымшаларды құрастыру
құралдары; мәліметтік берілгендерді репликациялау жүйесі; электронды пошта
жүйесі; деректер қауіпсіздігінің құралдары; күнтізбелік жоспарлау мен
кестелерді жасау құралдары; Web-технологиялар және InternetIntranet
технологиялары.
Lotus Domino – бір уақытта электронды пошта сервері, құжаттармен жұмыс
істеуге арналған қосымшалар мен іскерлік процедураларды автоматтандыру
жүйелерін жасау сервері, реляциондык ДҚБЖ мен кәсіпорынның қорларын басқару
жүйесін (ERP-жүйелері) ендіру мүмкіндіктері ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Кіріспе 7
1 Жоба алдын зерттеу 11
1.1 Автоматтандыру объектісін сипаттау 11
1.2 Құрал-жабдыққа және жүйені қолдану шартына қойылатын талаптар 20
2 Техникалық тапсырма 23
2.1 ААЖ-нің логикалық құрылымы және деректер қоры 23
2.2 ААЖ-мен жұмыс істейтін бағдарламалық-техникалық құралдарын таңдау 26
2.3 ААЖ-нің деректер қорының құрылымын құрастыру 67
3 Бағдарламалық қамтамасыз ету 73
3.1 ААЖ-нің бағдарламалық қамтамасыз етуінің құрылымы 73
4Әдістемелік қамтамасыз ету 76
4.1 ААЖ-нің қолданушылық интерфейсінің сипаты 76
5 Техника-экономикалық айқындау 87
5.1 Техника-экономикалық айқындаудың негiзгi есептерi 87
5.2 Жүйенiң өңдеуiн өзiндiк құнның есептеуi 87
5.3 Жүйенiң енгiзуiне шығын есептеу 92
6. Өнеркәсіптік экология 93
6.1 Электромагниттiк өрiстер және олардың қоршаған ортаға әсерi 93
6.2 Қоршаған ортаны акустикалық ластанудан қорғау 94
6.3 ЭЕМ қоршаған ортаның ластану көзі ретінде 95
6.4 ЭЕМ қалдықтары 98
6.5 Шу деңгейiн есептеу 98
6.6 ЭМӨ қарқынының есептеуiн шығару 100
7 Еңбектi қорғау 101
7.1 Қауiптi және зиянды факторлардың анализі 101
7.2 Қауiптi және зиянды факторлардың төмендетуi бойынша шаралар 106
7.3 Жасанды жарықтандыруды есептеу 106
7.4 Өрт қауiпсiздiгiнiң шаралары 108
7.5 Жұмыстың алдының алдында қауiпсiздiк талабы 111
Қорытынды 113
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі 118
Қосымша А 120
Қосымша Б 138
Кіріспе
Бүгінгі таңда құжатайналымының автоматтандырылған жүйесі – ұйымды
басқарушы адамдардың шешімі мен орындаушылық қабілеттерін бақылайтын және
жұмыс күшінің тиімділігінің жоғарылатуын анықтайтын маңызды фактор.
Құжаттарда кәсіпорынның 80 пайыздық ақпараттық ресурстары топталған, ал
құжатайналым басқарудың негізгі технологиясына жатады: басқарылатын
шешімдер кескінделеді, орындаушыларға таратылады, содан кейін құжаттардың
формаларында бақыланады.
Осы уақытқа дейін автоматтандырылған құжаттармен жұмыс, қағаз құжаттарын
сақтау, есептеу, орын ауыстыру және құрумен қол босамаушылық – іс-қағаз
жұмыстарының тиімділігін арттыратын құрал болып табылған. Алайда, кейінгі
онжылдықтың ішінде кәсіпорындарды автоматтандыру үрдісі айтарлықтай дамыды,
атап айтсақ, авторлар дербес компьютерлерін пайдаланып, құжаттарды өздері
құра алады, бірнеше пернелерді басу арқылы мекен-жайдың орналасу жеріне
тәуелсіз сол мекен-жайлардың біріне құжаттардың көшірмелерінің кез-келген
санын жібере алады. Кәсіпорынды басқару құжаттардың және олармен
байланысқан есеп-қисаптардың жіберілуімен жүзеге асырылатындықтан,
құжаттармен жұмысты ұйымдастырғанда басқарушылықсыздықтан аулақ болған жөн.
Ашып айтсақ, басқарушылар құжаттар туралы нақты уақытта толық ақпаратқа ие
бола алмауы, ал құжаттарды жіберу үрдісі нашар бақыланатындығы, соның
ішінде: қажетті құжаттарды немесе олар жайлы мәліметтерді қажетті уақытта
таппай қалуымыз; көшірме немесе қарама-қайшы құжаттардың пайда болуы;
құжаттардың ақырын жылжуы, ал олардың жағдайы бізге беймәлім, кейде жоғалып
кетуі; шешімдердің нақты уақытта орындалмауы немесе мүлдем
орындалмаушылығы.
Қағаздық құжатайналым кезінде қағаз құжаттарды дайындау, көшірмелерін
жасау, есептеу, сақтау, жіберу сияқты жұмыстармен арнайы бөлінген қызмет
салалары айналысқан.
Біздің елімізде іс-қағаз жүргізу тәжірибесі қағаз құжатайналымының
келесідей негізгі процедураларын анықтайды және тәртіпке келтіреді:
кәсіпорын бөлімшелерінің іс-қағаз жүргізу қызметтеріндегі дайын құжаттардың
картотекалы-журналды есептері; бөлімшелерге қағаз құжатайналымының
көшірмелерін жіберу; бөлімшелердегі журналдар мен картотекалардың
жиынтығында мәліметтерді бақылау арқылы құжаттардың орындалуын және
жөнелтілуін қадағалау мүмкіндігі.
Құжатайналымының орталықтанған бақылаудың және оларды есептеу
технологиясының орталықтанбаған түрі арасындағы қарама-қайшылық қағаз
құжатайналымындағы мәселелерге әкеліп соғады. Картотекалар және журналдар
әрбір бөлімшелерде жүргізіледі, сондықтан нақты құжаттың жағдайын анықтау
процедурасы сәйкес бөлімшелердегі мәліметтерді жинаудан құралады. Мұның өзі
айтарлықтай қаражатты талап ететіндігі сөзсіз, яғни қатаң тәртіпті жинақтау
мен бөлінген ақпаратты бекіту процедуралары жоспарланған нормативті-
әдістемелік құжаттар мен дайындалған жұмыс күші қажет. Өндірістік дамыған
елдердің кәсіпорындарында қағаз құжатайналымы кезінде нақты құжатпен жұмысы
үшін сәйкес менеджер жауап беретін, мұндай жағдайда, оны тіркеу және
бақылау қажеттілігі туындамайтын болған. Бұл бағыт іс-қағаз жүргізу үрдісін
жеңілдеткенімен, мәжбүр етушілікке жатқызылады. Ол тек қазіргі нормаларға
сәйкес келмей, дүниежүзілік тенденцияларға мүлдем қарама-қайшы, себебі
құжатайналымды ұйымдастырудың масштабтары мен басқару есептерінің
байланыстылығының шартты өсуі ұйымның дамуына кері әсер ететіні сөзсіз.
Іс-қағаз жүргізуді автоматтандырудың алғашқы кезеңінде дәстүрлі іс-қағаз
жүргізу қызметтерінің автоматтандырылуы шектеліп отырған, атап айтсақ,
канцелярияға бір немесе бірнеше компьютерлер орнатылып, құжаттарды жіберу
және орындау туралы мәліметтер тіркелетін қағаз журналдаркартотекалар
электронды түрлерге өзгертілді. Электронды канцелярия құрылғаннан кейін
кәсіпорын канцеляриясымен бақыланатын құжаттар туралы мәліметтерді іздеу
бұрынғыға қарағанда жеңілденді.
Келесі кезең, құжатайналымының бірыңғай желілік шекарасына кәсіпорынның
барлық іс-қағаз жүргізу қызметтерімен айналысатын бөлімшелерді қосу болды.
Өзара байланысқан бөлімшелердің электронды картотекалар мен журналдары іс-
қағаз жүргізу серверінде сақталынатын болған. Мұндай жүйеде бөлімшелерде
дайындалатын құжаттар туралы мәліметтер кәсіпорынның барлық іс-қағаз
жүргізу қызметкерлеріне автоматты түрде енуге мүмкіндігі бар болған.
Алайда, іс-қағаз жүргізудің есеп-қисабы мен құжаттармен мазмұнды жұмысты
бөлу функциялары сақталған, сондықтан қарастырылып отырған жүйе
кәсіпорынның тек іс-қағаз жүргізу қызметін орындаған, ол өз алдына
кәсіпорын жұмысының тиімділігін шектеген.
Құжатайналым жүйесі кәсіпорынның барлық басқарушылық ісімен айналысатын
қызметкерлерге қызмет көрсете алу үшін құжаттың картасымен бірге, оның
электронды нұсқасы бар файл пайда болуы қажет еді. Сол жағдайда ғана,
құжатайналым жүйесінің технологиялық шекарасына құжаттармен жұмыс істейтін
қызметкерлер мен басқарушылар қосылатын болады. Қазіргі заманғы
құжатайналымының электронды жүйесі іс-қағаз жүргізу және құжаттармен
мазмұнды жұмыс функцияларына бөлінбей, бір жүйеге келтіріліп, кәсіпорынның
барлық басқарушылық ісімен айналысатын қызметкерлерін өзінің ішінде
топтастырады.
Адам өмірінің барлық салаларында ақпарат көлемінің үздіксіз өсуі мен
оның тез, әрі жылдам жеткізілу қажеттіліктерінің артуы – заманауи
компьютерлік технологияларды құрастыру мен енгізу жұмыстарының
белсенділігін айқындау үстінде. Телекоммуникация жүйелерінің дамуы және
Internet технологиясын қолдану арқасында ақпараттандыру жаңа сапалы
деңгейге жетіп отыр.
Ақпараттандыру үрдісінің және ақпараттық инфрақұрылымның дамуының
нәтижесінде қазіргі қоғам индустриалды түрден ақпараттық түрге ауысып отыр.
Қазіргі автоматтандырылған ақпараттық жүйелер аппараттық-бағдарламалық
құралдар мен телекоммуникация жүйелері салаларындағы соңғы жетістіктеріне
сүйене отырып, деректер қорында үлкен көлемді ақпараттарды сақтауға,
мәліметтік берілгендерді бөліп өңдеуге, жергілікті есептеуіш желі, әрі
Internet арқылы жүйенің ресурстарына енуге мүмкіндік береді.
Қазіргі заманда басқарушылық шешімдерді қабылдау үшін ақпарат көлемінің
тұрақты өсу үрдісі байқалмайтын ұйымдар, мекемелер жоқ. Осы жағдайдың
салдарынан бұрынғыдан да артық көлемдегі құжаттарды қабылдауға, өңдеуге
және сақтауға тура келеді. Құжаттармен жұмыс істеудегі дәстүрлі
әдістемелердің тиімділігі азаятыны сөзсіз.
Қазіргі білім беру жүйесі оқыту, ғылым және басқарушылық есептерін
шешуге ықпал жасайтын және жеңілдететін ақпараттық ағындарды құруды
жоспарлап отыр. Ұйымдық мекемелерді тиімді басқару және қызмет жасауына
қойылатын талаптардың бірі – ол жаңа ақпараттық технологиялардың негізінде
дамытылған ақпараттық инфрақұрылымның бар болуы. Оның маңыздылығы
нормативті, анықтамалық, фактографиялық және т.б. ақпараттық берілгендері
бар басқарушылық ресурстарының деректер қорларын құруда байқалып отыр.
Ұйымның ақпараттық кеңістігін құру үшін ақпараттарды өңдеудің барлық
жиынтық әдістерін, түрлену жағдайларын және қасиеттерін ақпараттық
үрдістерде қолданған жөн. Көпшілік ұйымдарда жұмыс орындарын
автоматтандыру, ақпараттық берілгендерін құрылымдық түрге келтіру
мәселелері жиі пайда болады.
Дипломдық жұмыс үш тараудан тұрады. Автоматтандыру объектісіне талдау
жасау атты бірінші тарауда қазіргі заманда мекеменің басқарушылық
үрдісіндегі ерекшеліктері қарастырылады. Ұйымдастыру процесін
автоматтандыратын ақпараттық жүйеге қойылатын негізгі талаптар талқыланады.
Атап айтсақ, есептің қойылымы, жүйенің қауіпсіздігінің, құрал-жабдықтың
және қолдану шартының талаптары сипатталады.
Екінші тараудың атауы Автоматтандырылған ақпараттық жүйенің ақпараттық-
логикалық құрылымын жасау және бағдарламалық-техникалық қамтамасыз етуін
таңдау деп аталады. Бұл тарауда автоматтандырылған ақпараттық жүйенің
логикалық құрылымын, деректер қорын, оны іске асыруға бағдарламалық-
техникалық құралдарын таңдау, деректер қорының құрылымын құрастыру
мәселелері қарастырылады. Lotus NotesDomino R6 ортасында құжаттарды
өңдеудің негіздеріне сипаттама беріледі. Атап айтсақ, Domino қосымшаларының
құрылымы, дизайн элементтері, программалау ортасы, қауіпсіздігін қамтамасыз
ету деңгейлері талданады.
Автоматтандырылған ақпараттық жүйенің бағдарламалық қамтамасыз етуі
атты үшінші тарауында басқарушылық үрдісін автоматтандыруға арналған Кадр
бөлімі ААЖ-сін құрастырудың барысы, бағдарламалық қамтамасыз етуінің
құрылымы, клиенттік интерфейсінің сипаттамасы және шешілетін сұрақтары
қарастырылады. Тарауда жүйенің негізгі мүмкіндіктері мен ерекшеліктері
талданады.
Дипломдық жұмыстың қосымшасында бағдарламалық өнім, есептеулер түрінде
ұсынылатын дипломдық зерттеуді орындауға байланысты материалдар,
енгізіледі.
Дипломдық жұмысты жобалау барысында сұралатын кез келген ақпараттың
өңделу, жинау үрдістеріне жұмсалатын уақытты үнемдеу есебінен мекеменің
кадр бөлімінің функционалдық тиімділігін арттыруға және басқарушылықтың
сапасын жақсартуға арналған Кадр бөлімі ААЖ-сінің құрылуы жүргізіледі.
Кадр бөлімі ААЖ-сін қолдану арқылы іс-қағаз жұмыстарына қатысты біркелкі
амалдарды орындауға кететін уақытты қысқарту, ақпараттың өңделуін жедел
түрде орындау және статистикалық есептерді беру жұмыстарының
автоматтандырылуы іске асырылуы тиіс.
Іс-қағаз жұмыстарын есепке алу – көкейкесті мәселе, оның нәтижесі
қызметкерлерге жұмыс жасау үрдісін ұйымдастыруға және қадағалауға, сонымен
қатар, іс-қағаз жұмыстарын, мекеменің басқарушылық деңгейін дамытуға
көмектеседі.
ААЖ-ні құрудың негізгі мақсаты – ұйымның қызметінің тиімділігін басқару,
жоспарлау және мекеменің барлық ресурстарын пайдалану, жұмыс істеу
жылдамдығын арттыру және тиімді қарым-қатынастарды ұйымдастыру.
ААЖ-ні қолданудың негізгі мақсаты – басқарушылық салада таратылатын
ресурстар мен оларды бақылау арқылы динамизмнің қажетті дәрежесіне қол
жеткізу мүмкіндігі. Бұл жаңа мұқтаждықтарды уақытында қанағаттандыру және
пайда болған мүмкіндіктерді бағалау, сондай-ақ ұйымдық мекеменің бөлімдер
қызметінің тиімділігін, үлестірілуін, басқарушылығын арттыру арқылы жұмысты
ұйымдастыруға көмектеседі.
1 Жоба алдын зерттеу
1.1 Автоматтандыру объектісін сипаттау
Әрбір мемлекеттің басқарушылық жұмыс істеу жүйесінің мақсаты –
шешімдерді қабылдай алатын, қоғам мен мемлекетке мейлінше көп пайда әкеле
алатын кадрларды даярлау. Ол үшін кадрларды даярлау және білім беру жүйесін
әрдайым жетілдіріп отыру, жоғары кәсіптік білім берудің, басқарушылық
қызметтің сапаларын арттыруды қолға алу керек.
Мекеме – ұйымдастырушылық жүйе болып табылатындықтан, оның бірнеше
ерекшеліктері болады. Солардың ішінен атап өтетін бір жағдай – ақпарат бұл
жүйенің іс-құралдарының және іс-әрекеттің ақтық нәтижелерінің көп бөлігін
алып жатқандықтан, материалдық үрдістерге қарағанда ақпараттық үрдістердің
үлес салмағының әлдеқайда үлкен болуы. Бұл ерекшеліктің салдарынан мекеме
ісінің негізгі үрдістерін математикалық түрде сипаттау қиынға түседі,
себебі материалдық үрдістерге қарағанда ақпараттық мүмкіндіктерді
қолданатын қорлар (адамдық, қаражаттық, материалды-техникалық) мен еңбек
нәтижелерінің (ғылыми, басқарушылық, оқыту) арасында күрделі байланыс бар.
Адамның тек басқару ортасында ғана емес, сондай-ақ ұйымдастырушылық
ісінің негізгі технологиялық үрдістерде рөлі зор болғандықтан, бір
жағынан, жүйенің икемділігі, орнықтылығы арттырылады, екінші жағынан,
күтпеген процестер пайда бола бастайды. Адам салыстырмалы жағдайларда
белгісіз және болжауға келмейтін нәтижелерге тап болуы мүмкін.
Мекемені басқару үрдістерінің тағы да бір ерекшелігі – бұл сандық
өлшемдерді орындауға аз мүмкіншілігінің болуы. Мекеме – ұйымдастырушылық іс-
әрекетінің негізгі үрдістердің материалдық емес түрі. Білім, білік,
дағды, т.б. сияқты ақтық нәтижелердің сапалық бөліністерінің
анықталмағандық кезеңдердің жоғары болуы – зерттеліп жатқан параметрлерді
сандық өлшеуге қиындықтуғызады. Бірақ онсыз талдаудың және шешімдердің
математикалық әдістерін, тиімдеу әдістерін қолдану мүмкін емес.
Мекеменің басқа машиналық және техникалық жүйелермен салыстырғандағы
маңызды бір ерекшелігі – адам факторының үлесі зор болатындығы. Ұйымдастыру
жағдайында адам (қызметкер) іс-әрекеттің негізгі заты болып табылады, адам
(басқарушы) іс-әрекеттің субъектісі және негізгі амалы болып табылады,
нәтижелі жұмыс іс-әрекеттің ақтық нәтижесі болып табылады.
Атап өтілген қасиеттер мен ерекшеліктер мекеменің үлкен және күрделі
ұйымдастырушылық жүйе болып табылатындығы туралы тезисті айқын дәлелдейді.
Мекеменің басты қызметі басқару үрдісі болып табылады. Басқару үрдісінің
тиімділігі жұмыс нәтижесінің деңгейі мен сапасын сипаттайды.
Ұйымдастырушылық жүйелердің жетілдіруі жалпы мақсаттарды іске асыруға
және ұйым элементтерінің белсенділігін арттыруға бағытталған әдістер мен
амалдардың құрастырылуымен байланысты.
Ғылыми және тәжірибелік тұрғыда басқарушылық үрдісті, жұмыс нәтижесінің
сапасын автоматты түрде талдаудың, атап айтсақ, мекемедегі ұйымдастырушылық
іс-әрекетті талдаудың ролі зор.
Қазіргі замандағы мекеме келесі белгілермен анықталатын үлкен және
күрделі жүйе болып табылады:
− көп өлшемділігі – құрамына кіретін бөлімдердің санымен сипатталуы;
− іс атқарудың көп мақсаттылығы - ғылыми зерттеулер, мамандардың
жоғары дәрежелі жұмысы сияқты істің параллельдік үрдістердің және
ақтық нәтижелердің бар болуы.
Ұйымдастырушылық іс-әрекетті басқару жүйесінде жұмыс жасау үрдісін
автоматтандыратын жүйені құрастыру қажеттілігі пайда болады. Қазіргі
замандағы ақпараттық технологияларды пайдалана отырып, іс-қағазбен
өңделетін зор көлемді берілгендердің көлемін азайтуға болады, нәтижесінде
мәліметтердің дұрыстылық деңгейі өседі.
Мекеменің басты қызметі басқару үрдісі болып табылады. Басқару үрдісінің
тиімділігі жұмыс нәтижесінің деңгейі мен сапасын сипаттайды. Оның қалай
ұйымдастырылғанынан, мазмұнынан, мамандар ісінің тиімділік дәрежесінің
сапасы мен олардың еңбек нарығындағы бәсеке қабілеттілігі байқалады.
Кез-келген мекеменің қызметі ұйымдық-құқықтық құжаттар дайындаудан
басталады. Ұйымдық-құқықтық құжаттарға: жарғы, ереже, штаттық кесте, жұмыс
тәртібі, лауазымдық нұсқаулық және т.б. жатады. Ұйымдық-құқықтық
құжаттардың басты мақсаты – ұйымды құру, құрылымын, штаттық кестесі мен
құрамын белгілеу, құрылымдық бөлімшелерінің өзара қарым-қатынас жасау
тәртібін, кәсіпорын қызметкерлері үшін ішкі еңбек тәртібін анықтау.Ұйымдық-
құқықтық құжаттарды қолданысқа енгізу құжаттарды тиісті басшы (жоғары
тұрған органның басшысы немесе құжаттың санатына байланысты құрылымдық
бөлімшенің басшысы) бекіткеннен кейін іске асырылады. Ұйымдық-құқықтық
құжаттардың қолданылу мерзімі шектеусіз болады және ресми түрде күшін
жойғанға дейін (ескіргенінің орнына жаңасын енгізгенге дейін) заңдық күшін
сақтайды. Мұндай құжаттарға өзгерістер мен толықтырулар енгізу кәсіпорын
басшысының бұйрығы (өкімі) арқылы жасалады. Іскерлік қызметтегі ең бір
тиімді құрылым – мекеме екенін өмір көрсетіп отыр. Ол жұмыс істей
бастағаннан-ақ үлкен көлемдегі ұйымдық-өкімдік, қаржылық және басқа да
іскерлік құжаттардың легін қабылдау, қарау, жөнелту, бақылау және сақтау
қажеттілігі пайда болады. Әрбір мекемеде болуы тиіс құжаттарды шартты түрде
мынадай топтарға бөлуге болады:
Құрылтайшылық және құқық белгілеуші құжаттар: құрылтай шарты және жарғы;
мемлекеттік тіркеу туралы куәлік; статистикалық карта; салық төлеушінің
куәлігі; жылжымайтын мүлікке меншігі туралы немесе осы мүлікті жалға алғаны
жөніндегі шарт туралы куәлік; лицензиялауды қажет ететін, яғни, жарғылық
қызмет түрлерін іске асыру құқына лицензия;
Ұйымдастырушылық құжаттар: мекеменің құрылымы және штат кестесі; мекеме
басшыларының (егер олар бірнешеу болса) қызметтік (лауазымдық) өкілдіктерін
бөлу туралы бұйрық; ұжымдық шарт; мекеменің құрылымдық бөлімшелері,
қоғамдық ұйымдары, филиалдары мен өкілдіктері туралы ереже; мекеме
қызметкерлерінің (жалдамалы персонал, құрам) лауазымдық нұсқаулығы; ішкі
айналымдағы басқа құжаттар (нұсқаулықтар, әдістемелік ұсыныстар және т.б.);
Басқару қызметінің құжаттары: мекемеде өткен жалпы жиналыстардың
хаттамалары; мекеменің басқа органдары мәжілістерінің (басқарма, бақылау
кеңесі, тексеру комиссиясы) хаттамалары; шаруашылық-қаржылық қызметінің
негізгі мәселелері бойынша мекеме жетекшісінің бұйрықтары; мемлекеттік
органдардың мекеме қызметіне қатысты мәселелер бойынша нормативтік құқылық
актілері;
Бухгалтерияның қаржылық және есеп беру құжаттары;
Мекеме қызметінің мәселелері бойынша мемлекеттік органдармен және
мемлекеттік емес құрылымдармен арадағы қатынас қағаздары;
Кадрлық құжаттар: қызметкерлермен жеке еңбек шарттары; қызметкерлердің жеке
істері (жеке карточкалары); жеке құрам және кадрлар бойынша бұйрықтар;
қызметкерлердің еңбек кітапшалары; еңбек дауларын, қызметкерлердің
шағымдарын (арыздарын) қарау, сондай-ақ, еңбек тәртібін бұзу және
өндірістегі бақытсыздық жағдайлары фактілерін тексеру бойынша құжаттар
(материалдар);
Еңбек шарты бойынша құжаттар: шаруашылық шарттары (келісімдері) және іскер
әріптестермен солар бойынша хат жазысулар; сот органдарына жазылған талап
арыздар және олардың шешімдері, сондай-ақ, олардың орындалуы бойынша хат
жазысулар; еңбек шартына қатысты нормативтік актілер;
Өндірістік-шаруашылық қызметін жоспарлау бойынша құжаттар: күнтізбелік
мерзімге (ай, тоқсан, жыл) жұмыс жоспарлары мен олардың орындалуы туралы
анықтамалар; өндірістік жоспарларды орындау және басқа да мәселелер бойынша
өткізілген қызметтік жиналыстардың құжаттары (материалдары);
Мемлекеттік қадағалау және бақылау органдарының мекеме қызметін тексеру
құжаттары мен осы мәселелер бойынша хат жазысулар;
10 Анықтамалық-ақпараттық құжаттар.
Номенклатуралық істі қалыптастыру барысында мекеме жетекшісі, оның
мынадай талаптарға жауап беруі керектігін ескеруі қажет:
Мекеме қызметі барысында жинақталатын құжаттар легін түгел қамтуы;
Номенклатуралық істің тақырыбы ондағы құжаттардың мазмұнын қысқа, дәл және
анық көрсетуі жөн;
Істегі құжаттарды нөмірлеу олардың маңызы және өзара байланысы бойынша
жүргізіледі. Алдымен нормативтік құқықтық құжаттар орналастырылады.
Мұндайда жоғары тұрған органдардың қаулылары мен бұйрықтары ұйымның
бұйрықтарының алдында тұрады. Мұнан ары қарай жоспарлы және есептік
құжаттар ретімен келеді. Номенклатуралық істер ашылған күннен бастап
ұйымның мұрағатына жіберілгенше немесе жойылғанша мекеменің құрылымдық
бөлімшелерінде, яғни орындаушыларда (жауапты адамдарда) сақталады. Іс
қағаздарын жүргізу үшін мекеме жетекшісі құжаттар легіне орай құжаттамалық
қызмет (кеңсе) ұйымдастырады немесе іс жүргізуші тағайындайды.
Ал оның негізгі міндеттері мынадай болуы тиіс:
− Хат-хабарды алу (соның ішінде жеткізіліп берілген қағаздар да бар)
және оларды арнайы журналда тіркеу;
− Тіркелген құжаттарды қарау үшін мекеме басшыларына (өкілеттеріне
орай) тапсыру;
− Қаралған құжаттарды басшылардан алып, оларды басшының нұсқауына
орай нақты орындаушыларына қол қойдырып тапсыру;
− Мекемеде дайындалған құжаттарды почта арқылы немесе басқадай
жолдармен (қолма-қол тапсыру, факс және т.б.) тиісті жерлерге
жөнелту;
− Орындалған құжаттарды бақылаудан шығару;
− Орындалу мерзімі біткен құжаттар туралы мекеме басшысын хабардар
ету;
− Мекеме басшысының тапсыруы және қызметкерлердің сұрауы бойынша
құжаттарды көбейту;
− Мекеме басшыларының тапсырмалары бойынша құжаттар мәтінін
компьютерде теру;
− Қолданыстағы нормативтік актілерге сәйкес номенклатуралық істерді
сақтау, ұйымның мұрағатына өткізу немесе жою;
− Мекеменің ішкі айналымдағы құжаттарын құрылымдық бөлімшілерге
уақытында жөнелтіп отыру;
− Мекеме басшыларының тапсырмалары бойынша басқа да қосымша
техникалық жұмыстарды орындау.
Кәсіпорын қызметінде барынша кең тараған ұйымдық-құқықтық құжаттарға
мыналар жатады: ұйымның жарғысы; штаттық кесте; ішкі еңбек тәртібі;
лауазымдық нұсқаулық [1].
Кез келген заңды тұлғаны (компанияны, кәсіпорынды, ұйымды, фирманы)
құрарда әуелі оның ұйымдық құрылымы мен штатын айқындап алу керек. Бұл
мәселені дұрыс әрі дер кезінде шешу заңды тұлға құрылтайшыларына, олардың
қандай ұйымдық-құқықтық формалар мен меншік түріне жататындығына
қарамастан, жоспарланған экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуіне
мүмкіндік береді.
Мекеменің ұйымдық құрылымы – бұл сол ұйымды дербес заңды тұлға ретінде
ұстап тұрған барлық бөлімшелердің, сондай-ақ филиалдар мен өкілдіктердің
жиынтығы және олардың иерархиялық сипаты (тік бағыныстылық және көлденең
өзара байланыс) болып табылады. Құрылымдық бөлімшелердің атаулары иерархия
(бағыныстылық) бойынша (басшылық, негізгі қызмет орындары, көмекші қызмет
орындары, қызмет көрсету салалары т.б.) немесе топтарға бөлініп
көрсетіледі.
Мекеменің штат мөлшері немесе штаты дегеніміз – мекемедегі жалдамалы
қызметкерлер лауазымдарының тізбесі және сандық мөлшері. Тізбеде құрылымдық
бөлімшелер (ұйымдық құрылымдар) бойынша лауазымдық жалақылар, қосымшалар
мен сыйақылар (пайыздық мөлшері немесе жалпы сомасы) немесе еңбекке ақы
төлеудің өзге де жүйелері, сондай-ақ айлық жалақы қоры көрсетіледі. Ұйымдық
құрылым сипаты жазылып, штаттық кесте берілген құжат мәтіні, әдетте, кесте
формасында жасалады. Штат кестесіне енген лауазым атаулары (штат
бірліктері) жұмыс және жұмысшы кәсібі туралы мекеменің ұйымдық құрылымы мен
штат саны негізгі ұйымдық-құқықтық құжаттар қатарына жатады. Оларды
міндетті түрде мемлекеттің өкілетті органы немесе мекеменің өзі бекітіп,
елтаңбалы мөрмен куәландыруы тиіс. Әрбір құрылымдық бөлімшеге қажетті
лауазымдар қатары мен олардың тізбесі атқарылатын жұмыстың маңыздылығына
және көлеміне байланысты белгіленіп, арнаулы ұйымдық-құқықтық құжат – штат
кестесі арқылы ресімделеді. Мекеменің ұйымдық құрылымы мен штат кестесі,
әдетте, біртұтас құжат ретінде тиісті өкімдік құжатпен (мекеме
қатысушыларының жалпы жиналысы шешімдерімен, бірінші басшының бұйрығымен
т.б.) бекітіледі. Штат кестесін бекітуші орган туралы жазба және бекіту
күні құжаттың титулдық парағына түсіріледі. Штаттық кестеге кәсіпорын
басшысының орынбасары қол қояды, бухгалтер бұрыштама соғады, ал басшы
бекітеді. Бекітемін деген белгісі бар жерде кәсіпорынның жалпы штаттық саны
және айлық еңбекақы қоры көрсетіледі. Белгі мөрмен расталады [2].
Ұйымның Қызметкерлер туралы ережесінде кәсіпорын жұмысын ұйымдастыру
мәселелері, қызметкерлердің еңбекақысы, демалыс беру тәртібі, қызметкерлер
мен басшылықтың құқықтары мен міндеттері, жұмыс режимі
көрсетіледі.Қызметкерлер туралы ереже ұжымның жалпы жиналысында
талқыланады, оған заң кеңесшісі бұрыштама соғады, басшының орынбасары қол
қояды және кәсіпорын директоры бекітеді. Қызметкерлер туралы ереже
ұжымдық еңбек шарттарын жасауға негіз болады.Қызметкерлер туралы ереже
кейде ішкі еңбек тәртібі ережесінің орнына да жүреді. Кәсiпорынның басшы
қызметкерлерi: кәсiпорынның директоры, оның орынбасарлары, бас бухгалтер
болып табылады.
Лауазымдық нұсқаулық – кәсіпорын қызметкерінің функциялары, міндеттері
мен құқықтары айқындалатын құжат. Лауазымдық нұсқаулық еңбек қатынастарында
даулар, келіспеушіліктер пайда болған жағдайда қажет. Лауазымдық нұсқаулық
негізінде қызметкермен еңбек шарты жасалады. Лауазымдық нұсқаулықты кадр
қызметі жасайды, кәсіпорынның басшысы бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа
енгізілетін барлық елеулі өзгерістер бастықтың бұйрығымен ресімделеді.
Ереже жобасын әзірлеу көбінесе кадрлар бөліміне жүктеледі. Лауазымдық
нұсқаулық ережесінің әзірленген жобасы ұйым басшысына қол қоюға беріледі.
Жоба бекітілгеннен кейін өз күшіне енеді. Ендігі жерде лауазымдық
нұсқаулықтың барлық талаптары сол жобаға сәйкес жасалуы шарт болып
есептеледі. Лауазымдық нұсқаулықтың міндетті деректемелері құрамына мыналар
енеді: ұйым атауы; құжат атауы; құжат күні мен тіркеу нөмірі; мәтін
тақырыбы (лауазым атауы көрсетілуімен); бекіту грифі; құжат әзірлеушінің
қолы; келісім бұрыштамасы; қызметкердің құжатпен танысқандығы жөнінде
белгі.
Бұйрық – дара басшылық негізінде іс-әрекет жасайтын министрліктер,
ведомостволар, бөлімдер, басқармалар, мекемелер, бірлестіктер, ұйымдар,
кәсіпорындар басшылары шығаратын құқықтық акті. Бұйрық негізгі шұғыл
міндеттерді шешу үшін шығарылады. Бұйрық мекеменің немесе оның құрылымдық
бөлімшелерінің құрылу, таратылу, қайта ұйымдастырылу; оларға өзгеріс енгізу
мақсатында ережелерді, нұсқаулықтарды бекіту; кәсіпорынның жұмысын
ұйымдастыру, қаржыландыру, жоспарлау, есеп беру, жабдықтау, өнімдерді сату
және басқа да өндірістік мәселелер, сондай-ақ кадр мәселелері бойынша
жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату және т.б. мәселелер бойынша шығарылады.
Бұйрық шығару арқылы басшы қызметкерлердің алдына негізгі міндеттерді
қояды, түбегейлі мәселелерді шешу жолдарын көрсетеді. Бұйрық осы
кәсіпорынның барлық қызметкерлері үшін орындауға міндетті. Жекелеген
жағдайларда, бағыныштылығына байланыссыз ұйымдар мен лауазымды тұлғалардың
үлкен тобына қатысты болуы да мүмкін.
Мекеменің басқару қызметі кадрларды іріктеуді және орналастыруды,
азаматтарды жұмысқа қабылдауды, басқа жұмысқа ауыстыруды және босатуды да
қамтиды. Қызметкерлерді жұмысқа қабылдау, босату, кезекті еңбек демалысын
беру, көтермелеу кезінде ресімделетін құжаттар жеке құрам бойынша құжаттар
тобын құрайды. Бұл жеке құрам бойынша бұйрықтар, өтініштер, мінездемелер,
еңбек кітапшалары, жеке карточкалар, сондай-ақ жеке іске тігілетін барлық
құжаттар. Кадр құжаттарының маңызы оларда азаматтардың еңбек етуге, білім
алуға, зейнетақымен қамсыздануға және басқаларына құқықтарын іске асыруға
қажетті мәліметтер белгіленетіндігінен көрінеді. Ал бухгалтерлік есеп үшін
кадр құжаттары бастапқы есептік құжат болып табылады. Осы құжаттар
негізінде бухгалтерлік есеп жүргізіледі. Сөйтіп, жеке құрам бойынша
бұйрықтардың негізінде бухгалтер жалақы, үстемақы, сыйлықақы, іссапар
шығыстарын және с.с.-ды есептеп төлейді. Кадрларды есепке алуға байланысты
құжаттар нысанына мыналар жатады: қызметкерді жұмысқа қабылдау туралы
бұйрық (өкім); қызметкерлерді жұмысқа қабылдау туралы бұйрық (өкім);
мемлекеттік қызметшінің жеке карточкасы; штаттық кесте; кезекті еңбек
демалысының кестесі; қызметкерді басқа жұмысқа ауыстыру туралы бұйрық
(өкім); қызметкерге кезекті еңбек демалысын беру туралы бұйрық (өкім);
қызметкерді іссапарға жіберу туралы бұйрық (өкім); іссапарға жіберуге
арналған қызметтік тапсырма және оның орындалуы туралы есеп. Жеке құрам
бойынша құжаттарға төмендегілер жатады: түйіндеме (резюме); өтініш (жұмысқа
қабылдау, босату, ауыстыру туралы); жеке құрам бойынша бұйрықтар; еңбек
кітапшалары; жеке істер; жеке карточкалар; еңбекақысы жөніндегі жеке шоттар
және басқалары [3].
Жұмысқа қабылдануды ресімдеп жатқан қызметкер Қазақстан Республикасының
заңдарына сәйкес қандай құжаттар қажет екендігін білуі тиіс. Мұны көбіне
кәсіпорынның кадр бөлімінің қызметкерлері айтады. Әдетте, жұмысқа
қабылданушы қызметкерден талап етілетін құжаттар: жеке басын куәландырушы
құжаттың көшірмесі; еңбек кітапшасы; білімі туралы куәліктің, жоғары білімі
болса, дипломының көшірмесі; салық төлеушінің нөмірінің (СТН) көшірмесі;
әлеуметтік жеке кодының (ӘЖК) көшірмесі; жинақтаушы зейнетақы қорымен
жасасқан шартының көшірмесі; әскери билетінің көшірмесі; өмірбаян. Жұмысқа
қабылдауды ресімдеуші қызметкер тағы да басқа құжаттарды сұратуы мүмкін.
Жұмысқа бірінші рет қабылданып тұрған адам еңбек кітапшасын сол кәсіпорында
ресімдейді. Көпшілік компанияларда жұмысқа қабылданушы адам мекеме
басшысының атына өтініш жазады.
Кадрларды есепке алу бойынша жеке парақ (сауалнама) – кәсіпорынға
қызметкер туралы қажетті барлық ақпаратты беретін ең бір ыңғайлы құжаттың
бірі. Кадрларды есепке алу бойынша жеке парақ (сауалнама) бір данада қолмен
толтырылады. Түзетуге және бүлдіруге жол берілмейді. Бекітілген арнайы
үлгісі бар. Белгіленген нысан бойынша жасалатын қызметкердің жеке
карточкасы негізгі есепке алу құжаты болып табылады және жұмысқа
қабылданған әрбір қызметкерге арнап толтырылады. Ол кадрлар құрамын талдау
және қызметкерлер қозғалысын есепке алу үшін пайдаланылады [4].
Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық-анықтамалық
құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан
тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз
болады. Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе
түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Анықтамалық-
ақпараттық құжаттардың бір ерекшелігі – олар басқару жүйесі бойынша
төменнен жоғары: қызметкерден бөлімше басшысына, бөлімше басшысынан ұйым
басшысына, ведомствоға қарасты ұйымдардан жоғарғы орындарға қарай жүреді.
Акт – анықтамалық - ақпараттық құжат. Бекітілген фактілерді немесе
оқиғаларды (құралдар жиынтығының, материалдық құндылықтарды қабылдау –
тапсыру, іс, құжаттарды жою, апат актілері және т.б.) растау үшін белгілі
бір адамдар тобы жасайды. Акт оны жасаушылар шығарған қорытындыдан, айтқан
кеңестен, ұсыныстардан тұруы мүмкін (тексеру, зерттеу, тексеріс, бұйымды
сынау және т.б.).
Шарт – азаматтық құқықтарды, қандай-да бір қарым-қатынастардан
туындайтын міндеттерді белгілеу, өзгерту, тоқтату туралы екі немесе бірнеше
тұлғалардың (тараптардың) келісімі. Шарт А4 форматтағы парақта ресімделеді.
Шартта мынадай деректемелер болады: құжат түрінің атауы; күні; тіркеу
нөмірі; мәтін; келісім жасалып жатқан тараптардың заңды мекен-жайлары;
тараптардың әрқайсысының лауазымды тұлғаларының қолдары; тараптардың
әрқайсысының мөрлері; келісу бұрыштамалары. Хаттама – жиналыстарда,
мәжілістерде, конференцияларда, бас қосуларда мәселелерді қарау барысын
және онда қабылданған шешімді белгілейтін құжат. Хаттама А4 форматтағы
қағазға ресімделеді. Мынадай деректемелерден тұрады: құжат түрінің атауы
және оның рет тік нөмірі; күні; хаттама жасалған орын; мәтіннің тақырыбы;
мәтін; төраға мен хатшының қолдары. Кіріспе бөлімде жиналысқа қатысушылар
көрсетіледі, оның ішінде жиналыстың төрағасы мен хатшысы да көрсетіледі.
Егер бұл өндірістік жиналыс болса, барлық қатысушының қызметінің атауы
көрсетіледі. Кіріспе бөлім күн тәртібімен аяқталады. Хаттама мәтініне
төраға және хатшы қол қояды [5].
Автоматтандырылған ақпараттық жүйенің мақсаты – мекеменің кадр бөлімінің
жұмысын басқару және ұйымдастыру. Бұл жүйенің басты ерекшеліктері:
− әрбір қызметкер өз жеке іс-парағын құрастыруында өзі қатысады;
− бөлімнің жұмыс істеу үрдісін ұйымдастырудағы өкілеттілігі зор, атап
айтқанда, қызметкерлердің жұмысын анықтау және есепке алу ісінде;
− жұмыс үрдісі баспа және электрондық түрдегі барлық қажетті
материалдармен қамтамасыз етілген.
1 суретте мекеменің құрылымы және оған бағынатын бөлімдер бейнеленген.
1-сурет. Мекеменің құрылымы және оған бағынатын бөлімдер
Басқарма төрағасы (мекеме директоры). Көп салалы қызметпен шұғылданатын
мекеменің директоры (экономика және қаржы, өндіріс, шаруашылық, т.б.
мәселелрі бойынша). Директордың (бас директордың) бірінші орынбасары. Штат
кестесінде бірнеше салалық орынбасарлар болған кезде бірінші орынбасар
лауазымын енгізу міндетті.
Жоспарлау-экономикалық бөлімі мекеменің құрылымдық бөлімі болып
табылады, жоспарлау, эконономикалық жұмыс атқарады, қаржы директорына
бағынады. Бұл бөлімнің негізгі қызметін бас бухгалтер атқарады.Ол
кәсіпорынның басшы қызметкерлеріне жатқызылады. Жоспарлау-экономикалық
бөлімінің негізгі қызметтері мен міндеттері:
− жалақылық қорды, атаулы және арнай жалақыларды, қызметкерлерге
материалдық көмекті таратуды қадағалау және құжаттарды даярлау;
− қызметкерлердің төлемақысын есептеу;
− ішкі және сыртқы есеп берулерді құрастыру;
− бақылау шараларын жоспарлау, өткізу мен қамтамасыз ету;
− мекеменің бөлімдеріндегі қызметкерлер құрамының қозғалысы жайлы
айлық, кварталдық және жылдық есеп беру;
− қызметкерлерге төлемақы беру және төлем бойынша келісім жүргізу;
− мекеме бөлімдеріне жұмыс түрлері бойынша қызметкерлердің жеке іс-
қағаздары бойынша құжаттарды, жалақылық және басқа да ұйымдық
комиссиялардың жұмысы бойынша хаттамалар мен бұйрықтарды, басқа да
есептік құжаттарды жүргізу.
Келісу және энергетика бөлімдерін өндірістік-азаматтық құрылыс бойынша
директордың орынбасары қадағалайды. Бұл бөлімдердің жұмыс істеу мақсаттары
мен міндеттері:
− өндірістік бағдарламалардың орындалуының келісімдік
әдістемеліктерін қамтамасыз ету;
− жұмыс үрдісінің бар технологияларын, әдістері және формаларын,
құрал-жабдықтарын жетілдіру, жаңа түрлерін ендіру;
− өндірістік-азаматтық жұмысты басқару;
− жұмыс процесінің жағдайын талдау және оларды жетілдіруді кепілдеу;
− өндірістік жұмысының мөлшерін есептеуді ұйымдастыру және қамтамасыз
ету жайындағы консультацияларды өткізу;
− сатып алу үрдісін басқару және материалдық есепке алу.
Кадрлар бөлімі, заң және ұйымдастырушылық-шаруашылық жұмыстарының
бөлімдерін мекеменің аппараттық жетекшісі басқарады. Бұл бөлімдер арнай
құрылымдық бөлімдерге жатады және төмендегідей жұмыстарды басқарады:
− қызметкерлердің жалпы санын есепке қосу;
− қызметкерлердің жеке мәліметтерін жүргізу;
− есеп беруді құрастыру;
− қызметкерлер құрамын басқару және ұйымдастырушылық менеджмент;
− мекеменің ұйымдастырушылық, шаруашылық жұмыстарын басқару;
− орындаушылық жұмысына байланысты нормативті-құқықтық құжаттарды
сараптау және оларды арнайы ұйымдастырылған кеңестерде қарастырылуды
кепілдеу;
− қызметкерлер құрамының кәсіптік деңгейін жоспарлау;
− жұмыс үрдісінің, құрылымдық-өндірушілік жұмыстың жағдайын талдау
және оларды жетілдіруді қарастыру;
− мекеменің шығаратын өнімінің шығарылуын және таратылуын талдау,
сараптама жұмыстарын жүргізу, нормативтік құжаттарын даярлау;
− мекеме штатын құрастыру жұмыстары.
Техникалық және өндірістік техникалық бөлімдерін жүйелік администратор
қадағалайды. Бұл бөлімдердің негізгі қызметтері:
− ЭЕМ-да өңделуге арналған ақпаратты, мекеменің өндірістік өнімдерін,
олардың көлемін, құрылымын, өңделуін, сақталуын және қадағалау
әдістерін анықтау;
− құрастырылған бағдарламаларды жетілдіру сынағынан өткізу;
− жұмыс үрдісінің графигінің жобасын даярлау;
− аппараттық құрылымдарды қайта өңдеу, жөндеу және сынау жұмыстарын
жүргізу.
Автоматтандыру объектісі болып қызметкерлердің жұмыс жасау үрдісі,
қызмет етудің нәтижесі үшін жауап беретін бөлімдердің әрекеттестігі
саналады.
1.2 Құрал-жабдыққа және жүйені қолдану шартына қойылатын талаптар
Берілген дипломдық жұмыста мекеменің кадр бөлімі қызметкерлерінің
жұмысын автоматтандыратын жүйені құру қажет.
Автоматтандырылған ақпараттық жүйе ұйымдастырушылық объектілерімен
басқарылатын автоматтандырылған жүйеге жатады. Ұйымның кадр бөлімінің
ұйымдастырушылық-функционалды қызметі автоматтандыру объектісі болып
табылады. Жүйенің атауы Кадр бөлімі.
Кадр бөлімі ААЖ-сі – мекемеде жұмыс істейтін қызметкерлер туралы дерек
қоры. Кадр бөлімі ААЖ төмендегідей функцияларды іске асыруы тиіс:
− қызметкерлер туралы мәліметтік берілгендерді енгізу және өзгерту;
− берілгендерді қарау және өзгерту кезінде қажетті қауіпсіздік
деңгейін қамтамасыз ету;
− әртүрлі сұраныстар бойынша есептерді баспаға шығару;
− дерек қорынан толтырылған мәліметтер бойынша қызметкерлерді іздеуді
жүзеге асыру;
− мәліметтік берілгендерді статистикалық түрде топтастыру.
Автоматтандырылған ақпараттық жүйе төмендегідей қасиеттерге ие болуы
керек:
− бейімделу – пайдаланушылардың өзгеретін мұқтаждықтарына қарай
баптау мүмкіндігі;
− өлшемін өзгерте алу – бұл өңделетін ақпараттың көлемінің өсуіне
және бір уақытта жұмыс істейтін пайдаланушылардың санына байланысты
жүйені өзгерту қажеттілігі туындамайтынына, қаржыны үнемдеу тарапына
кепіл болатын басты талап;
− кеңейтілу –бас кезінде қабылданған даму концепциясынан және
технологиялық қордың щекарасынан шықпай, пайдаланушылардың
мұқтаждықтарына сәйкес жүйенің функционалдық мүмкіндіктерін кеңейтуге
рұқсат ету. Жүйе басшылардың екі-үш жылдан кейін шешетін есептерін де
орындай алуы тиіс;
− орынды ауыстыру – әртүрлі аппараттық негіздерде, операциялық
жүйелерде, дерек қорларының серверлерінде жұмыс істей алу мүмкіндігі;
− интегралдау – ұйым қызметінің барлық аспектілерін, басқарушылық
міндеттерін біртекті тарапталған ақпараттық жүйеге біріктіре алуы;
жүйенің құжаттарына, есептеріне және функцияларына ену құқықтарының
бірыңғай жүйесі болуы; берілгендерді бір еселі енгізу;
− пайдаланушы үшін мөлдірлік қасиеті – пайдаланушы дерек қорымен
жұмыс істеу кезінде ақпараттық жүйе бөлімдерінде мәліметтердің нақты
физикалық орналасуын білмеуі. Барлық сұраныстар мәліметтердің
физикалық орналасуынсыз қалыптасуы қажет;
− бірыңғай деректер қорында берілгендерді (жұмыс нәтижелерін) шығару;
− түсінікті интерфейс;
− жұмыс істеудің көппайдаланушылық тәртібі.
Ақпараттық жүйені құру, құрылымын құрастыру кезінде, компоненттерді
таңдауда және оларды жүйелік жобалауда оның құрама бөліктерін
байланыстыруда келесі талаптарды ескеру қажет:
− ақпараттық жүйенің құрылымы ағымдық, болашақ мақсаттарға сәйкес
және құрастырылып жатқан жүйенің функционалдық, стратегиялық
міндеттерге сай болу керек;
− ААЖ-нің құрылымы тиімді және қолданылу бағыттары түбегейлі
өзгерістерсіз және қызметтерін кеңейте алатын болу тиіс. Мұндай
мүмкіндіктерге клиент-серверлік құрылым ие;
− берілгендерді сақтау ортасы және ену мүмкіндігі сақтаудың жоғары
сенімді деңгейін қамтамасыз етуі қажет; үлкен көлемді өңделетін және
сақталатын мәліметтермен нақты уақытта жұмыс істей алу мүмкіндігі
болуы тиіс;
− құрылым мен компоненттерде аппараттық және бағдарламалық
құралдарға, сондай-ақ ақпараттық жүйенің көп уақыттағы даму және
жетілдірудегі мәліметтер қорына бағытталған мүмкіндіктердің
максималды түрде жоғары сақталуын ескерген жөн;
− ақпараттық жүйенің қорларын пайдалануын тиімділеу және ағымдық
қолданыс шығындар мен ААЖ-ны құруға бағытталған және көлемді
шығындарды азайтқан жөн.
Жүйенің интерфейсі түсінікті, әрі тым күрделі емес болуы қажет. Жүйеде
графикалық интерфейс және көмекші жүйе, яғни анықтамалар мен ережелер болуы
тиіс. Клиент-серверлік құрылым мәліметтердің сақталуын қамтамасыз етуі
керек.
Жүйе мәліметтерге рұқсатсыз қол сұғушылықтан және оларды өзгертуден
қорғалған болуы қажет: әр пайдаланушының белгілі бір объектілерді жаңадан
құруға, өзгертуге және өшіруге құқығы болады; бұл құқық администратордың
мекеме бастығымен ақылдасу арқылы келісіп қойылады.
ААЖ-де әртүрлі деңгейдегі пайдаланушыларға деректерге енуге рұқсаты болуы
керек әрбір жұмыс орнында пайдаланушыға енуге рұқсат етілетін қызметтерді
баптау мүмкіндігін қамтамасыз етілуі қажет.
ААЖ-де қауіпсіздіктің бірнеше деңгейлері қарастырылуы керек:
− сервердің жүйелік құралдарымен енгізілген қорғаныс;
− жүйедегі маңызды объектілер үшін өзгертулердің журналын жүргізу;
− жүйенің берілгендері мен функцияларына жеке пайдаланушыларға ену
мүмкіндігін шектеу.
Жүйе Intel Pentium II түрінен төмен емес стандартты дербес
компьютерлерде дұрыс жұмыс істеуі тиіс. Жаңа платформаға көшіру үшін жүйе
аппараттық бөлімнен тәуелсіз болуы қажет.
Жүйенің құрылымы тұрақты жүйе жұмысының кездейсоқ немесе қолданушылардың
әдейі қате әрекеттердің салдарынан бұзылу (жүйенің істен шығуы, ақпараттық
деректер қорының бүлінуі, ақпараттың жоғалуы немесе бұрмалануы)
ықтималдылығын азайту жолымен таңдалуы қажет.
Жүйе техникалық қызмет көрсету уақытын есепке ала отырып, жұмыс істеудің
үздіксіз тәуліктік тәртібін қамтамасыз етуі қажет.
Құрастырылып жатқан жүйеге, нақты айтсақ, ААЖ-не қойылатын негізгі
талаптар:
− жүйе сақтау ортасы ретінде деректер қорын қолдануы қажет;
− қызметтік даму мүмкіндігі болуы керек;
− өңделетін ақпарат көлемінің өсуінен және бір уақытта жұмыс істейтін
пайдаланушылардың санынан тәуелсіз болуы қажет;
− істен шығу жағдайларына жоғары сенімділік пен тұрақтылықты
қамтамасыз етуі керек;
− сақталатын ақпараттың қарама-қайшылықсыз болуы, толықтығы және
біртұтастығы;
− түсінікті интерфейсі болуы керек;
− анықтамалық жүйенің бар болуы;
− үлкен көлемді берілгендермен жұмыс істеуді жоғары жылдамдықпен
қамтамасыз етуі қажет.
2 Техникалық тапсырма
2.1 ААЖ-нің логикалық құрылымы және деректер қоры
Құрылған құрылымдық ақпараттық жүйе мекеменің басқарушылық шешімдерінің
негізгі қызметтерінің автоматтандырылуын қамтамасыз етуі қажет. Жүйе
қабылдау жұмысын, қызметкерлер құрамын есепке алу, қызметкерлердің
бөлімдердегі жұмыстарын қадағалау, есеп беру құжаттарын қалыптастыру,
ақпараттық мәліметтерді талдау сұраныстары жұмыс түрлерін қамтамасыз етеді.
Арнайы қолданбалы ішкі жүйелердің бір жүйеге бірігуі жұмыс мүмкіндігін
басқарудың өзара байланысқан үрдістерін қалыптастыруға – қызметкерлердің
санын есепке алуға, іс-қағаздарын жүргізуге, енгізілген көрсеткіштерге
талдау жасауға – мүмкіндік береді.
Құрастырылған ақпараттық-бағдарламалық жүйе қазіргі заманғы екібуынды
клиент-серверлік құрылым негізінде жүзеге асырылған. Алғашқы буын – клиент
– бизнес-логикадан тұратын Lotus Notes [6]. Ол соңғы қолданушының
интерфейсі болып табылады. Екінші буын – Lotus Domino дерек қорының
сервері. Ол қауіпсіздік пен ену мүмкіндігінің көпқолданушылығын басқарады.
Кадр бөлімі ААЖ-сі мекемеде жұмыс істейтін қызметкерлер туралы
деректер қорынан тұрады. Бұл жүйе төмендегідей функцияларды орындайды:
− қызметкерлер туралы мәліметтерді енгізу және өзгерту;
− мәліметтерді көру және өзгертудегі қауіпсіздік деңгейін қамтамасыз
ету;
− сұраныстар бойынша есептерді баспаға шығару;
− енгізілген мәліметтерді топтастыру.
Қордағы негізгі құжаттың ролін қызметкердің жеке іс-парағы атқарады.
Онда келесі мәліметтер бар:
− аты-жөні, туған күні, ұлты және т.б.;
− қызметкердің лауазымы,қызметкердің жұмыс істейтін бөлімі;
− жеке мәліметтер: куәлік номері, мекен-жайы, телефон және т.б.;
− қызметкердің білімі, бітірген оқу орны, мекемедегі негізгі жұмыс
түрі;
− қызметкердің келісім-шартқа отырған күні, тіркелген зейнетақы
қорының атауы, еңбек кітапшасының номері.
Кейбір мәліметтік берілгендер анықталған немесе толтыру кезінде
құрылатын тізімдерден алынады. Мысалы, қызметкерлер жұмыс істейтін
бөлімдердің тізімі. Жүйенің құрылымы және бизнес-моделі 2 суретте
көрсетілген.
Автоматтандырылған ақпараттық жүйе мекеме үшін күрделі жүйені іске
асырудағы, қолданудағы шарттарда өте маңызды. Атап айтсақ, қосымша
жүйелердің жеткілікті бағытталған қызметтік бағыттың тәуелсіздігі, оларды
құрастыруды жеңілдетеді, іске қосу уақытын азайтады. Осындай модульдерді
студент қатарындағы құрастырушылар да жасай алады. Бұл жүйе үшін
мамандардың (құрастырушы мамандардың) жоғалу қаупін азайтады. Жүйені
дамытудың мүмкіндіктері жеңілдетілген, яғни компоненттердің қызметтерін
арттыру, құрамына жаңа қолданбалы модульдерді қосу, ескіріп қалған
қосымшаларын жаңарту жұмыстарын жасауға болады.
2-сурет. Жүйенің құрылымы және бизнес-моделі
Берілген ААЖ-нің құрылымы дәстүрлі реляционды негіздердегі басқа
жүйелердің құрылымынан айырмашылығы зор. Бұл айырмашылық Lotus NotesDomino
құрастыру құралдарының ерекшеліктерінен байқалады.
Мәліметтердің дәстүрлі реляционды моделінің негізгі түсініктері
мәліметтердің типтері, домен, атрибут, кортеж, қатынас, бірінші кілт болып
табылады.
Жалпы жағдайда домен элементтеріне жататын негізгі мәліметтер және осы
мәліметтер типіне қолданылатын еркін логикалық түрді тапсырумен анықталады.
Әрбір доменмен сәйкес деректер қорының домендерінің барлық атауларынан тыс
атау байланыстырады. Домен ұғымының дұрыс түсіндірмесі оны берілген типтің
жіберілетін шектелген жиыны ретінде қабылдау болып табылады. Домен ұғымының
семантикалық жүктемесін айта кеткен жөн: мәліметтер олар тек қана бір
доменге кірген кезде салыстыруға келеді.
Атрибут – домен құрамын анықтайтын ұғым. Ол доменнің сипататтамасы болып
табылады. Қатынас ұғымы мәліметтер қорын ұйымдастырудағы реляциондық
жолында көбіне фундаменталды болып табылады, өйткені n-еселік қатынас
реляционды деректер қорындағы берілгендердің жалғыз текті құрылымы болып
табылады. Реляционды (relational) деген ұғым – relation (қатынас) деген
сөзден шыққан. Бірақ терминнің өзі тұрақсыз, себебі кез-келген сақталатын
мәліметтер туралы айтқанда, осы мәліметтердің типтерін, оның мәндерін және
мәліметтер сақталатын айнымалыларды ескеруіміз қажет. Сәйкесінше қатынас
терминін анықтау үшін қатынас ұғымын, қатынас және қатынас айнымалысы
ұғымдары ерекшеленеді. Сонымен қатар, бізге кортеж деген көмекші ұғым
керек.
Қатынас сүлбесіне сәйкес кортеж деп қатынас схемасына қатысты атрибуттың
әрбір атауының бір кіруі бар жұптардың {атрибут атауы, мәні} жиынын
айтамыз.
Бірінші кілт қатынастағы нақты кортежді бір мағыналы анықтайды.
Атрибуттардың қызмет етулік байланысы ретінде бір атрибуттар жиынындағы
кортеждің мәні жалғыз түрде осы мәндерді басқа атрибуттар жиынында
анықтайтын кездердегі атрибуттар арасындағы қатынас түсініледі.
Мәліметтер қорын іске асыруда келесі сәйкестік орын алады:
Қатынас – кесте;
Атрибут – кестедегі жол;
Кортеж – кестедегі жазба.
Реляционды деректер қоры қатынастардың, қатынастар арасындағы
байланыстардың, қызмет етулік тәуелділіктердің жиынын білдіреді.
Domino дерек қорлары – бұл Notes және Domino-да Object Store атымен
танымал, берілгендер және программалық код үшін қойма қызметін атқарады.
Берілгендер құжаттардың өрістері түрінде көрсетіледі, яғни Domino дерек
қорларының жалпы анықтамасы мынадай: байланысқан құжаттардың жиынтығы.
Демек, реляционды дерек қорларынан айырмашылығы бар, себебі реляционды
дерек қоры – байланысқан кестелердің жиынтығы. Басқаша айтсақ, Domino – бұл
құжаттармен басқарылатын дерек қоры [7]. Реляционды дерек қорларының
кестелері жазбалардан құралса, ал Domino-да олардың орнына құжаттар
қолданылады.
Oracle және Sybase тәрізді реляционды дерек қорларындағы жазбалар
құрылымданған, кестеде анықталған және өрістердің бекітілген өлшемдерінен
тұрады. Domino-дағы құжаттар өрістердің бекітілген өлшемдерінен
тұрмайтындықтан құрылымданбаған. Сәйкесінше, өрістердің өздері де
құрылымданған емес. Мысалы, мәтіндік өрістің, оның өлшемін бекітетін
қасиеті жоқ. Domino дерек қорларының тағы бір ерекшелігі – әртүрлі типті
көптеген объектілерді байланыстыра және сақтай алатындығы.
Lotus NotesDomino мәліметтерді құжат ретінде сипаттайды. Құжат –
негізгі ақпараттық бірлік, реляциондық модельде жазбаның түрі. Құжаттар
форма негізінде құрастырылады. Кейбір мәнде формаларды кесте ретінде атауға
болады, ал құжатты – жазба ретінде. Құжаттағы жол реляциондық кестедегі жол
қызметін атқарады [8]. Осы жағдайдың негізінде берілгендердің реляциондық
моделінің сәйкес түрі болып табылатын ААЖ-нің деректер қорының құрылымын
жасауға болады.
Құрылымдағы басты объект қызметкер болып табылады. Кадр бөлімі ААЖ-де
қызметкер үшін жеке іс парақ жүргізіледі, ол қызметкер туралы барлық
ақпаратты қамтиды.
Кадр бөлімі ААЖ-сі үшін қызметкер туралы келесі мәліметтер қажет: аты-
жөні; жұмыс істейтін мекеме бөлімі; қызметкердің лауазымы; келісім-шартқа
отырған күні; жұмысқа қабылданған күні; жұмыс түрі мен жиынтығы; құжаттық
мәліметтері; білімі; мамандығы; мекен-жайы; телефон номері.
2.2 ААЖ-мен жұмыс істейтін бағдарламалық-техникалық құралдарын таңдау
Берілген ААЖ-нің деректер қорларын басқару жүйесі (ДҚБЖ) ретінде IBM
корпорациясына кіретін Lotus Development компаниясының өнімі Lotus Domino R
6.0 таңдалды.
Lotus DominoNotes жеті негізгі технологиялардың қосындысы болып
табылады: құжаттарға бағытталған деректер қоры; қосымшаларды құрастыру
құралдары; мәліметтік берілгендерді репликациялау жүйесі; электронды пошта
жүйесі; деректер қауіпсіздігінің құралдары; күнтізбелік жоспарлау мен
кестелерді жасау құралдары; Web-технологиялар және InternetIntranet
технологиялары.
Lotus Domino – бір уақытта электронды пошта сервері, құжаттармен жұмыс
істеуге арналған қосымшалар мен іскерлік процедураларды автоматтандыру
жүйелерін жасау сервері, реляциондык ДҚБЖ мен кәсіпорынның қорларын басқару
жүйесін (ERP-жүйелері) ендіру мүмкіндіктері ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz