Основы Access - реляционной базы данных

Введение

Цели и задачи проектирования

ОСНОВЫ ACCESS . РЕЛЯЦИОННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ
1.1.Определение (задание структуры) данных.
1.2. Обработка данных.
1.3.Управление данными.
1.4. Microsoft Access . НЕЧТО БОЛЬШЕЕ, ЧЕМ СУБД.
1.5.Проектирование базы данных.
1.6.Использование средств анализа в Microsoft Access.
Литература

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.
С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно - справочных и расчетных задач.
Первоначально для накопления и хранения информации на ЭВМ применялись локальные массивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых функциональных задач создавались собственные файлы исходной и результатной информации. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.
Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.
Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.
Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.
Система управления базами данных предоставляет нам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

1) Попова. А. Программирование в среде СУБД FoxPro2.0 Москва «Радио и
связь»,1994г.
2) www.foxpopuli.narod.ru - web-сайт, посвящённый FoxPro 2.6
MS-DOS.

Дисциплина: Информатика, Программирование, Базы данных
Тип работы: Реферат
Бесплатно: Антиплагиат
Объем: 19 страниц
В избранное:

Содержание

Введение

Цели и задачи проектирования

ОСНОВЫ ACCESS - РЕЛЯЦИОННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ
1.1.Определение (задание структуры) данных.
1.2. Обработка данных.

1.3.Управление данными.

1.4. Microsoft Access - НЕЧТО БОЛЬШЕЕ, ЧЕМ СУБД.

1.5.Проектирование базы данных.

1.6.Использование средств анализа в Microsoft Access.

Литература

Введение

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки,
регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и
обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых
сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий
процесс.

С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась
возможность автоматизировать решение многих информационно - справочных и
расчетных задач.

Первоначально для накопления и хранения информации на ЭВМ применялись
локальные массивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых
функциональных задач создавались собственные файлы исходной и результатной
информации. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их
обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.

Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания
управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять
взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при
автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи нашли свое
воплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют
не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми
базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся
наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются
инструментальным средством проектирования банков данных при обработке
больших объемов информации.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на
персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы
либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств
разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо
разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока
не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней
предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки
данных, а также для управления ими при работе с большими объемами
информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access
совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных
баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет нам возможность
контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и
организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также
существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение
больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД
включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и
описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти
функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В
практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием
электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или
анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или
шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты
для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно
упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТИРОВАНИЯ.

Основная цель процесса проектирования БД состоит: в получении
такого
проекта, который удовлетворяет следующим требованиям:

• корректности схемы БД, т. е. база данных должна быть гомоморфным
образом
моделируемой предметной области, где каждому объекту предметной
области
соответствуют данные в памяти ЭВМ, а каждому процессу предметной области
-
адекватные процедуры обработки данных. При этом результаты
выполнения
процесса и соответствующих ему процедур обработки данных должны совпадать
в
любой момент функционирования, если это предусмотрено проектом;

• обеспечение ограничений на конфигурацию вычислительной системы, в
первую
очередь, на ресурсы внешней и оперативной памяти;

•эффективность функционирования, т. е. Обеспечение требований ко
времени
реакции системы на запросы и обновления БД;

• защита данных от разрушений при сбоях оборудования от
некорректных
обновлений и, если необходимо, от несанкционированного доступа.

•простота и удобство эксплуатации информационной системы;

• гибкость, т. е. возможность развития и последующей адаптации системы
к
изменениям в предметной области и к новым потребностям пользователей.

Удовлетворение первых четырех требований обязательно для принятия
проекта.
Последние два требования необязательны, так как большая или
меньшая
простота и удобство эксплуатации выступают только факторами
оценки
альтернативных вариантов проекта.

СТРУКТУРА ПРОЦЕССА ПРОЕКТИРОВАНИЯ

Обследование предметной области. На этом этапе (рис.1),
после
первоначального знакомства с предметной областью следует детальное
изучение
всех ее фрагментов, каждый из которых характеризуется
локальным
пользовательским представлением. Для каждого фрагмента
определяются
информационные объекты, анализируются процессы, их использующие,
и
устанавливаются явные ассоциации между информационными объектами.
Фрагменты предметной области исследуются последовательно. Причем
сведения
об очередном фрагменте интегрируются с полученными при
изучении
предшествующих фрагментов.
Выбор СУБД. Система управления БД – важнейший программный
компонент
информационной системы, оказывающий существенное влияние на
многие
параметры системы, в том числе:

• пользовательские интерфейсы;
• эффективность функционирования;
• стоимость разработки приложений;
• стоимость эксплуатации;
• гибкость системы.

ОСНОВЫ ACCESS - РЕЛЯЦИОННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ.

1.1. Определение (задание структуры) данных.

Во время работы с документом или электронной таблицей мы обычно полностью
свободны в определении содержимого документа или каждой ячейки таблицы. В
текстовом редакторе такая гибкость необходима для того, чтобы поместить ту
или иную информацию в нужное место на странице, а в электронной таблице мы
должны иметь возможность хранить исходные данные, производить необходимые
вычисления и представлять результаты в нужном виде. Эта гибкость
обеспечивает успешное решение относительно небольших, хорошо
сформулированных задач. Но когда электронная таблица содержит несколько
сотен строк, а документы состоят из многих страниц, то работать с ними
становится довольно трудно. С ростом объема данных вы можете обнаружить,
что превышены установленные электронной таблицей или текстовым редактором
ограничения на память или же вообще исчерпаны возможности компьютерной
системы. Если мы разрабатываете документ или электронную таблицу, которые
предназначены для других пользователей, то становится трудно (или даже
невозможно) проконтролировать ввод новых и использование уже имеющихся
данных. Например, когда в электронной таблице в одной ячейке должна
храниться дата, а в другой - денежное поступление, пользователь чисто
случайно может их перепутать. Кроме того, если нам понадобится работать не
только с цифровой или текстовой информацией, мы можем обнаружить, что наша
электронная таблица не может работать с информацией, представленной в виде
рисунка или звука.

СУБД позволяет задать типы данных и способы их хранения. Мы также можете
задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем использовать для
обеспечения правильности ввода данных. В самом простом случае условие на
значение должно гарантировать, что мы не введем случайно в числовое поле
буквенный символ. Другие условия могут определять область или диапазоны
допустимых значений ваших данных. В наиболее совершенных системах мы можем
задать отношения между совокупностями данных (обычно называемыми таблицами
или файлами) и возложить на СУБД обеспечение совместимости или целостности
данных. Например, можно заставить систему автоматически проверять отношение
введенных заказов к конкретным клиентам.

Microsoft Access предоставляет нам максимальную свободу в задании типа
ваших данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения,
рисунки, звук, документы, электронные таблицы). Мы можем задать также
форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты
времени) и предоставления этих данных при выводе на экран или печать. Для
уверенности, что в базе данных хранятся только корректные значения, можно
задать условия на значения различной степени сложности.

1.2. Обработка данных.

Работа с данными в текстовом редакторе или электронной таблице значительно
отличается от работы с данными в СУБД. В документ, подготовленный с помощью
текстового процессора, мы можем включить табличные данные и использовать
для их обработки ограниченный набор функций. Можно выполнить поиск строки
символов в исходном документе, с помощью ОLЕ (Object Linking and Embedding)
включить в него таблицы, диаграммы или картинки из других приложений. В
электронной таблице некоторые ячейки содержат обеспечивающие нужные
вычисления или преобразования формулы, а данные, которые являются для них
исходной информацией, мы можем ввести в другие ячейки. Данные из
электронной таблицы, созданной для какой-то конкретной цели, очень трудно
потом использовать в решении других задач. Чтобы выполнить новую задачу, мы
можем организовать связь с данными другой электронной таблицы или
использовать ограниченные возможности поиска для копирования выбранного
подмножества данных одной из электронных таблиц в другую, которая
потребуется нам для решения новой задачи.

СУБД позволяет работать с данными, применяя различные способы. Например, мы
можем выполнить поиск информации в отдельной таблице или создать запрос со
сложным поиском по нескольким связанным между собой таблицам или файлам. С
помощью одной единственной команды можно обновить содержание отдельного
поля или нескольких записей. Для чтения и корректировки данных мы можем
создать процедуры, использующие функции СУБД. У многих систем имеются
развитые возможности для ввода данных и генерации отчетов.

В Microsoft Access для обработки данных некоторых таблиц используется
мощный язык SQL (Structured Query Language - Структурированный язык
запросов). Используя, мы можем выделить из одной или нескольких таблиц
необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно
упрощает задачу обработки данных. Чтобы заставить Microsoft Access решать
наши задачи, нам совершенно не требуется знать язык SQL. При любой
обработке данных из нескольких таблиц использует однажды заданные вами
связи между таблицами. Мы можем сконцентрировать свои усилия на решении
информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы,
которая отслеживает в нашей базе все связи между структурами данных. В
Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое
возможностями средство графического задания запроса - так называемый
запрос по образцу (QBE, query by example), которое используется для
задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для
выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с
мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, мы можем буквально за
секунды построить довольно сложный запрос.

1.3. Управление данными.

Электронные таблицы и текстовые документы являются прекрасными средствами
для решения так называемых однопользовательских задач, но они плохо
приспособлены для работы в режиме коллективного пользования. Электронные
таблицы также полезны в качестве шаблонов для простых форм ввода
информации, но если нам нужно произвести комплексную проверку данных, то
здесь их функций явно недостаточно. Электронная таблица хороша в качестве
шаблона для счета-фактуры в небольшой фирме. Но если с расширением бизнеса
начинает возрастать число сотрудников, вводящих в компьютер заказы, то без
базы данных нам не обойтись. Точно так же электронная таблица может
использоваться на крупных предприятиях для подготовки сотрудниками отчетов
о своих затратах, но для составления общей бухгалтерской отчетности эти
сведения все равно должны собираться в базе данных.

В тех случаях, когда возникает необходимость коллективного пользования
информацией, настоящая система управления базами данных позволяет защищать
информацию от несанкционированного доступа так, что право знакомиться с
данными или корректировать их получают только определенные пользователи.
Предназначенная для коллективного пользования СУБД имеет средства, не
позволяющие нескольким пользователям одновременно корректировать одни и те
же данные. Поскольку в Access к данным могут иметь доступ одновременно
несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства зашиты и
обеспечения целостности данных. Мы можем заранее указать, какие
пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам
(таблицам, формам, запросам) нашей базы данных. Microsoft Access
автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки
разными пользователями. Microsoft Access также опознает и учитывает
защитные средства других подсоединенных к нашей базе структур (таких, как
базы данных РагаDох, dBASE, и SQL).

1.4. Microsoft Access - НЕЧТО БОЛЬШЕЕ, ЧЕМ СУБД.

Точно определив, какие именно данные нам нужны, каким образом они будут
храниться в памяти и какая должна быть система доступа к данным, мы тем
самым решили только вопрос управления данными. Кроме этого нужен еще
простой способ автоматизации решения предстоящих типовых задач. Даже если
мы можем разработать достаточно сложные прикладные электронные таблицы, у
нас все равно не будет средств отладки и управления работой таких
приложений, позволяющих легко создать, скажем, полные формы для заказов или
систему учета материально-производственных запасов. Напротив, СУБД
специально проектируются для создания приложений. Они представляют нам
необходимый инструментарий для управления данными и их обработки, а также
дают возможность каталогизировать объекты приложения и управлять
взаимосвязями между ними. При этом вместе с СУБД в вашем распоряжении
оказывается язык программирования и средство отладки.

В свете вышесказанного для автоматизации решения ваших задач нам необходимы
мощная реляционная СУБД и система разработки приложений. Практически все
существующие СУБД имеют средства разработки приложений, которые могут быть
использованы программистами или квалифицированными пользователями при
создании процедур для автоматизации управления и обработки данных. К
сожалению, многие системы разработки приложений для создания процедур
требуют знания некоторого языка программирования, например Си или Xbase.
Несмотря на всю их силу и богатство средств, для успешного их использования
от нас требуется наличие определенной профессиональной подготовки и опыта
работы с ними. К счастью, в имеются средства, позволяющие легко
проектировать и создавать приложения для работы с базами данных без знания
языка программирования. Работа в Microsoft Access начинается с определения
реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Сразу после
этого мы с помощью форм, отчетов и макросов сможете определять действия над
этими данными.

Формы и отчеты можно использовать для задания форматов вывода данных на
экран и дополнительных вычислений, что очень похоже на работу с
электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчетах
форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных
(находящихся в таблицах), так что мы имеем полную свободу действий в
использовании данных, не меняя при этом сами данные - достаточно создать
дополнительную форму или отчет, использующие те же самые данные. Если нам
нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связей между
определенными формами и отчетами или для выполнения определенных действий в
качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в
некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы. Если вам
нужны более изощренные средства, например библиотечные утилиты Windows, мы
можете написать процедуру на Access Basic.
В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных
источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для
координации всех этих данных необходимы определенные знания и
организационные навыки.
Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной
реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют
быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы,
осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты,
диаграммы и почтовые наклейки.
В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной
таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи
между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным
условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить
одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные
вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице
применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких
таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный
пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным
образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет,
группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых
наклеек.
1.5.Проектирование базы данных.

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты
необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных
является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы
данных.

Этапы проектирования базы данных
Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:

Определение цели создания базы данных.
Определение таблиц, которые должна содержать база данных.
Определение необходимых в таблице полей.
Задание индивидуального значения каждому полю.
Определение связей между таблицами.
Обновление структуры базы данных.
Добавление данных и создание других объектов базы данных.
Использование средств анализа в Microsoft Access.

Определение цели создания базы данных
На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель
создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна
содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и
информацию, которую будут содержать поля таблиц.
База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с
ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать
база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы,
которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить
создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

Определение таблиц, которые должна содержать база данных
Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных
является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать
база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное
представление о структуре таблицы.
При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft
Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке
таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и
между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и
изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более
эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных
таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны
клиентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они
в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов
хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о
клиенте осталась в базе данных.

Определение необходимых в таблице полей
Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в
таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с
данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом,
городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой
таблицы необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом
выражения.
В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например,
поля Имя и Фамилия, а не общее поле Имя).

Задание индивидуального значения каждому полю
С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например,
данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или
набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в
таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Определение связей между таблицами
После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей
необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого
нужно определить связи между таблицами.
Желательно изучить связи между таблицами в уже существующей базе данных.

Обновление структуры базы данных
После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть
структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать
на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.
Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между
ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть,
отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также
создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они
требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все
возможные повторения данных.

Добавление данных и создание других объектов базы данных. Если структуры
таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные.
Затем можно создавать любые запросы, ... продолжение

Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.