Организационно-распорядительная документация: виды, требования ГОСТ 7.0.97-2016 и автоматизация документооборота

Тип работы: Материал
Бесплатно: Антиплагиат
Объем: 4 страниц
В избранное:

Организационно-распорядительные жанры деловой речи (приказ, положение, иструкция, устав и т. п. ) .

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это обширный пласт документов, фиксирующих права и обязанности работников и их работодателей, их задачи, цели и функции. Они оформляются по определенным требованиям, которые сведены в ГОСТ по оформлению ОРД 7. 0. 97-2016. Несоблюдение этих требований влечет недействительность организационно-распорядительных документов.

Виды ОРД

Весь массив организационно-распорядительной документации с некоторой долей условности можно разбить на три группы:

организационная;

распорядительная;

справочно-информационная.

Организационные документы необходимы для регламентирования деятельности организации. Именно с их помощью фиксируются права и обязанности работников и работодателей, закрепляется их взаимная ответственность. Организационная документация - это уставы, штатные расписания, трудовые договоры, правила внутреннего распорядка, многие другие документы, создаваемые внутри компании на основании действующего законодательства.

Распорядительные документы создаются при постановке конкретных задач внутри организации. В эту категорию входят распоряжения, решения, приказы, постановления и другие документы, издаваемые для решения тех или иных практических задач.

Справочно-информационные документы необходимы для информирования работников и работодателей об установленных правилах, произошедших событиях и их обстоятельствах, результатах принятых мер и другом. В эту категорию входят служебные письма, докладные записки, справки, прочие подобные документы.

Ниже приведен перечень распространенных видов организационно-распорядительной документации. В него входят:

приказы о назначении и увольнении;

положения о конфиденциальности;

руководства по информационной безопасности;

правила замены вычислительной техники;

должностные инструкции персонала;

регламенты разграничения доступа к информации;

описания технологических процессов;

трудовые договоры и дополнения к ним;

инструкции по обеспечению охраны помещений;

объяснительные записки;

приказы о премировании и депремировании;

распоряжения о мерах, необходимых для непрерывности бизнес-процессов;

расписания несения дежурства на объектах.

Это - далеко не исчерпывающий перечень. На практике в организациях, помимо перечисленных, издаются многие другие документы.

Требования к оформлению ОРД

В полном объеме эти требования представлены в упомянутом выше ГОСТ 7. 0. 97-2016, который пришел на смену ГОСТ 6. 30-2003. Изменение стандартов было связано с развитием делопроизводства. Все шире стали применяться системы электронного документооборота, все более широкое распространение получили цифровая подпись и другие атрибуты. Стоит предостеречь тех делопроизводителей, которые ошибочно ориентируются на устаревший ГОСТ по оформлению ОРД при создании документов: это нарушение закона.

Организационно-распорядительная документация должна быть выдержана в строгом, нейтральном стиле. В ней не должно быть оценочных суждений, эмоциональности и элементов разговорной речи. Информация, содержащаяся в документах, должна быть:

краткой, емкой;

однозначной, единообразной;

последовательной.

Существует исчерпывающий перечень реквизитов, которые можно включать в организационно-распорядительную документацию. В их число входят:

государственный герб РФ;

герб субъекта РФ;

логотип организации или ее товарный знак;

код формы организационно-распорядительного документа;

код организации;

название организации, в которой был издан документ;

ОГРН, ИНН и КПП юридического лица;

название структурного подразделения, издавшего документ;

название, дата издания и регистрационный номер документа;

название должности лица, сформировавшего документ;

справочные сведения об организации;

место составления документа;

грифы утверждения, согласования и ограничения доступа к документу;

заголовок и основной текст;

отметки об имеющихся приложениях, прохождении контроля, заверении копии, электронной подписи, исполнении документа, его направлении в дело.

Свои требования действуют в отношении оформления организационно-распорядительной документации. Требования, существовавшие в прошлом, формулировались с учетом того, что текст документа печатается на машинке. В ныне действующих стандартах отражены существующие реалии, а именно - повсеместное распространение компьютеров и текстовых редакторов.

Документ следует набирать шрифтом Arial, Times New Roman, Calibri, Verdana или близким к ним. Допустимые гарнитуры шрифтов - от 12 до 14.

Отступ между абзацами должен составлять 1, 25 мм. Допустимый междустрочный интервал - 1-1, 5. Интервал между символами должен быть обычным, между словами - один пробел.

Основной текст следует форматировать с выравниванием по ширине листа (выражаясь иначе, по границам правого и левого полей) .

Если текст документа по объему не превышает 4-5 строк, его можно оставить без заголовка. В противном случае следует составить заголовок и набрать его с центровкой по ширине основного текста.

В новом ГОСТе появились требования, касающиеся электронного оборота организационно-распорядительной документации. По действующим стандартам документы можно создавать и согласовывать в системах электронного документооборота, при этом они не будут терять юридической силы. Важно, чтобы документы на электронных и бумажных носителях выглядели идентично. Из этого следует, что требования о реквизитах и оформлении бумажных документов полностью справедливы и в отношении их электронных версий.

... продолжение

Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.