Автоматизация процесса учета продаж компании «Айджи студио»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ3

1АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ6

1. 1ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ» АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ «КАК ЕСТЬ»6

1. 1. 1ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ И ЕГО ДЕЯТЕЛЬНОСТИ6

1. 1. 2ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ9

1. 2ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ, ЗАДАЧИ И ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ12

1. 2. 1ВЫБОР КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ АВТОМАТИЗАЦИИ И ХАРАКТЕРИСТИКА СУЩЕСТВУЮЩИХ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ12

1. 2. 2ОПРЕДЕЛЕНИЕ МЕСТА ПРОЕКТИРУЕМОЙ ЗАДАЧИ В КОМПЛЕКСЕ ЗАДАЧ13

1. 2. 3ОБОСНОВАНИЯ НЕОБХОДИМОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ ДЛЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ17

1. 3АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ РАЗРАБОТОК И ВЫБОР СТРАТЕГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»21

1. 3. 1АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ РАЗРАБОТОК ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ЗАДАЧИ21

1. 3. 1. 1"ФОЛИО CRM"22

1. 3. 1. 21С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8 CRM ПРОФ24

1. 3. 1. 3ASOFT CRM27

1. 3. 1. 4FRESHOFFICE CRM PROFESSIONAL29

1. 3. 1. 5ПЛАТФОРМА INDEX. CRM30

1. 3. 1. 6GOLDMINE CRM33

1. 3. 1. 7MONITOR CRM37

1. 3. 2ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ СТРАТЕГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ ЗАДАЧИ39

1. 3. 3ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ СПОСОБА ПРИОБРЕТЕНИЯ ИС ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ45

1. 4ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ46

1. 4. 1ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ46

1. 4. 2ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО ИНФОРМАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ49

1. 4. 3ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО ПРОГРАММНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ51

2ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ58

2. 1ЦЕЛИ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ. ОПИСАНИЕ ПОТОКОВ ВХОДНОЙ И ВЫХОДНОЙ ИНФОРМАЦИИ58

2. 2РАЗРАБОТКА ФИЗИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ БАЗЫ ДАННЫХ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЛОГИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ58

2. 3ПОСТРОЕНИЕ РЕЛЯЦИОННОЙ СХЕМЫ ИЗ ER - МОДЕЛИ ДАННЫХ68

2. 4ОПИСАНИЕ СОЗДАННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ76

2. 5ПРОЕКТИРОВАНИЕ ФОРМ И ЗАПРОСОВ79

2. 6ПРОЕКТИРОВАНИЕ ГРАФИЧЕСКОГО ИНТЕРФЕЙСА СИСТЕМЫ87

3ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ91

3. 1ВЫБОРИ ОБОСНОВАНИЕ МЕТОДИКИ РАСЧЁТА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ91

3. 2РАСЧЁТ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА94

ЗАКЛЮЧЕНИЕ101

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК102

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время автоматизация коснулась практически всех областей человеческой деятельности.

Естественно, что на преимущества автоматизации первыми откликнулись и стали их использовать в своей деятельности коммерческие предприятия. Одним из бизнес-процессов, который подлежит автоматизации в первую очередь - это различного вида учеты, в том числе и учет совершенных продаж.

Объектом исследования данной работы является деятельность компании «Айджи Студио», предметом исследования - автоматизация процесса учета продаж компании.

Целью работы является создание информационной системы, способной автоматически выполнять большую часть работы по учету продаж, в настоящее время выполняемых человеком.

Кроме того, определены следующие цели разрабатываемого дипломного проекта:

• Минимизация участия человека в процессе ввода информации
• Исключение повторного ввода одних и тех же данных в разные хранилища данных
• Минимизация вероятности ввода ошибочной информации в базу данных
• Повышение оперативности попадания обновленных данных в базу данных о продажах.

Достижение этих целей позволит более точно делать прогнозы относительно развития компании.

В качестве средства достижения поставленной цели будет использоваться моделирование бизнес-процессов и разработка порядка их автоматизации.

Кроме того, необходимо экономически оправдать применение автоматизации именно для данного бизнес-процесса, а также рассчитать экономическую эффективность от внедрения системы на предприятии.

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИТехнико-экономическая характеристика предметной области и предприятия» Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»Характеристика предприятия и его деятельности

ООО «Айджи Студио» - молодая компания, предоставляющая весь комплекс услуг в сфере интернет - сайтов и мультимедийных презентаций.

Все проекты компании создаются специалистами высокого уровня согласно четким бизнес-процессам, что гарантирует лучшее соотношение «цена-качество».

Целью функционирования предприятия является извлечение прибыли.

Основные направления деятельности:

• Разработка веб-сайтов. Корпоративные сайты, функционально богатые ресурсы, интернет-магазины, порталы и веб-системы.
• Программирование систем, основанных на веб-технологиях. CRM, ERP, учетные системы, высоконагруженные системы.
• Маркетинг и продвижение. Консалтинг, продвижение, контекстная реклама, баннерные кампании, вирусный маркетинг.
• Поддержка веб-проектов. Доработка систем управления, контент-менеджемент (вебмастеринг), администрирование, работа со сложными, нагруженными сайтами.
• разработка мультимедиа-продуктов, таких как мультимедиа-презентация, мультимедиа-каталог, слайд-шоу, мультимедиа-киоск, электронный отчет, CD-визитка, юбилейный CD, мультимедиа-доклад, электронный журнал, виртуальный тур, мультимедиа-энциклопедия, мультимедиа-книга, бизнес-, промо-игра, мультимедиа-тренажер, мультимедиа-тренинг, обучающая мультимедиа-система.

Принципы работы компании:

• Качество. Ответственный подход к проектированию, контроль качества на всех стадиях, информирование клиента о текущем состоянии проекта на всех этапах, наличие срока гарантийного обслуживания.
• Опыт. Сотни завершенных проектов и внедрений систем управления сайтами, десятки проектов по разработке решений, понимание алгоритмов маркетинговой поддержки бизнеса в интернете.

• Репутация. Диалог с клиентами и партнерами, готовность идти навстречу в вопросах, связанных со всеми участками совместной работы.

В компании разработана и внедрена система управления внутренними процессами, позволяющая разделить направления на уровне бизнес-процесов и обеспечить максимально полное и качественное управление всеми этапами разработки, поддержки и продвижения.

В решении задач любого уровня сложности компания применяет комплексный подход. Всеми составляющими проекта - содержание, графическое решение, программные компоненты - занимаются отдельные специалисты, которые взаимодействуют друг с другом и заказчиком. В результате клиент получает действительно продуманный, завершенный проект, который отвечает всем его потребностям.

Преимущества компании

• Профессионализм, который гарантирует качество
• Гибкая ценовая политика и система оплаты
• Комплексный подход
• Индивидуальный подход
• Выполнение обязательств
• Использование современных технологий

С момента основания компания специализируется на разработке интернет-проектов, а также традиционных клиент-серверных систем, выполненных на основе технологий . NET, JAVA и PHP.

За время своего существования компания развивалась без привлечения сторонних инвестиций, укрепляя свои позиции на рынке, как профессиональная компания, предлагающая эффективные технологические и маркетинговые решения.

В настоящее время «Айджи Студио» - стабильно работающая компания, имеющая прочную репутацию как разработчик интернет-проектов, оптимальных по соотношению цены и качества.

В настоящее время ИнфоДизайн во всех проектах использует три системы управления контентом (Content Management System, или CMS) собственной разработки.

В штате компании работают более 20 квалифицированных сотрудников, обеспечивающих разработку и сопровождение более чем 300 проектов.

В таблице 1 представлены основные экономические показатели деятельности компании за прошедший год. .

Таблица 1

Экономические показатели деятельности компании OOO «Айджи Студио»

По итогам деятельности за 2008 год финансовые показатели ООО «Айджи Студио» свидетельствуют о стабильном и динамичном развитии компании. На конец отчетного периода валюта баланса возросла по сравнению с показателем на начало года в 2, 4 раза, что объясняется увеличением оборотов по операциям страхования и перестрахования и увеличением уставного капитала компании.

1. Организационная структура управления предприятием

Организационную структуру ООО «Айджи Студио» можно представить в виде следующей схемы:

Рисунок 1. 1 Схема организационной структуры ООО «Айджи Студио»

Кратко опишем назначение и функции наиболее важных отделов.

Отдел кадров занимается:

1. Подготовкой проектов актов (и их регистрация после издания), связанных с поступлением, увольнением, переводом сотрудников, заключение трудовых договоров, направлением в служебные командировки, оформлением должностных инструкций.

3. Подготовкой и ведение штатного расписания.

4. Оформлением отпусков, больничных листов, командировочных удостоверений.

5. Учетом использования рабочего времени.

6. Подготовкой и оформлением документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.

7. Ведением и хранением личных дел, трудовых книжек работников, личных карточек формы Т-2, своевременность и правильность внесения в них изменений.

8. Обеспечением соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

Отдел разработки занимается:

1. Проектированием сайтов в соответствии с потребностями заказчика.
2. Разработкой визуального и эргономического дизайна сайтов.
3. Разработкой и созданием программных продуктов необходимых для успешного развития организации.
4. Написанием динамических скриптов, Flash - анимаций для сайтов.
5. Разработкой и адаптацию систем управления контентом.
6. Проектированием и разработкой баз данных для сайтов.
7. Продвижением сайтов в интернете, поисковой оптимизацией.
8. Поддержкой и сопровождением сайтов.
9. Разработкой 3D-моделей и 3D-анимаций.
10. Промышленным дизайном.
11. Разработкой фирменного стиля, знаков, логотипов.
12. Составлением презентационных и рекламных текстов.
13. Разработкой презентаций, годовых и квартальных отчетов.
14. Версткой макетов рекламно-полиграфической продукции (буклетов, визитных карточек, бланков, листовок)

Функции бухгалтерии:

1. Регистрация договоров с покупателями, выписка счетов, накладных, счетов-фактур.
2. Учет расчетов с покупателями за готовую продукцию в рублях и иностранной валюте, формирование актов сверок с покупателями, различной оперативной и бухгалтерской отчетности по сбыту.
3. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками по приобретенным товарно-материальным ценностям, выполненным работам, оказанным услугам.
4. Привязка оплат к счетам-фактурам, формирование книги продаж и книги покупок.
5. Учет основных средств, НМА, сырья, полуфабрикатов, ГСМ, материалов, товаров.
6. Учет готовой продукции.
7. Учет расчетов с подотчетными лицами и сотрудниками.
8. Учет налогов и взносов.
9. Налоговый учет.

Отдел продаж осуществляет:

1. Первичное взаимодействие с клиентами, прием звонков и писем с заявками, уточнениями деталей заказа.
2. Анализ и прогноз потребностей заказчиков, поиск ниш сбыта
3. Проведение презентаций, переговоров, рекламных кампаний
4. Маркетинговые исследования.
5. Составление ориентировочной сметы работ по заказу.
6. Подготовку договоров для подписания.
7. Ведение постоянных клиентов, информирование их о новых услугах, скидках.

1. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизацииВыбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В настоящее время услугами компании пользуется около 60 клиентов, постоянных и временных. Характеристика основной деятельности компании в разрезе технологии IDEF0 приведена на рисунке 1. 2.

Рисунок 1. 2 Характеристика деятельности компании

Деятельность компании осуществляется следующим образом. Менеджер отдела продаж производит поиск клиентов всеми доступными ему средствами, в том числе при помощи телефонных звонков, предложений своих услуг с помощью различного рода рекламы, а также с с использованием сайта компании. При обнаружении потенциального клиента менеджер ознакамливает его с предложениями компании, подчеркивая их выгодность, сроками выполнения работ, их стоимостью и другими условиями. При желании клиента он заключает договор, в котором прописаны все условия соглашения. Каждый договор учитывается в бухгалтерии с помощью книги специальной формы. После оплаты клиентом услуг в установленном порядке производится выполнение работ и предоставление их клиенту.

2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач

Одним из наиболее важных бизнес-процессов компании является учет продаж выполненных услуг. Характеристика данного процесса приведена на рисунке 1. 3.

Рисунок 1. 3

Учет продаж неразрывно связан с такими понятиями, как контроль платежей, контроль своевременности выполнения заказов, анализ деятельности менеджеров компании¸ контроль выполнения обязательств со стороны клиентов и так далее. Целью учета, таким образом, является получение объективной и своевременной информации о деятельности компании для предоставления ее директору и составления соответствующей бухгалтерской отчетности.

При ведении учета продаж используются следующие документы:

1. Договор продажи - рисунки 1. 4, 1. 5;
2. Счет, выставляемый на оплату клиенту - рисунок 1. 6;
3. Приходный кассовый ордер для учета денежных средств - рисунок 1. 7.

Рисунок 1. 4 Образец договора, сторона 1.

Рисунок 1. 5 Образец договора, сторона 2

Рисунок 1. 6 Образец счета на оплату услуг

Рисунок 1. 7 Приходный кассовый ордер

Кроме того, могут учитываться такие документы, как акт сдачи-приема работ, счет-фактура и другие документы.

1. Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Таким образом, при учете продаж лицу, ответственному за учет, необходимо внести данные о клиенте, договоре, виде услуг, ее стоимости, сроке выполнения, сроке оплаты и виде оплаты.

Если же необходимо найти какую-либо неактуальную информацию по продажам, то поиск осуществляется в архиве, который имеет хранится в виде бумажных документов - журналов учета и других.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ продаж фирмы за определенный период

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1. 2.

Таблица 1. 2 Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, бухгалтер занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени. .

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

1. Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
2. Неэффективное использование рабочего времени.
3. Слабый контроль работы бухгалтера.
4. Бюрократия - увеличивающийся «поток» бумажной работы.
5. Усталость служащих - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В связи с этим, руководством комапнии было принято решение об автоматизации данного процесса, то есть создании информационной системы для повышения качества учета и уменьшения временных затрат на обработку необходимых документов и получения результативной информации.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о продажах с возможностью их классификации по датам, суммам, наименованиям услуг, другим свойствам, сократить время на уточнение сведений о нем, на передачу документов за счет их электронной формы. .

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.

В случае использования вычислительной техники данный процесс водится к введению в созданную базу данных информации о продажах по мере поступления отчетных документов, а поиск информации будет производится при задании необходимых параметров. . В таблице 1. 3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1. 3 Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет сократить издержки фирмы, ликвидировав одну должность бухгалтера. Годовая экономия средств в этом случае будет составлять, при размере заработной платы бухгалтера около 2 рублей, 24 рублей ежегодно без учета стоимости внедрения планируемой системы.

Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса будут :

• централизованное хранение данных
• исключение потери данных
• структуризация данных
• более оперативная обработка данных
• выдача результатов в удобной форме на принтер и экран
• легкое изменение данных
• система авторизации
• сокращение времени оформления документовАнализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Знание клиента, приносящего или не приносящего прибыль, составляет суть одного из самых популярных на сегодняшний день направлений в бизнесе - Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) .

CRM - это современная бизнес-стратегия, нацеленная на рост и повышение доходности бизнеса компании, путем повышения уровня удержания, лояльности и прибыльности своих клиентов, при одновременном снижении издержек и увеличении эффективности взаимодействия с ними.

Реализация стратегии CRM требует сбора, учета, консолидации и анализа больших объемов информации о клиентах, контроля качества их обслуживания и потому невозможна без привлечения современных информационных технологий.

В этом аспекте CRM (CRM системы или CRM программы) - это набор программных приложений, связанных единой бизнес-логикой и интегрированных в корпоративную информационную среду компании на основе единой базы данных.

Благодаря этому CRM системы не только позволяют координировать действия различных служб, взаимодействующих с клиентом (продажи, маркетинг, обслуживание и поддержка), но и координировать работу различных каналов взаимодействия с ним: личное, телефон, Интернет. Кроме того, CRM дает каждой из указанных служб доступ к полной информации о клиенте, необходимой для наилучшего удовлетворения его потребностей и, в результате, - повышения его лояльности.

Ниже рассмотрим некоторые из наиболее ныне распространенных систем автоматизации взаимоотношений с клиентами и сделаем вывод об их пригодности к применению на рассматриваемом предприятии.

1. "ФОЛИО CRM"

Программа "ФОЛИО CRM" предназначена для анализа и управления взаимодействиями с клиентами: учета истории, состояния и переспектив контактов, продаж, договоров, в т. ч. : этапов их выполнения, оплаты и отгрузки товаров.

Данная CRM система подходит как крупным, так и небольшим фирмам, повышая отдачу от работы с клиентами. Почти во всех случаях достаточно поставляемых с программой стандартных решений, имеющих большой диапазон настроек, легко осваиваемых пользователем.

CRM программа может использоваться как самостоятельный продукт, однако использование ее в качестве модуля КИС "ФОЛИО Купец" в едином информационном пространстве предприятия обеспечивает наибольшую гибкость и информативность системы.

ФОЛИО CRM позволяет:

• Получить четкую и прозрачную систему управления взаимоотношениями с клиентами от этапа предварительных контактов до выполнения всех условий договора;
• Составлять и печатать в MS Word формы договоров по заданным пользователем шаблонам с автоматической подстановкой фамилий, адресов, платежных реквизитов, других сведений из справочников CRM.
• Найти след даже однократного контакта с клиентом и проанализировать эффективность продаж;
• Выявить группы клиентов, приносящих максимальную прибыль и их склонность к тем или иным продуктам и каналам продаж;
• Составлять и рассылать предложения клиентам по e-mail выборочно и быстро с использованием легко настраиваемых шаблонов рассылки с подстановкой сведений из справочников;
• Формировать заказы поставщикам;
• Напоминать о необходимости контактов, оплатах и других действиях;
• Использовать на едином информационном пространстве данные о продажах, приходах и оплатах в комплексе с программами складского учета и SCM - модулями корпоративной системы "Купец".

В результате внедрения CRM системы достигается:

... продолжение

Автоматизация учета товаров с использованием сканера штрих-кода и веб-камеры

Профессиональная Этика в Сфере Сервиса: Комплексный Подход к Формированию Морально-Этических Норм и Правил Взаимодействия между Работниками и Потребителями

Моделирование и нормализация базы данных кадрового отдела организации

Страхование в Республике Казахстан: законодательство, принципы, функции и экономическое значение

Механизмы Клиент-Серверного Обмена: Архитектура Приложений и Моделирование Баз Данных в Среде Microsoft

Казахстанские страховые компании: полный список и описание лидеров рынка

Конфигурация компьютерной сети предприятия на основе топологии Thin Ethernet и использование программного обеспечения для эффективной работы отдела

Принципы создания эффективной базы данных и программного обеспечения: специализация, проектирование и безопасность

Технические требования к созданию и функционированию информационной системы учреждения

Конфигурация и архитектура корпоративной локальной вычислительной сети: технические характеристики коммутатора, серверов, маршрутизаторов и программного обеспечения

• Информатика
• Банковское дело
• Оценка бизнеса
• Бухгалтерское дело
• Валеология
• География
• Геология, Геофизика, Геодезия
• Религия
• Общая история
• Журналистика
• Таможенное дело
• История Казахстана
• Финансы
• Законодательство и Право, Криминалистика
• Маркетинг
• Культурология
• Медицина
• Менеджмент
• Нефть, Газ
• Искуство, музыка
• Педагогика
• Психология
• Страхование
• Налоги
• Политология
• Сертификация, стандартизация
• Социология, Демография
• Статистика
• Туризм
• Физика
• Философия
• Химия
• Делопроизводсто
• Экология, Охрана природы, Природопользование
• Экономика
• Литература
• Биология
• Мясо, молочно, вино-водочные продукты
• Земельный кадастр, Недвижимость
• Математика, Геометрия
• Государственное управление
• Архивное дело
• Полиграфия
• Горное дело
• Языковедение, Филология
• Исторические личности
• Автоматизация, Техника
• Экономическая география
• Международные отношения
• ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности), Защита труда