Коммуникационные процессы в организациях
ВВЕДЕНИЕ.
Актуальность темы. Общество всегда располагало теми или иными
средствами распространения информации; потребовались века, прежде чем
широкое и целенаправленное распространение информации превратилось в
одно из главных способов управления обществом. С тех пор, как человек
выяснил, что без общения ему не прожить, он постоянно изъявляет
острое желание получать все новую и новую информацию. Несомненно, в
первую очередь она нужна человеку, чтобы общаться, иметь тему для
разговоров, обсуждений. И обмен информацией является одной из самых
важных составных частей современного общества.
Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах
человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает,
что связано с изменениями социально - экономического характера,
появлением новейших достижений в области техники и технологии,
результатами научных исследований.
Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве
важнейшего фактора производственного процесса. Информационный
процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как
средство повышения качества рабочей силы, как предпосылки успешной
организации самого процесса производства.
Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам
предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно опираться
только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо
получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать
возникающие вопросы.
Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов,
значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и
других ресурсов. Кстати, использование последних, в значительной степени,
зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от
большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный
потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и
отдельными работниками. При этом он постоянно увеличивается и
обогащается.
Управление в полной мере использует полную, объективную и
своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, и распространяемую с
помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это -
объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями
рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся
обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной
информацией, но и уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и
результативно
воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость
присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку
она является основой всего управленческого процесса.
Передача информации ,само собой, осуществляется при помощи
информационных, или же коммуникационных каналов. Коммуникационные каналы -
это материально- технические средства, которые обеспечивают связь
или сообщение между коммутантом и реципиентом. Без
существования коммуникационных каналов общение было бы невозможным. Для
передачи мыслей, чувств, каких- либо эмоций необходимы жесты, знаки,
языки и т.д. Процесс развития коммуникационных каналов складывался
годами и продолжается до сих
пор. Развитие средств коммуникации не стоит на месте, оно шагает в ногу
с
научно- техническим прогрессом. С появлением компьютеров, всемирной сети -
Интернет стало доступным быстрое и глобальное сообщение информации. Для
современных условий характерно применение
высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной
на использовании новейших технических средств автоматизированной
обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую
внутрифирменную сеть посредством системы связи.
Вместе с тем, появление и изучение новых коммуникационных каналов ни
сколько не вытесняет старых (уже изученных), а наоборот
заставляет глубже рассматривать и анализировать их.
Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности
руководителя, поскольку коммуникации - это обмен информацией между людьми.
Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и
решать их.
Коммуникации – важнейший элемент обеспечения эффективности управления.
Руководитель тратить от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации.
Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что
руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в
межличностных отношениях, информационном обмене и процессе
принятия решений, не говоря уже об управленческих функциях
планирования, организации, мотивации и контроля. Именно поэтому обмен
информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности.
Руководитель осуществляет свои функции для того, чтобы сформулировать цели
организации и достичь их, и от качества обмена информацией зависит
степень реализации этих целей. Это означает, что для успеха индивидов в
организации необходимы эффективные коммуникации. Эффективно работающие
руководители обладают хорошо развитым умением устного и письменного
общения и понимают, как средства коммуникаций
влияют на обмен информацией. От правильности выбора
коммуникационных каналов зависит качество передаваемой информации, а значит
и эффективность работы на любом уровне в организации.
Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть
представлена письменно или графически, занимает основное место и является
важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика,
паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.
Основной задачей любого руководителя является сделать всё необходимое,
чтобы добиться установленных организацией целей. Руководитель любой
организации должен располагать точной информацией, получаемой из различных
источников, для принятия эффективных решений. Коммуникационные процессы,
налагаемые руководителем, являются важным связующим звеном между
руководителем, его подчиненными, его коллегами и внешним окружением. Важной
задачей является передача информации конкретным потребителям таким образом,
чтобы те правильно восприняли эту информацию и поняли её потенциальную
полезность. Это очень существенно, так как при плохом представлении даже
самая ценная информация может оказаться бесполезной, хотя она несёт
определенный смысл, который должен был вызвать у потребителей такую же
реакцию, если бы они сами непосредственно наблюдали события, составляющие
суть информации. Успех управления во многом зависит от правильного
построения коммуникационных процессов.
В связи с этим высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким
образом среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного и
письменного общения.
В современных условиях в крупных промышленных фирмах созданы
и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие
процесс подготовки и понятия управленческих решений и решающие следующие
задачи, как:
-обработка данных;
-обработка информации;
- обработка знаний;
- реализация интеллектуальной деятельности.
Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло
за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной
деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно
программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей
информации в требуемой форме.
Данная работа посвящена информации и коммуникациям, тому, в чем
каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это
достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность
коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители,
чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного
обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией,
ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и
достигать их. Однако, как выяснится далее, коммуникации - это сложный
процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов
необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.
Каждый шаг это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем
думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.
Предмет исследования представляет собой управление организацией.
Объект исследования –коммуникационные процессы в организациях.
Рассмотрение этих процессов, систематизация материалов по заданной теме
привела к определению цели данной работы, которая формулируется следующим
образом:
– определить коммуникативные особенности управления организации с целью
выявления мероприятий по улучшению коммуникаций в организациях.
В связи с поставленной целью в нашей работе выявлены следующие задачи
исследования:
–собрать материал по теме исследования;
–обобщить и систематизировать собранный материал;
–изучить коммуникативные процессы и способы коммуникаций в
организациях;
–описать структуру сети коммуникации;
–определить средства межличностных коммуникаций;
–изучить неформальные коммуникации;
–описать мероприятий по улучшению коммуникаций в организациях.
ГЛАВА 1. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ
1.1. Научные подходы в теории организаций и проблема коммуникаций
Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного
функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших
задач управления. Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают:
“Хлеб людей организации — информация и коммуникации. Если нарушаются
информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само
существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно.
Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается,
т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и
эффективная деятельность организации” Согласно ряду опросов, проведенных
американскими исследователями организаций, около 250 тыс. рядовых
работников 2000 различных компаний, а также 73% руководителей американских,
63% английских и 85% японских компаний считают, что недостаточная
разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути
достижения эффективности деятельности их организаций .Действительно, обмен
информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности
организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние,
так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается
на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:
• руководителям подразделений организации приходится тратить много
времени на поиск нужной информации и ее обработку;
• происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация
поступает в подразделения организации и к ее руководству из разных
источников;
• в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток
информации, тогда как в других подразделениях может произойти
информационная перегрузка;
• работники организации мало осведомлены о ее деятельности, планах,
ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно сказывается
на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и
т.д.
В связи с этим одной из главных целей управления в организации является
создание системы коммуникации, ее запуск и контроль за нормальным
функционированием.
Сам термин “коммуникация” (от лат. — communicatio — делать общим,
сообщать, беседовать, связывать) появился в научной литературе в начале XX
в. (хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем,
выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и
аудитория). Термин “коммуникация” быстро стал общепринятым, однако его
распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в одну из
важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных
концепций организаций придало актуальность проблемам, связанным с
построением и функционированием коммуникационных сетей.
1.1.а. Школа научного управления
Школа научного управления. Фактически первыми исследовали
коммуникационные процессы в организации представители школы научного
управления. В частности, Ф. Тейлор разработал жесткую организационную
структуру (позднее ее усовершенствовал А. Файоль), предполагающую четкую
взаимосвязь между должностями и ролями. В этой структуре имеют место только
вертикальные властные связи (от руководителей к подчиненным), т.е. такая
организация базируется на формальных, предельно жестких, вертикальных,
иерархических коммуникационных связях. Информация, передаваемая по
вертикали, делится на два типа: задание и необходимые пояснения к нему (то,
что Ф. Тейлор называл “урок”), а также контроль за исполнением задания. При
этом Тейлор полагал, что “дневной урок” — некоторое задание, содержащее
сведения о том, что, когда и как надо делать, задается администрацией
организации и доводится до подчиненных каждым руководителем (в том, что
касается его части полномочий). По словам Тейлора, “каждый работник,
хороший и посредственный, должен ежедневно получать вполне определенный
урок; ни в каком случае не должен быть неточным или неопределенным, урок
должен быть тщательно и ясно описан и не должен быть легким” . При этом
обратная связь при контроле сводится лишь к докладу о выполнении задания.
Очевидно, что в теории научного управления коммуникационные проблемы
заключались в том, как избежать отхода от ее основных принципов; например,
как избежать неясного изложения информации в предписании или
необоснованного увеличения численности подчиненных, что может снизить
возможности руководства в плане эффективного общения и контроля за
выполнением задания. В целом можно сделать вывод о том, что данная научная
школа не придавала большого значения коммуникациям в организации.
1.1.б. Школа человеческих отношений.
Школа человеческих отношений. Согласно основной концепции данной научной
школы, человек представляет собой уникальное социальное животное, поэтому с
его деятельностью несовместимы формализация организационных процессов,
жесткая иерархия подчиненности и отсутствие горизонтальных связей в
организации. Наоборот, горизонтальные организационные связи неформального
характера между членами организации имеют большое значение. Эти связи
должны способствовать функционированию формальной организации и
обеспечивать сплоченность коллектива и защиту целостности личности. Наличие
в организации одновременно вертикальных (властных) и горизонтальных (в
основном неформальных) потоков информации должно способствовать:
удовлетворению потребностей работников (прежде всего в общении и взаимном
обмене текущей информацией); обеспечению вовлеченности работников в процесс
принятия управленческих решений. Однако представители школы человеческих
отношений уделяли внимание в основном неформальным коммуникациям между
работниками организации с равным статусом, забывая о их взаимодействиях с
администрацией, а также (что представляется самым главным) о потоках
деловой информации, необходимой для выполнения работниками своих ролевых
обязанностей. Вклад представителей школы человеческих отношений в
изучение организационных коммуникаций чрезвычайно велик, так как им удалось
в значительной степени расширить область коммуникационных связей в
организации.
Во всех системных теориях утверждается, что связи между различными
системными единицами организации являются главным моментом в понимании
сущности ее функционирования. Для эффективного действия этих связей
важнейшее значение имеют создание, получение и переработка информации.
Можно сказать, что все организационные системы по своей сути
коммуникационные. Рассматривая организацию как открытую систему, системные
теории акцентируют внимание на ее взаимообмене с внешней средой, изучении
потоков информации, поступающих от других организаций и от социальных
институтов (властных, политических, общественных и т.д.). При этом
организационным коммуникациям придаются различный смысл и оттенки. Так,
выделяются командные (управленческие) и информирующие (оповещающие)
коммуникации, внутренние и внешние коммуникации и т.д. В рамках системных
теорий анализируются информационные потоки, оценивается качество
информации, передаваемой как по формальным, так и по неформальным каналам,
а также качество принимаемых решений в зависимости от действия
коммуникационной системы. Реализация положений системных теорий
способствовала повышению степени выживаемости организации за счет
налаживания связей с другими организациями и институтами, возможностей
распространять властное влияние и осуществлять обмен ценной информацией.
При укреплении и успешном функционировании внешних связей становятся более
устойчивыми и эффективными и внутренние коммуникации.
Сравнение основных положений трех научных школ, сыгравших наибольшую роль в
развитии теории коммуникаций в организациях, дана в табл. 1 и позволяет
сделать следующий вывод. С развитием представлений о методах создания
наиболее эффективных организационных структур, где поставленные цели
достигаются с наименьшими затратами, менялись и понятия о коммуникациях и
необходимости их исследования — от почти полного игнорирования
коммуникационных проблем к пониманию значимости их совершенствования для
любой сложной организации и пониманию того, что надежные коммуникации —
залог успеха всей организации.
Таблица 1. Сравнение роли коммуникаций в организациях в различных научных
концепциях
Параметр Школа научного Школа Школа социальных
сравнения управления человеческих систем
отношений
Значимость Невелика; Основное вниманиеКоммуникации —
коммуникаций основное — взаимодействию связующий элемент
внимание — работников на всех частей
вертикальным одном организации
потокам организационном
сообщений от уровне
руководителя к
подчиненным
Цели Контроль за Удовлетворение Контроль и
коммуникации выполнением потребностей координация
приказов работников действий
Передача Вовлечение Адаптация к
приказов работников в изменениям
процесс принятия внешней среды
решений Помощь в принятии
решений
Направление Вертикальные Горизонтальные Горизонтальные
коммуникационных сверху — вниз Вертикальные Вертикальные
потоков сверху — вниз сверху — вниз и
снизу — вверх
Связь с внешней
средой
Виды каналов Письменные Формальные и Формальные
коммуникации формальные неформальные Неформальные
С внешней средой
1.2. Принципиальные модели процесса коммуникации и их применение
1.2.а. Простая коммуникационная модель с обратной связью
Простая коммуникационная модель с обратной связью. Чтобы понять основные
принципы осуществления процесса коммуникации в организациях, нужно уяснить
принципиальные моменты этого процесса, т.е. необходимо по крайней мере
знать, кто сообщает информацию; по какому каналу ее можно получить; какова
надежность этого канала и есть ли возможность успешно обработать и понять
эту информацию. Только зная эти моменты, руководитель может использовать
информацию для влияния на поведение подчиненных. Согласно наиболее простой
модели коммуникации, предложенной Г. Лассуэллом, акт коммуникации может
рассматриваться только с точки зрения ответа на вопросы: кто сообщает, что
сообщает, по какому каналу проходит сообщение, кому и с каким эффектом. Эта
модель характерна для рациональной школы изучения организации. Здесь не
придается значения содержанию сообщения, особенностям канала передачи,
возможностям понимания сообщения и возможным искажениям информации в
процессе коммуникации. Недостатки подобного упрощенного взгляда на процесс
коммуникации в известной степени исправлены американскими исследователями
коммуникаций К. Шенноном и У. Уиверо. Данная схема —
безусловно, шаг вперед по сравнению с предложенной Лассуэллом, однако она
пригодна только для жестко формализованных структур, где информация
предельно проста, понятна и протекает только в одном направлении. Для
изучения организации важно представить универсальную схему коммуникации,
применимую во всех ситуациях управления. Такую коммуникационную модель
предложил немецкий ученый В. Трам. В его модели коммуникация выступает как
контакт между отправителем и получателем, устанавливаемый с помощью
сообщения, которое направляется по определенному каналу, кодируется и
декодируется получателем; кроме того, имеется канал обратной связи и
выделен результат (эффект) коммуникационного процесса.
1. Отправитель — создатель сообщения, тот, кто выдвигает какие-либо идеи
(самостоятельно создает информацию) или аккумулирует уже имеющуюся
информацию для дальнейшей передачи. Решая, какая значимая информация (идея)
может стать предметом передачи, как ее закодировать, по какому каналу
направить информацию, отправитель тем самым начинает процесс
коммуникационного обмена. При этом очень важна ориентация отправителя на
ситуацию, т.е. учет всех основных компонентов процесса коммуникации. В
противном случае информация может либо не дойти до получателя, либо дойти
до получателя в искаженном виде, либо не приниматься получателем.
2. Сообщение — подготовленная к передаче получателю информация,
закодированная с помощью символов — слов, специальных знаковых символов,
тона сообщения, рисунков, жестов, подтекста и т.д. В процессе кодирования
(преобразования смысла идеи в символы) могут возникать проблемы, действие
которых снижает эффективность процесса коммуникации. Например, отправитель
составляет сообщение из символов, которые получатель не понимает, не
встречал в своем прошлом опыте или неоднозначно трактует в контексте
данного сообщения (т.е. отправитель не настроен на язык, культуру
получателя и это ведет к искажениям в понимании).
3. Канал передачи информации — средство передачи информации, путь
физической передачи сообщения. От качества канала передачи информации в
коммуникационном процессе зависят понимание и принятие получаемой
информации. Многое зависит от того, сможет ли руководитель настроиться на
индивидуальную систему восприятия информации индивидом. При этом различают
следующие каналы передачи информации: речевой канал; передачу письменных
материалов; электронные средства связи (компьютерные сети,
видеоконференции, электронная почта, видеоленты и т.п.).
Кроме того, каналы в организации могут
подразделяться на формальные, передающиеся по официальным каналам
организации; неформальные — на основе горизонтальных связей (передача из
подразделения в подразделение, слухи и т.д.).
При выборе канала надо учитывать его совместимость с типами
символов, используемых для кодирования информации, что поможет избежать
деформации сведений, а также суть самого сообщения. Например, если надо
проинформировать сотрудников о каком-либо нововведении в рамках всей
организации, целесообразнее это сделать на общем собрании и использовать
речевой канал, чем излагать суть дела каждому работнику по телефону.
В практической деятельности руководитель организации применяет, как
правило, не один, а два или несколько каналов передачи информации для
подчиненных (официальное сообщение и сообщение с помощью слухов), что в
отдельных случаях позволяет повысить эффективность процесса коммуникации.
Однако при этом также могут появиться проблемы. Например, процесс передачи
информации нередко осложняется, возникает двойное толкование одного
сообщения, а при сочетании речевых указаний с письменными уведомлениями
поток информации может стать просто неуправляемым.
4. Получатель — лицо (группа, организация), которому передана информация
и которое интерпретирует (декодирует) ее. Интерпретация сообщения
получателем не всегда бывает успешной. Неправильная интерпретация часто
обусловлена несхожестью языка, восприятия культуры, различия в интересах
отправителя и получателя. Многочисленные эксперименты подтверждают, что
коммуникация в гомофильных парах (здесь гомофилия — сходство получателя и
отправителя по определенным признакам: языку, образованию, социальному
статусу и т.д.) обычно более эффективна, чем в гетерофильных (когда
отправитель и получатель различны по указанным признакам), которые много
времени затрачивают на понимание и обработку сообщения, а также на
подготовку ответа. Однако гетерофильная коммуникация обладает большей
информативной ценностью для получателя.
5. Результат (эффект) коммуникационного воздействия — изменения в
поведении и состоянии получателя информации, которые выражаются в изменении
знания получателя; изменении установок (относительно объекта действия,
оговоренного в сообщении); изменении в видимых действиях получателя
(покупка товаров, отношение к трудовой деятельности, своевременный приход
на работу и т.д.).
6. Обратная связь — “оперативная реакция на то, что услышано, прочитано
или увидено; это информация (в вербальном и невербальном оформлении),
которая отсылается назад к отправителю, свидетельствуя о мере понимания,
доверия к сообщению, усвоении и согласии с ним” . Обратная связь позволяет
отправителю не только узнать результат акта коммуникации, но и
скорректировать следующее сообщение для достижения большего эффекта. Если
результат передачи сообщения достигнут (оно понято в подразделении
организации и стало руководством к действию), говорят, что действует
положительная обратная связь; в противном случае действует отрицательная
обратная связь. Следует сказать, что налаживание обратной связи в
организации — достаточно сложная задача. Особенно это касается
вертикальных, властных коммуникаций при контроле через принуждение, когда
получатель информации испытывает страх перед возможными санкциями и
специально искажает сообщение, поступающее через каналы обратной связи.
7. Шум — то, что искажает смысл сообщения, элемент процесса,
присутствующий практически на каждом этапе передачи информации. Источниками
шумов, затрудняющих точное понимание смысла сообщения, являются различия в
восприятии информации, влияющие на ясность смысла при кодировании и
декодировании, несхожесть в должностном статусе (различное видение целей и
задач организации и ее подразделений), особенности культуры и языка. В
связи с этим одной из важных задач руководства организации и руководителей
подразделений по формированию четкой системы управления, основанной на
вертикальной коммуникации, является ликвидация шумов на всех этапах
следования сообщения.
Таким образом, в рамках такого подхода процесс коммуникации можно
рассматривать как ряд этапов, последовательно осуществляемых участниками
этого процесса. На табл. 2 представлены основные этапы процесса
коммуникации.
Таблица 2. Этапы обмена информацией в организации
Этап Причины трудностей
Зарождение Непродуманность идеи
идеи Неадекватность информации конкретной
ситуации
Кодирование и Отправитель не настроен на язык и культуру
выбор канала получателя
Неоднозначность символов в сообщении
Несовместимость канала и типа символов
Передача и Различия в статусе, взглядах, образовании,
декодирование наличие языковых барьеров и т.д.
отправителя и получателя
В процессе передачи, принятия и использования информации большое
значение имеет форма включенности индивида в процесс коммуникации и
общения, которая выражается в выполнении индивидом определенных функций
общения.С этой точки зрения коммуникации представляют собой процесс обмена
информацией между двумя (или более) социальными субъектами с целью
обеспечения наиболее успешного приема и понимания информации, являющегося
предметом обмена. С помощью такого подхода к процессу коммуникации можно
решать следующие научно-практические задачи в организации:
• изучать и совершенствовать информационные потоки в организации,
поскольку при возникновении каких-либо нарушений в ходе обмена
сообщениями (задержки, перегрузка канала и т.д.) можно
проанализировать каждый определенный элемент или этап, выяснить, где
именно произошел “разрыв”, и попытаться устранить его;
• изучать процесс принятия управленческих решений, подбирать и создавать
условия для наиболее эффективного управленческого воздействия, а также
выявлять причины, мешающие принятию эффективных управленческих
решений.
Наряду с положительными чертами, присущими рассмотренной модели, у нее
есть ряд недостатков:
• рассматриваются только парные, а не сетевые коммуникационные связи;
• изучаются только линейные коммуникации — от источника к получателю, а
не наоборот, т.е. только предельно простые коммуникационные связи.
Опыт изучения процессов коммуникации в организации показывает, что в
действительности коммуникации — это сложные, переплетающиеся сети, а не
простое общение отправителя и получателя.
1.2.б. Модель сетевого анализа коммуникационных сетей
Модель сетевого анализа коммуникационных сетей. В середине 1970-х гг. в
теории коммуникации стал применяться новый подход, позволяющий
анализировать отношения между элементами в коммуникативных структурах,
которые рассматривались как составляющие коммуникационных сетей. При этом
каждый элемент сети служит одновременно и передатчиком, и приемником
сообщений, испытывает на себе воздействие всех других элементов сети. В
соответствии с этим подходом сеть может пониматься как сеть полной системы
(охватывающая всех индивидов в организации); сети групп (подсистем) — от 5
до 25 человек или более; личностные коммуникационные сети (между отдельными
членами организации). Зарождение этого научного подхода,
получившего название сетевого анализа коммуникаций, связывают с
исследованиями социально-психологических отношений в малых группах,
проводившихся А. Бавеласом (1950), Г. Ливиттом (1951), М. Шоу (1954), а
также с социометрическими исследованиями реальных сетей в организациях. В
ходе исследований были выявлены два типа коммуникационных сетей —
радиальные и взаимосвязанные (табл. 3), присущие любой организации.
Таблица 3. Типы личностных коммуникационных сетей
Тип Содержание Преимущества Недостатки
Радиальные Сети, в которых Увеличение Неустойчивость
индивиды степени
взаимодействуют с открытости
другими, не Большая
контактирующими информационная
друг с другом сила
лицами
ВзаимосвязанСети, в которых те,Устойчивость Закрытость Могут
ные кто связан с даннымПостоянный, создавать
индивидом, также эффективный обменбарьеры для
взаимодействуют информацией междусвободного
друг с другом членами сети перетекания
информации в
организации
Радиальные сети характеризуются прежде всего взаимодействием различных
подразделений или малых групп, осуществляемым через отдельных своих членов.
Такие сети характеризуются непостоянными, однако весьма полезными для
группы и организации в целом связями. Например, член малой группы
осуществляет обмен информацией с другими малыми группами. Если данный
индивид делится конфиденциальной информацией, возможны напряженность и
конфликты; но в то же время это путь для проникновения деловой информации,
необходимой для нормального функционирования подразделения. Организация
будет успешной только в том случае, если все подразделения объединены
функциональными связями. Поэтому создание радиальных сетей в организации
является одной из важных задач ее руководства. Взаимосвязанные сети
характеризуются устойчивыми связями внутри малой группы. С точки зрения
получения и обработки деловой информации группа с взаимосвязанной сетью
считается самодостаточной. Благодаря многочисленным контактам между членами
малой группы, постоянному обмену информацией и возможности ее быстрой
проверки, члены группы пренебрегают внешними связями с другими группами и
подразделениями и с недоверием относятся к получаемой извне информации,
границы членства в группе становятся более жесткими. Такое состояние группы
в конечном итоге отрицательно сказывается на процессах интеграции в
организации, не способствует распространению и принятию норм корпоративной
культуры. Разобщенность и недоверие — характеристики организации, в которой
присутствуют в основном взаимосвязанные коммуникационные сети.
Коммуникационные сети в малых группах могут иметь различные конфигурации,
что оказывает значительное влияние на процессы коммуникации и поведение
членов организации. Рассмотрим некоторые конфигурации сетей в малых
группах. Каждая из коммуникационных сетей в малых группах приспособлена для
решения определенных управленческих и производственных задач. Следует
обратить внимание на положение лидера Л в группе. Функции лидера
заключаются в обработке, коррекции информации и передаче ее другим членам
малой группы “для исполнения”.
а) “Круг” — децентрализованная сеть в малой группе, что выражается в
положении лидера, подобного всем членам группы. При такой форме сети
информация циркулирует по кругу, постоянно обновляясь, и каждый член группы
способен повлиять на общий ход коммуникационного процесса, а роль лидера
заключается в регулировании циркулирующих потоков информации и соблюдении
направления ее движения строго по кругу, исключении хаотичности. Сети
такого типа наиболее эффективны при выполнении групповых задач, требующих
творческого подхода, способствуют тому, что членов группы удовлетворяет их
деятельность, поскольку соблюдаются формальное равенство в отношении
принятия решений и демократизм в отношениях между членами группы и лидером.
Многочисленные исследования, проведенные в малых группах, показали, что в
коммуникационной сети типа “круг” (например, “круглый стол”) резко
снижается возможность возникновения деструктивных конфликтов.
6) “Штурвал” — сильно централизованная сеть, т.е. информационный лидер
группы находится в центре, к нему сходятся все коммуникационные потоки.
Данная сеть не предусматривает общения членов группы между собой. Эта сеть
идеально подходит для выполнения группой достаточно простых задач с высокой
скоростью, когда каждый член группы получает четкое задание и предоставляет
информацию о его выполнении только лидеру, не получая никакой
дополнительной информации со стороны. Как правило, при такой конфигурации
возникает большое количество ошибок вследствие слабости обратных связей и
невозможности взаимных коррекций ошибок между членами группы. При
усложнении заданий или увеличении численности членов группы, постоянно
связанных с лидером, у последнего наступает информационная перегрузка, что
приводит к еще большему количеству ошибок и некачественному выполнению
заданий. Коммуникационная сеть “штурвал” эффективна при жесткой
централизации власти в руках руководителя или лидера и слабой включенности
рядовых членов группы в процесс принятия управленческих решений.
в) “Цепь” — сеть со слабой централизацией. Такая сеть используется в
условиях многозвенных технологий (при большом количестве последовательно
выполняемых операций). Здесь лидер фиксирует лишь конечный результат и дает
указание на выполнение следующего технологического цикла. Поскольку “цепь”
содержит большое количество звеньев, происходит сильное искажение
информации (обратная связь осуществляется последовательно через все звенья
цепи к лидеру), когда, например, исполнитель (последнее звено цепи) вносит
какое-либо предложение и оно проходит “по инстанциям” к высшему
руководству, причем каждый следующий член сети может внести коррективы в
это предложение. Такая сеть, в которой лидер фактически не может
осуществлять эффективный контроль на всех участках, применима только в
случае, когда члены группы сами заинтересованы в выполнении порученных
заданий и контролируют действия своих ближайших “соседей”.
Например, сети типа “цепь” используются в японской системе организации
производства “точно вовремя”. Здесь каждый исполнитель получает строго
определенное количество деталей мелкими партиями; так, если сборщик должен
собрать двадцать узлов, то он получает строго двадцать болтов. Если в этой
партии попадется один некачественный болт, то сборщик не сможет собрать
один узел. Поскольку санкции осуществляются по конечному результату, то за
некачественный болт ответственность должен нести сборщик. Поэтому он
стремится сам контролировать деятельность рабочего, изготавливающего болты.
Очевидно, что такой контроль возможен только при общей заинтересованности в
результатах работы.
г) “Игрек”, или “цепь со сторожем” — сеть, имеющая разветвления. Здесь
“сторож”, перерабатывающий информацию для лидеров, ставится на разветвлении
сети. Присутствие “сторожа” исключительно важно для лидера, так как
позволяет ему получать обобщенную информацию сразу из двух цепей без
информационной перегрузки. Конфигурация “игрек” характерна, в частности,
для линейных иерархических структур; в этом случае к руководителю поступает
обобщенная информация о деятельности нескольких отделов от заместителя,
помощника или диспетчера. При многих достоинствах разветвленных
коммуникационных сетей они имеют ряд недостатков: наличие искажений в сетях
и, самое главное, концентрация больших ресурсов информационной власти у
“сторожей”, которые могут обобщать, перерабатывать и передавать информацию
в нужном для них виде, что снижает значимость и возможности управления у
руководителя или лидера. Например, руководитель поручает своему секретарю,
выполняющему роль “сторожа”, контролировать потоки информации, которые
стекаются к нему от многих подразделений. Секретарь, располагая слабой
степенью контроля, может дозировать и распределять информацию, так как
имеет дополнительные властные ресурсы.
Цепи типа “игрек” или “шпора” наиболее характерны для функциональных
структур организации.
д) “Тент” — конфигурация сети, которая часто используется в продуктовых
или многопрофильных структурах управления. Здесь предусматривается
прохождение информации по отдельным ветвям структуры с разделением по
отдельным регионам или продуктам.
е) “Палатка” — сеть, в которой наряду с вертикальными официально
допускаются горизонтальные каналы коммуникации, но не все, а только между
верхними эшелонами управленческой структуры; горизонтальные связи не
предусмотрены на средних и низших уровнях управления. Таким образом,
“палатка” не предусматривает участие низших слоев организации в управлении
процессами в организации, но она позволяет образовывать коалиции между
представителями высшего уровня руководства.
ж) “Дом” — сеть, в которой существует постоянный обмен информацией между
руководителями всех структурных уровней управления. Здесь информация может
исходить от высшего органа управления и контролируется им по каналу
обратной связи. Однако обратная связь, в которой задействованы
представители разных подразделений одного уровня управления, может
оказывать отрицательное воздействие на качество управленческих решений, так
как в большинстве случаев
представители разных структурных подразделений имеют разные интересы в
организации и могут находиться даже в состоянии конфликта по причине
распределения и перераспределения ресурсов между данными подразделениями.
з) “Паутина” — сеть, характеризуемая большим количеством беспорядочных
коммуникационных связей, хаотичным контролем и сложностями при передаче
строго дозированной и надежной информации. Представление о “паутине” дает
группа, в которой каждый говорит с каждым и со всеми, улавливая в этом
огромном потоке информации только ту, которая необходима ему в настоящий
момент, а контролирующая и управляющая роль лидера сведена к минимуму.
Такая сеть однозначно признается исследователями неэффективной для
организации, но это не значит, что она будет неэффективной в условиях
неформальной коалиции или в дружеской компании.
1.2.в. Коммуникационные роли в организации.
Позиции членов группы в коммуникационных сетях неоднозначны. Одни из
них в основном только воспринимают информацию, другие накапливают ее,
третьи создают или перерабатывают, т.е. можно говорить о наличии
коммуникационных ролей у членов группы или подразделения организации.
Анализ этих ролей позволяет понять, почему между какими-либо
подразделениями нарушена связь, где каналы коммуникации перегружены и т.п.,
и своевременно ввести те или иные должности (роли), чтобы устранить дефекты
системы коммуникации. Примером мероприятий по совершенствованию
коммуникационных сетей может быть введение связных для обеспечения
устойчивой связи между различными подразделениями, службами или социальными
группами, а также перемещение “сторожа” в узлах пересечения крупных
коммуникационных потоков.
В табл. 4 представлены характеристики основных коммуникационных ролей в
организации. Ясно, что центральная роль в организации, безусловно,
исполняется лидером мнения.
Предназначение коммуникационных сетей в системах принятия решений.
Сетевой анализ предусматривает изучение не только конфигурации сетей и
коммуникационных ролей, но и содержания коммуникационных сообщений и
степени их воздействия на различные структурные единицы организации. По
своему предназначению в деятельности организации коммуникационные сети
делятся на следующие.
1.Сеть власти служит для передачи директив, команд, распоряжений,
приказов и отчетности об их исполнении. Обычно имеет вертикальную
направленность — в основном от верхних структурных составляющих к нижним,
чаще всего официально оформлена, носит формальный характер.
2. Сеть обмена информацией служит для передачи сообщений о состоянии дел
в организации, достижениях отдельных подразделений, научных или технических
новостях, перемещениях внутри организации и за ее пределами. Каналы сети
обмена информацией чаще всего не совпадают с властными вертикальными
каналами информации.
3. Сеть задача — экспертиза представляет собой один из видов сетей
обмена информации, которые обеспечивают передачу специализированных знаний,
опыта и навыков, необходимых для достижения целей подразделений организации
и в конечном итоге достижения общих целей заданий и целей системы.
Таблица 4. Коммуникационные роли в организации
Роль Определение Функции
Сторож Индивид, занимающий Предотвращение
такое место в информационных
структуре, которое перегрузок
позволяет ему Проведение “нужной”
регулировать потоки руководству политики
сообщений, идущие по
данному каналу
Связной Лицо, связывающее на Координация действий
межличностной основе Передача информации
две или более группы вмежду членами
системе, не принадлежаорганизации
ни одной из них
Лидер мнения Лицо, способное Влияние на принятие
оказывать достаточно решений
заметное влияние на Обеспечение контактов
установки или с отдельными частями
поведение других внешней среды
членов группы
Космополит Лицо, имеющее более Налаживание связей с
сильные и внешней средой и
разнообразные связи получение нужной
вне организации, чем информации
остальные ее члены
В целом можно сказать, что в сетевой модели коммуникационного процесса в
организации коммуникация рассматривается как “совокупность большого числа
сетей, частично совпадающих и взаимосвязанных так, что они образуют
глобальную организационную сеть, состоящую из меньших, относительно
автономных сетей” . При этом главная задача, решаемая с помощью сетевого
подхода, состоит в выявлении полных коммуникационных сетей (формальных и
неформальных), исследовании их положения и условий существования в
организации, а также возможных совмещений и дублирования при передачи
информации. Такой подход позволяет ответить на следующие вопросы:
• правильно ли организация разбита на структурные составляющие
(подразделения и службы);
• какие механизмы эффективны для координации действий работников;
• достаточно ли в организации должностей (функциональных ролей) для
осуществления регулирования, фильтрации и связывания информационных
потоков, передачи идей и технологий.
Сетевой анализ позволяет понять также динамику коммуникационных
процессов и особенности поведения членов организации, так как нередко сети
в организации возникают спонтанно (в результате появления новых целей и в
ходе повседневного общения членов организации) и постоянно меняются.
Вместе с тем использование сетевого подхода
сопровождается рядом трудностей, обусловленных прежде всего тем, что при
анализе взаимосвязей между подразделениями и индивидами в организации
возникает сложная картина, напоминающая густую паутину, вследствие чего
осложняется поиск оптимальных путей передачи информации. Единственный
способ избежать этих затруднений — выделение значимых связей, которые
оказывают наибольшее влияние на деятельность организации, однако при этом
возникает опасность не заметить скрытые коммуникационные связи, которые
могут изменить поведение работников и повлиять на деятельность социальных
групп в организации.
1.2.г. Трансакционная модель коммуникаций
Трансакционная модель коммуникаций. Данный подход основан на
предположении о том, что каждый ... продолжение
Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.
Актуальность темы. Общество всегда располагало теми или иными
средствами распространения информации; потребовались века, прежде чем
широкое и целенаправленное распространение информации превратилось в
одно из главных способов управления обществом. С тех пор, как человек
выяснил, что без общения ему не прожить, он постоянно изъявляет
острое желание получать все новую и новую информацию. Несомненно, в
первую очередь она нужна человеку, чтобы общаться, иметь тему для
разговоров, обсуждений. И обмен информацией является одной из самых
важных составных частей современного общества.
Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах
человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает,
что связано с изменениями социально - экономического характера,
появлением новейших достижений в области техники и технологии,
результатами научных исследований.
Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве
важнейшего фактора производственного процесса. Информационный
процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как
средство повышения качества рабочей силы, как предпосылки успешной
организации самого процесса производства.
Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам
предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно опираться
только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо
получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать
возникающие вопросы.
Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов,
значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и
других ресурсов. Кстати, использование последних, в значительной степени,
зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от
большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный
потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и
отдельными работниками. При этом он постоянно увеличивается и
обогащается.
Управление в полной мере использует полную, объективную и
своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, и распространяемую с
помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это -
объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями
рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся
обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной
информацией, но и уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и
результативно
воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость
присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку
она является основой всего управленческого процесса.
Передача информации ,само собой, осуществляется при помощи
информационных, или же коммуникационных каналов. Коммуникационные каналы -
это материально- технические средства, которые обеспечивают связь
или сообщение между коммутантом и реципиентом. Без
существования коммуникационных каналов общение было бы невозможным. Для
передачи мыслей, чувств, каких- либо эмоций необходимы жесты, знаки,
языки и т.д. Процесс развития коммуникационных каналов складывался
годами и продолжается до сих
пор. Развитие средств коммуникации не стоит на месте, оно шагает в ногу
с
научно- техническим прогрессом. С появлением компьютеров, всемирной сети -
Интернет стало доступным быстрое и глобальное сообщение информации. Для
современных условий характерно применение
высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной
на использовании новейших технических средств автоматизированной
обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую
внутрифирменную сеть посредством системы связи.
Вместе с тем, появление и изучение новых коммуникационных каналов ни
сколько не вытесняет старых (уже изученных), а наоборот
заставляет глубже рассматривать и анализировать их.
Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности
руководителя, поскольку коммуникации - это обмен информацией между людьми.
Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и
решать их.
Коммуникации – важнейший элемент обеспечения эффективности управления.
Руководитель тратить от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации.
Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что
руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в
межличностных отношениях, информационном обмене и процессе
принятия решений, не говоря уже об управленческих функциях
планирования, организации, мотивации и контроля. Именно поэтому обмен
информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности.
Руководитель осуществляет свои функции для того, чтобы сформулировать цели
организации и достичь их, и от качества обмена информацией зависит
степень реализации этих целей. Это означает, что для успеха индивидов в
организации необходимы эффективные коммуникации. Эффективно работающие
руководители обладают хорошо развитым умением устного и письменного
общения и понимают, как средства коммуникаций
влияют на обмен информацией. От правильности выбора
коммуникационных каналов зависит качество передаваемой информации, а значит
и эффективность работы на любом уровне в организации.
Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть
представлена письменно или графически, занимает основное место и является
важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика,
паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.
Основной задачей любого руководителя является сделать всё необходимое,
чтобы добиться установленных организацией целей. Руководитель любой
организации должен располагать точной информацией, получаемой из различных
источников, для принятия эффективных решений. Коммуникационные процессы,
налагаемые руководителем, являются важным связующим звеном между
руководителем, его подчиненными, его коллегами и внешним окружением. Важной
задачей является передача информации конкретным потребителям таким образом,
чтобы те правильно восприняли эту информацию и поняли её потенциальную
полезность. Это очень существенно, так как при плохом представлении даже
самая ценная информация может оказаться бесполезной, хотя она несёт
определенный смысл, который должен был вызвать у потребителей такую же
реакцию, если бы они сами непосредственно наблюдали события, составляющие
суть информации. Успех управления во многом зависит от правильного
построения коммуникационных процессов.
В связи с этим высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким
образом среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного и
письменного общения.
В современных условиях в крупных промышленных фирмах созданы
и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие
процесс подготовки и понятия управленческих решений и решающие следующие
задачи, как:
-обработка данных;
-обработка информации;
- обработка знаний;
- реализация интеллектуальной деятельности.
Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло
за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной
деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно
программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей
информации в требуемой форме.
Данная работа посвящена информации и коммуникациям, тому, в чем
каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это
достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность
коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители,
чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного
обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией,
ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и
достигать их. Однако, как выяснится далее, коммуникации - это сложный
процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов
необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.
Каждый шаг это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем
думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.
Предмет исследования представляет собой управление организацией.
Объект исследования –коммуникационные процессы в организациях.
Рассмотрение этих процессов, систематизация материалов по заданной теме
привела к определению цели данной работы, которая формулируется следующим
образом:
– определить коммуникативные особенности управления организации с целью
выявления мероприятий по улучшению коммуникаций в организациях.
В связи с поставленной целью в нашей работе выявлены следующие задачи
исследования:
–собрать материал по теме исследования;
–обобщить и систематизировать собранный материал;
–изучить коммуникативные процессы и способы коммуникаций в
организациях;
–описать структуру сети коммуникации;
–определить средства межличностных коммуникаций;
–изучить неформальные коммуникации;
–описать мероприятий по улучшению коммуникаций в организациях.
ГЛАВА 1. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ
1.1. Научные подходы в теории организаций и проблема коммуникаций
Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного
функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших
задач управления. Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают:
“Хлеб людей организации — информация и коммуникации. Если нарушаются
информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само
существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно.
Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается,
т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и
эффективная деятельность организации” Согласно ряду опросов, проведенных
американскими исследователями организаций, около 250 тыс. рядовых
работников 2000 различных компаний, а также 73% руководителей американских,
63% английских и 85% японских компаний считают, что недостаточная
разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути
достижения эффективности деятельности их организаций .Действительно, обмен
информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности
организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние,
так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается
на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:
• руководителям подразделений организации приходится тратить много
времени на поиск нужной информации и ее обработку;
• происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация
поступает в подразделения организации и к ее руководству из разных
источников;
• в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток
информации, тогда как в других подразделениях может произойти
информационная перегрузка;
• работники организации мало осведомлены о ее деятельности, планах,
ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно сказывается
на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и
т.д.
В связи с этим одной из главных целей управления в организации является
создание системы коммуникации, ее запуск и контроль за нормальным
функционированием.
Сам термин “коммуникация” (от лат. — communicatio — делать общим,
сообщать, беседовать, связывать) появился в научной литературе в начале XX
в. (хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем,
выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и
аудитория). Термин “коммуникация” быстро стал общепринятым, однако его
распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в одну из
важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных
концепций организаций придало актуальность проблемам, связанным с
построением и функционированием коммуникационных сетей.
1.1.а. Школа научного управления
Школа научного управления. Фактически первыми исследовали
коммуникационные процессы в организации представители школы научного
управления. В частности, Ф. Тейлор разработал жесткую организационную
структуру (позднее ее усовершенствовал А. Файоль), предполагающую четкую
взаимосвязь между должностями и ролями. В этой структуре имеют место только
вертикальные властные связи (от руководителей к подчиненным), т.е. такая
организация базируется на формальных, предельно жестких, вертикальных,
иерархических коммуникационных связях. Информация, передаваемая по
вертикали, делится на два типа: задание и необходимые пояснения к нему (то,
что Ф. Тейлор называл “урок”), а также контроль за исполнением задания. При
этом Тейлор полагал, что “дневной урок” — некоторое задание, содержащее
сведения о том, что, когда и как надо делать, задается администрацией
организации и доводится до подчиненных каждым руководителем (в том, что
касается его части полномочий). По словам Тейлора, “каждый работник,
хороший и посредственный, должен ежедневно получать вполне определенный
урок; ни в каком случае не должен быть неточным или неопределенным, урок
должен быть тщательно и ясно описан и не должен быть легким” . При этом
обратная связь при контроле сводится лишь к докладу о выполнении задания.
Очевидно, что в теории научного управления коммуникационные проблемы
заключались в том, как избежать отхода от ее основных принципов; например,
как избежать неясного изложения информации в предписании или
необоснованного увеличения численности подчиненных, что может снизить
возможности руководства в плане эффективного общения и контроля за
выполнением задания. В целом можно сделать вывод о том, что данная научная
школа не придавала большого значения коммуникациям в организации.
1.1.б. Школа человеческих отношений.
Школа человеческих отношений. Согласно основной концепции данной научной
школы, человек представляет собой уникальное социальное животное, поэтому с
его деятельностью несовместимы формализация организационных процессов,
жесткая иерархия подчиненности и отсутствие горизонтальных связей в
организации. Наоборот, горизонтальные организационные связи неформального
характера между членами организации имеют большое значение. Эти связи
должны способствовать функционированию формальной организации и
обеспечивать сплоченность коллектива и защиту целостности личности. Наличие
в организации одновременно вертикальных (властных) и горизонтальных (в
основном неформальных) потоков информации должно способствовать:
удовлетворению потребностей работников (прежде всего в общении и взаимном
обмене текущей информацией); обеспечению вовлеченности работников в процесс
принятия управленческих решений. Однако представители школы человеческих
отношений уделяли внимание в основном неформальным коммуникациям между
работниками организации с равным статусом, забывая о их взаимодействиях с
администрацией, а также (что представляется самым главным) о потоках
деловой информации, необходимой для выполнения работниками своих ролевых
обязанностей. Вклад представителей школы человеческих отношений в
изучение организационных коммуникаций чрезвычайно велик, так как им удалось
в значительной степени расширить область коммуникационных связей в
организации.
Во всех системных теориях утверждается, что связи между различными
системными единицами организации являются главным моментом в понимании
сущности ее функционирования. Для эффективного действия этих связей
важнейшее значение имеют создание, получение и переработка информации.
Можно сказать, что все организационные системы по своей сути
коммуникационные. Рассматривая организацию как открытую систему, системные
теории акцентируют внимание на ее взаимообмене с внешней средой, изучении
потоков информации, поступающих от других организаций и от социальных
институтов (властных, политических, общественных и т.д.). При этом
организационным коммуникациям придаются различный смысл и оттенки. Так,
выделяются командные (управленческие) и информирующие (оповещающие)
коммуникации, внутренние и внешние коммуникации и т.д. В рамках системных
теорий анализируются информационные потоки, оценивается качество
информации, передаваемой как по формальным, так и по неформальным каналам,
а также качество принимаемых решений в зависимости от действия
коммуникационной системы. Реализация положений системных теорий
способствовала повышению степени выживаемости организации за счет
налаживания связей с другими организациями и институтами, возможностей
распространять властное влияние и осуществлять обмен ценной информацией.
При укреплении и успешном функционировании внешних связей становятся более
устойчивыми и эффективными и внутренние коммуникации.
Сравнение основных положений трех научных школ, сыгравших наибольшую роль в
развитии теории коммуникаций в организациях, дана в табл. 1 и позволяет
сделать следующий вывод. С развитием представлений о методах создания
наиболее эффективных организационных структур, где поставленные цели
достигаются с наименьшими затратами, менялись и понятия о коммуникациях и
необходимости их исследования — от почти полного игнорирования
коммуникационных проблем к пониманию значимости их совершенствования для
любой сложной организации и пониманию того, что надежные коммуникации —
залог успеха всей организации.
Таблица 1. Сравнение роли коммуникаций в организациях в различных научных
концепциях
Параметр Школа научного Школа Школа социальных
сравнения управления человеческих систем
отношений
Значимость Невелика; Основное вниманиеКоммуникации —
коммуникаций основное — взаимодействию связующий элемент
внимание — работников на всех частей
вертикальным одном организации
потокам организационном
сообщений от уровне
руководителя к
подчиненным
Цели Контроль за Удовлетворение Контроль и
коммуникации выполнением потребностей координация
приказов работников действий
Передача Вовлечение Адаптация к
приказов работников в изменениям
процесс принятия внешней среды
решений Помощь в принятии
решений
Направление Вертикальные Горизонтальные Горизонтальные
коммуникационных сверху — вниз Вертикальные Вертикальные
потоков сверху — вниз сверху — вниз и
снизу — вверх
Связь с внешней
средой
Виды каналов Письменные Формальные и Формальные
коммуникации формальные неформальные Неформальные
С внешней средой
1.2. Принципиальные модели процесса коммуникации и их применение
1.2.а. Простая коммуникационная модель с обратной связью
Простая коммуникационная модель с обратной связью. Чтобы понять основные
принципы осуществления процесса коммуникации в организациях, нужно уяснить
принципиальные моменты этого процесса, т.е. необходимо по крайней мере
знать, кто сообщает информацию; по какому каналу ее можно получить; какова
надежность этого канала и есть ли возможность успешно обработать и понять
эту информацию. Только зная эти моменты, руководитель может использовать
информацию для влияния на поведение подчиненных. Согласно наиболее простой
модели коммуникации, предложенной Г. Лассуэллом, акт коммуникации может
рассматриваться только с точки зрения ответа на вопросы: кто сообщает, что
сообщает, по какому каналу проходит сообщение, кому и с каким эффектом. Эта
модель характерна для рациональной школы изучения организации. Здесь не
придается значения содержанию сообщения, особенностям канала передачи,
возможностям понимания сообщения и возможным искажениям информации в
процессе коммуникации. Недостатки подобного упрощенного взгляда на процесс
коммуникации в известной степени исправлены американскими исследователями
коммуникаций К. Шенноном и У. Уиверо. Данная схема —
безусловно, шаг вперед по сравнению с предложенной Лассуэллом, однако она
пригодна только для жестко формализованных структур, где информация
предельно проста, понятна и протекает только в одном направлении. Для
изучения организации важно представить универсальную схему коммуникации,
применимую во всех ситуациях управления. Такую коммуникационную модель
предложил немецкий ученый В. Трам. В его модели коммуникация выступает как
контакт между отправителем и получателем, устанавливаемый с помощью
сообщения, которое направляется по определенному каналу, кодируется и
декодируется получателем; кроме того, имеется канал обратной связи и
выделен результат (эффект) коммуникационного процесса.
1. Отправитель — создатель сообщения, тот, кто выдвигает какие-либо идеи
(самостоятельно создает информацию) или аккумулирует уже имеющуюся
информацию для дальнейшей передачи. Решая, какая значимая информация (идея)
может стать предметом передачи, как ее закодировать, по какому каналу
направить информацию, отправитель тем самым начинает процесс
коммуникационного обмена. При этом очень важна ориентация отправителя на
ситуацию, т.е. учет всех основных компонентов процесса коммуникации. В
противном случае информация может либо не дойти до получателя, либо дойти
до получателя в искаженном виде, либо не приниматься получателем.
2. Сообщение — подготовленная к передаче получателю информация,
закодированная с помощью символов — слов, специальных знаковых символов,
тона сообщения, рисунков, жестов, подтекста и т.д. В процессе кодирования
(преобразования смысла идеи в символы) могут возникать проблемы, действие
которых снижает эффективность процесса коммуникации. Например, отправитель
составляет сообщение из символов, которые получатель не понимает, не
встречал в своем прошлом опыте или неоднозначно трактует в контексте
данного сообщения (т.е. отправитель не настроен на язык, культуру
получателя и это ведет к искажениям в понимании).
3. Канал передачи информации — средство передачи информации, путь
физической передачи сообщения. От качества канала передачи информации в
коммуникационном процессе зависят понимание и принятие получаемой
информации. Многое зависит от того, сможет ли руководитель настроиться на
индивидуальную систему восприятия информации индивидом. При этом различают
следующие каналы передачи информации: речевой канал; передачу письменных
материалов; электронные средства связи (компьютерные сети,
видеоконференции, электронная почта, видеоленты и т.п.).
Кроме того, каналы в организации могут
подразделяться на формальные, передающиеся по официальным каналам
организации; неформальные — на основе горизонтальных связей (передача из
подразделения в подразделение, слухи и т.д.).
При выборе канала надо учитывать его совместимость с типами
символов, используемых для кодирования информации, что поможет избежать
деформации сведений, а также суть самого сообщения. Например, если надо
проинформировать сотрудников о каком-либо нововведении в рамках всей
организации, целесообразнее это сделать на общем собрании и использовать
речевой канал, чем излагать суть дела каждому работнику по телефону.
В практической деятельности руководитель организации применяет, как
правило, не один, а два или несколько каналов передачи информации для
подчиненных (официальное сообщение и сообщение с помощью слухов), что в
отдельных случаях позволяет повысить эффективность процесса коммуникации.
Однако при этом также могут появиться проблемы. Например, процесс передачи
информации нередко осложняется, возникает двойное толкование одного
сообщения, а при сочетании речевых указаний с письменными уведомлениями
поток информации может стать просто неуправляемым.
4. Получатель — лицо (группа, организация), которому передана информация
и которое интерпретирует (декодирует) ее. Интерпретация сообщения
получателем не всегда бывает успешной. Неправильная интерпретация часто
обусловлена несхожестью языка, восприятия культуры, различия в интересах
отправителя и получателя. Многочисленные эксперименты подтверждают, что
коммуникация в гомофильных парах (здесь гомофилия — сходство получателя и
отправителя по определенным признакам: языку, образованию, социальному
статусу и т.д.) обычно более эффективна, чем в гетерофильных (когда
отправитель и получатель различны по указанным признакам), которые много
времени затрачивают на понимание и обработку сообщения, а также на
подготовку ответа. Однако гетерофильная коммуникация обладает большей
информативной ценностью для получателя.
5. Результат (эффект) коммуникационного воздействия — изменения в
поведении и состоянии получателя информации, которые выражаются в изменении
знания получателя; изменении установок (относительно объекта действия,
оговоренного в сообщении); изменении в видимых действиях получателя
(покупка товаров, отношение к трудовой деятельности, своевременный приход
на работу и т.д.).
6. Обратная связь — “оперативная реакция на то, что услышано, прочитано
или увидено; это информация (в вербальном и невербальном оформлении),
которая отсылается назад к отправителю, свидетельствуя о мере понимания,
доверия к сообщению, усвоении и согласии с ним” . Обратная связь позволяет
отправителю не только узнать результат акта коммуникации, но и
скорректировать следующее сообщение для достижения большего эффекта. Если
результат передачи сообщения достигнут (оно понято в подразделении
организации и стало руководством к действию), говорят, что действует
положительная обратная связь; в противном случае действует отрицательная
обратная связь. Следует сказать, что налаживание обратной связи в
организации — достаточно сложная задача. Особенно это касается
вертикальных, властных коммуникаций при контроле через принуждение, когда
получатель информации испытывает страх перед возможными санкциями и
специально искажает сообщение, поступающее через каналы обратной связи.
7. Шум — то, что искажает смысл сообщения, элемент процесса,
присутствующий практически на каждом этапе передачи информации. Источниками
шумов, затрудняющих точное понимание смысла сообщения, являются различия в
восприятии информации, влияющие на ясность смысла при кодировании и
декодировании, несхожесть в должностном статусе (различное видение целей и
задач организации и ее подразделений), особенности культуры и языка. В
связи с этим одной из важных задач руководства организации и руководителей
подразделений по формированию четкой системы управления, основанной на
вертикальной коммуникации, является ликвидация шумов на всех этапах
следования сообщения.
Таким образом, в рамках такого подхода процесс коммуникации можно
рассматривать как ряд этапов, последовательно осуществляемых участниками
этого процесса. На табл. 2 представлены основные этапы процесса
коммуникации.
Таблица 2. Этапы обмена информацией в организации
Этап Причины трудностей
Зарождение Непродуманность идеи
идеи Неадекватность информации конкретной
ситуации
Кодирование и Отправитель не настроен на язык и культуру
выбор канала получателя
Неоднозначность символов в сообщении
Несовместимость канала и типа символов
Передача и Различия в статусе, взглядах, образовании,
декодирование наличие языковых барьеров и т.д.
отправителя и получателя
В процессе передачи, принятия и использования информации большое
значение имеет форма включенности индивида в процесс коммуникации и
общения, которая выражается в выполнении индивидом определенных функций
общения.С этой точки зрения коммуникации представляют собой процесс обмена
информацией между двумя (или более) социальными субъектами с целью
обеспечения наиболее успешного приема и понимания информации, являющегося
предметом обмена. С помощью такого подхода к процессу коммуникации можно
решать следующие научно-практические задачи в организации:
• изучать и совершенствовать информационные потоки в организации,
поскольку при возникновении каких-либо нарушений в ходе обмена
сообщениями (задержки, перегрузка канала и т.д.) можно
проанализировать каждый определенный элемент или этап, выяснить, где
именно произошел “разрыв”, и попытаться устранить его;
• изучать процесс принятия управленческих решений, подбирать и создавать
условия для наиболее эффективного управленческого воздействия, а также
выявлять причины, мешающие принятию эффективных управленческих
решений.
Наряду с положительными чертами, присущими рассмотренной модели, у нее
есть ряд недостатков:
• рассматриваются только парные, а не сетевые коммуникационные связи;
• изучаются только линейные коммуникации — от источника к получателю, а
не наоборот, т.е. только предельно простые коммуникационные связи.
Опыт изучения процессов коммуникации в организации показывает, что в
действительности коммуникации — это сложные, переплетающиеся сети, а не
простое общение отправителя и получателя.
1.2.б. Модель сетевого анализа коммуникационных сетей
Модель сетевого анализа коммуникационных сетей. В середине 1970-х гг. в
теории коммуникации стал применяться новый подход, позволяющий
анализировать отношения между элементами в коммуникативных структурах,
которые рассматривались как составляющие коммуникационных сетей. При этом
каждый элемент сети служит одновременно и передатчиком, и приемником
сообщений, испытывает на себе воздействие всех других элементов сети. В
соответствии с этим подходом сеть может пониматься как сеть полной системы
(охватывающая всех индивидов в организации); сети групп (подсистем) — от 5
до 25 человек или более; личностные коммуникационные сети (между отдельными
членами организации). Зарождение этого научного подхода,
получившего название сетевого анализа коммуникаций, связывают с
исследованиями социально-психологических отношений в малых группах,
проводившихся А. Бавеласом (1950), Г. Ливиттом (1951), М. Шоу (1954), а
также с социометрическими исследованиями реальных сетей в организациях. В
ходе исследований были выявлены два типа коммуникационных сетей —
радиальные и взаимосвязанные (табл. 3), присущие любой организации.
Таблица 3. Типы личностных коммуникационных сетей
Тип Содержание Преимущества Недостатки
Радиальные Сети, в которых Увеличение Неустойчивость
индивиды степени
взаимодействуют с открытости
другими, не Большая
контактирующими информационная
друг с другом сила
лицами
ВзаимосвязанСети, в которых те,Устойчивость Закрытость Могут
ные кто связан с даннымПостоянный, создавать
индивидом, также эффективный обменбарьеры для
взаимодействуют информацией междусвободного
друг с другом членами сети перетекания
информации в
организации
Радиальные сети характеризуются прежде всего взаимодействием различных
подразделений или малых групп, осуществляемым через отдельных своих членов.
Такие сети характеризуются непостоянными, однако весьма полезными для
группы и организации в целом связями. Например, член малой группы
осуществляет обмен информацией с другими малыми группами. Если данный
индивид делится конфиденциальной информацией, возможны напряженность и
конфликты; но в то же время это путь для проникновения деловой информации,
необходимой для нормального функционирования подразделения. Организация
будет успешной только в том случае, если все подразделения объединены
функциональными связями. Поэтому создание радиальных сетей в организации
является одной из важных задач ее руководства. Взаимосвязанные сети
характеризуются устойчивыми связями внутри малой группы. С точки зрения
получения и обработки деловой информации группа с взаимосвязанной сетью
считается самодостаточной. Благодаря многочисленным контактам между членами
малой группы, постоянному обмену информацией и возможности ее быстрой
проверки, члены группы пренебрегают внешними связями с другими группами и
подразделениями и с недоверием относятся к получаемой извне информации,
границы членства в группе становятся более жесткими. Такое состояние группы
в конечном итоге отрицательно сказывается на процессах интеграции в
организации, не способствует распространению и принятию норм корпоративной
культуры. Разобщенность и недоверие — характеристики организации, в которой
присутствуют в основном взаимосвязанные коммуникационные сети.
Коммуникационные сети в малых группах могут иметь различные конфигурации,
что оказывает значительное влияние на процессы коммуникации и поведение
членов организации. Рассмотрим некоторые конфигурации сетей в малых
группах. Каждая из коммуникационных сетей в малых группах приспособлена для
решения определенных управленческих и производственных задач. Следует
обратить внимание на положение лидера Л в группе. Функции лидера
заключаются в обработке, коррекции информации и передаче ее другим членам
малой группы “для исполнения”.
а) “Круг” — децентрализованная сеть в малой группе, что выражается в
положении лидера, подобного всем членам группы. При такой форме сети
информация циркулирует по кругу, постоянно обновляясь, и каждый член группы
способен повлиять на общий ход коммуникационного процесса, а роль лидера
заключается в регулировании циркулирующих потоков информации и соблюдении
направления ее движения строго по кругу, исключении хаотичности. Сети
такого типа наиболее эффективны при выполнении групповых задач, требующих
творческого подхода, способствуют тому, что членов группы удовлетворяет их
деятельность, поскольку соблюдаются формальное равенство в отношении
принятия решений и демократизм в отношениях между членами группы и лидером.
Многочисленные исследования, проведенные в малых группах, показали, что в
коммуникационной сети типа “круг” (например, “круглый стол”) резко
снижается возможность возникновения деструктивных конфликтов.
6) “Штурвал” — сильно централизованная сеть, т.е. информационный лидер
группы находится в центре, к нему сходятся все коммуникационные потоки.
Данная сеть не предусматривает общения членов группы между собой. Эта сеть
идеально подходит для выполнения группой достаточно простых задач с высокой
скоростью, когда каждый член группы получает четкое задание и предоставляет
информацию о его выполнении только лидеру, не получая никакой
дополнительной информации со стороны. Как правило, при такой конфигурации
возникает большое количество ошибок вследствие слабости обратных связей и
невозможности взаимных коррекций ошибок между членами группы. При
усложнении заданий или увеличении численности членов группы, постоянно
связанных с лидером, у последнего наступает информационная перегрузка, что
приводит к еще большему количеству ошибок и некачественному выполнению
заданий. Коммуникационная сеть “штурвал” эффективна при жесткой
централизации власти в руках руководителя или лидера и слабой включенности
рядовых членов группы в процесс принятия управленческих решений.
в) “Цепь” — сеть со слабой централизацией. Такая сеть используется в
условиях многозвенных технологий (при большом количестве последовательно
выполняемых операций). Здесь лидер фиксирует лишь конечный результат и дает
указание на выполнение следующего технологического цикла. Поскольку “цепь”
содержит большое количество звеньев, происходит сильное искажение
информации (обратная связь осуществляется последовательно через все звенья
цепи к лидеру), когда, например, исполнитель (последнее звено цепи) вносит
какое-либо предложение и оно проходит “по инстанциям” к высшему
руководству, причем каждый следующий член сети может внести коррективы в
это предложение. Такая сеть, в которой лидер фактически не может
осуществлять эффективный контроль на всех участках, применима только в
случае, когда члены группы сами заинтересованы в выполнении порученных
заданий и контролируют действия своих ближайших “соседей”.
Например, сети типа “цепь” используются в японской системе организации
производства “точно вовремя”. Здесь каждый исполнитель получает строго
определенное количество деталей мелкими партиями; так, если сборщик должен
собрать двадцать узлов, то он получает строго двадцать болтов. Если в этой
партии попадется один некачественный болт, то сборщик не сможет собрать
один узел. Поскольку санкции осуществляются по конечному результату, то за
некачественный болт ответственность должен нести сборщик. Поэтому он
стремится сам контролировать деятельность рабочего, изготавливающего болты.
Очевидно, что такой контроль возможен только при общей заинтересованности в
результатах работы.
г) “Игрек”, или “цепь со сторожем” — сеть, имеющая разветвления. Здесь
“сторож”, перерабатывающий информацию для лидеров, ставится на разветвлении
сети. Присутствие “сторожа” исключительно важно для лидера, так как
позволяет ему получать обобщенную информацию сразу из двух цепей без
информационной перегрузки. Конфигурация “игрек” характерна, в частности,
для линейных иерархических структур; в этом случае к руководителю поступает
обобщенная информация о деятельности нескольких отделов от заместителя,
помощника или диспетчера. При многих достоинствах разветвленных
коммуникационных сетей они имеют ряд недостатков: наличие искажений в сетях
и, самое главное, концентрация больших ресурсов информационной власти у
“сторожей”, которые могут обобщать, перерабатывать и передавать информацию
в нужном для них виде, что снижает значимость и возможности управления у
руководителя или лидера. Например, руководитель поручает своему секретарю,
выполняющему роль “сторожа”, контролировать потоки информации, которые
стекаются к нему от многих подразделений. Секретарь, располагая слабой
степенью контроля, может дозировать и распределять информацию, так как
имеет дополнительные властные ресурсы.
Цепи типа “игрек” или “шпора” наиболее характерны для функциональных
структур организации.
д) “Тент” — конфигурация сети, которая часто используется в продуктовых
или многопрофильных структурах управления. Здесь предусматривается
прохождение информации по отдельным ветвям структуры с разделением по
отдельным регионам или продуктам.
е) “Палатка” — сеть, в которой наряду с вертикальными официально
допускаются горизонтальные каналы коммуникации, но не все, а только между
верхними эшелонами управленческой структуры; горизонтальные связи не
предусмотрены на средних и низших уровнях управления. Таким образом,
“палатка” не предусматривает участие низших слоев организации в управлении
процессами в организации, но она позволяет образовывать коалиции между
представителями высшего уровня руководства.
ж) “Дом” — сеть, в которой существует постоянный обмен информацией между
руководителями всех структурных уровней управления. Здесь информация может
исходить от высшего органа управления и контролируется им по каналу
обратной связи. Однако обратная связь, в которой задействованы
представители разных подразделений одного уровня управления, может
оказывать отрицательное воздействие на качество управленческих решений, так
как в большинстве случаев
представители разных структурных подразделений имеют разные интересы в
организации и могут находиться даже в состоянии конфликта по причине
распределения и перераспределения ресурсов между данными подразделениями.
з) “Паутина” — сеть, характеризуемая большим количеством беспорядочных
коммуникационных связей, хаотичным контролем и сложностями при передаче
строго дозированной и надежной информации. Представление о “паутине” дает
группа, в которой каждый говорит с каждым и со всеми, улавливая в этом
огромном потоке информации только ту, которая необходима ему в настоящий
момент, а контролирующая и управляющая роль лидера сведена к минимуму.
Такая сеть однозначно признается исследователями неэффективной для
организации, но это не значит, что она будет неэффективной в условиях
неформальной коалиции или в дружеской компании.
1.2.в. Коммуникационные роли в организации.
Позиции членов группы в коммуникационных сетях неоднозначны. Одни из
них в основном только воспринимают информацию, другие накапливают ее,
третьи создают или перерабатывают, т.е. можно говорить о наличии
коммуникационных ролей у членов группы или подразделения организации.
Анализ этих ролей позволяет понять, почему между какими-либо
подразделениями нарушена связь, где каналы коммуникации перегружены и т.п.,
и своевременно ввести те или иные должности (роли), чтобы устранить дефекты
системы коммуникации. Примером мероприятий по совершенствованию
коммуникационных сетей может быть введение связных для обеспечения
устойчивой связи между различными подразделениями, службами или социальными
группами, а также перемещение “сторожа” в узлах пересечения крупных
коммуникационных потоков.
В табл. 4 представлены характеристики основных коммуникационных ролей в
организации. Ясно, что центральная роль в организации, безусловно,
исполняется лидером мнения.
Предназначение коммуникационных сетей в системах принятия решений.
Сетевой анализ предусматривает изучение не только конфигурации сетей и
коммуникационных ролей, но и содержания коммуникационных сообщений и
степени их воздействия на различные структурные единицы организации. По
своему предназначению в деятельности организации коммуникационные сети
делятся на следующие.
1.Сеть власти служит для передачи директив, команд, распоряжений,
приказов и отчетности об их исполнении. Обычно имеет вертикальную
направленность — в основном от верхних структурных составляющих к нижним,
чаще всего официально оформлена, носит формальный характер.
2. Сеть обмена информацией служит для передачи сообщений о состоянии дел
в организации, достижениях отдельных подразделений, научных или технических
новостях, перемещениях внутри организации и за ее пределами. Каналы сети
обмена информацией чаще всего не совпадают с властными вертикальными
каналами информации.
3. Сеть задача — экспертиза представляет собой один из видов сетей
обмена информации, которые обеспечивают передачу специализированных знаний,
опыта и навыков, необходимых для достижения целей подразделений организации
и в конечном итоге достижения общих целей заданий и целей системы.
Таблица 4. Коммуникационные роли в организации
Роль Определение Функции
Сторож Индивид, занимающий Предотвращение
такое место в информационных
структуре, которое перегрузок
позволяет ему Проведение “нужной”
регулировать потоки руководству политики
сообщений, идущие по
данному каналу
Связной Лицо, связывающее на Координация действий
межличностной основе Передача информации
две или более группы вмежду членами
системе, не принадлежаорганизации
ни одной из них
Лидер мнения Лицо, способное Влияние на принятие
оказывать достаточно решений
заметное влияние на Обеспечение контактов
установки или с отдельными частями
поведение других внешней среды
членов группы
Космополит Лицо, имеющее более Налаживание связей с
сильные и внешней средой и
разнообразные связи получение нужной
вне организации, чем информации
остальные ее члены
В целом можно сказать, что в сетевой модели коммуникационного процесса в
организации коммуникация рассматривается как “совокупность большого числа
сетей, частично совпадающих и взаимосвязанных так, что они образуют
глобальную организационную сеть, состоящую из меньших, относительно
автономных сетей” . При этом главная задача, решаемая с помощью сетевого
подхода, состоит в выявлении полных коммуникационных сетей (формальных и
неформальных), исследовании их положения и условий существования в
организации, а также возможных совмещений и дублирования при передачи
информации. Такой подход позволяет ответить на следующие вопросы:
• правильно ли организация разбита на структурные составляющие
(подразделения и службы);
• какие механизмы эффективны для координации действий работников;
• достаточно ли в организации должностей (функциональных ролей) для
осуществления регулирования, фильтрации и связывания информационных
потоков, передачи идей и технологий.
Сетевой анализ позволяет понять также динамику коммуникационных
процессов и особенности поведения членов организации, так как нередко сети
в организации возникают спонтанно (в результате появления новых целей и в
ходе повседневного общения членов организации) и постоянно меняются.
Вместе с тем использование сетевого подхода
сопровождается рядом трудностей, обусловленных прежде всего тем, что при
анализе взаимосвязей между подразделениями и индивидами в организации
возникает сложная картина, напоминающая густую паутину, вследствие чего
осложняется поиск оптимальных путей передачи информации. Единственный
способ избежать этих затруднений — выделение значимых связей, которые
оказывают наибольшее влияние на деятельность организации, однако при этом
возникает опасность не заметить скрытые коммуникационные связи, которые
могут изменить поведение работников и повлиять на деятельность социальных
групп в организации.
1.2.г. Трансакционная модель коммуникаций
Трансакционная модель коммуникаций. Данный подход основан на
предположении о том, что каждый ... продолжение
Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.
Похожие работы
Дисциплины
- Информатика
- Банковское дело
- Оценка бизнеса
- Бухгалтерское дело
- Валеология
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Религия
- Общая история
- Журналистика
- Таможенное дело
- История Казахстана
- Финансы
- Законодательство и Право, Криминалистика
- Маркетинг
- Культурология
- Медицина
- Менеджмент
- Нефть, Газ
- Искуство, музыка
- Педагогика
- Психология
- Страхование
- Налоги
- Политология
- Сертификация, стандартизация
- Социология, Демография
- Статистика
- Туризм
- Физика
- Философия
- Химия
- Делопроизводсто
- Экология, Охрана природы, Природопользование
- Экономика
- Литература
- Биология
- Мясо, молочно, вино-водочные продукты
- Земельный кадастр, Недвижимость
- Математика, Геометрия
- Государственное управление
- Архивное дело
- Полиграфия
- Горное дело
- Языковедение, Филология
- Исторические личности
- Автоматизация, Техника
- Экономическая география
- Международные отношения
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности), Защита труда
