Учет расчетов с подотчетными лицами

Тип работы: Курсовая работа
Бесплатно: Антиплагиат
Объем: 28 страниц
В избранное:

Учет расчетов с подотчетными лицами

Содержание

Введение. 4

Глава 1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами. . 5

Расчеты с подотчетными лицами за приобретенные товары (работы,

услуги) . 5

Расчеты с подотчетными лицами по служебным командировкам . . . 7
Расчеты с подотчетными лицами по возмещению материального

ущерба. 8

Налогообложение13
Учет представительских расходов. 14

Глава 2. Расчеты с подотчетными лицами17

2. 1 Виды расчетов с подотчетными лицами за приобретенные товары (работы, услуги) . . . 17

2. 1. 1 Закуп на рынках. . 17

2. 1. 2 Закуп товаров (работ, услуг) у индивидуальных предпринимателей………. . 18

2. 1. 3 Закуп товаров (работ, услуг) у юридических лиц, осуществляющих деятельность по общеустановленному порядку . . . 18

2. 1. 4 Закуп товаров (работ, услуг) у физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей. . 19

2. 2 Виды расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам…… . . . 20

2. 2. 1 Служебные командировки в пределах Республики Казахстан. . 20

2. 2. 2 Служебные командировки за пределами Республики Казахстан. . 23

Заключение . . . 27

Список использованной литературы. 28

Приложения. . 29

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами .

Расчеты с подотчетными лицами представляют собой неотъемлемую часть хозяйственной деятельности предприятия. Учитывая, что данные операции постоянно присутствуют на предприятии и в расчетах участвует определенный круг должностных лиц, особое внимание должно быть уделено контрольным процедурам за правильностью отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском и налоговом учете. Расчеты с подотчетными лицами один из примеров, когда определяющее значение придается достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Без правильного документирования операций в бухгалтерском учете не может быть и речи о признании расходов вычетами в налоговом учете.

В данной статье будет рассмотрен порядок бухгалтерского и налогового учета по следующим операциям:

расчеты с подотчетными лицами за приобретенные активы, оплату работ (оказание услуг),
расчеты по служебным командировкам,
расчеты по возмещению материального ущерба,
учет представительских расходов.

Единым требованием для всех этих операций является утвержденная на предприятии учетная политика с обязательным перечнем контрольных процедур и документов с целью достоверного отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете. Причем компании могут включать отдельный раздел в учетную политику или разрабатывать отдельные положения в виде приложений к ней, как неотъемлемую часть учетной политики.

Глава 1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

1. 1 Расчеты с подотчетными лицами за приобретенные товары (работы, услуги)

По данному вопросу раздел учетной политики или отдельное положение должны содержать следующие аспекты:

утвержденный руководителем круг лиц, которым предоставлено право получения денежных средств в подотчет на нужды предприятия,
лимиты денежных средств, выдаваемых на хозяйственные нужды. Данные лимиты варьируются от должностных обязанностей работников и специфики предприятия,
срок представления авансовых отчетов по выданным в подотчет суммам и меры, предусмотренные компанией в отношении лиц, не исполняющих данные правила,
перечень первичных документов, которые должны представляться подотчетными лицами для подтверждения израсходованных сумм. Кроме перечня документов желательно указать реквизиты, которые должны присутствовать в этих документах,
перечень бухгалтерских документов для регистрации операций в бухгалтерском учете,
перечень лиц, санкционирующих в авансовых отчетах целесообразность произведенных расходов,
сроки и порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами.

Все лица, уполномоченные производить оплату товаров (работ услуг) за наличные деньги, должны быть ознакомлены с установленными правилами на предприятии. При соблюдении всех предписанных процедур система контроля будет работать эффективно.

Ситуация 1.

Работник компании задержал сдачу авансового отчет. У бухгалтера возникает вопрос: как следует поступить в данном случае и в каких документах

компании должны оговариваться сроки предоставления авансовых отчетов? К каким налоговым последствиям может привести задержка сдачи авансовых отчетов?

Особое внимание следует обратить на сроки представления авансовых отчетов. На предприятии должно быть регламентировано и строго соблюдаться правило: не выдавать денежные средства в подотчет, если подотчетные лица не отчитались по ранее выданным авансам. При утверждении руководством действий в случае несоблюдения этого правила и предварительного ознакомления с ним подотчетных лиц, предприятие имеет право действовать по предписанным процедурам: удержать из заработной платы работника или потребовать внесение остатка подотчетной суммы в кассу. Если руководитель принимает решение о списании суммы долга с работника и подтверждает свое решение приказом, то списанный долг в соответствии со ст. 151 Кодекса РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (далее - Налогового кодекса) будет являться доходом работника в виде материальной выгоды и облагаться у источника выплаты.

При взаимоотношениях с поставщиками могут возникать различные проблемы. Главная из них - непредставление всех необходимых документов для отражения операций в бухгалтерском учете. Согласно ст. 546 Налогового кодекса на территории Республики Казахстан денежные расчеты с потребителями, осуществляемые при торговых операциях или оказании услуг посредством наличных денег, платежных банковских карточек, чеков производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин (далее ККМ) с фискальной памятью и выдачей контрольного чека потребителю. Данное требование не распространяется на:

1. Индивидуальных предпринимателей (кроме реализующих подакцизные товары) :

осуществляющих деятельность на основе разового талона или патента, в рамках специального налогового режима для субъектов малого бизнеса,
если с момента государственной регистрации налогоплательщика в качестве индивидуального предпринимателя не истекло шесть месяцев,
осуществляющих деятельность в рамках специального налогового режима для крестьянских (фермерских) хозяйств.

2. Налогоплательщиков в части оказания услуг населению с выдачей квитанций, билетов, талонов, знаков почтовой оплаты или других, приравненных к чекам, документов строгой отчетности по формам, утвержденных уполномоченным органом (Министерство финансов РК) .

З. Адвокатов.

Если поставщик товаров (работ, услуг) относится к организациям, для которых обязательно применение ККМ, то покупателю должны быть представлены следующие документы: фискальный чек, счет-фактура, накладная (на товары) . Непредставление фискального чека влечет за собой административную ответственность продавца (ст. 215 Кодекса РК «Об административных правонарушениях») .

В случае, если продавец обязан проводить расчеты с применением ККМ, но в момент сделки отсутствует электроэнергия либо ККМ испорчена, допускается выдача товарного чека с указанием перечня товаров, количества, цены за единицу, общей стоимости по каждому товару и по покупке в целом.

Ситуация 2.

В соответствии с п. 2 ст. 92 Налогового кодекса вычеты налогоплательщиком производятся при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с получением дохода. Что относится к учетной документации и какие обязательные реквизиты она должна содержать?

Согласно ст. 66 Налогового кодекса учетная документация представляет собой первичные документы, регистры бухгалтерского учета и иные документы, являющиеся основанием для определения объектов налогообложения. Согласно Закону РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (с изменениями и дополнениями) первичные документы как на бумажных, так на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом и (или) Национальным Банком РК, разрабатываются предпринимателями и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы),

2) дату составления,

3) наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которых составлен документ,

4) содержание операции или события,

5) единицу измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении),

6) наименования должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов РК и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операций, событий. Таким документом может служить акт закупа, содержащий все необходимые реквизиты и сведения.

1. 2 Расчеты по служебным командировкам

В соответствии с Законом РК «О труде в Республике Казахстан» от 10. 12. 1999 г. № 493-I служебная командировка - направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей вне места постоянной работы. Работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются компенсации в виде:

суточных за время нахождения в командировке,
расходы по проезду к месту назначения и обратно,
расходы по найму жилого помещения.

Порядок расчетов по служебным командировкам регламентируется следующими нормативными документами:

Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 26. 12. 1995 г. № 2732 (с дополнениями и изменениями),
Кодексом РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» от 12. 06. 2001 г. № 209-II (с дополнениями и изменениями),
Правилами о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, утвержденными постановлением Правительства РК от 22. 09. 2000 г. № 1428,
постановлением Правительства РК от 29. 05. 2004 г. № 597 «О внесении изменения в постановление Правительства Республики Казахстан от 24. 12. 2001 г. № 1677 «Об утверждении норм представительских расходов и суточных, выплачиваемых за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода»,
МСБУ 21 «Влияние изменений валютных курсов»,
Методическими рекомендациями по применению МСБУ 21, рекомендованными Экспертным советом Министерства финансов

Общие правила пре оформлении служебных командировок:

Обязательное наличие приказа руководителя, который является основанием для выдачи денежных средств в подотчет и подготовки командировочного удостоверения.
Обязательное составление командировочного удостоверения, которое оформляется на основании приказа руководителя. Командировочное удостоверение является неотъемлемой частью первичных документов для соответствующего оформления расчетов с подотчетными лицами.
Представление авансового отчета в 5-дневный срок после возвращения из командировки с приложением всех документов, подтверждающих произведенные расходы.

1. 3 Расчеты по возмещению материального ущерба

Вопросы материальной ответственности сторон индивидуального трудового договора регламентируются ст. 89-92 Закона РК «О труде в Республике Казахстан» от 10. 12. 1999 г. № 493-I (с изменениями и дополнениями) (далее - Закон о труде) . Данные статьи предусматривают как ответственность работника перед работодателем за причиненный ущерб, так и ответственность работодателя за вред, причиненный работнику увечьем или иными повреждением здоровья. Рассмотрим оба вида ответственности сторон друг перед другом.

Материальная ответственность работника

В соответствии со ст. 91 Закона о труде работники несут материальную ответственность в полном размере вреда, причиненного по их вине работодателю, в случаях когда:

1) между работником и работодателем заключен письменный договор о принятии на себя полной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных работнику;

2) в соответствии с законодательством на работника возложена полная материальная ответственность за вред, причиненный работодателю при исполнении трудовых обязанностей;

З) имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или другим разовым документам;

4) вред причинен работником, находившимся в состоянии алкогольного, наркотического или токсикоманического опьянения;

5) вред причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных работодателем работнику в пользование;

б) вред причинен в результате разглашения коммерческой тайны;

7) вред причинен действиями работника, содержащими признаки деяний, преследуемых в уголовном порядке.

При этом материальная ответственность за ущерб, причиненный работодателю, возлагается на работника лишь при одновременном наличии следующих четырех условий:

а) прямого действительного ущерба,

б) противоправного поведения работника,

в) причинной связи между его противоправным поведением (действием или бездействием) и возникшим ущербом,

г) вины работника в причинении ущерба своим действием или бездействием.

Прямой действительный ущерб подразумевает полную или частичную порчу имущества, причиненного каким-либо действием или бездействием работника. В результате чего у работодателя возникает необходимость в восстановлении качественных характеристик имущества или в замене (приобретении) .

Противоправным является такое поведение (действие или бездействие) работника, когда он не исполняет или не должным образом исполняет свои трудовые обязанности, установленные законодательством, должностными инструкциями, правилами внутреннего распорядка и т. п.

Причинная связь предполагает нанесение ущерба имуществу работодателя в результате действия или бездействия работника. Иными словами, если противоправное поведение имело место, но оно не привело к ущербу, то материальная ответственность в этом случае исключается. Для наступления материальной ответственности работника также должны иметься доказательства его вины. Если вина работника не доказана, то и материальная ответственность в этом случае не наступает.

Материальная ответственность сторон договора (работника и работодателя) конкретизируется в индивидуальном трудовом договоре.

Материальные активы компании должны быть защищены адекватной системой контроля. При осуществлении в компании эффективных контрольных мер и процедур по сохранности денежных средств, товарно-материальных запасов и других ценностей, снижается вероятность наступления случаев материальной ответственности работников.

В соответствии со ст. 92 Закона о труде письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены работодателем с работником:

достигшим 18-летнего возраста,
занимающим должность или выполняющим работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных ему ценностей.

Перечень таких должностей и работ разрабатывается предприятием самостоятельно и утверждается в коллективных договорах, а при их отсутствии - в любом другом внутреннем документе.

Согласно ст. 89 Закона о труде сторона индивидуального трудового договора, причинившая вред другой стороне, возмещает его на основании решения суда или в добровольном порядке. При этом законодательство не предусматривает, в какой форме должно быть оформлено добровольное согласие работника о взыскании с него размера материального ущерба. Однако письменное согласие является предпочтительней и позволяет избежать любых нежелательных последствий. Если работник после добровольного согласия не возмещает причиненный ущерб, работодатель может использовать свое право через взыскание в судебном порядке.

В случае наступления полной материальной ответственности в соответствии с законодательством, для ее возникновения не требуется заключения специального письменного договора, т. к. решение суда и является основанием для взыскания.

Доказательствами вины работника для наступления полной материальной ответственности являются:

в случаях, указанных в пп. 1, 3, 5, 7 ст. 91 Закона о труде
при документальном подтверждении факта вреда в виде порчи, недостачи.

Такими документами являются акты инвентаризации, подписи работников на расходно-кассовых ордерах, регистрация доверенности в журнале с наличием подписи работника и т. д.

В соответствии со ст. 8 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» компании для соблюдения законодательства о ведении бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности, эффективного проведения операций, включая меры по сохранности активов, предотвращению и выявлению хищений и ошибок, вправе организовать внутренний контроль. Одной из процедур в этом направлении является проведение инвентаризации активов и обязательств не менее одного раза в год. В обязательном порядке инвентаризация проводится:

при смене материально ответственного лица (на день приемки-передачи дел) ;
при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи основных средств и/или товарно-материальных запасов;
в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при составлении годовой финансовой отчетности;
при реорганизации организации перед составлением разделительного баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.

Сумма материального ущерба определяется согласно размеру, указанному в договоре о полной материальной ответственности (индивидуальный трудовой договор), или на основании решения суда. На практике чаще всего причиненный ущерб возмещается в размере, превышающем фактическую себестоимость материальных активов.

При обнаружении фактов порчи, недостачи, хищения и т. п. стоимость товарно-Материальных запасов, денежных средств списывается на счет 7210 «Административные расходы». Одновременно производятся записи с дебета счета 1254 «Прочая задолженность работников» в кредит счетов 6280 «Прочие доходы», 3520 «Доходы будущих периодов» на сумму, подлежащую взысканию с виновных лиц. Кроме того, согласно ст. 237 Налогового кодекса НДС, ранее отнесенный в зачет подлежит исключению из зачета в случае порчи, утраты товаров (включая основные средства) . Причем, по основным средствам НДС исключается из зачета в части стоимости, приходящейся на балансовую стоимость основных средств.

Пример. В ходе инвентаризации была выявлена недостача объекта основных средств. Первоначальная стоимость - 320 000 тенге, начисленный износ - 120 000 тенге, балансовая стоимость - 200 000 тенге. НДС, отнесенный в зачет при покупке, составил 48 000 тенге. Рыночная стоимость актива, по которому предусмотрено возмещение ущерба, составляет 276 000 тенге.

Бухгалтерские проводки:

№

Дт

Кт

Сумма, тенге

№:

Дт:

7210

2429

7210

1254

1010,

3350

Кт:

2417

1420

6280,

3520

3130

1254

Сумма, тенге:

200 000

120 000

30 000

(48000:32 x 200 000)

240 000

36 000

276 000

Списана балансовая стоимость актива

Списан начисленный износ

Корректировка НДС, ранее отнесенная в зачет

Задолженность работника по возмещению ущерба

Задолженность работника по возмещению ущерба на сумму НДС

Возмещение ущерба путем внесения денежных средств в

кассу или удержания из заработной платы

Материальная ответственность работодателя

Согласно ст. 90 Закона о труде, если работнику в связи с исполнением им своих трудовых (служебных) обязанностей причинено увечье или иное повреждение здоровья по вине работодателя, в результате которого он полностью или частично утратил трудоспособность, то работодатель обязан возместить ему вред в порядке и на условиях, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Казахстан, при отсутствии выплат работнику страхового возмещения.

В соответствии со ст. 937 Гражданского кодекса, при причинении гражданину увечья или иного повреждения здоровья возмещению подлежат утраченный потерпевшим заработок (доход), который он имел либо определенно мог иметь; а также расходы, вызванные повреждением здоровья (на лечение, дополнительное питание, приобретение лекарств, протезирование, посторонний уход, санаторно-курортное лечение, приобретение специальных транспортных средств, подготовку к другой профессии и др. ), если признано, что потерпевший нуждается в этих видах помощи и уходе и не получает их бесплатно.

... продолжение

Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.