Автоматизация рабочего места Секретаря

Дисциплина: Автоматизация, Техника
Тип работы: Курсовая работа
Бесплатно: Антиплагиат
Объем: 85 страниц
В избранное:

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

КАЗАХСКО - РУССКИЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра: ИС и ПО

Дисциплина: Проектирование баз данных

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: Автоматизация рабочего места Секретаря.

Выполнил: студент группы

ИС - 301: Ажгиреев С. Н.

Проверила: к. т. н., доцент

Алямова Р. Я.

Актобе

2005

ПЛАН

ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ . . . 3

ВВЕДЕНИЕ. 4

Теория построения Автоматизированных Рабочих Мест. . 6

1. 1Анализ принципов АРМ на базе ПК6

1. 2Языковые средства АРМ . . . 9

1. 3 Классификация АРМ-ов. 13

2. Разработка баз данных использующая программа АРМ«Секретарь»… . . . 16

2. 1Актуальность разработки баз данных

на основе продуктов Borland . . 16

2. 2Требования к базам данных. 17

2. 3Основные концепции реляционных баз данных18

2. 4 Шаги проектирования базы данных. . 21

2. 4. 1Приведение к первой нормальной форме . . . …. . 25

2. 4. 2. Приведение ко второй нормальной форме. . 26

2. 4. 3Приведение к третьей нормальной форме . . . 27

2. 5. Сущность BDE30

2. 6. Алиасы. 31

2. 7. Создание таблиц с помощью Database Desktop37

2. 8. Создание таблиц с помощью SQL-запросов. 45

2. 9. Создание таблиц с помощью компонента TTable49

2. 10. Рабочая программа АРМ Секретарь . . . 55

2. 10. 1 Пояснения основных процедур, используемых программой АРМ Секретарь59

2. 10. 2 Полный Листинг программы АРМ Секретарь. . 62

ВЫВОДЫ . . . 67

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ68

Приложение А.

ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

АРМ - Автоматизированное Рабочее Место;

ПК - персональный компьютер;

ЭВМ - электронные вычислительные машины;

ППП - Пакеты прикладных программ;

СУБД - система управления базами данных ;

БД - базы данных;

1НФ - первая нормальная форма;

2НФ - вторая нормальная форма;

3НФ - третья нормальная форма ;

НФБК- нормальная форма Бойса-Кодда ;

4НФ - четвертая нормальная форма;

5НФ - пятая нормальная форма ;

WISQL - Windows Interactive SQL - клиентская часть Local InterBase;

BDE - Borland Database Engine;

IDAPI - Integrated Database Application Programming Interface;

ODBC - Open DataBase Connectivity;

SQL (Structured Query Language) - структурированный язык запросов;

ИС - информационные системы;

ПО - программное обеспечение;

АСУ - автоматизированные системы управления;

АИС - автоматизированная информационная система;

Введение

Темой данной курсовой работы является Автоматизированное Рабочее Место (АРМ) секретаря предприятия. Результатом работы является программа «АРМ Секретарь». Надеюсь, что эта программа будет применяться на практике.

Этот вопрос очень актуален, так как настоящее время в любом предприятие большем или малом, межнациональной кампания или в небольших предприятиях оказывающих небольшой спектр услуг существует такая должность как Секретарь. Эта рабочее место является лицом предприятия (фирмы), и этот работник должен находится в курсе всех дел происходящей в этой организации, иметь при себе все данные о работе предприятия за весь период существования предприятия, так как руководству необходимо иметь перед собой все данные для их последующего анализа. В настоящее время в основном, секретари используют для архива бумажные носители(по Актюбинской области ) . Хотя этот вид носителя имеет ряд недостатков: много занимаемой площади под архивами, большое время на поиск информации, в результате имеют место большие финансовые потери, если информация во время не была предоставлена.

Моя работа предназначена для автоматизации отдельных направлений, фрагментов, деталях работы секретаря. Программа для облегчение труда секретаря Помощь руководству в предоставления данных о клиентах предприятия, поставщиков, предоставления данных об активах и пассивах предприятия. Так как полная автоматизация работы секретаря невозможна, из - за того что требуется большие ресурсы и затраты которые в последствие не окупились бы. Логичнее было бы, если максимально автоматизировать наиболее рутинные и ответственные процессы. Я взялся попробовать автоматизировать работу секретаря в работе с клиентами, так как опасность ошибок весьма дорого обойдутся компании, например в результате порче на бумажных носителях информации, предприятия потеряла сведения о своих клиентах. В итоге фирма понесет убытки за то время, пока будут заново собирать сведения о клиентах.

После анализа поставленной задачи стало необходимо изучить предметную область, в которой решалась задача создания АРМ Отдела Кадров. Для этого первым этапом стало изучение и понимание основных принципов построения автоматизированных рабочих мест как таковых. Как выяснилось в ходе изучения этой области, проработке интерфейса стоит уделить немалое внимание. Плохо продуманный интерфейс может свети на нет желание работать с программой независимо от примененных аппаратно-программных средств, для ее реализации.

Возникла задача правильно выбрать конкретное средство реализации поставленной цели. С учетом имеющихся знаний относительно системы разработки программ в среде Delphi, было решено создать программу именно на ее основе. Однако ряд вопросов требовал более глубокого изучения, что и было проделано при исследовании задачи.

Цели, программы прилагаемой к курсовой является:

максимальная приближённость специалистов к машинным средствам обработки информации;

работа в диалоговом режиме;
оснащение АРМ в соответствии с требованиями эргономики;
высокая производительность компьютера;

максимальная автоматизация рутинных процессов;

Теория построения Автоматизированных Рабочих Мест

1. 1Анализ принципов АРМ на базе ПК

Автоматизированное рабочее место (АРМ), или, в зарубежной терминологии, "рабочая станция" (work-station), представляет собой место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им

определенных функций. Такими средствами, как правило, является ПК, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами, а именно: дисковыми накопителями, печатающими устройствами, оптическими читающими устройствами или считывателями штрихового кода, устройствами графики, средствами сопряжения с другими АРМ и с локальными вычислительными сетями и т. д.

Наибольшее распространение в мире получили АРМ на базе профессиональных ПК с архитектурой IBM PC

АРМ в основном ориентированы на пользователя, не имеющего специальной подготовки по использованию вычислительной техники. Основным назначением АРМ можно считать децентрализованную обработку информации на рабочих местах, использование соответствующих "своих" баз данных при одновременной возможности вхождения в локальные сети АРМ и ПК, а иногда и в глобальные вычислительные сети, включающие мощные ЭВМ.

В настоящее время на очень многих предприятиях реализуется концепция распределенных систем управления предприятием. В них предусматривается локальная, достаточно полная и в значительной мере законченная обработка информации на различных уровнях иерархии. В этих системах организуется передача снизу вверх только той части информации, в которой имеется потребность на верхних уровнях. При этом значительная часть результатов обработки информации и исходные данные должны храниться в банках данных.

Для реализации идеи распределенного управления потребовалось создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе профессиональных персональных компьютеров. В моей работе по АРМ можно осуществлять планирование, моделирование, оптимизацию процессов, принятие решений в различных информационных системах и для различных сочетаний задач. Для каждого объекта управления необходимо предусматривать АРМ, соответствующие их значению. Принципы создания АРМ:

системность.
эффективность
устойчивость. гибкость

Поясним, смыл каждого из указанных понятий.

Системность. АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Гибкость. Система приспособлена к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Устойчивость. Принцип заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Создание такого "гибридного" интеллекта в настоящее время является проблемой. Я попытаюсь, построить АРМ Секретаря так что бы, эта программа учитывала максимальные возможности этих свойств. Однако реализация этого подхода при разработке и функционировании АРМ Секретаря может привести к ощутимым результатам - АРМ Секретаря станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалиста. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.

Hа производственных предприятиях АРМ являются важной структурной составляющей АСУ как персональное средство планирования, управления, обработки данных и принятия решений. АРМ - это всегда специализированная система, набор технических средств и программного обеспечения, ориентированного на конкретного специалиста - администратора, экономиста, инженера, конструктора, проектанта, архитектора, дизайнера, врача, организатора, исследователя, библиотекаря, музейного работника и множество других(в нашем случае секретаря) .

В то же время к АРМ Секретаря, можно предъявить и ряд общих требований, которые должны обеспечиваться при его создании, а именно:

непосредственное наличие средств обработки информации;

возможность работы в диалоговом (интерактивном) режиме;

выполнение основных требований эргономики: рациональное распределение функций между оператором, элементами комплекса АРМ и окружающей средой, создание комфортных условий работы, удобство конструкций АРМ, учет психологических факторов человека-оператора, привлекательность форм и цвета элементов АРМ и др. ;

достаточно высокая производительность и надежность ПК, работающего в системе АРМ;

адекватное характеру решаемых задач программное обеспечение;

максимальная степень автоматизации рутинных процессов;

оптимальные условия для самообслуживания специалистов как операторов АРМ;

другие факторы, обеспечивающие максимальную комфортность и удовлетворенность специалиста использованием АРМ как рабочего инструмента.

В большинстве случаях структура АРМ включает совокупность подсистем - технической, информационной, программной и организационной.

О технической подсистеме уже было сказано выше. К указанному ранее набору технических средств, непосредственно образующему АРМ, надо еще добавить средства связи с другими АРМ, работающими в общей сети объекта, а также другие средства связи (телефон, телекс, телефакс) .

К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в базах данных, как правило, на дисковых накопителях, но в последние время стала развиваться альтернативный метод хранения информации - сетевой.

Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также пакеты программ для работы с графической, звуковой и др. информацией.

Организационное обеспечение АРМ имеет своей целью организацию их функционирования, развития, подготовки кадров, а также администрирования. К последнему относятся: планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование, документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.

Методика проектирования АРМ не может не быть связанной с методикой его функционирования, так как функционирование развитого АРМ предусматривает возможность его развития самими пользователями. Языковые средства АРМ являются реализацией методических средств с точки зрения конечного пользователя, а программные реализуют языковые средства пользователя и дают возможность конечному пользователю выполнять все необходимые действия.

Языковые средства АРМ

Языковые средства АРМ необходимы прежде всего для однозначного смыслового соответствия действий пользователя и реакции ЭВМ. Без них невозможен процесс обучения, организация диалога, обнаружение и исправление ошибок. Сложность разработки таких языков заключается в том, что они должны быть преимущественно непроцедурными. Если процедурный язык указывает, как выполняется задаваемое действие, то непроцедурный - что необходимо выполнить без детализации, какие действия для этого требуются. Так как Секретари не знают и не должны знать в деталях процесс реализации информационной потребности, чем выше интеллектуальность АРМ, тем больше непроцедурных возможностей должно быть предусмотрено в его языках.

Языки АРМ должны быть и пользовательски-ориентированными, в том числе и профессионально-ориентированными. Это связано с различиями в классификации пользователей, которые разделяются не только по профессиональной принадлежности, но и по иерархии служебного положения, мере обученности, виду потребляемых данных и др. Следует учесть, что использование естественного языка, несмотря на кажущуюся простоту такого подхода, не может дать сколько-нибудь ощутимых преимуществ из-за необходимости введения через клавиатуру громоздких конструкций ради получения иногда несложных результатов.

Как и во всяком языке, основу языков АРМ должны составлять заранее определяемые термины, а также описания способов с помощью которых могут устанавливаться новые термины, заменяя или дополняя существующие. Это приводит к необходимости при проектировании АРМ определенным образом классифицировать терминологическую основу АРМ, т. е. определить все основные синтаксические конструкции языка и семантические отношения между терминами и их совокупностями. В связи с этим может возникнуть необходимость в простейшей классификации АРМ, например, по возможностям представления данных в некоторых пользовательских режимах обработки: числовые, текстовые, смешанные. В более сложных случаях классификация АРМ может определяться уже организацией баз данных. Возможности языка во многом определяют и список правил, по которым пользователь может строить формальные конструкции, соответствующие реализации информационной потребности. Hапример, в некоторых АРМ все данные и конструкции фиксируются в табличной форме (табличные АРМ) или в виде операторов специального вида (функциональные АРМ) .

Языки пользователя разделяют АРМ также по видам диалога. Средства поддержки диалога в конечном счете определяют языковые конструкции, знание которых необходимо пользователю.

Конструкцией одного и того же АРМ может быть предусмотрено не один, а несколько возможных типов диалога в зависимости от роста активности пользователя в процессе обучения или работы, а также необходимости развития АРМ средствами пользователя. Из существующих диалогов при разработке АРМ наиболее употребимы: диалог, инициируемый ЭВМ, диалог заполнения форм, гибридный диалог, диалог необученного пользователя и диалог с помощью фиксированных кадров информации. При диалоге, инициируемом ЭВМ, пользователь АРМ освобождается практически полностью от изучения мнемоники и конструкций языка. Одной из модификаций этого метода является метод меню, при котором выбирается один или несколько из предложенных ЭВМ вариантов.

При диалоге заполнения форм, который также инициируется ЭВМ, пользователь заполняет специально подобранные формы на дисплее с их последующим анализом и обработкой.

Гибридный диалог может быть инициированы и пользователем, и ЭВМ.

При диалоге необученного пользователя должна быть обеспечена полная ясность ответов ЭВМ, которые не могут оставлять у пользователя сомнений относительно того, что ему нужно делать.

В случае диалога с помощью фиксированных кадров информации ЭВМ выбирает ответ из списка имеющихся. В этом случае пользователь вводит только очень короткие ответы, а основная информация выдается автоматически.

Тип диалога также может определять классификацию АРМ, например АРМ с диалоговыми средствами необученного пользователя. Классификация АРМ по такому признаку связана с классификаццией по профессиональной ориентации пользователя. Hапример, АРМ с диалогом по методу меню вряд ли целесообразно для пользователя-экономиста, относящегося в то же время к персоналу руководителя, вследствие большого числа повторяющихся операций.

Если рассматривать автоматизированниые рабочие места с точки зрения программных средств, их реализующих, то классификация АРМ может быть весьма обширна. Они могут быть классифицированы по языку программирования, возможности предоставления пользователю процедурных средств программирования, возможности достраивания программной системы в процессе эксплуатации, наличию систем управления базами данных, транслятора или интерпретатора с языков пользователей, средств обнаружения и исправления ошибок и т. д. Пакеты прикладных программ (ППП), применяемые в АРМ, могут быть параметризованы для обеспечения привязки системы к конкретному приложению. Могут использоваться генераторы самих ППП.

В состав АРМ обязательно входят различные программные компоненты, обеспечивающие основные расчетные функции и организацию диалога, а также система управления базой данных, трансляторы, справочные системы, собственно база данных, содержащая, например, основные данные, сценарии диалога, инструкции, управляющие параметры, перечни ошибок и др. Основные компоненты АРМ определяют его состав и обеспечивать возможность классификации АРМ по различным признакам.

В зависимости от применения в рамках АРМ средств, обеспечивающих развитие АРМ конечным пользователем, будем разделять АРМ на два больших класса : обслуживащюие и интеллектуальные . И те и другие могут предназначаться для различных пользователей. Hо в то же время существуют такие пользователи, о которых можно сказать заранее, что он не может быть пользователем того или другого АРМ. Hапример, обслуживающий персонал (делопроизводители, секретари) в силу специфики выполняемых ими функций не нуждаются в интеллектуальных АРМ (в своей непосредственной деятельности) .

Обслуживающие АРМ в сферах организационного управления могут быть :

информационно-справочными.
вычислительными.
текстообрабатывающими.

Интеллектуальные АРМ можно прежде всего разделить на ориентированные на данные и ориентированные на занания ( даталогические и фактологические ) .

Информационно-справочные АРМ обслуживают какой-либо процесс управления. Вычислительные АРМ разнообразны по своему содержанию и могут применяться многочисленными категориями пользователей. С их помощью могут ставиться и решаться организационно-экономические задачи, связанные и не связанные друг с другом, поиск и обработка данных в которых заранее определена или определяется в процессе функционирования АРМ. Текстообразующие АРМ предназначены для обработки и генерации текстовой информации различной структуры и предположении, что текст семантически не анализируется.

Интеллектуальные АРМ даталогического типа основаны на широком использовании баз данных и языков пользователей. При этом пользователь способен самостоятельно модифицировать базы данных и языки, варьировать диалоговыми возможностями. В этих АРМ отсутствует база знаний, т. е. невозможно накопление правил, обеспечивающих объяснение того или иного свойства управляемого объекта. База знаний как составной компонент входит в АРМ фактологического типа. Фактологические АРМ полезны там, где работа в условиях АРМ определяется преимущественно накапливаемым опытом и логическим выводом на его основе.

Выделим несколько основных функций, которые должны быть реализованы в рамках автоматизации организационного управления:

интерпретация (анализ и описание данных и фактов из предметной области для установления их взаимосвязей и систем) ;

диагностика (поиск, определение и описание состояния управляемого объекта) ;

мониторинг (непрерывное отслеживание функционирования АРМ и фиксирование получаемых результатов) ;

планирование (обеспечение заданной последовательности действий) ;

проектирование (обеспечение пользовательских интерфейсов и развития) .

1. 3 Классификация АРМ-ов.

... продолжение

Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.