Ұйымдағы басқару құжаттарының міндеттері
Мазмұны
Кіріспе _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ 4
I -тарау. Ұйымдағы құжаттардың орны мен ролі _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ 6
1.1. Ұйымдағы басқару құжаттарының міндеттері. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_6
1.2. Ұйымдағы құжаттардың жүргізілу тәртібі. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ 17
II- тарау. Қарасай ауданының ғылыми зерттеу институының
құжат қызметі _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _29
1. Ұйымның мақсаты мен қызметі _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
29
2. Ұйымның құрылымы міндеті. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_31
ІІІ- тарау. Қарасай ауданының ғылыми зерттеу институтының кадр
бөлімінің құжаттарын ресімдеу_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _36
3.1.Ұйымдағы жалпы құжаттардың дайындалу және жүргізілу тәртібі. _ _ _ 36
3.2. Ұйымның кадр бөліміндегі ресімделетін құжаттардың
түрлері мен сипаты _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ 39
Қорытынды. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ 49
Қолданылған әдебиеттер _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ 51
Қосымша _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _52
Кіріспе
XXI ғасырға тәуелсіз ел ретінде республикамыздың әлеуметтік –
экономикалық мәдени өмірінде үлкен өзгерістер болып жатыр. Республика
өмірінде жүргізіліп жатқан бұл реформаларды жүзеге асыруға байланысты
күрделі міндеттер тұрғаны белгілі. Реформаның нәтижелі жемісті болуы
соларды дер кезінде дұрыс шешуге байланысты. Қазыр құр сөз, қысыр
кенестен гөрі нақты іс қимылға көшуге негіз бар. Сондықтан реформанның
жүзеге асыру үшін әр министрлік, әр бір мекеме, ұйымдар, жеке адамдар
өздерінің нақты істерін көрсететін шаралар белгілеп, соны жүзеге
асыруға тиіс. Ұйымдар мен мекемелердің кәсіпорындардың қызмет ету
барысында шығарған түрлі шешімдерді, басқару істері актқарған қызметі іс
қағаздарынан айқын көрінеді. Менің диплом жазудағы мақсатым басқаруды
жетілдіру оны, ұйымдастыру деңгейін көтеру негіздеріне байланысты.
Басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар,
архивтегі құжаттар, ұйымда мекемеде ресімделетін құжаттардың өз тәртібі
бар болады. Басқарудағы құжаттың аты бойынша формасы және реквизиттер
жүйесі құжаттың жүйелік түрге келтірілуі міндетті түрде бірдей болуы
керек. Әр ұйымның еңбек ету барысы белгілі мамандар арқылы қызмет
атқарылады. Қазіргі уақытта сай әртүрлі талаптар белгіленуде. Құжаттар
бөлек реквизеттерде тұрады. Басқару құжаттары ұйымдастырушылық бағыттағы
істерімен қатар күнделікті ағымдағы басқару мәселелерінде де қамтиды.
Менің ойымша ең алдымен қолға алынатыны қазақ тілінің конституциялық
мәртебесін мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардың барлық
саласында жүзеге асыралады. Қазақстан Республикасы Президентінің
Жарлығымен бекітілген Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік
бағдарламасы тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезеңінде негізгі төрт
бағытта іс – шаралар жүргізеді. Соның бірі – ресми іс жүргізудегі
мемлекеттік тілге кезең – кезеңімен көшірудің нақты негізін жасайды.
Қалай десекте, Республикада мемлекеттік органдар іс қағазын мемлекеттік
тілде жүргізуге бет бұрды. Бұл үлкен істің өзінен - өзі мекемелерді өзара
байланыстырып олардың тіршілігінде маңызы айрықша. Іс қағаздары
адамдармен қоғамдық мекемелерді өзара байланыстырып, олардың тіршілігі үшін
қажетті мәселелерді, мақсат мүдделерді шешуге көмектесетін қажетті
тілдік материалдар іс қағаздарының жазба материалдар ретінде әдеби
көркем шығармалардың түрлі жанрларынан ерекшелігі қоғамның барлық
мүшелері үшін ортақ қолданылуға лайықты қалыптасқан тілдік
нормасының өзіндік белгіленуінің болуы. Қазіргі кезеңде қазақ тілі
мемлекеттік тіл дәрежесіне жеткенде барлық құжаттардың қазақ тілінде
жүргізілуіне талап қойылуда. Соған орай кітаптар мұғалімдерге және
басқа да іс қағаздарын жүргізушілерге көмекші құрал ретінде ұсылынып
отыр..1. Ұйымның мақсаты мен қызметі нституының құжат қызметі
I-тарау. Ұйымдағы құжаттардың орны мен ролі
1.1. Ұйымдағы басқару құжаттарының міндеттері.
Ұйымды басқаратын адамдардың негізгі міндеттері аппараттың іс
номенклатурасын құру және оны қатысты органдармен келістіру, іс жургізудегі
құжаттардың дұрыс қалыптасуы және олардың сақталуын бақылау, сонымен бірге
аппараттық істерді дайындауды бақылайды. Тұрақты сақталатын құжаттарды
іріктеуді ұйымдастырып құжаттардың істеріне тізімдемелер құрастырылады.
ҚР барлық ұйымдық- құқықтық нысандарындағы бірлестіктерінде,
мекемелері мен ұйымдарында құжаттаудың және құжаттаманы басқарудың негізгі
ережелерінің талаптарына сай өңделген құжаттарды қабылдап олардың есебін
қолданылуы мен сақталуын қамтамасыз етеді. Адамдардың міндеттерін орындау
үшін жыл сайын қатысты архивке аудандық архивтің паспортын, өзінің жұмысы
туралы жоспары мен есебін өткізіп тұрады. Іс жүргізуі аяқталған құжаттардың
жағдайына және олардың аппаратты сақталуына жоспарлық тексерулер
жүргізіледі. Мемлекеттік ұйымдарда негізгі міндеттерді жүзеге асыруда
құжаттау мен құжаттаманы басқару процестерін ұйымдастыру мақсатынла
құрылымдық бөлімшелер құқығында жұмыс жасайтын құжаттама қызметі құрылады.
Құжаттама қызметінің құрамына әдеттегідей есепке алу және тіркеу орындалуын
бақылау, құжаттармен жұмысты жетілдіру және техникалық құралдарды ендіру,
азаматтардың өтініштеріне қарай жөніңдегі бөлімшелері, ұйымның секретариаты
енеді. Құжаттама қызметі жоқ ұйымдарда құжаттау мен құжаттаманы басқару
жауапкершілігі лауазымды тұлғаға жүктеледі. Ұйымда құжаттар мен жұмыстың
нысандарын және әдістерін жетілдіріп құжаттаудың бірыңғай тәртібін құжаттар
мен жұмысты ұйымдастыруды және ұйымдарға құжаттардың орындалуын бақылауды
қамтамасыз етеді. Ұйым қызметінде жасалатын құжаттар жіктегіштерін
әзірлейді және құжаттарды өңдеп алдын – ала қарап жүзеге асырады. Кіріс
құжаттарын ұйым басшысының уақытылы қарауын ұйымдастырады, басшылықтың қол
қоюына берілетін құжаттардың ресімделуіне бақыланады. Белгіленген
мерзімдерде құжаттардың орындалуына бақылауды жүзеге асырады, құжаттардың
орындалуының нәтижелері туралы ұйым басшысын жүйелі түрде хабардар етеді.
Ұйымның ұйымдастырушылық- өкімдік құжаттар бланкілерінің жобаларын
әзірлейді және тиісти мемлекеттік мұрағат мекемелерімен келіседі.
Ұйымдағы істердің тұрақты номенклатурасын әзірлеп істердің жедел сақталуын
және оларды белгіленген тәртіпте ведомстволық мұрағатқа тапсырғанға дейін
пайдалануды қамтамасыз етеді. Ұйымдағы құжаттардың қызметі қызметкерлердің
іскерлік- біліктілігін арттыруды ұйымдастырады. Ұйымдағы құжаттар бір рет
кіріс түскен күні, шығыс және ішкі құжат- қол қойылған күні тіркеледі.
Келесі жылға өткен, іс жүргізу қызметі аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ
мерзімді талап ететін құжаттар қайта тіркеуге жатады. Ұйым басшысы қараған
құжаттар құжаттама қызметіне қайтарылады, ондағы бұрыштаманың мазмұны
тіркеу- есепке алу нысанына енгізіледі және орындауға тапсырылады.
Орындалуы бірнеше құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжат оларға кезекпен
беріледі немесе бір уақытта көшірмелері тапсырылады. Ұйымға келіп түскен
электрондық құжат электрондық цифрлық қолтаңбаның пакет референсінің
сәйкестігін және компьютерлік вирустардың бар жоғын тексеруден кейін
электрондық деректер нысанының тиісті жиектері толтырып, автоматтандырылған
ақпараттық жүйеде тіркеуге алынады. Ұйым ішіндегі хат алмасу кезінде
лауазымды тұлғалардың фамилиялары мен аты- жөндерін ғана барыс септігінде
көрсетуге болады.
Басқару мемлекеттік және қоғамдық ұйымдарда, қоғамдық құрылыстың
барлық саласында қолданып аз шығындармен барынша тиімделікке қол жеткізуді
көздейді. Сондықтанда ұйымды басқару теориясы мен тәжірибесі барлық
деңгейлерге тән. Басқару- процесс ретінде жалпылама сипатқа ие болып,
табиғаттың барлық құбылыстарында, яғни өлі табиғатта өндірістік
құралдармен еңбек заттарын басқаруда. Осыған байланысты басқару ісі барлық
бірдей территориялық бөлектерде, әлеуметтік- экономикалық жүйелерде
объективтік түрде жүзеге асырылады. Сонымен қатар ұйымды басқаруды
процессіне объективті түрде қатыса отырып, өзінің қалыптасуы мен қызмет
барысында қолайлы жағдай жасауды талап етеді. Осының есебінде басқару
әрекетінде әрбір територияның ерекшелігін барынша ескеру, жергілікті
экономиканың дамуы мен қызмет жасауын реттеуді қалыпты орынға қою талап
етеді. Ұйымды басқару функциясы мемлекеттік реттеуде аса маңызды өзіндік
қаржы- неше жүйесі, дербес мемлекеттік бюджет қалыптасуы, салық және кеден
жүйесін ұйымдастыру жатады. Қазақстан Республикасының Конституциясының
экономиканы басқаруды ұйымдастырудың әдістемелік қағидалары бар. Қазақстан
экономикасы меншіктің әр түрлі нысандары негізделеді. Мемлекет заң алдында
меншіктің барлық субъектілерінің теңдігін қамтамасыз етеді. Басқарудағы
ұйымдастырушылық факторлардың ролі кәсіпкерлік ортада әрдайым жоғары
бағаланған. Нашар ұйымдастырылған компанияны ешқандай нарықтық тетіктер
құтқара алмайды. Ұйымды басқару жүйесінің әдістемелік негіздерінің бірі
болып осы тұжырымдамасы берілген, өзін-өзі басқаруға көшудің теориялық
алғы шарттарының жүйесі саналады. Ұйымды басқару тұрғысынан алғанда
маслихаттардың күзеттері орынды көрсетілген. Сонымен қатар ұйымда басқару
жалпы Республиканың және облыстарының ерекшеліктерінің барлық түрлерін
барынша қамтуы тиіс. Ұйымды басқару стандарттандыруц кейде өктемдік тәрізді
әсер етіп, ол ұлттық өндірістің тарихи құндылықтарын күйзелтуі мүмкін.
Ұйымды басқару органдарда сипаттайтын негізгі белгі- дербестік өмір
сүру мүмкіндігі. Оның шарты: өзіне қарасты бюджет және территориялық
бөлімдерге әкімшілік бақылау жүргізу. Ұйымды басқарудың тиімділігі оның
ұйымдастырушылық құрылымы өте күрделі объектісінің құрылымына сәйкес
келуімен сипатталады. Ұйымдық басқару жүйесіне кейбір объективтік
қайшылықтар тән. Ол қайшылықтарда бәсеңдету үшін үнемі жетілдіру қажет.
Ұйымды басқару жүйесін жетілдіру мақсаты кем дегенде бірнеше элементтерін
бірімен байланысты. Нарықтық қатынастарға өту саясатын жасап шығару мен
жүзеге асыру Қазақстан Республикасы Президенті үйлестіретін мемлекеттік
басқарудың арнаулы функциясы болып табылады. Құжаттарды экономиканы
басқаруды ұйымдастыруды жетілдіру мәселелері басты орынға қойылады.
Ұйымды басқарудың құрылымын әрі қарай жетілдіру экономикамен шаруашылық
тетіктерін нақтылы мақсатты дамуымен тығыз байланысты. Ұйымды басқару
әрі қарай жетілдірудегі негізгі талаптар болып мыналар табылады:
- ұйымдастырушылық құрылым басқарудың негізгі
заңдылықтарына, дәл кезіндегі мақсаттарға сай болуы
керек және болашақтағы дамудың негізгі болуы тиіс:
- ұйымдастырушылық құрылымның жақсаруы шаруашылықтың
экономикалық тетігінің өзгеруімен қатар асырылуы керек:
- бұрын өзін-өзі ақтаған ұйымды басқару нысандарды,
қағидаларды және әдістерді жалғастырып пайдалану.
Ұйымды басқару құрылымы серпіндікпен сипатталатын және объектінің
жағдайымен байланысты болған соң, ұйымдастырушылық мәселелері өтпелі
кезеңнің әр сайысында зерттеліп отырылуы қажет.
Ұйымды басқару процессінде ерекше рол атқарады ол әдістер жүйесі.
Олар арқылы нарық экономикасының мүдделерімен Республиканың әлеуметтік –
экономикалық дамуы іске асады. Ұйымды басқару мақсатында байланысты әдіс
таңдалынады, мүдделер жиынтығы көптеген әдістерді талап етеді. Ұйымды
басқару қазіргі экономикалық әдістерінің мазмұны еңбек және материал
шығындарын аз жұмсай отырып жақсы өндірістік нәтижелерге жету мақсатында
қызметкерлердің экономикалық мүдделеріне нысаналы ықпал ету болып
табылады. Ұйымдық басқарудың экономикалық әдістерінің негізгі мақсаты-
кәсіп орынның ұжымымен жекелеген қызметкерлері барынша белсенділік
көрсетуге ұмтылатындай экономикалық жағдайды қамтамасыз етеді.
Нарық жағдайында экономиканы басқару дегеніміз- қоғам алдында
тұрған мақсаттарда бағытталған заңдар арқылы және экономикалық заңдарды
жақсы пайдалану жағдайында қоғамдық қондырманың ұтымды, экономикалық
жағынан дұрыс ықпал жасауы болып табылады. Мұндай көзқарас ғылыми
қағидаларға негізделеді ал ел ардың болмауы ынталандырулар жоқ және
мақсатқа жету мүмкін емес екенін дәлелдейді. Ұйымды басқару функциясының
бірі- ол ақша және материалдық ағымдар жылжуын ұйымдастыру. Кәсіп орын
басшысы, бір жағынан, барынша қаражат түсіруді қамтамасыз етуге ұмтылуы
керек; екінші жағынан, қолдағы бар қаражатты өте тиімді іске асыруы керек.
Қаражаттардың түсуімен жұмсалуының арасында тұрақты серпінді тенгерім
қолдау табуы керек. Ұйымды басқару тәжірибесі бойынша фирмаларға үнемі
қаражат жетіспейді. Ұйымды басқарудың түптілікті жаңа жүйесіне көшу
процестің басты мәселелерін аңықтауға себепші болады. Көшудің алғашқы
кезеңінде заң шығаратын негіздер мен ұйымдық құрылымдарды құру қажет. Ұйым
қызметкерлері өз әлеуметтік ұйым алдындағы мақсаттарға қол жеткізуге
пайдаланғн жағдайда ғана қызметкерлерді басқару тиімді деп санайды.
Талаптардың орындалуын қамтамасыз ету мақсатында ұйымдар түрлі
әдістер қолданылады. Атап айтар болсақ, қызметкерлерді басқару жүйелерінің
ұйым мақсаттарына: сәйкестігін жүйелі түрде тексеріп отыру; адам
ресурстарын, басқару қызметкерлерінің ұйымның стратегиялық жоспарларын
жасауға және қайта қарауға тарту; жоғары басшылықтық қызметкерлерді
басқару жүйелерін жасауға, қайта қарауға үнемі қатыстырылуын қамтамасыз
ету; ұйымның мақсаттарына қол жеткізу деңгейін бағалау орын алады.
Қызметкерлерді басқару тиімділігі көрсеткіштерінің бірі ұйымдық
мақсаттардың орындалуын қамтамасыз ететін қызметкерлердің өндірістік
тәртібін қалыптастыру болып табылады.
Ұйым қызметкерлерді басқару жүйесінің бір тұтастылығына мынадай
шараларды жүзеге асыру жолымен қол жеткізе алады:
- ұйымның мақсаттарын дәл анықтау;
- барлық қызмет орны үшін өндірістік тәртіпті жан-жақты
модельдеу;
- адам ресурстары бойынша мамандардың тікелей басшылықпен,
басқару персоналымен тұрақты өзара қатынасы;
- адам ресурстары қызметінің бөлімшелеріндегі жұмыстың
үйлестірілуі.
Кез-келген ұйымның дінгегі онда жұмыс істейтін адамдар болып
табылады, оларды әрине басқа қызметкерлерді басқарғандай етіп басқару
қажет. Адам ресурстары қызметінің қызметкерлері ғана ұйымның
қызметкерлерді басқару жүйесін жаңарту мен қызмет етіп отыруын қамтамасыз
етеді.
Оқу мақсаты- ұйымдар ұйым мақсатына жетуге қажетті білімі мен
қабілеті бар адамдардың мөлшерімен қамтамасыз ету. Ұйымды басқару
тимімділігі жалпы басқару тиімділігін экономикалық бағалаудан бөлек
қарастырылғаны жөн. Басқаруды жетілдіру тиімділігін бағалау, басқаруды
оңайландыру бағытын таңдауда, таңдалған бағыт шеңберінде жобалық
баламаларда, ынталандыру жүйелерін жасауда қолданылады. Ұйымды басқару
тиімділігін бағалау белгілірінің алғашқы деңгейі өндірісті басқару
қызметінің экономикалық тиімділігі шараларын көрсетеді. Мекемелер,
ұйымдар және фирмалар көп жағдайларда өздерінің эмблемаларын
орналыстырады. Егер ұйым эмблемасының графикалық файл түріндегі эталондық
кескіні бар болса ол эмблеманы бланкада орналастыру үшін пайдаланылады.
Хатқа жауап күтілетін болғандықтан мұндай бланкаларда ұйымның аңықтамалық
деректері бар болуы тиіс. Ұйымның анықтамалық деректемелері мыналар:
байланыс бөлімшелерінің индексін, телефондардың номірлерін, банктегі
шоттарды, электрондық почтаның және WWW мекен – жайын фирманың
беттерін, басқада мәліметтерді қамтиды. Анықтамалық деректердің құрамына
ұйымның мемлекеттік тіркеу номірі, қайсы бір қызметке деген лицензияның
номірі және т.б. енгізілуі мүмкін. Құжаттарды және іс жэүргізудегі
тіркеудің көптеген автоматтандырылған жүйелері ұйымдардың (фирмалардың)
хат – хабарлары туралы деректер базасын өзіне қамтиды, мұндай жағдайда
адресті енгізуді жеделдету және оны жазуда қатеге жол бермеу үшін
Адресат реквизиті тиісті деректердің базаларын пайдалану арқылы
толтырылады. Деректер базасында бір ұйымның бірнеше атауының пайда болуын
болдырмай үшін деректер базасын кезең-кезеңде тексеріп отыру және хат-
хабарлар тізіміне толықтырулар енгізуге құқығы бар адамдардың тізімін
шектеу ұсынылады. Құжат айналысының көлемін айқындау кезінде барлық
құжаттар бір рет есепке алынады. Машинкаға басылған көшірмелер мен жедел
көбейту құралдарымен көбейтілген көшірмелер бөлек есепке алынады. Құжат
айналасының жалпы көлемі көшірмелердің қосынды саны көрсетілетін көлбеу
сызықпен көрсетіледі. Кірістік құжаттардың құрамында үкіметке және жоғары
тұрған ұйымдарға жіберілген, басшылық қол қойған құжаттар, жедел хаттар
және факстер жеке есептеледі. Құжаттардың көлемі туралы деректердің
мәліметтері кезең – кезеңмен жасалып отырылады. Мекеме мемлекеттік
тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып саналады. Тіркеуге
алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін мемлекеттік реестрге
алынады. Ұйымдарда құрастырылатын құжаттардың түрлері оның ұйымдағы
құқықтық ерекшеліктерімен байланысты. Оның құзыры атқаратын жұмыста,
жұмыс тәртібін және тағы да басқа заңды немесе жеке тұлға мен байланысты
қарым – қатынас көлемімен, сипатымен белгіленеді. Бір мекемеде құжаттарды
ресімдеу өзінің ұйымды құрған кезеңдерден пайда болды, ал кейбір құжаттар
мемлекеттік құжаттама жүйесінің талаптарының негізінде пайда болған. Әр
ұйымдарда ішкі жүйелік құжаттық талаптар бар. Мекеменің ішкі құжаттар
айналымының реттеу үшін арнайы түрде құжаттау формасы, табелі жасалады.
Табель формасының негізгі мақсаты мекемедегі құжаттар айналымында болатын
құжаттар санын іріктеп сол деңгейде сақтап отыру және оларды дайындап
бір тәртіпке келтіреді. Табель арнайы ұйымдарда құжат тобына жатады.
Ұйымдық қызметті атқару үдерісінде үнемі даму үдерісі жүргізіледі.
Ұйымдық қатынастың күрделі жүйесіне сай кәсіпорынды басқару өзіндік
белгіленген функциялар арқылы орындалады. Осы жүйенің функциялық әдісі
ұйымдық қызметтің даму үдерісіне тікелей байланысты.
Ұйымдық басқару ерекшеліктерінің бірі бұл күрделі бәсекелес
жағдайдағы кәсіпорынның бір тұтас жүйе ретінде жұмыс атқаруы тиімді
шешімдерді қабылдауын және басқа бәсекелестерге қарағанда үлкен
жетістіктерге жету болып саналады. Ұйымдық даму термині басқару қызметінің
ұзақ мерзімді мақсатына жетуіне байланысты қолданылады.
Ұйымдық даму деп – кәсіпорын басшысының сыртқы ортаға байланысты
сыртқы қабілетін және ұйымның даму үдерісін қамтамасыз етуге бағытталған
жұмысты айтамыз. Кәсіпорын басшысы өзі басқарған ұйымға тікелей жауапты
тұлға саналады. Ұйымдық дамудың бағдарламасы адамдардың жұмыс жасау
барысында іс - әрекеттің тиімділігі. Ұйымдар жеке адамдарға басқа ұйымдарға
тапсыру үшін қандай да бір ресми мәліметтерді растайтын құжат түріндегі
анықтамаларды жиі береді. Анықтама беретін ұйымның тізбелері әдетте
бұрыштама штампта немесе баспаханалық үлгідегі бланкіде сақталады.
Құжат атауы берілген уақыты және лауазымды адамның қолы- бұлар
деректемелердің жиынтығын құрайды. Құжат мәтінінде мынадай мәліметтер
беріледі: анықтама берілген адамның аты-жөні; қажет мәліметтер;
анықтаманы қажет ұйымның атауы. Анықтаманың заңдылық күші ұйымның мөрі мен
бекітіледі. Жеке құжаттардың басқа түрлері: дипломдар, аттестаттар, жеке
басының куәліктері т.б. қатаң белгіленген тәртіпке толтырып, қандай да
болмасын жалғандықтан қорғалуы тиіс. Қазақстан Республикасында екі тілде,
қазақ және орыс тілдерінде іс жүргізу, құжат толтыру қалыптасқан. Бұл құжат
айналымының ең қолайлы жолы болып табылады. Алайда, өкінішке орай, екі
тілдік форма тек бланкілер құжаттарға тән. Ал құжат мәтіні кең түсіндіруді
қажет ететін түрлерінде ол жоқ. Сондықтан іскерлік қос тілдікті жүзеге
асыру үшін екі тілді де жақсы жөн.
Күнделікті өмірге қажеттілік тұған жағдайда әкімшілікке, сотқа,
нотариусқа, пошта бөліміне, банкке қызмет көрсету орындарына қайсысымыздың
болмасын ісіміз түсуі мүмкін. Ресми құрылымдармен ондағы лауазымды
адамдарға біздің көз қарасымызда әр түрлі болады: оларға құрметпен,
күтікпен немесе сақтана қарауымыз мүмкін. Соған орай ауыз екі тілдесуде
сөйлесуде әр қалай қатынас орнап жатады.
Алайда мәселені дұрыс шешу үшін, қызмет әдебін сақтап, жазбаша түрде
қалыптасқан қатынасқа жүгінгені жөн. Егер ресми органнан бір нәрсе жөнінде
сұрайтын болсақ, онда арыз жазамыз, ал басқа адамның бір нәрсесін істеуіне
тапсырыс беретін болсақ сенімхат жазамыз. Басқаша айтқанда, алдымен
құқықтық және этикалық жағынан жағдайға сәйкес келетін белгілі бір құжат
түрін таңдаймыз. Одан кейін құжатты қалай толтыру керектігін, яғни оның
қандай деректерден тұратыны, ойдың қандай реттілікте екендігін құжат
толтырудың үлгісін жақсы білуіміз қажет. Қызметтік қарым- қатынастағы
сияқты, жеке адамның ұйымдарымен қарым- қатынасында да құжат жанрларының
белгілі бір түрлері бар. Оларды жеке құжаттар деп атау қалыптасқан Жеке
деп аталатын, себебі олар жеке адамның атынан жазылып, жеке адамға арналады
немесе соған тесілі болып келеді. Ұйымдағы басқару құжаттарының баяндау
стилі оның жанрлық және тілдік ерекшеліктеріне сәйкес болады. Жанрлық стиль
құжаттың тізбелер құрамын, олардың орналасу ретін, мәтіннің жалпы
мағыналық құрылымын сақтауды талап етсе, тілдік норма сөз қолданудағы
дұрыстығы, анықтықты, қысқалықты, қарапайымдылықты, сөздік эмоцияға
құрылмауын талап етеді.
Ұйымдағы кез келген құжаттан біз шынайлықты және онда берілетін
мәліметтер толықтығын талап етеді. Бұл жерде толықтық аз сөздің көп мағына
сыйғыза алу қабілетін жоққа шығармай. Сөйтіп, жеке құжат түрінің құрылу
тәртібі мынада болып келеді. Жағдайды бағалау құжат жанрын таңдау мазмұны
және оның дұрыс орналасуын қадағалау ресми іс қағаз стилі нормасына сәйкес
жазу. Жеке арыз жеке адамның қандайда бір ұйымға немесе заңды тұлғаға
өзінің құқықтарымен мүдделерін іске асыру немесе қорғау үшін өтініш
білдіретін құжат түрі. Арыз өте кең тараған іс- қағаз жанрына жатады.
Сондықтан оны әр бір сауатты адам жаза білуі керек. Әкімшіліктерде, ішкі
істер министірлігінде, прокурор және сот органдарында, банктермен қоғамдық
ұйымдарда арыздардың әр түрлі үлгілері пайдаланылады. Алайда олардың
бәрінде де деректемелердің жиыны бірдей болады. Ұйымдарға құжаттың атауы
деректемесі кіші әріппен немесе бас әріппен басталуы, не болмаса машинкаға
басылып жазылуы мүмкін. Ұйымдарда деректемелердің түрлері сақталады:
қабылдаушы, жолдаушы, құжат атауы, мәтін, мезгілі және қолы. Ұйым атаулары,
жолдау тәсілдері, өтініш айту мен негіздеме, ресми терминдерімен басқа
сөздерді пайдалану арқылы білдіреді. Ұйымды басқару заңдар, ережелер,
жарғылар негізінде, жүргізілетіндіктен басқарушы үшін құқықтық және
моральдық нормаларды білу ерекше мәнге ие болады. Сондықтан қандай да бір
қызметтің өзі белгілі бір құжаттарды толтыра білу міндеттерін және түрлі
жанрдағы қызметтік қарым- қатынастарды кәсіби түрде игеру қажеттігін талап
етеді.
Ұйымды басқарудың нысаның және оның құқықтық мәртебесін таңдау кәсіпкердің
өз көзқарасы мен сыртқы жағдайларға байланысты болады. Қай жағдайда да
табысты қызмет жасау үшін барлық жағдайларды өлшеп ішіп барып іске кірісу
қажет. Ұйымды басқарудың құрылтай шарты негізінде немесе келісім шартпен
жарғы негізінде жұмыс істей алады. Заңды тұлғаны құрылтай шарты
құрылтайшылар арасында жасалады және кәсіпорын мүшелерінің ара қатынасын
айқындайды, сонымен қатар серіктестікпен оған қатысушылардың арасында
жасалады. Егер ұйымның құрылтайшысы бір адам болса, онда шарт жасалмайды.
Егер жарғыда ұйымдық құқықтық жағынан қатты көңіл бөлінсе, шартта
кәсіпорынды қалыптастырудың мүлікті жағына айрықша мән беріледі. Ұйымдағы
құжаттардың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс
толтырылуымен және хаттардағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен
анықталады. Егер құжат екі адрес бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі
данасы арнаулы қағазға басылып көшірмесі жай қағазға түсіріледі, яғни
барлығы үш дана болады.Егер құжатты орындаушылар саны бірнеше адам болса,
олардың бәріде бұрыштама белгіде көрсетіледі. Бірінші аталған адам
орындауға жауапты болып саналады. Іс құжаттары саласы жатады. Ұйымдар мен
мекемелер ішіндегі азаматтар арасындағы ресми қатынастарда және шаруашылық
субъектілерінің арасында орын алады. Әр ұйымның еңбек ету барысы белгілі
мамандар арқылы қызмет атқарады. Іс қағаздарын жүргізу басқару процесінің
ажырамас бөлігінің бір бөлігі болып табылады. Ұйым жолдаудың кез- келген
заңда үлгісін қолдануға құқылы. Бірақ жолдау барлық жағдайда еңбек туралы
қолданылып жүрген заңдарға сәйкес заңды түрде ресімделуі қажет. Кейінгі
кездерде кейбір ұйымдар жұмысқа алуда аталған қызметке алынатын үкіметтер
туралы объективті мәліметтер берілген түйін талап етуде. Ұйымдағы басқару
жүйесінде мемлекетпен оның азаматтарының мүдделерін үйлестіру, келісімдерді
орындаудағы олардың өзара жауапкершілігі туралы сипатталады. Іскерлік
хаттар фирма не ұйымның деректемелері бар арнаулы қағазға жазылады. Оның
сыртқы түрі ұйымның өзіндік бет- бейнесін береді, сондықтан оны безендіру
ұсақ- түйегіне дейін ойластырылып жасалады. Басқару қызметінің
құжаттандырылуының әртүрлі тасымалдаушыға, түсіруге, жазба жүргізуге және
басқару қызметін жүзеге асыру қажетті ақпараттық тәртібі бойынша өңдеуге
жататын процестердің бәрін, қамтиды. Ұйымда басқару негізгі қоғам
түсініктеме бойынша қоғамдық еңбек процесіне табиғи тұрғыда пайда болған
айрықша функция болып табылады, яғни қандай да болмасын ұйым негізгі үлкен
масштабтарын басқаруды қажет етеді.
Әрбір ұйым жұмысшылардың басын біріктіріп өндіріс саласында жалпы
функция атқарады. Жалпы басқару арнайы қойылған мәселені шешу үшін және
мақсатқа жету үшін қажет. Ұйымдағы басқару құжаттарын дайындау мақсаты
ұйымның жұмысын тиімді пайдаланып және осы ұйымда жұмыс атқаратын
адамдардың жұмыстарын уақытысымен бөлініп беруі қажет. Сонымен қатар бұл
құжаттар ұйымының басқа мекемелермен қарым- қатынастарын негіздеп,
қадағалап отырады. Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс
қағаздардың саяси, тарихи, экономикалық маңызы өте зор. Ұйымдағы басқару
құжаттары фактілерді оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдеп
қызметін атқарады. Ұйымдағы іс қағаздар басқару қызметі негізгі бір сала
ұйымдар мен мекемелердің кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарылған
түрлі шешімдерді басқару істерін атқарып отырады. Ұйымдағы іс қағаздардың
жүргізілуі басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады.
1.2. Ұйымдағы құжаттардың жүргізілу тәртібі.
Кәсіпорын үлкен болған сайын, оны басқарудың жүйесі де күрделене
түседі. Жарғы мен құрылтай шарты компанияны ашу, қайта құру және тарату
жұмыстарын тек құрылтайшылар мен акционерлер ғана істей алатын белгілеп
береді. Олардың жиналысы ғана кәсіпорынның ұзақ мерзімді түпкі мақсатын
айқындайды, компанияның басшылығын сайлайды не тағайындайды. Бір органның
құрамына кәсіпорынның ішкі бөлімшелерінің директорлары және кәсіп-
орындардың, қаржы мекемелердің өкілдері, менеджерлер мен ғылыми
қызметкерлер кіре алады. Жоғарғы басшылық органы тек маңызды мәселелерді
ғана қарастырады. Атқарушы органның басшысы кәсіпорынды тікелей және
күнделікті басқаратын президент не бас директор болуы мүмкін. Ағымдағы
басқару құрылымы орталықтандырылған немесе орталықтандырылмаған болуы
мүмкін, орталықтандырылмаған құрылымда барлық қызмет басқару жөніндегі вице-
президентке бағынады. Басқа вице- президенттер(өндіріс, транспорт, өткізу,
қаржы) президентке бағына отырып, бөлімдер мен қызметкерлерді тікелей
басқармайды. Орталықтандырылмаған жүйе арнаулы қызметтердің вице-
президенттерге бағынуын қажет етеді. Ұйымдағы басқарудың өзара бағыныштылық
тізбегі кәсіпорынның көлемі мен басқару қызметіне байланысты екі, үш және
төрт звенолық жүйеден тұру мүмкін. Басқарудың түпкі мақсатын таңдауда ең
алдымен барлық басқару бөлімдерінің бақылауда, жауапкершілігін және
қызметтердің нақты бөлінісін, тиімділікті басшылыққа алған жөн. Лауазымды
нұсқаулық кәсіпорын қызметкерлерінің құқықтық жағдайын, қызметтерін,
құқықтарын, міндеттері мен жауапкершілігін белгілейді. Жақсы жасалған
тәжірибе сыналған құжат үміткерді лауазымды қызметке таңдауда жақсы бағдар
болады. Соған қоса ол үміткерлерді аталған лауазымға алуды келісім-
шарттардың көлемін елеулі түрде қысқартуға мүмкіндік береді. Тиімді басқару
жұмысы лауазымды адамның қызметі мен сол қызметті жүзеге асырудағы
мүмкіндіктерінің тепе- теңдігі арқылы мүмкіндік болады.
Лауазымды нұсқаулықтың тепе- теңдігі мынаны білдіреді. Лауазымға тек
олардың қамтамасыз ететін құралдар арқылы орындалатын қызметтер ғана
беріледі. Соның өзінде құқықтары мен міндеттері өзара теңестірілуі керек,
яғни әрбір міндеттеме белгілі бір құқықпен қамтамасыз етілуі қажет және
әрбір құқық тек белгілі бір құқықпен қамтамасыз етуі қажет және әрбір құқық
тек белгілі бір міндеттемелердің арқасында жүзеге асырылуы тиіс.
Жауапкершілік көлемі де солай сәйкестендірілуі қажет, яғни, бір нәрсеге
жаупкершілік соған сай билік көлемімен қамтамасыз етуі керек және
керісінше. Лауазымдық нұсқаулықтың мазмұндық балансы кесте түрінде былай
беріледі:
Қызметкерлер Қаражатта
Міндеттемелер Құқықтар
Жауапкершілік Билік
Лаузымдық, нұсқаулық мәтіндік ең алдымен жалпы ережелер кіреді. Онда
маманның қызмет аясы, оны тағайындау, ауыстыру және босату тәртібі
белгіленеді, квалификациялық талаптар анықталады. Сондай- ақ ол кімге
бағынатынына, кімді басқаратынына айқындалады. Бөлімде маман өз жұмысында
басшылыққа алуға тиіс заң актілері көрсетіледі. Қызметтері бөлім маманның
қызметінің бағыттарын анықтайды.
Лауазымдық міндеттемелері бөлімінде маманның нақты міндеттері, оның
басқару процесніе қатысу түрлері (басқарады, бекітеді, даярлайды,
қамтамасыз етеді, орындайды, бақылайды) санамалап көрсетеді. Құқықтары
бөлімінде маманның өз міндеттемелерін сапасыз және өз мезгілінде
орындамағаны үшін жауапкершілікті белгілейді.
Лауазым бойынша байланыстар бөлімінде хабар алмасу мен қызметтік өзара
қатынастар шеңбері, құжаттардың жүргізілуі тәртібі т.б белгіленеді.
Лауазымдық нұсқаулықты бөлімшенің басшысы жасайды және кәсіпорынның
директоры бекітеді. Лауазымдық нұсқаулықты бөлімшенің басшысы жасайды және
кәсіпорынның директоры бекітеді. Ұйымдастыру және басқару мәселелері
бойынша вице- президент бас директорға бағынады. Ол барлық басшылық
комитеттердің жұмысына, болашақ түпкі мақсатты жоспарлауға байланысты
өтетін мәжілістерге қатынасады. Ұйымдастыру және басқару мәселелері бойынша
вице- президенттің бөлімі мынадай қызметтердің орындалуына әкімшілік
жауапкершілікте болады: жоспарлауды ұйымдастыру, қаржылық жоспарлаумен
бақылау іс жүргізу жүйесі, болашақ жоспарлау. Ұйымдастыру және басқару
мәселелері бойынша вице- президент компаниямен оның бөлімдері үшін олардың
табысы мен активтерін қысқа мерзімді және ұзақ мерзімді жоспарлаудың
әдістерін ұсынады, сонымен бірге мақұлданған әдістерді енгізіп, қолдану
туралы өкім береді;
Компанияның қаржы жоспарлары мен олардың нәтижелерін түсіндіріп талдайды;
фирманың бас бөлімшесінің ұйымдық құрылымын қарастырады және қабылданған
бюджеттің орындалуына басшылық жасайды; басқару қызметіндегі маңызды
орындарға кадрларды таңдап ұсынылады; қаржы операцияларын жоспарлау бойынша
зерттеулер жүргізіледі. Кәсіпорынның құрылымы, сандық құрамы, біріншеден,
құрылым және штат саны деген құжатқа бекітіледі. Құжаттың мәтіндік бөлігі
кесте түрінде орындалады. Онда кәсіпорынның барлық құрылымдық бөлімшелері,
оларға кіргізілген қызмет түрлері және әр қызмет түрі бойынша штаттық
тұлғалар саны көрсетіледі. Құжат кәсіпорын бланкісінде жасалып, оған
басшының орынбасары қол қояды, бас есепшімен келісіп, бірінші басшы
бекітеді.
Кәсіпорынның лауазымдық және сандық құрамы, жалақы қоры көрсетіліп,
штат кестесінде бекітіледі. Құжаттың мәтіндік бөлігі кесте түрінде
орындалады. Онда кәсіпорынның барлық құрылымдық бөлімшелері оларға
кіргізілген қызмет түрлері бойынша штаттық тұлғалар саны көрсетіледі. Құжат
кәсіпорынның бланкісінде жасалып, оған басшылық орынбасары қол қояды, бас
есепшімен келісіп, бірінші басшы бекітеді. Кәсіпорынның лауазымдық және
сандық құрамы, жалақы қоры көрсетіліп штат кестесінде бекітіледі. Ол
кәсіпорынның бланкісінде толтырылып, қызмет түрінің тізімі, штаттық
тұлғалардың саны, қызмет ақысы, қосымша ақы және жалақының айлық қоры
туралы мәліметтерді береді. Штат кестесінде кәсіпорын басшысының орынбасары
қол қойып, бас есепшімен келісе отырып, кәсіпорын бекітеді. Бекіту
белгісінде кәсіпорынның жалпы штат саны, еңбек ақының айлық қоры
көрсетіледі. Бұл аталған құжаттарға тек директордың бұйрығымен өзгерістер
енгізіледі. Кәсіпорынның ағымдағы қызметі бұйрық- жарлық құжаттары арқылы
реттеліп басқарылып отырады. Бұйрық беру құқығына, әдетте, бірінші басшы-
несиені реттеуші әкімшілік басшысы ие. Кәсіпорын директоры мен оның
орынбасарлары- құрылымдық жетекшілері нұсқау, жарлықтар бере алады.
Басшылықтың алқалық органдары (кеңестер, съездер, конференциялар т.б)
шешім қабылдау барысын қағазға түсіріп белгілейтін хаттаманың бір бөлігі
болып табылатын шешімдер шығара алады. Мазмұны жағынан бұйрықтар екі түрге
бөлінеді: негізгі қызмет бойынша және жеке қызметкерлер құрамы бойынша
бұйрықтар.
Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар өндіріс істері, жоспарлау, есеп
беру, қаржыландыру, несие алу- беру, тауарлар өткізу мен қызмет көрсетуді
ұсыну, ұйымдастыру мәселелері бойынша басқару жөніндегі шешімдерді
белгілейді. Олар сондай- ақ, жоғары органдардың шешімдерін орындау мерзімі
мен бақылауды және оған жауаптыларды анықтау керек болғанда шығарылады.
Бұйрық нормативті және жекелік болуы мүмкін. Мысалы, еңбек тәртібі
ережелерін бекіту туралы бұйрық директордан бастап, барлық қызметкерлерге
қатысты, сондықтан да ол нормативті болады. Ал өтемақы төлеу туралы бұйрық
жеке адамдарға қатысты болғандықтан жекелік болады. Бұйрықтың жобасы
кәсіпорын мамандары тарапынан әзірленеді де, орынбасарлармен, қызмет бабы
бойынша бастықтармен, заңгермен, бухгалтермен, кадрлар бөлімі бастығымен
келісіп, директор қол қояды. Бұйрық беру тәртібі бұзылғанда, оның заңды
күші жойылып, кері қайтарылады. Бұйрық жобасына қажеттігін, заңдылығын
негіздейтін құжаттар қоса тіркеледі. Бұйрық, егер оның мәтінінде өзге
мерзімі көрсетілмесе,қол қойылған күннен бастап күніне енеді.Қол қою
құқығына мекеме басшылары, олардың бірінші орынбасарлары, сондай- ақ
біліктілігі жоғары және басшының тапсыруымен кейбір құзырлы адамдар ие бола
алады. Егер мәтінде бұйрықтың аяқталу мерзімі көрсетілмесе, оның күші
тұрақты болады. Оның күшін мекеме басшысы жаңа бұйрық шығарып қана жоя
алады,немесе жоғары құзырлы орган, немесе сот жояды. Негізгі қызмет бойынша
бұйрықтар кәсіпорынның бланкісіне толтырылады және мынадай деректер тұрады:
кәсіпорын атауы, құжат түрінің атауы,мерзімі, индексі (нөмірі), мәтін
тақырыбы (бекіту туралы, тапсырма туралы т.б), бақылау туралы белгі, мәтін
қойылған қол , бұрыштама, құжаттың орындалғаны туралы, мәліметтердің магнит
таспасына аударылған туралы белгілер. Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен тұрады:
белгілеуші және жарлық.
Белгілеуші бөлікте тиісті істердің мақсат- міндеттері, бұйрық
шығарудың себептері баяндалады, не бұйрық шығаруға негіз болған құжатқа
сілтеме жасалады.
Жарлық бөлігі жеке жолға жазылған Бұйырамын деген сөзден басталады.
Мәтіннің бұл бөлімінде орындалатын істер, оған жауапты адамдардың аты-
жөні, лауазымы, іске асыру мерзімі көрсетіледі. Ол араб санымен
нөмірленетін тармақтарға бөлінуі мүмкін. Әр тармақ үшінші жақ бұйрық рай
ырықсыз етіс тұлғасындағы етістіктен (тапсырылысын, жарияланасын т.б) және
бұйрықты орындаушы лауазымды адамды немесе бөлімшені көрсетуден басталады.
Орындауға жауаптылықты: Бұйрықтың орындалуын бақылау (лауазымы, аты- жөні)
жүктелсін деп көрсетіледі. Жекелеген тапсырмалар бұйрыққа қосымша ретінде
берілуі мүмкін және бұйрық мәтінінде оларға сілтеме жасалуы тиіс. Егер
қосымшалар бірнешеу болса, онда олардың әрқайсысы нөмірленеді. Бұйрықпен
қосымшалардың беттері бірыңғай құжат түрінде нөмірленеді. Іс жүзінде кейде
тұпнұсқаның қандай да бір бөлімінің үзінді нұсқасы ретінде бұйрықтан
көшірме даярлау қажеттігі туындап жатады. Бұйрықтан көшірмеде жарлыққа
дейінгі барлық деректер сақталады, ал жарлық бөлімінен тек нақтылы сол
жағдайға қажет мағлұмат алынады. Көшірмеде үзінді нұсқа сияқты
куәландырылады. Нұсқау ақпараттық- әдістемелік немесе ұйымдастырушылық
сипатқа ие құжат. Нұсқаулар бұйрық, нұсқау, жарлықтардың орындалу тәртібін
түсіндіреді. Нұсқауға қол қою құқығына бірінші басшы, бас мамандар ие.
Нұсқаудың мәтіні бұйрықтағыдай белгілеуші және жарлық бөліктерінен тұрады.
Белгілеуші бөлігі: орында мақсатымен, соған сәйкес, мақсатында деген
сөздермен басталады. Жарлық бөлігі бұйрықтағыдай құрылады. Жарлық
басқарудың шұғыл мәселелері бойынша шығарылатын құқықтық акт. Оған
директорлардың орынбасарлары, өз өкілеттілікті шегінде құрылымдық бөлімше
басшылары қол қояды. Жарлықтың мәтіні бұйрықтағыдай құрамды бөліктерден
тұрады. Жарлық құжатының сапалы болуы пішімі жағынан дұрыс болуына ғана
емес, мазмұны жағынан толық, анық, дәл болуына да байланысты. Ұйымдағы
басқарудың жетілмеген шешімдері- басшының біліктілігінің төмен екендігінің
белгісі.
Өкілетті органдардың бірлескен жарлық құжаттары бірлескен шешім
түрінде шығарылады және ол шешім бұл құжатты қабылдаған ұйымдардың
әрқайсысы үшін құқықтық күшке ие болады. Мәселелердің талқылаудың барысы
және алқалық органдардың отырысында, кеңестерде, жиналыстарда, мәжілістерде
қабылданған шешімдер хаттамаларда белгіленіп отырады. Хаттамалар мәжілісі
барысының жазбасы, стенограммалар, мәжілісті өткізуге дайындалған дыбыстық
жазбалар мен материалдар негізінде толтырылады.
Хаттама – жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық
органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы
туралы мәлімет беретін құжат. Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан
хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сөйлеген
сөздердің мазмұны жазылмаған ықшамды түрде болып келуі мүмкін. Қысқа
хаттамаларда күн тәртібі, сөйлеушілердің аты- жөні, сөйлеген сөздерінің
тақырыбы және қабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздердің толық
мәтіні келтірілмейді. Ал толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің барлығы
көрсетіледі. Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айқындайды. Бұл
жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың
заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс
толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен
анықталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол
қабылданған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.
Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы қойылады. Жоғары мекемелер мен
ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте нұсқау, түсіндіру, ресми сұрау
салу түрінде болады. Салаға бағынышты мекемелер хабарлар, сұратулар
жібереді. Тең дәрежедегі қатарлас мекемелер өтініш, ұсыныс растау, хабарлар
т.б алмасады. Баяндау хат- ұйым басшысына қандай да бір мәселені жан- жақты
қамтып баяндаған, қорытынды, ұсыныстар жасаған құжат. Ұйымның өз ішіне
арналған баяндау хаттар қолмен жазылып, жазған адамның қолы қойылады.
Мерзімі көрсетіледі, сонымен қатар, мекеменің атауы, құрылымдылық
бөлімшенің атауы, құжат аты, жазылған орны, мәтін тақырыбы, кімге арналғаны
көрсетіледі. Егер баяндау хат мекеменің атынан жоғары жаққа арналса,
машинкеге басылып, мекеме басшысы қол қояды. Ұйымдар жеке адамдарға басқа
ұйымдарға тапсыру үшін қандай да бір ресми мәліметтерді растайтын құжат
түріндегі анықтамаларды жиі береді. Анықтама беретін ұйымның тізбелері
әдетте бұрыштама штампта немесе баспаханалық үлгіде бланкіде сақталады.
Құжат атауы берілген уақыты және лауазымды адамның қолы- бұлар
деректемелердің жиынтығын құрайды.
Ұйымды басқару- мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап
оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып
табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат
мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс.
Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның
мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі
оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін
жақтарын айқындап, оны қабылдап түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек
етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы
оның толықтығы, орамдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай- ақ оның
ықшамдылығымен, көрнектілігімен және қолайлығымен айқындалады. Ұйымдағы
басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауды, қаржыландыруда, несие
беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның
қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде қолданылады. Құжаттарда
мемлекеттік құрылым белгіленуі, олар мекемелер ұйымдар, кәсіпорындар және
азаматтар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Ұйымның құжаттары
белгілі бір мәдени- тарихи құндылыққа ие, мемлекеттің архив қорының бөлігі
болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.
Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат
және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару
комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер
кабинеті бекіткен Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық- құқықтық
нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару
және құжат жүргізудің негізгі ережелері деп аталатын №562 қаулысы болып
табылады. Ережелерде құжаттарды толтырудың және құжат айналымын
басқарудың нормалары айқындалған. Ұйым өзінің қалыпты қызмет салалық
құжаттар табелін әзірлейді. Ондай табельге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат
түрлері де, сондай- ақ есептеу техникалық құралдары арқылы жасалған
түрлеріне енеді. Құжаттарды басқару қызметі салалық бөлімдерінің барлығына
бірдей іс номенклатурасын жасап шығарады. Ұйымды басқарудағы жазба
құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте- бірте қалыптасады және ол тұрақты
түрдегі заңдылықты жолға қояды. Ұйымды дамытудағы негізгі элементтердің
бірі жұмыскерлер тобы. Жұмыскерлер тобы кәсіпорынның басқарушы
жетекшілерінен және оларға бағытталған қызметкерлерден тұрады. Кәсіпорын
жұмысшылар тобының арасында белсенді қызметкерлер атқаратын жеке тұлғалар
ғана емес барлық жұмысшылар тобы бірлесе отырып орындауы керек. Ұйымды
дамытуды кешенді түрде ұйымдастыру арқылы түрлі басқа да ғылымдардың
көмегімен тиімді шешімдерді қабылдауға болады. Ол адамдардың іс- қимылын
зерттейтін әлеуметтік психология ғылымы және экономикалық өндірісті, ұйымды
басқару ғылымдары жатады. Ұйымды дамытуды өзара байланыстары бар негізгі
ұйым жүйелері болады. Ол ұйым жүйелерін мынадай түрлерге бөлуге болады:
техникалық; басқару әкімшілік; жеке мәдени.
Техникалық жүйе деп – техникалық сипаттағы белгілі бір жұмыстарды рет-
ретімен орындайтын технология кезеңі.
Басқару әкімшілік жүйесі басқару үдерісіне әсер ететін арнайы
әзерленген ұйымның құрылымы мен саясаты мен ережесін айтады.
Жеке мәдени жүйе жеке тұлғаның қажеттілігін қанағаттандыра отырып
фирмадағы ішкі мәдениетпен бағалы норманың қалыптасуы. Осы жүйелердің өзара
байланысты жұмескерлердің фирма қызметінің іс- қимылын қалыптастырады. Бір
жүйенің өзгеруі басқа жүйенің қызметіне тікелей әсер береді. Ұйымды дамыту
әдістерінің ішіндегі жетілдірілген әдісі бұл зерттеу жұмысы. Зерттеу жұмысы
мынадай кезеңдерден тұрады:
- Ұйымның немесе ұйым құрылымының қызмет жағдайы. Анкета
немесе интервью арқылы зерттеліп анықталады.
- Анықталған мәліметтерді ұйым мүшелеріне тапсыру.
- Осы мәліметтердің негізінде белгілі бір шешімдер мен
ұсыныстарды әзірлеу.
- Бағдарламалармен жоспарларды іске асыру.
- Қолданылатын мәліметтердің негізінде қабылданатын
шешімдерді бағалау.
- Қажет болған жағдайда зерттеу жұмыстарын қайталап
жүргізу.
Ұйымды басқару қызметтерінің мамандары кәсіпорынның
әртүрлі ұйымдар жиналысына қатысады. Ұйымдық жұмыстардың негізгі
мақсаттарының түріне мыналар жатады: жиындар өткізудегі ақпараттар
жинақтауға негізгі топтармен ұйымдардың жағдайын анықтау; жоспарланған
шаралар оларды таратуға байланысты әдістерді әзірлеуге қатысады,
қабылданатын шешімдердің сапалы болуын қадағалауға байланысты түрлі
кеңестер беруге қатысуы; әзірленген шараларды таратуға және нәтижелерді
бағалауға қатысуы. Осы ұйымда жұмыстардың барлығы тиімді орындалуы үшін
арнайы кеңес маманы болуы керек. Жауапты қызмет дәрежесінде тұлғаның және
топ мүшелерінің жетекшісі мен бірдей деңгейде қатысуы қажет. Ұйымның
дамуындағы өзгеріске ішкі және сыртқы орта бәсекелестер нарығы тікелей әсер
етеді. Ішкі және сыртқы ортаның әсер ету факторларын анықтайды.
Ұйымдардың өзгеруінің негізгі принциптеріне мыналар жатады:
- Кәсіпорын ішіндегі өзгерістері жақын қабылдайтын
тұлғалардың сезімін ескеру.
- Нақты орындалатын мақсаттарды көрсету.
- Алдын ала болатын өзгерістер туралы хабар ету.
- Қорлардың қажеттілігіне қарай өзгерістерді жүргізу
- Басқару бөлімшелерінің әртүрлі деңгейдегі қоғамдық
жұмысқа қатысу.
Ұжымдық қызмет үдерісін көптеген құқықтық құжаттар қалыптасады. Ұйымдық
құқықтық құжаттарға мыналар жатады: ұйымның жарғысы; ұйым туралы қаулы;
құрылымдық бөлімшелер туралы нұсқаулар; кеңес басқару органдары туралы
нұсқаулар. Ұйымдық құқық құжаттарында құжаттардың орындалуы әкімшілік
құқықтық нормаларымен міндеттемелердің негізінде жүргізіледі. Ұйымдық
құжаттар міндетті түрде бекіту үдерісінен өтеді. Бекіту операциясын ұйымның
жоғарыда тұрған органдары, яғни мекемелердің басшысы құрылымдық
бөлімшелердің жетекшілері немесе тағы басқалары жүргізеді. Ұйымдық құжат
мекеме басшысының тікелей акті құжаты немесе басқару құжат арқылы
бекітіледі. Бұл құжаттардың жарау мерзімі олардың жаңа құжатқа өзгеріп
ауысқанға дейінгі аралықта жүре береді егер мекеме қайта өзгеріп
қалыптасатын болса, онда ұйымдық құжаттар жаңадан қарастырылып бекітіледі.
Штаттық кестедегі өзгерістер мекеме басшысының бұйрығымен немесе өкімімен
өзгеріле алады. Ұйымдық құжаттар ұйым жетекшісімен немесе зам қызметкерімен
әзірленеді. Ұйымдағы құжаттардың датасы ретінде құжатты бекіткен күні ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Кіріспе _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ 4
I -тарау. Ұйымдағы құжаттардың орны мен ролі _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ 6
1.1. Ұйымдағы басқару құжаттарының міндеттері. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_6
1.2. Ұйымдағы құжаттардың жүргізілу тәртібі. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ 17
II- тарау. Қарасай ауданының ғылыми зерттеу институының
құжат қызметі _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _29
1. Ұйымның мақсаты мен қызметі _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
29
2. Ұйымның құрылымы міндеті. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_31
ІІІ- тарау. Қарасай ауданының ғылыми зерттеу институтының кадр
бөлімінің құжаттарын ресімдеу_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _36
3.1.Ұйымдағы жалпы құжаттардың дайындалу және жүргізілу тәртібі. _ _ _ 36
3.2. Ұйымның кадр бөліміндегі ресімделетін құжаттардың
түрлері мен сипаты _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ 39
Қорытынды. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ 49
Қолданылған әдебиеттер _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ 51
Қосымша _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _52
Кіріспе
XXI ғасырға тәуелсіз ел ретінде республикамыздың әлеуметтік –
экономикалық мәдени өмірінде үлкен өзгерістер болып жатыр. Республика
өмірінде жүргізіліп жатқан бұл реформаларды жүзеге асыруға байланысты
күрделі міндеттер тұрғаны белгілі. Реформаның нәтижелі жемісті болуы
соларды дер кезінде дұрыс шешуге байланысты. Қазыр құр сөз, қысыр
кенестен гөрі нақты іс қимылға көшуге негіз бар. Сондықтан реформанның
жүзеге асыру үшін әр министрлік, әр бір мекеме, ұйымдар, жеке адамдар
өздерінің нақты істерін көрсететін шаралар белгілеп, соны жүзеге
асыруға тиіс. Ұйымдар мен мекемелердің кәсіпорындардың қызмет ету
барысында шығарған түрлі шешімдерді, басқару істері актқарған қызметі іс
қағаздарынан айқын көрінеді. Менің диплом жазудағы мақсатым басқаруды
жетілдіру оны, ұйымдастыру деңгейін көтеру негіздеріне байланысты.
Басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар,
архивтегі құжаттар, ұйымда мекемеде ресімделетін құжаттардың өз тәртібі
бар болады. Басқарудағы құжаттың аты бойынша формасы және реквизиттер
жүйесі құжаттың жүйелік түрге келтірілуі міндетті түрде бірдей болуы
керек. Әр ұйымның еңбек ету барысы белгілі мамандар арқылы қызмет
атқарылады. Қазіргі уақытта сай әртүрлі талаптар белгіленуде. Құжаттар
бөлек реквизеттерде тұрады. Басқару құжаттары ұйымдастырушылық бағыттағы
істерімен қатар күнделікті ағымдағы басқару мәселелерінде де қамтиды.
Менің ойымша ең алдымен қолға алынатыны қазақ тілінің конституциялық
мәртебесін мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардың барлық
саласында жүзеге асыралады. Қазақстан Республикасы Президентінің
Жарлығымен бекітілген Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік
бағдарламасы тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезеңінде негізгі төрт
бағытта іс – шаралар жүргізеді. Соның бірі – ресми іс жүргізудегі
мемлекеттік тілге кезең – кезеңімен көшірудің нақты негізін жасайды.
Қалай десекте, Республикада мемлекеттік органдар іс қағазын мемлекеттік
тілде жүргізуге бет бұрды. Бұл үлкен істің өзінен - өзі мекемелерді өзара
байланыстырып олардың тіршілігінде маңызы айрықша. Іс қағаздары
адамдармен қоғамдық мекемелерді өзара байланыстырып, олардың тіршілігі үшін
қажетті мәселелерді, мақсат мүдделерді шешуге көмектесетін қажетті
тілдік материалдар іс қағаздарының жазба материалдар ретінде әдеби
көркем шығармалардың түрлі жанрларынан ерекшелігі қоғамның барлық
мүшелері үшін ортақ қолданылуға лайықты қалыптасқан тілдік
нормасының өзіндік белгіленуінің болуы. Қазіргі кезеңде қазақ тілі
мемлекеттік тіл дәрежесіне жеткенде барлық құжаттардың қазақ тілінде
жүргізілуіне талап қойылуда. Соған орай кітаптар мұғалімдерге және
басқа да іс қағаздарын жүргізушілерге көмекші құрал ретінде ұсылынып
отыр..1. Ұйымның мақсаты мен қызметі нституының құжат қызметі
I-тарау. Ұйымдағы құжаттардың орны мен ролі
1.1. Ұйымдағы басқару құжаттарының міндеттері.
Ұйымды басқаратын адамдардың негізгі міндеттері аппараттың іс
номенклатурасын құру және оны қатысты органдармен келістіру, іс жургізудегі
құжаттардың дұрыс қалыптасуы және олардың сақталуын бақылау, сонымен бірге
аппараттық істерді дайындауды бақылайды. Тұрақты сақталатын құжаттарды
іріктеуді ұйымдастырып құжаттардың істеріне тізімдемелер құрастырылады.
ҚР барлық ұйымдық- құқықтық нысандарындағы бірлестіктерінде,
мекемелері мен ұйымдарында құжаттаудың және құжаттаманы басқарудың негізгі
ережелерінің талаптарына сай өңделген құжаттарды қабылдап олардың есебін
қолданылуы мен сақталуын қамтамасыз етеді. Адамдардың міндеттерін орындау
үшін жыл сайын қатысты архивке аудандық архивтің паспортын, өзінің жұмысы
туралы жоспары мен есебін өткізіп тұрады. Іс жүргізуі аяқталған құжаттардың
жағдайына және олардың аппаратты сақталуына жоспарлық тексерулер
жүргізіледі. Мемлекеттік ұйымдарда негізгі міндеттерді жүзеге асыруда
құжаттау мен құжаттаманы басқару процестерін ұйымдастыру мақсатынла
құрылымдық бөлімшелер құқығында жұмыс жасайтын құжаттама қызметі құрылады.
Құжаттама қызметінің құрамына әдеттегідей есепке алу және тіркеу орындалуын
бақылау, құжаттармен жұмысты жетілдіру және техникалық құралдарды ендіру,
азаматтардың өтініштеріне қарай жөніңдегі бөлімшелері, ұйымның секретариаты
енеді. Құжаттама қызметі жоқ ұйымдарда құжаттау мен құжаттаманы басқару
жауапкершілігі лауазымды тұлғаға жүктеледі. Ұйымда құжаттар мен жұмыстың
нысандарын және әдістерін жетілдіріп құжаттаудың бірыңғай тәртібін құжаттар
мен жұмысты ұйымдастыруды және ұйымдарға құжаттардың орындалуын бақылауды
қамтамасыз етеді. Ұйым қызметінде жасалатын құжаттар жіктегіштерін
әзірлейді және құжаттарды өңдеп алдын – ала қарап жүзеге асырады. Кіріс
құжаттарын ұйым басшысының уақытылы қарауын ұйымдастырады, басшылықтың қол
қоюына берілетін құжаттардың ресімделуіне бақыланады. Белгіленген
мерзімдерде құжаттардың орындалуына бақылауды жүзеге асырады, құжаттардың
орындалуының нәтижелері туралы ұйым басшысын жүйелі түрде хабардар етеді.
Ұйымның ұйымдастырушылық- өкімдік құжаттар бланкілерінің жобаларын
әзірлейді және тиісти мемлекеттік мұрағат мекемелерімен келіседі.
Ұйымдағы істердің тұрақты номенклатурасын әзірлеп істердің жедел сақталуын
және оларды белгіленген тәртіпте ведомстволық мұрағатқа тапсырғанға дейін
пайдалануды қамтамасыз етеді. Ұйымдағы құжаттардың қызметі қызметкерлердің
іскерлік- біліктілігін арттыруды ұйымдастырады. Ұйымдағы құжаттар бір рет
кіріс түскен күні, шығыс және ішкі құжат- қол қойылған күні тіркеледі.
Келесі жылға өткен, іс жүргізу қызметі аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ
мерзімді талап ететін құжаттар қайта тіркеуге жатады. Ұйым басшысы қараған
құжаттар құжаттама қызметіне қайтарылады, ондағы бұрыштаманың мазмұны
тіркеу- есепке алу нысанына енгізіледі және орындауға тапсырылады.
Орындалуы бірнеше құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжат оларға кезекпен
беріледі немесе бір уақытта көшірмелері тапсырылады. Ұйымға келіп түскен
электрондық құжат электрондық цифрлық қолтаңбаның пакет референсінің
сәйкестігін және компьютерлік вирустардың бар жоғын тексеруден кейін
электрондық деректер нысанының тиісті жиектері толтырып, автоматтандырылған
ақпараттық жүйеде тіркеуге алынады. Ұйым ішіндегі хат алмасу кезінде
лауазымды тұлғалардың фамилиялары мен аты- жөндерін ғана барыс септігінде
көрсетуге болады.
Басқару мемлекеттік және қоғамдық ұйымдарда, қоғамдық құрылыстың
барлық саласында қолданып аз шығындармен барынша тиімделікке қол жеткізуді
көздейді. Сондықтанда ұйымды басқару теориясы мен тәжірибесі барлық
деңгейлерге тән. Басқару- процесс ретінде жалпылама сипатқа ие болып,
табиғаттың барлық құбылыстарында, яғни өлі табиғатта өндірістік
құралдармен еңбек заттарын басқаруда. Осыған байланысты басқару ісі барлық
бірдей территориялық бөлектерде, әлеуметтік- экономикалық жүйелерде
объективтік түрде жүзеге асырылады. Сонымен қатар ұйымды басқаруды
процессіне объективті түрде қатыса отырып, өзінің қалыптасуы мен қызмет
барысында қолайлы жағдай жасауды талап етеді. Осының есебінде басқару
әрекетінде әрбір територияның ерекшелігін барынша ескеру, жергілікті
экономиканың дамуы мен қызмет жасауын реттеуді қалыпты орынға қою талап
етеді. Ұйымды басқару функциясы мемлекеттік реттеуде аса маңызды өзіндік
қаржы- неше жүйесі, дербес мемлекеттік бюджет қалыптасуы, салық және кеден
жүйесін ұйымдастыру жатады. Қазақстан Республикасының Конституциясының
экономиканы басқаруды ұйымдастырудың әдістемелік қағидалары бар. Қазақстан
экономикасы меншіктің әр түрлі нысандары негізделеді. Мемлекет заң алдында
меншіктің барлық субъектілерінің теңдігін қамтамасыз етеді. Басқарудағы
ұйымдастырушылық факторлардың ролі кәсіпкерлік ортада әрдайым жоғары
бағаланған. Нашар ұйымдастырылған компанияны ешқандай нарықтық тетіктер
құтқара алмайды. Ұйымды басқару жүйесінің әдістемелік негіздерінің бірі
болып осы тұжырымдамасы берілген, өзін-өзі басқаруға көшудің теориялық
алғы шарттарының жүйесі саналады. Ұйымды басқару тұрғысынан алғанда
маслихаттардың күзеттері орынды көрсетілген. Сонымен қатар ұйымда басқару
жалпы Республиканың және облыстарының ерекшеліктерінің барлық түрлерін
барынша қамтуы тиіс. Ұйымды басқару стандарттандыруц кейде өктемдік тәрізді
әсер етіп, ол ұлттық өндірістің тарихи құндылықтарын күйзелтуі мүмкін.
Ұйымды басқару органдарда сипаттайтын негізгі белгі- дербестік өмір
сүру мүмкіндігі. Оның шарты: өзіне қарасты бюджет және территориялық
бөлімдерге әкімшілік бақылау жүргізу. Ұйымды басқарудың тиімділігі оның
ұйымдастырушылық құрылымы өте күрделі объектісінің құрылымына сәйкес
келуімен сипатталады. Ұйымдық басқару жүйесіне кейбір объективтік
қайшылықтар тән. Ол қайшылықтарда бәсеңдету үшін үнемі жетілдіру қажет.
Ұйымды басқару жүйесін жетілдіру мақсаты кем дегенде бірнеше элементтерін
бірімен байланысты. Нарықтық қатынастарға өту саясатын жасап шығару мен
жүзеге асыру Қазақстан Республикасы Президенті үйлестіретін мемлекеттік
басқарудың арнаулы функциясы болып табылады. Құжаттарды экономиканы
басқаруды ұйымдастыруды жетілдіру мәселелері басты орынға қойылады.
Ұйымды басқарудың құрылымын әрі қарай жетілдіру экономикамен шаруашылық
тетіктерін нақтылы мақсатты дамуымен тығыз байланысты. Ұйымды басқару
әрі қарай жетілдірудегі негізгі талаптар болып мыналар табылады:
- ұйымдастырушылық құрылым басқарудың негізгі
заңдылықтарына, дәл кезіндегі мақсаттарға сай болуы
керек және болашақтағы дамудың негізгі болуы тиіс:
- ұйымдастырушылық құрылымның жақсаруы шаруашылықтың
экономикалық тетігінің өзгеруімен қатар асырылуы керек:
- бұрын өзін-өзі ақтаған ұйымды басқару нысандарды,
қағидаларды және әдістерді жалғастырып пайдалану.
Ұйымды басқару құрылымы серпіндікпен сипатталатын және объектінің
жағдайымен байланысты болған соң, ұйымдастырушылық мәселелері өтпелі
кезеңнің әр сайысында зерттеліп отырылуы қажет.
Ұйымды басқару процессінде ерекше рол атқарады ол әдістер жүйесі.
Олар арқылы нарық экономикасының мүдделерімен Республиканың әлеуметтік –
экономикалық дамуы іске асады. Ұйымды басқару мақсатында байланысты әдіс
таңдалынады, мүдделер жиынтығы көптеген әдістерді талап етеді. Ұйымды
басқару қазіргі экономикалық әдістерінің мазмұны еңбек және материал
шығындарын аз жұмсай отырып жақсы өндірістік нәтижелерге жету мақсатында
қызметкерлердің экономикалық мүдделеріне нысаналы ықпал ету болып
табылады. Ұйымдық басқарудың экономикалық әдістерінің негізгі мақсаты-
кәсіп орынның ұжымымен жекелеген қызметкерлері барынша белсенділік
көрсетуге ұмтылатындай экономикалық жағдайды қамтамасыз етеді.
Нарық жағдайында экономиканы басқару дегеніміз- қоғам алдында
тұрған мақсаттарда бағытталған заңдар арқылы және экономикалық заңдарды
жақсы пайдалану жағдайында қоғамдық қондырманың ұтымды, экономикалық
жағынан дұрыс ықпал жасауы болып табылады. Мұндай көзқарас ғылыми
қағидаларға негізделеді ал ел ардың болмауы ынталандырулар жоқ және
мақсатқа жету мүмкін емес екенін дәлелдейді. Ұйымды басқару функциясының
бірі- ол ақша және материалдық ағымдар жылжуын ұйымдастыру. Кәсіп орын
басшысы, бір жағынан, барынша қаражат түсіруді қамтамасыз етуге ұмтылуы
керек; екінші жағынан, қолдағы бар қаражатты өте тиімді іске асыруы керек.
Қаражаттардың түсуімен жұмсалуының арасында тұрақты серпінді тенгерім
қолдау табуы керек. Ұйымды басқару тәжірибесі бойынша фирмаларға үнемі
қаражат жетіспейді. Ұйымды басқарудың түптілікті жаңа жүйесіне көшу
процестің басты мәселелерін аңықтауға себепші болады. Көшудің алғашқы
кезеңінде заң шығаратын негіздер мен ұйымдық құрылымдарды құру қажет. Ұйым
қызметкерлері өз әлеуметтік ұйым алдындағы мақсаттарға қол жеткізуге
пайдаланғн жағдайда ғана қызметкерлерді басқару тиімді деп санайды.
Талаптардың орындалуын қамтамасыз ету мақсатында ұйымдар түрлі
әдістер қолданылады. Атап айтар болсақ, қызметкерлерді басқару жүйелерінің
ұйым мақсаттарына: сәйкестігін жүйелі түрде тексеріп отыру; адам
ресурстарын, басқару қызметкерлерінің ұйымның стратегиялық жоспарларын
жасауға және қайта қарауға тарту; жоғары басшылықтық қызметкерлерді
басқару жүйелерін жасауға, қайта қарауға үнемі қатыстырылуын қамтамасыз
ету; ұйымның мақсаттарына қол жеткізу деңгейін бағалау орын алады.
Қызметкерлерді басқару тиімділігі көрсеткіштерінің бірі ұйымдық
мақсаттардың орындалуын қамтамасыз ететін қызметкерлердің өндірістік
тәртібін қалыптастыру болып табылады.
Ұйым қызметкерлерді басқару жүйесінің бір тұтастылығына мынадай
шараларды жүзеге асыру жолымен қол жеткізе алады:
- ұйымның мақсаттарын дәл анықтау;
- барлық қызмет орны үшін өндірістік тәртіпті жан-жақты
модельдеу;
- адам ресурстары бойынша мамандардың тікелей басшылықпен,
басқару персоналымен тұрақты өзара қатынасы;
- адам ресурстары қызметінің бөлімшелеріндегі жұмыстың
үйлестірілуі.
Кез-келген ұйымның дінгегі онда жұмыс істейтін адамдар болып
табылады, оларды әрине басқа қызметкерлерді басқарғандай етіп басқару
қажет. Адам ресурстары қызметінің қызметкерлері ғана ұйымның
қызметкерлерді басқару жүйесін жаңарту мен қызмет етіп отыруын қамтамасыз
етеді.
Оқу мақсаты- ұйымдар ұйым мақсатына жетуге қажетті білімі мен
қабілеті бар адамдардың мөлшерімен қамтамасыз ету. Ұйымды басқару
тимімділігі жалпы басқару тиімділігін экономикалық бағалаудан бөлек
қарастырылғаны жөн. Басқаруды жетілдіру тиімділігін бағалау, басқаруды
оңайландыру бағытын таңдауда, таңдалған бағыт шеңберінде жобалық
баламаларда, ынталандыру жүйелерін жасауда қолданылады. Ұйымды басқару
тиімділігін бағалау белгілірінің алғашқы деңгейі өндірісті басқару
қызметінің экономикалық тиімділігі шараларын көрсетеді. Мекемелер,
ұйымдар және фирмалар көп жағдайларда өздерінің эмблемаларын
орналыстырады. Егер ұйым эмблемасының графикалық файл түріндегі эталондық
кескіні бар болса ол эмблеманы бланкада орналастыру үшін пайдаланылады.
Хатқа жауап күтілетін болғандықтан мұндай бланкаларда ұйымның аңықтамалық
деректері бар болуы тиіс. Ұйымның анықтамалық деректемелері мыналар:
байланыс бөлімшелерінің индексін, телефондардың номірлерін, банктегі
шоттарды, электрондық почтаның және WWW мекен – жайын фирманың
беттерін, басқада мәліметтерді қамтиды. Анықтамалық деректердің құрамына
ұйымның мемлекеттік тіркеу номірі, қайсы бір қызметке деген лицензияның
номірі және т.б. енгізілуі мүмкін. Құжаттарды және іс жэүргізудегі
тіркеудің көптеген автоматтандырылған жүйелері ұйымдардың (фирмалардың)
хат – хабарлары туралы деректер базасын өзіне қамтиды, мұндай жағдайда
адресті енгізуді жеделдету және оны жазуда қатеге жол бермеу үшін
Адресат реквизиті тиісті деректердің базаларын пайдалану арқылы
толтырылады. Деректер базасында бір ұйымның бірнеше атауының пайда болуын
болдырмай үшін деректер базасын кезең-кезеңде тексеріп отыру және хат-
хабарлар тізіміне толықтырулар енгізуге құқығы бар адамдардың тізімін
шектеу ұсынылады. Құжат айналысының көлемін айқындау кезінде барлық
құжаттар бір рет есепке алынады. Машинкаға басылған көшірмелер мен жедел
көбейту құралдарымен көбейтілген көшірмелер бөлек есепке алынады. Құжат
айналасының жалпы көлемі көшірмелердің қосынды саны көрсетілетін көлбеу
сызықпен көрсетіледі. Кірістік құжаттардың құрамында үкіметке және жоғары
тұрған ұйымдарға жіберілген, басшылық қол қойған құжаттар, жедел хаттар
және факстер жеке есептеледі. Құжаттардың көлемі туралы деректердің
мәліметтері кезең – кезеңмен жасалып отырылады. Мекеме мемлекеттік
тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып саналады. Тіркеуге
алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін мемлекеттік реестрге
алынады. Ұйымдарда құрастырылатын құжаттардың түрлері оның ұйымдағы
құқықтық ерекшеліктерімен байланысты. Оның құзыры атқаратын жұмыста,
жұмыс тәртібін және тағы да басқа заңды немесе жеке тұлға мен байланысты
қарым – қатынас көлемімен, сипатымен белгіленеді. Бір мекемеде құжаттарды
ресімдеу өзінің ұйымды құрған кезеңдерден пайда болды, ал кейбір құжаттар
мемлекеттік құжаттама жүйесінің талаптарының негізінде пайда болған. Әр
ұйымдарда ішкі жүйелік құжаттық талаптар бар. Мекеменің ішкі құжаттар
айналымының реттеу үшін арнайы түрде құжаттау формасы, табелі жасалады.
Табель формасының негізгі мақсаты мекемедегі құжаттар айналымында болатын
құжаттар санын іріктеп сол деңгейде сақтап отыру және оларды дайындап
бір тәртіпке келтіреді. Табель арнайы ұйымдарда құжат тобына жатады.
Ұйымдық қызметті атқару үдерісінде үнемі даму үдерісі жүргізіледі.
Ұйымдық қатынастың күрделі жүйесіне сай кәсіпорынды басқару өзіндік
белгіленген функциялар арқылы орындалады. Осы жүйенің функциялық әдісі
ұйымдық қызметтің даму үдерісіне тікелей байланысты.
Ұйымдық басқару ерекшеліктерінің бірі бұл күрделі бәсекелес
жағдайдағы кәсіпорынның бір тұтас жүйе ретінде жұмыс атқаруы тиімді
шешімдерді қабылдауын және басқа бәсекелестерге қарағанда үлкен
жетістіктерге жету болып саналады. Ұйымдық даму термині басқару қызметінің
ұзақ мерзімді мақсатына жетуіне байланысты қолданылады.
Ұйымдық даму деп – кәсіпорын басшысының сыртқы ортаға байланысты
сыртқы қабілетін және ұйымның даму үдерісін қамтамасыз етуге бағытталған
жұмысты айтамыз. Кәсіпорын басшысы өзі басқарған ұйымға тікелей жауапты
тұлға саналады. Ұйымдық дамудың бағдарламасы адамдардың жұмыс жасау
барысында іс - әрекеттің тиімділігі. Ұйымдар жеке адамдарға басқа ұйымдарға
тапсыру үшін қандай да бір ресми мәліметтерді растайтын құжат түріндегі
анықтамаларды жиі береді. Анықтама беретін ұйымның тізбелері әдетте
бұрыштама штампта немесе баспаханалық үлгідегі бланкіде сақталады.
Құжат атауы берілген уақыты және лауазымды адамның қолы- бұлар
деректемелердің жиынтығын құрайды. Құжат мәтінінде мынадай мәліметтер
беріледі: анықтама берілген адамның аты-жөні; қажет мәліметтер;
анықтаманы қажет ұйымның атауы. Анықтаманың заңдылық күші ұйымның мөрі мен
бекітіледі. Жеке құжаттардың басқа түрлері: дипломдар, аттестаттар, жеке
басының куәліктері т.б. қатаң белгіленген тәртіпке толтырып, қандай да
болмасын жалғандықтан қорғалуы тиіс. Қазақстан Республикасында екі тілде,
қазақ және орыс тілдерінде іс жүргізу, құжат толтыру қалыптасқан. Бұл құжат
айналымының ең қолайлы жолы болып табылады. Алайда, өкінішке орай, екі
тілдік форма тек бланкілер құжаттарға тән. Ал құжат мәтіні кең түсіндіруді
қажет ететін түрлерінде ол жоқ. Сондықтан іскерлік қос тілдікті жүзеге
асыру үшін екі тілді де жақсы жөн.
Күнделікті өмірге қажеттілік тұған жағдайда әкімшілікке, сотқа,
нотариусқа, пошта бөліміне, банкке қызмет көрсету орындарына қайсысымыздың
болмасын ісіміз түсуі мүмкін. Ресми құрылымдармен ондағы лауазымды
адамдарға біздің көз қарасымызда әр түрлі болады: оларға құрметпен,
күтікпен немесе сақтана қарауымыз мүмкін. Соған орай ауыз екі тілдесуде
сөйлесуде әр қалай қатынас орнап жатады.
Алайда мәселені дұрыс шешу үшін, қызмет әдебін сақтап, жазбаша түрде
қалыптасқан қатынасқа жүгінгені жөн. Егер ресми органнан бір нәрсе жөнінде
сұрайтын болсақ, онда арыз жазамыз, ал басқа адамның бір нәрсесін істеуіне
тапсырыс беретін болсақ сенімхат жазамыз. Басқаша айтқанда, алдымен
құқықтық және этикалық жағынан жағдайға сәйкес келетін белгілі бір құжат
түрін таңдаймыз. Одан кейін құжатты қалай толтыру керектігін, яғни оның
қандай деректерден тұратыны, ойдың қандай реттілікте екендігін құжат
толтырудың үлгісін жақсы білуіміз қажет. Қызметтік қарым- қатынастағы
сияқты, жеке адамның ұйымдарымен қарым- қатынасында да құжат жанрларының
белгілі бір түрлері бар. Оларды жеке құжаттар деп атау қалыптасқан Жеке
деп аталатын, себебі олар жеке адамның атынан жазылып, жеке адамға арналады
немесе соған тесілі болып келеді. Ұйымдағы басқару құжаттарының баяндау
стилі оның жанрлық және тілдік ерекшеліктеріне сәйкес болады. Жанрлық стиль
құжаттың тізбелер құрамын, олардың орналасу ретін, мәтіннің жалпы
мағыналық құрылымын сақтауды талап етсе, тілдік норма сөз қолданудағы
дұрыстығы, анықтықты, қысқалықты, қарапайымдылықты, сөздік эмоцияға
құрылмауын талап етеді.
Ұйымдағы кез келген құжаттан біз шынайлықты және онда берілетін
мәліметтер толықтығын талап етеді. Бұл жерде толықтық аз сөздің көп мағына
сыйғыза алу қабілетін жоққа шығармай. Сөйтіп, жеке құжат түрінің құрылу
тәртібі мынада болып келеді. Жағдайды бағалау құжат жанрын таңдау мазмұны
және оның дұрыс орналасуын қадағалау ресми іс қағаз стилі нормасына сәйкес
жазу. Жеке арыз жеке адамның қандайда бір ұйымға немесе заңды тұлғаға
өзінің құқықтарымен мүдделерін іске асыру немесе қорғау үшін өтініш
білдіретін құжат түрі. Арыз өте кең тараған іс- қағаз жанрына жатады.
Сондықтан оны әр бір сауатты адам жаза білуі керек. Әкімшіліктерде, ішкі
істер министірлігінде, прокурор және сот органдарында, банктермен қоғамдық
ұйымдарда арыздардың әр түрлі үлгілері пайдаланылады. Алайда олардың
бәрінде де деректемелердің жиыны бірдей болады. Ұйымдарға құжаттың атауы
деректемесі кіші әріппен немесе бас әріппен басталуы, не болмаса машинкаға
басылып жазылуы мүмкін. Ұйымдарда деректемелердің түрлері сақталады:
қабылдаушы, жолдаушы, құжат атауы, мәтін, мезгілі және қолы. Ұйым атаулары,
жолдау тәсілдері, өтініш айту мен негіздеме, ресми терминдерімен басқа
сөздерді пайдалану арқылы білдіреді. Ұйымды басқару заңдар, ережелер,
жарғылар негізінде, жүргізілетіндіктен басқарушы үшін құқықтық және
моральдық нормаларды білу ерекше мәнге ие болады. Сондықтан қандай да бір
қызметтің өзі белгілі бір құжаттарды толтыра білу міндеттерін және түрлі
жанрдағы қызметтік қарым- қатынастарды кәсіби түрде игеру қажеттігін талап
етеді.
Ұйымды басқарудың нысаның және оның құқықтық мәртебесін таңдау кәсіпкердің
өз көзқарасы мен сыртқы жағдайларға байланысты болады. Қай жағдайда да
табысты қызмет жасау үшін барлық жағдайларды өлшеп ішіп барып іске кірісу
қажет. Ұйымды басқарудың құрылтай шарты негізінде немесе келісім шартпен
жарғы негізінде жұмыс істей алады. Заңды тұлғаны құрылтай шарты
құрылтайшылар арасында жасалады және кәсіпорын мүшелерінің ара қатынасын
айқындайды, сонымен қатар серіктестікпен оған қатысушылардың арасында
жасалады. Егер ұйымның құрылтайшысы бір адам болса, онда шарт жасалмайды.
Егер жарғыда ұйымдық құқықтық жағынан қатты көңіл бөлінсе, шартта
кәсіпорынды қалыптастырудың мүлікті жағына айрықша мән беріледі. Ұйымдағы
құжаттардың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс
толтырылуымен және хаттардағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен
анықталады. Егер құжат екі адрес бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі
данасы арнаулы қағазға басылып көшірмесі жай қағазға түсіріледі, яғни
барлығы үш дана болады.Егер құжатты орындаушылар саны бірнеше адам болса,
олардың бәріде бұрыштама белгіде көрсетіледі. Бірінші аталған адам
орындауға жауапты болып саналады. Іс құжаттары саласы жатады. Ұйымдар мен
мекемелер ішіндегі азаматтар арасындағы ресми қатынастарда және шаруашылық
субъектілерінің арасында орын алады. Әр ұйымның еңбек ету барысы белгілі
мамандар арқылы қызмет атқарады. Іс қағаздарын жүргізу басқару процесінің
ажырамас бөлігінің бір бөлігі болып табылады. Ұйым жолдаудың кез- келген
заңда үлгісін қолдануға құқылы. Бірақ жолдау барлық жағдайда еңбек туралы
қолданылып жүрген заңдарға сәйкес заңды түрде ресімделуі қажет. Кейінгі
кездерде кейбір ұйымдар жұмысқа алуда аталған қызметке алынатын үкіметтер
туралы объективті мәліметтер берілген түйін талап етуде. Ұйымдағы басқару
жүйесінде мемлекетпен оның азаматтарының мүдделерін үйлестіру, келісімдерді
орындаудағы олардың өзара жауапкершілігі туралы сипатталады. Іскерлік
хаттар фирма не ұйымның деректемелері бар арнаулы қағазға жазылады. Оның
сыртқы түрі ұйымның өзіндік бет- бейнесін береді, сондықтан оны безендіру
ұсақ- түйегіне дейін ойластырылып жасалады. Басқару қызметінің
құжаттандырылуының әртүрлі тасымалдаушыға, түсіруге, жазба жүргізуге және
басқару қызметін жүзеге асыру қажетті ақпараттық тәртібі бойынша өңдеуге
жататын процестердің бәрін, қамтиды. Ұйымда басқару негізгі қоғам
түсініктеме бойынша қоғамдық еңбек процесіне табиғи тұрғыда пайда болған
айрықша функция болып табылады, яғни қандай да болмасын ұйым негізгі үлкен
масштабтарын басқаруды қажет етеді.
Әрбір ұйым жұмысшылардың басын біріктіріп өндіріс саласында жалпы
функция атқарады. Жалпы басқару арнайы қойылған мәселені шешу үшін және
мақсатқа жету үшін қажет. Ұйымдағы басқару құжаттарын дайындау мақсаты
ұйымның жұмысын тиімді пайдаланып және осы ұйымда жұмыс атқаратын
адамдардың жұмыстарын уақытысымен бөлініп беруі қажет. Сонымен қатар бұл
құжаттар ұйымының басқа мекемелермен қарым- қатынастарын негіздеп,
қадағалап отырады. Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс
қағаздардың саяси, тарихи, экономикалық маңызы өте зор. Ұйымдағы басқару
құжаттары фактілерді оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдеп
қызметін атқарады. Ұйымдағы іс қағаздар басқару қызметі негізгі бір сала
ұйымдар мен мекемелердің кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарылған
түрлі шешімдерді басқару істерін атқарып отырады. Ұйымдағы іс қағаздардың
жүргізілуі басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады.
1.2. Ұйымдағы құжаттардың жүргізілу тәртібі.
Кәсіпорын үлкен болған сайын, оны басқарудың жүйесі де күрделене
түседі. Жарғы мен құрылтай шарты компанияны ашу, қайта құру және тарату
жұмыстарын тек құрылтайшылар мен акционерлер ғана істей алатын белгілеп
береді. Олардың жиналысы ғана кәсіпорынның ұзақ мерзімді түпкі мақсатын
айқындайды, компанияның басшылығын сайлайды не тағайындайды. Бір органның
құрамына кәсіпорынның ішкі бөлімшелерінің директорлары және кәсіп-
орындардың, қаржы мекемелердің өкілдері, менеджерлер мен ғылыми
қызметкерлер кіре алады. Жоғарғы басшылық органы тек маңызды мәселелерді
ғана қарастырады. Атқарушы органның басшысы кәсіпорынды тікелей және
күнделікті басқаратын президент не бас директор болуы мүмкін. Ағымдағы
басқару құрылымы орталықтандырылған немесе орталықтандырылмаған болуы
мүмкін, орталықтандырылмаған құрылымда барлық қызмет басқару жөніндегі вице-
президентке бағынады. Басқа вице- президенттер(өндіріс, транспорт, өткізу,
қаржы) президентке бағына отырып, бөлімдер мен қызметкерлерді тікелей
басқармайды. Орталықтандырылмаған жүйе арнаулы қызметтердің вице-
президенттерге бағынуын қажет етеді. Ұйымдағы басқарудың өзара бағыныштылық
тізбегі кәсіпорынның көлемі мен басқару қызметіне байланысты екі, үш және
төрт звенолық жүйеден тұру мүмкін. Басқарудың түпкі мақсатын таңдауда ең
алдымен барлық басқару бөлімдерінің бақылауда, жауапкершілігін және
қызметтердің нақты бөлінісін, тиімділікті басшылыққа алған жөн. Лауазымды
нұсқаулық кәсіпорын қызметкерлерінің құқықтық жағдайын, қызметтерін,
құқықтарын, міндеттері мен жауапкершілігін белгілейді. Жақсы жасалған
тәжірибе сыналған құжат үміткерді лауазымды қызметке таңдауда жақсы бағдар
болады. Соған қоса ол үміткерлерді аталған лауазымға алуды келісім-
шарттардың көлемін елеулі түрде қысқартуға мүмкіндік береді. Тиімді басқару
жұмысы лауазымды адамның қызметі мен сол қызметті жүзеге асырудағы
мүмкіндіктерінің тепе- теңдігі арқылы мүмкіндік болады.
Лауазымды нұсқаулықтың тепе- теңдігі мынаны білдіреді. Лауазымға тек
олардың қамтамасыз ететін құралдар арқылы орындалатын қызметтер ғана
беріледі. Соның өзінде құқықтары мен міндеттері өзара теңестірілуі керек,
яғни әрбір міндеттеме белгілі бір құқықпен қамтамасыз етілуі қажет және
әрбір құқық тек белгілі бір құқықпен қамтамасыз етуі қажет және әрбір құқық
тек белгілі бір міндеттемелердің арқасында жүзеге асырылуы тиіс.
Жауапкершілік көлемі де солай сәйкестендірілуі қажет, яғни, бір нәрсеге
жаупкершілік соған сай билік көлемімен қамтамасыз етуі керек және
керісінше. Лауазымдық нұсқаулықтың мазмұндық балансы кесте түрінде былай
беріледі:
Қызметкерлер Қаражатта
Міндеттемелер Құқықтар
Жауапкершілік Билік
Лаузымдық, нұсқаулық мәтіндік ең алдымен жалпы ережелер кіреді. Онда
маманның қызмет аясы, оны тағайындау, ауыстыру және босату тәртібі
белгіленеді, квалификациялық талаптар анықталады. Сондай- ақ ол кімге
бағынатынына, кімді басқаратынына айқындалады. Бөлімде маман өз жұмысында
басшылыққа алуға тиіс заң актілері көрсетіледі. Қызметтері бөлім маманның
қызметінің бағыттарын анықтайды.
Лауазымдық міндеттемелері бөлімінде маманның нақты міндеттері, оның
басқару процесніе қатысу түрлері (басқарады, бекітеді, даярлайды,
қамтамасыз етеді, орындайды, бақылайды) санамалап көрсетеді. Құқықтары
бөлімінде маманның өз міндеттемелерін сапасыз және өз мезгілінде
орындамағаны үшін жауапкершілікті белгілейді.
Лауазым бойынша байланыстар бөлімінде хабар алмасу мен қызметтік өзара
қатынастар шеңбері, құжаттардың жүргізілуі тәртібі т.б белгіленеді.
Лауазымдық нұсқаулықты бөлімшенің басшысы жасайды және кәсіпорынның
директоры бекітеді. Лауазымдық нұсқаулықты бөлімшенің басшысы жасайды және
кәсіпорынның директоры бекітеді. Ұйымдастыру және басқару мәселелері
бойынша вице- президент бас директорға бағынады. Ол барлық басшылық
комитеттердің жұмысына, болашақ түпкі мақсатты жоспарлауға байланысты
өтетін мәжілістерге қатынасады. Ұйымдастыру және басқару мәселелері бойынша
вице- президенттің бөлімі мынадай қызметтердің орындалуына әкімшілік
жауапкершілікте болады: жоспарлауды ұйымдастыру, қаржылық жоспарлаумен
бақылау іс жүргізу жүйесі, болашақ жоспарлау. Ұйымдастыру және басқару
мәселелері бойынша вице- президент компаниямен оның бөлімдері үшін олардың
табысы мен активтерін қысқа мерзімді және ұзақ мерзімді жоспарлаудың
әдістерін ұсынады, сонымен бірге мақұлданған әдістерді енгізіп, қолдану
туралы өкім береді;
Компанияның қаржы жоспарлары мен олардың нәтижелерін түсіндіріп талдайды;
фирманың бас бөлімшесінің ұйымдық құрылымын қарастырады және қабылданған
бюджеттің орындалуына басшылық жасайды; басқару қызметіндегі маңызды
орындарға кадрларды таңдап ұсынылады; қаржы операцияларын жоспарлау бойынша
зерттеулер жүргізіледі. Кәсіпорынның құрылымы, сандық құрамы, біріншеден,
құрылым және штат саны деген құжатқа бекітіледі. Құжаттың мәтіндік бөлігі
кесте түрінде орындалады. Онда кәсіпорынның барлық құрылымдық бөлімшелері,
оларға кіргізілген қызмет түрлері және әр қызмет түрі бойынша штаттық
тұлғалар саны көрсетіледі. Құжат кәсіпорын бланкісінде жасалып, оған
басшының орынбасары қол қояды, бас есепшімен келісіп, бірінші басшы
бекітеді.
Кәсіпорынның лауазымдық және сандық құрамы, жалақы қоры көрсетіліп,
штат кестесінде бекітіледі. Құжаттың мәтіндік бөлігі кесте түрінде
орындалады. Онда кәсіпорынның барлық құрылымдық бөлімшелері оларға
кіргізілген қызмет түрлері бойынша штаттық тұлғалар саны көрсетіледі. Құжат
кәсіпорынның бланкісінде жасалып, оған басшылық орынбасары қол қояды, бас
есепшімен келісіп, бірінші басшы бекітеді. Кәсіпорынның лауазымдық және
сандық құрамы, жалақы қоры көрсетіліп штат кестесінде бекітіледі. Ол
кәсіпорынның бланкісінде толтырылып, қызмет түрінің тізімі, штаттық
тұлғалардың саны, қызмет ақысы, қосымша ақы және жалақының айлық қоры
туралы мәліметтерді береді. Штат кестесінде кәсіпорын басшысының орынбасары
қол қойып, бас есепшімен келісе отырып, кәсіпорын бекітеді. Бекіту
белгісінде кәсіпорынның жалпы штат саны, еңбек ақының айлық қоры
көрсетіледі. Бұл аталған құжаттарға тек директордың бұйрығымен өзгерістер
енгізіледі. Кәсіпорынның ағымдағы қызметі бұйрық- жарлық құжаттары арқылы
реттеліп басқарылып отырады. Бұйрық беру құқығына, әдетте, бірінші басшы-
несиені реттеуші әкімшілік басшысы ие. Кәсіпорын директоры мен оның
орынбасарлары- құрылымдық жетекшілері нұсқау, жарлықтар бере алады.
Басшылықтың алқалық органдары (кеңестер, съездер, конференциялар т.б)
шешім қабылдау барысын қағазға түсіріп белгілейтін хаттаманың бір бөлігі
болып табылатын шешімдер шығара алады. Мазмұны жағынан бұйрықтар екі түрге
бөлінеді: негізгі қызмет бойынша және жеке қызметкерлер құрамы бойынша
бұйрықтар.
Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар өндіріс істері, жоспарлау, есеп
беру, қаржыландыру, несие алу- беру, тауарлар өткізу мен қызмет көрсетуді
ұсыну, ұйымдастыру мәселелері бойынша басқару жөніндегі шешімдерді
белгілейді. Олар сондай- ақ, жоғары органдардың шешімдерін орындау мерзімі
мен бақылауды және оған жауаптыларды анықтау керек болғанда шығарылады.
Бұйрық нормативті және жекелік болуы мүмкін. Мысалы, еңбек тәртібі
ережелерін бекіту туралы бұйрық директордан бастап, барлық қызметкерлерге
қатысты, сондықтан да ол нормативті болады. Ал өтемақы төлеу туралы бұйрық
жеке адамдарға қатысты болғандықтан жекелік болады. Бұйрықтың жобасы
кәсіпорын мамандары тарапынан әзірленеді де, орынбасарлармен, қызмет бабы
бойынша бастықтармен, заңгермен, бухгалтермен, кадрлар бөлімі бастығымен
келісіп, директор қол қояды. Бұйрық беру тәртібі бұзылғанда, оның заңды
күші жойылып, кері қайтарылады. Бұйрық жобасына қажеттігін, заңдылығын
негіздейтін құжаттар қоса тіркеледі. Бұйрық, егер оның мәтінінде өзге
мерзімі көрсетілмесе,қол қойылған күннен бастап күніне енеді.Қол қою
құқығына мекеме басшылары, олардың бірінші орынбасарлары, сондай- ақ
біліктілігі жоғары және басшының тапсыруымен кейбір құзырлы адамдар ие бола
алады. Егер мәтінде бұйрықтың аяқталу мерзімі көрсетілмесе, оның күші
тұрақты болады. Оның күшін мекеме басшысы жаңа бұйрық шығарып қана жоя
алады,немесе жоғары құзырлы орган, немесе сот жояды. Негізгі қызмет бойынша
бұйрықтар кәсіпорынның бланкісіне толтырылады және мынадай деректер тұрады:
кәсіпорын атауы, құжат түрінің атауы,мерзімі, индексі (нөмірі), мәтін
тақырыбы (бекіту туралы, тапсырма туралы т.б), бақылау туралы белгі, мәтін
қойылған қол , бұрыштама, құжаттың орындалғаны туралы, мәліметтердің магнит
таспасына аударылған туралы белгілер. Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен тұрады:
белгілеуші және жарлық.
Белгілеуші бөлікте тиісті істердің мақсат- міндеттері, бұйрық
шығарудың себептері баяндалады, не бұйрық шығаруға негіз болған құжатқа
сілтеме жасалады.
Жарлық бөлігі жеке жолға жазылған Бұйырамын деген сөзден басталады.
Мәтіннің бұл бөлімінде орындалатын істер, оған жауапты адамдардың аты-
жөні, лауазымы, іске асыру мерзімі көрсетіледі. Ол араб санымен
нөмірленетін тармақтарға бөлінуі мүмкін. Әр тармақ үшінші жақ бұйрық рай
ырықсыз етіс тұлғасындағы етістіктен (тапсырылысын, жарияланасын т.б) және
бұйрықты орындаушы лауазымды адамды немесе бөлімшені көрсетуден басталады.
Орындауға жауаптылықты: Бұйрықтың орындалуын бақылау (лауазымы, аты- жөні)
жүктелсін деп көрсетіледі. Жекелеген тапсырмалар бұйрыққа қосымша ретінде
берілуі мүмкін және бұйрық мәтінінде оларға сілтеме жасалуы тиіс. Егер
қосымшалар бірнешеу болса, онда олардың әрқайсысы нөмірленеді. Бұйрықпен
қосымшалардың беттері бірыңғай құжат түрінде нөмірленеді. Іс жүзінде кейде
тұпнұсқаның қандай да бір бөлімінің үзінді нұсқасы ретінде бұйрықтан
көшірме даярлау қажеттігі туындап жатады. Бұйрықтан көшірмеде жарлыққа
дейінгі барлық деректер сақталады, ал жарлық бөлімінен тек нақтылы сол
жағдайға қажет мағлұмат алынады. Көшірмеде үзінді нұсқа сияқты
куәландырылады. Нұсқау ақпараттық- әдістемелік немесе ұйымдастырушылық
сипатқа ие құжат. Нұсқаулар бұйрық, нұсқау, жарлықтардың орындалу тәртібін
түсіндіреді. Нұсқауға қол қою құқығына бірінші басшы, бас мамандар ие.
Нұсқаудың мәтіні бұйрықтағыдай белгілеуші және жарлық бөліктерінен тұрады.
Белгілеуші бөлігі: орында мақсатымен, соған сәйкес, мақсатында деген
сөздермен басталады. Жарлық бөлігі бұйрықтағыдай құрылады. Жарлық
басқарудың шұғыл мәселелері бойынша шығарылатын құқықтық акт. Оған
директорлардың орынбасарлары, өз өкілеттілікті шегінде құрылымдық бөлімше
басшылары қол қояды. Жарлықтың мәтіні бұйрықтағыдай құрамды бөліктерден
тұрады. Жарлық құжатының сапалы болуы пішімі жағынан дұрыс болуына ғана
емес, мазмұны жағынан толық, анық, дәл болуына да байланысты. Ұйымдағы
басқарудың жетілмеген шешімдері- басшының біліктілігінің төмен екендігінің
белгісі.
Өкілетті органдардың бірлескен жарлық құжаттары бірлескен шешім
түрінде шығарылады және ол шешім бұл құжатты қабылдаған ұйымдардың
әрқайсысы үшін құқықтық күшке ие болады. Мәселелердің талқылаудың барысы
және алқалық органдардың отырысында, кеңестерде, жиналыстарда, мәжілістерде
қабылданған шешімдер хаттамаларда белгіленіп отырады. Хаттамалар мәжілісі
барысының жазбасы, стенограммалар, мәжілісті өткізуге дайындалған дыбыстық
жазбалар мен материалдар негізінде толтырылады.
Хаттама – жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық
органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы
туралы мәлімет беретін құжат. Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан
хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сөйлеген
сөздердің мазмұны жазылмаған ықшамды түрде болып келуі мүмкін. Қысқа
хаттамаларда күн тәртібі, сөйлеушілердің аты- жөні, сөйлеген сөздерінің
тақырыбы және қабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздердің толық
мәтіні келтірілмейді. Ал толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің барлығы
көрсетіледі. Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айқындайды. Бұл
жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың
заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс
толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен
анықталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол
қабылданған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.
Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы қойылады. Жоғары мекемелер мен
ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте нұсқау, түсіндіру, ресми сұрау
салу түрінде болады. Салаға бағынышты мекемелер хабарлар, сұратулар
жібереді. Тең дәрежедегі қатарлас мекемелер өтініш, ұсыныс растау, хабарлар
т.б алмасады. Баяндау хат- ұйым басшысына қандай да бір мәселені жан- жақты
қамтып баяндаған, қорытынды, ұсыныстар жасаған құжат. Ұйымның өз ішіне
арналған баяндау хаттар қолмен жазылып, жазған адамның қолы қойылады.
Мерзімі көрсетіледі, сонымен қатар, мекеменің атауы, құрылымдылық
бөлімшенің атауы, құжат аты, жазылған орны, мәтін тақырыбы, кімге арналғаны
көрсетіледі. Егер баяндау хат мекеменің атынан жоғары жаққа арналса,
машинкеге басылып, мекеме басшысы қол қояды. Ұйымдар жеке адамдарға басқа
ұйымдарға тапсыру үшін қандай да бір ресми мәліметтерді растайтын құжат
түріндегі анықтамаларды жиі береді. Анықтама беретін ұйымның тізбелері
әдетте бұрыштама штампта немесе баспаханалық үлгіде бланкіде сақталады.
Құжат атауы берілген уақыты және лауазымды адамның қолы- бұлар
деректемелердің жиынтығын құрайды.
Ұйымды басқару- мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап
оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып
табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат
мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс.
Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның
мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі
оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін
жақтарын айқындап, оны қабылдап түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек
етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы
оның толықтығы, орамдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай- ақ оның
ықшамдылығымен, көрнектілігімен және қолайлығымен айқындалады. Ұйымдағы
басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауды, қаржыландыруда, несие
беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның
қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде қолданылады. Құжаттарда
мемлекеттік құрылым белгіленуі, олар мекемелер ұйымдар, кәсіпорындар және
азаматтар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Ұйымның құжаттары
белгілі бір мәдени- тарихи құндылыққа ие, мемлекеттің архив қорының бөлігі
болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.
Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат
және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару
комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер
кабинеті бекіткен Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық- құқықтық
нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару
және құжат жүргізудің негізгі ережелері деп аталатын №562 қаулысы болып
табылады. Ережелерде құжаттарды толтырудың және құжат айналымын
басқарудың нормалары айқындалған. Ұйым өзінің қалыпты қызмет салалық
құжаттар табелін әзірлейді. Ондай табельге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат
түрлері де, сондай- ақ есептеу техникалық құралдары арқылы жасалған
түрлеріне енеді. Құжаттарды басқару қызметі салалық бөлімдерінің барлығына
бірдей іс номенклатурасын жасап шығарады. Ұйымды басқарудағы жазба
құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте- бірте қалыптасады және ол тұрақты
түрдегі заңдылықты жолға қояды. Ұйымды дамытудағы негізгі элементтердің
бірі жұмыскерлер тобы. Жұмыскерлер тобы кәсіпорынның басқарушы
жетекшілерінен және оларға бағытталған қызметкерлерден тұрады. Кәсіпорын
жұмысшылар тобының арасында белсенді қызметкерлер атқаратын жеке тұлғалар
ғана емес барлық жұмысшылар тобы бірлесе отырып орындауы керек. Ұйымды
дамытуды кешенді түрде ұйымдастыру арқылы түрлі басқа да ғылымдардың
көмегімен тиімді шешімдерді қабылдауға болады. Ол адамдардың іс- қимылын
зерттейтін әлеуметтік психология ғылымы және экономикалық өндірісті, ұйымды
басқару ғылымдары жатады. Ұйымды дамытуды өзара байланыстары бар негізгі
ұйым жүйелері болады. Ол ұйым жүйелерін мынадай түрлерге бөлуге болады:
техникалық; басқару әкімшілік; жеке мәдени.
Техникалық жүйе деп – техникалық сипаттағы белгілі бір жұмыстарды рет-
ретімен орындайтын технология кезеңі.
Басқару әкімшілік жүйесі басқару үдерісіне әсер ететін арнайы
әзерленген ұйымның құрылымы мен саясаты мен ережесін айтады.
Жеке мәдени жүйе жеке тұлғаның қажеттілігін қанағаттандыра отырып
фирмадағы ішкі мәдениетпен бағалы норманың қалыптасуы. Осы жүйелердің өзара
байланысты жұмескерлердің фирма қызметінің іс- қимылын қалыптастырады. Бір
жүйенің өзгеруі басқа жүйенің қызметіне тікелей әсер береді. Ұйымды дамыту
әдістерінің ішіндегі жетілдірілген әдісі бұл зерттеу жұмысы. Зерттеу жұмысы
мынадай кезеңдерден тұрады:
- Ұйымның немесе ұйым құрылымының қызмет жағдайы. Анкета
немесе интервью арқылы зерттеліп анықталады.
- Анықталған мәліметтерді ұйым мүшелеріне тапсыру.
- Осы мәліметтердің негізінде белгілі бір шешімдер мен
ұсыныстарды әзірлеу.
- Бағдарламалармен жоспарларды іске асыру.
- Қолданылатын мәліметтердің негізінде қабылданатын
шешімдерді бағалау.
- Қажет болған жағдайда зерттеу жұмыстарын қайталап
жүргізу.
Ұйымды басқару қызметтерінің мамандары кәсіпорынның
әртүрлі ұйымдар жиналысына қатысады. Ұйымдық жұмыстардың негізгі
мақсаттарының түріне мыналар жатады: жиындар өткізудегі ақпараттар
жинақтауға негізгі топтармен ұйымдардың жағдайын анықтау; жоспарланған
шаралар оларды таратуға байланысты әдістерді әзірлеуге қатысады,
қабылданатын шешімдердің сапалы болуын қадағалауға байланысты түрлі
кеңестер беруге қатысуы; әзірленген шараларды таратуға және нәтижелерді
бағалауға қатысуы. Осы ұйымда жұмыстардың барлығы тиімді орындалуы үшін
арнайы кеңес маманы болуы керек. Жауапты қызмет дәрежесінде тұлғаның және
топ мүшелерінің жетекшісі мен бірдей деңгейде қатысуы қажет. Ұйымның
дамуындағы өзгеріске ішкі және сыртқы орта бәсекелестер нарығы тікелей әсер
етеді. Ішкі және сыртқы ортаның әсер ету факторларын анықтайды.
Ұйымдардың өзгеруінің негізгі принциптеріне мыналар жатады:
- Кәсіпорын ішіндегі өзгерістері жақын қабылдайтын
тұлғалардың сезімін ескеру.
- Нақты орындалатын мақсаттарды көрсету.
- Алдын ала болатын өзгерістер туралы хабар ету.
- Қорлардың қажеттілігіне қарай өзгерістерді жүргізу
- Басқару бөлімшелерінің әртүрлі деңгейдегі қоғамдық
жұмысқа қатысу.
Ұжымдық қызмет үдерісін көптеген құқықтық құжаттар қалыптасады. Ұйымдық
құқықтық құжаттарға мыналар жатады: ұйымның жарғысы; ұйым туралы қаулы;
құрылымдық бөлімшелер туралы нұсқаулар; кеңес басқару органдары туралы
нұсқаулар. Ұйымдық құқық құжаттарында құжаттардың орындалуы әкімшілік
құқықтық нормаларымен міндеттемелердің негізінде жүргізіледі. Ұйымдық
құжаттар міндетті түрде бекіту үдерісінен өтеді. Бекіту операциясын ұйымның
жоғарыда тұрған органдары, яғни мекемелердің басшысы құрылымдық
бөлімшелердің жетекшілері немесе тағы басқалары жүргізеді. Ұйымдық құжат
мекеме басшысының тікелей акті құжаты немесе басқару құжат арқылы
бекітіледі. Бұл құжаттардың жарау мерзімі олардың жаңа құжатқа өзгеріп
ауысқанға дейінгі аралықта жүре береді егер мекеме қайта өзгеріп
қалыптасатын болса, онда ұйымдық құжаттар жаңадан қарастырылып бекітіледі.
Штаттық кестедегі өзгерістер мекеме басшысының бұйрығымен немесе өкімімен
өзгеріле алады. Ұйымдық құжаттар ұйым жетекшісімен немесе зам қызметкерімен
әзірленеді. Ұйымдағы құжаттардың датасы ретінде құжатты бекіткен күні ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz