Коммуникации в организациях

Дисциплина: Менеджмент
Тип работы: Дипломная работа
Бесплатно: Антиплагиат
Объем: 69 страниц
В избранное:

СОДЕРЖАНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ. . 2

ГЛАВА 1. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

1. 1. Научные подходы в теории организаций и проблема коммуникаций… . . . 8

1. 2. Принципиальные модели процесса коммуникации и их применение…. . 1

1. 3. Типология коммуникаций в организации2

ГЛАВА 2. КОММУНИКАТИВНЫЕ ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

2. 1. Функционирование коммуникаций в организациях3

2. 2. Психологические особенности управления в организации4

2. 3. Эффективность работы организаций. 5

2. 4. Важность применения коммуникационных каналов в деятельности организации (на примере компании АО "Милитцер и Мюнх Казахстан") . . 5
2. 5. Решение проблем коммуникаций. . 6

ЗАКЛЮЧЕНИЕ6

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 7

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Общество всегда располагало теми или иными средствами распространения информации; потребовались века, прежде чем широкое и целенаправленное распространение информации превратилось в одно из главных способов управления обществом. С тех пор, как человек выяснил, что без общения ему не прожить, он постоянно изъявляет острое желание получать все новую и новую информацию. Несомненно, в первую очередь она нужна человеку, чтобы общаться, иметь тему для разговоров, обсуждений. И обмен информацией является одной из самых важных составных частей современного общества.

Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.

Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве
важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылки успешной организации самого процесса производства.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам
предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.

Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних, в значительной степени, зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и отдельными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Управление в полной мере использует полную, объективную и
своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но и уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно
воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Передача информации, само собой, осуществляется при помощи информационных, или же коммуникационных каналов. Коммуникационные каналы - это материально- технические средства, которые обеспечивают связь или сообщение между коммутантом и реципиентом. Без существования коммуникационных каналов общение было бы невозможным. Для передачи мыслей, чувств, каких- либо эмоций необходимы жесты, знаки, языки и т. д. Процесс развития коммуникационных каналов складывался годами и продолжается до сих
пор. Развитие средств коммуникации не стоит на месте, оно шагает в ногу с
научно- техническим прогрессом. С появлением компьютеров, всемирной сети - Интернет стало доступным быстрое и глобальное сообщение информации. Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.

Вместе с тем, появление и изучение новых коммуникационных каналов ни сколько не вытесняет старых (уже изученных), а наоборот заставляет глубже рассматривать и анализировать их.

Актуальность темы. Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности руководителя, поскольку коммуникации - это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

Коммуникации - важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Руководитель тратить от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в
межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря уже об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно поэтому обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности. Руководитель осуществляет свои функции для того, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, и от качества обмена информацией зависит степень реализации этих целей. Это означает, что для успеха индивидов в организации необходимы эффективные коммуникации. Эффективно работающие руководители обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как средства коммуникаций
влияют на обмен информацией. От правильности выбора коммуникационных каналов зависит качество передаваемой информации, а значит и эффективность работы на любом уровне в организации.
Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления. Основной задачей любого руководителя является сделать всё необходимое, чтобы добиться установленных организацией целей. Руководитель любой организации должен располагать точной информацией, получаемой из различных источников, для принятия эффективных решений. Коммуникационные процессы, налагаемые руководителем, являются важным связующим звеном между руководителем, его подчиненными, его коллегами и внешним окружением. Важной задачей является передача информации конкретным потребителям таким образом, чтобы те правильно восприняли эту информацию и поняли её потенциальную полезность. Это очень существенно, так как при плохом представлении даже самая ценная информация может оказаться бесполезной, хотя она несёт определенный смысл, который должен был вызвать у потребителей такую же реакцию, если бы они сами непосредственно наблюдали события, составляющие суть информации. Успех управления во многом зависит от правильного построения коммуникационных процессов.

В современных условиях в крупных промышленных фирмах созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и понятия управленческих решений и решающие следующие задачи, как:

-обработка данных;
-обработка информации;

- обработка знаний;

- реализация интеллектуальной деятельности.

Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме.

Дипломная работа посвящена информации и коммуникациям, тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако, как выяснится далее, коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Гипотеза заключается в том, что на современных казахстанских предприятиях понимание важности правильного использования информационных систем менеджерами приводит к правильному разрешению конфликтных ситуаций и эффективности работы организации в целом

Предмет исследования представляет собой управление организацией.

Объект исследования -коммуникационные процессы в организациях.

Рассмотрение этих процессов, систематизация материалов по заданной теме привела к определению цели дипломной работы, которая формулируется следующим образом:

- определить коммуникативные особенности управления организации с целью выявления мероприятий по улучшению коммуникаций в организациях.

В связи с поставленной целью в нашей дипломной работе выявлены следующие задачи исследования :

-обобщить и систематизировать собранный материал;

-изучить коммуникационные процессы и способы коммуникаций в организациях;

-описать структуру сети коммуникации;

-определить средства межличностных коммуникаций;

-изучить формальные и неформальные коммуникации;

- рассмотреть виды коммуникационных каналов;

- изучить их влияние на деятельность организации;

-описать мероприятий по улучшению коммуникаций в организациях.

Методологической основой дипломной работы являются метод сбора, изучения, анализа и синтеза. Мы основывались в освещении материала на системный подход.

Степень разработанности темы. Данная проблема изучена многими авторами, как зарубежными, так и российскими, и разнообразными дисциплинами, которые раскрывают эффективность работы руководителя и организации во взаимосвязи со средствами коммуникаций.

Такие ученые, как Зигерд В., Лонг [20], Тейлор С . [47], Чалдини Р. [60], Дизель П. М., Мак-Кинли Р. У. [15] посвятили свои научные труды коммуникациям.

Описания коммуникационных процессов можно встретить в научном труде Мескона М. Х., Альберта М., Хедоури «Основы менеджмента» [28] .

Российские ученые Виханский О. С., Наумов А. И. [9], Зайцев Г. Г. [19], Иванцевич Д. М. [21] исследовали коммуникации в организациях.

Практическая значимость дипломной работы заключается в том, чтобы глубже понять коммуникационные процессы и способы коммуникаций изучить сущность, понятия и виды коммуникационных каналов, проанализировать использование их на практике в организации, а также проследить зависимость их влияния на эффективность работы предприятия.

Апробация. По теме исследования автор выступал на занятиях, семинарах.

07. 02. 2007 г. тема дипломной работы прошла апробацию на студенческой межвузовской конференции «Проблемы межкультурных коммуникаций. Реалии и перспективы. »

Структура дипломной работы. Работа состоит из введения, основной части и заключения, приложения. Основная часть включает в себя две главы. Объем дипломной работы составляет 70страниц.

ГЛАВА 1 . КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

1. 1. Научные подходы в теории организаций и проблема коммуникаций

Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Лонг отмечают: “Хлеб людей организации - информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, т. е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации”[20. с. 106] Согласно ряду опросов, проведенных американскими исследователями организаций, около 250 тыс. рядовых работников 2000 различных компаний, а также 73% руководителей американских, 63% английских и 85% японских компаний считают, что недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности их организаций [29. с. 166] . Действительно, обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и ее обработку;
происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделения организации и к ее руководству из разных источников;
в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;
работники организации мало осведомлены о ее деятельности, планах, ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т. д.

В связи с этим одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации, ее запуск и контроль за нормальным функционированием.

Сам термин “ коммуникация ” (от лат. - communicatio - делать общим, сообщать, беседовать, связывать) появился в научной литературе в начале XX в. (хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория) . [40. с. 205] Термин “коммуникация” быстро стал общепринятым, однако его распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных концепций организаций придало актуальность проблемам, связанным с построением и функционированием коммуникационных сетей.

1. 1. 1. Школа научного управления

Школа научного управления . Фактически первыми исследовали коммуникационные процессы в организации представители школы научного управления. В частности, Ф. Тейлор разработал жесткую организационную структуру (позднее ее усовершенствовал А. Файоль), предполагающую четкую взаимосвязь между должностями и ролями [47. с. 114] . В этой структуре имеют место только вертикальные властные связи (от руководителей к подчиненным), т. е. такая организация базируется на формальных, предельно жестких, вертикальных, иерархических коммуникационных связях. Информация, передаваемая по вертикали, делится на два типа: задание и необходимые пояснения к нему (то, что Ф. Тейлор называл “урок”), а также контроль за исполнением задания. При этом Тейлор полагал, что “дневной урок” - некоторое задание, содержащее сведения о том, что, когда и как надо делать, задается администрацией организации и доводится до подчиненных каждым руководителем (в том, что касается его части полномочий) . По словам Тейлора, “каждый работник, хороший и посредственный, должен ежедневно получать вполне определенный урок; ни в каком случае не должен быть неточным или неопределенным, урок должен быть тщательно и ясно описан и не должен быть легким” . При этом обратная связь при контроле сводится лишь к докладу о выполнении задания. Очевидно, что в теории научного управления коммуникационные проблемы заключались в том, как избежать отхода от ее основных принципов; например, как избежать неясного изложения информации в предписании или необоснованного увеличения численности подчиненных, что может снизить возможности руководства в плане эффективного общения и контроля за выполнением задания. В целом можно сделать вывод о том, что данная научная школа не придавала большого значения коммуникациям в организации.

1. 1. 2. Школа человеческих отношений .

Школа человеческих отношений . Согласно основной концепции данной научной школы, человек представляет собой уникальное социальное животное, поэтому с его деятельностью несовместимы формализация организационных процессов, жесткая иерархия подчиненности и отсутствие горизонтальных связей в организации. [47. с. 133] Наоборот, горизонтальные организационные связи неформального характера между членами организации имеют большое значение. Эти связи должны способствовать функционированию формальной организации и обеспечивать сплоченность коллектива и защиту целостности личности. Наличие в организации одновременно вертикальных (властных) и горизонтальных (в основном неформальных) потоков информации должно способствовать: удовлетворению потребностей работников (прежде всего в общении и взаимном обмене текущей информацией) ; обеспечению вовлеченности работников в процесс принятия управленческих решений. Однако представители школы человеческих отношений уделяли внимание в основном неформальным коммуникациям между работниками организации с равным статусом, забывая о их взаимодействиях с администрацией, а также (что представляется самым главным) о потоках деловой информации, необходимой для выполнения работниками своих ролевых обязанностей. Вклад представителей школы человеческих отношений в изучение организационных коммуникаций чрезвычайно велик, так как им удалось в значительной степени расширить область коммуникационных связей в организации.

Во всех системных теориях утверждается, что связи между различными системными единицами организации являются главным моментом в понимании сущности ее функционирования. [36. с. 202] Для эффективного действия этих связей важнейшее значение имеют создание, получение и переработка информации. Можно сказать, что все организационные системы по своей сути коммуникационные. Рассматривая организацию как открытую систему, системные теории акцентируют внимание на ее взаимообмене с внешней средой, изучении потоков информации, поступающих от других организаций и от социальных институтов (властных, политических, общественных и т. д. ) . При этом организационным коммуникациям придаются различный смысл и оттенки. Так, выделяются командные (управленческие) и информирующие (оповещающие) коммуникации, внутренние и внешние коммуникации и т. д. В рамках системных теорий анализируются информационные потоки, оценивается качество информации, передаваемой как по формальным, так и по неформальным каналам, а также качество принимаемых решений в зависимости от действия коммуникационной системы. Реализация положений системных теорий способствовала повышению степени выживаемости организации за счет налаживания связей с другими организациями и институтами, возможностей распространять властное влияние и осуществлять обмен ценной информацией. При укреплении и успешном функционировании внешних связей становятся более устойчивыми и эффективными и внутренние коммуникации. [15. с. 113] Сравнение основных положений трех научных школ, сыгравших наибольшую роль в развитии теории коммуникаций в организациях, дана в табл. 1 и позволяет сделать следующий вывод. С развитием представлений о методах создания наиболее эффективных организационных структур, где поставленные цели достигаются с наименьшими затратами, менялись и понятия о коммуникациях и необходимости их исследования - от почти полного игнорирования коммуникационных проблем к пониманию значимости их совершенствования для любой сложной организации и пониманию того, что надежные коммуникации - залог успеха всей организации.

1. 2. Принципиальные модели процесса коммуникации и их применение

1. 2. 1. Простая коммуникационная модель с обратной связью

... продолжение

Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.