Мәліметтер қорының терезесі
Мазмұны
Кіріспе 3
1 Мәліметтер қоры 4
2 MS Access-ті іске қосу 5
3 Мәліметтер қорын құру 10
4 Кестелерді құру 14
5 Индекстер 21
6 Кестелер арасында байланыс орнату 22
7 Сұрау көмегімен кестеден мәліметтерді таңдау 26
8 Пішінді құрудың қарапайым тәсілі 30
9 Қарапайым есеп беруді құру 39
10 Макрос объектісі 46
11 Бет объектісі 47
12 Модуль объектісі 48
Қорытынды 49
Пайдаланылған әдебиеттер 50
Кіріспе
1993 жылы Microsoft Access ең әйгілі басқару жүйесінің көлемінде
пайдалануға ыңғайлы басқару жүйесі болып есептелінді.
Microsoft Access – тек қана басқару жүйесінде ғана емес, сонымен қатар
басқа да жүйедегі программалық аймақ ретінде қолданылады. Ол мәліметтерді
сақтау және оларды реляциялық құрылым ретінде көрсетеді.
Кез келген автоматтандырылған басқару жүйесінің (АБЖ) қызметі –
информацияны өңдеу мен сақтауға байланысты, ал қабылданатын шешімдер
информацияның сенімділігі мен дәлдігіне тәуелді, яғни жүйенің тиімділігіне
тәуелді.
Автоматтандырылған басқару жүйесін ұйымдастыру кезінде негізгі мақсат -
барлық сақтаулы мәліметтермен жұмыс істеу, мәліметтерден өзімізге қажетті
ақпаратты жылдам алу және оны өңдеу. Бұған мәліметтерді қорғауға қатысты
сұрақтар жатады.
Бірақ іс жүзінде автоматтандырылған басқару жүйесін жасау техника
бағасынан да қымбат болғандықтан, мәліметтер ұйымдастыруда жаңа принциптер
салынатын болды және автоматтандырылған жүйелер пайда болды.
Қазіргі кезде Microsoft Access Microsoft Office – тің басқа
қосымшаларымен (Microsoft Word, Microsoft Excel, Power Point және
Microsoft Mail) жұмыс істейді.
Microsoft Access тарауының жылдам өсуі қазіргі компьютер өндірісінің ең
маңызды бағыттарының бірі болып табылады. Соңғы бірнеше жылда Microsoft
Access - мәліметтер қорының негізгі әрі жалғыз түрі болып қалыптасты.
Бүгінгі күнде Microsoft Access персоналдық компьютерлерде де үлкен ЭЕМ -
де жұмыс істейтін 100-ден астам мәліметтер қорының басқару жүйелерін
қолдануға мүмкіндік жасап отыр.
1 Мәліметтер қоры
Мәліметтер қоры дегеніміз - тақырыбының немесе атқаратын қызметінің
мазмұны бойынша байланыстырылған мәліметтер жиыны.
Мәліметтер қоры мәліметтер жиыны болуымен қатар одан қажетті информацияны
жедел алу, оған жаңа мәліметтерді енгізу, бұрынғыларына өзгертулер енгізу
және тағы басқа амалдарды орындау үшін қажет болады. Мәліметтер қорының
негізгі міндеті – онда бар информацияның жылдам ізделуінде.
Мәліметтерді құрастыру мен оны пайдалану компьютерде немесе компьютерлік
жүйелерде атқарылады, олар компьютерлік бағдарламаның басқаруында болады.
Мәліметтер қорын басқару жүйесі (МҚБЖ) дегеніміз – мәліметтер қорын (МҚ)
құрастыру, оған мәліметтер енгізу, алу, өзгеріс енгізу және тағы басқа
амалдарды компьютерде орындауды қамтамасыз ететін құрал – компьютерлік
бағдарлама. Мәліметтер компьютер жадында файл күйінде құрастырылып,
сақталынады. Олар бір-бірімен байланысқан кестелерден тұратын біріккен
құрылым. Құрылым – мәліметтер қорының құрастырылу түрі немесе
архитектурасы.
Реляциялық мәліметтер қоры
Соңғы уақытта мәліметтер қорының ішіндегі ең көп тарағаны – реляциялық
мәліметтер қоры. Реляциялық мәліметтер қорында информация бір немесе
бірнеше кестелерде сақталады. Кестелер арасындағы байланыс бір не бірнеше
сәйкес өрістер арқылы жүзеге асырылады.
Реляциялық мәліметтер қорында кестенің әрбір қатары бірегей. Қатарлардың
бірегейлігін қамтамасыз ету үшін кілттер қолданылады, олар кестенің бір не
бірнеше өрістерінен тұрады. Кілттер тізбектелген түрде сақталады, бұл іздеу
кезінде жазуларына тікелей қатынауды қамтамасыз етеді.
Реляциялық МҚБЖ – нің негізгі ерекшеліктері:
• Барлық мәліметтер кесте түрінде сақталады;
• Әртүрлі сипаттағы мәліметтер түрлі кестелерде сақталады;
• Қорды құратын кестелердің мәліметтері арасындағы қатыстар
(реляциялар)
берілген;
• Әртүрлі кестелердегі информация, оның мәліметтері жаңа сұрау құру
кезінде қолданылатын жаңа кесте түрінде бірігуі және көрсетілуі мүмкін.
Қолданушылардың мәліметтер қорымен өзара әрекеттері үшін МҚБЖ
қолданылады. Осы заманғы МҚБЖ мыналардан тұрады:
• Кестелерді және байланысқан кестелер арасындағы қатыстарды қолдау
үшін құралдар жиынынан;
• Ол информацияны енгізуге және модификациялауға, информацияны
мәтіндік және графикалық түрде көрсетіп және іздеуді орындауға мүмкіндік
беретін дамыған қолданушы интерфейсінен;
• Олардың көмегімен жеке қосымшамызды құра алатын жоғары дәрежедегі
программалау құралдарынан.
МҚБЖ құралдары көмегімен біз:
• Біз үшін маңызды информацияны таңдай аламыз;
• Бүкіл кестедегі немесе тек таңдап алынған жазулар мен өрістерді
әртүрлі
форматта басып шығара аламыз;
• Кестенің мәліметтерін графикалық түрде көрсете аламыз;
• Есеп беруді дайындау немесе кестелерден мәліметтерді таңдау барысында
түрлі есептеулерді орындай аламыз.
2 MS Access-ті іске қосу
Мәліметтер қорын құрастыру арнайы компьютерлік бағдарламаның
көмегімен орындалады. Осындай бағдарламаның бірі, офистік бағдарламалар
құрамына енгізілгені – Microsoft Access. Оны іске қосу үшін Іске қосу
ПрограммыMicrosoft Access (сурет 1) командасы қолданылады. MS Access-ке
маус батырмасын басамыз Осы кезде экранда 2-суретте көрсетілгендей MS
Access-ті шақыру терезесі пайда болады.
1 cурет - MS Access – ті іске қосу 2 - cурет Файлды
құру терезесі
MS Access компоненттері
MS Access информацияны көрсету және сақтау үшін қолданылатын жеке
компоненттерден тұрады. Олар: кестелер, пішіндер, есеп берулер, сұраулар,
мәліметтерге қатынауға мүмкіндік беретін беттер, макростар және модульдер.
Пішіндер мен есеп беруді құру үшін конструкторлар қолданылады, сондықтан
бұл компоненттер конструкторлық объектілер деп аталады. Конструкторлық
объектілер құрама объектілер болып табылады, яғни басқару элементтері деп
аталатын едәуір кіші объектілерден тұрады, олар: өрістер, батырмалар,
диаграммалар, жақтаулар және т.б.
Кесте - мәліметтер қорының негізі болып табылады. MS Access-те
бүкіл информация кестелерде беріледі.
Пішіндер - пішін терезесінде кестелерді енгізу мен көру үшін
қолданылады. Олар экранда бейнеленген информацияның көлемін шектеуге және
оны тиісті түрде көрсетуге мүмкіндік береді. Шебердің көмегімен, алдын-ала
жасалған шаблондардың біріне сәйкес орналасқан алғашқы кестенің өрістерін
енгізе отырып, пішін жасауға болады. Пішіндер конструкторының көмегімен
күрделі кез келген дәрежедегі пішіндерді жасай аламыз.
Есеп берулер - мәліметтер қорында бар информацияны көрсету үшін
қолданылады. Есеп берулер конструкторында мәліметтерді топтау, толық және
есептелінетін өрістерден тұратын есеп берулерді дайындап, оларды тиісті
түрде безендіруге болады.
Сұрау - мәліметтер қорынан информацияны алу құралы болып табылады,
әрі мұнда мәліметтер бірнеше кестелер арасында таратылған болуы мүмкін.
Мәліметтерге қатынау беті - MS Access немесе Microsoft SQL Server
мәліметтер қорында сақталатын мәліметтермен Интернет немесе Интранет арқылы
жұмыс істеуге және оларды қарап шығуға арналған арнайы Web-бетінің түрі.
Макростар - жиі орындалатын операцияларды автоматтандыруға
арналған. Әрбір макрос бір немесе бірнеше макрокомандалардан тұрады,
олардың әрқайсысы білгілі бір қызмет атқарады, мысалы, пішінді ашады немесе
есеп беруді баспаға жібереді.
Модульдер – Visual Basic түрінде жазылған бағдарлама кейбір
стандартты емес амалдарды орындауға арналған.
MS Access басты терезесімен танысу
MS Access-ті бірінші рет іске қосқанда экранға мәліметтер қорының
терезесі және “Мәліметтер қоры” саймандар қатары (сурет 3) шығады. Экран -
тақырып, меню жолы, саймандар қатары, қалып-күй жолы және мәліметтер
қорының терезесінен тұрады.
3 - cурет Мәліметтер қорының терезесі
MS Access қосымшасы бір уақытта тек бір ғана мәліметтер қорымен жұмыс
істеуге мүмкіндік береді, бірақ ол кез келген сыртқы көздерден мәліметтер
ала алады. MS Access терезесінің ішінде қорды құрайтын – кестелер,
пішіндер, сұраулар және т.б. объектілер терезелерінің шексіз саны ашылуы
мүмкін.
Тақырып басты терезенің жоғарғы жағында орналасқан және үш объектіден
тұрады: программаның пиктограммасының көшірмесі, басты терезенің тақырыбы
және осы терезені басқару пиктограммалары.
Меню жолында ағымдағы терезе менюі бар. Windows-те жұмыс істейтін басқа
да қосымшалар сияқты MS Access менюі біздің не істегіміз келетініне
байланысты өзгеріп отырады. Бірақ Windows-тың басқа қосымшалары сияқты бұл
менюлер белгілі рет пен стандартқа сүйенеді.
MS Access-те саймандар қатары көптеген әртүрлі батырмалар жиынынан
тұрады, олардың құрамы нақты саймандар қатарының нақты қызметіне
байланысты. MS Access-ке бірінші рет кіргенде экранда “Мәліметтер қоры” деп
аталатын саймандар қатары бар болады. Батырмалардың көпшілігі, көбінесе
меню командаларын таңдауға немесе пернелер комбинацияларын шерту арқылы
жүргізілетін операцияларды орындауға арналған. MS Access экранда саймандар
қатарын басқаруға, орнатуға мүмкіндік береді.
Қалып-күй жолы басты менюдің төменгі жағында орналасқан. Жолдың сол
жағында кесте немесе пішін өрістерінің сипаттамасы, жұмыс режимінің
индикаторы және т.б. қажетті информациялардың көрсетілуі мүмкін.
Мәліметтер қорының терезесі (сурет 3) оның жоғарғы жағында орналасқан
жеке саймандар қатарынан және сол жағындағы – объектілердің басқару
қатарынан тұрады.
Объектілерді басқару қатары (кестелер, сұраулар, пішіндер т.б.) белгілі
типтегі объектілерге қатынауды қамтамасыз етеді. Мәліметтер қорының жұмыс
аймағында сәйкес категорияны таңдау кезінде көрсетілген типтегі объектілер
тізімі бейнеленеді. Кестелер, сұраулар, пішіндер, есеп берулер және қатынау
беттері үшін тізімнің жоғарғы жағында көрсетілген типтегі жаңа объектті
сәйкес конструктордың немесе шебердің көмегімен құруға арналған құралдар
бар.
Саймандар қатарының сол жағында Ашу, Конструктор және Жасау
батырмалары орналасқан. Ашу батырмасы таңдалынған объектіні ашуға
арналған. Бұл объекттің кесте, сұрау немесе пішін болуы мүмкін. Кестені
ашқанда кестенің терезесі ашылады, сонан кейін біз кестедегі мәліметтерді
қарап, оны редактірлей аламыз. Сұрауды ашқанда таңдалған сұрауды орындап,
іріктеу нәтижесін қарауымызға болады. Таңдалған пішін үшін Ашу батырмасын
шерткенде мәліметтерді кестелер терезесінде емес, пішіндер терезесінде
қарап, оны редактірлейміз. “Есеп берулер” категориясын таңдағанда Ашу
батырмасының аты Қарау болып өзгереді, бірақ оның қызметі сол қалпында
қалады, яғни таңдалған есеп беру Қарау режимінде іске қосылады. Егер біз
“Макростар” категориясын таңдасақ, онда бұл батырманың аты қайта өзгергенін
байқаймыз, енді ол Іске қосу деп аталады. Олай болса, бұл батырмаға
шерткенде таңдалған Макрос іске қосылады.
Конструктор батырмасы таңдалынған объектіні толықтыру үшін, ал Жасау
батырмасы жаңа объектіні жасауға арналған.
MS Access саймандар қатары
Жұмыстың әрбір режиміне өзінің саймандар қатары сәйкес келеді. Қазір
(сурет 4) жиірек қолданылатын саймандар қатарымен танысамыз.
4 - cурет Мәліметтер қоры саймандар қатары
Саймандар қатары батырмаларының атқаратын қызметтері:
Батырмалар Аты Атқаратын қызметі
Құру Жаңа мәліметтер қорын жасайды
Ашу Бұрын жасалған мәліметтер қорын ашады
Сақтау Ағымдағы объектті сақтайды
Баспа Құжатты баспаға жібереді
Алдын-ала көру Құжатты алдын-ала көру терезесін ашады
Орфография Орфографияны тексереді
Қиып алу Ерекшеленген мәтінді немесе ерекшеленген
объектілерді жояды және оларды буферге
орналастырады
Көшіру Буферге ерекшеленген мәтіннің немесе
ерекшеленген объектілердің көшірмесін ғана
апарып салу
Кірістіру Буфердің мазмұнын кірістіреді. Бұл батырманың
нақты іс-әрекеті жұмыс істеліп жатқан режимге
байланысты
Үлгі бойынша Таңдалған объект үшін ағымдағы пішімді
пішім көшіреді
Болдырмау Соңғы іс-әрекетті болдырмау
Office-пен MS Office-тің басқа қосымшаларымен байланысты
байланыстар жүзеге асырады
Программа Модульдің терезесін ашады
Қасиеттер Таңдалынған объекттің қасиеттер терезесін
ашадыжабады
Мәліметтер Кестелер арасындағы байланыстарды жасайды және
сызбасы редактірлейді
Жаңа объект Мәліметтер қорының жаңа объектісін жасайды
Көмекші Көмекшіні шақырады
Кез келген терезеде жұмыс істегенде біздер саймандар қатарының
батырмаларының қызметін, оған маус меңзерін апара отырып, біле аламыз.
Себебі маустың меңзері астында оның аты шығады.
Өз қалауымыз бойынша MS Access-тің басқа объекттері секілді саймандар
қатарын баптауымызға болады. Ол үшін ТүрСаймандар қатары командасын
таңдаймыз, экранның төменгі жағында Баптау командасы бар меню шығады. Бұл
команданы таңдағанда экранда саймандар қатарының бүкіл тізімнен тұратын
“Баптау” сұхбаттасу терезесі пайда болады. Осы уақытта саймандар қатарында
көрсетілгендері (-мен белгіленеді.
Қажет кезінде Жасау командасын таңдап, экранға жаңа саймандар қатарын
қосуымызға болады. Келісім бойынша саймандар қатары экранның жоғарғы
жағында орналасады, бірақ оны экранның кез келген жеріне жылжыта аламыз.
Сонымен қатар біз оның мөлшерін де өзгерте аламыз.
MS Access параметрлерін баптау
MS Access баптаудың көптеген әртүрлі параметрлерінен тұрады. Біз жүйелік
файлдардың орналасуын, келісім бойынша шрифт параметрлерін және т.б.
көрсете аламыз. Параметрлерді баптау үшін СервисПараметрлер командасын
орындаған кезде ашылатын “Параметрлер” (сурет 5) сұхбаттасу терезесі
қолданылады.
5 - cурет Параметрлер сұхбаттасу терезесі
Параметрлерді баптаған соң ОК немесе Қолданылсын батырмаларын шертуімізге
болады. ОК батырмасын шерткенде орнықтырылған мәндер MS Access–те тек
ағымдағы жұмыста ғана іс қылады, ал Қолданылсын батырмасын шерткенде басқа
сеаныстарда да жұмыс істейді.
MS Access-тен шығу
MS Access–те жұмысты аяқтау үшін келесі тәсілдердің бірін қолданамыз:
• ФайлШығу командасын таңдау арқылы;
• MS Access Жабу командасын таңдау арқылы;
• MS Access басты терезесінде жүйелік менюдің батырмасына барып,
маусты екі рет шерту арқылы.
3 Мәліметтер қорын құру
MS Access-те мәліметтер қоры информацияны енгізу, сақтау, қарау, таңдау
және басқару үшін арналған құралдар жиынынан тұрады. Бұл құралдарға
кестелер, пішіндер, есептер, сұраулар жатады.
MS Access-те мәліметтер қорын жасаудың екі тәсілі бар. Бос мәліметтер
қорын жасап алып, оған кестелерді, пішіндерді, есеп берулерді және басқа
объектілерді қосуға болады. Мұндай тәсіл едәуір қолайлы, бірақ мәліметтер
қорының әрбір элементінен жеке айқындылықты талап етеді. Бұдан басқа барлық
қажетті кестелермен, пішіндермен және есептермен белгілі бір түрдегі
мәліметтер қорын шебердің көмегімен жасауға болады. MS Access бізге
арналған түрлі мәліметтер қорынан тұратындықтан екінші тәсіл көп жағдайда
ыңғайлы. Екі жағдайда да біз кез келген уақытта өзіміз жасаған
мәліметтеріміздің қорын өзгертуге және кеңейтуге мүмкіндігіміз бар.
Бос мәліметтер қорын құру
MS Access-ті іске қосқанда сұхбаттасу терезесі ашылады, мұнда жаңа немесе
бұрын жасалған мәліметтер қорын ашу ұсынылады. Жаңа мәліметтер қорын
таңдап, ОК батырмасын шертеміз. Егер біз бұл сұхбаттасу терезесін жапқан
соң барып қойма құрғымыз келсе (мысалы, бұрын жасалған мәліметтер қорымен
жұмыс істегенде), келесі әрекеттерді орындаймыз:
1. ФайлЖасау командасын таңдаймыз немесе саймандар қатарындағы
Жасау батырмасын шертеміз. Экранда “Жасау” сұхбаттасу терезесі ашылады
(сурет 6), ол екі қосымшадан тұрады:
6 - cурет Жасау сұхбаттасу терезесі
• “Жалпы” – жаңа бос мәліметтер қорын жасауға мүмкіндік береді.
• “Мәліметтер қоры” – көптеген қажетті объектілерден тұратын
мәліметтер
қорының үлгісін таңдауға және шебердің көмегімен мәліметтер қорын жасауға
мүмкіндік береді.
2. Жаңа, бос мәліметтер қорын жасау үшін “Жалпы” қосымшасына көшеміз,
“Мәліметтер қоры” элементін таңдап сұхбаттасу терезесінің төменгі жағындағы
ОК батырмасын шертеміз. Экранда “Жаңа мәліметтер қорының файлы” сұхбаттасу
терезесі ашылады.
3. Ашылған Қапшық тізімінен жасалған мәліметтер қорын сақтағымыз келген
қапшықты таңдап, Файл аты өрісінде мәліметтер қорының атын енгіземіз.
4. Жасалған мәліметтер қорының атын енгізген соң, осы сұхбаттасу
терезесінің Жасау батырмасын шертеміз. Экранда мәліметтер қорының терезесі
ашылады (сурет 7). Бұл терезеде мәліметтер қорына кіретін барлық
объектілерді жасау керек. Олардың тізімі сол жақ қатардың “Объекттер”
бөлімінің элементтеріне сәйкес келеді. Терезеде кестелерді, сақталатын
информацияларды, есептерді, пішіндерді, сұрауларды, Web-беттерді жасай
аламыз. Объектілердің белгілі категорияларына қатынау сәйкес элементті
таңдаумен жүзеге асырылады. Содан кейін қор терезесінде таңдалынған
объектінің жасалған объектілер тізімі, ал терезенің жоғарғы жағында – осы
категорияның объектісін жасауға арналған құралдар бейнеленеді.
7 - cурет Жаңа мәліметтер қоры терезесі
Шебердің көмегімен мәліметтер қорының құрылуы
Шебердің көмегімен мәліметтер қорын жасау үшін мына тәсілдерді
орындаймыз:
1. ФайлЖасау командасын орындаймыз.
2. Ашылған “Жасалу” сұхбаттасу терезесінде “Мәліметтер қоры”
таңбашасын таңдаймыз. Экранда шебер ұсынған мәліметтер қорының тізімі пайда
болады (сурет 8).
8 - cурет Мәліметтер қоры тапсырмасы
3. Тізімнен бізге сәйкес келетін мәліметтер қорының үлгісін таңдап,
мәліметтер қорын жасау шеберін ОК батырмасын шерте отырып, орындаймыз.
4. “Жаңа мәліметтер қоры файлы” сұхбаттасу терезесінің Қапшық
тізімінен тиісті мәліметтер қорын орналастыратын қапшықты таңдаймыз, ал
Файл аты өрісінде оның атын енгіземіз. Содан кейін Жасау батырмасын
шертеміз.
5. Келесі сұхбаттасу терезесінде шебер өзі жасаған мәліметтер қоры
жайлы
информацияны хабарлайды. Осы сұхбаттасу терезесінің төменгі жағында келесі
батырмалар орналасқан:
• Болдырмау – шебердің жұмысын тоқтатады;
• Кейін қарай – шебер жұмысының алдыңғы қадамына қайта келеді;
• Әрі қарай – шебер жұмысының келесі қадамына барады;
• Дайын – орнықтырылған параметрлермен мәліметтер қорына шеберді
жібереді.
6. Жұмысты жалғастыру үшін Әрі қарай батырмасын шертеміз.
7. Ашылған сұхбаттасу терезесі (сурет 9) екі тізімнен тұрады. Олардың
бірі –
мәліметтер қорының кестелер тізімі, ал екіншісі – таңдалынған кестенің
өрістері тізімі. Бұл тізімде кестеге қосылатын өрістер белгіленген.
Көбінесе кестенің барлығы дерлік, сирек қолданылатындарынан басқа өрістері
белгіленген. Өрістер үшін жалаушаларды орнықтырып немесе алып тастап,
кестенің өрісін таңдай аламыз. Кесте өрісін таңдап алған соң Әрі қарай
батырмасын шертеміз.
9 - cурет Мәліметтер қоры кестесінің өрістері тізімін таңдау
8. Келесі сұхбаттасу терезесінде (сурет 10) берілген үлгілерден
экранды
безендіру түрін таңдап, Әрі қарай батырмасын шертеміз.
10 - cурет Экранды безендіру түрін таңдау
9. Шебер жұмысының келесі қадамдарында мәліметтер қоры үшін жасалатын
есеп берулердің түрін анықтауға болады (сурет 11). Өзіміз қалаған түрді
таңдаған соң Әрі қарай батырмасын шертеміз.
11 - cурет Есеп беру түрін айқындауға арналған сұхбаттасу терезесі
10. Бұдан соң ашылған мәліметтер қорын құруға арналған шебердің
сұхбаттасу
терезесі (сурет 12) барлық есеп берулерде пайда болатын оның тақырыбы мен
суретін қоюға мүмкіндік береді.
12 - cурет Барлық есеп берулерде кездесетін оның тақырыбы мен
суретін беруге мүмкін болатын сұхбаттасу терезесі
11. Егер біз суретті қолданғымыз келсе, Иә жалаушасын орнықтырамыз.
Бұл
жағдайда Сурет батырмасына мүмкіндік болады, оны шертсек алдын ала жасалған
суреті бар файлды көрсету үшін “Суретті таңдау” сұхбаттасу терезесі
ашылады. Орнықтыруды жалғастыру үшін Әрі қарай батырмасын шертеміз.
12. Соңғы сұхбаттасу терезесінде Дайын батырмасын шертіп,
орнықтырылған
параметрлерімен мәліметтер қорын құруға шеберді іске қосамыз. Кейін қарай
батырмасымен алдыңғы қадамдарға қайта оралып, мәліметтер қорының
параметрлерін өзгерте аламыз.
Қосымша параметрлерді баптауды қалдырып кетіп, Дайын батырмасын шебердің
кез келген сұхбаттасу терезесінде басуға болады. Бұл кезде шебер өз
жұмысында келісім бойынша қабылданған баптауларды қолданады.
Дайын батырмасын басқан соң шебер, өзіміз берген өрістермен енгізуімізді,
қарапайым пішін мен информацияны қарауды, сонымен қатар қарапайым есептерде
тұратын мәліметтер қорын жасауға көшеді. Мәліметтер қорын жасау барысынан
кейін дайын мәліметтер қорын пайдаланамыз: кестеге мәліметтерді енгізу,
оларды қарау және баспадан шығару.
Егер ұсынылған мәліметтер қорының нұсқасы бізді қанағаттандырмаса, онда
бос мәліметтер қорын жасап, оған кестелерді, сұрауларды, пішіндерді және
есеп берулерді қосуымызға болады.
4 Кестелерді құру
Кестелер мәліметтер қорының негізі болып табылады, себебі барлық
мәліметтер сонда сақталады. Пішінді немесе есеп беруді жасар алдында ең
алдымен кестені құрып алғанымыз жөн. Кестелерге орналасатын кестелерді және
мәліметтерді тиянақты жоспарлап алуымыз тиіс. Енді бізді қанағаттандыратын
кестені жасауға мүмкіндік беретін кестені жобалаудың негізгі кезеңдерін
қарастырамыз.
Кесте – бұл мәліметтерді сақтайтын объект. Кестені жасауда біртипті
информациядан тұратын өрісті анықтаймыз. Кесте режимінде кесте баған мен
жолдан тұрады. Әрбір қатар – бұл жазба, әрбір баған - өріс.
Кестелердің құрылымы
Кестелердің құрылымын жасау алдында мәліметтер қорын жасаудың нәтижесінде
жететін мақсатымызды көрсетуіміз керек. Оған жету үшін қолданылатын
кестенің қандай болу керек екенін анықтап алып, қажетті кестені жасауға
кірісеміз. Егер біз біркестелік мәліметтер қорын жасасақ, онда кестенің
құрылымын анықтау қиын емес.
Кестенің құрылымын анықтаған соң MS Access-те жасауға кірісеміз. MS
Access-те кестені жасау мәліметтер қорының терезесінде жүзеге асырылады:
1. Мәліметтер қоры терезесін ашып, “Кестелер” категориясын таңдаймыз.
2. Мәліметтер қорының терезесінде Жасау батырмасын шертеміз.
3. “Жаңа кесте” сұхбаттасу терезесі ашылады, оның оң жағында келесі
нұсқалар тізімі берілген.
• Кестелер режимі – кестелер режимінде жаңа кестені жасауға
мүмкіндік
береді;
• Конструктор – кестелер конструкторында жаңа кесте жасауға
мүмкіндік
береді;
• Кесте шебері – шебер көмегімен жаңа кесте жасауға мүмкіндік
береді;
• Кестелер импорты - сыртқы файлдан ағымдағы мәліметтер қорына
кестелер импортын жүзеге асыруға мүмкіндік береді;
• Кестелермен байланыс – сыртқы файлдардан байланысқан кестелермен
кестелер жасауды жүзеге асыруға мүмкіндік береді.
4. Осы сұхбаттасу терезесінде өзіміздің кестемізді жасауға сәйкес
нұсқаны
таңдап, ОК батырмасын шертеміз.
5. Таңдалған құралдың көмегімен кесте құрылымын жасаймыз.
6. Кестені өзінің ішіндегі информациямен байланыстыру үшін әрбір кестеге
оның аты меншіктеледі. Кесте атын “Сақтау” сұхбаттасу терезесіне беріп, ОК
батырмасын шертеміз.
Біз кестені жасаудың негізгі қадамдарын қарастырдық, ал енді кестенің
құрылымын жасаудың жеке тәсілдерін қарастыралық.
Конструктор терезесінде кестенің құрылуы
Конструктордың терезесінде кестенің жасалуы жасалатын кестенің
параметрлерін анықтаудың едәуір кең мүмкіндігін береді. Кестелердің
конструкторына көшу үшін “Жаңа кесте” сұхбаттасу терезесінде Конструктор
опциясын таңдап, ОК батырмасын шертеміз. Нәтижесінде бұл әрекеттерді
орындау үшін кестенің конструкторының терезесі ашылады (сурет 13).
Конструктордың терезесіне кестелерді жасау шеберінен баруға болады.
13 - cурет Кесте конструкторы терезесі
Сұхбаттасу терезесінің жоғарғы жағында жасалатын кестенің
көрсеткіштерінен, яғни өрістің атынан, мәліметтер түрінен және
сипаттамасынан тұратын кесте бар. Бұл негізгі көрсеткіштерден басқа,
кестенің әрбір өрісі конструктордың төменгі жағында бейнеленген
мәліметтерді енгізудің шарттарымен анықталатын қосымша қасиеттерден тұрады.
Кестенің әрбір өрісінің атына, ереже бойынша берілген өрісте сақталатын
информацияны сипаттайтын кез келген ат таңдалады. Өрістің типі осы өрісте
сақталатын мәліметтер типімен анықталады. Енді кесте өрістерінің
анықтамаларын қарастырайық.
Мәліметтер түрі
Өрістің аты кестелердің мәліметтеріне сүйену үшін қолданылады. Сақталатын
мәліметтердің типін анықтауға мәліметтер типі пайдаланылады. Өрістің
мәліметтер типі Мәліметтер типі бағаны өрісінде енгізіледі. MS Access-те
келесі типті мәліметтердің болуы мүмкін:
← Мәтіндік
← Сандық
← Ақшалай
← Санауыш
← Мерзімдеруақыттар
← Логикалық
← МЕМО өрісі
← OLE объектісі өрісі
← Гиперсілтеме
← Ауыстырулар шебері
Мәтіндік өрістер
MS Access-тегі өрістің алғашқы атын енгізгенде, оған мәліметтердің
мәтіндік типі өрістің ені 50-ге тең болатындай етіп меншіктейді. Өріс
енінің барынша ең үлкен мәні 255 символды құрайды. Өрістің енін өзгерту
үшін Өрістің қасиеттері бөлімінің өріс мөлшері жолында өріс енін
айқындайтын (1-255 – ке дейін) санды беру қажет.
Сандық өрістер
Мәтіндік өріспен танысқан соң, мүмкін символдары ретінде өрістің бұл типі
сандардан тұруы мүмкін екені бізге белгілі. Осыған байланысты мынадай сұрақ
туады: Өрістің сандық типі неліктен енгізіледі? Сандық типті қолданудың
негізгі дәлелі ретінде мыналарды келтірелік:
1. Сандық типтің мәліметтерін енгізгенде мәліметтерді автоматты түрде
тексеру жүргізіледі. Егер мәліметтер мәтіндік немесе арнайы символдардан
тұрса, онда MS Access ескерту жасап қате мәліметтер енгізілмейді.
2. Тек сандық өрістермен ғана математикалық операциялардың орындалуы
мүмкін.
Ақша типінің өрісі
Ақша өрісі сандық өріске ұқсас. Сандық өрістен айырмашылығы, ақша өрісі
үшін Өрістің пішімі қасиеті Ақшалай мәніне автоматты орнықтырылады, ал
ондық таңбалар саны қасиеті қажет кезінде өзгертуге болатын, үтірден
кейінгі екі таңбаға тең мәнді қабылдайды. Ақшалай типтің көмегімен бүтін 15
таңбаға дейінгі және бөлшек бөлігінде 4 таңбаға дейінгі дәлдікпен есептеуді
орындай алады. Мұнда өрістің мөлшері 8 байтты құрайды.
Санауыш типінің өрісі
Санауыш типтегі өрістердің мәндері редакцияланбайтын, бірақ кестеге әрбір
жаңа жазба қосуды автоматты орнықтыратын мәліметтерді сақтауға арналған.
Олардың мәндері әрбір жаңа жазба қосуда 1-ге тізбектей артып отыруда
бірегей немесе кез келген сан болу мүмкін.
Датауақыт өрісі
Мәліметтердің арнайы пішімде көрсетілген өрістердің датасы мен уақытын
сақтау үшін қолданылуының бірқатар қосымша ерекшеліктері бар:
1. MS Access даталарды бірнеше пішімде енгізуге және бейнелеуге
мүмкіндік береді. Датауақытты бейнелеудің нақты нұсқасы кесте
конструкторының терезесінің Өріс пішімі қасиетінде орнықтырылады.
Мәліметтерді сақтау кезінде бұл пішімдер мәліметтердің ішкі көрінісіне
автоматты түрленеді.
2. MS Access-ке даталарды енгізген уақытта мәліметтердің пішімін
тексереді және тек дұрыс даталарды енгізуге мүмкіндік береді.
Логикалық өрістер
Логикалық өрістер екі мәннің бірін қабылдайтын мәліметтерді сақтау үшін
қолданылады. Логикалық өрістің Өріс пішімі арнайы пішімдерді немесе
АқиқатЖалған, ИәЖоқ, немесе ҚосуӨшіру – үш құрамдастардың бірін
қолдануға мүмкіндік береді. Мұнда Ақиқат, Иә және Қосу – True логикалық
мәнінде, ал Жалған, Жоқ және Өшіру - False логикалық мәніне эквивалентті.
Егер біз құрамдас пішімді таңдап, сосын эквивалентті логикалық мәнді
енгізсек, онда енгізілген мән таңдалынған пішімде бейнеленеді. Мысалы, егер
True немесе Қосу мәні Өріс пішімі қасиетінде көрсетілген ИәЖоқ үшін Өріс
типінің басқару элементіне енгізілсе, онда енгізілген мән Иә-ға автоматты
түрленеді.
Кез келген ұзындықтағы мәтіндік өрістер
Кез келген ұзындықтағы мәтіндік өрістер (МЕМО өрісі) қарапайым мәтіндік
өрістегідей мәліметтер типінен тұруы мүмкін. Бұл өрістің арасындағы
айырмашылық – МЕМО мөлшері 255 символмен ғана шектелмей 65535 символдан
тұруы мүмкін.
OLE объекті өрісі
MS Access кестелерде бейнелерді және басқа екі еселенген мәліметтерді
(мысалы, MS Excel электрондық кестесі, MS Word құжаты, сурет, дыбыстық
жазба) сақтайды. OLE объектісінің өрісі мәліметтер типі осыған арналған.
Бұл мәліметтер типінің өрісіне енгізе алатын мәліметтер көлемі 1
Гигабайттан аспайды.
Гиперсілтеме өрісі
Бұл типтің өрісі әріптер мен цифрлардан тұратын жолдарды сақтау үшін және
гиперсілтеме адресін көрсетуге арналған. Гиперсілтеме адресі ең көп дегенде
үш бөліктен тұрады:
Гиперсілтеме өрісінің Сипаттама
бөлігі
Мәтін Өрісте немесе басқару элементінде шығатын мәтін
Адрес Файлға (UNC жолының пішімінде) немесе бетке
(URL адресі) бару
Қосымша адрес Файлдың немесе беттің ішінде ығысу
Ауыстыру шеберінің мәліметтер типі
Бұл типті таңдау, тұрақты мәндер немесе басқа кестедегі мәндер жиынынан
тұратын, ашылған тізімнен мәндерді таңдайтын өрістерді жасау үшін арналған
ауыстырымдылық ретінде қолданылатын (әдетте 4 байт) түйінді өріс мөлшерімен
сәйкес келеді.
Бастапқы кілт
Бастапқы кілт жазбаны бірмәнді ұқсататын информациядан тұрады. Егер MS
Access қолданатын стандартты тәсіл бізді қанағаттандырмай, бастапқы кілтті
өзіміз жеке орнықтырғымыз келсе, бастапқы кілт ретінде қолдануға болатын
өрісті таңдаймыз. Әрі қарай “Кестелердің конструкторы” саймандар қатарында
Кілттік өріс батырмасын шертеміз. Таңдалған өрістің маркілі аймағында
кілт бейнесімен пиктограмма пайда болады.
Шебер көмегімен кестенің құрылуы
MS Access бізге қажетті прототип ретінде біз қолдана алатын бірқатар
кестелерден тұрады. Шеберді қолданған кезде біз тек қана кестені құратын
уақытты үнемдеп қоймай, кесте өрістерінің стандартты аттары мен
мәліметтерінің типтерін қамтамасыз ете аламыз. Кестені жасауға арналған
шеберді шақыру үшін “Жаңа кесте” сұхбаттасу терезесінде Кесте шебері
опциясын таңдап, ОК батырмасын шертеміз. Экранда 14–суретте көрсетілгендей
сұхбаттасу терезесі ашылады.
14 - cурет Кесте шеберінің құрылуы
Алдымен бізге Кесте үлгілері тізімінен өзіміз жасағымыз келген кестеге
ұқсас кестенің прототипін таңдау керек, одан кейін Өріс үлгілері тізімінен
кестенің өрісін таңдап, оларды Жаңа кесте өрістері тізіміне орналастырамыз.
Өрістерді таңдау үшін Өріс үлгілері тізімінің оң жағында орналасқан
бағыттауыш батырмаларды қолданамыз:
Батырма Қызметі
Өріс үлгілері тізімінен ерекшеленген өріс құрылғалы жатқан
кестенің өрістер тізіміне қосылады.
Өріс үлгілері тізіміндегі барлық өрістер құрылғалы жатқан кестенің
өрістер тізіміне қосылады.
Құрылғалы жатқан кестенің өрістер тізімінен Жаңа кестенің өрісі
тізімінде ерекшеленген өріс жойылады.
Жаңа кестенің өрісі тізіміндегі барлық элементтер жойылады.
Өріс атын өзгерту батырмасын қолданып, қажет кезінде Жаңа кестенің өрісі
тізімінен таңдалған кез келген өрістердің атын өзгертуге болады. Құрылатын
кестенің өрістер тізімін қалыптастырып алып, Әрі қарай батырмасын шертеміз.
Кестені жасаудың келесі қадамында кестенің атын беруге болады және
түйінді сөзді анықтаймыз. Шебер ат қою кезінде өзінің нұсқасын ұсынады, оны
біз Tab пернесін шерту арқылы қабылдаймыз. Егер біз кестеге қандай да бір
басқа атты меншіктегіміз келсе, оны мәтіндік өріске енгіземіз.
Енді кесте үшін бастапқы кілт автоматты таңдауды шеберге нұсқап, келесі
сұхбаттасу терезесіне көшу үшін Әрі қарай батырмасын шертуге болады. Егер
өзіміздің мәліметтеріміздің қорында бұрын жасалған кесте бар болса, үшінші
қадамда шебер жасалған кестені бұрынғы жасалғанмен байланыстыруға
көмектеседі. Ол үшін жасалған кестені мәліметтер қорының бар кестелерімен
байланыстыру үшін кестенің мәліметтер қорындағы тізімінде бар
байланыстырғымыз келген кестені таңдап, Байланыстар батырмасын
шертеміз. “Байланыстар” сұхбаттасу терезесінде жасалатын байланыс типін
көрсетеміз.
Біз MS Access-ке кестені жасауға арналған барлық қажетті информацияны
көрсеттік. Келесі қадамда біз алдағы жұмысымыздың режимін көрсетеміз:
• Кестенің құрылымын өзгерту – шебер жұмысты аяқтаған соң экранда
кестенің жасалған құрылымының мүмкін модификациясы үшін конструктор режимі
ашылады;
• Кестеге мәліметтерді тікелей енгізу – шебер жұмысты аяқтаған соң
экранда кестеге мәліметтерді енгізуді бастауға мүмкіндік беретін кесте
режимі ашылады;
• Кестеге мәліметтерді шебер жасаған пішін көмегімен енгізу – шебер
жұмысты аяқтаған соң экранда жасалған кестеге информацияны енгізудің
экрандық пішіні ашылады. Керекті режимді орнықтырып, Дайын батырмасын
шертеміз. Бұл қадаммен шеберді кестені қалыптастыруға жіберуге болады. Бұл
процесс аяқталған соң өзіміз таңдаған опциядан тәуелсіз, экранда кестенің
Конструкторы терезесі, кестенің Қарау терезесі немесе кестеге мәліметтерді
енгізудің экрандық пішіні ашылады.
Кесте режимінде кестелердің құрылуы
Қорыта келе, біз кестені жасаудың қарапайым әрі көрнекі тәсілін
қарастырамыз:
1. Мәліметтер қорының терезесінде “Кестелер” категориясын жандандырып,
Жасау батырмасын шертеміз.
2. “Жаңа кесте” сұхбаттасу терезесінде нұсқалар тізімінен Кесте режимі
мәнін таңдап, ОК батырмасын шертеміз. Осы әрекеттердің нәтижесінде келісім
бойынша жасалған кестеден тұратын “Кесте” сұхбаттасу терезесі ашылады
(сурет 15). Бұл кесте 10 баған мен 20 жолдан тұрады, бастама үшін бұлар
жеткілікті. Осы кестені сақтағаннан кейін өзімізге керекті баған мен
қатарды қосуымызға болады.
3. ФайлСақтау командасын орындап немесе саймандар қатарында Сақтау
батырмасын шертіп, кестені сақтаймыз. Ашық “Сақталу” сұхбаттасу терезесінде
кестеге ат беріп, ОК батырмасын шертеміз.
4. Кесте үшін бастапқы кілтті жасаудың қажеттігі туралы сұрауға Иә
батырмасын шертеміз, MS Access артық баған мен жолдарды жойып, кесте
жасайды.
5. Енді MS Access әрбір өріске сәйкесінше мәліметтер типін таңдағанына
көзімізді жеткіздік. Ол үшін ТүрКонструктор командасын орындап, кесте
конструкторының терезесіне көшеміз. Егер бізге кестенің құрылымы ұнамаса,
тиісті өзгертулер енгіземіз. Кестені жасау аяқталды. Конструктор және кесте
режимдері арасында ауыстырып қосудың альтернативті тәсілі ретінде Түр
батырмасын пайдалануға болады.
15 - cурет Кесте сұхбаттасу терезесі
5 Индекстер
МҚБЖ-не қойылатын негізгі талаптардың бірі – үлкен көлемді информацияның
ішінен қажетті жазбаны жылдам іздеу мүмкіндігі болып табылады. Индекстер –
кестедегі мәліметтерді, индексі жоқ кестелермен салыстырғанда іздеуді
едәуір шапшаңдататын тиімді құрал. Индексте қолданылатын өрістер санына
тәуелді қарапайым және құрамды индекстер деп ажыратылады.
MS Access-те индекстің еркін санын жасауға мүмкіндік бар. Индекстер
кестенің макетін сақтау кезінде жасалады және жазбаларды енгізу мен өзгерту
кезінде автоматты жаңаланады. Біз кез келген уақытта кестенің конструкторы
терезесінде керекті жаңа индекстерді қосып, не керек еместерін жоюымызға
болады.
MS Access-те индекстердің бірегейлігіне қойылатын талап міндетті емес.
Тиісті информацияны іздеуді шапшаңдату үшін бірегей емес индекстер
қолданылуы мүмкін.
Индекстердің басты ерекшелігі – индекстерді бастапқы кілтті жасау үшін
қолдануымызға болады. Бастапқы кілттер автоматты индекстеледі. Осы жағдайда
индекстер бірегей болуы тиіс. Бұл тек бір индексті өрістен тұратын кесте
үшін осы өрістің мәндері бірегей болатындығын білдіреді. Құрамды индекстер
үшін индексті өрістердің әрқайсысындағы шамалар қайталанатын мәндер болуы
мүмкін. Алайда индексті өрнек бірегей болуы тиіс.
Құрамды индекстердің құрылуы
Бірнеше өрістерден тұратын индекстерді индекстер терезесінде анықтау
қажет.
1. Конструктор терезесінде құрамды индекс жасайтын кестені ашамыз. Ол
үшін мәліметтер қорының терезесінде анықтау қажет. Ол үшін мәліметтер
қорының терезесінде нұсқағышты осы кестеге апарып, Конструктор
батырмасын шертеміз.
2. Саймандар қатарында Индекстер батырмасын шертеміз. Экранда
“Индекстер” сұхбаттасу терезесі ашылады. Ашылған сұхбаттасу терезесінде
индекс бағанының бірінші бос өрісінде индекс атын енгіземіз. Индекстің аты
ретінде индекске қосылған өрістердің бірінің атын немесе кез келген мүмкін
болатын атты қолданамыз.
3. Сол жолдың Өрістің аты бағанында тізімнің ашылуы батырмасын шертіп,
индекстің бірінші өрісін таңдаймыз.
4. Келесі жолдың Өрістің аты бағанында индекстің келесі өрісінің атын
таңдаймыз. (Бұл жолда индекс бағанының өрісін бос қалдырған дұрыс). Осы
сияқты индекстің қалған өрістерін де анықтаймыз. Индекс 10 өріске дейін
қосады. Индекс үшін өрістерді таңдап болған соң, сұхбаттасу терезесінің
тақырып жолында орналасқан терезенің жабылуы батырмасын шертеміз.
Келісім бойынша Өсуі бойынша сұрыптау реті беріледі. Кемуі бойынша нақты
өрісті сұрыптау үшін Сұрыптау реті бағанында Кемуі бойынша мәні таңдалған
өріс жолдарымен таңдаймыз.
Көпкестелі мәліметтер қорын жобалаудың ерекшеліктері
Іс жүзінде көпкестелі мәліметтер қорымен жұмыс істеуге тура келеді.
Сондықтан жасалатын қосымша мәліметтер құрылымын жобалау мен кестелер
арасындағы мәліметтерді тиімді етіп бөліктеу мәселелері ерекше мәндерге ие.
6 Кестелер арасында байланыс орнату
Мәліметтер қоры көп кестелерден тұруы мүмкін; олардағы барлық мәліметтер
толық пайдалана алатындай болуы үшін, кестелер арасында байланыс орнатылуы
керек. Байланыс орнатылғаннан кейін қордағы кестелер бір кестедей жұмыс
істеуге мүмкіндік береді.
Байланыс сәйкес өрістер арқылы орнатылады. Көбінесе бір кестенің алғашқы
кілтімен басқа кестенің оған сәйкес өрісі арасында орнатылады. Сәйкес
өрістерде бірдей информация болады, бірақ олардың аттары бірдей болмауы
мүмкін.
Қордың кестелері бір сызба бойынша байланысады (cурет 16). Егер ол
сызбаны өзгерту керек болса, оны жойып, жаңа сызба құрастыру керек.
16 - cурет Кестелер арасындағы байланыстар
Кілттік өрістегі жазулар қайталанбайтын болуы тиіс; ондағы жазу тек бір
жатық жолды ғана анықтайды. MS Access өзі кілттік өрісті құрастыра алады,
мысалы Санауыш.
Кестелер арасындағы байланыстар мынадай типтерге жатуы мүмкін:
“Бірде-бір”(1-1) қатысы. Бұл қатыс бір кестедегі әрбір жазба басқа
кестедегі тек бір ғана жазбаға сәйкес екенін білдіреді.
“Бірдің-көпке” (1-() қатысы. Бұл қатыс бір кестедегі әрбір жазба басқа
кестедегі көп жазбаға сәйкес екенін білдіреді. Мәліметтерді иерархиялық
ұйымдастыру кезінде “Бірдің-көпке” қатысы ең ортағы болып табылады.
“Көптің-бірге” ((-1) қатысы. Бұл қатыс “бірдің-көпке” қатысына ұқсас.
Мұнда бір кестедегі көп жазба басқа кестедегі тек бір ғана жазбаға сәйкес
екенін білдіреді.
“Көптің-көпке” ((-() қатысы. Аталмыш қатыс екі кесте арасында мынадай
жағдайларда туындайды:
• Бірінші кестедегі бір жазба екінші кестедегі бірнеше жазбамен
байланысуы
мүмкін;
• Екінші кестедегі бір жазба бірінші кестедегі бірнеше жазбамен
байланысуы
мүмкін.
“Мәліметтер сызбасы” сұхбаттасу терезесі
Кестелер арасындағы байланыстың құрылуы “Мәліметтер сызбасы” сұхбаттасу
терезесінде жүзеге асырылады. Кестелер арасындағы байланыстарды анықтау
үшін келесі әрекеттерді орындау керек:
1. СервисМәліметтер сызбасы командасын орындап немесе саймандар
қатарында Мәліметтер қоры батырмасын басып, “Мәліметтер сызбасы”
сұхбаттасу терезесін ашамыз.
2. Бұл сұхбаттасу терезеге байланысқан екі терезені бірізділікпен
қосамыз. Ол үшін БайланыстарКестені қосу командасын орындаймыз немесе
саймандар қатарында Кестені бейнелеу батырмасын шертеміз. Экранда
“Кестенің қосылуы” сұхбаттасу терезесі ашылады.
1. Кестелер тізімінде бірінші қосылған кестені ерекшелеп алып, Қосу
батырмасын шертеміз. Содан кейін екінші қосылатын кестені таңдап, Қосу
батырмасын шертеміз. Бұдан соң “Кестенің қосылуы” сұхбаттасу терезесін жабу
үшін Жабу батырмасын шертеміз. “Мәліметтер сызбасы” сұхбаттасу терезесінде
байланысатын екі кесте пайда болады.
2. Кестелерді байланыстыру үшін бірінші байланысатын кестедегі өрісті
таңдап, оны маустың көмегімен екінші кестенің сәйкес өрісіне апарамыз.
Бірнеше өрістерді бірден байланыстыру үшін Ctrl пернесін басып тұрып, осы
өрістерді таңдап, ерекшеленген өрістер тобын екінші кестеге жылжытамыз. Көп
жағдайда бір кестенің түйінді өрісін (қарайтылған қаріптер өрістер
тізімінде көрсетілген) екінші кестедегі сыртқы кілттің (көбінесе сондай аты
бар) сәйкес өрісімен байланыстырады. Байланысқан өрістердің аттарын бірдей
болуы міндетті емес, алайда олардың мәліметтерінің типі бірдей болып,
мазмұны бір типтен тұруы тиіс. Сонымен қатар Сандық типінің өрісінің
байланысатын өрістері Өрістің мөлшері қасиетінің мәнімен бірдей болуы
керек.
Экранда “Байланыстардың өзгертілуі” сұхбаттасу терезесі ашылады. Бұл
сұхбаттасу терезеде бағандарда тұрған, байланысатын өріс аттарының
дұрыстығын тексереміз. Қажет кезінде өрістің басқа аттарын таңдап, Жасау
батырмасын шертеміз. Жасалатын байланыстар типі байланыстарды анықтауда
көрсетілген өрістерге тәуелді:
• “Бірдің-көпке” қатысы - өрістердің біреуі ғана түйінді болса немесе
оның
бірегей индексі бар болған жағдайда ғана жасалады;
• “Бірдің-бірге” қатысы – байланысатын өрістердің бәрі түйінді болса
немесе
оның берегей индексі бар болған жағдайда жасалады;
• “Көптің-көпке” қатысымен байланыс екі байланысты “бірдің-көпке”
қатысымен үшінші кесте арқылы көрсетеді, оның кілті ең болмағанда, екі
басқа кестелерде сыртқы кілттің өрістері болып табылатын екі өрістен
тұрады;
“Мәліметтер сызбасы” сұхбаттасу терезесінде түйінді емес (немесе бірегей
индексі жоқ) өрісті басқа түйінді емес (немесе бірегей индексі жоқ) өріске
көшіргенде анықталмаған қатыс жасалады. Анықталмаған қатысы бар кестелерден
тұратын сұрауларда MS Access келісім бойынша кестелер арасында бірігу
сызығын жасайды, бірақ мәліметтер тұтастығының шарттары бұл кезде
сүйемелденбейді және кез келген кестеде жазбалардың бірегейлігіне кепілдеме
берілмейді. “Мәліметтер сызбасы” сұхбаттасу терезесінде тек кестелер
арасында байланыстарды жасап қоймай, келесі әрекеттерді де орындауға
болады:
• Кесте құрылымын өзгерту;
• Бар байланысты өзгерту;
• Байланысты жою;
• “Мәліметтер сызбасы” сұхбаттасу терезесінде кестені жою;
• Экранға барлық бар байланыстарды немесе байланыстарды тек нақты
кестелер үшін шығару;
• Мәліметтер тұтастығының шарттарын бермей-ақ сұраулар үшін
байланыстарды анықтау.
Кестенің пішімін өзгерту
Кестенің сыртқы түрін өзгерту үшін кесте режимінде тұрып, ПішімКесте
режимін таңдаймыз. Нәтижесінде “Кестенің форматы” (сурет 17) сұхбаттасу
терезесі ашылады. Осы сұхбаттасу терезесінің көмегімен кестенің бейнелеу
пішімін толығымен орнықтырамыз (“Безендіру” бөлімі), тордың сызықтарын
қосып, жоямыз.
17 - cурет Кестенің пішімі сұхбаттасу терезесі
Мәліметтерді сұрыптау
Кестеге мәліметтер кез келген ретте енгізіледі. Мұндай мәліметтерді көру
қиын. Мәліметтерді ретке келтіру үшін мәліметтер қорында сұрыптау ұғымы
пайдаланылады.
Біз жазбаны кез келген өрісте сұрыптай аламыз – бұл жазбалардың реті
берілген өрісте сақталған мәндердің шамаларына сәйкес орнықтырылатынын
білдіреді. Сұрыптайтын өрісті таңдап алған соң бағанды ерекшелеп,
ЖазбаларСұрыптау командасын орындаймыз, сосын Өсуі бойынша сұрыптау
немесе Кемуі бойынша сұрыптау опциясын таңдаймыз. Сұрыптау командасын
жіберетін ең оңай тәсіл саймандар қатарындағы сәйкес батырманы басу.
Сүзгінің қолданылуы
Мәліметтер қорында сүзгімен жұмыс істегенде сүзгі берілген белгімен
анықталатын мәндерді ғана көру үшін қолданылады.
Кестемен жұмыс істегенде кез келген режимде саймандар қатарының
батырмаларын және меню командаларын қолдана отырып, сүзгіні құруға болады.
Қазір сүзгіні орнықтыру үшін қолданылатын саймандар қатарының үш
батырмасына және оларға сәйкес меню командаларына тоқталамыз:
Батырма Команда Қызметі
ЖазбаларСүзгі Берілген бағанның ерекшеленген мәндері
Ерекшелену бойынша бойынша мәліметтерді сүзгілеуді орындайды
сүзгі
ЖазбаларСүзгі Сүзгіден өткізудің белгісін беру үшін
Сүзгіні өзгерту сұхбаттасу терезесін жапсырмасымен ашады
Сүзгіні қолдану Сүзгіні қолдану және алып тастау күйлерін
Сүзгіні жою ауыстырып қосады
ЖазбаларСүзгі командасын қарастырайық. Ол төрт түрлі сүзгіден тұрады:
Сүзгіні өзгерту, ерекшелену бойынша сүзгі, ерекшелеуді алып тастау және
еңейтілген сүзгі. Бұл сүзгілердің қолдануларын қарастырайық.
Сүзгіден жазбаларды алып тастау
Біз мәліметтерді қосудың орнына алып тастап, жазбаларды сүзгіден
өткізе аламыз. Ол үшін:
1. Сүзгіден өткізгіміз келген кестені ашамыз.
2. Белгі қызметін атқаратын мәндерді таңдаймыз.
3. Таңдалынған орынды маустың оң батырмасымен басамыз. Контекстік меню
пайда болады.
4. Контекстік менюден Ерекшеленуді алып тастау (cурет 18) командасын
таңдаймыз.
18 - cурет Контекстік меню көмегімен сүзгіден өткізу
7 Сұрау көмегімен кестеден мәліметтерді таңдау
Мәліметтер қорына қатысты берілетін сұрақтар сұрау деп аталады.
MS Access-те сұрауды қалыптастыру үшін сұрау конструкторы мен MS Access
тілінің SELECT нұсқауы қолданылады.
Сұрау – бір уақытта бірнеше кестелерден мәліметтерді таңдауға ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Кіріспе 3
1 Мәліметтер қоры 4
2 MS Access-ті іске қосу 5
3 Мәліметтер қорын құру 10
4 Кестелерді құру 14
5 Индекстер 21
6 Кестелер арасында байланыс орнату 22
7 Сұрау көмегімен кестеден мәліметтерді таңдау 26
8 Пішінді құрудың қарапайым тәсілі 30
9 Қарапайым есеп беруді құру 39
10 Макрос объектісі 46
11 Бет объектісі 47
12 Модуль объектісі 48
Қорытынды 49
Пайдаланылған әдебиеттер 50
Кіріспе
1993 жылы Microsoft Access ең әйгілі басқару жүйесінің көлемінде
пайдалануға ыңғайлы басқару жүйесі болып есептелінді.
Microsoft Access – тек қана басқару жүйесінде ғана емес, сонымен қатар
басқа да жүйедегі программалық аймақ ретінде қолданылады. Ол мәліметтерді
сақтау және оларды реляциялық құрылым ретінде көрсетеді.
Кез келген автоматтандырылған басқару жүйесінің (АБЖ) қызметі –
информацияны өңдеу мен сақтауға байланысты, ал қабылданатын шешімдер
информацияның сенімділігі мен дәлдігіне тәуелді, яғни жүйенің тиімділігіне
тәуелді.
Автоматтандырылған басқару жүйесін ұйымдастыру кезінде негізгі мақсат -
барлық сақтаулы мәліметтермен жұмыс істеу, мәліметтерден өзімізге қажетті
ақпаратты жылдам алу және оны өңдеу. Бұған мәліметтерді қорғауға қатысты
сұрақтар жатады.
Бірақ іс жүзінде автоматтандырылған басқару жүйесін жасау техника
бағасынан да қымбат болғандықтан, мәліметтер ұйымдастыруда жаңа принциптер
салынатын болды және автоматтандырылған жүйелер пайда болды.
Қазіргі кезде Microsoft Access Microsoft Office – тің басқа
қосымшаларымен (Microsoft Word, Microsoft Excel, Power Point және
Microsoft Mail) жұмыс істейді.
Microsoft Access тарауының жылдам өсуі қазіргі компьютер өндірісінің ең
маңызды бағыттарының бірі болып табылады. Соңғы бірнеше жылда Microsoft
Access - мәліметтер қорының негізгі әрі жалғыз түрі болып қалыптасты.
Бүгінгі күнде Microsoft Access персоналдық компьютерлерде де үлкен ЭЕМ -
де жұмыс істейтін 100-ден астам мәліметтер қорының басқару жүйелерін
қолдануға мүмкіндік жасап отыр.
1 Мәліметтер қоры
Мәліметтер қоры дегеніміз - тақырыбының немесе атқаратын қызметінің
мазмұны бойынша байланыстырылған мәліметтер жиыны.
Мәліметтер қоры мәліметтер жиыны болуымен қатар одан қажетті информацияны
жедел алу, оған жаңа мәліметтерді енгізу, бұрынғыларына өзгертулер енгізу
және тағы басқа амалдарды орындау үшін қажет болады. Мәліметтер қорының
негізгі міндеті – онда бар информацияның жылдам ізделуінде.
Мәліметтерді құрастыру мен оны пайдалану компьютерде немесе компьютерлік
жүйелерде атқарылады, олар компьютерлік бағдарламаның басқаруында болады.
Мәліметтер қорын басқару жүйесі (МҚБЖ) дегеніміз – мәліметтер қорын (МҚ)
құрастыру, оған мәліметтер енгізу, алу, өзгеріс енгізу және тағы басқа
амалдарды компьютерде орындауды қамтамасыз ететін құрал – компьютерлік
бағдарлама. Мәліметтер компьютер жадында файл күйінде құрастырылып,
сақталынады. Олар бір-бірімен байланысқан кестелерден тұратын біріккен
құрылым. Құрылым – мәліметтер қорының құрастырылу түрі немесе
архитектурасы.
Реляциялық мәліметтер қоры
Соңғы уақытта мәліметтер қорының ішіндегі ең көп тарағаны – реляциялық
мәліметтер қоры. Реляциялық мәліметтер қорында информация бір немесе
бірнеше кестелерде сақталады. Кестелер арасындағы байланыс бір не бірнеше
сәйкес өрістер арқылы жүзеге асырылады.
Реляциялық мәліметтер қорында кестенің әрбір қатары бірегей. Қатарлардың
бірегейлігін қамтамасыз ету үшін кілттер қолданылады, олар кестенің бір не
бірнеше өрістерінен тұрады. Кілттер тізбектелген түрде сақталады, бұл іздеу
кезінде жазуларына тікелей қатынауды қамтамасыз етеді.
Реляциялық МҚБЖ – нің негізгі ерекшеліктері:
• Барлық мәліметтер кесте түрінде сақталады;
• Әртүрлі сипаттағы мәліметтер түрлі кестелерде сақталады;
• Қорды құратын кестелердің мәліметтері арасындағы қатыстар
(реляциялар)
берілген;
• Әртүрлі кестелердегі информация, оның мәліметтері жаңа сұрау құру
кезінде қолданылатын жаңа кесте түрінде бірігуі және көрсетілуі мүмкін.
Қолданушылардың мәліметтер қорымен өзара әрекеттері үшін МҚБЖ
қолданылады. Осы заманғы МҚБЖ мыналардан тұрады:
• Кестелерді және байланысқан кестелер арасындағы қатыстарды қолдау
үшін құралдар жиынынан;
• Ол информацияны енгізуге және модификациялауға, информацияны
мәтіндік және графикалық түрде көрсетіп және іздеуді орындауға мүмкіндік
беретін дамыған қолданушы интерфейсінен;
• Олардың көмегімен жеке қосымшамызды құра алатын жоғары дәрежедегі
программалау құралдарынан.
МҚБЖ құралдары көмегімен біз:
• Біз үшін маңызды информацияны таңдай аламыз;
• Бүкіл кестедегі немесе тек таңдап алынған жазулар мен өрістерді
әртүрлі
форматта басып шығара аламыз;
• Кестенің мәліметтерін графикалық түрде көрсете аламыз;
• Есеп беруді дайындау немесе кестелерден мәліметтерді таңдау барысында
түрлі есептеулерді орындай аламыз.
2 MS Access-ті іске қосу
Мәліметтер қорын құрастыру арнайы компьютерлік бағдарламаның
көмегімен орындалады. Осындай бағдарламаның бірі, офистік бағдарламалар
құрамына енгізілгені – Microsoft Access. Оны іске қосу үшін Іске қосу
ПрограммыMicrosoft Access (сурет 1) командасы қолданылады. MS Access-ке
маус батырмасын басамыз Осы кезде экранда 2-суретте көрсетілгендей MS
Access-ті шақыру терезесі пайда болады.
1 cурет - MS Access – ті іске қосу 2 - cурет Файлды
құру терезесі
MS Access компоненттері
MS Access информацияны көрсету және сақтау үшін қолданылатын жеке
компоненттерден тұрады. Олар: кестелер, пішіндер, есеп берулер, сұраулар,
мәліметтерге қатынауға мүмкіндік беретін беттер, макростар және модульдер.
Пішіндер мен есеп беруді құру үшін конструкторлар қолданылады, сондықтан
бұл компоненттер конструкторлық объектілер деп аталады. Конструкторлық
объектілер құрама объектілер болып табылады, яғни басқару элементтері деп
аталатын едәуір кіші объектілерден тұрады, олар: өрістер, батырмалар,
диаграммалар, жақтаулар және т.б.
Кесте - мәліметтер қорының негізі болып табылады. MS Access-те
бүкіл информация кестелерде беріледі.
Пішіндер - пішін терезесінде кестелерді енгізу мен көру үшін
қолданылады. Олар экранда бейнеленген информацияның көлемін шектеуге және
оны тиісті түрде көрсетуге мүмкіндік береді. Шебердің көмегімен, алдын-ала
жасалған шаблондардың біріне сәйкес орналасқан алғашқы кестенің өрістерін
енгізе отырып, пішін жасауға болады. Пішіндер конструкторының көмегімен
күрделі кез келген дәрежедегі пішіндерді жасай аламыз.
Есеп берулер - мәліметтер қорында бар информацияны көрсету үшін
қолданылады. Есеп берулер конструкторында мәліметтерді топтау, толық және
есептелінетін өрістерден тұратын есеп берулерді дайындап, оларды тиісті
түрде безендіруге болады.
Сұрау - мәліметтер қорынан информацияны алу құралы болып табылады,
әрі мұнда мәліметтер бірнеше кестелер арасында таратылған болуы мүмкін.
Мәліметтерге қатынау беті - MS Access немесе Microsoft SQL Server
мәліметтер қорында сақталатын мәліметтермен Интернет немесе Интранет арқылы
жұмыс істеуге және оларды қарап шығуға арналған арнайы Web-бетінің түрі.
Макростар - жиі орындалатын операцияларды автоматтандыруға
арналған. Әрбір макрос бір немесе бірнеше макрокомандалардан тұрады,
олардың әрқайсысы білгілі бір қызмет атқарады, мысалы, пішінді ашады немесе
есеп беруді баспаға жібереді.
Модульдер – Visual Basic түрінде жазылған бағдарлама кейбір
стандартты емес амалдарды орындауға арналған.
MS Access басты терезесімен танысу
MS Access-ті бірінші рет іске қосқанда экранға мәліметтер қорының
терезесі және “Мәліметтер қоры” саймандар қатары (сурет 3) шығады. Экран -
тақырып, меню жолы, саймандар қатары, қалып-күй жолы және мәліметтер
қорының терезесінен тұрады.
3 - cурет Мәліметтер қорының терезесі
MS Access қосымшасы бір уақытта тек бір ғана мәліметтер қорымен жұмыс
істеуге мүмкіндік береді, бірақ ол кез келген сыртқы көздерден мәліметтер
ала алады. MS Access терезесінің ішінде қорды құрайтын – кестелер,
пішіндер, сұраулар және т.б. объектілер терезелерінің шексіз саны ашылуы
мүмкін.
Тақырып басты терезенің жоғарғы жағында орналасқан және үш объектіден
тұрады: программаның пиктограммасының көшірмесі, басты терезенің тақырыбы
және осы терезені басқару пиктограммалары.
Меню жолында ағымдағы терезе менюі бар. Windows-те жұмыс істейтін басқа
да қосымшалар сияқты MS Access менюі біздің не істегіміз келетініне
байланысты өзгеріп отырады. Бірақ Windows-тың басқа қосымшалары сияқты бұл
менюлер белгілі рет пен стандартқа сүйенеді.
MS Access-те саймандар қатары көптеген әртүрлі батырмалар жиынынан
тұрады, олардың құрамы нақты саймандар қатарының нақты қызметіне
байланысты. MS Access-ке бірінші рет кіргенде экранда “Мәліметтер қоры” деп
аталатын саймандар қатары бар болады. Батырмалардың көпшілігі, көбінесе
меню командаларын таңдауға немесе пернелер комбинацияларын шерту арқылы
жүргізілетін операцияларды орындауға арналған. MS Access экранда саймандар
қатарын басқаруға, орнатуға мүмкіндік береді.
Қалып-күй жолы басты менюдің төменгі жағында орналасқан. Жолдың сол
жағында кесте немесе пішін өрістерінің сипаттамасы, жұмыс режимінің
индикаторы және т.б. қажетті информациялардың көрсетілуі мүмкін.
Мәліметтер қорының терезесі (сурет 3) оның жоғарғы жағында орналасқан
жеке саймандар қатарынан және сол жағындағы – объектілердің басқару
қатарынан тұрады.
Объектілерді басқару қатары (кестелер, сұраулар, пішіндер т.б.) белгілі
типтегі объектілерге қатынауды қамтамасыз етеді. Мәліметтер қорының жұмыс
аймағында сәйкес категорияны таңдау кезінде көрсетілген типтегі объектілер
тізімі бейнеленеді. Кестелер, сұраулар, пішіндер, есеп берулер және қатынау
беттері үшін тізімнің жоғарғы жағында көрсетілген типтегі жаңа объектті
сәйкес конструктордың немесе шебердің көмегімен құруға арналған құралдар
бар.
Саймандар қатарының сол жағында Ашу, Конструктор және Жасау
батырмалары орналасқан. Ашу батырмасы таңдалынған объектіні ашуға
арналған. Бұл объекттің кесте, сұрау немесе пішін болуы мүмкін. Кестені
ашқанда кестенің терезесі ашылады, сонан кейін біз кестедегі мәліметтерді
қарап, оны редактірлей аламыз. Сұрауды ашқанда таңдалған сұрауды орындап,
іріктеу нәтижесін қарауымызға болады. Таңдалған пішін үшін Ашу батырмасын
шерткенде мәліметтерді кестелер терезесінде емес, пішіндер терезесінде
қарап, оны редактірлейміз. “Есеп берулер” категориясын таңдағанда Ашу
батырмасының аты Қарау болып өзгереді, бірақ оның қызметі сол қалпында
қалады, яғни таңдалған есеп беру Қарау режимінде іске қосылады. Егер біз
“Макростар” категориясын таңдасақ, онда бұл батырманың аты қайта өзгергенін
байқаймыз, енді ол Іске қосу деп аталады. Олай болса, бұл батырмаға
шерткенде таңдалған Макрос іске қосылады.
Конструктор батырмасы таңдалынған объектіні толықтыру үшін, ал Жасау
батырмасы жаңа объектіні жасауға арналған.
MS Access саймандар қатары
Жұмыстың әрбір режиміне өзінің саймандар қатары сәйкес келеді. Қазір
(сурет 4) жиірек қолданылатын саймандар қатарымен танысамыз.
4 - cурет Мәліметтер қоры саймандар қатары
Саймандар қатары батырмаларының атқаратын қызметтері:
Батырмалар Аты Атқаратын қызметі
Құру Жаңа мәліметтер қорын жасайды
Ашу Бұрын жасалған мәліметтер қорын ашады
Сақтау Ағымдағы объектті сақтайды
Баспа Құжатты баспаға жібереді
Алдын-ала көру Құжатты алдын-ала көру терезесін ашады
Орфография Орфографияны тексереді
Қиып алу Ерекшеленген мәтінді немесе ерекшеленген
объектілерді жояды және оларды буферге
орналастырады
Көшіру Буферге ерекшеленген мәтіннің немесе
ерекшеленген объектілердің көшірмесін ғана
апарып салу
Кірістіру Буфердің мазмұнын кірістіреді. Бұл батырманың
нақты іс-әрекеті жұмыс істеліп жатқан режимге
байланысты
Үлгі бойынша Таңдалған объект үшін ағымдағы пішімді
пішім көшіреді
Болдырмау Соңғы іс-әрекетті болдырмау
Office-пен MS Office-тің басқа қосымшаларымен байланысты
байланыстар жүзеге асырады
Программа Модульдің терезесін ашады
Қасиеттер Таңдалынған объекттің қасиеттер терезесін
ашадыжабады
Мәліметтер Кестелер арасындағы байланыстарды жасайды және
сызбасы редактірлейді
Жаңа объект Мәліметтер қорының жаңа объектісін жасайды
Көмекші Көмекшіні шақырады
Кез келген терезеде жұмыс істегенде біздер саймандар қатарының
батырмаларының қызметін, оған маус меңзерін апара отырып, біле аламыз.
Себебі маустың меңзері астында оның аты шығады.
Өз қалауымыз бойынша MS Access-тің басқа объекттері секілді саймандар
қатарын баптауымызға болады. Ол үшін ТүрСаймандар қатары командасын
таңдаймыз, экранның төменгі жағында Баптау командасы бар меню шығады. Бұл
команданы таңдағанда экранда саймандар қатарының бүкіл тізімнен тұратын
“Баптау” сұхбаттасу терезесі пайда болады. Осы уақытта саймандар қатарында
көрсетілгендері (-мен белгіленеді.
Қажет кезінде Жасау командасын таңдап, экранға жаңа саймандар қатарын
қосуымызға болады. Келісім бойынша саймандар қатары экранның жоғарғы
жағында орналасады, бірақ оны экранның кез келген жеріне жылжыта аламыз.
Сонымен қатар біз оның мөлшерін де өзгерте аламыз.
MS Access параметрлерін баптау
MS Access баптаудың көптеген әртүрлі параметрлерінен тұрады. Біз жүйелік
файлдардың орналасуын, келісім бойынша шрифт параметрлерін және т.б.
көрсете аламыз. Параметрлерді баптау үшін СервисПараметрлер командасын
орындаған кезде ашылатын “Параметрлер” (сурет 5) сұхбаттасу терезесі
қолданылады.
5 - cурет Параметрлер сұхбаттасу терезесі
Параметрлерді баптаған соң ОК немесе Қолданылсын батырмаларын шертуімізге
болады. ОК батырмасын шерткенде орнықтырылған мәндер MS Access–те тек
ағымдағы жұмыста ғана іс қылады, ал Қолданылсын батырмасын шерткенде басқа
сеаныстарда да жұмыс істейді.
MS Access-тен шығу
MS Access–те жұмысты аяқтау үшін келесі тәсілдердің бірін қолданамыз:
• ФайлШығу командасын таңдау арқылы;
• MS Access Жабу командасын таңдау арқылы;
• MS Access басты терезесінде жүйелік менюдің батырмасына барып,
маусты екі рет шерту арқылы.
3 Мәліметтер қорын құру
MS Access-те мәліметтер қоры информацияны енгізу, сақтау, қарау, таңдау
және басқару үшін арналған құралдар жиынынан тұрады. Бұл құралдарға
кестелер, пішіндер, есептер, сұраулар жатады.
MS Access-те мәліметтер қорын жасаудың екі тәсілі бар. Бос мәліметтер
қорын жасап алып, оған кестелерді, пішіндерді, есеп берулерді және басқа
объектілерді қосуға болады. Мұндай тәсіл едәуір қолайлы, бірақ мәліметтер
қорының әрбір элементінен жеке айқындылықты талап етеді. Бұдан басқа барлық
қажетті кестелермен, пішіндермен және есептермен белгілі бір түрдегі
мәліметтер қорын шебердің көмегімен жасауға болады. MS Access бізге
арналған түрлі мәліметтер қорынан тұратындықтан екінші тәсіл көп жағдайда
ыңғайлы. Екі жағдайда да біз кез келген уақытта өзіміз жасаған
мәліметтеріміздің қорын өзгертуге және кеңейтуге мүмкіндігіміз бар.
Бос мәліметтер қорын құру
MS Access-ті іске қосқанда сұхбаттасу терезесі ашылады, мұнда жаңа немесе
бұрын жасалған мәліметтер қорын ашу ұсынылады. Жаңа мәліметтер қорын
таңдап, ОК батырмасын шертеміз. Егер біз бұл сұхбаттасу терезесін жапқан
соң барып қойма құрғымыз келсе (мысалы, бұрын жасалған мәліметтер қорымен
жұмыс істегенде), келесі әрекеттерді орындаймыз:
1. ФайлЖасау командасын таңдаймыз немесе саймандар қатарындағы
Жасау батырмасын шертеміз. Экранда “Жасау” сұхбаттасу терезесі ашылады
(сурет 6), ол екі қосымшадан тұрады:
6 - cурет Жасау сұхбаттасу терезесі
• “Жалпы” – жаңа бос мәліметтер қорын жасауға мүмкіндік береді.
• “Мәліметтер қоры” – көптеген қажетті объектілерден тұратын
мәліметтер
қорының үлгісін таңдауға және шебердің көмегімен мәліметтер қорын жасауға
мүмкіндік береді.
2. Жаңа, бос мәліметтер қорын жасау үшін “Жалпы” қосымшасына көшеміз,
“Мәліметтер қоры” элементін таңдап сұхбаттасу терезесінің төменгі жағындағы
ОК батырмасын шертеміз. Экранда “Жаңа мәліметтер қорының файлы” сұхбаттасу
терезесі ашылады.
3. Ашылған Қапшық тізімінен жасалған мәліметтер қорын сақтағымыз келген
қапшықты таңдап, Файл аты өрісінде мәліметтер қорының атын енгіземіз.
4. Жасалған мәліметтер қорының атын енгізген соң, осы сұхбаттасу
терезесінің Жасау батырмасын шертеміз. Экранда мәліметтер қорының терезесі
ашылады (сурет 7). Бұл терезеде мәліметтер қорына кіретін барлық
объектілерді жасау керек. Олардың тізімі сол жақ қатардың “Объекттер”
бөлімінің элементтеріне сәйкес келеді. Терезеде кестелерді, сақталатын
информацияларды, есептерді, пішіндерді, сұрауларды, Web-беттерді жасай
аламыз. Объектілердің белгілі категорияларына қатынау сәйкес элементті
таңдаумен жүзеге асырылады. Содан кейін қор терезесінде таңдалынған
объектінің жасалған объектілер тізімі, ал терезенің жоғарғы жағында – осы
категорияның объектісін жасауға арналған құралдар бейнеленеді.
7 - cурет Жаңа мәліметтер қоры терезесі
Шебердің көмегімен мәліметтер қорының құрылуы
Шебердің көмегімен мәліметтер қорын жасау үшін мына тәсілдерді
орындаймыз:
1. ФайлЖасау командасын орындаймыз.
2. Ашылған “Жасалу” сұхбаттасу терезесінде “Мәліметтер қоры”
таңбашасын таңдаймыз. Экранда шебер ұсынған мәліметтер қорының тізімі пайда
болады (сурет 8).
8 - cурет Мәліметтер қоры тапсырмасы
3. Тізімнен бізге сәйкес келетін мәліметтер қорының үлгісін таңдап,
мәліметтер қорын жасау шеберін ОК батырмасын шерте отырып, орындаймыз.
4. “Жаңа мәліметтер қоры файлы” сұхбаттасу терезесінің Қапшық
тізімінен тиісті мәліметтер қорын орналастыратын қапшықты таңдаймыз, ал
Файл аты өрісінде оның атын енгіземіз. Содан кейін Жасау батырмасын
шертеміз.
5. Келесі сұхбаттасу терезесінде шебер өзі жасаған мәліметтер қоры
жайлы
информацияны хабарлайды. Осы сұхбаттасу терезесінің төменгі жағында келесі
батырмалар орналасқан:
• Болдырмау – шебердің жұмысын тоқтатады;
• Кейін қарай – шебер жұмысының алдыңғы қадамына қайта келеді;
• Әрі қарай – шебер жұмысының келесі қадамына барады;
• Дайын – орнықтырылған параметрлермен мәліметтер қорына шеберді
жібереді.
6. Жұмысты жалғастыру үшін Әрі қарай батырмасын шертеміз.
7. Ашылған сұхбаттасу терезесі (сурет 9) екі тізімнен тұрады. Олардың
бірі –
мәліметтер қорының кестелер тізімі, ал екіншісі – таңдалынған кестенің
өрістері тізімі. Бұл тізімде кестеге қосылатын өрістер белгіленген.
Көбінесе кестенің барлығы дерлік, сирек қолданылатындарынан басқа өрістері
белгіленген. Өрістер үшін жалаушаларды орнықтырып немесе алып тастап,
кестенің өрісін таңдай аламыз. Кесте өрісін таңдап алған соң Әрі қарай
батырмасын шертеміз.
9 - cурет Мәліметтер қоры кестесінің өрістері тізімін таңдау
8. Келесі сұхбаттасу терезесінде (сурет 10) берілген үлгілерден
экранды
безендіру түрін таңдап, Әрі қарай батырмасын шертеміз.
10 - cурет Экранды безендіру түрін таңдау
9. Шебер жұмысының келесі қадамдарында мәліметтер қоры үшін жасалатын
есеп берулердің түрін анықтауға болады (сурет 11). Өзіміз қалаған түрді
таңдаған соң Әрі қарай батырмасын шертеміз.
11 - cурет Есеп беру түрін айқындауға арналған сұхбаттасу терезесі
10. Бұдан соң ашылған мәліметтер қорын құруға арналған шебердің
сұхбаттасу
терезесі (сурет 12) барлық есеп берулерде пайда болатын оның тақырыбы мен
суретін қоюға мүмкіндік береді.
12 - cурет Барлық есеп берулерде кездесетін оның тақырыбы мен
суретін беруге мүмкін болатын сұхбаттасу терезесі
11. Егер біз суретті қолданғымыз келсе, Иә жалаушасын орнықтырамыз.
Бұл
жағдайда Сурет батырмасына мүмкіндік болады, оны шертсек алдын ала жасалған
суреті бар файлды көрсету үшін “Суретті таңдау” сұхбаттасу терезесі
ашылады. Орнықтыруды жалғастыру үшін Әрі қарай батырмасын шертеміз.
12. Соңғы сұхбаттасу терезесінде Дайын батырмасын шертіп,
орнықтырылған
параметрлерімен мәліметтер қорын құруға шеберді іске қосамыз. Кейін қарай
батырмасымен алдыңғы қадамдарға қайта оралып, мәліметтер қорының
параметрлерін өзгерте аламыз.
Қосымша параметрлерді баптауды қалдырып кетіп, Дайын батырмасын шебердің
кез келген сұхбаттасу терезесінде басуға болады. Бұл кезде шебер өз
жұмысында келісім бойынша қабылданған баптауларды қолданады.
Дайын батырмасын басқан соң шебер, өзіміз берген өрістермен енгізуімізді,
қарапайым пішін мен информацияны қарауды, сонымен қатар қарапайым есептерде
тұратын мәліметтер қорын жасауға көшеді. Мәліметтер қорын жасау барысынан
кейін дайын мәліметтер қорын пайдаланамыз: кестеге мәліметтерді енгізу,
оларды қарау және баспадан шығару.
Егер ұсынылған мәліметтер қорының нұсқасы бізді қанағаттандырмаса, онда
бос мәліметтер қорын жасап, оған кестелерді, сұрауларды, пішіндерді және
есеп берулерді қосуымызға болады.
4 Кестелерді құру
Кестелер мәліметтер қорының негізі болып табылады, себебі барлық
мәліметтер сонда сақталады. Пішінді немесе есеп беруді жасар алдында ең
алдымен кестені құрып алғанымыз жөн. Кестелерге орналасатын кестелерді және
мәліметтерді тиянақты жоспарлап алуымыз тиіс. Енді бізді қанағаттандыратын
кестені жасауға мүмкіндік беретін кестені жобалаудың негізгі кезеңдерін
қарастырамыз.
Кесте – бұл мәліметтерді сақтайтын объект. Кестені жасауда біртипті
информациядан тұратын өрісті анықтаймыз. Кесте режимінде кесте баған мен
жолдан тұрады. Әрбір қатар – бұл жазба, әрбір баған - өріс.
Кестелердің құрылымы
Кестелердің құрылымын жасау алдында мәліметтер қорын жасаудың нәтижесінде
жететін мақсатымызды көрсетуіміз керек. Оған жету үшін қолданылатын
кестенің қандай болу керек екенін анықтап алып, қажетті кестені жасауға
кірісеміз. Егер біз біркестелік мәліметтер қорын жасасақ, онда кестенің
құрылымын анықтау қиын емес.
Кестенің құрылымын анықтаған соң MS Access-те жасауға кірісеміз. MS
Access-те кестені жасау мәліметтер қорының терезесінде жүзеге асырылады:
1. Мәліметтер қоры терезесін ашып, “Кестелер” категориясын таңдаймыз.
2. Мәліметтер қорының терезесінде Жасау батырмасын шертеміз.
3. “Жаңа кесте” сұхбаттасу терезесі ашылады, оның оң жағында келесі
нұсқалар тізімі берілген.
• Кестелер режимі – кестелер режимінде жаңа кестені жасауға
мүмкіндік
береді;
• Конструктор – кестелер конструкторында жаңа кесте жасауға
мүмкіндік
береді;
• Кесте шебері – шебер көмегімен жаңа кесте жасауға мүмкіндік
береді;
• Кестелер импорты - сыртқы файлдан ағымдағы мәліметтер қорына
кестелер импортын жүзеге асыруға мүмкіндік береді;
• Кестелермен байланыс – сыртқы файлдардан байланысқан кестелермен
кестелер жасауды жүзеге асыруға мүмкіндік береді.
4. Осы сұхбаттасу терезесінде өзіміздің кестемізді жасауға сәйкес
нұсқаны
таңдап, ОК батырмасын шертеміз.
5. Таңдалған құралдың көмегімен кесте құрылымын жасаймыз.
6. Кестені өзінің ішіндегі информациямен байланыстыру үшін әрбір кестеге
оның аты меншіктеледі. Кесте атын “Сақтау” сұхбаттасу терезесіне беріп, ОК
батырмасын шертеміз.
Біз кестені жасаудың негізгі қадамдарын қарастырдық, ал енді кестенің
құрылымын жасаудың жеке тәсілдерін қарастыралық.
Конструктор терезесінде кестенің құрылуы
Конструктордың терезесінде кестенің жасалуы жасалатын кестенің
параметрлерін анықтаудың едәуір кең мүмкіндігін береді. Кестелердің
конструкторына көшу үшін “Жаңа кесте” сұхбаттасу терезесінде Конструктор
опциясын таңдап, ОК батырмасын шертеміз. Нәтижесінде бұл әрекеттерді
орындау үшін кестенің конструкторының терезесі ашылады (сурет 13).
Конструктордың терезесіне кестелерді жасау шеберінен баруға болады.
13 - cурет Кесте конструкторы терезесі
Сұхбаттасу терезесінің жоғарғы жағында жасалатын кестенің
көрсеткіштерінен, яғни өрістің атынан, мәліметтер түрінен және
сипаттамасынан тұратын кесте бар. Бұл негізгі көрсеткіштерден басқа,
кестенің әрбір өрісі конструктордың төменгі жағында бейнеленген
мәліметтерді енгізудің шарттарымен анықталатын қосымша қасиеттерден тұрады.
Кестенің әрбір өрісінің атына, ереже бойынша берілген өрісте сақталатын
информацияны сипаттайтын кез келген ат таңдалады. Өрістің типі осы өрісте
сақталатын мәліметтер типімен анықталады. Енді кесте өрістерінің
анықтамаларын қарастырайық.
Мәліметтер түрі
Өрістің аты кестелердің мәліметтеріне сүйену үшін қолданылады. Сақталатын
мәліметтердің типін анықтауға мәліметтер типі пайдаланылады. Өрістің
мәліметтер типі Мәліметтер типі бағаны өрісінде енгізіледі. MS Access-те
келесі типті мәліметтердің болуы мүмкін:
← Мәтіндік
← Сандық
← Ақшалай
← Санауыш
← Мерзімдеруақыттар
← Логикалық
← МЕМО өрісі
← OLE объектісі өрісі
← Гиперсілтеме
← Ауыстырулар шебері
Мәтіндік өрістер
MS Access-тегі өрістің алғашқы атын енгізгенде, оған мәліметтердің
мәтіндік типі өрістің ені 50-ге тең болатындай етіп меншіктейді. Өріс
енінің барынша ең үлкен мәні 255 символды құрайды. Өрістің енін өзгерту
үшін Өрістің қасиеттері бөлімінің өріс мөлшері жолында өріс енін
айқындайтын (1-255 – ке дейін) санды беру қажет.
Сандық өрістер
Мәтіндік өріспен танысқан соң, мүмкін символдары ретінде өрістің бұл типі
сандардан тұруы мүмкін екені бізге белгілі. Осыған байланысты мынадай сұрақ
туады: Өрістің сандық типі неліктен енгізіледі? Сандық типті қолданудың
негізгі дәлелі ретінде мыналарды келтірелік:
1. Сандық типтің мәліметтерін енгізгенде мәліметтерді автоматты түрде
тексеру жүргізіледі. Егер мәліметтер мәтіндік немесе арнайы символдардан
тұрса, онда MS Access ескерту жасап қате мәліметтер енгізілмейді.
2. Тек сандық өрістермен ғана математикалық операциялардың орындалуы
мүмкін.
Ақша типінің өрісі
Ақша өрісі сандық өріске ұқсас. Сандық өрістен айырмашылығы, ақша өрісі
үшін Өрістің пішімі қасиеті Ақшалай мәніне автоматты орнықтырылады, ал
ондық таңбалар саны қасиеті қажет кезінде өзгертуге болатын, үтірден
кейінгі екі таңбаға тең мәнді қабылдайды. Ақшалай типтің көмегімен бүтін 15
таңбаға дейінгі және бөлшек бөлігінде 4 таңбаға дейінгі дәлдікпен есептеуді
орындай алады. Мұнда өрістің мөлшері 8 байтты құрайды.
Санауыш типінің өрісі
Санауыш типтегі өрістердің мәндері редакцияланбайтын, бірақ кестеге әрбір
жаңа жазба қосуды автоматты орнықтыратын мәліметтерді сақтауға арналған.
Олардың мәндері әрбір жаңа жазба қосуда 1-ге тізбектей артып отыруда
бірегей немесе кез келген сан болу мүмкін.
Датауақыт өрісі
Мәліметтердің арнайы пішімде көрсетілген өрістердің датасы мен уақытын
сақтау үшін қолданылуының бірқатар қосымша ерекшеліктері бар:
1. MS Access даталарды бірнеше пішімде енгізуге және бейнелеуге
мүмкіндік береді. Датауақытты бейнелеудің нақты нұсқасы кесте
конструкторының терезесінің Өріс пішімі қасиетінде орнықтырылады.
Мәліметтерді сақтау кезінде бұл пішімдер мәліметтердің ішкі көрінісіне
автоматты түрленеді.
2. MS Access-ке даталарды енгізген уақытта мәліметтердің пішімін
тексереді және тек дұрыс даталарды енгізуге мүмкіндік береді.
Логикалық өрістер
Логикалық өрістер екі мәннің бірін қабылдайтын мәліметтерді сақтау үшін
қолданылады. Логикалық өрістің Өріс пішімі арнайы пішімдерді немесе
АқиқатЖалған, ИәЖоқ, немесе ҚосуӨшіру – үш құрамдастардың бірін
қолдануға мүмкіндік береді. Мұнда Ақиқат, Иә және Қосу – True логикалық
мәнінде, ал Жалған, Жоқ және Өшіру - False логикалық мәніне эквивалентті.
Егер біз құрамдас пішімді таңдап, сосын эквивалентті логикалық мәнді
енгізсек, онда енгізілген мән таңдалынған пішімде бейнеленеді. Мысалы, егер
True немесе Қосу мәні Өріс пішімі қасиетінде көрсетілген ИәЖоқ үшін Өріс
типінің басқару элементіне енгізілсе, онда енгізілген мән Иә-ға автоматты
түрленеді.
Кез келген ұзындықтағы мәтіндік өрістер
Кез келген ұзындықтағы мәтіндік өрістер (МЕМО өрісі) қарапайым мәтіндік
өрістегідей мәліметтер типінен тұруы мүмкін. Бұл өрістің арасындағы
айырмашылық – МЕМО мөлшері 255 символмен ғана шектелмей 65535 символдан
тұруы мүмкін.
OLE объекті өрісі
MS Access кестелерде бейнелерді және басқа екі еселенген мәліметтерді
(мысалы, MS Excel электрондық кестесі, MS Word құжаты, сурет, дыбыстық
жазба) сақтайды. OLE объектісінің өрісі мәліметтер типі осыған арналған.
Бұл мәліметтер типінің өрісіне енгізе алатын мәліметтер көлемі 1
Гигабайттан аспайды.
Гиперсілтеме өрісі
Бұл типтің өрісі әріптер мен цифрлардан тұратын жолдарды сақтау үшін және
гиперсілтеме адресін көрсетуге арналған. Гиперсілтеме адресі ең көп дегенде
үш бөліктен тұрады:
Гиперсілтеме өрісінің Сипаттама
бөлігі
Мәтін Өрісте немесе басқару элементінде шығатын мәтін
Адрес Файлға (UNC жолының пішімінде) немесе бетке
(URL адресі) бару
Қосымша адрес Файлдың немесе беттің ішінде ығысу
Ауыстыру шеберінің мәліметтер типі
Бұл типті таңдау, тұрақты мәндер немесе басқа кестедегі мәндер жиынынан
тұратын, ашылған тізімнен мәндерді таңдайтын өрістерді жасау үшін арналған
ауыстырымдылық ретінде қолданылатын (әдетте 4 байт) түйінді өріс мөлшерімен
сәйкес келеді.
Бастапқы кілт
Бастапқы кілт жазбаны бірмәнді ұқсататын информациядан тұрады. Егер MS
Access қолданатын стандартты тәсіл бізді қанағаттандырмай, бастапқы кілтті
өзіміз жеке орнықтырғымыз келсе, бастапқы кілт ретінде қолдануға болатын
өрісті таңдаймыз. Әрі қарай “Кестелердің конструкторы” саймандар қатарында
Кілттік өріс батырмасын шертеміз. Таңдалған өрістің маркілі аймағында
кілт бейнесімен пиктограмма пайда болады.
Шебер көмегімен кестенің құрылуы
MS Access бізге қажетті прототип ретінде біз қолдана алатын бірқатар
кестелерден тұрады. Шеберді қолданған кезде біз тек қана кестені құратын
уақытты үнемдеп қоймай, кесте өрістерінің стандартты аттары мен
мәліметтерінің типтерін қамтамасыз ете аламыз. Кестені жасауға арналған
шеберді шақыру үшін “Жаңа кесте” сұхбаттасу терезесінде Кесте шебері
опциясын таңдап, ОК батырмасын шертеміз. Экранда 14–суретте көрсетілгендей
сұхбаттасу терезесі ашылады.
14 - cурет Кесте шеберінің құрылуы
Алдымен бізге Кесте үлгілері тізімінен өзіміз жасағымыз келген кестеге
ұқсас кестенің прототипін таңдау керек, одан кейін Өріс үлгілері тізімінен
кестенің өрісін таңдап, оларды Жаңа кесте өрістері тізіміне орналастырамыз.
Өрістерді таңдау үшін Өріс үлгілері тізімінің оң жағында орналасқан
бағыттауыш батырмаларды қолданамыз:
Батырма Қызметі
Өріс үлгілері тізімінен ерекшеленген өріс құрылғалы жатқан
кестенің өрістер тізіміне қосылады.
Өріс үлгілері тізіміндегі барлық өрістер құрылғалы жатқан кестенің
өрістер тізіміне қосылады.
Құрылғалы жатқан кестенің өрістер тізімінен Жаңа кестенің өрісі
тізімінде ерекшеленген өріс жойылады.
Жаңа кестенің өрісі тізіміндегі барлық элементтер жойылады.
Өріс атын өзгерту батырмасын қолданып, қажет кезінде Жаңа кестенің өрісі
тізімінен таңдалған кез келген өрістердің атын өзгертуге болады. Құрылатын
кестенің өрістер тізімін қалыптастырып алып, Әрі қарай батырмасын шертеміз.
Кестені жасаудың келесі қадамында кестенің атын беруге болады және
түйінді сөзді анықтаймыз. Шебер ат қою кезінде өзінің нұсқасын ұсынады, оны
біз Tab пернесін шерту арқылы қабылдаймыз. Егер біз кестеге қандай да бір
басқа атты меншіктегіміз келсе, оны мәтіндік өріске енгіземіз.
Енді кесте үшін бастапқы кілт автоматты таңдауды шеберге нұсқап, келесі
сұхбаттасу терезесіне көшу үшін Әрі қарай батырмасын шертуге болады. Егер
өзіміздің мәліметтеріміздің қорында бұрын жасалған кесте бар болса, үшінші
қадамда шебер жасалған кестені бұрынғы жасалғанмен байланыстыруға
көмектеседі. Ол үшін жасалған кестені мәліметтер қорының бар кестелерімен
байланыстыру үшін кестенің мәліметтер қорындағы тізімінде бар
байланыстырғымыз келген кестені таңдап, Байланыстар батырмасын
шертеміз. “Байланыстар” сұхбаттасу терезесінде жасалатын байланыс типін
көрсетеміз.
Біз MS Access-ке кестені жасауға арналған барлық қажетті информацияны
көрсеттік. Келесі қадамда біз алдағы жұмысымыздың режимін көрсетеміз:
• Кестенің құрылымын өзгерту – шебер жұмысты аяқтаған соң экранда
кестенің жасалған құрылымының мүмкін модификациясы үшін конструктор режимі
ашылады;
• Кестеге мәліметтерді тікелей енгізу – шебер жұмысты аяқтаған соң
экранда кестеге мәліметтерді енгізуді бастауға мүмкіндік беретін кесте
режимі ашылады;
• Кестеге мәліметтерді шебер жасаған пішін көмегімен енгізу – шебер
жұмысты аяқтаған соң экранда жасалған кестеге информацияны енгізудің
экрандық пішіні ашылады. Керекті режимді орнықтырып, Дайын батырмасын
шертеміз. Бұл қадаммен шеберді кестені қалыптастыруға жіберуге болады. Бұл
процесс аяқталған соң өзіміз таңдаған опциядан тәуелсіз, экранда кестенің
Конструкторы терезесі, кестенің Қарау терезесі немесе кестеге мәліметтерді
енгізудің экрандық пішіні ашылады.
Кесте режимінде кестелердің құрылуы
Қорыта келе, біз кестені жасаудың қарапайым әрі көрнекі тәсілін
қарастырамыз:
1. Мәліметтер қорының терезесінде “Кестелер” категориясын жандандырып,
Жасау батырмасын шертеміз.
2. “Жаңа кесте” сұхбаттасу терезесінде нұсқалар тізімінен Кесте режимі
мәнін таңдап, ОК батырмасын шертеміз. Осы әрекеттердің нәтижесінде келісім
бойынша жасалған кестеден тұратын “Кесте” сұхбаттасу терезесі ашылады
(сурет 15). Бұл кесте 10 баған мен 20 жолдан тұрады, бастама үшін бұлар
жеткілікті. Осы кестені сақтағаннан кейін өзімізге керекті баған мен
қатарды қосуымызға болады.
3. ФайлСақтау командасын орындап немесе саймандар қатарында Сақтау
батырмасын шертіп, кестені сақтаймыз. Ашық “Сақталу” сұхбаттасу терезесінде
кестеге ат беріп, ОК батырмасын шертеміз.
4. Кесте үшін бастапқы кілтті жасаудың қажеттігі туралы сұрауға Иә
батырмасын шертеміз, MS Access артық баған мен жолдарды жойып, кесте
жасайды.
5. Енді MS Access әрбір өріске сәйкесінше мәліметтер типін таңдағанына
көзімізді жеткіздік. Ол үшін ТүрКонструктор командасын орындап, кесте
конструкторының терезесіне көшеміз. Егер бізге кестенің құрылымы ұнамаса,
тиісті өзгертулер енгіземіз. Кестені жасау аяқталды. Конструктор және кесте
режимдері арасында ауыстырып қосудың альтернативті тәсілі ретінде Түр
батырмасын пайдалануға болады.
15 - cурет Кесте сұхбаттасу терезесі
5 Индекстер
МҚБЖ-не қойылатын негізгі талаптардың бірі – үлкен көлемді информацияның
ішінен қажетті жазбаны жылдам іздеу мүмкіндігі болып табылады. Индекстер –
кестедегі мәліметтерді, индексі жоқ кестелермен салыстырғанда іздеуді
едәуір шапшаңдататын тиімді құрал. Индексте қолданылатын өрістер санына
тәуелді қарапайым және құрамды индекстер деп ажыратылады.
MS Access-те индекстің еркін санын жасауға мүмкіндік бар. Индекстер
кестенің макетін сақтау кезінде жасалады және жазбаларды енгізу мен өзгерту
кезінде автоматты жаңаланады. Біз кез келген уақытта кестенің конструкторы
терезесінде керекті жаңа индекстерді қосып, не керек еместерін жоюымызға
болады.
MS Access-те индекстердің бірегейлігіне қойылатын талап міндетті емес.
Тиісті информацияны іздеуді шапшаңдату үшін бірегей емес индекстер
қолданылуы мүмкін.
Индекстердің басты ерекшелігі – индекстерді бастапқы кілтті жасау үшін
қолдануымызға болады. Бастапқы кілттер автоматты индекстеледі. Осы жағдайда
индекстер бірегей болуы тиіс. Бұл тек бір индексті өрістен тұратын кесте
үшін осы өрістің мәндері бірегей болатындығын білдіреді. Құрамды индекстер
үшін индексті өрістердің әрқайсысындағы шамалар қайталанатын мәндер болуы
мүмкін. Алайда индексті өрнек бірегей болуы тиіс.
Құрамды индекстердің құрылуы
Бірнеше өрістерден тұратын индекстерді индекстер терезесінде анықтау
қажет.
1. Конструктор терезесінде құрамды индекс жасайтын кестені ашамыз. Ол
үшін мәліметтер қорының терезесінде анықтау қажет. Ол үшін мәліметтер
қорының терезесінде нұсқағышты осы кестеге апарып, Конструктор
батырмасын шертеміз.
2. Саймандар қатарында Индекстер батырмасын шертеміз. Экранда
“Индекстер” сұхбаттасу терезесі ашылады. Ашылған сұхбаттасу терезесінде
индекс бағанының бірінші бос өрісінде индекс атын енгіземіз. Индекстің аты
ретінде индекске қосылған өрістердің бірінің атын немесе кез келген мүмкін
болатын атты қолданамыз.
3. Сол жолдың Өрістің аты бағанында тізімнің ашылуы батырмасын шертіп,
индекстің бірінші өрісін таңдаймыз.
4. Келесі жолдың Өрістің аты бағанында индекстің келесі өрісінің атын
таңдаймыз. (Бұл жолда индекс бағанының өрісін бос қалдырған дұрыс). Осы
сияқты индекстің қалған өрістерін де анықтаймыз. Индекс 10 өріске дейін
қосады. Индекс үшін өрістерді таңдап болған соң, сұхбаттасу терезесінің
тақырып жолында орналасқан терезенің жабылуы батырмасын шертеміз.
Келісім бойынша Өсуі бойынша сұрыптау реті беріледі. Кемуі бойынша нақты
өрісті сұрыптау үшін Сұрыптау реті бағанында Кемуі бойынша мәні таңдалған
өріс жолдарымен таңдаймыз.
Көпкестелі мәліметтер қорын жобалаудың ерекшеліктері
Іс жүзінде көпкестелі мәліметтер қорымен жұмыс істеуге тура келеді.
Сондықтан жасалатын қосымша мәліметтер құрылымын жобалау мен кестелер
арасындағы мәліметтерді тиімді етіп бөліктеу мәселелері ерекше мәндерге ие.
6 Кестелер арасында байланыс орнату
Мәліметтер қоры көп кестелерден тұруы мүмкін; олардағы барлық мәліметтер
толық пайдалана алатындай болуы үшін, кестелер арасында байланыс орнатылуы
керек. Байланыс орнатылғаннан кейін қордағы кестелер бір кестедей жұмыс
істеуге мүмкіндік береді.
Байланыс сәйкес өрістер арқылы орнатылады. Көбінесе бір кестенің алғашқы
кілтімен басқа кестенің оған сәйкес өрісі арасында орнатылады. Сәйкес
өрістерде бірдей информация болады, бірақ олардың аттары бірдей болмауы
мүмкін.
Қордың кестелері бір сызба бойынша байланысады (cурет 16). Егер ол
сызбаны өзгерту керек болса, оны жойып, жаңа сызба құрастыру керек.
16 - cурет Кестелер арасындағы байланыстар
Кілттік өрістегі жазулар қайталанбайтын болуы тиіс; ондағы жазу тек бір
жатық жолды ғана анықтайды. MS Access өзі кілттік өрісті құрастыра алады,
мысалы Санауыш.
Кестелер арасындағы байланыстар мынадай типтерге жатуы мүмкін:
“Бірде-бір”(1-1) қатысы. Бұл қатыс бір кестедегі әрбір жазба басқа
кестедегі тек бір ғана жазбаға сәйкес екенін білдіреді.
“Бірдің-көпке” (1-() қатысы. Бұл қатыс бір кестедегі әрбір жазба басқа
кестедегі көп жазбаға сәйкес екенін білдіреді. Мәліметтерді иерархиялық
ұйымдастыру кезінде “Бірдің-көпке” қатысы ең ортағы болып табылады.
“Көптің-бірге” ((-1) қатысы. Бұл қатыс “бірдің-көпке” қатысына ұқсас.
Мұнда бір кестедегі көп жазба басқа кестедегі тек бір ғана жазбаға сәйкес
екенін білдіреді.
“Көптің-көпке” ((-() қатысы. Аталмыш қатыс екі кесте арасында мынадай
жағдайларда туындайды:
• Бірінші кестедегі бір жазба екінші кестедегі бірнеше жазбамен
байланысуы
мүмкін;
• Екінші кестедегі бір жазба бірінші кестедегі бірнеше жазбамен
байланысуы
мүмкін.
“Мәліметтер сызбасы” сұхбаттасу терезесі
Кестелер арасындағы байланыстың құрылуы “Мәліметтер сызбасы” сұхбаттасу
терезесінде жүзеге асырылады. Кестелер арасындағы байланыстарды анықтау
үшін келесі әрекеттерді орындау керек:
1. СервисМәліметтер сызбасы командасын орындап немесе саймандар
қатарында Мәліметтер қоры батырмасын басып, “Мәліметтер сызбасы”
сұхбаттасу терезесін ашамыз.
2. Бұл сұхбаттасу терезеге байланысқан екі терезені бірізділікпен
қосамыз. Ол үшін БайланыстарКестені қосу командасын орындаймыз немесе
саймандар қатарында Кестені бейнелеу батырмасын шертеміз. Экранда
“Кестенің қосылуы” сұхбаттасу терезесі ашылады.
1. Кестелер тізімінде бірінші қосылған кестені ерекшелеп алып, Қосу
батырмасын шертеміз. Содан кейін екінші қосылатын кестені таңдап, Қосу
батырмасын шертеміз. Бұдан соң “Кестенің қосылуы” сұхбаттасу терезесін жабу
үшін Жабу батырмасын шертеміз. “Мәліметтер сызбасы” сұхбаттасу терезесінде
байланысатын екі кесте пайда болады.
2. Кестелерді байланыстыру үшін бірінші байланысатын кестедегі өрісті
таңдап, оны маустың көмегімен екінші кестенің сәйкес өрісіне апарамыз.
Бірнеше өрістерді бірден байланыстыру үшін Ctrl пернесін басып тұрып, осы
өрістерді таңдап, ерекшеленген өрістер тобын екінші кестеге жылжытамыз. Көп
жағдайда бір кестенің түйінді өрісін (қарайтылған қаріптер өрістер
тізімінде көрсетілген) екінші кестедегі сыртқы кілттің (көбінесе сондай аты
бар) сәйкес өрісімен байланыстырады. Байланысқан өрістердің аттарын бірдей
болуы міндетті емес, алайда олардың мәліметтерінің типі бірдей болып,
мазмұны бір типтен тұруы тиіс. Сонымен қатар Сандық типінің өрісінің
байланысатын өрістері Өрістің мөлшері қасиетінің мәнімен бірдей болуы
керек.
Экранда “Байланыстардың өзгертілуі” сұхбаттасу терезесі ашылады. Бұл
сұхбаттасу терезеде бағандарда тұрған, байланысатын өріс аттарының
дұрыстығын тексереміз. Қажет кезінде өрістің басқа аттарын таңдап, Жасау
батырмасын шертеміз. Жасалатын байланыстар типі байланыстарды анықтауда
көрсетілген өрістерге тәуелді:
• “Бірдің-көпке” қатысы - өрістердің біреуі ғана түйінді болса немесе
оның
бірегей индексі бар болған жағдайда ғана жасалады;
• “Бірдің-бірге” қатысы – байланысатын өрістердің бәрі түйінді болса
немесе
оның берегей индексі бар болған жағдайда жасалады;
• “Көптің-көпке” қатысымен байланыс екі байланысты “бірдің-көпке”
қатысымен үшінші кесте арқылы көрсетеді, оның кілті ең болмағанда, екі
басқа кестелерде сыртқы кілттің өрістері болып табылатын екі өрістен
тұрады;
“Мәліметтер сызбасы” сұхбаттасу терезесінде түйінді емес (немесе бірегей
индексі жоқ) өрісті басқа түйінді емес (немесе бірегей индексі жоқ) өріске
көшіргенде анықталмаған қатыс жасалады. Анықталмаған қатысы бар кестелерден
тұратын сұрауларда MS Access келісім бойынша кестелер арасында бірігу
сызығын жасайды, бірақ мәліметтер тұтастығының шарттары бұл кезде
сүйемелденбейді және кез келген кестеде жазбалардың бірегейлігіне кепілдеме
берілмейді. “Мәліметтер сызбасы” сұхбаттасу терезесінде тек кестелер
арасында байланыстарды жасап қоймай, келесі әрекеттерді де орындауға
болады:
• Кесте құрылымын өзгерту;
• Бар байланысты өзгерту;
• Байланысты жою;
• “Мәліметтер сызбасы” сұхбаттасу терезесінде кестені жою;
• Экранға барлық бар байланыстарды немесе байланыстарды тек нақты
кестелер үшін шығару;
• Мәліметтер тұтастығының шарттарын бермей-ақ сұраулар үшін
байланыстарды анықтау.
Кестенің пішімін өзгерту
Кестенің сыртқы түрін өзгерту үшін кесте режимінде тұрып, ПішімКесте
режимін таңдаймыз. Нәтижесінде “Кестенің форматы” (сурет 17) сұхбаттасу
терезесі ашылады. Осы сұхбаттасу терезесінің көмегімен кестенің бейнелеу
пішімін толығымен орнықтырамыз (“Безендіру” бөлімі), тордың сызықтарын
қосып, жоямыз.
17 - cурет Кестенің пішімі сұхбаттасу терезесі
Мәліметтерді сұрыптау
Кестеге мәліметтер кез келген ретте енгізіледі. Мұндай мәліметтерді көру
қиын. Мәліметтерді ретке келтіру үшін мәліметтер қорында сұрыптау ұғымы
пайдаланылады.
Біз жазбаны кез келген өрісте сұрыптай аламыз – бұл жазбалардың реті
берілген өрісте сақталған мәндердің шамаларына сәйкес орнықтырылатынын
білдіреді. Сұрыптайтын өрісті таңдап алған соң бағанды ерекшелеп,
ЖазбаларСұрыптау командасын орындаймыз, сосын Өсуі бойынша сұрыптау
немесе Кемуі бойынша сұрыптау опциясын таңдаймыз. Сұрыптау командасын
жіберетін ең оңай тәсіл саймандар қатарындағы сәйкес батырманы басу.
Сүзгінің қолданылуы
Мәліметтер қорында сүзгімен жұмыс істегенде сүзгі берілген белгімен
анықталатын мәндерді ғана көру үшін қолданылады.
Кестемен жұмыс істегенде кез келген режимде саймандар қатарының
батырмаларын және меню командаларын қолдана отырып, сүзгіні құруға болады.
Қазір сүзгіні орнықтыру үшін қолданылатын саймандар қатарының үш
батырмасына және оларға сәйкес меню командаларына тоқталамыз:
Батырма Команда Қызметі
ЖазбаларСүзгі Берілген бағанның ерекшеленген мәндері
Ерекшелену бойынша бойынша мәліметтерді сүзгілеуді орындайды
сүзгі
ЖазбаларСүзгі Сүзгіден өткізудің белгісін беру үшін
Сүзгіні өзгерту сұхбаттасу терезесін жапсырмасымен ашады
Сүзгіні қолдану Сүзгіні қолдану және алып тастау күйлерін
Сүзгіні жою ауыстырып қосады
ЖазбаларСүзгі командасын қарастырайық. Ол төрт түрлі сүзгіден тұрады:
Сүзгіні өзгерту, ерекшелену бойынша сүзгі, ерекшелеуді алып тастау және
еңейтілген сүзгі. Бұл сүзгілердің қолдануларын қарастырайық.
Сүзгіден жазбаларды алып тастау
Біз мәліметтерді қосудың орнына алып тастап, жазбаларды сүзгіден
өткізе аламыз. Ол үшін:
1. Сүзгіден өткізгіміз келген кестені ашамыз.
2. Белгі қызметін атқаратын мәндерді таңдаймыз.
3. Таңдалынған орынды маустың оң батырмасымен басамыз. Контекстік меню
пайда болады.
4. Контекстік менюден Ерекшеленуді алып тастау (cурет 18) командасын
таңдаймыз.
18 - cурет Контекстік меню көмегімен сүзгіден өткізу
7 Сұрау көмегімен кестеден мәліметтерді таңдау
Мәліметтер қорына қатысты берілетін сұрақтар сұрау деп аталады.
MS Access-те сұрауды қалыптастыру үшін сұрау конструкторы мен MS Access
тілінің SELECT нұсқауы қолданылады.
Сұрау – бір уақытта бірнеше кестелерден мәліметтерді таңдауға ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz