Разработка информационной системы бухгалтерского учета товаров

Тип работы: Курсовая работа
Бесплатно: Антиплагиат
Объем: 36 страниц
В избранное:

Тема Разработка информационной системы бухгалтерского учета товаров

ВВЕДЕНИЕ

Мировое сообщество создало мощную информационную инфраструктуру и
сформировало огромное информационное пространство, которое развивается,
расширяется и совершенствуется. Происходит массовая информатизация
общества, во всех сферах деятельности применяются новые информационные
технологии, обеспечивающие сбор, обработку, хранение, распространение
информации, что уменьшает трудоемкость процессов использования
информационных ресурсов, повышает их надежность и оперативность.
Использование компьютера позволяет освободить персонал от рутинной работы,
освободить человека для более творческой деятельности. Актуальным является
развитие информационных систем различных сфер деятельности.
Всякая техническая система является своего рода инструментом, которым
управляет какой-либо работник, которому эта система служит. Автономное
автоматизированное рабочее место (АРМ) Бухгалтерия служит главному
бухгалтеру, АРМ Склад - товароведу или кладовщику, АРМ Кадры -
кадровику, автоматизированная система полетами – диспетчеру (именно он
заводит самолеты на посадку и разрешает взлет, а не сама система это
делает). Казалось бы, это очевидно. Однако, как выясняется, не для всех.
Например, при автоматизации рабочего места бухгалтера часто задают вопрос:
почему ваша программа сама не делает проводки и автоматически не сводит их
в баланс? Этот вопрос означает непонимание коренного отличия
автоматизированной системы от автоматической.
Не вдаваясь глубоко в теорию, следует указать, что автомат реализует
какие-либо функции без участия человека, и тогда система, составленная из
них, - автоматическая. Автоматизированная же система помогает человеку
осуществлять его деятельность, предоставляя набор функций, реализуемых
конечными автоматами. В автоматизированной системе решения принимает
человек, производя настройку системы в соответствии с принятым решением, а
остальные функции реализуются системой в соответствии с этой настройкой.
Если настройки зафиксировать, то система превратится в автоматическую.
Каждое автоматизированное рабочее место может быть разработано и как
автоматизированное, и как автоматическое. Все определяется количеством
необходимых настроек и перенастроек в процессе его использования. Если
режимов работы немного и они стационарны, то целесообразно создавать набор
конечных автоматов для каждого режима. В противном случае лучше
предоставить пользователю удобный режим настроек.
Возвращаясь к выяснению мотивов поиска программы, предположим, что
руководство предприятия оснастило ею каждого сотрудника. Чего оно в этом
случае добилось? Сотрудники стали работать быстрее, у них появилось
свободное время, которое они смогут потратить на углубленное изучение своей
специальности. Таким образом, владелец предприятия, произведя инвестиции в
средства автоматизации, проявил заботу о сотрудниках. Это прекрасно, если
такова и была его цель. А если его цель – на более высоком уровне
организовать трудовой процесс, то он ее не добился, потому что в
организации труда на предприятии мало что изменилось.
Чаще всего так получается потому, что руководство, смутно представляя
цель автоматизации, передоверяет ее конкретизацию сотрудникам. Цели же
сотрудников и руководства могут не совпадать. В результате получается, что
платит один, а музыку заказывают другие. Внедрение же на предприятии
автоматизированной системы снимает это противоречие.
Только когда все средства автоматизации объединены в систему,
предприятие становится автоматизированным, если же на предприятии
внедряются средства автоматизации на отдельных участках, то постоянно будет
присутствовать проблема сопряжения ручных и автоматизированных участков с
присущими этой ситуации недостатками: ручным вводом информации, потерей
данных и документов, несвоевременной актуализацией данных в базах и др.
Один из самых существенных недостатков заключается в том, что руководство
предприятия будет вынуждено принимать решения на основании неадекватной
информации, так как она будет подготавливаться и интерпретироваться
персоналом. Информация же, получаемая от системы, будет поступать
руководству в том виде, в каком она в этот же момент доступна и персоналу.
Это существенное качество системы подчас интуитивно осознается персоналом
скорее, чем руководством. Поэтому персонал неохотно вовлекается в процесс
внедрения автоматизированных систем, а иногда и саботирует его. Отсюда
следует, что внедрение системы на предприятии требует определенных усилий
со стороны руководства. Данный вывод подтверждается тем, что система
наиболее успешно внедряется тогда, когда идея систематизации труда на
предприятии исходит от руководителя. Если же внедрение отдается на откуп
сотрудникам, то используется только то, что помогает конкретному работнику
осуществлять свою деятельность, а то, что отвечает интересам предприятия,
игнорируется. Система оказывается разорванной и теряет значительную часть
своих преимуществ. То же происходит, когда некоторые сотрудники прямо
заинтересованы в дезорганизации учета для извлечения дополнительных выгод.
По какой бы причине не возникала такая ситуация, её разрешение зависит от
руководства. Именно оно, являясь владельцем или лицом, представляющим
владельца, в первую очередь материально заинтересовано в наведении порядка
на предприятии и в системе учета. Поэтому его усилия не будут напрасными.
Бухгалтерский учет на хозяйствующих субъектах в условиях рыночных
отношений приобретает особое значение. Данные бухгалтерского учета
используются для оперативного руководства работой хозяйствующих субъектов и
их структурных подразделений, для составления государственной финансовой
отчетности, экономических прогнозов и текущих планов.
В современных условиях хозяйствования практически невозможно
управлять сложным экономическим механизмом хозяйствующего субъекта без
своевременной, полной и достоверной информации, которую дает только четко
налаженная система учета.
Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы
финансового звена предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа
его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами
на базе компьютерных систем автоматизированного учета.
В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное
обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для
автоматизации бухгалтерского учета и рационализации финансового труда. Их
использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных
маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные
затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в
подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что
дает прямой экономический эффект.
Целью данного дипломного проекта является разработка АРМ для учета
товарно-материальных ценностей на предприятиях железнодорожного
транспорта.

1. Анализ концепции построении комплекса средств автоматизации

1.1 Общая характеристика систем управления

Система управления – это совокупность управляемого объекта или
процесса и устройства управления, к которому относится комплекс средств
приема, сбора и передачи информации и формирования управляющих сигналов и
команд. При этом действие системы управления направлено на улучшение и
поддержание работы процесса или объекта. В некоторых случаях без АСУ вообще
невозможно решение задачи в силу сложности процесса управления. Управляемый
объект - это элемент системы, который для нормального функционирования
нуждается в систематическом контроле и регулировании. Управляющий объект -
элемент системы, который обеспечивает слежение за деятельностью
управляемого объекта, выявляет возможные отклонения от заданной программы и
обеспечивает своевременное приведение его к нормальному функционированию.
Все системы управления, с точки зрения логики их функционирования,
решают три задачи:
а) сбор информации об управляемом объекте;
б) обработка информации;
в) выдача управляющих воздействий в той или иной форме.
В зависимости от вида системы, управление представляет собой
воздействия на физическом или информационном уровне, направленные на
поддержание или улучшение функционирования управляемого объекта в
соответствии с имеющейся программой или целью управления.
Различают два основных типа систем управления:
а) системы управления технологическими процессами в широком смысле
этого слова, предназначенные для непосредственного управления
производственными процессами на физическом уровне процесса;
б) системы информационного управления, имеющие дело с объектами
организационной природы, предназначенные для решения задач управления таких
объектов управления, как крупные технические подразделения, военные,
строительные и иные объекты разных рангов.
Главное отличие между ними заключается в характере объекта
управления. В первом случае это всевозможные установки, приборы, станки и
прочее, во втором – прежде всего люди.
Другое отличие между указанными системами заключается в форме
передачи информации. Если в системах управления технологическими процессами
основной формой передачи информации являются различного рода сигналы, то в
системах организационного управления это документы. Автоматизация систем
управления осуществляется с помощью вычислительной техники. В зависимости
от степени участия человека в управлении, системы управления можно
классифицировать следующим образом:
а) автоматические;
б) полуавтоматические;
в) автоматизированные.
Автоматизированная система не исключает, а наоборот, предполагает
участие человека в управлении системой и принятие человеком ключевых
решений, в то время как автоматические системы управления исключают участие
человека в управлении объектом. Полуавтоматическая система может
рассматриваться как вариант автоматической системы, в которой уровень
развития техники еще не позволяет исключить человека из контуров системы
управления.
Центральным ядром системы управления, с помощью которого
осуществляется ее автоматизация, является вычислительная машина. Возможны
два способа взаимодействия между ЭВМ, объектом управления и органом
управления.
В первом случае ЭВМ используется, как правило, для решения отдельных
периодически повторяющихся трудоемких задач. Сбор информации ведется
вручную, так же осуществляется и подготовка документов с управляющими
воздействиями. Подобная система может быть названа системой обработки
данных. Обращение пользователей к системам обработки данных чаще всего
приводит к обновлению информации; вывод информации может вовсе
отсутствовать или представлять собой результат программной обработки
хранимых сведений, а не сами сведения. Примером системы обработки данных
может быть система сберегательного банка города. Она содержит сведения о
вкладах жителей города, большинство обработок банковской информации
предполагает обновление сумм вкладов, расчет процентов, подведение итогов
за некоторый период работы и т.п.
Во втором случае основная информация о состоянии управляемого объекта
собирается автоматически машиной (в общем случае – вычислительным центром).
ЭВМ перерабатывает поступающую информацию и в том или ином виде готовит
выходную документацию, после чего выносится решение о воздействии на
объект. Автоматизированные системы управления классифицируют также в
зависимости от вида выдаваемой ими выходной документации. Последняя может
быть представлена в виде:
а) переработанной, упорядоченной совокупности сведений об
управляемом объекте. На основании их человек (или группа людей) принимает
решение о характере воздействия на объект. Это свойственно системе
обработки данных, но не собственно автоматизированной системе.
б) совокупности рекомендаций (вариантов решения) относительно
характера воздействия на управляемый объект. Окончательное решение в
данном случае принимает человек. Такая реализация наиболее типична для
автоматизированных систем управления.

2 Описание учета товарно-материальных ценностей

2.1 Основные задачи учета товарно-материальных ценностей

В процессе производства наряду со средствами труда участвуют предметы
труда, которые выступают в качестве производственных запасов. В отличие от
средств труда, предметы труда участвуют в процессе производства только один
раз, и их стоимость полностью включается в себестоимость производимой
продукции, составляя ее материальную основу.
К товарно-материальным ценностям относятся [1]:
а) сырье и материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие
изделия, конструкции и детали, топливо, тара и тарные материалы, запасные
части, прочие материалы, материалы, переданные в переработку, строительные
материалы и другие;
б) незавершенное производство;
в) готовая продукция и товары, приобретенные для реализации.
Товарно-материальные запасы занимают значительное место в активах
республиканского государственного предприятия "Казакстан темiр жолы" и,
являясь материальными ценностями, требуют к себе особого внимания [2].
Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания
резервов снижения себестоимости продукции в части рационального
использования материалов, снижения норма расхода, обеспечения надлежащего
хранения материалов, их сохранности.
Перед учетом материальных запасов стоят следующие основные задачи:
а) контроль за вложениями в товарно-материальные запасы в
соответствии с периодически изменяемыми нормами запасов отдельных видов
сырья и материалов, незавершенного производства;
б) обеспечение сохранности, введение такого порядка учета, который
содействует предотвращению хищений, порчи и потери запасов, а также четко
определяет границы материальной ответственности персонала организации;
в) установление системы синтетического и аналитического учета,
облегчающей быстрое получение и отпуск товарно-материальных ценностей,
своевременное выявление порчи материалов, их несоответствия новым условиям
производства;
г) определение стоимости (себестоимости, цены), по которой товарно-
материальные ценности попадают в оборот организации;
д) определение стоимости, по которой товарно-материальные ценности
должны отражаться в активах баланса на дату его составления;
е) определение стоимости, по которой товарно-материальные ценности
должны быть списаны на затраты в результате их использования, потребления
или продажи.
Все это в свою очередь потребует:
а) организации контроля за своевременным и полным оприходо-ванием
запасов, за их сохранностью в местах хранения;
б) своевременного и полного документирования всех операций по
движению запасов;
в) своевременного и правильного определения товарно-транспортных
расходов и фактической себестоимости заготовления запасов;
г) организации контроля за равномерным и правильным списанием
товарно-транспортных расходов на затраты производства;
д) выявления и реализации ненужных субъекту материальных запасов с
целью мобилизации внутренних ресурсов;
е) получения точных сведений об остатках и движении запасов в
местах их хранения.

2.2 Организация учета товарно-материальных ценностей, их
себестоимость и оценка в текущем учете

Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерским учетом
товарно-материальных ценностей, необходимо:
а) иметь номенклатуру материалов;
б) установить четкую систему документации и документооборота;
в) проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные
выборочные проверки остатков материалов;
г) применять для учета современные средства автоматизации учета.
Для правильно организации учета материалов разрабатывается
номенклатура – систематизированный перечень наименований материалов,
полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей,
используемых в организации. Номенклатура материальных ценностей должна
содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное
наименование, полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения
и пр.), номенклатурный номер – условное обозначение, заменяющее по существу
перечисленные признаки.
Впоследствии при выписке каждого документа по движению материалов в
нем указывается не только наименование материала, но его номенклатурный
номер, что позволяет избежать ошибок при записях в складском и
бухгалтерском учете материалов.
В сводном аналитическом учете при помощи определенных шифров, кодов
достигается группировка товарно-материальных ценностей по следующим
позициям:
а) на складе;
б) в пути;
в) отклонения от учетных цен.
Эта группировка ведется по счетам: 201, 202, 203, 204, 205, 208.
Аналитический учет всех товарно-материальных запасов ведется по
подотчетным лицам (кладовые, склады, цехи, материально-ответственные лица,
имеющие в подотчете товарно-материальные запасы).
По каждому подотчетному лицу учет товарно-материальных ценностей
ведется по наименованиям материалов (по маркам, сортам, размерам,
номенклатурным номерам и т.п.).
Материальные запасы учитываются в двух измерителях: натуральном и
денежном.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и
финансовой отчетности проводится инвентаризация имущества и денежных
обязательств не менее одного раза в год.
Инвентаризация – это проверка соответствия фактического наличия
имущества и обязательств данным бухгалтерского учета.
Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения,
перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них,
устанавливаются предприятием самостоятельно.
В обязательном порядке инвентаризация проводится:
а) при смене материально-ответственных лиц (на день приемки –
передачи дел);
б) при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также
порчи товарно-материальных ценностей;
в) в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других
чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
г) при ликвидации (реорганизации) предприятия перед составлением
ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях,
предусматриваемых законодательством Республики Казахстан.
В соответствии с Учетной политикой ЗАО "Казакстан темiр жолы" оценка
себестоимости товарно-материальных запасов производится методом
средневзвешенной стоимости [2].
Другие методы: ФИФО, ЛИФА, специфическая идентификация, учетных цен,
планово-расчетных цен – не применяются.
Средневзвешенная стоимость товарно-материальных ценностей
рассчитывается определением средней стоимости подобных единиц, имеющихся на
начало отчетного периода и приобретенных или произведенных в течение
данного периода 1.
Себестоимость товарно-материальных запасов включает 2:
а) затраты на приобретение запасов, в их состав входят:
1) цена покупки;
2) пошлины на ввоз;
3) комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим
организациям;
4) транспортно-заготовительные и прочие расходы прямо связанные с
приобретением товарно-материальных запасов;
б) транспортно-заготовительные расходы, связанные с их доставкой к
месту расположения в настоящее время и приведению в надлежащее состояние;
в) затраты на переработку (укладка, погрузка – выгрузка);
г) торговые скидки, возвраты переплат вычитаются из стоимости
товарно-материальных запасов.

2.3 Документация по учету движения товарно-материальных ценностей

По учету движения товарно-материальных ценностей разработаны типовые
межведомственные документы, своевременная выписка и правильное оформление
которых позволяет организовать надлежащий учет и контроль за сохранностью и
правильным использованием запасов.
По учету движения материалов применяются следующие типовые документы
1:
а) форма № М-2 - Доверенность. Применяется для оформления права
должностного лица выступать в качестве доверенного субъекта при получении
материальных запасов. Доверенность оформляет бухгалтерия и выдает под
расписку получателю;
б) форма № М-3 - Журнал учета выданных доверенностей. Применяется для
регистрации выданных доверенностей и расписки об их получении;
в) форма № М-4 - Приходный ордер. Применяется для учета запасов,
поступающих на субъекты от поставщиков или из переработки. Приходный ордер
в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день
поступления запасов на склад;
г) форма № М-7 - Акт о приемке материалов. Применяется для
оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное
расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков, составляется
также при приемке материалов, поступающих без документов;
д) форма № М-7а - Акт о недостачах и потерях материальных ценностей
в процессе заготовления, хранения в производстве. Применяется в случае
выявления потерь материальных ценностей, находящихся в процессе
заготовления, хранения или производства, по которым нормы естественной
убыли не установлены;
е) форма № М-7б - Акт о потерях материальных ценностей в пределах
норм естественной убыли. Применяется для оформления выявленных потерь
запасов в переделах норм естественной убыли при их поступлении на склады
субъекта от поставщиков или из переработки, на которые установлены нормы
естественной убыли;
ж) форма № М-7в - Акт о порче, бое, ломе материалов (товаров).
Применяется для учета запасов, подлежащих уценке или списанию вследствие
допущенной на предприятии порче, боя, лома.
и) форма № М-8 - Лимитно-заборная карта. Применяется для оформления
отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а
также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска
запасов на производственные нужды и является оправдательным документом для
списания материальных ценностей со склада.
к) форма № М-10 - Акт- требование на замену (дополнительный отпуск)
материалов. Применяется для учета отпуска запасов сверх установленного
лимита или при их замене; является основанием для списания запасов со
склада;
л) форма № М-15а - Накладная-требование на отпуск (внутреннее
перемещение) материалов. Применяется для учета движения запасов внутри
субъекта и их отпуска хозяйствам своего предприятия, расположенным за
пределами его территории, а также сторонним организациям.
м) форма № М-17 – Карточка учета материалов - Применяется для
учета материальных запасов на складах.
Кроме того, специфика производственной деятельности железнодорожного
транспорта требует применения и других специализированных форм бланков [2]:
а) ФМУ № 5 жд. журнал учет поступающего твердого топлива;
б) ФМУ № 7 жд. Акт о приемке твердого топлива и нефтепродуктов;
в) ФМУ № 10 жд. Приходный ордер;
г) ФМУ № 12 жд. Накладная на внутреннее перемещение материалов;
д) ФМУ № 13 жд. Накладная на сдачу на склад материалов,
изготовленных в цехах собственного производства;
е) ФМУ № 15 жд. Накладная на отпуск материалов на сторону;
ж) ФМУ № 21,25 жд. Требование (однострочное, многострочное);
и) ФМУ № 26 жд. Требование на выдачу форменной одежды;
к) ФМУ № 27 жд. Требование на выдачу спецодежды и защитных
приспособлений;
л) ФМУ № 28,30 жд. Лимитно-заборная карта (на одно наименование, на
5 наименований);
м) ФМУ № 47 жд. Карточка количественно-суммового учета товарно-
материальных запасов;
н) ФМУ № 52 жд. Сортовая оборотная ведомость количественно-
суммового учета товарно-материальных запасов;
п) ФМУ № 54 жд. Материальный отчет.

2.4 Учет товарно-материальных ценностей на складах

Учет материальных запасов на складах ведут материально-ответственные
лица по наименования и сортам материальных ценностей.
Сортовой количественный учет движения по каждому номенклатурному
номеру ведется на карточках складского учета материалов по форме № М-17.
Карточки выписываются бухгалтерией на каждый номенклатурный номер и
передаются кладовщику.
Предварительно бухгалтерия указывает в титульной части карточки:
наименование предприятия, организации (ставится штамп), код предприятия,
наименование склада, код склада, номер карточки учета материалов,
наименование материала, код учета материала – счет, субсчет, номенклатурный
номер, единица измерения материала – код, наименование, нормы запаса,
марка, сорт, профиль, размер.
Нормы запаса разрабатываются производственным отделом и в карточках
заполняется по согласованию с производственных отделах в натуральных
измерителях и используется материально-ответственными лицами для контроля
за обеспеченностью предприятия конкретными видами материальных ценностей.
Карточки учета материалов регистрируются бухгалтерией в Реестре
регистрации карточек учета материалов. Реестр регистрации ведется по
каждому складу отдельно.
Карточки должны нумероваться в последовательном порядке в пределах
каждой учетной группы, начиная с первого номера.
Таким образом, при регистрации Карточки учета материалов каждому
наименованию материальных ценностей присваивается номенклатурный номер.
Порядок присваивания номенклатурных номеров.
Номенклатурный номер – шестизначный код, построен по серийно-
комбинированной системе.
Первые два знака – обозначают учетную группу (с 01 по 54) в
соответствии с Номенклатурой учетных групп, по которым ведется учет
товарно-материальных ценностей на предприятиях железнодорожного
транспорта.
Третий и четвертый знаки могут обозначать номер подгруппы, в пределах
учетной группы.
Пятый и шестой знаки (возможно с третьего по шестой) – обозначают
порядковый номер в пределах учетной группы.
Карточки учета материалов передаются материально-ответственному лицу.
Материально-ответственное лицо (кладовщик, зав. складом) заполняет
реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки). К
месту хранения прикрепляется материальный ярлык, который заполняется
работником склада на каждый номенклатурный номер материалов.
Материально-ответственное лицо ежедневно записывает в карточки учета
материалов все операции по приходу и расходу материалов. Основанием для
записей служат оформленные в установленном порядке первичные документы.
После каждой записи в карточке определяется и записывается остаток
материалов.
Контроль за наличием первичных документов и учетом отраженных в них
операций обеспечивается путем проставления порядкового номера записи, как в
самой карточке, так ив первичных документах. Нумеруют запись в каждой
карточке, начиная с первого номера до конца года.
Принимает первичные документы от кладовщика работник бухгалтерии,
ответственный за учет материалов, непосредственно на складе или бухгалтерии
предприятия в присутствии кладовщика.
При этом не реже одного раза в неделю:
а) производится приемка-сдача первичных документов работником
бухгалтерии и кладовщиком и составляется реестр приемки-сдачи;
б) проверяется своевременность и полнота оприходования материалов и
правильность оформления складских операций.
С согласия материально-ответственных лиц при автоматизации учета
реестры могут не составляться, а подтверждением приемки-сдачи документов
может служить подпись работника бухгалтерии в карточке учета материалов
графе Контроль, по каждой операции.
Товарно-материальные запасы, получаемые руководителями
производственных подразделений, не имеющих кладовых, числятся за ними как
за материально-ответственными лицами. В этом случае карточки материалов не
заполняют, а количественный учет материальных ценностей ведут руководители
производственных подразделений в Материальных отчетах формы ФМУ № 54 жд.
В материальном отчете указывают наименование материалов,
номенклатурные номера, единицу измерения, остаток на начало месяца,
количество поступивших и израсходованных материалов и выводят остаток на
конец месяца. Вместе с материальным отчетом в бухгалтерию предприятия
сдаются все первичные документы на приход, отпуск и реализацию материалов.

2.5 Учет товарно-материальных ценностей в бухгалтерии

В бухгалтерии открываются Карточки количественно-суммового учета по
форме ФМУ № 47 и регистрируются в Реестре карточек количественно-суммового
учета материалов.
Эти карточки и Карточки складского учета материалов формы № М-17
открываются одновременно и необходимо стремиться, чтобы они имели
одинаковые номера.
Записи остатков и движения материалов (количества) и в тех, и в
других карточках должны быть идентичны, и ежемесячно сверяться.
На основании полученных из склада первичных документов по приходу
материальных ценностей делается разноска количества в Карточки
количественно-суммового учета материалов по форме ФМУ № 47 жд. Затем
первичные документы по приходу складываются в специальную папку и ожидают
получения счетов-фактур поставщиков. После получения счета-фактуры
поставщика к нему подбираются первичные документы склада на поступившие и
оприходованные материалы, затем они таксируются, и сумма по поступившим на
склад материальным ценностям разносится в Карточки количественно-суммового
учета материалов по форме ФМУ № 47 жд.
Первичные документы по приходу подкладывается к счету-фактуре
поставщика, как подтверждение, что материалы фактически оприходованы и по
счету делается бухгалтерская проверка для отражения операций в балансе.
Приходные документы по поступившим на склад материальным ценностям из
цехов собственного производства от разборки и ликвидации основных средств,
по неотфактурованным поставкам таксируются по цене, установленной на первое
число отчетного месяца, разносятся по Карточкам количественно-суммового
учета материалов по форме ФМУ № 47 жд., после чего записываются в Свод
прочих поступлений материалов, на основании которого в конце месяца
делается бухгалтерская проводка для отражения хозяйственных операций на
балансовых счетах.
Полученные из склада в течение отчетного месяца первичные документы
по расходу материальных ценностей таксируются, т.е. в них проставляется
средневзвешенная стоимость материалов по данным на начало отчетного месяца
и определяется сумма. Затем эти документы разносятся по Карточке
количественно-суммового учета материалов по форме ФМУ № 47 жд.
После разноски по карточкам документы записываются в Свод расходов
материалов, на основании которого в конце месяца делается бухгалтерская
проводка для отражения хозяйственных операций на балансовых счетах.
По окончании отчетного месяца в Карточке количественно-суммового
учета материалов по форме ФМУ № 47 жд. подсчитываются итоги оборотов за
месяц по приходу, по расходу и выводится остаток (количество и сумма) на
конец месяца, также определяется средневзвешенная цена на конец месяца.
Итоги оборотов за месяц по Карточкам количественно-суммового учета
материалов переносятся в Сортовую оборотную ведомость количественно-
суммового учета материалов по форме ФМУ № 52 жд.
Сортовая оборотную ведомость количественно-суммового учета материалов
открывается на каждый склад отдельно и отдельно по каждому субсчету и
синтетическому счету учета товарно-материальных ценностей.
В конце месяца по каждому складу, субсчету и синтетическому счету
учета материалов подсчитываются итоги оборотов за месяц по приходу – сумма,
по расходу – сумма и остаток – сумма. Эти итоги сверяются с данными
синтетического учета в оборотно-сальдовом балансе и должны быть
тождественны.

2.6 Сверка данных складского и бухгалтерского учета

На 1-е число каждого месяца производится сверка количества
поступивших и израсходованных материалов, отраженного в Карточке учета
материалов формы № М-17 и количества поступивших и израсходованных
материалов, отраженного в Карточке количественно-суммового учета материалов
по форме ФМУ № 47 жд., которая ведется в бухгалтерии [2].
Результаты выверки данных складского сортового и бухгалтерского учета
материалов должны ежемесячно фиксироваться в акте, составляемом по каждому
складу (материально-ответственному лицу). В акте указывается установленная
при сверке сумма расхождений по каждому номенклатурному номеру материалов и
общая сумма расхождений по акту, перечисляются все необходимые исправления
с тем, чтобы акт служил основанием для исправительных бухгалтерских
записей, как в карточках складского учета, в карточках
количествоенно0суммового учета, так и в бухгалтерском учете на
соответствующих счетах и субсчетах. Исправление, как правило, следует
отражать в следующем отчетном месяце, так как операции текущего месяца уже
закрыты и баланс составлен.
Акт подписывают работники, производившие выверку, и утверждает
главный бухгалтер или его заместитель.

3 Определение требований к программному продукту

Необходимо создать АРМ для учета товарно-материальных ценностей на
предприятиях железнодорожного транспорта. Система должна полностью
соответствовать методологии ведения бухгалтерского учета товарно-
материальных запасов на железнодорожном транспорте. Разрабатываемый
программный продукт представляет собой дальнейшее развитие системы
бухгалтерского учета Фаворит (в настоящее время на предприятиях ЗАО
"Казакстан темiр жолы" функционирует раздел системы Главная книга),
поэтому он должен быть полностью интегрирован с ядром системы и ее
компонентами.

3.1 Анализ потребности в программе

В настоящее время обработка первичных бухгалтерских документов по
учету товарно-материальных запасов на предприятиях ЗАО "Казакстан темiр
жолы" осуществляется через региональные вычислительные центры с
использованием устаревших программных продуктов (разработанных для
операционной системы DOS), или вручную, что не соответствует современным
требованиям.
Многие дочерние предприятия ЗАО "Казакстан темiр жолы" имеют большую
филиальную сеть, поэтому передача отчетных данных по учету товарно-
материальных запасов без использования автоматизированной системы
представляет собой довольно трудоемкий процесс.
Использование автоматизированной системы позволит:
а) поднять общий методологический уровень бухгалтерского учета на
предприятиях ЗАО "Казакстан темiр жолы";
б) сократить затраты на составление бухгалтерской отчетности;
в) обеспечить полноту и достоверность информации о хозяйственной
деятельности предприятия;
г) обеспечить ее сопоставимость.
Автоматизация бухгалтерского учета дает возможность полного раскрытия
информации, ее непрерывности и завершенности, а также формирования этой
информации в едином хранилище данных для принятия управленческих решений в
ЗАО "Казакстан темiр жолы".

3.2 Назначение разработки и основные функции

Цель проекта – разработка эффективного программного обеспечения для
бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей, в рамках
автоматизированной системы Фаворит, с передачей данных в раздел Главная
книга.
Основными задачами системы Фаворит являются:
а) унификация бухгалтерского учета с учетом специфики железнодорожной
отрасли (единая учетная политики и единые формы отчетности);
б) автоматизация рабочего места бухгалтера;
в) децентрализованная обработка первичных документов на месте
возникновения;
г) обеспечение своевременной, оперативной и достоверной информации;
д) консолидация финансовых данных.
Разрабатываемый программный продукт должен соответствовать
поставленным задачам системы Фаворит и выполнять следующие функции:
а) ввод и хранение информации с первичных документов;
б) ввод и хранение нормативно-справочной информации;
в) вывод ведомостей;
г) формирование бухгалтерских проводок в раздел Главная книга.

3.2.1 Информационная модель

Основным средством моделирования функциональных требований
проектируемых систем являются диаграммы потоков данных, которые
обеспечивают удобное описание функционирования компонент системы.
На рисунке 3.1 представлена диаграмма потоков данных системы учета
товарно-материальных запасов.

Рисунок 3.1 – Диаграмма потоков данных

3.2.2 Организация ввода первичных документов

Весь ввод исходных данных должен быть организован как многострочный
документ. То есть, в одном документе можно вводить информацию сразу по
нескольким материалам. Кроме того, по каждому материалу должна быть
возможность проставить любой корреспондирующий счет. Эта возможность
позволяет вводить материальные отчеты мастеров, в которых материал
отпускается на различные нужды и объекты производства.
При вводе информации по материалу бухгалтер проставляет его
номенклатурный номер, единицу измерения, количество, цену, сорт материала
(если необходимо) и тип запаса. Тип запаса необходим для того, чтобы при
наличии одного номенклатурного номера материала иметь дополнительный учет
по характеристикам материалов:
а) 0 - новый материал;
б) 1 - материал бывший в употреблении, годный к эксплуатации;
в) 2 - материал собственного изготовления;
г) 3 - восстановленный материал путем ремонта;
д) 4 - технологический запас (например, по километровый запас для
материалов верхнего строения пути).
При вводе этого признака запаса должна быть возможность получить
среднюю цену не только по номенклатуре материала, но и его техническим
характеристикам. Кроме того, у бухгалтера должна быть возможность еще более
детально выделять материал путем ввода сорта (дополнительного признака для
материала). Таким образом, система должна иметь неограниченное множество
средних цен по номенклатуре материала при его учете.
Как уже указывалось выше бухгалтеру должно быть достаточно ввести
только корреспондирующий счет при вводе информации по материалу. Вторая
сторона бухгалтерской проводки (счетсубсчет учета материала) должна быть
взята из справочника групп материала, в котором указано на каком
счетесубсчете учитывается та или иная группа материалов.
При сохранении документа и его подписании бухгалтером программа
должна проверять количество материалов на складе (в системе не допускается
иметь красные остатки по материалу), рассчитать среднюю цену по
материалам, входящим в документ и создать бухгалтерские проводки по
документу, которые можно будет просмотреть на дополнительной вкладке
экранной формы. Таким образом, при отработке документов регулярно система
должна давать возможность иметь достоверную информацию не только по данным
складского учета, но и сумм остатков на счетах раздела учета материальных
ценностей в балансе предприятия.
При обнаружении ошибки по документу бухгалтер должен иметь
возможность исправить документ (одновременно с исправлением остатков на
складе и бухгалтерских проводок в балансе). Если ошибка замечена, но срок
отчета уже закончен, то бухгалтер должен иметь возможность ввести документ
по тому же виду операции, но с признаком сторно. В формах отчетности эти
виды операций должны быть отмечены стандартным образом (ограничены
квадратными скобками), как это принято в международной практике.
При вводе информации по документу должна быть использована нормативно-
справочная информация:
а) групп материалов;
б) номенклатуры материалов;
в) единиц измерения;
г) возможных единиц измерения по материалам;
д) видов операций;
е) план счетов;
ж) предприятий ЗАО;
и) складов ... продолжение

Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.