Құжаттың құрастырылған немесе шығарылған орны

Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 47 бет
Таңдаулыға:

Мазмұны

Кiрiспе2

1. Бөлiм. Құжат түсiнiгi, түрлерi және деректемелерi4

1. 1 Құжат түсiнiгi және оның маңызы4

1. 2 Құжаттың түрлерi. 6

1. 3 Құжаттың деректемелерi14

2. Бөлiм. Бостандық ауданының салық комитетiнiң құжат жүргiзiлуi32

2. 1 Бостандық ауданының салық комитетiнiң құрылымы мен мiндеттерi32

2. 2 Салық комитетiнiң қызметтерi мен құқықтары. 33

2. 3 Салық комитетiнiң жұмысын ұйымдастыру және комитет мүлкi35

2. 4 Бостандық ауданының салық комитетiнiң iс жүргiзiлуi мен фирмалық iс қағаздары мен мөрлерiн пайдалану36

2. 5 Бостандық ауданының салық комитетiнiң кiрiс, шығыс, құжаттарын қабылда, өңдеу және дайындауға қойылатын талаптар40

Қорытынды54

Қолданылған әдебиеттер тiзiмi57

Кiрiспе

ХХI ғасырға тәуелсiз ел ретiнде енген республикамыздың әлеуметтiк, экономикалық, мәдени өмiрiнде үлкен өзгерiстер болып жатыр.

Солардың бiрi қазақ тiлiнiң мемлекеттiк тiл ретiнде қызмет етуiнiң алғы шарттарының бiрi - оның қоғамдық өмiрдiң әр алуан саласында қызмет етуi және соған орай iс қағаз құжаттарының қазақша жүргiзiлуi. Құжаттардың тiлi бiр жүйеге түспей, стильдiк жағынан қалыптаспай, барлық құрылымдағы iс құжаттары қазақ тiлiнде жүргiзiлмей қолданыс аясы, қызмет қарымы өрiсiн кеңейте алмайды.

Қалай десекте, республикада мемлекеттiк органдарда iс қағазын мемлекеттiк тiлде жүргiзуге бет бұрды.

Ал осы ретте мемлекеттiк және мемлекеттiк емес органдарда, мекемелерде, ұйымдар мен кәсiпорындарда мемлекеттiк тiлде iс жүргiзу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда құжат қызметi мен айналымын iске асыру - бүгiнгi таңда өткiр тұрған мәселе.

Менiң дипломдық тақырыбымның аты - «құжаттың қызметi» болып табылады.

Қазiргi нарық заманында көпшiлiк күнделiктi өмiрде бетпе - бет кездесiп отыратын әр түрлi құжаттарды толтырудың үлгiлерi ғылыми тұрғыдағы түсiнiктерi берiлген. Яғни, құжат қоғам өмiрiнде үлкен қызмет атқарады. Әсiресе iс қағаздардың саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Менiң ойымша қоғам өмiрiнде құжатсыз ешқандай жұмыстың қазiргi кезде шешiмi жоқ. Сондықтан қандай да мекемеде, мемлекеттiк органдарда, ұйымдарда құжаттың қызметi әсiресе iс қағаздардың оған: хат алысу, ақпарат, қызмет көрсету, шығарылған түрлi шешiмдер, телефонхат сияқты құжаттар арқылы iске асады. Үкiметтiң басқару iстерi жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргiзiледi.

Құжаттың қызметi - деген түсiнiкке менiң өз ойыма келетiн болсам, яғни кез - келген мекеменiң қызметiн, әрекетiн көрсететiн құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, мекеме iшiнде дайындалған құжаттармен жұмыс та, сырттан келген құжаттармен жұмыс та, сондай - ақ оларды қабылдау, тiркеу, ол бойынша жұмыс

iстеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, архивке дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кiредi.

Адам өмiрi құжаттрамен тiкелей байланысты.

Мен өндiрiстiк практиканы Алматы қаласы Бастандық ауданының салық комитетiнде өттiм. Өндiрiстiк практика барысында менiң мамандығым бойынша, яғни “басқаруды құжатпен қамту” деген мамандық бойынша салық комитетiнде бiрiншi рет өтiлiп отыр. Менiң ойымша мұндай мамандықпен бiтiрген мамандық иелерi iс қағаз құжаттарын толтыруды, яғни барлық құжат қызметiн атқаруда өте маңызды орында болып отыр. Онда жүргiзiлген құжаттардың белгiлi бiр өзiне лайықты қызметi бар. Яғни, құжаттар фактiлердi, оқиғаларды, қоғам өмiрiнiң құбылыстарын дәлелдейтiн айғақ қызметiн де атқарады. Осы мамандықпен мамандық иелерiнiң ең маңызды мақсаты iс қағаздарын жазудағы, оның стандарт нұсқаларын қалыптастырудағы өркениеттi елдер тәжiрбиесiне сүйене отырып, өз мемлекеттерiнiң заңдылықтарын сақтап, өз мүмкiншiлiгiн сарқа пайдалана отырып ұлттық iс қағаз құжаттарын қалыптастыруда келешекте алдыңғы орындардың бiрiнде боламыз деген ойдамын.

1. Бөлiм. Құжат түсiнiгi, түрлерi және деректемелерi

1. 1 Құжат түсiнiгi және оның маңызы

«Құжат» - латын тiлiнде «куәлiк», «дәлелдеу тәсiлi» деген мағына бередi . Бүгiнгi қолданыста оның негiзгi үш мағынасы бар.

Қандайда бiр фактiнi не бiр нәрсеге деген құқықты растайтын iс қағазы;
Жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат

(төлқұжат) ;

Бiр нәрсе туралы жазбаша куәлiк (мысалы ескi грамоталар) ;

Құжаттану ұғымының бiрнеше бағыттары бар, бiрақ бұл бағыттардың бiреу де жалпы түрде қабылданған емес, яғни алдағы уақытта әлi де болса бұл бағыт зерттеледi. Құжат деген ұғымның өзi толық қалыптасқан жоқ. Құжаттанудеген ұғым көп аспектiлi және iшкi құрылымында жан - жақты құжаттың бiрнеше бағытын қамтиды. Сондықтан әлi де болса құжат ұғымына және құжаттың ұғымына бiр тұтас көзқарас қалыптасқан жоқ. Қазiргi кезеңде қалыптасқан термин бойынша құжаттану құжат туралы және құжаттың камуникативтiк атқаратын жұмыс туралы, қызмет турал ғылым. Бұл арнайы ғылыми пән құжаттың заңдылық түрде құрылымын оның табиғатын, оның атқаратын рөлiн, құрылым принциптерiн және олардың методикасын зерттейтiн пән. Құжат ақпараттың дерегi ретiнде және әлеуметтiк камуникативтiк ерекшелiгiмен бiрге зерттейдi, яғни құжат және құжаттық камуникативтiк адамдардың атқаратын функционалдық жұмысына бағытталған ғылым болып саналады және ол комплекстi жан - жақты қалыптасқан пән, яғни құжаттың тарихи маңыздылығын, қазiргi кезеңдегi рөлiн және алдағы уақытта болатын өзгерiстерiн зерттейтiн құжаттарды жариялау, пайдалану тағы сол сияқты. Құжат туралы ерекшелiктердi зерттейдi, яғни ақпарат және құжат деген ұғым бiр - бiрiмен тығыз байланысты себебi ақпарат құжаттың негiзi.

Кәсiпорынды басқару - мәлiметтердi қабылдап алу және өңдеу, шешiм қабылдап оны орындау сияқты белгiлi бiр дәрежедегi ақпараттық процесс болып табылады. Дұрыс шешiм қабылдау үшiн толық түрдегi жедел және ақиқат мәлiметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруi тиiс. Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемiмен ғана емес, сонымен бiрге оның мәндi де басты мәселелерiн көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптiгi оны өңдеудi талап етедi . Оның маңызды, жедел орындауды қажет ететiн жақтарын айқындап, оны қабылдап түсiнуге ыңғайлы күйге түсiрудi керек етедi. Осы жұмыстың бәрiн құжаттанушы атқаруы тиiс. Құжаттың сапасы, оның толықтығы, оралымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-ақ оның ықшамдылығы мен, көрнекiлiгiмен және қолайлығымен айқындалады.

Сондықтан құжаттар тiкелей қатынас жасаумен тиiмдi ұштастырыла жүргiзiлсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар iс-әрекеттiң табысты болуына жағдай жасайды. Сонымен қатар құжат - хабар мәлiметтiң қайнар көзi және таратушысы, заң арқылы қорғалатын iстi белгiлеудiң тәсiлi де болып табылады. Басқарудың құралы ретiнде құжаттар жоспарлауда,

қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлiк есептеу мен есеп беруде, оперативтi басқаруда, ұйымның қызметiн кадрлық жағынан қамтамасыз етуде тағы басқа қолданылады. Құжаттарда мемлекеттiк құрылым белгiленедi, олар мекемелер, ұйымдар, кәсiпорындар және азаматтар арасындағы қатынастар үшiн қызмет етедi.

Материалданған (құжат түрiндегi) заңды күшi бар мәлiметтер төрелiк сотта бизнес бойынша әрiптестерiмен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай бiр фактiнiң негiзгi дәлелi ретiнде қызмет етедi.

Кәсiпорынның не ұйымның құжаттары белгiлi бiр мәдени - тарихи құндылыққа ие, мемлекеттiң архив қорының бөлiгi болып табылады, сондықтан олар мемлекеттiк архивтерге тапсырылуы тиiс.

Құжат толтырудың бiртұтас ережесiн Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келiсiм министрлiгiнiң архивтер мен құжаттарды басқару комитетi белгiлейдi. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетi бекiткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы кәсiпорындар, мекемелер мен ұйымдар құжат толтыруды басқару және құжат жүргiзудiң негiзгi ережелерi» деп аталатын № 562 қаулысы болып табылады.

«Ережелерде» құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған.

1. 2 Құжаттың түрлерi .

Iс қағаздарының түрлерi өте көп, олардың негiзгi түрлерiн мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметiне, формасына тағы басқа ерекшелiктерiне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердiң iс жүргiзу барысында негiзгi орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай ұйымдық- өкiлеттiк құжаттар деп алып, оларды iштей бiрнеше топқа топтауға болады. Сондай -ақ құжаттардың мазмұны мен қызметiне қарай жеке адамға қатысты және қызметтiк iс қағаздары деп екiге бөлiнедi. Ал жасалу орнына қарай мекменiң iшкi iс қағаздары болып бөлiнедi. Шығу, жасалу сатысына қарай түпнұсқалық және көшiрмелiк болып бөлiнедi. Алқалық ұйымдардың құжаттары iс қағаздарының бiр түрi ретiнде қаралады.

Ендi осы топтардың әр қайсысына жеке-жеке тоқталайық

Ұйымдық - өкiлеттiк құжаттар iштей ұйымдық, өкiлеттiк және анықтама - ақпараттық болып үшке бөлiнедi.

Ұйымдық құжаттарға мекеменiң ұйымдастырылуына, құрылуына қатысты құжаттар, басқару ақпараттық құрылымы, құрамы, штат кестесi, iшкi жүйе тәртiбi құрылымдық бөлiмшелер жағдайы, мiндеттер, жарғы, ереже, нұсқау басқа құжаттар жатады.

Мекеме мемлекеттiк тiркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып саналады. Тiркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тiркейтiн Мемлекеттiк реестрге алынады.

Ұйымдық - құқықтық әрекетiне қарай мекеменiң ұйымдық құжаттарына - мекеме жарғысы; құрылтайшылар келiсiмi және жарғы; коммерциялық емес ұйымдарда жалпы ережелер жатады.

Мекеме жарғысы белгiленген тәртiп бойынша бекiтiледi. Жарғыда мекеменiң iс-әрекетi, негiзгi бағыты, басқа бiрлестiктер, жеке, заңды тұлғалармен қарым - қатынасы, құқықтары мен мiндеттерi жазылады. Жарғы мекеменiң ұйымдық- құқықтығын, оның атын, мекен - жайын, басқару органын, бақылаушыларын, мекеменiң қайта құрылуын, iсiн тоқтатуын реттейдi, растайды.

Құрылтайшылардың келiсiм-шарттары мекеменiң көздеген мақсатын, принциптерiн, басқару органының құрамы мен мүмкiндктерiн, келiсiм - шарт уақытын белгiлейдi.

Жарғы негiзiнде мекеменiң құрылымдық жүйесi мен жұмысшылар саны анықталады. Штат кестесiнде қызметтiк атаулар мен еңбекақылар көрсетедi.

Мекеменiң бiрнеше құрылымдық бөлiмдерi болған жағдайда құрылымдық бөлiмшелердiң құқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершiлiк мiндеттерiн, қызметтерiн белгiлейтiн бағыттағы Ереже жасалады. Жұмысшылардың еңбегiн ұйымдастыру мекеме әкiмшiлiгiнiң мiндеттерiне жатады және ол iшкi тәртiп ережелерiнен көрiнiс табады. Мекеменiң өзiндiк әрекетi мен қызметтiк бағыты негiзiнде бұл құжат Iшкi тәртiп ережелерiнiң типтiк үлгiсiн басшылыққа ала отыра жасалады.

Iшкi тәртiп ережесiнiң текстiн мекеме әкiмшiлiгi кәсiподақ қызметкерлерiмен бiрлесе отырып жазады, және ол еңбек ұжымында өткiзiлетiн жалпы мәжiлiсте талқыланады, соңынан мекеме жетекшiсi бекiтедi.

Кейбiр мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады. Онда қызметкерлердiң мекеме мен жұмыс барысындағы құқықтық қарым - қатынасын, мекеме жетекшiсi мен қызметкердiң құқықтық қарым-қатнастары және тағы басқа мәселелер жазылады. Қызметтiк нұсқаулар мекеме қызметкерлерiнiң құқықтарымен мiндеттерiн айқындайды.

Өкiлеттiк құжаттарға мекеменiң қызметтiк iс-әрекеттерiне және қызметкерлерiне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бiрлестiк жетекшiсi қол қояды. Бұйрықтарда ұйымның, өндiрiстiк - шаруашылық және маңызды бағыттағы мәселелерi жазылады. Сондықтан оларды безендiруде, сақтауда нақтылы талаптар қойылады.

Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толық болуы тиiс және оның безендiрiлуi мен оған қол қойылуы белгiленген тәртiп бойынша жүргiзiледi.

Бұйрыққа қол қойылған соң, ол тiркеуге алынады түпнұсқасы немесе оның көшiрмесi я үзiндiсi бұйрықты орындаушыларға берiледi және оларға бақылау жасалады.

Бұйрықты безендiрудiң ең маңызды бөлiгi - оның мәтiнi. Бұйрық мәтiнi өкiлеттiк бөлiмдерден құралып, «БҰЙЫРАМЫН» деген сөзден берiледi және жеке жолға жазылады.

Орындалуы мiндеттi бұл өкiлеттiк құжат мәтiнi нақты, түсiнiктi, қысқа жазылады. Онда iс-әрекеттiң орындалу мерзiмi, орындаушының аты - жөнi көрсетiледi. Бұйрықта түсiнiксiз сөз орамдары мен сөйлемдер болмауы керек.

Егер бұйрық бiрнеше iс-әрекеттiң орындалуына негiзделген болса, мәтiннiң өкiлеттiк бөлiгi пунктерге бөлiнедi және олар араб цифрларымен белгiленiп азат жолдан басталып жазылады.

Бұйрықта iс- әрекеттi орындаушы көрсетiлсе, онда оның аты- жөнi, фамилиясы, қызметi толық жазылуы тиiс.

Бұйрықтың орындалуы үнемi iске асып отыруды қажет ететiн жағдайда, орындалу уақытына шек қойылмайды яғни мерзiмi көрсетiлмейдi. Бұйрықтың соңында жауапты адамның аты-жөнi, фамилиясы жазылады.

Бұйрықтың соңғы пунктiнде оны орындауға мiндеттi және жауапты тұлғаның қызметi көрсетiледi.

Өкiлеттiк құжат мәтiндерiнiң тақырыптары

« . . . туралы », « . . . жөнiнде », « . . . жайында » деген сияқты шылаулармен келген сөз тiркестерiнен тұрады. Тақырып аттары мейлiнше қысқа, нақты, « не туралы ? » деген сұрақтарға жауап беретiндей сөз тiркестерiнен құралады. Мысалы: « . . . өзгерiс енгiзу туралы », « . . . қайта қарау жөнiнде », « . . . шаралар қолдану жайында », « . . . қорытындысы жөнiнде » тағы басқа жазылады.

Ұйымдық -өкiлеттiк құжаттардың көп кездесетiн түрiне анықтама - ақпараттық құжаттар жатады. Олар: хат, жедел хат, телефонхат, түсiнiктеме, мәлiмхат, акт, анықтама және тағы басқа қызметтiк хаттар. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандайда бiр iс - әрекетпен ұштастырады, кейде белгiлi бiр оқиғаны, фактiнi, iс - әрекеттi белгiлейдi, баяндайды. Хат, жедел хат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат алмасуы болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келiсiмдер жасалады, мекеме басқа бiрлестiктермен ресми байланыс жасайды.

Анықтама - ақпараттық құжаттардың бiрi - акт.

Ол мекеме жетекшiсiнiң тағайындалуымен құрылған тексерушiлер тобы және жауапты адамдардың қатысуымен жазылады. Актiлердiң бiрнеше түрлерi кездеседi. Олар: материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санау, iс қағаздарын қабылдап алу, өткiзу, материалдық құндылықтарды қабылдаықтарды қабылда басқа.

Құжатта акт жазушылардың аты - жөндерi мiндеттi түрде жазылады. Олардың ұсыныстары мен көзқарастары актiде белгiленбейдi. Тексерушi топ мүшелерi тегiс қол қояды. Кейбiр актiлерге мекеме жетекшiсi қол қояды және мекеме мөрi басылады.

Iс қағаздары мазмұны мен қызметiне қарай жеке адамға қатысты және қызметтiк деп бөлiнедi. Қызметтiк iс қағаздары мекеме немесе сол мекеменiң жауапты адамының атынан, ал жеке iс қағаздары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты iс қағаздарына мыналар жатады: өмiрбаян, арыз, сенiмхат, қолхат, хат, төлқұжат, куәлiк, бiлiм туралы куәлiк тағы басқа. Төлқұжат, куәлiк, бiлiм туралы куәлiк сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына бередi. Қызметтiк iс қағаздарына мекемелер мен ұйымдардың iс жүргiзу барысында дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады. Мысалы: қызметтiк хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама тағы басқа.

Iс қағаздары формасына қарай типтiк, трафареттiк және еркiн мәтiндi болып бөлiнедi. Типтiк iс қағаздары деп қалыптасқан мәтiн - үлгi бойынша жазылатын iс қағаздарын айтамыз. Мысалы: арыз, өтiнiш тағы басқа. Трафареттiк iс қағаздары деп мәтiннiң белгiлi бiр бөлiгi алдын - ала типографиялық әдiспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз.

Мәтiннiң алдын - ала дайындалған бөлiгiнде өзгермейтiн ақпарат жазылады. Мысалы: студенттiң белгiлi бiр оқу орнында оқитынын растайтын анықтама. Мұнда студенттiң аты - жөнi, фамилиясы, оқитын бөлiмi мен курсы жазылатын арнайы орын қалдырылып, қалған бөлiгi типографиялық әдiспен басылып, алдын - ала дайындалады. Еркiн мәтiндi iс қағаздарына қалыптасқан үлгi бойынша емес, оны жазушы адамның еркiнше жазылатын құжаттар жатады. Мысалы: пiкiр. Еркiн мәтiндi iс қағаздарын безендiруде де жалпы iс қағаздарына қойылатын талаптар сақталады.

Мекеменiң iшкi iс қағаздарына мекеменiң қызмет ету барысында, оны құжаттау процесiнде мекеме iшiнде дайындалған iс қағаздары жатады. Мекемеге басқа ұйымдар мен мекемелерден келiп түсетiн құжаттар сырттан келiп түсетiн iс қағаздарына жатады.

Шығу, жасалу деңгейiне қарай iс қағаздары түпнұсқалық және көшiрмелiк болып бөлiнедi.

Түпнұсқалық iс қағаздарына кез - келген құжаттың бiрiншi рет жасалған нұсқасы ( оригинал) жатады.

Ал көшiрмелiк iс қағаздарына түпнұсқаның мәтiнi сол күйiнде, өзгерiссiз сақталып алынған толық нұсқасы немесе белгiлi бiр бөлiгi жатады. Көшiрмелiк iс қағаздарына кез - келген құжаттың көшiрмесiн ( диплом көшiрмесi, бұйрықтың көшiрмесi ) үзiндiсiн ( хаттамадан үзiндi, бұйрықтан үзiндi ) дубликатын жатқызуға болады.

Үзiндi - құжаттың қажеттi бөлiгiнiң мәтiнi өзгертiлмей жазылған, қолға берiлетiн нұсқасы.

Дубликат - құжат жоғалған кезде берiлетiн құжаттың түпнұсқасы мен күшi бiрдей көшiрмесi.

Кез - келген мекеме тек өзiнде жасалған құжаттың ғана көшiрмесiн беруге құқы бар. Құжат көшiрмелерiнiң олардың көшiрме екендiгi расталып қол қойылғанда ғана күшi бар. Егер көшiрме мекемеден тыс жерге берiлетiн болса оған мөр басылады.

Азаматтардың қолында болатын құжаттарды нотариалдық кеңселер куәландырады. Нотариалдық кеңселер жоқ елдi мекендерде жергiлiктi әкiмшiлiк қызметкерi құжаттарды олардың түпнұсқасымен салыстыра отырып куәландырады. Азаматтардың мүлiктiк, отбасылық, қызметтiк, бiлiм жағдайына байланысты құжаттардың ғана көшiрмесi алынып куәландырылады.

Төлқұжаттың марапатталғаны туралы құжаттың, депутаттық мандаттың, әскри билеттiң көшiрмесiн куәландыруға тиым салынады.

Алқалық ұйым iс қағаздары .

Алқалық (коллегия) - ресми түрде құрылған, лауазымды адамдар тобынан тұратын әкiмшiлiктiк, кеңестiк немесе өкiлеттiк ұйым.

Алқалық ұйымның барлық отырысы күн тәртiбi мен өткiзу мерзiмi қарастырылған жұмыс жоспарына сәйкес өткiзiледi. Өндiрiстiк қажеттiлiк болған жағдайда алқалық ұйым төрағасы күн тәртiбiне өзгерiстер мен толықтырулар енгiзе алады. Күн тәртiбi алқалық ұйым мүшелерiне ең күрделi деген мәселелер жөнiнде ақпарат жазылған анықтама мен және шешiм жобасымен бiрге жiберiледi. Кей жағдайда алқалық ұйым мүшелерiне жазбаша баяндамалар мен сөйлеушiлер сөзiнiң тезисi де жiберiледi. Бұл маттериалдармен алдын - ала танысу өткiзiлетiн отырысқа кететiн уақытты үнемдеуге септiгiн тигiзедi. Отырыстың күн тәртiбiндегi мәселелердегi талқылаудың қорытындысы бойынша қаулылар мен шешiмдер қабылданады. Отырыс барысы бойынша хаттама жүргiзiледi. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен безендiрiлуiне алқалық ұйымның хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқа да толық түрде де жазылады. Толық жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешiм мен жан-жақы танысуға мүмкiндiк бередi.

Алқалық ұйым хаттамасы осы құжат үлгiсiне сәйкес жазылады. Хаттамаға жазылған немесе безендiрiлген күн емес, отырыс бiрнеше күнге созылатын болса, онда басталған мен соңғы күн көрсетiледi. Осы күндер аралығында өткiзiлгендiгi жазылады. Мысалы: 12-14. 11 1999ж.

Хаттамалар жыл бойына нөмiрленiп отырады. Келесi жылы қайтадан 1-ден бастап нөмiрленедi.

Хаттама тақырыбы ретiнде алқалық ұйым аты және алқалық қызмет түрi жазылады. Ол құжат атымен сәйкестiре жазылуы керек . Мысалы: педагогикалық кеңес отырысы.

Хаттама мәтiнi екi бөлiктен тұрады: кiрiспе және негiзгi. Кiрiспе бөлiкте төраға туралы, хатшы туралы, күн тәртiбi, шақырылғандар, қатынасқандар туралы мәлiмет жазылады. Фамилиялар алфавит тәртiбiмен, иерархиялық тәртiппен берiледi, я болмаса олардың жалпы саны көрсетiледi. Ал ат - атымен жазылған тiзiм хаттамаға қосымша тiгiледi. Мысалы: қатынасқандар саны: 43 (тiзiм берiледi ) .

Белгiлi кворум болу мiндеттi отырыстарда қатынасушылардың жалғыз саны және шешiм қабылдауға тиiс қатысушылар саны көрсетiледi.

Күн тәртiбiндегi мәселелер маңыздылығына қарай нөмiрленiп берiледi. Хаттаманың негiзгi бөлiгi мынадай үш пунктен тұрады:

1. ТЫҢДАЛДЫ. 2 . ЖАРЫССӨЗ. 3 . ҚАУЛЫ.

«ТЫҢДАЛДЫ» бөлiмiнде қаралатын негiзгi мәселе сөз болады, «ҚАУЛЫ» бөлiмiнде шешiм жазылады. Бұл сөздер бас әрiптер мен азат жолдан жазылады.

Сөз сөйлегендер мәтiнiнiң мазмұны үшiншi жақ, жекеше түрде жазылады. Қаулы мәтiнi нақты және не iстеу керектiгi, орындаушысы, мерзiмi көрсетiледi.

Толық редакцияланған және безендiрiлген хаттамаға алқалық ұйым төрағасы мен хатшысы қол қояды.

Алқалық ұйым шешiмдерi орындаушыларына үкiметтi құжат ретiнде ( бұйрық, шешiм, қаулы ) немесе хаттамада я үзiндi ретiнде жеткiзiледi.

1. 3 Құжаттың деректемелерi

Құжаттарды дайындауда мына деректемелер жиi кездеседi:

1. Деректеме .

«Мекеме белгiсi мен тауар белгiсi»

Мекеме белгiсi мен тауар белгiсi мекеменiң ресми құжаттарына сәйкес жарғымен басылады. Ресми құжаттарда Қазақстан Республикасының елтаңбасы басылса, онда белгi қойылмайды.

2. Деректеме .

«Мекеме коды»

Мекеме коды бүкiл Қазақстан мекемелерi мен ұйымдарының топтастыруымен қойылады және Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк топтастыру комитетiмен мекеменi тiркеу кезiнде берiледi.

Мемлекеттiк ұйымдарға арналып берiлген құжаттарға мiндеттi түрде код қойылады.

3. Деректеме .

«Мекеменiң атауы»

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.