Разработка информационной системы бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей для предприятий железнодорожного транспорта

Тип работы: Курсовая работа
Бесплатно: Антиплагиат
Объем: 36 страниц
В избранное:

Тема Разработка информационной системы бухгалтерского учета товаров

ВВЕДЕНИЕ

Мировое сообщество создало мощную информационную инфраструктуру и сформировало огромное информационное пространство, которое развивается, расширяется и совершенствуется. Происходит массовая информатизация общества, во всех сферах деятельности применяются новые информационные технологии, обеспечивающие сбор, обработку, хранение, распространение информации, что уменьшает трудоемкость процессов использования информационных ресурсов, повышает их надежность и оперативность. Использование компьютера позволяет освободить персонал от рутинной работы, освободить человека для более творческой деятельности. Актуальным является развитие информационных систем различных сфер деятельности.

Всякая техническая система является своего рода инструментом, которым управляет какой-либо работник, которому эта система служит. Автономное автоматизированное рабочее место (АРМ) «Бухгалтерия» служит главному бухгалтеру, АРМ «Склад» - товароведу или кладовщику, АРМ «Кадры» - кадровику, автоматизированная система полетами - диспетчеру (именно он заводит самолеты на посадку и разрешает взлет, а не сама система это делает) . Казалось бы, это очевидно. Однако, как выясняется, не для всех. Например, при автоматизации рабочего места бухгалтера часто задают вопрос: почему ваша программа сама не делает проводки и автоматически не сводит их в баланс? Этот вопрос означает непонимание коренного отличия автоматизированной системы от автоматической.

Не вдаваясь глубоко в теорию, следует указать, что автомат реализует какие-либо функции без участия человека, и тогда система, составленная из них, - автоматическая. Автоматизированная же система помогает человеку осуществлять его деятельность, предоставляя набор функций, реализуемых конечными автоматами. В автоматизированной системе решения принимает человек, производя настройку системы в соответствии с принятым решением, а остальные функции реализуются системой в соответствии с этой настройкой. Если настройки зафиксировать, то система превратится в автоматическую.

Каждое автоматизированное рабочее место может быть разработано и как автоматизированное, и как автоматическое. Все определяется количеством необходимых настроек и перенастроек в процессе его использования. Если режимов работы немного и они стационарны, то целесообразно создавать набор конечных автоматов для каждого режима. В противном случае лучше предоставить пользователю удобный режим настроек.

Возвращаясь к выяснению мотивов поиска программы, предположим, что руководство предприятия оснастило ею каждого сотрудника. Чего оно в этом случае добилось? Сотрудники стали работать быстрее, у них появилось свободное время, которое они смогут потратить на углубленное изучение своей специальности. Таким образом, владелец предприятия, произведя инвестиции в средства автоматизации, проявил заботу о сотрудниках. Это прекрасно, если такова и была его цель. А если его цель - на более высоком уровне организовать трудовой процесс, то он ее не добился, потому что в организации труда на предприятии мало что изменилось.

Чаще всего так получается потому, что руководство, смутно представляя цель автоматизации, передоверяет ее конкретизацию сотрудникам. Цели же сотрудников и руководства могут не совпадать. В результате получается, что платит один, а «музыку заказывают» другие. Внедрение же на предприятии автоматизированной системы снимает это противоречие.

Только когда все средства автоматизации объединены в систему, предприятие становится автоматизированным, если же на предприятии внедряются средства автоматизации на отдельных участках, то постоянно будет присутствовать проблема сопряжения ручных и автоматизированных участков с присущими этой ситуации недостатками: ручным вводом информации, потерей данных и документов, несвоевременной актуализацией данных в базах и др. Один из самых существенных недостатков заключается в том, что руководство предприятия будет вынуждено принимать решения на основании неадекватной информации, так как она будет подготавливаться и интерпретироваться персоналом. Информация же, получаемая от системы, будет поступать руководству в том виде, в каком она в этот же момент доступна и персоналу. Это существенное качество системы подчас интуитивно осознается персоналом скорее, чем руководством. Поэтому персонал неохотно вовлекается в процесс внедрения автоматизированных систем, а иногда и саботирует его. Отсюда следует, что внедрение системы на предприятии требует определенных усилий со стороны руководства. Данный вывод подтверждается тем, что система наиболее успешно внедряется тогда, когда идея систематизации труда на предприятии исходит от руководителя. Если же внедрение отдается «на откуп» сотрудникам, то используется только то, что помогает конкретному работнику осуществлять свою деятельность, а то, что отвечает интересам предприятия, игнорируется. Система оказывается разорванной и теряет значительную часть своих преимуществ. То же происходит, когда некоторые сотрудники прямо заинтересованы в дезорганизации учета для извлечения дополнительных выгод. По какой бы причине не возникала такая ситуация, её разрешение зависит от руководства. Именно оно, являясь владельцем или лицом, представляющим владельца, в первую очередь материально заинтересовано в наведении порядка на предприятии и в системе учета. Поэтому его усилия не будут напрасными.

Бухгалтерский учет на хозяйствующих субъектах в условиях рыночных отношений приобретает особое значение. Данные бухгалтерского учета используются для оперативного руководства работой хозяйствующих субъектов и их структурных подразделений, для составления государственной финансовой отчетности, экономических прогнозов и текущих планов.

В современных условиях хозяйствования практически невозможно управлять сложным экономическим механизмом хозяйствующего субъекта без своевременной, полной и достоверной информации, которую дает только четко налаженная система учета.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного учета.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для автоматизации бухгалтерского учета и рационализации финансового труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает прямой экономический эффект.

Целью данного дипломного проекта является разработка АРМ для учета товарно-материальных ценностей на предприятиях железнодорожного транспорта.

Анализ концепции построении комплекса средств автоматизации

1. 1 Общая характеристика систем управления

Система управления - это совокупность управляемого объекта или процесса и устройства управления, к которому относится комплекс средств приема, сбора и передачи информации и формирования управляющих сигналов и команд. При этом действие системы управления направлено на улучшение и поддержание работы процесса или объекта. В некоторых случаях без АСУ вообще невозможно решение задачи в силу сложности процесса управления. Управляемый объект - это элемент системы, который для нормального функционирования нуждается в систематическом контроле и регулировании. Управляющий объект - элемент системы, который обеспечивает слежение за деятельностью управляемого объекта, выявляет возможные отклонения от заданной программы и обеспечивает своевременное приведение его к нормальному функционированию.

Все системы управления, с точки зрения логики их функционирования, решают три задачи:

а) сбор информации об управляемом объекте;

б) обработка информации;

в) выдача управляющих воздействий в той или иной форме.

В зависимости от вида системы, управление представляет собой воздействия на физическом или информационном уровне, направленные на поддержание или улучшение функционирования управляемого объекта в соответствии с имеющейся программой или целью управления.

Различают два основных типа систем управления:

а) системы управления технологическими процессами в широком смысле этого слова, предназначенные для непосредственного управления производственными процессами на физическом уровне процесса;

б) системы информационного управления, имеющие дело с объектами организационной природы, предназначенные для решения задач управления таких объектов управления, как крупные технические подразделения, военные, строительные и иные объекты разных рангов.

Главное отличие между ними заключается в характере объекта управления. В первом случае это всевозможные установки, приборы, станки и прочее, во втором - прежде всего люди.

Другое отличие между указанными системами заключается в форме передачи информации. Если в системах управления технологическими процессами основной формой передачи информации являются различного рода сигналы, то в системах организационного управления это документы. Автоматизация систем управления осуществляется с помощью вычислительной техники. В зависимости от степени участия человека в управлении, системы управления можно классифицировать следующим образом:

а) автоматические;

б) полуавтоматические;

в) автоматизированные.

Автоматизированная система не исключает, а наоборот, предполагает участие человека в управлении системой и принятие человеком ключевых решений, в то время как автоматические системы управления исключают участие человека в управлении объектом. Полуавтоматическая система может рассматриваться как вариант автоматической системы, в которой уровень развития техники еще не позволяет исключить человека из контуров системы управления.

Центральным ядром системы управления, с помощью которого осуществляется ее автоматизация, является вычислительная машина. Возможны два способа взаимодействия между ЭВМ, объектом управления и органом управления.

В первом случае ЭВМ используется, как правило, для решения отдельных периодически повторяющихся трудоемких задач. Сбор информации ведется вручную, так же осуществляется и подготовка документов с управляющими воздействиями. Подобная система может быть названа системой обработки данных. Обращение пользователей к системам обработки данных чаще всего приводит к обновлению информации; вывод информации может вовсе отсутствовать или представлять собой результат программной обработки хранимых сведений, а не сами сведения. Примером системы обработки данных может быть система сберегательного банка города. Она содержит сведения о вкладах жителей города, большинство обработок банковской информации предполагает обновление сумм вкладов, расчет процентов, подведение итогов за некоторый период работы и т. п.

Во втором случае основная информация о состоянии управляемого объекта собирается автоматически машиной (в общем случае - вычислительным центром) . ЭВМ перерабатывает поступающую информацию и в том или ином виде готовит выходную документацию, после чего выносится решение о воздействии на объект. Автоматизированные системы управления классифицируют также в зависимости от вида выдаваемой ими выходной документации. Последняя может быть представлена в виде:

а) переработанной, упорядоченной совокупности сведений об управляемом объекте. На основании их человек (или группа людей) принимает решение о характере воздействия на объект. Это свойственно системе обработки данных, но не собственно автоматизированной системе.

б) совокупности рекомендаций (вариантов решения) относительно характера воздействия на управляемый объект. Окончательное решение в данном случае принимает человек. Такая реализация наиболее типична для автоматизированных систем управления.

2 О писание учета товарно-материальных ценностей

2. 1 Основные задачи учета товарно-материальных ценностей

В процессе производства наряду со средствами труда участвуют предметы труда, которые выступают в качестве производственных запасов. В отличие от средств труда, предметы труда участвуют в процессе производства только один раз, и их стоимость полностью включается в себестоимость производимой продукции, составляя ее материальную основу.

К товарно-материальным ценностям относятся [1] :

а) сырье и материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие

изделия, конструкции и детали, топливо, тара и тарные материалы, запасные части, прочие материалы, материалы, переданные в переработку, строительные материалы и другие;

б) незавершенное производство;

в) готовая продукция и товары, приобретенные для реализации.

Товарно-материальные запасы занимают значительное место в активах республиканского государственного предприятия "Казакстан темiр жолы" и, являясь материальными ценностями, требуют к себе особого внимания [2] . Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норма расхода, обеспечения надлежащего хранения материалов, их сохранности.

Перед учетом материальных запасов стоят следующие основные задачи:

а) контроль за вложениями в товарно-материальные запасы в соответствии с периодически изменяемыми нормами запасов отдельных видов сырья и материалов, незавершенного производства;

б) обеспечение сохранности, введение такого порядка учета, который содействует предотвращению хищений, порчи и потери запасов, а также четко определяет границы материальной ответственности персонала организации;

в) установление системы синтетического и аналитического учета, облегчающей быстрое получение и отпуск товарно-материальных ценностей, своевременное выявление порчи материалов, их несоответствия новым условиям производства;

г) определение стоимости (себестоимости, цены), по которой товарно-материальные ценности попадают в оборот организации;

д) определение стоимости, по которой товарно-материальные ценности должны отражаться в активах баланса на дату его составления;

е) определение стоимости, по которой товарно-материальные ценности должны быть списаны на затраты в результате их использования, потребления или продажи.

Все это в свою очередь потребует:

а) организации контроля за своевременным и полным оприходо-ванием запасов, за их сохранностью в местах хранения;

б) своевременного и полного документирования всех операций по движению запасов;

в) своевременного и правильного определения товарно-транспортных расходов и фактической себестоимости заготовления запасов;

г) организации контроля за равномерным и правильным списанием товарно-транспортных расходов на затраты производства;

д) выявления и реализации ненужных субъекту материальных запасов с целью мобилизации внутренних ресурсов;

е) получения точных сведений об остатках и движении запасов в местах их хранения.

2. 2 Организация учета товарно-материальных ценностей, их себестоимость и оценка в текущем учете

Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерским учетом товарно-материальных ценностей, необходимо:

а) иметь номенклатуру материалов;

б) установить четкую систему документации и документооборота;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов;

г) применять для учета современные средства автоматизации учета.

Для правильно организации учета материалов разрабатывается номенклатура - систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых в организации. Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование, полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр. ), номенклатурный номер - условное обозначение, заменяющее по существу перечисленные признаки.

Впоследствии при выписке каждого документа по движению материалов в нем указывается не только наименование материала, но его номенклатурный номер, что позволяет избежать ошибок при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

В сводном аналитическом учете при помощи определенных шифров, кодов достигается группировка товарно-материальных ценностей по следующим позициям:

а) на складе;

б) в пути;

в) отклонения от учетных цен.

Эта группировка ведется по счетам: 201, 202, 203, 204, 205, 208.

Аналитический учет всех товарно-материальных запасов ведется по подотчетным лицам (кладовые, склады, цехи, материально-ответственные лица, имеющие в подотчете товарно-материальные запасы) .

По каждому подотчетному лицу учет товарно-материальных ценностей ведется по наименованиям материалов (по маркам, сортам, размерам, номенклатурным номерам и т. п. ) .

Материальные запасы учитываются в двух измерителях: натуральном и денежном.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности проводится инвентаризация имущества и денежных обязательств не менее одного раза в год.

Инвентаризация - это проверка соответствия фактического наличия имущества и обязательств данным бухгалтерского учета.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются предприятием самостоятельно.

В обязательном порядке инвентаризация проводится:

а) при смене материально-ответственных лиц (на день приемки - передачи дел) ;

б) при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи товарно-материальных ценностей;

в) в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

г) при ликвидации (реорганизации) предприятия перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Республики Казахстан.

В соответствии с Учетной политикой ЗАО "Казакстан темiр жолы" оценка себестоимости товарно-материальных запасов производится методом средневзвешенной стоимости [2] .

Другие методы: ФИФО, ЛИФА, специфическая идентификация, учетных цен, планово-расчетных цен - не применяются.

Средневзвешенная стоимость товарно-материальных ценностей рассчитывается определением средней стоимости подобных единиц, имеющихся на начало отчетного периода и приобретенных или произведенных в течение данного периода 1.

Себестоимость товарно-материальных запасов включает 2:

а) затраты на приобретение запасов, в их состав входят:

цена покупки;
пошлины на ввоз;
комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим организациям;
транспортно-заготовительные и прочие расходы прямо связанные с приобретением товарно-материальных запасов;

б) транспортно-заготовительные расходы, связанные с их доставкой к месту расположения в настоящее время и приведению в надлежащее состояние;

в) затраты на переработку (укладка, погрузка - выгрузка) ;

г) торговые скидки, возвраты переплат вычитаются из стоимости товарно-материальных запасов.

2. 3 Документация по учету движения товарно-материальных ценностей

По учету движения товарно-материальных ценностей разработаны типовые межведомственные документы, своевременная выписка и правильное оформление которых позволяет организовать надлежащий учет и контроль за сохранностью и правильным использованием запасов.

По учету движения материалов применяются следующие типовые документы 1:

а) форма № М-2 - Доверенность. Применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного субъекта при получении материальных запасов. Доверенность оформляет бухгалтерия и выдает под расписку получателю;

б) форма № М-3 - Журнал учета выданных доверенностей. Применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки об их получении;

в) форма № М-4 - Приходный ордер. Применяется для учета запасов, поступающих на субъекты от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления запасов на склад;

г) форма № М-7 - Акт о приемке материалов. Применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков, составляется также при приемке материалов, поступающих без документов;

д) форма № М-7а - Акт о недостачах и потерях материальных ценностей в процессе заготовления, хранения в производстве. Применяется в случае выявления потерь материальных ценностей, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства, по которым нормы естественной убыли не установлены;

е) форма № М-7б - Акт о потерях материальных ценностей в пределах норм естественной убыли. Применяется для оформления выявленных потерь запасов в переделах норм естественной убыли при их поступлении на склады субъекта от поставщиков или из переработки, на которые установлены нормы естественной убыли;

... продолжение

Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.