Разработка подсистемы Заработная плата
Аннотация.
В данной дипломной работе разработана подсистема Заработная плата.
Информационная система позволяет автоматизировать труд работников
расчетного отдела бухгалтерии. Необходимость создания подсистемы
Заработная плата обусловленных тем, что большинство малых фирм,
малочисленных организации, бюджетных организации не имеют возможность
приобрести, как 1С-Бухгалтерия. Кроме того, сопровождение пакетов требует
высококвалифицированных программистов. Для решение данной программы
предлагается в работе выход основанный на создание программы на основе
широко распространенного пакета MS-Office (MS Access).
Работа включает в себя 5 глав. В трех главах рассматривается
особенности и классификация системы счетов, обоснование выбора среды
программирования. В остальных главах речь идет о экономической части и о
безопасности охраны труда
Содержание:
Введение 5
1.Методы бухгалтерского учета ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...8
1.1 Особенности бухгалтерского учета в бюджетных организациях. 16
1.2 Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета 17
1.3 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета. 21
1.4 Общая характеристика бюджетного учреждения. 22
2. Выбор и особенности среды подсистем Microsoft Access. 26
2.1 Работа с мастерами. 27
2.2Структура таблицы и типы данных. 27
2.3 Ввод данных в ячейки таблицы. 29
2.4 Редактирование данных. 31
2.5 Сортировка данных и.подготовка печати 37
2.6 Возможности Microsoft Access. 42
3. Разработки подсистем. 47
3.1 Главное меню 47
3.2 Расчет зарплаты ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .49
4.Экономическая часть. 60
4.1 Оценка экономической эффективности ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ...60
4.2 Расчет экономической эффективности
внедрения ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. .61
5.Вопросы техники безопасности и охраны труда. 68
5.1 Основные требования техники безопасности. 68
5.2 Заключение. 73
Заключение 74
Использованная литература: 76
Введение
Бухгалтерский учет – это область специальных экономических знаний, имеющих
современном обществе важное прикладное значение. Он необходим для каждого
предприятия независимо от вида и целей его деятельности. В бухгалтерском
учете обеспечиваются:
- регистрация;
- обработка;
- хранение информации о фактах финансово-хозяйственной деятельностью
целью ее предоставления заинтересованным лицам для принятия
управленческих решений.
Знаний бухгалтерского учета и умение анализировать полученные данные
необходимо не только профессиональным учетным работникам, но и
хозяйственным руководителям, поскольку ответственность за организации
бухгалтерского учета и за соблюдение законодательства при выполнении
хозяйственных операции несет руководитель предприятия.
Экономист в настоящее время выполняет обязанности в сложной социальной,
экономической и юридической сред. В этой связи расширяется перечень знаний,
которыми он должен обладать. Основным требованием является высокий стандарт
профессионального обучения.
Научно обоснованная система организации бухгалтерского учёта содействует
эффективному использованию всех ресурсов, улучшению отражения и анализа
финансового и имущественного положения предприятий.
В настоящее время к системе бухгалтерского учёта предъявляются
повышенные требования в связей с ориентацией на Международные стандарты
учёта и отчетности, на обработку бухгалтерской информации с применением
различных средств вычислительной техники. Решение этих проблем связано с
дальнейшим развитием теоретических и методологических положений учёта.
Данные учёта используют для оперативного руководства деятельностью
предприятий и их структурных подразделений, для составления экономических
прогнозов и текущих планов и для изучения и исследования закономерностей
развития республики в целом.
В бухгалтерском учёте существует взаимосвязанное отражение финансовой
и хозяйственной деятельности, обусловленное взаимной зависимостью
совершающихся фактов. Так, к примеру, поступление выручки от реализации
продукции увеличивает наличие денежных средств в кассе или в расчетном
счете в банке, но в то же время подтверждает факт уменьшения готовой
продукции на складах предприятия; выплата заработной платы работникам из
кассы наличными денежными средствами подтверждает уменьшение задолженности
работающим, а также уменьшение денежных средств в кассе.
Бухгалтерский учёт, постоянно совершенствуясь, становится важным
звеном развития рыночной экономики, что призвано способствовать лучшей
организации управления, прогнозирования, анализа посредством обеспечения
учётной информацией разных уровней управления. Чтобы с наибольшим эффектом
использовать эту информацию в целях управления предприятием, необходима
такая система организации бухгалтерского учёта, Международных стандартов
бухгалтерского учёта, широкое применение компьютерной техники.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора,
регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе,
обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и
документального учета всех хозяйственных операций.
Вообще, то, чем в основном должна заниматься бухгалтерия, а именно-
бухгалтерский учет, можно вкратце охарактеризовать как систему сбора,
регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе,
обязательствах организации и их движении путем сплошного непрерывного и
документального учета всех хозяйственных операций.
Понятие сплошного учета подразумевает обязательный учет
абсолютно всех активов и пассивов предприятия: имущества, затрат,
задолженностей, материалов, денежных средств ит.п.
Под непрерывностью подразумевается постоянства наблюдения и отражения
фактов финансово-хозяйственной деятельности предприятия в первичных
документах и сводных регистрах бухгалтерского учета.
Методика бухгалтерского учета
Складывается из следующих основных методов:
инвентаризация;
документирование;
оценка;
калькуляция;
счета и двойная запись;
баланс и отчетность.
Инвентаризация – основана на фактического наличия товарно-материальных
ценностей на предприятии с их количеством и другими параметрами,
отраженными в бухгалтерском учете (первичных документах и регистрах).
Необходима в силу того что некоторые явление хозяйственной деятельности
не находят своего отражения в бухгалтерских документах в момент их
совершения (хищения, недовложения, естественная убыль, излишки ит.п.).
Наряду с имуществом инвентаризации могут подвергаться и финансовые
обязательства (различные виды задолженностей, резервы ит.д.).
Документирование - основной способ регистрации финансово-хозяйственных
операций, обосновывающий правильность бухгалтерского учета и придающий
ему юридическую силу. Следует различать первичные документы, учетные
регистры и отчетность. По совершении операций ответственным лицом
составляются первичные документы, которые впоследствии, после их
сортировки по характеру операций, экономическому смыслу и другим
параметрам, объединяются в сводные документы, называемые регистрами
бухгалтерского учета. Далее, в конце отчетного периода информация из
учетных регистров обрабатывается и на ее основании составляется
отчетность предприятия.
Оценка – основной способ выражения объектов бухгалтерского учета.
Производится в денежной форме, что позволяет получать сопоставимые и
реальные данные о последних.
Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем
суммирования фактически произведенных затрат на его покупку; имущества,
полученного безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату оприходования;
имущества произведенного в самой организации, - по стоимости его
изготовления (фактические затраты, связанные с производством объекта
имущества).
Калькуляция - применяется при определении цен на продукцию. Заключается
в определении величины затрат на производство продукции (работ, услуг), а
также в определении себестоимости каждого ее вида. Себестоимость единицы
определяется путем деления суммы всех произведенных по конкретному виду
продукции затрат на число единиц выпущенной продукции данного вида Все
затраты по принципу их отношения к выпуску продукции делятся на прямые и
косвенные. Прямые затраты можно непосредственно отнести на определенную
продукцию. К ним относятся материалы, услуги по перевозке, зарплата
основных рабочих ит.д. Косвенные затраты являются затратами всего
предприятия в целом либо относятся конкретным видам работ, не связанных
напрямую производством как таковым (зарплата администрации, охранные
услуги, амортизационные отчисления, ремонт, ит.п.). После накопления
данных затрат в течение отчетного периода (месяц, квартал) производится
их списание на конкретные виды выпущенные продукции (оказанных услуг).
Принципы распределения этих затрат могут быть следующими: пропорционально
доле выручки от продажа от продажи конкретного вида продукции в общее
выручке предприятия; пропорционально прямым затратам; пропорционально
зарплате основным рабочих ит.п. (конкретный метод устанавливается
предприятием в приказе по учетной политике).
Счета и двойная запись.
Счета и двойная запись представляют собой способы группировки и
текущего отражения в денежной оценке изменений, происходящих со средствами
предприятия, и их источников (актива и пассива баланса, соответственно).
Денежное выражение может быть дополнено необходимых случаях необходимых
натуральными и трудовыми измерителями. Понятно, что все изменения средств
предприятия ,будут происходить либо в сторону их уменьшения, либо в сторону
увеличения все счета делятся на две части: левая часть – ДЕБЕТ, правая
часть – КРЕДИТ.
В зависимости от экономического смысла отражаемых на счетах
хозяйственных операций они делятся на три основные группы: активные,
пассивные, активно - пассивные.
- На активных счетах ведется учет средств предприятия ( денежные
средства, материалы, готовая продукция, финансовые вложения, основные
средства)
Схема записи на активном счете
Дебет
Кредит
Остаток на начало периода
(дебетовое сальдо)
2. Операции, увеличивающие 3. Операции, уменьшающие средства
средства (дебетовый оборот) (кредитовый оборот)
4. Сальдо конечное (дебетовое)
1+2-3
- На пассивных счетах отражаются источники этих средств (кредиторские
задолженности, уставный капитал, ссуды банков).
Схема записи на пассивном счете
Дебет
Кредит
Остаток на начало периода
(кредитовые сальдо)
3. Уменьшения источника средств 2. Увеличения источника
(дебетовый сальдо) средств(кредитовый оборот)
4. Сальдо конечное (кредитовое)
1+2-3
- На активно – пассивных счетах начальное конечное сальдо может быть
как дебетовым, так и кредитовым. Поясним на примере счета 71 Расчеты
подотчетными лицами. Работник предприятия взял деньги из кассы под
отчет на хозяйственные нужды – следовательно, он должен этому
предприятию. В конце отчетного периода задолженность закрыта не была
(работник не отчитался). Конечное сальдо на счете 71 будет дебетовым
– предприятию должны. Второй вариант: работник не только закрыл свою
задолженность до конца отчетного периода, но и купил некие предметы,
которые передал предприятию, за свои деньги. Конечное сальдо по
счету будет кредитовым.
Таким образом, данный счет может выполнять, как активную, так и пассивную
функцию.
71 Расчеты с п\о лицами
Дебет
Кредит
1. Сальдо начальное (дебетовые- 2. Сальдо начальное (кредитовое –
должны нам) должны мы)
3. Увеличение долга перед нами, 4. Уменьшение задолженности перед
либо погашение задолженности нами , либо увеличение задолженности
перед подотчетным лицом. перед подотчетным лицом.
Сальдо конечное дебетовое Сальдо конечное – кредитовое
(задолженность кредиторов, если (задолженность кредиторам, если
3 2+4) 2+43)
(задолженность дебиторов, если (задолженность дебиторам , если
41+3) 1+34)
Есть также несколько счетов, а именно 46 Реализация продукции , 47
Реализация и прочее выбытие основных средств и 48 Реализация прочих
активов, которые не имеют начального и конечного сальдо. Это происходит в
силу того что остатки по этим счетам на конец отчетного периода
(составление отчетности) должны быть в обязательным порядке списаны на счет
80 Прибыли и убытки тем самым они как бы закрываются.
Помимо этого счета делятся на балансовые и забалансовые.
Балансовыми счетами называется группа основных счетов, используемых
для учета финансово – хозяйственных средств, принадлежащих предприятию и
источников их формирования, а также привлеченных им в оборот. К этим счетам
применяется двойная запись, они отражаются в бухгалтерском балансе имеют
двухзначный код в Плане счетов бухгалтерского учета.
Забалансовые счета составляют относительно небольшую группу и
предназначены для учета средств, не принадлежащих предприятию, но
находящихся у него в ограниченном пользование для взятых на ответственное
хранение. Эти счета не учитываются при составлении баланса и имеют
трехзначный код в Плане счетов бухгалтерского учета.
Всякая операция, производимая на предприятии, отражаются на двух
счетах, одновременно и в одной сумме: по дебету одного счета и кредиту
другого. Это и называется двойной записью.
С точки зрения объема учитываемых на счетах бухгалтерского учёта счета
подразделяют на синтетические (сводные) и аналитические (детальные).
Синтетическим называют счета, на которых учитывают однородные группы
средств, их источников, а также хозяйственных процессов в свободных
показателях, без подразделения их на отдельные элементы, притом учёт ведут
в обобщенном и только стоимостном выражении.
Аналитическими называют такие счета, которые детализируют, расчленяют
содержание синтетических счетов. В аналитических счетах применяют не только
денежные, но и натуральные измерители. Аналитические счета определяют сами
субъекты, исходя из требований по раскрытию в финансовой отчетности, а
также для целей анализа и контроля.
Существует неразрывная связь синтетических и аналитических счетов.
Каждая однородная группа аналитических счетов объединяется определенным
синтетическим счетом и наоборот, аналитические счета ведутся в развитие
синтетического счета.
- Баланс и отчетность. Баланс представляет собой двустороннюю таблицу.
Ее левая сторона которой сгруппированы хозяйственные средства,
называется АКТИВ, а правая отражающая источники образования этих
средств, - ПАССИВ. Актив и пассив баланса имеют несколько разделов,
объединяющих экономически однородные группы показателей, каждый из
которых отражается по отдельной строке балансе. Сумма всех показателей
актива или пассива баланса называется его валютой.
Некоторые строки баланса отражают остаток по конкретному счету, другие –
являются суммой остатков по нескольким счетам.
Основные задачи бухгалтерского учета.
Основными задачами бухгалтерского учета являются:
-формирование полной и достоверной информации о деятельности организации
и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям
бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и
собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам,
кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
-обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям
бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства
Республики Казахстан при осуществлении организацией хозяйственных
операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и
обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов
в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
-предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности
организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее
финансовой устойчивости.
Основные правила ведения бухгалтерского учета.
Основные правила ведения бухгалтерского учета в организациях установлены
Законом О бухгалтерском учете, Положением о бухгалтерском учете и
отчетности, Положением по бухгалтерскому учету Учетная политика
предприятия, Планом счетов бухгалтерского учета и другими нормативными
документами, на которых остановимся более подробно в отдельной главе.
В соответствии с указанным законом основными правилами, требованиями к
ведению бухгалтерского учета являются:
-бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций
организацией ведется в валютных РК - тенге;
-имущество, являющееся собственностью организаций, учитывается
обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной
организации;
-бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента её
регистрации до реорганизации или ликвидации;
-организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и
хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах
бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского
учета. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и
остаткам по счетам синтетического учета;
-все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат
своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо
пропусков или изъятий;
-текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения
учитываются раздельно; - основанием для записи в учетных регистрах
являются первичные учетные документы, которые должны составляться в
момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после ее
окончания и содержать обязательные реквизиты.
Автоматизированная форма бухгалтерского учета
В настоящее время одно из основных направлений совершенствования
бухгалтерского учета связано с автоматизацией обработки информации с
применением новейших технических средств - от мощных ЭВМ типа ЕС до микро
ЭВМ, так как их применение является наиболее эффективным средством быстрой
обработки учетной информации, отличающейся массовостью, разнообразностью,
многозначностью, сложностью состава. Это обусловлено тем, что ЭВМ
характеризуются высокой скоростью работы, программным управлением, большой
емкостью памяти, автоматическим восприятием исходных данных, богатым
набором выполняемых операций, большими возможностями для агрегатирования с
другими техническими средствами механизации управленческого труда.
Процесс подготовки и решения задач бухгалтерского учета на ЭВМ
происходит в такой последовательности:
- разработка алгоритма (порядка) решения поставленной задачи;
- программирование решения задачи;
- перфорация исходных данных и программы; ввод исходных данных и
программы в магнитное оперативное запоминающее устройство (МОЗУ) ЭВМ;
- отладка программ непосредственно на машине и обработка результатов.
Технологический процесс обработки данных при автоматизированной форме
учета можно подразделить на четыре этапа.
Начальным этапом учетного процесса являются сбор, регистрация и передача
первичных данных для обработки данных для обработки на ЭВМ.
На втором этапе производится формирование массивов учетных данных на
магнитных носителях: массивов, остатков и оборотов по счетам за отчетный
период; классификаторов хозяйственных операций, бухгалтерских записей и
рабочих массивов, с помощью которых определяется многоуровневая структура
итогов.
На третьем этапе учетного процесса осуществляется контроль процесса,
обработка информации записанной массивах учетных данных, и нормативно –
справочной информации, выдача машинограмм оперативного и аналитического
учета.
Заключительным этапом процесса является получение результатов за
отчетный период по требованию пользователя или в виде регистров
синтетического учета, аналитических таблиц, справок по бухгалтерским
счетам или отображением на экране дисплея требуемой информации.
Система автоматизированного учета должна отражать основные процессы,
которые связаны с получением различных сводных показателей,
характеризующих финансово – хозяйственную деятельность предприятия.
В этой системе организации бухгалтерского учета информация идет по
единому каналу и используется для оперативного, бухгалтерского и
статистического учета. Таким образом, автоматизированная форма учета –
это удачное сочетание профессиональных качеств и функций пользователя с
интеллектуальными возможностями ЭВМ, позволяющее получать необходимую для
управления и оперативного контроля информацию в удобной форме в виде
машинограмм и видеограмм.
1.1 Особенности бухгалтерского учета в бюджетных организациях.
Бухгалтерский учет в бюджетных организациях имеет свои специфические
особенности, обусловленные законодательством о бюджетном устройстве и
бюджетном процессе, инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и
организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом, другими
нормативными документами по учету и отчетности в бюджетных организациях,
отраслевой их спецификой. К этим особенностям нужно отнести:
-организацию учета в разрезе статей бюджетной классификации;
-контроль исполнения сметы расходов;
-выделение в учете кассовых и фактических расходов;
-отраслевые особенности учета в учреждениях бюджетной сферы
(здравоохранения, образования, науки).
Специфические особенности учета в бюджетных организациях вызывают
необходимость дополнить общие задачи бухгалтерского учета более
конкретными, как, например, точное исполнение утвержденного бюджета,
соблюдение финансово – бюджетной дисциплины, мобилизация средств в бюджет
и выявление дополнительных расходов.
Все вышеизложенное подтверждает актуальность темы настоящей работы,
предопределило ее цель и задачи.
Целью дипломной работы является изучение особенностей бухгалтерского
учета в бюджетных организациях.
Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:
-изучить по нормативным материалам и данным литературы основы ведения
бухгалтерского учета в бюджетных организациях на современном этапе;
-проанализировать отдельные аспекты учета хозяйственных средств в
учреждениях непроизводственной сферы;
-охарактеризовать бюджетное учреждение-базу выполнения практической
части;
-выполнить анализ баланса исполнения сметы расходов и отчета об
исполнении сметы расходов бюджетной организации.
1.2 Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета
Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета определяется следующими
признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров,
последовательностью связей между документами и регистрами, а также между
самими регистрами и способом записи в них, то есть использованием тех или
иных технических средств. Бухгалтерский учет исполнения смет расходов
осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета в
соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и
организациях, состоящих на бюджете.
Состав учетных регистров и последовательность записи в них при
мемориально-ордерной форме учета представлены на рисунке 3.2.
При мемориально-ордерной форме учета проверенные и принятые к учету
документы систематизируются по датам совершения операций и оформляются
мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым
присваиваются следующие постоянные номера:
мемориальный ордер 1- накопительная ведомость по кассовым операциям;
мемориальный ордер 2 – накопительная ведомость по движению средств на
бюджетных текущих счетах;
мемориальный ордер 3 – накопительная ведомость по движению средств на
текущих счетах по внебюджетным средствам;
Условные обозначения: запись
сверка записи
Рис. 1.2. Мемориально – ордерная форма бухгалтерского учета.
мемориальный ордер 4 – накопительная ведомость по расчетам чеками из
лимитированных книжек;
мемориальный ордер 5 – свод расчетных ведомостей по заработной плате и
стипендиям;
мемориальный ордер 6 – накопительная ведомость по расчетам с разными
учреждениями и организациями;
мемориальный ордер 7 – накопительная ведомость по расчетам в порядке
плановых платежей;
мемориальный ордер 8 – накопительная ведомость по расчетам с подотчетными
лицами;
мемориальный ордер 9 – накопительная ведомость по выбытию и перемещению
основных средств;
мемориальный ордер 10 – накопительная ведомость по выбытию и перемещению
материальных и быстроизнашивающихся предметов;
мемориальный ордер 11 – свод накопительных ведомостей по приходу
продуктов питания;
мемориальный ордер 12 - свод накопительных ведомостей по расходу
продуктов питания;
мемориальный ордер 13 – накопительная ведомость по расходу материалов;
мемориальный ордер 14 – накопительная ведомость начисления доходов по
специальным средствам;
мемориальный ордер 15 – свод ведомостей по расчетам с родителями за
содержание детей.
По остальным операциям составляются отдельные мемориальные ордера,
которые нумеруются начиная с 16 за каждый месяц в отдельности.
Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его
заместителем и исполнителем, все мемориальные ордера регистрируются в
книге Журнал - главная. Учет в книге Журнал - главная, как правило,
ведется по субсчетам, а по решению главного бухгалтера может вестись по
счетам.
Книга Журнал - главная открывается записями сумм остатков на начало
года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Записи в
ней производятся по мере составления мемориальных ордеров и накопительных
ведомостей – один раз в месяц. Сумма мемориального ордера записывается
сначала в графу Сумма по ордеру, а затем в дебет и кредит
соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как
по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы Сумма по
ордеру. Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на
начало следующего месяца по каждому субсчету.
Аналитический учет ведется в учетных регистрах (в книгах, карточках,
накопительных ведомостях, машинограммах и др.). Порядок записей в
регистрах учета изложен в соответствующих разделах Инструкции №107. Формы
регистров приведены в альбоме форм бухгалтерской документации для
учреждений и организаций, состоящих на бюджете.
Мемориально – ордерная форма учета отличается строгой
последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной
техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических
регистров, счетные машины.
Недостатками мемориально – ордерной формы учета являются:
-трудоемкость учета,
-отрыв аналитического учета от синтетического,
-громоздкость аналитического учета,
-формы регистров порой не содержат показателей, необходимых для контроля,
-анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.
В настоящее время в связи с автоматизацией бухгалтерского учета бюджетные
организации чаще используют журнально – ордерную форму учета.
1.3 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.
Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:
-применение для учета хозяйственных операций журналов – ордеров, запись в
которых ведется только по кредитовому признаку;
-совмещение в ряде журналов – ордеров синтетического и аналитического
учета;
-отражение в журналах – ордерах хозяйственных операций в разрезе
показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;
-сокращение количества записей, благодаря рациональному построению
журналов – ордеров и Главной книги.
Журналы – ордера представляют собой свободные листы большого формата со
значительным количеством реквизитов и запись в них производят ежедневно
либо с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые
служат для накапливания и группировки данных первичных документов.
В журналы – ордера производятся только кредитовые записи того
синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале.
Операции, по которым счета дебетуются, будут записаны в Главную книгу.
Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам.
Месячные итоги каждого журнала – ордера показывают общую сумму
кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном
журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним
счета.
В ряде журналов – ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим.
Для сверки правильности записей в журналах – ордерах общий итог по
кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из
документов. Полученный итог с выведенными в отдельных графах журнала
итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление
оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается
с аналитическим.
Проверенные месячные итоги журналов – ордеров записывают в Главную книгу.
Для проверки правильности записей в главной книге подсчитывают суммы
оборотов и сальдо по всем счетам.
Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых
сальдо должны быть равны.
Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным
Главной книги, журналов – ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.
Общая схема записей при журнально – ордерной учета приведена на рисунке
3.3.
Применение журнально – ордерной формы бухгалтерского учета позволяет
значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном
регистре синтетического и аналитического учета, что облегчает составление
отчетов.
К недостаткам журнально – ордерной формы учета следует отнести
сложность и громоздкость построения журналов – ордеров, ориентированных на
ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.
1.4 Общая характеристика бюджетного учреждения.
При раскрытии темы данной дипломной работы, приводится ведение
образовательной деятельности в сфере профессионального образования.
Управление в бюджетных организациях осуществляется на основе Закона РК
Об образовании, сочетая централизованное руководство и самоуправление
коллектива учебного заведения. Руководство в бюджетных организациях
осуществляется директором, который назначается на условиях контракта
приказом Министерства Образования и Науки РК. Директор назначает и
освобождает должности своих заместителей, главного бухгалтера,
преподавателей и других работников (рис.3. 4).
Бюджетные организация осуществляют подготовку, переподготовку и повышение
квалификации кадров, выполнение других видов работ на основе
разрабатываемых и утверждаемых им планов экономического и социального
развития.
Хозяйственная деятельность организаций предусматривает сочетание
бюджетного финансирования с выполнением работ по договорам с
предприятиями, учреждениями и организациями.
Бюджетные организация вправе заниматься коммерческой деятельностью, с
ведением раздельного бухгалтерского учета.
При написании работы возникла необходимость ознакомления с основными
нормативными документами, которые определяют методологические основы,
порядок организации и ведения бухгалтерского учета в бюджетных
организациях Республики Казахстан.
Условные обозначения: запись
сверка записи
Рис. 1.2 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.
Рис 1.4. Функционально-структурная схема административного управления
учебно-воспитательным процессом.
2. Выбор Microsoft Access.
Ниже приведен перечень основных причин, по которым переход к
использованию в работе Access представляется целесообразным.
• У вас имеется слишком много отдельных файлов или какие-то из файлов имеют
большой объем информации, что затрудняет работу с данными. К тому же
работать с такими объемами данных могут вам не позволить ограничения по
памяти программы или системы.
• Вы используете данные различными способами: для информации по конкретным
сделкам (например, счета-фактуры), для итогового анализа (например, по
ежеквартальным объемам продаж), или вы используете эти данные для
прогнозирования тех или иных ситуаций. Итак, вы должны быть в состоянии
рассматривать эти данные с различных сторон, что существенно затрудняет
создание удовлетворяющей все ваши нужды единой структуры представления
данных.
• Имеется необходимость в использовании одних и тех же данных различными
специалистами. Например, их вводом, обновлением и анализом занимаются
самые различные люди. Если в электронную таблицу или документ вносить
изменения может только один человек, то с БД могут взаимодействовать в
одно и то же время несколько пользователей, модифицируя содержимое одной
и той же таблицы. При этом в БД гарантируется, что пользователи всегда
работают с последними модификациями данных.
вы должны обеспечить защиту данных от НСД, контролировать их значения и
поддерживать целостность БД – ведь к данным имеют доступ много
пользователей, эти данные используются в работе вашей фирмы и
взаимосвязаны (например, клиенты и заказы).
2.1 Работа с мастерами.
Мастер (Wizard) – специальная программа, помогающая в решении какой-то
задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа поможет вам
за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую без применения
этой программы может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы
о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без
какого-либо вмешательства с вашей стороны. В Access имеется около сотни
мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений,
таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и
свойств.
Контекстно-зависимая справка и Помощник.
Справочная система фирмы Microsoft является, наверное, лучшей среди
аналогичных программ, как для новичков, так и для опытных пользователей.
Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для
получения которой достаточно нажать правую кнопку мыши. Какие бы вы ни
испытывали затрудненияпри работе с системой, вам поможет появляющаяся на
экране справка по интересующей вас теме. Помимо этого справочная система
Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный
указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной
версии Access 2000 (как и во всем Microsoft Office2000) компания Microsoft
добавила новое средство – Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает
советы и справки об особенностях используемой программы.
Структура таблицы и типы данных.
Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы,
формы и объекты, в Access 2000 хранятся в едином дисковом файле. Основным
структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся
вводимые нами данные. Внешне каждая таблица Access 2000 похожа на таблицы,
с которыми мы привыкли работать на бумаге, — она состоит из столбцов,
называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы
содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.
Например, запись о преподавателе может содержать фамилию, имя, отчество,
дату рождения, должность и т.п.
При разработке структуры таблицы прежде всего необходимо определить
названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры.
Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может
содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция
поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут
содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов
данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю.
Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора. Ниже
представлены типы данных Access и их описание.
Текстовый – значение Текст или числа, не требующие проведения
расчетов, например, номера телефонов. По умолчанию до 255 знаков.
Числовой – числовые данные различных форматов, используемые для
проведения расчетов.
Дата\Время – для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999
год включительно.
Денежный – денежные значения и числовые данные, используемые в
математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до
4 знаков в дробной части.
Поле МЕМО – для хранения комментариев; до 65535 символов.
Счетчик – специальное числовое поле, в котором Access автоматически
присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа
Счетчик обновлять нельзя.
Логический – может иметь только одно из двух возможных значений
(TrueFalse, ДаНет).
Поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft
Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в
двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access.
Гиперссылка – строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес
гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей:
текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате
пути UNC) или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в
поле или в элемент управления, выполните команду Вставка\Гиперссылка.
Мастер подстановок – создает поле, в котором предлагается выбор
значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных
значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип
поля, а способ хранения поля.
В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:
использование мастера баз данных для создания всей базы данных,
содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер
баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для
добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных;
мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества
определенных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного
имущества или рецепты;
ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При
сохранении новой таблицы в Access данные анализируются, и каждому полю
присваивается необходимый тип данных и формат;
определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.
Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда
имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего
изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки
значений по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только четвертый
метод позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая вам нужна, и
поэтому далее рассмотрим именно этот метод.
2.2 Ввод данных в ячейки таблицы.
Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом – вы
переводите курсор в нужную ячейку, т. е. Делаете ее активной, и вводите в
нее данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не
требуется, т. к. значения в этом поле появляются автоматически при вводе
данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода следующие:
При нажатии клавиши Del ячейка очищается; если ввод данных в ячейку
прервать, нажав клавишу Esc, то восстанавливается старое значение, а если
нажать клавиши Enter или Tab, то в ячейку заносится новое значение.
Можно редактировать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для
этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу F2.
Однако есть одна важная особенность при вводе данных – для некоторых типов
данных (числовой, денежный, дата\время, логический) Access автоматически
проверяет правильность их ввода. Например, если вы введете букву в ячейку
с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно введенном
значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены
правильные данные. Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта
OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для
этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в
поле с именем Условия на значения и ввести ограничения на данные.
Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет
следующее: 70. Ограничение можно вводить и на текстовом поле. Обычно в
этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.
Примечание. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с
помощью Построителя выражений. При появлении курсора в строке параметра
Условие на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При
щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений (рис. 1. 1).
Обычно им пользуются для построения сложных выражений, но разобраться в его
работе довольно просто при помощи справки, расположенной в этом же окне.
Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных –
параметр Значение по умолчанию (вкладка Общие). Здесь можно задать данные,
которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это
удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и
лишь некоторые отличаются. Данные можно вводить и копированием их из одной
ячейки в другую стандартными средствами Windows.
Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено
пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые
(Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null)
значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не
известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек ("") ),
то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет
обрабатывать такие пустые значения.
2.3 Редактирование данных.
Редактирование данных производится очень просто – курсор переводится в
нужную ячейку, старые данные удаляются (клавишами Del или Backspace) и
вводятся новые данные. Удалять можно не только данные в ячейках, но и
целиком строки, предварительно их выделив. Но если таблица большая, то
редактируемые данные надо сначала найти. Это делается следующим образом:
переводят курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись
поиск, затем открывают пункт меню Правка и выполняют команду Найти. В
появившемся окне вводят образец искомых данных и щелкают по кнопке Найти.
Если значение найдено, то курсор перейдет в эту ячейку.
Иногда требуется большое количество одинаковых данных заменить другим
значением. Для этого надо открыть пункт меню Правка и выполнить команду
Заменить. В появившемся окне ввести образцы того, что надо найти и на что
заменить. Затем надо решить, будете ли вы просматривать каждое заменяемое
значение или нет. Если будете, то надо щелкнуть по кнопке Заменить, а
если нет – один раз щелкнуть по кнопке Заменить ... продолжение
Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.
В данной дипломной работе разработана подсистема Заработная плата.
Информационная система позволяет автоматизировать труд работников
расчетного отдела бухгалтерии. Необходимость создания подсистемы
Заработная плата обусловленных тем, что большинство малых фирм,
малочисленных организации, бюджетных организации не имеют возможность
приобрести, как 1С-Бухгалтерия. Кроме того, сопровождение пакетов требует
высококвалифицированных программистов. Для решение данной программы
предлагается в работе выход основанный на создание программы на основе
широко распространенного пакета MS-Office (MS Access).
Работа включает в себя 5 глав. В трех главах рассматривается
особенности и классификация системы счетов, обоснование выбора среды
программирования. В остальных главах речь идет о экономической части и о
безопасности охраны труда
Содержание:
Введение 5
1.Методы бухгалтерского учета ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...8
1.1 Особенности бухгалтерского учета в бюджетных организациях. 16
1.2 Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета 17
1.3 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета. 21
1.4 Общая характеристика бюджетного учреждения. 22
2. Выбор и особенности среды подсистем Microsoft Access. 26
2.1 Работа с мастерами. 27
2.2Структура таблицы и типы данных. 27
2.3 Ввод данных в ячейки таблицы. 29
2.4 Редактирование данных. 31
2.5 Сортировка данных и.подготовка печати 37
2.6 Возможности Microsoft Access. 42
3. Разработки подсистем. 47
3.1 Главное меню 47
3.2 Расчет зарплаты ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .49
4.Экономическая часть. 60
4.1 Оценка экономической эффективности ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ...60
4.2 Расчет экономической эффективности
внедрения ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. .61
5.Вопросы техники безопасности и охраны труда. 68
5.1 Основные требования техники безопасности. 68
5.2 Заключение. 73
Заключение 74
Использованная литература: 76
Введение
Бухгалтерский учет – это область специальных экономических знаний, имеющих
современном обществе важное прикладное значение. Он необходим для каждого
предприятия независимо от вида и целей его деятельности. В бухгалтерском
учете обеспечиваются:
- регистрация;
- обработка;
- хранение информации о фактах финансово-хозяйственной деятельностью
целью ее предоставления заинтересованным лицам для принятия
управленческих решений.
Знаний бухгалтерского учета и умение анализировать полученные данные
необходимо не только профессиональным учетным работникам, но и
хозяйственным руководителям, поскольку ответственность за организации
бухгалтерского учета и за соблюдение законодательства при выполнении
хозяйственных операции несет руководитель предприятия.
Экономист в настоящее время выполняет обязанности в сложной социальной,
экономической и юридической сред. В этой связи расширяется перечень знаний,
которыми он должен обладать. Основным требованием является высокий стандарт
профессионального обучения.
Научно обоснованная система организации бухгалтерского учёта содействует
эффективному использованию всех ресурсов, улучшению отражения и анализа
финансового и имущественного положения предприятий.
В настоящее время к системе бухгалтерского учёта предъявляются
повышенные требования в связей с ориентацией на Международные стандарты
учёта и отчетности, на обработку бухгалтерской информации с применением
различных средств вычислительной техники. Решение этих проблем связано с
дальнейшим развитием теоретических и методологических положений учёта.
Данные учёта используют для оперативного руководства деятельностью
предприятий и их структурных подразделений, для составления экономических
прогнозов и текущих планов и для изучения и исследования закономерностей
развития республики в целом.
В бухгалтерском учёте существует взаимосвязанное отражение финансовой
и хозяйственной деятельности, обусловленное взаимной зависимостью
совершающихся фактов. Так, к примеру, поступление выручки от реализации
продукции увеличивает наличие денежных средств в кассе или в расчетном
счете в банке, но в то же время подтверждает факт уменьшения готовой
продукции на складах предприятия; выплата заработной платы работникам из
кассы наличными денежными средствами подтверждает уменьшение задолженности
работающим, а также уменьшение денежных средств в кассе.
Бухгалтерский учёт, постоянно совершенствуясь, становится важным
звеном развития рыночной экономики, что призвано способствовать лучшей
организации управления, прогнозирования, анализа посредством обеспечения
учётной информацией разных уровней управления. Чтобы с наибольшим эффектом
использовать эту информацию в целях управления предприятием, необходима
такая система организации бухгалтерского учёта, Международных стандартов
бухгалтерского учёта, широкое применение компьютерной техники.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора,
регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе,
обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и
документального учета всех хозяйственных операций.
Вообще, то, чем в основном должна заниматься бухгалтерия, а именно-
бухгалтерский учет, можно вкратце охарактеризовать как систему сбора,
регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе,
обязательствах организации и их движении путем сплошного непрерывного и
документального учета всех хозяйственных операций.
Понятие сплошного учета подразумевает обязательный учет
абсолютно всех активов и пассивов предприятия: имущества, затрат,
задолженностей, материалов, денежных средств ит.п.
Под непрерывностью подразумевается постоянства наблюдения и отражения
фактов финансово-хозяйственной деятельности предприятия в первичных
документах и сводных регистрах бухгалтерского учета.
Методика бухгалтерского учета
Складывается из следующих основных методов:
инвентаризация;
документирование;
оценка;
калькуляция;
счета и двойная запись;
баланс и отчетность.
Инвентаризация – основана на фактического наличия товарно-материальных
ценностей на предприятии с их количеством и другими параметрами,
отраженными в бухгалтерском учете (первичных документах и регистрах).
Необходима в силу того что некоторые явление хозяйственной деятельности
не находят своего отражения в бухгалтерских документах в момент их
совершения (хищения, недовложения, естественная убыль, излишки ит.п.).
Наряду с имуществом инвентаризации могут подвергаться и финансовые
обязательства (различные виды задолженностей, резервы ит.д.).
Документирование - основной способ регистрации финансово-хозяйственных
операций, обосновывающий правильность бухгалтерского учета и придающий
ему юридическую силу. Следует различать первичные документы, учетные
регистры и отчетность. По совершении операций ответственным лицом
составляются первичные документы, которые впоследствии, после их
сортировки по характеру операций, экономическому смыслу и другим
параметрам, объединяются в сводные документы, называемые регистрами
бухгалтерского учета. Далее, в конце отчетного периода информация из
учетных регистров обрабатывается и на ее основании составляется
отчетность предприятия.
Оценка – основной способ выражения объектов бухгалтерского учета.
Производится в денежной форме, что позволяет получать сопоставимые и
реальные данные о последних.
Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем
суммирования фактически произведенных затрат на его покупку; имущества,
полученного безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату оприходования;
имущества произведенного в самой организации, - по стоимости его
изготовления (фактические затраты, связанные с производством объекта
имущества).
Калькуляция - применяется при определении цен на продукцию. Заключается
в определении величины затрат на производство продукции (работ, услуг), а
также в определении себестоимости каждого ее вида. Себестоимость единицы
определяется путем деления суммы всех произведенных по конкретному виду
продукции затрат на число единиц выпущенной продукции данного вида Все
затраты по принципу их отношения к выпуску продукции делятся на прямые и
косвенные. Прямые затраты можно непосредственно отнести на определенную
продукцию. К ним относятся материалы, услуги по перевозке, зарплата
основных рабочих ит.д. Косвенные затраты являются затратами всего
предприятия в целом либо относятся конкретным видам работ, не связанных
напрямую производством как таковым (зарплата администрации, охранные
услуги, амортизационные отчисления, ремонт, ит.п.). После накопления
данных затрат в течение отчетного периода (месяц, квартал) производится
их списание на конкретные виды выпущенные продукции (оказанных услуг).
Принципы распределения этих затрат могут быть следующими: пропорционально
доле выручки от продажа от продажи конкретного вида продукции в общее
выручке предприятия; пропорционально прямым затратам; пропорционально
зарплате основным рабочих ит.п. (конкретный метод устанавливается
предприятием в приказе по учетной политике).
Счета и двойная запись.
Счета и двойная запись представляют собой способы группировки и
текущего отражения в денежной оценке изменений, происходящих со средствами
предприятия, и их источников (актива и пассива баланса, соответственно).
Денежное выражение может быть дополнено необходимых случаях необходимых
натуральными и трудовыми измерителями. Понятно, что все изменения средств
предприятия ,будут происходить либо в сторону их уменьшения, либо в сторону
увеличения все счета делятся на две части: левая часть – ДЕБЕТ, правая
часть – КРЕДИТ.
В зависимости от экономического смысла отражаемых на счетах
хозяйственных операций они делятся на три основные группы: активные,
пассивные, активно - пассивные.
- На активных счетах ведется учет средств предприятия ( денежные
средства, материалы, готовая продукция, финансовые вложения, основные
средства)
Схема записи на активном счете
Дебет
Кредит
Остаток на начало периода
(дебетовое сальдо)
2. Операции, увеличивающие 3. Операции, уменьшающие средства
средства (дебетовый оборот) (кредитовый оборот)
4. Сальдо конечное (дебетовое)
1+2-3
- На пассивных счетах отражаются источники этих средств (кредиторские
задолженности, уставный капитал, ссуды банков).
Схема записи на пассивном счете
Дебет
Кредит
Остаток на начало периода
(кредитовые сальдо)
3. Уменьшения источника средств 2. Увеличения источника
(дебетовый сальдо) средств(кредитовый оборот)
4. Сальдо конечное (кредитовое)
1+2-3
- На активно – пассивных счетах начальное конечное сальдо может быть
как дебетовым, так и кредитовым. Поясним на примере счета 71 Расчеты
подотчетными лицами. Работник предприятия взял деньги из кассы под
отчет на хозяйственные нужды – следовательно, он должен этому
предприятию. В конце отчетного периода задолженность закрыта не была
(работник не отчитался). Конечное сальдо на счете 71 будет дебетовым
– предприятию должны. Второй вариант: работник не только закрыл свою
задолженность до конца отчетного периода, но и купил некие предметы,
которые передал предприятию, за свои деньги. Конечное сальдо по
счету будет кредитовым.
Таким образом, данный счет может выполнять, как активную, так и пассивную
функцию.
71 Расчеты с п\о лицами
Дебет
Кредит
1. Сальдо начальное (дебетовые- 2. Сальдо начальное (кредитовое –
должны нам) должны мы)
3. Увеличение долга перед нами, 4. Уменьшение задолженности перед
либо погашение задолженности нами , либо увеличение задолженности
перед подотчетным лицом. перед подотчетным лицом.
Сальдо конечное дебетовое Сальдо конечное – кредитовое
(задолженность кредиторов, если (задолженность кредиторам, если
3 2+4) 2+43)
(задолженность дебиторов, если (задолженность дебиторам , если
41+3) 1+34)
Есть также несколько счетов, а именно 46 Реализация продукции , 47
Реализация и прочее выбытие основных средств и 48 Реализация прочих
активов, которые не имеют начального и конечного сальдо. Это происходит в
силу того что остатки по этим счетам на конец отчетного периода
(составление отчетности) должны быть в обязательным порядке списаны на счет
80 Прибыли и убытки тем самым они как бы закрываются.
Помимо этого счета делятся на балансовые и забалансовые.
Балансовыми счетами называется группа основных счетов, используемых
для учета финансово – хозяйственных средств, принадлежащих предприятию и
источников их формирования, а также привлеченных им в оборот. К этим счетам
применяется двойная запись, они отражаются в бухгалтерском балансе имеют
двухзначный код в Плане счетов бухгалтерского учета.
Забалансовые счета составляют относительно небольшую группу и
предназначены для учета средств, не принадлежащих предприятию, но
находящихся у него в ограниченном пользование для взятых на ответственное
хранение. Эти счета не учитываются при составлении баланса и имеют
трехзначный код в Плане счетов бухгалтерского учета.
Всякая операция, производимая на предприятии, отражаются на двух
счетах, одновременно и в одной сумме: по дебету одного счета и кредиту
другого. Это и называется двойной записью.
С точки зрения объема учитываемых на счетах бухгалтерского учёта счета
подразделяют на синтетические (сводные) и аналитические (детальные).
Синтетическим называют счета, на которых учитывают однородные группы
средств, их источников, а также хозяйственных процессов в свободных
показателях, без подразделения их на отдельные элементы, притом учёт ведут
в обобщенном и только стоимостном выражении.
Аналитическими называют такие счета, которые детализируют, расчленяют
содержание синтетических счетов. В аналитических счетах применяют не только
денежные, но и натуральные измерители. Аналитические счета определяют сами
субъекты, исходя из требований по раскрытию в финансовой отчетности, а
также для целей анализа и контроля.
Существует неразрывная связь синтетических и аналитических счетов.
Каждая однородная группа аналитических счетов объединяется определенным
синтетическим счетом и наоборот, аналитические счета ведутся в развитие
синтетического счета.
- Баланс и отчетность. Баланс представляет собой двустороннюю таблицу.
Ее левая сторона которой сгруппированы хозяйственные средства,
называется АКТИВ, а правая отражающая источники образования этих
средств, - ПАССИВ. Актив и пассив баланса имеют несколько разделов,
объединяющих экономически однородные группы показателей, каждый из
которых отражается по отдельной строке балансе. Сумма всех показателей
актива или пассива баланса называется его валютой.
Некоторые строки баланса отражают остаток по конкретному счету, другие –
являются суммой остатков по нескольким счетам.
Основные задачи бухгалтерского учета.
Основными задачами бухгалтерского учета являются:
-формирование полной и достоверной информации о деятельности организации
и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям
бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и
собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам,
кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
-обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям
бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства
Республики Казахстан при осуществлении организацией хозяйственных
операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и
обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов
в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
-предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности
организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее
финансовой устойчивости.
Основные правила ведения бухгалтерского учета.
Основные правила ведения бухгалтерского учета в организациях установлены
Законом О бухгалтерском учете, Положением о бухгалтерском учете и
отчетности, Положением по бухгалтерскому учету Учетная политика
предприятия, Планом счетов бухгалтерского учета и другими нормативными
документами, на которых остановимся более подробно в отдельной главе.
В соответствии с указанным законом основными правилами, требованиями к
ведению бухгалтерского учета являются:
-бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций
организацией ведется в валютных РК - тенге;
-имущество, являющееся собственностью организаций, учитывается
обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной
организации;
-бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента её
регистрации до реорганизации или ликвидации;
-организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и
хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах
бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского
учета. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и
остаткам по счетам синтетического учета;
-все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат
своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо
пропусков или изъятий;
-текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения
учитываются раздельно; - основанием для записи в учетных регистрах
являются первичные учетные документы, которые должны составляться в
момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после ее
окончания и содержать обязательные реквизиты.
Автоматизированная форма бухгалтерского учета
В настоящее время одно из основных направлений совершенствования
бухгалтерского учета связано с автоматизацией обработки информации с
применением новейших технических средств - от мощных ЭВМ типа ЕС до микро
ЭВМ, так как их применение является наиболее эффективным средством быстрой
обработки учетной информации, отличающейся массовостью, разнообразностью,
многозначностью, сложностью состава. Это обусловлено тем, что ЭВМ
характеризуются высокой скоростью работы, программным управлением, большой
емкостью памяти, автоматическим восприятием исходных данных, богатым
набором выполняемых операций, большими возможностями для агрегатирования с
другими техническими средствами механизации управленческого труда.
Процесс подготовки и решения задач бухгалтерского учета на ЭВМ
происходит в такой последовательности:
- разработка алгоритма (порядка) решения поставленной задачи;
- программирование решения задачи;
- перфорация исходных данных и программы; ввод исходных данных и
программы в магнитное оперативное запоминающее устройство (МОЗУ) ЭВМ;
- отладка программ непосредственно на машине и обработка результатов.
Технологический процесс обработки данных при автоматизированной форме
учета можно подразделить на четыре этапа.
Начальным этапом учетного процесса являются сбор, регистрация и передача
первичных данных для обработки данных для обработки на ЭВМ.
На втором этапе производится формирование массивов учетных данных на
магнитных носителях: массивов, остатков и оборотов по счетам за отчетный
период; классификаторов хозяйственных операций, бухгалтерских записей и
рабочих массивов, с помощью которых определяется многоуровневая структура
итогов.
На третьем этапе учетного процесса осуществляется контроль процесса,
обработка информации записанной массивах учетных данных, и нормативно –
справочной информации, выдача машинограмм оперативного и аналитического
учета.
Заключительным этапом процесса является получение результатов за
отчетный период по требованию пользователя или в виде регистров
синтетического учета, аналитических таблиц, справок по бухгалтерским
счетам или отображением на экране дисплея требуемой информации.
Система автоматизированного учета должна отражать основные процессы,
которые связаны с получением различных сводных показателей,
характеризующих финансово – хозяйственную деятельность предприятия.
В этой системе организации бухгалтерского учета информация идет по
единому каналу и используется для оперативного, бухгалтерского и
статистического учета. Таким образом, автоматизированная форма учета –
это удачное сочетание профессиональных качеств и функций пользователя с
интеллектуальными возможностями ЭВМ, позволяющее получать необходимую для
управления и оперативного контроля информацию в удобной форме в виде
машинограмм и видеограмм.
1.1 Особенности бухгалтерского учета в бюджетных организациях.
Бухгалтерский учет в бюджетных организациях имеет свои специфические
особенности, обусловленные законодательством о бюджетном устройстве и
бюджетном процессе, инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и
организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом, другими
нормативными документами по учету и отчетности в бюджетных организациях,
отраслевой их спецификой. К этим особенностям нужно отнести:
-организацию учета в разрезе статей бюджетной классификации;
-контроль исполнения сметы расходов;
-выделение в учете кассовых и фактических расходов;
-отраслевые особенности учета в учреждениях бюджетной сферы
(здравоохранения, образования, науки).
Специфические особенности учета в бюджетных организациях вызывают
необходимость дополнить общие задачи бухгалтерского учета более
конкретными, как, например, точное исполнение утвержденного бюджета,
соблюдение финансово – бюджетной дисциплины, мобилизация средств в бюджет
и выявление дополнительных расходов.
Все вышеизложенное подтверждает актуальность темы настоящей работы,
предопределило ее цель и задачи.
Целью дипломной работы является изучение особенностей бухгалтерского
учета в бюджетных организациях.
Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:
-изучить по нормативным материалам и данным литературы основы ведения
бухгалтерского учета в бюджетных организациях на современном этапе;
-проанализировать отдельные аспекты учета хозяйственных средств в
учреждениях непроизводственной сферы;
-охарактеризовать бюджетное учреждение-базу выполнения практической
части;
-выполнить анализ баланса исполнения сметы расходов и отчета об
исполнении сметы расходов бюджетной организации.
1.2 Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета
Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета определяется следующими
признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров,
последовательностью связей между документами и регистрами, а также между
самими регистрами и способом записи в них, то есть использованием тех или
иных технических средств. Бухгалтерский учет исполнения смет расходов
осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета в
соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и
организациях, состоящих на бюджете.
Состав учетных регистров и последовательность записи в них при
мемориально-ордерной форме учета представлены на рисунке 3.2.
При мемориально-ордерной форме учета проверенные и принятые к учету
документы систематизируются по датам совершения операций и оформляются
мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым
присваиваются следующие постоянные номера:
мемориальный ордер 1- накопительная ведомость по кассовым операциям;
мемориальный ордер 2 – накопительная ведомость по движению средств на
бюджетных текущих счетах;
мемориальный ордер 3 – накопительная ведомость по движению средств на
текущих счетах по внебюджетным средствам;
Условные обозначения: запись
сверка записи
Рис. 1.2. Мемориально – ордерная форма бухгалтерского учета.
мемориальный ордер 4 – накопительная ведомость по расчетам чеками из
лимитированных книжек;
мемориальный ордер 5 – свод расчетных ведомостей по заработной плате и
стипендиям;
мемориальный ордер 6 – накопительная ведомость по расчетам с разными
учреждениями и организациями;
мемориальный ордер 7 – накопительная ведомость по расчетам в порядке
плановых платежей;
мемориальный ордер 8 – накопительная ведомость по расчетам с подотчетными
лицами;
мемориальный ордер 9 – накопительная ведомость по выбытию и перемещению
основных средств;
мемориальный ордер 10 – накопительная ведомость по выбытию и перемещению
материальных и быстроизнашивающихся предметов;
мемориальный ордер 11 – свод накопительных ведомостей по приходу
продуктов питания;
мемориальный ордер 12 - свод накопительных ведомостей по расходу
продуктов питания;
мемориальный ордер 13 – накопительная ведомость по расходу материалов;
мемориальный ордер 14 – накопительная ведомость начисления доходов по
специальным средствам;
мемориальный ордер 15 – свод ведомостей по расчетам с родителями за
содержание детей.
По остальным операциям составляются отдельные мемориальные ордера,
которые нумеруются начиная с 16 за каждый месяц в отдельности.
Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его
заместителем и исполнителем, все мемориальные ордера регистрируются в
книге Журнал - главная. Учет в книге Журнал - главная, как правило,
ведется по субсчетам, а по решению главного бухгалтера может вестись по
счетам.
Книга Журнал - главная открывается записями сумм остатков на начало
года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Записи в
ней производятся по мере составления мемориальных ордеров и накопительных
ведомостей – один раз в месяц. Сумма мемориального ордера записывается
сначала в графу Сумма по ордеру, а затем в дебет и кредит
соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как
по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы Сумма по
ордеру. Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на
начало следующего месяца по каждому субсчету.
Аналитический учет ведется в учетных регистрах (в книгах, карточках,
накопительных ведомостях, машинограммах и др.). Порядок записей в
регистрах учета изложен в соответствующих разделах Инструкции №107. Формы
регистров приведены в альбоме форм бухгалтерской документации для
учреждений и организаций, состоящих на бюджете.
Мемориально – ордерная форма учета отличается строгой
последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной
техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических
регистров, счетные машины.
Недостатками мемориально – ордерной формы учета являются:
-трудоемкость учета,
-отрыв аналитического учета от синтетического,
-громоздкость аналитического учета,
-формы регистров порой не содержат показателей, необходимых для контроля,
-анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.
В настоящее время в связи с автоматизацией бухгалтерского учета бюджетные
организации чаще используют журнально – ордерную форму учета.
1.3 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.
Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:
-применение для учета хозяйственных операций журналов – ордеров, запись в
которых ведется только по кредитовому признаку;
-совмещение в ряде журналов – ордеров синтетического и аналитического
учета;
-отражение в журналах – ордерах хозяйственных операций в разрезе
показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;
-сокращение количества записей, благодаря рациональному построению
журналов – ордеров и Главной книги.
Журналы – ордера представляют собой свободные листы большого формата со
значительным количеством реквизитов и запись в них производят ежедневно
либо с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые
служат для накапливания и группировки данных первичных документов.
В журналы – ордера производятся только кредитовые записи того
синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале.
Операции, по которым счета дебетуются, будут записаны в Главную книгу.
Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам.
Месячные итоги каждого журнала – ордера показывают общую сумму
кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном
журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним
счета.
В ряде журналов – ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим.
Для сверки правильности записей в журналах – ордерах общий итог по
кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из
документов. Полученный итог с выведенными в отдельных графах журнала
итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление
оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается
с аналитическим.
Проверенные месячные итоги журналов – ордеров записывают в Главную книгу.
Для проверки правильности записей в главной книге подсчитывают суммы
оборотов и сальдо по всем счетам.
Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых
сальдо должны быть равны.
Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным
Главной книги, журналов – ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.
Общая схема записей при журнально – ордерной учета приведена на рисунке
3.3.
Применение журнально – ордерной формы бухгалтерского учета позволяет
значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном
регистре синтетического и аналитического учета, что облегчает составление
отчетов.
К недостаткам журнально – ордерной формы учета следует отнести
сложность и громоздкость построения журналов – ордеров, ориентированных на
ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.
1.4 Общая характеристика бюджетного учреждения.
При раскрытии темы данной дипломной работы, приводится ведение
образовательной деятельности в сфере профессионального образования.
Управление в бюджетных организациях осуществляется на основе Закона РК
Об образовании, сочетая централизованное руководство и самоуправление
коллектива учебного заведения. Руководство в бюджетных организациях
осуществляется директором, который назначается на условиях контракта
приказом Министерства Образования и Науки РК. Директор назначает и
освобождает должности своих заместителей, главного бухгалтера,
преподавателей и других работников (рис.3. 4).
Бюджетные организация осуществляют подготовку, переподготовку и повышение
квалификации кадров, выполнение других видов работ на основе
разрабатываемых и утверждаемых им планов экономического и социального
развития.
Хозяйственная деятельность организаций предусматривает сочетание
бюджетного финансирования с выполнением работ по договорам с
предприятиями, учреждениями и организациями.
Бюджетные организация вправе заниматься коммерческой деятельностью, с
ведением раздельного бухгалтерского учета.
При написании работы возникла необходимость ознакомления с основными
нормативными документами, которые определяют методологические основы,
порядок организации и ведения бухгалтерского учета в бюджетных
организациях Республики Казахстан.
Условные обозначения: запись
сверка записи
Рис. 1.2 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.
Рис 1.4. Функционально-структурная схема административного управления
учебно-воспитательным процессом.
2. Выбор Microsoft Access.
Ниже приведен перечень основных причин, по которым переход к
использованию в работе Access представляется целесообразным.
• У вас имеется слишком много отдельных файлов или какие-то из файлов имеют
большой объем информации, что затрудняет работу с данными. К тому же
работать с такими объемами данных могут вам не позволить ограничения по
памяти программы или системы.
• Вы используете данные различными способами: для информации по конкретным
сделкам (например, счета-фактуры), для итогового анализа (например, по
ежеквартальным объемам продаж), или вы используете эти данные для
прогнозирования тех или иных ситуаций. Итак, вы должны быть в состоянии
рассматривать эти данные с различных сторон, что существенно затрудняет
создание удовлетворяющей все ваши нужды единой структуры представления
данных.
• Имеется необходимость в использовании одних и тех же данных различными
специалистами. Например, их вводом, обновлением и анализом занимаются
самые различные люди. Если в электронную таблицу или документ вносить
изменения может только один человек, то с БД могут взаимодействовать в
одно и то же время несколько пользователей, модифицируя содержимое одной
и той же таблицы. При этом в БД гарантируется, что пользователи всегда
работают с последними модификациями данных.
вы должны обеспечить защиту данных от НСД, контролировать их значения и
поддерживать целостность БД – ведь к данным имеют доступ много
пользователей, эти данные используются в работе вашей фирмы и
взаимосвязаны (например, клиенты и заказы).
2.1 Работа с мастерами.
Мастер (Wizard) – специальная программа, помогающая в решении какой-то
задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа поможет вам
за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую без применения
этой программы может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы
о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без
какого-либо вмешательства с вашей стороны. В Access имеется около сотни
мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений,
таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и
свойств.
Контекстно-зависимая справка и Помощник.
Справочная система фирмы Microsoft является, наверное, лучшей среди
аналогичных программ, как для новичков, так и для опытных пользователей.
Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для
получения которой достаточно нажать правую кнопку мыши. Какие бы вы ни
испытывали затрудненияпри работе с системой, вам поможет появляющаяся на
экране справка по интересующей вас теме. Помимо этого справочная система
Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный
указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной
версии Access 2000 (как и во всем Microsoft Office2000) компания Microsoft
добавила новое средство – Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает
советы и справки об особенностях используемой программы.
Структура таблицы и типы данных.
Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы,
формы и объекты, в Access 2000 хранятся в едином дисковом файле. Основным
структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся
вводимые нами данные. Внешне каждая таблица Access 2000 похожа на таблицы,
с которыми мы привыкли работать на бумаге, — она состоит из столбцов,
называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы
содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.
Например, запись о преподавателе может содержать фамилию, имя, отчество,
дату рождения, должность и т.п.
При разработке структуры таблицы прежде всего необходимо определить
названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры.
Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может
содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция
поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут
содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов
данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю.
Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора. Ниже
представлены типы данных Access и их описание.
Текстовый – значение Текст или числа, не требующие проведения
расчетов, например, номера телефонов. По умолчанию до 255 знаков.
Числовой – числовые данные различных форматов, используемые для
проведения расчетов.
Дата\Время – для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999
год включительно.
Денежный – денежные значения и числовые данные, используемые в
математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до
4 знаков в дробной части.
Поле МЕМО – для хранения комментариев; до 65535 символов.
Счетчик – специальное числовое поле, в котором Access автоматически
присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа
Счетчик обновлять нельзя.
Логический – может иметь только одно из двух возможных значений
(TrueFalse, ДаНет).
Поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft
Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в
двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access.
Гиперссылка – строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес
гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей:
текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате
пути UNC) или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в
поле или в элемент управления, выполните команду Вставка\Гиперссылка.
Мастер подстановок – создает поле, в котором предлагается выбор
значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных
значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип
поля, а способ хранения поля.
В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:
использование мастера баз данных для создания всей базы данных,
содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер
баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для
добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных;
мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества
определенных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного
имущества или рецепты;
ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При
сохранении новой таблицы в Access данные анализируются, и каждому полю
присваивается необходимый тип данных и формат;
определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.
Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда
имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего
изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки
значений по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только четвертый
метод позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая вам нужна, и
поэтому далее рассмотрим именно этот метод.
2.2 Ввод данных в ячейки таблицы.
Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом – вы
переводите курсор в нужную ячейку, т. е. Делаете ее активной, и вводите в
нее данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не
требуется, т. к. значения в этом поле появляются автоматически при вводе
данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода следующие:
При нажатии клавиши Del ячейка очищается; если ввод данных в ячейку
прервать, нажав клавишу Esc, то восстанавливается старое значение, а если
нажать клавиши Enter или Tab, то в ячейку заносится новое значение.
Можно редактировать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для
этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу F2.
Однако есть одна важная особенность при вводе данных – для некоторых типов
данных (числовой, денежный, дата\время, логический) Access автоматически
проверяет правильность их ввода. Например, если вы введете букву в ячейку
с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно введенном
значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены
правильные данные. Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта
OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для
этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в
поле с именем Условия на значения и ввести ограничения на данные.
Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет
следующее: 70. Ограничение можно вводить и на текстовом поле. Обычно в
этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.
Примечание. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с
помощью Построителя выражений. При появлении курсора в строке параметра
Условие на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При
щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений (рис. 1. 1).
Обычно им пользуются для построения сложных выражений, но разобраться в его
работе довольно просто при помощи справки, расположенной в этом же окне.
Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных –
параметр Значение по умолчанию (вкладка Общие). Здесь можно задать данные,
которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это
удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и
лишь некоторые отличаются. Данные можно вводить и копированием их из одной
ячейки в другую стандартными средствами Windows.
Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено
пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые
(Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null)
значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не
известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек ("") ),
то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет
обрабатывать такие пустые значения.
2.3 Редактирование данных.
Редактирование данных производится очень просто – курсор переводится в
нужную ячейку, старые данные удаляются (клавишами Del или Backspace) и
вводятся новые данные. Удалять можно не только данные в ячейках, но и
целиком строки, предварительно их выделив. Но если таблица большая, то
редактируемые данные надо сначала найти. Это делается следующим образом:
переводят курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись
поиск, затем открывают пункт меню Правка и выполняют команду Найти. В
появившемся окне вводят образец искомых данных и щелкают по кнопке Найти.
Если значение найдено, то курсор перейдет в эту ячейку.
Иногда требуется большое количество одинаковых данных заменить другим
значением. Для этого надо открыть пункт меню Правка и выполнить команду
Заменить. В появившемся окне ввести образцы того, что надо найти и на что
заменить. Затем надо решить, будете ли вы просматривать каждое заменяемое
значение или нет. Если будете, то надо щелкнуть по кнопке Заменить, а
если нет – один раз щелкнуть по кнопке Заменить ... продолжение
Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.
Похожие работы
Дисциплины
- Информатика
- Банковское дело
- Оценка бизнеса
- Бухгалтерское дело
- Валеология
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Религия
- Общая история
- Журналистика
- Таможенное дело
- История Казахстана
- Финансы
- Законодательство и Право, Криминалистика
- Маркетинг
- Культурология
- Медицина
- Менеджмент
- Нефть, Газ
- Искуство, музыка
- Педагогика
- Психология
- Страхование
- Налоги
- Политология
- Сертификация, стандартизация
- Социология, Демография
- Статистика
- Туризм
- Физика
- Философия
- Химия
- Делопроизводсто
- Экология, Охрана природы, Природопользование
- Экономика
- Литература
- Биология
- Мясо, молочно, вино-водочные продукты
- Земельный кадастр, Недвижимость
- Математика, Геометрия
- Государственное управление
- Архивное дело
- Полиграфия
- Горное дело
- Языковедение, Филология
- Исторические личности
- Автоматизация, Техника
- Экономическая география
- Международные отношения
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности), Защита труда
