Учет и отчетность в аптеке

Тип работы: Материал
Бесплатно: Антиплагиат
Объем: 27 страниц
В избранное:

Учет и отчетность в аптеке
езультаты финансово-хозяйственной деятельности каждой аптеки за месяц, квартал и год представляют - ся в виде отчета. Отчет составляется на основе систе - матического учета всех хозяйственных и финансовых операций, подкрепленных оправдательными документа - ми.
В установленные сроки отчетность представляется в вышестоящую организацию. Ответственность за свое - временность и качество представляемого отчета несут заведующий аптекой и счетные работники. Перечень прилагаемых к отчету документов и справок утверж - дается управлением.
Значение отчетности. В связи с тем, что отчет отра - жает взаимосвязанные показатели, характеризующие деятельность аптеки за определенный период, он имеет большое значение для четкого руководства всеми сто - ронами работы аптеки.
Отчет обеспечивает контроль за правильным исполь - зованием материальных и финансовых ресурсов аптеки и позволяет установить законность и целесообразность всех расходов. Пользуясь отчетными данными, можно провести экономический анализ основных показателей работы аптеки и правильно запланировать их в теку - щих и перспективных планах.
Отчетность позволяет вы - являть резервы для повышения экономической эффек - тивности аптеки и увеличения ее рентабельности. Без правильно составленного отчета нельзя обеспечить качественное проведение инвентаризации товарно-мате - риальных ценностей в аптеке.
Структура отчетности. Для аптек, находящихся на централизованном учете, установлена следующая при - мерная структура месячной отчетности:
1) движение денежных средств;
2) движение товаров и других материальных цен - ностей;
3) оборотные ведомости по таре, топливу, лекар - ственному сырью и другим материальным ценностям;
4) реестр выписанных покупателям счетов-фактур;
5) оборотная ведомость по лицевым счетам покупа - телей и других организаций и лиц;
6) выписка из книги учета имущества;
7) ведомость принятых товарных отчетов от подот - четных аптеке материально ответственных лиц.
В конце месячного отчета приводится перечень всех приложенных оправдательных документов. Отчет пред - ставляется в вышестоящую организацию в двух экземп - лярах. В случае, если вышестоящая организация делает в отчете исправления, они вносятся в оба экземпляра.
Один экземпляр отчета аптеки, проверенный и утверж - денный руководителем вышестоящей организации, воз - вращается аптеке. Сохранность оправдательных доку - ментов, представленных аптекой вместе с отчетом, обес - печивается вышестоящей организацией, принявшей и утвердившей отчет.
Если аптека непосредственно пользуется текущим и субрасчетными счетами в банке, то в этом же раз - деле месячного отчета показывается движение средств на этих счетах. Основанием для этого служат выписки из банка, которые проверяются и отсылаются вы - шестоящей организации. В специальной ведомости ме - сячного отчета выписки группируются по однородным приходным и расходным операциям на счетах.
В разделе о движении товаров и других материальных ценностей показываются в сум - мовом (денежном) выражении поступление и расходо - вание товарно-материальных ценностей за месяц. Учет движения товаров показывается в двух ценах -- рознич - ных и оптовых.
Учет других ценностей (тара, вспомо - гательные материалы, лекарственное сырье и т. д.) от - ражается в покупных ценах (себестоимость или заго - товительная стоимость). Различные наценки, включен - ные поставщиками в счета-фактуры, в товарном счете не отражаются, а относятся на соответствующие статьи издержек обращения.
В приходную часть отчета о движении товарно-ма - териальных ценностей записываются также суммы, уве - личившие за месяц стоимость товарных запасов: пере - вод лекарственного сырья в товар, до оценки по лабораторно-фасовочным работам, стоимость переведенной в товар и проданной тары и т. д. Указанные записи де - лаются со ссылкой на соответствующие оправдательные документы.
В том случае, если в приходной части поступление товаров за месяц дается общей суммой, к отчету прила - гается Перечень счетов-фактур на поступившие в ап - теку товарно-материальные ценности. Для того чтобы не вести отдельно данный перечень, рекомендуется учи - тывать в приходной части отчета поступление товаров в хронологической последовательности с регистрацией каждого счета-фактуры.
Расход товарно-материальных ценностей отражает - ся в расходной части отчета, причем реализация това - ров записывается раздельно: отпуск лекарств по инди - видуальной рецептуре, отпуск по ручной продаже, мел - кооптовый отпуск товаров, из которого выделяется стоимость товаров и т. д.
Основанием для этих записей служат соответствую - щие месячные итоги по классовой книге и по книге лицевых счетов покупателей. Товарно-материальные ценности, выбывшие из аптеки по другим причинам (возврат на склад, передано другой аптеке, списано по актам, переведено в другие учетные группы), отражают - ся в расходной части на основании соответствующих документов, которые отсылаются вместе с отчетом в вышестоящую организацию.
Отчетная ведомость о движении основ - ных средств и малоценного инвентаря со - ставляется на основе записей, сделанных за отчетный месяц в соответствующих учетных книгах.
В учетную ведомость заносится в хронологической последовательности каждый поступивший или выбыв - ший предмет с указанием оправдательного документа, подтверждающего поступление или выбытие.
Специальный раздел отчета отводится для мате - риалов о движении товаров и денежной выручки в при - крепленной мелкорозничной сети (аптечные пункты, киоски и т.
Организация первичного учета лекарств в аптеках
д.).
К месячному отчету аптеки рекомендуется прила - гать справки о начисленной заработной плате с указа - нием всех видов удержаний и справку о расчетах по страховым взносам. В некоторых управлениях к месячному отчету требуется прилагать дополнительно две таблицы: выписку из журнала регистрации рознич - ных оборотов и выписку из журнала регистрации опто - вых оборотов. Эти выписки детально раскрывают все виды реализации товаров, а также количество амбула - торных и стационарных рецептов.
Помимо месячных, аптеки представляют кварталь - ные и годовые отчеты, в которые входит ряд дополни - тельных статистических таблиц: отчет об издержках обращения, отчет о нормативах оборотных средств, от - чет о численности работников и расходовании фонда заработной платы, отчет о выполнении плана по рецеп - туре и продаже товаров и ряд других.
К квартальному и годовому отчету прилагается объяснительная записка, которая должна раскрывать намеченные аптекой меро - приятия по совершенствованию работы, снижению из - держек обращения, повышению рентабельности, устра - нению тех или иных недостатков в финансово-хозяй - ственной деятельности.
Поступившие в вышестоящую организацию месячные, квартальные и годовые отчеты проверяются в бух - галтерии и других отделах по всем приходным и расход - ным операциям (по оправдательным документам). В случае необходимости отчеты исправляются и после этого утверждаются. Окончательные результаты дея - тельности аптек, находящихся на централизованном учете, сообщаются аптеке областным управле - нием после анализа квартальных и годовых отчетов.
Утвержденные отчеты хранятся по указанию Глав - ного архивного управления: месячные -- 1 год после отчетного года, квартальные -- 3 года после отчетного года, годовые -- в сроки, установленные архивными управлениями.
Наиболее крупные, полностью хозрасчетные аптеки, ведущие законченный балансовый учет, представляют о своей деятельности отчет в виде баланса единой фор - мы с соответствующими приложениями и объяснитель - ной запиской.
.
Организация первичного учета в аптеках
Перечень документов, которые должны находиться в аптеке
Нормативно-техническая документация.
Наличие информации на стенде в торговом зале
-- Копия лицензии на фармацевтическую деятельность
-- ФЗ О защите прав потребителей
-- Выписка из правил торговли
-- Информация о группах населения, имеющих право на внеочередное обслуживание
-- Книга отзывов и предложений
-- Информация о работе дежурного администратора
-- Информация о номерах телефонов вышестоящих организаций
-- Информация о телефонах и режиме работы единой справочной службы
-- Информация о часах приема населения руководитем аптеки
Учредительные документы и договоры
2.1 Устав предприятия
2.2 Учредительный договор
2.3 Свидетельство о государственной регистрации предприятия.
2.4 Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
2.5 Свидетельство о присвоении ОГРН.
2.6 Протокол о назначении генерального директора.
2.4 Лицензия на фармацевтическую деятельность.
2.5 Договор аренды, субаренды ( дополнительное соглашение)
2.6 Договор на вывоз ртутьсодержащих отходов.
2.7 Договор на дератизацию и дезинсекцию.
2.8 Санитарно- эпидемиологическое заключение.
2.9 Договор на вывоз мусора ( эксплуатационные услуги)
2.10 Договор на установку и обслуживание пожарно-охранной сигнализации.
2.11 Заключение государственного пожарного надзора.
2.12 Договор с организацией, осуществляющей плановый медицинский осмотр сотрудников.
2.13 Договор по замерам сопротивления электропроводки.
2.14 Контрольно-кассовые аппараты.
-- копия договора на обслуживание на текущий год.
-- копия паспорта версии на каждый ККМ
-- копия карточки регистрации на каждый ККМ
-- журнал вызова технических специалистов ККМ
-- журналы кассиров- операционистов на каждый ККМ
-- журналы учета принятых и выданных кассиром денежных средств на каждый ККМ
-- наличие галлограммы на каждый ККМ
-- наличие марок на текущий квартал на каждый ККМ
-- акты возврата
-сертификаты кассира-операциониста
2.15 Кассовая книга.
Фармацевтический порядок.
3.1 Контрольный журнал.
3.2 Книга отзывов и предложений
3.3 Журнал завоза товара
3.4 Журнал дефектуры
3.5 Журнал по проблеме с поставщиками. (карантин, недовоз, брак, излишки)
3.6 Журнал по проведения фармкружков
3.7 Журнал неправильно выписанных рецептов.
3.8 Журнал учета медикаментов на оказание медицинской помощи.
3.9 Журнал индивидуальных заказов.
3.10 Журналы учета параметров температуры в холодильниках
3.11 Журналы учета параметров температуры и влажности.
3.12 Папка с информационными письмами по забракованным и фальсифицированным лекарственным средствам.
3.13 Наличие аптечки первой помощи, ее комплектность в соответствии с требованиями
Санитарный режим.
4.1 Договор на поставку дез. средства.
4.2 Лицензия поставщика. (не требуется)
4.3 Свидетельство о государственной регистрации дез. средства.
4.4 Методические рекомендации по использованию дез. средства
4.5 Копии приходных документов на дез. средство
4.6 Сертификат соответствия на дез. средство
4.7 План санитарно-эпидемиологических мероприятий и программа производственного контроля.
4.8 Журнал поступления и расходования дез.средств
4.9 Правила личной гигиены сотрудников.
Охрана труда и пожарная безопасность.
5.1 Копия приказа ответственного за пожарную безопасность, охрану труда.
5.2 Копии аттестационных удостоверений на ответственного по охране труда и пожарной безопасности.
5.3 Журнал первичного инструктажа на рабочем месте.
5.4 Журнал первичного противопожарного инструктажа на рабочем месте.
5.5 Журнал проверки знаний по технике безопасности с группой электробезопасности I
5.6 Инструкции по охране труда работников.
5.7 План эвакуации.
Организация работы сотрудников
6.1 Положение об аптечной организации
6.2 Правила внутреннего трудового распорядка
6.3 Должностные инструкции работников.
6.4 Приказ на ответственного за качество товара в аптеке.
6.5 Приказ об утверждении способа хранения лек. средств в аптеке
6.6 Приказ о назначение ответственного по учету препаратов с ограниченным сроком годности.
6.7 Документы на сотрудников. На каждого в отдельном файле.
-- трудовой договор ( личная подпись )
-- договор о материальной ответственности ( личная подпись )
-- должностная инструкция ( личная подпись)
-- приказ о назначении на должность
-- копии диплома, свидетельства о браке ( при необходимости)
-- сертификат оригинал и копия
-- медицинская книжка (оригинал)
Внутренние документы по организации работы аптек
7.1 Инструкция работы заведующей.
7.2 Инструкция работы кассира - операциониста.
7.3 Стандарты качественного обслуживания.
7.4 Требования к мерчандайзингу.
7.5 Требования к внешнему виду сотрудников.
7.6 Внутренние распоряжения и приказы.
7.7 Распоряжение заведующей аптекой по распределения обязанностей между сотрудниками.
Лекция № 22
Тема 2.2.Розничная торговля лекарственными средствами.
3. Мерчандайзинг - элемент продвижения товара. Концепция места: месторасположение аптечной организации, название аптеки. Планирование торгового пространства. Размещение товара на витринах. Рекомендации при выкладке товаров. Информация торгового зала для покупателей.
Мерчандайзинг - это серия методов размещения товаров и рекламных материалов в точках продажи для скорейшей реализации и увеличения общего объема продаж.
Правила расположения товаров аптечного ассортимента: товар располагается по группам:
-- медикаменты;
-- предметы санитарной гигиены и ухода за больными;
-- перевязочные средства;
-- минеральные воды;
-- парфюмерно-косметические средства и т.д.
Товары группы медикаменты располагают по фармакологическим группам:
-- по признакам препаратов (анальгетики к анальгетикам)
-- по торговым маркам (все препараты одной фирмы - производителя компонуются в одном месте)
Различают следующие типы витрин:
-- витрина-склад или витрина-каталог, когда места мало, а товара много, создается впечатление перегрузки витрин товаром;
-- воздушная витрина - с небольшим количеством товара; этот тип витрин лучше воспринимается;
-- тематическая витрина - на определенную тему, например, Противогриппозные средства;
-- престижная витрина, например, Натур продукт.
Принципы оформления витрин:
-- принцип асимметрического равновесия (создает впечатление динамичности, движения товара);
-- товар располагать на высоте глаз (120-160 см от пола);
-- принцип слева направо (рекламируемый товар размещать справа от потока движения покупателей);
-- ходовые товары чередовать с неходовыми.
В размещении товара можно предложить такие композиции: линейный, розеточный, радиальный, арочный, пирамидальный и др.
Оформление ценников: правила продаж различных групп товаров утверждены Постановлением Правительства РФ № 55 от 19.01.1998. Ценники должны иметь единое оформление; в них указывается:
-- наименование препарата;
-- цена за вес или единицу;
-- подпись материально-ответственного лица или печать организации;
-- дата оформления ценника (из накладной).
Отчет аптеки о финансово-хозяйственной деятельности (форма № АП-72)
Составляется по истечении отчетного периода, но не реже одного раза в месяц, в двух экземплярах и передается с приложенными к нему документами в бухгалтерию в установленные сроки.
В отчет аптеки включается 11 разделов.
1. Реестр движения денежных средств и инкассации выручки (форма № АП-70).
Реестр составляется аптечной организацией не реже одного раза в месяц в двух экземплярах. Показатели первой части реестра Касса заполняются по накопленным данным кассовых отчетов (Кассовая книга). Вторая часть реестра Ведомость переведенной выручки заполняется на основании документов, подтверждающих сдачу наличной выручки в банк.
2. Субрасчетный (текущий) счет.
Раздел отражает движение безналичных денежных средств на счете аптеки в банке, заполняется на основании первичных учетных документов, подтвержденных банковскими выписками.
3. Товарный отчет (форма № АП-25).
Составляется всеми материально-ответственными лицами аптечной организации.
Отчеты представляются регулярно с периодичностью, установленной руководителем или главным бухгалтером. В отчете отражается движение материальных ценностей по учетным группам (товар, тара, вспомогательные материалы).
В приходной части отчета делают записи документов, которыми оформляется поступление товаров, тары и т.д. раздельно по каждому документу. При большом количестве приходных документов на товар может составляться Реестр приходных документов, итоговая сумма которого будет отражена в приходной части Товарного отчета.
Товары по их поступлению и списанию (кроме выручки) показываются в Товарном отчете по розничной и оптовой стоимости, а тара и вспомогательный материал - по учетным ценам.
В расходной части Отчета сумма реализации указывается на основании данных Регистрации розничных оборотов, а также на основании Реестра выписанных покупателям накладных-требований (счетов). Другие виды расходов (уценка, списание по актам, справкам и т.п.) отражаются на основании соответствующих документов по каждому документу раздельно.
Отчет составляется в двух экземплярах: один вместе с документами передается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, остающемся у материально-ответственного лица.
При обнаружении ошибки в Отчете бухгалтер делает соответствующие исправления, которые должны быть подтверждены материально-ответственными лицами. Исправления переносятся на второй экземпляр Отчета.
На оборотной стороне Товарного отчета отражается движение оборотной тары по отдельным видам.
Суммарные итоги в Отчете о движении тары должны совпадать с соответствующими итогами в Товарном отчете.
4. Оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам
(форма № АП-23).
Составляется бухгалтерией ежемесячно для взаимной сверки расчетов за соответствующий период на основании записей в лицевых счетах Журнала учета оптового отпуска и расчетов с покупателями (форма № АП-22) и в Реестре выписанных покупателям накладных-требований (счетов) (форма № АП-18).
5. Реестр выписанных покупателям накладных-требований (счетов) (форма № АП-18)
В Реестре отражаются накладные-требования (счета), выписанные ЛПУ и др. организациям по отпущенным из аптеки товарам. В конце месяца по Реестру определяется:
-- общая сумма оптового товарооборота за месяц (за минусом тарифа списывается в расходной части Товарного отчета);
-- оборот по стационарной экстемпоральной рецептуре (можно использовать для расчета количества стационарных экстемпоральных рецептов по средней стоимости одного амбулаторного рецепта);
-- оборот по стационарной рецептуре ГЛС (можно использовать для расчета количества стационарных рецептов ГЛС по средней стоимости одного амбулаторного рецепта);
-- оборот по отпуску медикаментов ангро и прочих товаров;
-- сумма тарифа по стационарной рецептуре (относятся на прибыль аптеки);
-- стоимость воды очищенной по стационарной рецептуре (приходуется в Товарном отчете).
6. Движение товаров и выручки по прикрепленной мелкорозничной сети.
Составляется на основании данных Товарных отчетов мелкорозничной сети. По каждой мелкорозничной точке заполняется одна строка: остаток товара на начало и конец месяца, приход и расход товара за месяц.
7. Регистрация розничных оборотов.
В документе ежедневного отражаются сведения о розничных оборотах:
-- по амбулаторной рецептуре (экстемпоральной и ГЛС), в том числе стоимость воды очищенной и тарифа - на основании записей в Журнале учета рецептуры;
-- по безрецептурному отпуску - на основании данных учета выручки отдела безрецептурного отпуска;
-- по мелкорозничной сети - на основании приходных кассовых ордеров на сданную в кассу аптеки выручку.
В конце месяца определяется:
-- сумма розничного товарооборота (за минусом тарифа списывается в расходной части Товарного отчета);
-- сумма воды очищенной (приходуется в Товарном отчете);
-- сумма тарифа (относится на прибыль аптеки);
-- сумма оборота ГЛС (можно использовать для расчета количества рецептов ГЛС по средней стоимости одного рецепта).
8.
VII. Учет и отчетность в аптечных организациях
Отчет о движении основных средств (форма № АП-56)
Составляется материально ответственными лицами аптеки ежемесячно по мере поступления или выбытия основных средств. Отчет составляется в дух экземплярах. Первый экземпляр с приложением документов в установленный срок сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, остающемся у материально ответственного лица.
9. Оборотная ведомость на прочие материальные ценности.
Документ составляется материально ответственными лицами аптеки ежемесячно и отражает движение прочих материальных ценностей по наименованиям.
10. Справка о заработной плате.
В справке отражаются суммы задолженности по заработной плате, начисленной заработной плате за месяц и суммы удержаний (налог на доходы физических лиц и др.)
11. Перечень документов.
К отчету прилагаются первичные оправдательные документы, на основании которых заполнены все разделы.
ОТЧЕТ Форма N АП-72
УТВЕРЖДАЮ Утверждена
Начальник (заведующий) приказом Министерства
______________ (фамилия, и.о.) здравоохранения СССР
` ` ________________ 19 г. от 8 января 1988 г. N 14
ОТЧЕТ И ДОКУМЕНТЫ ПРОВЕРИЛ Срок представления
группа _______ группа _________ _____________________
подпись подпись дата
группа _______ Представлен отчет
подпись ______________________
дата
ОТЧЕТ АПТЕКИ
о финансово -- хозяйственной деятельности аптеки N
за _________________ 20 г.
Материально ответственное лицо _______________________________
РАЗДЕЛЫ:
Дата публикования: 2014-11-28; Прочитано: 3840 Нарушение авторского права страницы
Создание необходимого режима хранения.Режим хранения -- это совокупность климатических и санитарно-гигиенических требо - ваний, обеспечивающих сохраняемость товаров.
Климатические требования к режиму хранения. Требования включают следующие параметры: температуру, относительную влажностьвоздуха, воздухообмен, газовый состав воздуха и освещенность.
Температура хранения (температура воздуха в хранилище) -- один из наиболее значимых показателей режима хранения. С повышением температуры усиливаются химические, физико-химические, биохимические и микробиологические процессы. Температура измеряется в градусах по шкале Цельсия.
Предусмотрены несколько режимов хранения, °С:
в замороженном виде -- не выше -20;
в холодильной камере -- от 0 до 4°;
при прохладной температуре -- от 12 до 15;
при комнатной температуре -- от 18 до 20;
высокая (повышенная) температура воздуха -- более 20;
низкая температура воздуха -- ниже 0;
температура холодовой цепи -- от 0 до 8.
Другие температурные условия оговариваются в инструкции к ЛС.
Относительная влажность воздуха (ОВВ) -- пока - затель, который характеризует степень насыщенности воздуха во - дяными парами и измеряется в процентах. Испарение воды из то - варов приводит к количественным и качественным потерям, в частности к естественной убыли за счет усушки и увядания (усыхания). Чем выше влажность товаров и ниже ОВВ, тем больше их потери. Кроме того, повышенная влажность воздуха способствует возникновению микробиологической порчи, коррозии металлических поверхностей. Выбор оптимальной ОВВ определяется прежде всего химическим составом товаров, их гигроскопичностью, тем - пературой хранения и наличием защитных оболочек.
Относительная влажность воздуха в сухом ... продолжение

Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.