Учет и отчетность в аптеке

Тип работы: Материал
Бесплатно: Антиплагиат
Объем: 27 страниц
В избранное:

езультаты финансово-хозяйственной деятельности каждой аптеки за месяц, квартал и год представляются в виде отчета. Отчет составляется на основе систематического учета всех хозяйственных и финансовых операций, подкрепленных оправдательными документами.

В установленные сроки отчетность представляется в вышестоящую организацию. Ответственность за своевременность и качество представляемого отчета несут заведующий аптекой и счетные работники. Перечень прилагаемых к отчету документов и справок утверждается управлением.

Значение отчетности. В связи с тем, что отчет отражает взаимосвязанные показатели, характеризующие деятельность аптеки за определенный период, он имеет большое значение для четкого руководства всеми сторонами работы аптеки.

Отчет обеспечивает контроль за правильным использованием материальных и финансовых ресурсов аптеки и позволяет установить законность и целесообразность всех расходов. Пользуясь отчетными данными, можно провести экономический анализ основных показателей работы аптеки и правильно запланировать их в текущих и перспективных планах.

Отчетность позволяет выявлять резервы для повышения экономической эффективности аптеки и увеличения ее рентабельности. Без правильно составленного отчета нельзя обеспечить качественное проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптеке.

Структура отчетности. Для аптек, находящихся на централизованном учете, установлена следующая примерная структура месячной отчетности:

1) движение денежных средств;

2) движение товаров и других материальных ценностей;

3) оборотные ведомости по таре, топливу, лекарственному сырью и другим материальным ценностям;

4) реестр выписанных покупателям счетов-фактур;

5) оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и других организаций и лиц;

6) выписка из книги учета имущества;

7) ведомость принятых товарных отчетов от подотчетных аптеке материально ответственных лиц.

В конце месячного отчета приводится перечень всех приложенных оправдательных документов. Отчет представляется в вышестоящую организацию в двух экземплярах. В случае, если вышестоящая организация делает в отчете исправления, они вносятся в оба экземпляра.

Один экземпляр отчета аптеки, проверенный и утвержденный руководителем вышестоящей организации, возвращается аптеке. Сохранность оправдательных документов, представленных аптекой вместе с отчетом, обеспечивается вышестоящей организацией, принявшей и утвердившей отчет.

Если аптека непосредственно пользуется текущим и субрасчетными счетами в банке, то в этом же разделе месячного отчета показывается движение средств на этих счетах. Основанием для этого служат выписки из банка, которые проверяются и отсылаются вышестоящей организации. В специальной ведомости месячного отчета выписки группируются по однородным приходным и расходным операциям на счетах.

В разделе о движении товаров и других материальных ценностей показываются в суммовом (денежном) выражении поступление и расходование товарно-материальных ценностей за месяц. Учет движения товаров показывается в двух ценах - розничных и оптовых.

Учет других ценностей (тара, вспомогательные материалы, лекарственное сырье и т. д. ) отражается в покупных ценах (себестоимость или заготовительная стоимость) . Различные наценки, включенные поставщиками в счета-фактуры, в товарном счете не отражаются, а относятся на соответствующие статьи издержек обращения.

В приходную часть отчета о движении товарно-материальных ценностей записываются также суммы, увеличившие за месяц стоимость товарных запасов: перевод лекарственного сырья в товар, до оценки по лабораторно-фасовочным работам, стоимость переведенной в товар и проданной тары и т. д. Указанные записи делаются со ссылкой на соответствующие оправдательные документы.

В том случае, если в приходной части поступление товаров за месяц дается общей суммой, к отчету прилагается «Перечень счетов-фактур на поступившие в аптеку товарно-материальные ценности». Для того чтобы не вести отдельно данный перечень, рекомендуется учитывать в приходной части отчета поступление товаров в хронологической последовательности с регистрацией каждого счета-фактуры.

Расход товарно-материальных ценностей отражается в расходной части отчета, причем реализация товаров записывается раздельно: отпуск лекарств по индивидуальной рецептуре, отпуск по ручной продаже, мелкооптовый отпуск товаров, из которого выделяется стоимость товаров и т. д.

Основанием для этих записей служат соответствующие месячные итоги по классовой книге и по книге лицевых счетов покупателей. Товарно-материальные ценности, выбывшие из аптеки по другим причинам (возврат на склад, передано другой аптеке, списано по актам, переведено в другие учетные группы), отражаются в расходной части на основании соответствующих документов, которые отсылаются вместе с отчетом в вышестоящую организацию.

Отчетная ведомость о движении основных средств и малоценного инвентаря составляется на основе записей, сделанных за отчетный месяц в соответствующих учетных книгах.

В учетную ведомость заносится в хронологической последовательности каждый поступивший или выбывший предмет с указанием оправдательного документа, подтверждающего поступление или выбытие.

Специальный раздел отчета отводится для материалов о движении товаров и денежной выручки в прикрепленной мелкорозничной сети (аптечные пункты, киоски и т.

Организация первичного учета лекарств в аптеках

д. ) .

К месячному отчету аптеки рекомендуется прилагать справки о начисленной заработной плате с указанием всех видов удержаний и справку о расчетах по страховым взносам. В некоторых управлениях к месячному отчету требуется прилагать дополнительно две таблицы: выписку из журнала регистрации розничных оборотов и выписку из журнала регистрации оптовых оборотов. Эти выписки детально раскрывают все виды реализации товаров, а также количество амбулаторных и стационарных рецептов.

Помимо месячных, аптеки представляют квартальные и годовые отчеты, в которые входит ряд дополнительных статистических таблиц: отчет об издержках обращения, отчет о нормативах оборотных средств, отчет о численности работников и расходовании фонда заработной платы, отчет о выполнении плана по рецептуре и продаже товаров и ряд других.

К квартальному и годовому отчету прилагается объяснительная записка, которая должна раскрывать намеченные аптекой мероприятия по совершенствованию работы, снижению издержек обращения, повышению рентабельности, устранению тех или иных недостатков в финансово-хозяйственной деятельности.

Поступившие в вышестоящую организацию месячные, квартальные и годовые отчеты проверяются в бухгалтерии и других отделах по всем приходным и расходным операциям (по оправдательным документам) . В случае необходимости отчеты исправляются и после этого утверждаются. Окончательные результаты деятельности аптек, находящихся на централизованном учете, сообщаются аптеке областным управлением после анализа квартальных и годовых отчетов.

Утвержденные отчеты хранятся по указанию Главного архивного управления: месячные - 1 год после отчетного года, квартальные - 3 года после отчетного года, годовые - в сроки, установленные архивными управлениями.

Наиболее крупные, полностью хозрасчетные аптеки, ведущие законченный балансовый учет, представляют о своей деятельности отчет в виде баланса единой формы с соответствующими приложениями и объяснительной запиской.

Организация первичного учета в аптеках

Перечень документов, которые должны находиться в аптеке

Нормативно-техническая документация.

Наличие информации на стенде в торговом зале

- Копия лицензии на фармацевтическую деятельность

- ФЗ «О защите прав потребителей»

- Выписка из правил торговли

- Информация о группах населения, имеющих право на внеочередное обслуживание

- Книга отзывов и предложений

- Информация о работе дежурного администратора

- Информация о номерах телефонов вышестоящих организаций

- Информация о телефонах и режиме работы единой справочной службы

- Информация о часах приема населения руководитем аптеки

Учредительные документы и договоры

2. 1 Устав предприятия

2. 2 Учредительный договор

2. 3 Свидетельство о государственной регистрации предприятия.

2. 4 Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

2. 5 Свидетельство о присвоении ОГРН.

2. 6 Протокол о назначении генерального директора.

2. 4 Лицензия на фармацевтическую деятельность.

2. 5 Договор аренды, субаренды ( дополнительное соглашение)

2. 6 Договор на вывоз ртутьсодержащих отходов.

2. 7 Договор на дератизацию и дезинсекцию.

2. 8 Санитарно- эпидемиологическое заключение.

2. 9 Договор на вывоз мусора ( эксплуатационные услуги)

2. 10 Договор на установку и обслуживание пожарно-охранной сигнализации.

2. 11 Заключение государственного пожарного надзора.

2. 12 Договор с организацией, осуществляющей плановый медицинский осмотр сотрудников.

2. 13 Договор по замерам сопротивления электропроводки.

2. 14 Контрольно-кассовые аппараты.

- копия договора на обслуживание на текущий год.

- копия паспорта версии на каждый ККМ

- копия карточки регистрации на каждый ККМ

- журнал вызова технических специалистов ККМ

- журналы кассиров- операционистов на каждый ККМ

- журналы учета принятых и выданных кассиром денежных средств на каждый ККМ

- наличие галлограммы на каждый ККМ

- наличие марок на текущий квартал на каждый ККМ

- акты возврата

-сертификаты кассира-операциониста

2. 15 Кассовая книга.

Фармацевтический порядок.

3. 1 Контрольный журнал.

3. 2 Книга отзывов и предложений

3. 3 Журнал завоза товара

3. 4 Журнал дефектуры

3. 5 Журнал по проблеме с поставщиками. (карантин, недовоз, брак, излишки)

3. 6 Журнал по проведения фармкружков

3. 7 Журнал неправильно выписанных рецептов.

3. 8 Журнал учета медикаментов на оказание медицинской помощи.

3. 9 Журнал индивидуальных заказов.

3. 10 Журналы учета параметров температуры в холодильниках

3. 11 Журналы учета параметров температуры и влажности.

3. 12 Папка с информационными письмами по забракованным и фальсифицированным лекарственным средствам.

3. 13 Наличие аптечки первой помощи, ее комплектность в соответствии с требованиями

Санитарный режим.

4. 1 Договор на поставку дез. средства.

4. 2 Лицензия поставщика. (не требуется)

4. 3 Свидетельство о государственной регистрации дез. средства.

4. 4 Методические рекомендации по использованию дез. средства

4. 5 Копии приходных документов на дез. средство

4. 6 Сертификат соответствия на дез. средство

4. 7 План санитарно-эпидемиологических мероприятий и программа производственного контроля.

4. 8 Журнал поступления и расходования дез. средств

4. 9 Правила личной гигиены сотрудников.

Охрана труда и пожарная безопасность.

5. 1 Копия приказа ответственного за пожарную безопасность, охрану труда.

5. 2 Копии аттестационных удостоверений на ответственного по охране труда и пожарной безопасности.

5. 3 Журнал первичного инструктажа на рабочем месте.

5. 4 Журнал первичного противопожарного инструктажа на рабочем месте.

5. 5 Журнал проверки знаний по технике безопасности с группой электробезопасности I

5. 6 Инструкции по охране труда работников.

5. 7 План эвакуации.

Организация работы сотрудников

6. 1 Положение об аптечной организации

6. 2 Правила внутреннего трудового распорядка

6. 3 Должностные инструкции работников.

6. 4 Приказ на ответственного за качество товара в аптеке.

6. 5 Приказ об утверждении способа хранения лек. средств в аптеке

6. 6 Приказ о назначение ответственного по учету препаратов с ограниченным сроком годности.

6. 7 Документы на сотрудников. На каждого в отдельном файле.

- трудовой договор ( личная подпись )

- договор о материальной ответственности ( личная подпись )

- должностная инструкция ( личная подпись)

- приказ о назначении на должность

- копии диплома, свидетельства о браке ( при необходимости)

- сертификат оригинал и копия

- медицинская книжка (оригинал)

Внутренние документы по организации работы аптек

7. 1 Инструкция работы заведующей.

7. 2 Инструкция работы кассира - операциониста.

7. 3 Стандарты качественного обслуживания.

7. 4 Требования к мерчандайзингу.

7. 5 Требования к внешнему виду сотрудников.

7. 6 Внутренние распоряжения и приказы.

7. 7 Распоряжение заведующей аптекой по распределения обязанностей между сотрудниками.

Лекция № 22

Тема 2. 2. Розничная торговля лекарственными средствами.

3. Мерчандайзинг - элемент продвижения товара. Концепция места: месторасположение аптечной организации, название аптеки. Планирование торгового пространства. Размещение товара на витринах. Рекомендации при выкладке товаров. Информация торгового зала для покупателей.

Мерчандайзинг - это серия методов размещения товаров и рекламных материалов в точках продажи для скорейшей реализации и увеличения общего объема продаж.

Правила расположения товаров аптечного ассортимента: товар располагается по группам:

- медикаменты;

- предметы санитарной гигиены и ухода за больными;

- перевязочные средства;

- минеральные воды;

- парфюмерно-косметические средства и т. д.

Товары группы «медикаменты» располагают по фармакологическим группам:

- по признакам препаратов (анальгетики к анальгетикам)

- по торговым маркам (все препараты одной фирмы - производителя компонуются в одном месте)

Различают следующие типы витрин:

- витрина-склад или витрина-каталог, когда места мало, а товара много, создается впечатление перегрузки витрин товаром;

- воздушная витрина - с небольшим количеством товара; этот тип витрин лучше воспринимается;

- тематическая витрина - на определенную тему, например, «Противогриппозные средства»;

- престижная витрина, например, «Натур продукт».

Принципы оформления витрин:

- принцип асимметрического равновесия (создает впечатление динамичности, движения товара) ;

- товар располагать на высоте глаз (120-160 см от пола) ;

- принцип слева направо (рекламируемый товар размещать справа от потока движения покупателей) ;

- ходовые товары чередовать с неходовыми.

В размещении товара можно предложить такие композиции: линейный, розеточный, радиальный, арочный, пирамидальный и др.

Оформление ценников: правила продаж различных групп товаров утверждены Постановлением Правительства РФ № 55 от 19. 01. 1998. Ценники должны иметь единое оформление; в них указывается:

- наименование препарата;

- цена за вес или единицу;

- подпись материально-ответственного лица или печать организации;

- дата оформления ценника (из накладной) .

Отчет аптеки о финансово-хозяйственной деятельности (форма № АП-72)

Составляется по истечении отчетного периода, но не реже одного раза в месяц, в двух экземплярах и передается с приложенными к нему документами в бухгалтерию в установленные сроки.

В отчет аптеки включается 11 разделов.

1. Реестр движения денежных средств и инкассации выручки (форма № АП-70) .

Реестр составляется аптечной организацией не реже одного раза в месяц в двух экземплярах. Показатели первой части реестра «Касса» заполняются по накопленным данным кассовых отчетов (Кассовая книга) . Вторая часть реестра «Ведомость переведенной выручки» заполняется на основании документов, подтверждающих сдачу наличной выручки в банк.

2. Субрасчетный (текущий) счет.

Раздел отражает движение безналичных денежных средств на счете аптеки в банке, заполняется на основании первичных учетных документов, подтвержденных банковскими выписками.

3. Товарный отчет (форма № АП-25) .

Составляется всеми материально-ответственными лицами аптечной организации.

Отчеты представляются регулярно с периодичностью, установленной руководителем или главным бухгалтером. В отчете отражается движение материальных ценностей по учетным группам (товар, тара, вспомогательные материалы) .

В приходной части отчета делают записи документов, которыми оформляется поступление товаров, тары и т. д. раздельно по каждому документу. При большом количестве приходных документов на товар может составляться «Реестр приходных документов», итоговая сумма которого будет отражена в приходной части Товарного отчета.

Товары по их поступлению и списанию (кроме выручки) показываются в Товарном отчете по розничной и оптовой стоимости, а тара и вспомогательный материал - по учетным ценам.

В расходной части Отчета сумма реализации указывается на основании данных Регистрации розничных оборотов, а также на основании Реестра выписанных покупателям накладных-требований (счетов) . Другие виды расходов (уценка, списание по актам, справкам и т. п. ) отражаются на основании соответствующих документов по каждому документу раздельно.

Отчет составляется в двух экземплярах: один вместе с документами передается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, остающемся у материально-ответственного лица.

При обнаружении ошибки в Отчете бухгалтер делает соответствующие исправления, которые должны быть подтверждены материально-ответственными лицами. Исправления переносятся на второй экземпляр Отчета.

На оборотной стороне Товарного отчета отражается движение оборотной тары по отдельным видам.

Суммарные итоги в Отчете о движении тары должны совпадать с соответствующими итогами в Товарном отчете.

4. Оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам

(форма № АП-23) .

Составляется бухгалтерией ежемесячно для взаимной сверки расчетов за соответствующий период на основании записей в лицевых счетах Журнала учета оптового отпуска и расчетов с покупателями (форма № АП-22) и в Реестре выписанных покупателям накладных-требований (счетов) (форма № АП-18) .

5. Реестр выписанных покупателям накладных-требований (счетов) (форма № АП-18)

В Реестре отражаются накладные-требования (счета), выписанные ЛПУ и др. организациям по отпущенным из аптеки товарам. В конце месяца по Реестру определяется:

- общая сумма «оптового» товарооборота за месяц (за минусом тарифа списывается в расходной части Товарного отчета) ;

- оборот по стационарной экстемпоральной рецептуре (можно использовать для расчета количества стационарных экстемпоральных рецептов по средней стоимости одного амбулаторного рецепта) ;

- оборот по стационарной рецептуре ГЛС (можно использовать для расчета количества стационарных рецептов ГЛС по средней стоимости одного амбулаторного рецепта) ;

- оборот по отпуску медикаментов «ангро» и прочих товаров;

- сумма тарифа по стационарной рецептуре (относятся на прибыль аптеки) ;

- стоимость воды очищенной по стационарной рецептуре (приходуется в Товарном отчете) .

6. Движение товаров и выручки по прикрепленной мелкорозничной сети.

Составляется на основании данных Товарных отчетов мелкорозничной сети. По каждой мелкорозничной точке заполняется одна строка: остаток товара на начало и конец месяца, приход и расход товара за месяц.

7. Регистрация розничных оборотов.

В документе ежедневного отражаются сведения о «розничных» оборотах:

- по амбулаторной рецептуре (экстемпоральной и ГЛС), в том числе стоимость воды очищенной и тарифа - на основании записей в Журнале учета рецептуры;

- по безрецептурному отпуску - на основании данных учета выручки отдела безрецептурного отпуска;

- по мелкорозничной сети - на основании приходных кассовых ордеров на сданную в кассу аптеки выручку.

В конце месяца определяется:

- сумма «розничного» товарооборота (за минусом тарифа списывается в расходной части Товарного отчета) ;

- сумма воды очищенной (приходуется в Товарном отчете) ;

- сумма тарифа (относится на прибыль аптеки) ;

- сумма оборота ГЛС (можно использовать для расчета количества рецептов ГЛС по средней стоимости одного рецепта) .

VII. Учет и отчетность в аптечных организациях

Отчет о движении основных средств (форма № АП-56)

Составляется материально ответственными лицами аптеки ежемесячно по мере поступления или выбытия основных средств. Отчет составляется в дух экземплярах. Первый экземпляр с приложением документов в установленный срок сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, остающемся у материально ответственного лица.

9. Оборотная ведомость на прочие материальные ценности.

Документ составляется материально ответственными лицами аптеки ежемесячно и отражает движение прочих материальных ценностей по наименованиям.

10. Справка о заработной плате.

В справке отражаются суммы задолженности по заработной плате, начисленной заработной плате за месяц и суммы удержаний (налог на доходы физических лиц и др. )

11. Перечень документов.

К отчету прилагаются первичные оправдательные документы, на основании которых заполнены все разделы.

ОТЧЕТ Форма N АП-72
УТВЕРЖДАЮ Утверждена
Начальник (заведующий) приказом Министерства
(фамилия, и. о. ) здравоохранения СССР
‘ ‘ 19 г. от 8 января 1988 г. N 14

... продолжение

Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.