Автоматизация системы управления базами данных «Оплата студентов КРМУ» для Казахско-Русского Международного университета


Введение

2. Основная часть
2.1 Постановка задачи
2.2 Модели базы данных
2.3 Реляционная модель
2.4 Иерархическая модель
2.5 Сетевая модель
2.6 Проблемы реляционного подхода
2.7 Нормализация
2.8 Достоверность информации
2.9Основы разработки базы данных
2.9.1 Постановка проблемы
2.9.2 Анализ объекта
2.9.3 Синтез модели
2.9.4 Способы представления информации, программный инструментарий
2.9.5 Синтез компьютерной модели объекта и технология его создания
2.9.6 Работа с созданной базой данных
2.10 Описание СУБД Microsoft Access
2.10.1 Работа с таблицами базы данных на примере СУБД Microsoft Access
2.10.2 Структура таблицы
2.10.3 Данные таблицы
2.10.4 Создание таблицы
2.10.5 Создание новой пустой таблицы
2.10.6 Создание таблицы в режиме конструктора
2.10.7 Ключи и индексы
2.10.8 Типы ключевых полей
2.10.9 Индексы
2.11 Создание и изменение ключевых полей
2.11.1 Общая картина ограничений и поддержания целостности данных
2.11.2 Ограничения в базе данных
2.11.3 Типы ограничений в базе данных
2.11.4 Поддержка целостности данных
2.11.5 Создание базы данных «Оплата учащихся КРМУ» в Access 2000
2.11.6 Создание таблиц
2.11.7 Структуры таблиц
3. Экономическая часть
3.1 Понятие экономической эффективности
4. Инструкция по технике безопасности
4.1 Основные требования к искусственному освещению
в производственном помещении
Заключение
Список литературы
Приложение
Листинг программы
Целью данного дипломного проекта является создание автоматизированной системы управления базами данных «Оплата студентов КРМУ» для Казахско-Русского Международного университета. Для этого необходимо создать базу данных, содержащую специальности, группы, ФИО студентов, Сумма оплаты, Оплачено и остаток. Приложение Microsoft Office Access 2000 представляет собой инструмент, позволяющий реализовать поставленную цель.
Достижение цели осуществляется посредством комплекса задач:
• проектирование и создание таблиц для хранения данных;
• ввод данных;
• разработка других элементов базы, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации.
Microsoft Access 2000 – это уже пятая версия продукта, впервые появившегося в 1992 году. По подсчетам корпорации Microsoft, продано более 75 млн. копий Microsoft Office всех версий, и из них 45 млн. Office 2000. поскольку значительная часть проданных копий Office 2000 включала в себя Microsoft Access, это дает основание считать ее самой популярной системой управления базами данных для персональных компьютеров. Еще одним доказательством успеха этого программного продукта может служить активность форума Access в CompuServe и телеконференций пользователей Microsoft Access в Интернете.
Microsoft Access обладает развитой системой разработки приложений для Windows, позволяющий быстро создавать необходимые приложения для широкого спектра источников данных. Действительно, создание простого приложения Microsoft Access не представляет никаких трудностей. Достаточно определить формы и отчеты, исходя из имеющихся данных, и связать их в приложение с помощью нескольких простых инструкций Visual Basic. При этом нет необходимости в написании программы в классическом значении этого термина. А поскольку Access использует Visual Basic, знания этого языка
1. Верман А.Я. «Access 2000 для профессионалов». СПб, 2001

2. Зиновьев Н.Б. «Access 2000 – русская версия». М., 2002

3. Информатика. Под ред. Макаровой Н.В. СПб, 1999

4. Корнелюк В.К. «Access 2000». М., 2000

5. Шафрин Ю.А. «Основы компьютерной технологии». М., 1999

Дисциплина: Автоматизация, Техника
Тип работы:  Дипломная работа
Объем: 41 страниц
Цена этой работы: 1300 теңге
В избранное:   





Содержание

Введение

2. Основная часть
2.1 Постановка задачи
2.2 Модели базы данных
2.3 Реляционная модель
2.4 Иерархическая модель
2.5 Сетевая модель
2.6 Проблемы реляционного подхода
2.7 Нормализация
2.8 Достоверность информации
2.9Основы разработки базы данных
2.9.1 Постановка проблемы
2.9.2 Анализ объекта
2.9.3 Синтез модели
2.9.4 Способы представления информации, программный инструментарий
2.9.5 Синтез компьютерной модели объекта и технология его создания
2.9.6 Работа с созданной базой данных
2.10 Описание СУБД Microsoft Access
2.10.1 Работа с таблицами базы данных на примере СУБД Microsoft Access
2.10.2 Структура таблицы
2.10.3 Данные таблицы
2.10.4 Создание таблицы
2.10.5 Создание новой пустой таблицы
2.10.6 Создание таблицы в режиме конструктора
2.10.7 Ключи и индексы
2.10.8 Типы ключевых полей
2.10.9 Индексы
2.11 Создание и изменение ключевых полей
2.11.1 Общая картина ограничений и поддержания целостности данных
2.11.2 Ограничения в базе данных
2.11.3 Типы ограничений в базе данных
2.11.4 Поддержка целостности данных
2.11.5 Создание базы данных Оплата учащихся КРМУ в Access 2000
2.11.6 Создание таблиц
2.11.7 Структуры таблиц
3. Экономическая часть
3.1 Понятие экономической эффективности
4. Инструкция по технике безопасности
4.1 Основные требования к искусственному освещению
в производственном помещении
Заключение
Список литературы
Приложение
Листинг программы

Введение

Целью данного дипломного проекта является создание автоматизированной
системы управления базами данных Оплата студентов КРМУ для Казахско-
Русского Международного университета. Для этого необходимо создать базу
данных, содержащую специальности, группы, ФИО студентов, Сумма оплаты,
Оплачено и остаток. Приложение Microsoft Office Access 2000 представляет
собой инструмент, позволяющий реализовать поставленную цель.
Достижение цели осуществляется посредством комплекса задач:
□ проектирование и создание таблиц для хранения данных;
□ ввод данных;
□ разработка других элементов базы, предназначенных для просмотра,
редактирования и вывода информации.
Microsoft Access 2000 – это уже пятая версия продукта, впервые
появившегося в 1992 году. По подсчетам корпорации Microsoft, продано более
75 млн. копий Microsoft Office всех версий, и из них 45 млн. Office 2000.
поскольку значительная часть проданных копий Office 2000 включала в себя
Microsoft Access, это дает основание считать ее самой популярной системой
управления базами данных для персональных компьютеров. Еще одним
доказательством успеха этого программного продукта может служить активность
форума Access в CompuServe и телеконференций пользователей Microsoft
Access в Интернете.
Microsoft Access обладает развитой системой разработки приложений для
Windows, позволяющий быстро создавать необходимые приложения для широкого
спектра источников данных. Действительно, создание простого приложения
Microsoft Access не представляет никаких трудностей. Достаточно определить
формы и отчеты, исходя из имеющихся данных, и связать их в приложение с
помощью нескольких простых инструкций Visual Basic. При этом нет
необходимости в написании программы в классическом значении этого термина.
А поскольку Access использует Visual Basic, знания этого языка пригодится
вам в работе с Microsoft Visual Basic или с другими продуктами, входящими
в Microsoft Office.
Microsoft Access может также действовать как прямой источник информации,
публикуемой в интрасети или World Wide Web. Access 2000 содержит новое
средство, страницы доступа к данным, позволяющее легко создавать приложения
для работы в интрасети. Используемые для этой цели страницы вы можете
создавать прямо в Access примерно так, как обычные формы. Страницы доступа
к данным позволяют получать и обновлять информацию, хранящуюся в базе
данных Access или на сервере Microsoft SQL Server.
Офисный пакет Microsoft Office сегодня установлен едва ли не на каждом
настольном компьютере. Он включает практически все средства, которые могут
потребоваться рядовому пользователю для решения повседневных задач.
Миллионы пользователей во всем мире сделали свой первый шаг компьютерной
грамотности именно с освоения текстового редактора Word. Теперь подготовить
документ в Word, создать прайс-лист, накладную, построить диаграмму, а
может и сводный отчет в электронной таблице Excel сегодня умеет практически
каждый пользователь. В то же время, если требуется наладить даже простой
учет с движением товаров, денег, других средств, с выводом на бумагу
документов (накладных, счетов-фактур, платежек и пр.) при постоянном
изменении и накоплении данных, то мощные средства Excel просто не подходят.
Для этого используют систему управления базами данных (СУБД) Access,
входящую в профессиональный пакет Microsoft Office. Сегодня стало выгодно
создавать настольные базы данных и информационные системы на Access из
соображений простоты разработки, широкой распространенности и доступности,
легкой переносимости с компьютера на компьютер. Для активного пользователя
переход к Access после Word и Excel достаточно очевиден, но не всегда
прост. Как видится, причина в следующем: попытав Access в лоб и не
получив быстрого результата, пользователь откладывает его использование до
лучших времен, в долгий ящик. А нужно ведь совсем немного знаний по базам
данных, конструированию интерфейса и построить персональную информационную
систему можно без традиционного программирования. Access – это инструмент
быстрой разработки приложений, который активно развивается компанией
Microsoft и вбирает в себя все передовые технологии создания систем.
Настоящая книга даст читателю самостоятельно сделать первые шаги в Access.
В ней определены этапы, действия и инструменты, следуя которым читатель
придет к грамотному решению своей задачи автоматизации. При этом дается
достаточный минимум знаний и навыков по инструментарию Access и базам
данных, а именно: · даны основы создания персональных баз данных; ·
предоставлен материал для самостоятельного овладения конкретным
инструментом разработки, визуальным конструированием объектов
информационной системы и пользовательского интерфейса. Книга также поможет
преподавателям передать практические, неформальные навыки конструирования
систем в Access большим группам обучаемых, что представляется непростой
задачей, требующей немалых усилий со стороны преподавателя.
Изучение баз данных и информационных систем сопровождается разработкой
учебного приложения; студенты шаг за шагом, осмысленно по материалам лекций
воссоздают на компьютере фрагменты приложения. По мере работы над
воспроизведением готовой системы достигается понимание и осмысление
конструирования средствами Access, взаимосвязей создаваемых объектов и
элементов, появляется некоторая уверенность в решении задач подобного рода,
постепенно вводятся основные понятия и формируется мышление категориями баз
данных, таблиц, запросов и т.д. Обучаемые по частям прочитывают (или
слушают в виде лекций) книжный материал, а затем все изложенное практически
проделывают на компьютере пункт за пунктом. Поскольку принимать какие-то
решения по поводу дальнейших действий по разработке системы на этом этапе
обучения не требуется, то основные трудности этой стадии обучения связаны с
недостатком навыков работы по конструированию интерфейса пользователя либо
с ломкой ранее наработанных стереотипов. При работе над собственной
системой достигается овладение инструментом и способность его практического
применения. Вопросы и трудности здесь другого характера: они возникают уже
при созданиинормализации таблиц базы данных, при определении
последовательности конструирования объектов и состава таблиц, связей, форм,
запросов, макросов и пр. Здесь нет проторенной дорожки (готовой учебной
ИС) и приходится самостоятельно принимать решения по поводу дальнейших
действий. Можно также запутаться и зайти в тупик при выполнении с виду
простых действий: попытка связать поля разных типов; попытка изменить типы
связанных ключевых полей без удаления связи; попытка установить связь после
ввода данных в таблицы (данные связываемого поля со стороны многие могут
нарушать целостность, не соответствовать значениям связываемого ключевого
поля со стороны один); попытка снять ключ или удалить ключевое поле и
т.д. Поэтому при чтении и выполнении действий на компьютере важно не
пропускать слова и предложения – в книге нет лишнего, воды. Настоящая
книга вместе с прилагаемой дискетой позволяет пройти обе ступени обучения,
свести воедино разрозненные знания, сформировать у читателя систему
применения тех или иных инструментальных средств для различных ситуаций,
возникающих при реализации частей приложения. В конце книги даны задания
для самостоятельной разработки, которые студенты реализуют в виде курсовой
работы. На прилагаемой дискете даются эти готовые работы без прикрас,
выполненные студентами 1-го курса некомпьютерной специальности
(экономисты). Они показывают, насколько разным может быть уровень
подготовки того или иного студента. Часть заданий совсем проста; основной
упор делается на умение выделить объекты, их свойства в таблицы, связать их
с помощью связных таблиц, строить формыотчеты с подчиненными
формамиотчетами, использовать простые элементы управления ActiveX,
определять события, связать отдельные формы в единую систему. В процессе
работы в среде Access поощряется активное использование справочной системы:
пользователю с небольшим багажом знаний, но с желанием их расширить, она
позволяет уяснить многие непонятные моменты, а фрагменты примеров можно с
успехом адаптировать для своих приложений. Ведь изложенное в книге это лишь
верхушка айсберга под названием Access. Здесь же перечислим некоторые
источники информации по MS Access в Интернет: www.microsoft.comaccess и
www.microsoft.com accessdev – сайты корпорации Microsoft; это основные
англоязычные источники; www.arimsoft.rumsaccess - сайт Московской Группы
Пользователей MS Access; на нем много ссылок на другие ресурсы;
www.msaccess.da.ru, accessminsk.hotmail.ru, am.rusimport.ru,
www.jsilver.newmail.ru, www.dykbits.com, access.nm.ru, www.vistm.ru и
другие.

2. Основная часть
2.1Постановка задачи

В данном дипломном проекте разработана автоматизированная система
управления базами данных ''Оплата студентов КРМУ'' для Казахско-Русского
Международного Университета. Университет осуществляет деятельность по
предоставлении знаний студентам за определенную оплату. Моей целью является
создать автоматизированную базу данных в Access по учету оплаты студентов
Казахско-Русского Международного Университета, учет которой состоит из
следующих операций:
1.Учет всех специальностей КРМУ,
2.Учет всех наименование групп по каждой специальности,
3.Учет всех студентов КРМУ по оплате.
Автоматизированная система предназначена для автоматизации этих операций,
получения достоверной и оперативной информации, формирование выходных
документов. Система предназначена для непрерывного функционирования в
течение всего рабочего дня.
Входная информация представлена в виде таблиц: ''Группы''.
Выходная информация представлена в виде запросов, 8-ю формами и отчетом.

2.2 Модели базы данных
2.3Реляционная модель

Термин реляционный (от латинского relation – отношение) указывает
прежде всего на то, что такая модель хранения данных построена на
взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она
представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу, а при
создании сложных информационных моделей составит совокупность
взаимосвязанных таблиц. Каждая строка такой таблицы называется записью, а
столбец – полем.

Реляционная модель данных имеет следующие свойства:

• Каждый элемент таблицы – один элемент данных.
• Все поля в таблице являются однородными, т.е. имеют один тип.
• Каждое поле имеет уникальное имя.
• Одинаковые записи в таблице отсутствуют.
• Порядок записей в таблице может быть произвольным и может
характеризоваться количеством полей, типом данных.

2.4Иерархическая модель

Иерархическая модель БД представляет собой совокупность элементов,
расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих
перевернутое дерево (граф). Данная модель характеризуется такими
параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что
несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним
узлом более высокого уровня.

Узел – информационная модель элемента, находящегося на данном уровне
иерархии.

Свойства иерархической модели данных:

• Несколько узлов низшего уровня связано только с одним узлом высшего
уровня.
• Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), не
подчиненную никакой другой вершине.
• Каждый узел имеет свое имя (идентификатор).
• Существует только один путь от корневой записи к более частной
записи данных.

2.5 Сетевая модель

Сетевая модель БД похожа на иерархическую. Она имеет те же основные
составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений
принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между
элементами разных уровней.

2.6 Проблемы реляционного подхода

Можно доказать, что любую структуру данных можно преобразовать в
простую двухмерную таблицу. Такое представление является наиболее удобным
и для пользователя, и для машины, - подавляющее большинство современных
информационных систем работает именно с такими таблицами, т.е. с
реляционными базами данных.

Основная идея реляционного подхода состоит в том, чтобы представить
произвольную структуру данных в виде двухмерной таблицы, т.е.
нормализовать структуру.

Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор
(или адрес), значение которого однозначно определяет эту и только эту
запись. Первичный ключ должен обладать двумя свойствами.

1. Однозначная идентификация записи: запись должна однозначно определяться
значением ключа.
2. Отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не
нарушая при этом свойства однозначной идентификации.
Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть
уникальным. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой.
Указание ключа – это единственный способ отличить одну запись от другой.
Обычно используют придуманные разработчиком уникальные цифровые значения
– код, табельные номера и т.д.

Кроме первичного, могут использоваться так называемые простые (или
вторичные) ключи таблицы. Простых ключей может быть множество. Они
используются при упорядочивании (индексировании) таблиц.

2.7 Нормализация

Мы уже говорили, что процесс превращения иерархической или сетевой
структуры данных в реляционную называется нормализацией. Внешне эта
операция очень проста, но содержит некоторые нюансы, игнорирование
которых может привести к неприятностям. Нюансы эти заключаются в том, что
даже для простых двухмерных структур приходится подправлять состав полей.

Например, мы включим в таблицу поле, значение которого не зависит от
первичного ключа. В таком случае появляется возможность утери информации.
Однако важнее другое: повторяя многократно одни и те же данные, мы не
только переделаем массу лишней работы, но и неминуемо ошибемся. Поэтому
следует стремиться к исключению из таблицы полей, которые не связаны
непосредственно с первичным ключом таблицы. Для этого, помимо
оперативной, можно создать несколько справочных таблиц. Оперативная
таблица меняется часто, а справочники – редко, их легко выправить раз и
навсегда, внося в дальнейшем лишь небольшие изменения.

При проектировании таблиц рекомендуются следующие золотые правила:

1. Надо уяснить себе, что есть первичный ключ таблицы (т.е. убедиться, что
двух записей с одинаковым значением ключа в таблице быть не может)
2. Если первичный ключ не просматривается, подумать, правильно ли подобран
состав полей
3. Если первичный ключ безупречен, к нему можно дописывать любые атрибуты,
зависящие только от ключа.
Если при просмотре подготовленной БД в паре таблиц обнаружится
одноименное поле, которое не входит в первичный ключ ни одной из этих
таблиц, - это ошибка нормализации. Система не сможет контролировать
согласованность значений таких полей.

2.8 Достоверность информации

Поскольку первичное заполнение таблиц и ввод их в машину ведет человек,
ошибки в данных являются не исключением, а правилом, и любая ИС должна
иметь средство для диагностики и исправления ошибок.

Нарушение логической взаимосвязи – это логические (семантические) ошибки,
ошибки смысла, которые могут быть обнаружены аппаратом формального
логического контроля, построенным для ИС. Кроме того, конкретная ИС может
иметь собственные средства дополнительного (нестандартного) контроля,
так как стандартные средства не могут охватить все возможные случаи. В
современных СУБД имеются средства поддержания целостности данных. Кроме
того, в современных ИС можно указать условия, которым должны
удовлетворять значения некоторых полей (условия верификации данных).

Гораздо сложнее дело обстоит с ошибками в допустимых значениях данных.
Такие ошибки условно называются арифметическими, хотя это не совсем
точно, так как ошибочно может быть записано значение текстового данного:
например, Иванов И.П. вместо Иванов А.П. Существует ряд средств для
выявления арифметических ошибок, однако на пользовательском уровне
ограничиваются простым визуальным контролем.

2.9 Основы разработки базы данных

2.9.1 Постановка проблемы

На этом этапе формируется задание по созданию БД. В нем подробно
описывается состав базы, назначение и цели ее создания, а также
перечисляется, какие виды работ предполагается осуществлять в этой базе
данных (отбор, дополнение, изменение данных, печать или вывод отчета и
т.д.).

2.9.2 Анализ объекта

На этом этапе необходимо рассмотреть, из каких объектов может состоять
ваша БД, каковы свойства этих объектов. После разбиения БД на отдельные
объекты необходимо рассмотреть свойства каждого из этих объектов, другими
словами, установить, какими параметрами описывается каждый объект. Все
эти сведения можно располагать в виде отдельных записей и таблиц. Далее
необходимо рассмотреть тип данных каждой отдельной единицы записи
(текстовый, числовой и т.д.). Сведения о типах данных также следует
занести в составляемую таблицу.

2.9.3 Синтез модели

На этом этапе по проведенному выше анализу необходимо выбрать определенную
модель БД. Далее рассматриваются достоинства и недостатки каждой модели,
сопоставить их с требованиями и задачами вашей БД и выбрать ту модель,
которая сможет максимально обеспечить реализацию поставленной задачи. После
выбора модели необходимо нарисовать ее схему с указанием связей между
таблицами или узлами.

2.9.4 Способы представления информации, программный инструментарий

После создания модели необходимо, в зависимости от выбранного
программного продукта, определить форму представления информации. В
большинстве СУБД данные можно хранить в двух видах:

• С использованием форм;
• Без использования форм.
Форма – созданный пользователем графический интерфейс для ввода данных в
базу.

2.9.5 Синтез компьютерной модели объекта и технология его создания

После рассмотрения инструментальных возможностей выбранного программного
продукта можно приступить к реализации БД на компьютере. В процессе
создания компьютерной модели можно выделить некоторые стадии, типичные
для любой СУБД.

Стадия 1. Запуск СУБД, создание нового файла базы данных или открытие
созданной ранее базы

В процессе выполнения данной стадии необходимо запустить СУБД, создать
новый файл (новую базу) или открыть существующую.

Стадия 2. Создание исходной таблицы или таблиц.

Создавая исходную таблицу, необходимо указать имя и тип каждого поля.
Имена полей не должны повторяться внутри одной таблицы. В процессе работы
с БД можно дополнять таблицу новыми полями. Созданную таблицу необходимо
сохранить, дав ей имя, уникальное в пределах создаваемой базы.

Стадия 3. Создание экранных форм.

Первоначально необходимо указать таблицу, на базе которой будет
создаваться форма. Ее можно создавать при помощи Мастера форм или
самостоятельно, указав, какой вид она должна иметь (например, в виде
столбца или таблицы). При создании формы можно указывать не все поля,
которые содержит таблица, а только некоторые из них. Имя формы может
совпадать с именем таблицы, на базе которой она создана. На основе одной
таблицы можно создать несколько форм, которые могут отличаться видом или
количеством используемых из данной таблицы полей. После создания форму
необходимо сохранить. Созданную форму можно редактировать, изменяя
местоположение, размеры и формат полей.

Стадия 4. Заполнение БД.

Процесс заполнения БД может проводиться в двух видах: в виде таблицы и в
виде формы. Числовые и текстовые поля можно заполнять в виде таблицы, а
поля типа МЕМО и OLE – в виде формы.

2.9.6 Работа с созданной базой данных

Работа с БД включает в себя такие действия, как:

• Поиск необходимых сведений;
• Сортировка данных;
• Отбор данных;
• Вывод на печать;
• Изменение и дополнение данных.
Рассмотрим все этапы создания и принципы работы с базами данных на
примере СУБД Microsoft Access.

2.10 Описание СУБД Microsoft Access

2.10.1 Работа с таблицами базы данных на примере СУБД Microsoft Access

Таблицы – фундаментальные объекты реляционной базы данных, в которых
хранится основная часть данных приложения. Отдельная таблица чаще всего
хранит информацию по конкретной теме (например, сведения о служащих
компании или адреса заказчиков). Информация в таблице организуется в строки
(записи) и столбцы (поля). Таблице присущи два компонента: структура
таблицы и данные таблицы.

2.10.2 Структура таблицы

Структура таблицы (также называется определением таблицы)
специфицируется при создании таблицы. Структура таблицы должна быть
спроектирована и создана перед вводом в таблицу каких-либо данных. Она
определяет, какие данные таблица будет хранить, а также правила,
ассоциированные с вводом, изменением или удалением данных (бизнес-правила,
или ограничения). Структура таблицы доступна через окно конструктора
таблиц. Чтобы открыть это окно для существующей таблицы, нужно открыть
вкладку Таблицы окна базы данных, выбрать таблицу и нажать кнопку
Конструктор.

Структура таблицы включает следующую информацию:

Имя таблицы Имя, по которому к таблице можно обратиться в
свойствах,
методах и операторах SQL.
Столбцы таблицы Категории информации, сохраненной в таблице.
Каждый столбец имеет имя и тип данного.
Табличные и Ограничения целостности, определенные на уровне
столбцовые таблицы или на уровне столбца.
ограничения

Окно конструктора таблиц используется как для определения структуры
таблицы при ее создании, так и для последующего изменения структуры
таблицы. Эти операции обсуждаются ниже.

2.10.3 Данные таблицы

Данные таблицы – информация, которая сохранена в таблице. Все данные
таблицы хранятся в строках, каждая из которых содержит порции информации в
столбцах, определенных в структуре таблицы. Данные – та часть таблицы, к
которой обычно должны иметь доступ пользователи приложения (например,
данные таблицы могут выводиться в элементах управления, размещенных в
формах и отчетах, либо предоставляться в режиме таблицы).

2.10.4 Создание таблицы

Так как таблицы – объекты, которые будут хранить большую часть данных
приложения, подходить к проектированию таблиц необходимо со всей
тщательностью. Правильная разработка таблиц включает много аспектов,
которые достойны глубокого рассмотрения. Ниже приводятся некоторые базовые
принципы разработки таблиц.

1. Необходимо избегать дублирования информации. Для каждой категории
информации следует использовать отдельную таблицу. Например, не стоит
хранить описания отделов в таблице, которая хранит информацию о служащих.
Процесс проектирования таблиц, позволяющий исключать дублирование данных,
называется нормализацией. Нормализация также позволяет экономить
пространство базы данных и помогает предотвратить ошибки, которые могут
возникать при наличии дублированной информации. В Access процедуры
нормализации помогает выполнить мастер анализа.
2. Не следует хранить значения, которые могут быть легко вычислены из
существующих значений. Например, не нужно хранить сумму всех позиций
товарного заказа, так как ее можно вычислить с помощью простой формулы.
3. Для полей необходимо выбирать подходящий тип данных. Это поможет
уменьшить размеры базы данных и увеличит скорость выполнения операций.
При описании поля следует устанавливать для него тип данных наименьшего
размера, позволяющий хранить нужные данные.
4. В каждой создаваемой таблице нужно стараться включать столбец или набор
столбцов первичного ключа. Первичные ключи необходимы для установления
между таблицами отношений один-к-многим. Кроме того, многие базы данных
поддерживают ограничения по первичному ключу, используя индекс, который
может значительно повышать скорость поиска и операций сортировки. В
составном ключе, включающем несколько полей, нужно использовать ровно
столько полей, сколько для него необходимо.

Имеются специальные случаи, когда первичный ключ целесообразнее не
создавать. Например, для некоторых таблиц индекс, ассоциированный с
первичным ключом, может неприемлемо снижать производительность ввода и
модификации данных. После того как проект таблицы готов, можно приступать к
ее созданию. Создать таблицу можно двумя способами. Для ввода новых данных
можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже
существующие данные из другого источника.

2.10.5 Создание новой пустой таблицы

В Microsoft Access существует несколько способов создания новой
таблицы:
1. Использование мастера баз данных для создания новой стандартной базы
данных из числа предоставляемых Access. Созданная за одну операцию база
данных будет содержать все требуемые отчеты, таблицы и формы. Мастер баз
данных создает новую базу данных целиком, его нельзя использовать для
добавления новых таблиц, форм и отчетов в уже существующую базу данных.
2. Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из числа
определенных ранее таблиц.
3. Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При
сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и
каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.
4. Определение всех параметров структуры таблицы в режиме конструктора.
5. Импорт в текущую базу данных структур таблиц и данных из внешнего
источника.
6. Создание в текущей базе данных таблиц, связанных с таблицами внешнего
источника.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется
возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения
структуры таблицы, например для добавления новых полей, установки значений
по умолчанию или для создания масок ввода.

2.10.6 Создание таблицы в режиме конструктора

Режим конструктора позволяет наиболее гибко управлять всеми
создаваемыми и уже имеющимися компонентами определения таблицы. Чтобы
создать таблицу в режиме конструктора:
1. Перейти в окно базы данных. Переключиться из другого окна в окно базы
данных можно, нажав клавишу F 11.
2. Выбрав вкладку Таблицы, нажать кнопку Создать.

Прошу обратить внимание: Если данная таблица является связанной, то
добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если связанная
таблица является таблицей Microsoft Access, для добавления поля необходимо
открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей
другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл
в этом приложении.

3. В окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор.
4. Определить в таблице каждое поле. Поля таблицы содержат данные,
представляющие порции записи. Пользователь имеет возможность определять
формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять
операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе
Свойства поля в режиме конструктора таблицы. В Microsoft Access свойства
полей используются при просмотре или изменении данных пользователем.
Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля, Маска
ввода и Подпись определяют вид базы данных таблицы и запроса. Элементы
управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы,
наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию. Другие
свойства позволяют определить условия на значения полей или задать
обязательный ввод данных в поле. Microsoft Access будет проверять
выполнение этих условий при каждом добавлении или изменении данных в
таблице. Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать
первую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры
следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и
нажать кнопку Добавить строки на панели инструментов. В столбец Имя
столбца ввести имя поля; в столбце Тип данных выбрать требуемый тип
данных в раскрывающемся списке либо оставить настройку по умолчанию
(Текстовый). В столбце Описание можно ввести необязательное краткое
описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при
добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта
таблицы. При необходимости можно задать значения свойств поля в бланке
свойств в нижней части окна.
5. Назначить ключевые поля таблицы. Наличие в таблице ключевых полей не
обязательно. Однако если они не были определены, то при сохранении
таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.
6. Для сохранения таблицы нажать кнопку Сохранить на панели инструментов,
введя допустимое имя таблицы.

Выбор для поля таблицы типа данного

Тип данного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся списке в
столбце Тип данных. При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо
учитывать следующее:
1. какие значения должны отображаться в поле. Например, нельзя хранить
текст в поле, имеющем числовой тип данных, и нецелесообразно хранить
числовые данные в текстовом виде;
2. сколько места необходимо для хранения значений в поле;
3. какие операции должны производиться со значениями в поле. Например,
суммировать
4. значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а в
текстовых полях и полях объектов OLE, – нельзя;
5. нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать
поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно;
6. будут ли поля использоваться в группировке записей в запросах или
отчетах. Поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для
группировки записей нельзя;
7. каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в
текстовых полях сортируются как строковые значения (1, 10, 100, 2, 20,
200 и т. д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как
числовых значений необходимо использовать числовые поля или поля, имеющие
денежный формат. Также многие форматы дат невозможно надлежащим образом
отсортировать, если они введены в текстовое поле. Для обеспечения
сортировки дат и времен следует использовать поле типа ДатаВремя.

В следующей таблице представлены все типы данных Microsoft Access и их
применение.

Тип данныхПрименение Размер
Текстовый Текст или комбинация текста и До 255 символов.
чисел, например адрес, а также Хранятся только
числа, не требующие вычислений,введенные в поле
например номера телефонов, символы; позиции, не
номенклатурные номера или использованные в
почтовый индекс. текстовом поле, не
хранятся. Для
управления
максимальным числом
вводимых символов
следует определить
свойство Размер поля.
Поле Длинный текст или числа, До 64 000 символов.
МЕМО например комментарии или
описание. Поля МЕМО не могут
быть индексированы или
отсортированы. Для хранения
форматированного текста или
длинных документов, вместо поля
МЕМО, следует создать поле
объекта OLE.
Числовой Числовые данные, используемые 1, 2, 4 или 8 байт.
для математических вычислений, 16 байт только для
за исключением вычислений, кодов репликации.
включающих денежные операции
(для которых используется
денежный тип). Тип и размер
значений, которые могут
находиться в числовом поле,
можно изменить в свойстве
Размер поля. Например, в поле,
занимающее на диске 1 байт,
допускается ввод только целых
чисел (без десятичных знаков)
от 0 до 255.
ДатаВремяДаты и время. Хранение значений8 байт.
дат и времени в поле типа
ДатаВремя обеспечивает
правильную сортировку. Все
изменения, внесенные в форматы
дат и времени в окне Язык и
стандарты Панели управления
Windows, будут автоматически
отражены в полях типа
ДатаВремя.
Денежный Значения валют. Денежный тип 8 байт.
используется для предотвращения
округлений во время вычислений.
Предполагает до 15 символов в
целой части числа и 4 – в
дробной.
Счетчик Автоматическая вставка 4 байта. Для кодов
последовательных (отличающихся репликации – 16 байт.
на 1) или случайных чисел при
добавлении записи. Для создания
возрастающего счетчика следует
оставить все настройки свойства
в нижней части окна прежними,
по умолчанию, в свойстве Размер
поля задано значение Длинное
целое, а в свойстве Новые
значения – Последовательные.
Для создания счетчика случайных
чисел для свойства Новые
значения нужно установить
значение Случайные.
ЛогическийСодержащие только одно или два 1 бит.
значения, такие как ДаНет,
ИстинаЛожь, ВклВыкл.
Объекты Объекты (например, документы До 1 гигабайта
OLE Microsoft Word, электронные
таблицы Microsoft Excel,
рисунки, звуки и другие
данные), созданные в других
программах, использующих
протокол OLE. Объекты могут
быть связанными или внедренными
в таблицу Microsoft Access. Для
отображения объекта OLE в форме
или отчете необходимо
использовать элемент управления
Присоединенная рамка объекта.
ГиперссылкПоле, в котором хранятся До 64 000 символов
а гиперссылки. Гиперссылка может
быть либо типа UNC (стандартный
формат пути файла с включением
сетевого сервера), либо URL
(адрес объекта в 1п1егпе1 или
внутренней сети с включением
типа протокола доступа).
Мастер Создается поле, позволяющее Размер такой же, как
подстанововыбрать значение. Из другой и размер ключевого
к таблицы или из списка значений,поля
используя поле со списком. При
выборе данного параметра в
списке типов данных для их
определения загружается мастер.

Важно: Числовые, денежные и логические типы данных, а также ДатаВремя
обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для
каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для всех данных,
кроме объектов OLE, можно также создать пользовательский формат
отображения. Подробнее см. ниже, в разделе "Свойство Формат поля".

Свойство Размер поля

Свойство Размер поля определяет максимальный размер данных, которые
могут сохраняться в полях с типом данных Текстовый, Числовой или Счетчик.
Если свойство Тип данных имеет значение "Текстовый", значением данного
свойства должно быть целое число в диапазоне от 0 до 255. По умолчанию
задается размер 50.
Если свойство Тип данных имеет значение "Счетчик", то допустимыми
значениями свойства Размер поля будут "Длинное целое" или "Код репликации".
Если поле имеет тип данных "Числовой", то допустимыми являются
следующие значения свойства Размер поля:

Значение Описание Дробная Размер
часть
Байт Числа от 0 до 255 Отсутствует1 байт
Целое Числа от -32 768 до 32 767Отсутствует2 байта
Длинное целое(Значение по умолчанию). Отсутствует4 байта
Числа
от -2 147 483 648 до 2 147
483 647
С плавающей Числа от -3.402823Е38 до 7 знаков 4 байта
точкой (4 -1.401298Е-45 для
байта) отрицательных значений и
от 1.401298Е-45 до
3.402823Е38 для
положительных.
С плавающей Числа от 15 знаков 8 байт
точкой (8 -1.79769313486232Е308 до
байт) -4.94065645841247Е для
отрицательных значений и
от 1.79769313486231Е308 до
4.94065645841247Е-324 для
положительных.
Код Глобальный уникальный Не 16 байт
репликации идентификатор (GUID) при определено
репликации объектов данных

Для получения или задания максимального размера текстового поля в
программе Visual Basic следует использовать свойство Size объектов доступа
к данным (DAO). Для полей других типов значение свойства Size автоматически
определяется значением свойства Туре.

Важно: Пользователь имеет возможность указать стандартные размеры
текстовых и числовых полей в группе Размеры полей по умолчанию на вкладке
Таблицызапросы (в диалоговом окне Параметры, которое открывается командой
Параметры в меню Сервис). Рекомендую задавать минимально допустимое
значение свойства Размер поля, поскольку обработка данных меньшего размера
выполняется быстрее и требует меньше памяти. Преобразование большего
значения свойства Размер поля к меньшему в таблице, которая уже содержит
данные, может привести к потере данных. Например, при уменьшении размера
текстового поля с 255 до 50 все значения, длина которых превышает 50
символов, будут усечены. Данные в числовом поле, которые выходят за пределы
диапазона, соответствующего новому размеру поля, округляются или заменяются
пустыми значениями. Например, при замене значения "С плавающей точкой (4
байта)" на "Целое" дробные числа будут округлены до ближайшего целого
числа, а значения вне диапазона от -32 768 до 32 767 будут преобразованы в
пустые значения. Отменить изменения данных, произошедших при модификации
свойства Размер поля, после его сохранения в режиме конструктора таблицы
будет невозможно. Для полей, в которых планируется хранить числовые
значения с одним – четырьмя знаками в дробной части, рекомендуется
использовать денежный тип данных. При обработке числовых значений из полей
типа "С плавающей точкой (4 байта)" и "С плавающей точкой (8 байт)"
применяются вычисления с плавающей точкой. При обработке числовых значений
из денежных полей используются более быстрые вычисления с фиксированной
точкой.

Поле типа Счетчик
Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически
вводится число, в Microsoft Access существует тип данных Счетчик. При этом
созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. В поле
счетчика могут быть использованы три типа чисел: последовательно
возрастающие на один, случайные числа, а также коды репликации (также
называются GUID – глобальные уникальные идентификаторы). Наиболее часто
используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика
удобно использовать как ключевое поле таблицы. Счетчик случайных чисел
создает уникальный номер для каждой записи в таблице.

Поле счетчика и репликация
Код репликации используется при репликации базы данных для создания
уникальных идентификаторов, обеспечивающих синхронизацию реплик. При
репликации базы данных необходимо определить подходящий размер для поля
типа Счетчик, используемого в качестве ключевого поля таблицы. При
использовании поля типа Счетчик как ключевого ... продолжение
Похожие работы
Компоненты Delphi для работы с базами данных
Создание базы данных по делам студентов для деканата физического факультета
Автоматизированные системы управления (АСУ)
Автоматизация документооборота кафедры «Компьютерные системы»
Учебное пособие для студентов казахских отделений университетов
Использование объектно-ориентированного программирования при создании приложений для работы с базами данных
Модель системы обработки данных
Практические курсы русского и казахского языков в системе филологической подготовки студентов в вузах Республики Казахстан
Системы управления качеством на предприятии
Системы управления государственным долгом в РК
Дисциплины
Көмек / Помощь
Арайлым
Біз міндетті түрде жауап береміз!
Мы обязательно ответим!
Жіберу / Отправить

Рахмет!
Хабарлама жіберілді. / Сообщение отправлено.

Email: info@stud.kz

Phone: 777 614 50 20
Жабу / Закрыть

Көмек / Помощь