Анықтама. Қызметіне қатысты құжаттарды қолдану. Хаттама

1 Анықтама
2 Қызметіне қатысты құжаттарды қолдану
3 Хаттама

Анықтама — мазмұны белгілі бір фактіні я оқиғаны дәлелдейтін, растайтын, сипаттайтын ақпараттық-анықтамалық іс кағазының түрі.
Анықтама істің жайын объективті түрде көрсетуі тиіс, сондықтан оны жасау мәліметтерді мұқият жинау және тексеру, алынған деректерді салыстыру және талдауды талап етеді.
Анықтаманы әдетте екі топка бөледі: Бірінші топта қандай да бір заңды фактіні куәландыратын қызметтік сипаттағы фактілер мен оқиғалар туралы ақпарат болады және мүдделі азаматтар мен мекемелерге беріледі. Анықтамалардың екінші тобы атқаратын қызметі, жалақысы тұратын жері, асырауында адамдардың болуы туралы растайды. Кәсіпорынның басшысы қызметкердің сұрауы бойынша мамандығын, лауазымын, біліктілігін. жұмыс уақытын және жалақысының мөлшерін көрсете отырып, осы ұйымдағы жұмысы туралы анықтама беруге міндетті.
Анықтаманың мәтіні әдетте мәліметтер берілетін тұлғаның атау септігіндегі аты-жөнін көрсетуден басталады. Анықтаманың соңында не оң жақ жоғары бұрышында анықтама берілетін мекеменің атауы жазылады. Анықтамаларды беру туралы журнал бойынша есеп жүргізілген кезде анықтаманың күнін көрсете отырып. оған реттік сан қойылады. Осындай анықтамалар бір дана болады. Анықтамаға оны жасаған және берілген мәліметтерге жауап беретін тұлға қол қояды. Анықтаманың мәтіні қолмен және мөрмен расталады. Бухгалтерия көбінесе жеке тұлғалардың бір жылдағы кірістері туралы салық инспекциясына анықтама береді.
Анықтаманың бір нұсқасы басшылыктың сұратуы бойынша жасалған және өндірістік тақырып бойынша ақпараты бар анықтамалар болып табылады, мысалы, бір тоқсанда өнімді сатудан түскен түсімнің өсу динамикасы тура-лы анықтама. Мұндай анықтамалар ішкі және сыртқы құжаттар болуы мүмкін. Кәсіпорынның басшысына арналган анықтамаларды орындаушы (құрастырушы) дайындайды және қол қояды, таза қағазға ресімделеді. Автор мекеменің орнына құрылымдың бөлімшенің атауы жазылады, мысалы бухгалтерия.
Сыртқы ұйымдардың сұратуы бойынша жасалған анықтамаларға кәсіпорынның басшысы қол қояды және кәсіпорынның бланкісінде ресімделеді. Осындай анықтаманың оның мазмұнын ашатын анықтамада жазылған тақырыбы болады. Күн, адресат, тақырып, мәтін, қол анықтамалардың осы екі түрінің міндетті деректемелері болып табылады. Анықтаманың тақырыбына анықтамада келтірілген деректемелердің уақыты және күні болуы мүмкін, мысалы, «2001 жылғы 1-тоқсанда алынган кірістер туралы» анықтама.
Анықтамаға бірнеше мәселелер бойынша мәліметтер берілетін болса онда беті айтылатын мәселелерге байланысты саннан тұратын бөлімдерге бөлінеді. Бөлімдердің де тақырыбы болады, олар араб сандарымен нөмірленеді. Сандық көрсеткіштері ба? анықтамалар кесте түрінде рәсімделуі мүмкін.
Өндірістік тақырып бойынша анықтамалар екі дана жасалады, бір данасы адресатка жіберіледі. екінші данасы іске тігіледі. Мәліметтерінің қаржылық сипаты бар анықтамаларға басшы, бас бухгалтер қол қояды және мөр соғылады.