Инфорационная деятельность на ТОО Парфюмернокосметическая фабрика Уркер Косметик

Тип работы: Дипломная работа
Бесплатно: Антиплагиат
Объем: 86 страниц
В избранное:

П Л А Н.

Введение.

1. Теоретические основы информации.

Понятие информации, виды и классификация.
Информационные системы, их создание, развитие,

структура и виды.

Техническое обеспечение.
Программное обеспечение, компьютеризация.
Информационное обеспечение коммерческой деятельности.
Обеспечения взаимодействия, коммуникативные процессы.

Глава 2. Инфорационная деятельность на ТОО «Парфюмерно- косметическая фабрика «Уркер Косметик»

2. 1. Краткая характеристика предприятия

2. 2. Повышение эффективности информационной деятельности предприятия

Заключение

Список использованной литературы.

Введение.

Процесс экономических преобразований начался с реформирования управленческой деятельности. На современном этапе развития общества, чтобы иметь конкурирующие преимущество, необходимым становиться условие использования информационных технологий, в том числе компьютерных информационных систем. Вступая в эпоху «информатизации общества», мы можем обойтись без информационного менеджмента, задача которого - дать основополагающее представление об организациях и эффективном управлении ими, используя информационные методологии и инструменты.

Современный руководитель постоянно должен анализировать взаимосвязь между частями организации (ее внутренние переменные), организацией и ее внешней средой (внешние переменные) . Он всегда должен помнить, что любое принятое им решение каким-то образом действует на все аспекты организации. И чтобы обеспечить достижение фирмой поставленной цели, следует определить ее как единую систему с учетом взаимосвязей и взаимозависимостей.

Применение таких информационных методологий, как системный подход и жизненный цикл системы направлены на разрешение проблем и принятия решений. Организации и фирмы рассматриваются как открытые системы, имеющие прямые и обратные связи, контрольный механизм в лице менеджеров, использующих компьютерную информационную систему; дается анализ взаимодействия структурных элементов данной системы.

Особенностью современного периода является переход от индустриальной экономики, базирующейся на потреблении больших объемов материальных и сырьевых ресурсов, к информационной экономике, основным ресурсом которой является информационный ресурс.

Специалисты в области информатики единодушно признают возросшую роль информации в обществе. Меняется ее статус. Информация все больше становиться решающим фактором, определяющий современный уровень благосостояния общества. Она становится стратегическим ресурсом бизнеса.

В комплексе проблем интеграции Республики Казахстан в мировое общество и, в частности, в мировой рынок информатизация общества занимает одно из главных мест.

Программа информатизации Республики Казахстан ориентирована на запросы рынка, государственное регулирование рыночных отношений. Она представляет собой комплекс мер на ближайшую перспективу и направлена на создание информационной инфраструктуры.

Главная идея концепции информатизации заключается в осознании возрастающего воздействия информации и новых информационных технологий на социально-экономическое развитие общества. В этой связи возникает проблема разграничения двух понятий - информационной компетентности и компьютерной грамотности. Часто эти понятия подменяют одно другим. Однако первое понятие наиболее широкое. Оно включает способности не только найти информацию, зная где и в каком виде она храниться, но, что более важно, оно обязывает иметь четкое представление о том, какая именно информация имеется, как она классифицирована и обработана, как ее можно пользоваться и, самое главное, какой вклад она может внести в создание богатства в конкретной ситуации. А это умственная работа, требующая и предполагающая не только общего образования, но специальной подготовки. С другой стороны, уровень информатизации любого общества определяется численностью работников, занятых информационной деятельностью. Поэтому назрела необходимость в обучении специалистов, владеющих целым спектром знаний различных областей науки и имеющих соответственно компьютерную грамотность. Кроме того, информатизация предполагает решение проблемы по массовому выпуску современных компьютеров, соединение их с телекоммуникационными системами, которые также предстоит еще создать. В этих условиях информационные системы становятся инструментом управления бизнесом. В настоящее время различают ручные информационные системы (без использования вычислительной техники) и автоматизированные информационные системы. В Республике Казахстан информационные системы, создаваемые в рамках общей концепции информатизации, только начинают формироваться. Их разработка наталкивается на ряд серьезных проблем: неразвитость инфраструктуры отечественного рынка, слабый обмен информацией с зарубежными партнерами, затруднение с организацией интегрированных сетей и баз данных на основе взаимосвязи.

1. Теоретические основы информации.

Понятие информации, виды и классификация.

Накопление человечеством опыта и знаний при освоении природы смешалось с освоением информации.

Сначала из поколения в поколение информация передавалась устно. Это были сведения о профессиональных навыках, например о приёмах охоты, обработки охотничьих трофеев, способах земледелия и др. Но затем информацию стали фиксировать в виде графических образов окружающего мира.

Сегодня потоки книг, сливаясь с потоками технической документации и многотомной справочной литературой, образуют океаны информации. Эту информацию необходимо хранить и передавать потребителю, для чего нужен мобильный и ёмкостный носитель .

Но книга является неудобным, сложным, дорогим, а главное "медленным" носителем информации. Был и другой вид информационной деятельности. Отдельные государства, стремясь к расширению своих территороий, проводили агрессивную политику по отношению к своим соседям. Для сбора, переработки и распространения информации создавались издательства, типографии - родилась информационная промышленность. Газеты, журналы и другие издания, выпускающиеся большими тиражами, кроме полезной информации обрушивали на человека огромное количество зачастую и ненужных, бесполезных сведений. Для обозначения таких лишних сведений придумали специальный термин "информационный шум".

Помимо печати появились и другие органы массовой информации - радио и телевидение. И общество привыкло к тому, что когда говорят об информации, то речь идёт о сведениях, полученных через радио, газеты и т. д Второе революционное изобретение XX века - Электронная Вычислительная Машина (ЭВМ) . Она-то и является носителем информации и средством доставки её потребителю. В совокупности с линиями связи, такими, как проводная, радио-, космическая и оптическая, ЭВМ делает человеку доступной и мобильной любую часть гиганского объёма информации, которая без непосредственного воздействия на человека может влиять на работу производственного оборудования.

Слово информация происходит от латинского information осведомление,

сообщение о положении дел о чьей-то деятельности, сведения о чем-либо.

Данные нельзя отождествлять с информацией. Информация содержит лишь те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих нас событий.

Информация - это то, что доверено до получателя через тройной фильтр механизма восприятия: принято - понято - оценено .

Такое определение дает возможность рассмотреть информацию на трех условиях: синтаксическом, семантическом и прагматическом.

Существуют различные виды информации: политическая, биологическая, математическая, технологическая, спортивная, экономическая и др.

Экономическая информация (ЭИ) - это информация об общественных процессах производства, обмена, распределения, накопления и потребления материальных благ. Она отображает экономические отношения и процессы общественного производства.

ЭИ - это те сведения, знания, которые извлекают из экономических данных в процессе обработки.

Данные - сведения о состоянии любого объекта.

ЭИ имеет ряд особенностей. Отражает разностороннюю деятельность объектов (предприятий, фирм, бирж, ферм и т. д. ) через натуральные, самостоятельные и другие показатели.

ЭИ может быть представлена в виде букв, цифр и их комбинаций. Она дискретна и фиксируется на различных носителях (магнитных дисках и др. ) . Имеет линейную форму и записывается построчно. Для ЭИ характерна большая массовость и объемность, поэтому она нуждается в многократной группировке и обработке. ЭИ циклична, т. е. Повторяются циклы ее возникновения и обработки.

Для рациональной организации информационной системы и объективной оценки ее составления важно количественное и качественное измерение информации. Количественные параметры информации с кибернетических позиций осуществляются с помощью классических информационных единиц, основанных на положениях теории информации (биты, диты, байты, ниты) .

По формуле Хартли - Шеннона количество информации (ее объем) определяется по формуле:

j = n log m, (1)

где

j - количество информации;

m - число символов из которых может быть составлено сообщение;

n - число символов в одном сообщении;

Исходя из формулы (1) получаем:

j = 1 log 2 = 1бит

j = log10 = 1дит

1бит = 0, 693нит

1дит = 3, 32бит

1байт = 8бит (международная единица)

Количественная оценка информации исползуется только на синтаксическом (физическом) уровне.

Двоичное представление информации - основная форма записи информа-

ции для хранения, передачи и обработки ее в ЭВМ и в системах связи. Бит - самое мелкое и двоичное представление количество информации.

При создании ИС необходимо наряду с определением количества информации провести ее качественный анализ, раскрыть внутреннее смысловое содержание (семантику) информации.

Семантический подход в значительной степени связан с прогматически-

ми свойствами данных, т. е. Их полезность для конкретного потребителя.

Качественно измерить ЭИ - это значит определить ее информативность, достоверность, актуальность, доступность восприятия, своевременность ценность и т. д.

Информативность - количество сысловой информации, содержащейся в данных.

Доступность восприятия определяется скоростью восприятия данных в единицу времени. Поэтому экономические данные представляются преимущественно в табличной форме, которая не только раскрывает смысл содержащейся информации, но и легко воспринимается.

Актуальность данных характеризует их пригодность для решения конкретной задачи в определенный момент времени. Поэтому актуальность и своевременность довольно близкие качественные свойства информации на ряду с другими определяет ее ценность.

Ценность информации в общем виде трактуется как важность, значимость по отношению к потребителю. Отсюда главным фактором, определяющим ценность данных, являются их потребительские свойства и затраты на преобразование данных.

Информацию сегодня, в условиях функционирования рыночной экономики, рассматривают как ресурс общественного развития, как стратегический ресурс бизнеса. Своевременное использование информации может дать огромный выигрыш. В информационных ресурсах обобщаются и концентрируются все имеющиеся сведения о различных предметных областях. Социальные, производственные, экономические и другие данные, отражающие состояние объекта управления, являются составляющими информационной системы.

В кибернетическом аспекте информацию рассматривают как средство, характеризующее состояние объектов, как отношения между данными и их пользователями в процессе управления. Однако, для разных ячеек рыночной экономики не всякая информация является информационным ресурсом, а лишь только та, которая позволяет получить самое лучшее решение для своего бизнеса.

С точки зрения возможностей информатизации общества, информация делится на три большие группы:

Научно-техническую, социальную и управленческую.

Научно-техническая информация составляет основу информационной базы, необходимой для обоснования оценки научно-технических решений. Она включает в себя патентную и изобретательскую информацию. Ее отличает достоверность данных и строгая систематизация их, возможность практической реализации.

Социальная информация включает данные различного информационно-справочного характера: последние новости, адресные и бытовые справки и т. д.

Управленческая информация обеспечивает функционирования механизмов экономического управления. По признаку ее отношения к объектам или органам управления управленческая информация делится на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация возникает непосредственно в объективе управления и ее органах управления, внешняя же поступает со стороны, из внешней среды, роль которой выполняют различные регуляторы.

По характеру использования источников вешняя информация делиться на три вида: предписывающую, ориентирующую и оперативно-производственную.

Внутренняя информация состоит из оперативной информации, информация об управляющих воздействиях и организационно-хозяйственной. Оперативная информация отражает ход производственного процесса.

Информатизация общества придает новый статус понятию информации, что вызывает появление новых классификационных группировок в зависимости от ситуации; по принципам доступности; потребности; распространения и т. д.

По принципу доступности она может быть недоступной (секретной) и доступной. По принципу потребности различают информацию, ориентированную на конкретную группу потребителя и на массового потребителя.

По принципу распространения информация делиться на информацию, финансируемую государством и производимую на принципах хозрасчета.

В управленческой информации 70% занимает информация экономическая. По отношению к функциям управления экономическую информацию можно подразделить с определенной долей условности на плановую, нормативную, учетную, аналитическую, регулирующую. При этом имеется в виду, в первую очередь, сфера материального производства, однако это положение в большей степени справедливо и для органов государственного управления и непроизводственной сферы.

Плановая информация показывает, какими должны быть объекты управления в далекой или близкой перспективе.

Учетная информация отражает фактическое состояние объекта управления, показывает совершившиеся сущности. Ее слагаемыми являются бухгалтерские, отчетно-статистические и оперативные данные.

Аналитическая информация включает сведения, необходимые для управления, является производной, учетной, плановой и нормативной.

Плановая и учетная информация в свою очередь подразделяется на ряд видов в зависимости от принятого деления функции планирования по временному и целевому признакам, функции учета - по целевому признаку:

информацию прогнозирования, долгосрочного планирования, технико-экономического планирования, оперативного планирования; бухгалтерского, оперативного и статистического учета

По отношению к системе управления внутренняя и внешняя информация делиться на входную и выходную. Входная внутренняя информация представляет первичную информацию. Первичная информация появляется в результате реализации процессов производственно-хозяйственной и финансовой деятельности объекта управления. Следовательно, непосредственным источником возникновения первичной информации служит прежде всего производство, обслуживание, реализация и управление им.

Первичная информация получается в результате прямого наблюдения, регистрации данных о состоянии и действиях управляемого объекта.

Вторичная информация получается чаще всего в итоге обработки первичной информации. Вторичная информация является производной. Ее подразделяют на промежуточную и результатную.

Результатная возникает как окончательная цель обработки данных, промежуточная образуется в процессе достижение этой цели.

Источники образования вторичной информации принято называть исходными данными. В роли исходных данных чаще всего выступает первичная информации в сочетании с вторичной.

Первичная информация подразделяется на обрабатываемую и необрабатываему, т. к. не вся информация первичных документов подлежит арифметической обработке. Для организации информационных процессов важное значение имеет деление информации по длительности периода и используется в принятии решений.

Нормативно-справочная информация характеризует заданное состояние управляемых параметров производства к определенной дате и отражает тенденции развития предприятия. Это могут быть различные нормативы, стандарты, плановые задачи и другое. Условно-постоянная информация почти не меняется, поэтому является статической. Переменная же информация напротив динамична.

По назначению относительно данного органа управления различается информация осведомляющая и управляющая. Первая используется для обоснования решений и направляется к объекту управления для исполнения.

Структура ЭИ - конкретные информационные образования, наделенные экономическим смыслом. Структура ЭИ может рассматриваться с различных позиций. Семантический подход, раскрывающий содержание, предполагает выделение информационных единиц, обладающим определенным экономическим содержанием.

Реквизиты - это логически наделенный элемент любой сложности информационной совокупности, характеризующий отдельные свойства сущности. Каждый реквизит состоит из совокупности символов (буквенных или цифровых) и может выражать количественные свойства сущности (реквизит - основание), либо качественные свойства сущности (реквизит - признак) .

Показатель - информационная совокупность, состоящая из одного реквизита - основная и нескольких (относящихся к нему) реквизитов, достаточная для образования экономического документа и несущая смысловую нагрузку.

Общая формула показателя:

П = (q, p1, p2, …., pn),

где q - реквизиты - основания;

р1, р2, …., рn - реквизиты - признаки

Показатели различаются поформе и содержанию. Если меняется q, то меняется содержание показателя. Если меняется состав реквизитов - признаков, то меняется форма показателя.

Сообщение - это информационная совокупность, состоящая из одних реквизитов - признаков.

Файл (массив) - информационная совокупность, включающая много показателей, либо реквизитов, либо сообщение определенной формы, но различных значений.

Информационный поток - совокупности массивов, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов.

Информационная система - наивысший уровень единицы информации, состоящей из информационных потоков и имеющий прямые и обратные связи.

Для руководителей понятие "информация" имеет очень важное значение для результативной работы с людьми и документами.

Все коммуникации и организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных.

Данные - это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения.

Информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация - это часть данных.

Информационная система управления (ИСУ) включает:

технические средства управления (ЭВМ, телефон, факс и др. ) ;

техническое обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др. ) ;

профессионализм работников аппарата управления и работников сферы производства,

общую культуру управленческих отношений, систему документооборота, информацию.

Уровни развития составляющих ИСУ должны соответствовать друг другу, при этом система играет активизирующую роль, а при большой несогласованности - тормозящую. Так, при преимущественно ручной обработке информации (печать на обычных машинках, вычисления на калькуляторах, архивирование в папках) следует использовать простые системы передачи информации, приглашать специалистов со средним уровнем образования в области информатики.

Если соответствие будет нарушено, то ИСУ саморазрушается и начинаются трудности, доходящие до отторжения информации.

Система документооборота также играет существенную роль в функционировании информационной среды, которая должна обеспечивать:

ПОЛУЧЕНИЕ НУЖНОЙ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ НУЖНОГО ЧЕЛОВЕКА В НУЖНОЕ ВРЕМЯ.

Рано пришедшая информация может затеряться в текучке дел, а поздно пришедшая, уже не имеет потребительной стоимости.

Кто конкретно должен заниматься вопросами управления Механизмом документооборота? Мы полагаем, что им должен быть специалист по организации управления, знакомый с основами информатики, а не специалист по информатике, знакомый с элементами теории организации управления (как это часто и бывает) .

Работа с документами без подписей и печатей, высок» престиж делового слова - характеризует высокий уровень управленческих отношений. Особое значение в этом процессе имеют параметры информации, которую можно поделить два класса: объективную, овеществленную в товаре; субъективную, отраженную, организованную людьми. К объективной относится информация, полученная от товара как потребительной стоимости.

Основную долю составляет класс субъективной информации. Соотношение субъективного и объективного в отраженной информации зависит от многих факторов, в том числе от уровня профессиональной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уровня и технических средств управления.

Таким образом, хотя сам источник информации носит объективный характер, но информация о нем субъективна, так как при отражении происходит прием, преобразование и передача ее человеком, который может и сам организовать информацию (составление инструкций, приказов, распоряжений и т. д. ) . В данном случае субъективность информации заложена в самом начале.

Субъективность информации нельзя отождествлять ошибочной, недостоверной - это разные категории. Субъективная информация может иметь высокий уровень объективности, достоверности.

... продолжение

Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.