Архитектура и ключевые компоненты систем управления корпоративным контентом (ECM)

Тип работы: Реферат
Бесплатно: Антиплагиат
Объем: 14 страниц
В избранное:

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего образования

«Крымский федеральный университет имени В. И. Вернадского» (ФГАОУ ВО «КФУ им. В. И. Вернадского»)

Физико-технический институт

Кафедра бизнес-информатики и математического моделирования

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Управление контентом» на тему:

«Основные компоненты ЕСМ»

Выполнил: обучающийся 4 курса

Группы

БИ-б-о-181

Языков Никита Валентинович

Симферополь 2022

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ3

1. Enterprise Content Management4

1. 1. Ориентированность ECM5

2. Архитектура Enterprise Content Management7

3. Основные компоненты Enterprise Content Management9

4. Базовые компоненты ECM11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ16

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ17

ВВЕДЕНИЕ

Вот уже более 10 лет наблюдается активный рост спроса на корпоративные информационные системы вообще и системы электронного документооборота/управления корпоративной информацией в частности. Причиной тому является прежде всего общий рост отечественной экономики, распространившийся на государственную и другие отрасли. Для адекватного функционирования компаний в условиях роста потребовались эффективные инструменты управления бизнес-процессами. На помощь пришли системы электронного документооборота, обеспечивающие информационную поддержку в том числе критически важных управленческих деловых процессов организации/предприятия.

Согласно общедоступным источникам: Система электронного документооборота (СЭД) - это организационно-техническая система, которая обеспечивает процесс создания, контроля доступа и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль документооборота в организации.

В современной организации системы электронного документооборота становятся неотъемлемой частью ИТ-инфраструктуры. С их помощью коммерческие предприятия и промышленные предприятия повышают эффективность своей деятельности, а в государственных учреждениях на основе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия. с населением решены.

1. Enterprise Content Management

Enterprise Content Management - управление корпоративным контентом, управление информационными ресурсами предприятия.

Термин ECM относится к технологиям, используемым для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем пользователям в организации. Более широкое понятие, чем то, что заложено в концепции СЭД.

Система ECM ориентирована на работу с неструктурированной информацией в любой форме, включая офисные текстовые и табличные электронные документы, документы PDF, а также изображения, чертежи, графику, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, веб-страницы, видео, аудиофайлы.

Картинки по запросу ECM-система

Рисунок 1 - Enterprise Content Management

Источник: [3]

Картинки по запросу ECM-система

Рисунок 2 - Ориентированность Enterprise Content Management

Источник: [3]

Ориентированность ECM

Система ECM ориентирована на работу с неструктурированной информацией (контентом), логично, в любой форме, включая офисные текстовые и табличные электронные документы, документы в формате PDF, а также чертежи, чертежи, графики, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, веб-страницы, видео, аудиофайлы, flash-анимация, одним словом, все многообразие контента, необходимого для эффективного ведения бизнеса.

Основной задачей системы ЭЦМ является поддержание полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она теряет свою ценность.

Отличием функциональности систем ЭЦМ от систем электронного документооборота является возможность работы не только с документами, которые сегодня составляют лишь небольшую часть корпоративного контента, но и с любыми другими видами данных: сообщениями электронной почты, графикой, фотографиями, аудио-и видеофайлами, веб-страницами, файловыми системами, оцифрованными материалами.

Помимо инструментов для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, ECM-системы имеют инструменты для потоковой передачи контента, управления веб-сайтом, прав доступа, безопасного корпоративного поиска. Следует отметить, что возможность разграничения прав доступа к данным позволяет ЭЦМ-системам удовлетворять одно из важнейших требований безопасности при использовании контента в государственных органах, зачастую содержащего личную или секретную информацию.

2. Архитектура Enterprise Content Management

Рассмотрим архитектуру ECM-систем на примере платформы IBM FileNet (Foundation), которая реализована в виде иерархической структуры, в которой выделяются три основных уровня: хранилище контента, ядро платформы и набор функциональных компонентов.

Рисунок 3 - IBM FileNet

Источник: [7]

Ядро платформы реализовано в виде набора следующих основных сервисов.

Службы приложений обеспечивают интеграцию с внешними программными инструментами и конечный доступ к данным, функциональным компонентам и возможностям платформы FileNet через межпрограммную связь и веб-интерфейс.

Услуги по организации контента обеспечивают хранение и управление различными типами неструктурированных документов и поддерживают такие организационные единицы, как документы, папки, сохраненные запросы, модели, отчеты и т. д.

Службы сервисов контента используются для извлечения и интеграции данных из различных источников.

Услуги по организации бизнес-процессов поддерживают создание и моделирование бизнес-процессов.

Сервисы по созданию неизменяемых версий документов обеспечивают фиксацию результатов выполнения бизнес-процессов и их архивирование в соответствии с требованиями нормативных текстов.

Кроме того, ядро платформы включает инструменты разработки, интеграции, безопасности, управления и администрирования. Верхний, функциональный уровень системы FileNet состоит из трех наборов компонентов приложения.

3. Основные компоненты Enterprise Content Management

По определению «Gartner» (исследовательская и консалтинговая компания, специализирующаяся на рынках информационных технологий), ECM - это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов.

«Gartner» определяет современные ECM-системы как программные решения, реализующие следующие ключевые компоненты:

управление документами - экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
управление образами документов - захват, преобразование и управление бумажными документами;
управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») - долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
управление потоками работ - поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
управление веб-контентом - автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
управление мультимедиаконтентом - управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флэш-баннерами, рекламными роликами;
управление знаниями - поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
документно-ориентированное взаимодействие - совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

4. Базовые компоненты ECM

Первым компонентом является Управление документами.

Системы управления документами (Document Management, DM) - основной компонент ЕСМ. Системы управления документами (DM) позволяют контролировать документ с момента его создания до архивирования. Назначение технологии - снабжать документы метаданными (атрибутами) для того, чтобы связывать их с бизнес-процессами. Она предоставляет основные библиотечные функции, включая хранение, поиск, контроль версионности и выписку документов.

Компоненты управления контентом выполняют основной набор ECM-функций, которые уже были описаны ранее - захват, извлечение, ввод, классификацию и федеративную интеграцию неструктурированных документов из корпоративных и внешних информационных систем и репозитариев, сообщений, поступающих по электронной почте и другим каналам, а также контента Web-сайтов.

Технология управления Web-контентом (Web Content Management, WCM) поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и обычно интегрируется с системой управления документами. Она позволяет организациям публиковать информацию и документы в Web, не ограничиваясь Интернетом. Использование ПО для управления Web-контентом позволяет публиковать информацию быстро и безопасно в разных каналах, даже не зная языка НТМL. Благодаря этому, организации могут возложить задачу публикации документов Web на бизнес-пользователей - владельцев контента. Эффективность применения такого ПО заключается в том, что разным службам не нужно повторно вносить изменения в документ, а, следовательно, контент содержит меньше ошибок и нестыковок.

Программное обеспечение для управления Web-контентом предусматривает:

создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации;
доставку и администрирование информации для создания Web-презентаций;
автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;
надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации;
визуализацию интернет-презентаций.

Системы управления Web-контентом помогают распределить между сотрудниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации.

В систему управления документами (DM) должны входить модули «Средства редактирования и просмотра», «Интерфейсные средства поиска и навигации», «Поисковый сервис», «Средства управления информацией» и «Базы данных». Если к этому набору добавить модуль «Web-публикация и Web-доступ», то мы получим систему управления Web-контентом. Очевидно, что в рассматриваемых системах будут присутствовать одни и те же элементы. Таким образом, из показанных на схеме модулей, как из деталей конструктора, можно составлять необходимые конфигурации управления контентом.

Современным заказчикам нужна поддержка всего жизненного цикла документа - чтобы информация правильно вводилась, хранилась, вовремя уничтожалась и быстро находилась: чтобы были внешний (В2В) и внутренний порталы для сотрудников. Поэтому нужны именно интегрированные системы управления контентом. Сейчас в области ЕСМ происходит конвергенция ранее монолитных систем в новую, открытую архитектуру, в которой из отдельных модулей можно собрать нужное решение, обеспечивающее управления контентом на протяжении всего его жизненного цикла.

Рисунок 3 - Управление жизненным циклом проекта

Источник: [10]

Технология управления записями (Records Management, RM) обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Она поддерживает полный жизненный цикл документа - от его создания до уничтожения, и связана с процессами архивирования, возвращения или удаления документов. Сейчас компании предпочитают создавать архивы критически важных документов вне офиса. Однако, при этом необходимо вовремя восстанавливать документы и обеспечивать их хранение в соответствии с государственными стандартами.

Технологии управления потоками работ (Workflow) нужны для управления рабочим

процессом; служат для автоматизации деловых процедур; управления потоками автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т. д.

К его задачам обычно относят:

визуализацию процессов и организационных структур;
ввод и администрирование, визуализацию и доставку сгруппированной информации с ассоциированными документами или данными;
средства напоминания, установки дедлайнов и делегирования задач.

Реальный выигрыш от внедрения ECM-системы можно получить только тогда, когда она интегрирована с основными бизнес-системами предприятия. Управление документооборотом позволяет организациям автоматизировать бизнес-процессы и значительно снизить потребность в дополнительных контактах в виде электронных писем, телефонных звонков и др. Процесс глобализации требует лучшего контроля над хранящейся информацией.

Системы документно-ориентированной групповой работы (Document-Centric Collaboration) обеспечивают работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия. Средства организации совместной работы позволяют наладить совместную работу в случаях, не поддающихся строгой формализации. С ростом числа мобильных сотрудников и при все чаше применяемом удаленном взаимодействии совместная работа становится весьма актуальной. Традиционный порядок хранения информации в системе хранения данных конкретного отдела уходит в прошлое. При этом необходимость в коллективных инструментах внутри организации возрастает. Такие системы, как Instant Messaging, управление Web-базированными проектами и даже видеоконференцсвязь, рассматриваются в качестве элементов ECM.

Средства для организации совместной работы (Document-Centric Collaboration) обычно предусматривают:

коллективное совместное использование баз данных;
совместную одновременную контролируемую обработку информации;
применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;
использование «белых досок» (whiteboards) для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т. п. ;
интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ... продолжение

Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.