МЕТОДИКА И ПРАКТИКА ПОДГОТОВКИ ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ДЕЛА
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования. Анализ формирования и развития организационно-методической основы архивного дела Казахстана имеет высокую степень актуальности, так как успешное развитие архивной отрасли и эффективная деятельность архивных учреждений напрямую зависит от организационных структур и их методики работы. С принятием независимости Республики Казахстан в обществе произошли глубокие социально-экономические и политические реформы, в результате которых архивная отрасль вместе с остальными сферами деятельности общества пережила очень серьезную трансформацию. Первым делом в процессе этих реформ было необходимо решить на совершенно новой основе организационные, правовые, методические проблемы архивной отрасли.
В условиях социально-экономических преобразований непрерывно растет объём документального фонда, в вместе с ним наблюдается увеличение объема Национального архивного фонда Казахстана. Также возрастание спроса общественности на ретроспективную архивную информацию, все вместе делают актуальными теоретические исследования по вопросам архивного дела. Надо признать горькую правду, о том что в отечественном архивоведении отсутствуют фундаментальные исследования.
Известно, что архивы всегда представляли сокровищницу документального наследия народа. Архивные документы материализуют право граждан на получение ретроспективной документной информации для удовлетворения их потребностей. Сегодня архивная отрасль в республике представляет деятельность системы органов управления архивами и документацией, сети государственных архивов республиканского и местного уровней, ведомственных и частных архивов и призвана обеспечить сохранность, хранение и использование национального историко-культурного наследия. В архивной отрасли функционируют 234 государственных учреждения, из них: 7 республиканских государственных архивных учреждений, 14 областных, 2 городских управления архивов и документации (г. Астаны и г. Алматы), 211 областных, городских, районных государственных архивов и их филиалов. Создана необходимая законодательная и нормативно - правовая база, функционирования архивной отрасли республики.
В новых условиях создания в республике всех признаков, отвечающих стратегии вхождения Казахстана в число 50-ти наиболее конкурентоспособных стран мира, назрела необходимость развития и совершенствования нормативно-методической базы архивного дела. В результате проведения административных и экономических реформ в республике появился негосударственный сектор архивного дела. Перед государственными архивами стояла важная задача, выполнение которой требовало их оперативности и грамотности. Это относилось в первую очередь к документам организации, переданных на постоянное хранение в неупорядоченном состоянии. Архивы для обеспечения их сохранности были вынуждены начинать работу с формирования дел, проводить экспертизу ценности документов, разрабатывать к ним научно-справочный аппарат. В подавляющем большинстве случаев именно этот фактор сыграл определяющую роль в стремлении архивной отрасли республики к формированию и совершенствованию нормативно-методической базы, которая отвечала бы всем требованиям и потребностям государственных и негосударственных архивов.
Архивам без улучшения нормативно-методической базы архивного дела, немыслимо было решение извечной архивной задачи - повышение уровня сохранности архивного наследия народа и государства - Национально - го архивного фонда. Только за 2002 год его объем увеличился на 463,5 тыс. дел и на современном этапе государственные архивы хранят около 20 млн. дел Национального архивного фонда и по личному составу, которые требуют постоянного внимания и заботы. Все это требуют серъезных усилий архивных учреждений и подчеркивает актуальность исследования организационно-методической основы архивного дела Казахстана.
Надо отметить, что в условиях интенсивных преобразований государственных структур архивная отрасль страны ведет постоянную работу по развитию и совершенствованию собственной нормативной правовой и методической базы.
Исследование организационно-методической основы архивного дела Казахстана, решить данную проблему, дать оценку реализованным программам развития архивного дела и проанализировать действующую нормативно-методическую обеспеченность сферы приобретающую особую актуальность.
Необходимость теоретического исследования организационно-методической основы архивного дела также связано со слабой изученностью проблемы в отечественном архивоведении.
Степень изученности темы. Проблемы организационно-методической основы архивного дела Казахстана стали предметом рассмотрения впервые, и по данной проблеме надо признать отсутствуют фундаментальные исследования и научные труды. В архивоведении исследования по их уровням могут быть следующие - теоретические исследования по базо - вой научной проблематике; теоретические исследования поискового характера разных аспектов архивоведения и прикладные методические разработки. Большое количество прикладных методических разработок свидетельствует о практической направленности разработок. В данном исследовании привлечены все уровни теоретических исследований.
Теоретическую основу исследования составили научные труды известных теоретиков архивоведения В.Н. Автократова, Е.В. Старостина, Ф.И. Долгих и К.И. Рудельсона, Т.Н. Хорхординой, В.П. Козлова [1-6].
В научной работе автором сделана попытка расширить методологию исследования, охватив основные теоретические труды архивоведения и документоведения. Используемый междисциплинарный подход в данной работе помог более шире раскрыть исследуемую проблему на стыке управления документацией и архивного хранения документов. Были использованы труды Э.М. Мирского и Института философии Российской Академии наук, посвященные междисциплинарности в науке Э.М. Мирского, Н.И. Ходаковского, А.М. Мусаева, Т.В. Кузнецовой, М.Ф. Румянцевой [7-12].
Из-за отсутствия фундаментальных научных трудов по проблемам отечественного архивоведения в научной работе были изучены труды теоретического характера российских ученых и исследователей. По сравнению с отечественным архивоведением российское архивоведение имеет более серъезную базу. Поэтому опыт и рекомендации по совершенствованию нормативной и методической базы архивного дела были полезными для изучения.
Ларин М.В. в статье Сравнительный обзор архивного законодательства стран СНГ дает анализ и оценку действующей правовой базе архивного дела стран СНГ, относительно Казахстана он дает положительную оценку [13].
В. Шибаев глубоко изучая и анализируя архивное законодательство современной России выявляет факторы влиявшие на его изменение. Делает вывод, что архивное дело, как и любая другая сфера жизни общества, имеет свою правовую форму, которая регулируется архивным законодательством. Главная задача которого создание законодательной базы, позволяющей решить проблему правового регулирования отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование архивного фонда [14].
Вопросы научных основ комплектования государственных архивов документами, образующимися в условиях функционирования отраслевых автоматизированных систем управления глубоко изучены в научной работе И.И. Даниленко. В книге В.Ф. Привалова последо - вательно изложены вопросы обеспечения со - хранности бумажных документов и для исследования были полезными его подходы в компромиссных решениях проблем сохран - ности, в частности, в симбиозе цифровых и аналоговых систем. В методическом пособии В.Ф. Привалов подробно раскрывая все вопросы обеспечения сохранности архивных документов на бумажной основе, дает анализ на научной основе данной проблемы [15,16]
Теоретические и практические вопросы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов широко изучены в исследовательских трудах научных институтов, таких как ВНИИДАД и Федерального архивного агентства. У истоков теоретических разработок в середине прошлого столетия стоял ВНИИДАД и как крупный ведущий научный центр по исследованиям архивоведения и документоведения. Практически все теоретические исследования документоведения и архивовдения, разработки прикладного характера связаны с деятельностью ученых ВНИИДАД [17,18].
Киселев И.Н. изучая эволюцию научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации справедливо отмечает, что время с 1991 по 2005 год - период насыщенный и во многом уникальный в развитии научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации. В эти годы интенсивно создавались архивные справочники, которые публиковались как традиционным способом, так и с разнообразным использованием компьютерных технологий. За 15 лет было издано 394 справочника, то есть 60% всех опубликованных справочников по документам АФ РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах [19].
Вопросам доступа к архивной информации и его современной нормативно-правовой базе и практике посвящена статья И.А. Дегтяревой [20]. Общей проблемой теории нормативно-методического обеспечения и практики применения электронных документов занимаются А.Н. Авдеев, С.Л. Кузнецов, О.И. Рысков,[21-23]. Все авторы исследуют теоретические аспекты создания автоматизированной системы управления электронными документами. На основании результатов многолетней практической деятельности по созданию автоматизированных систем, научно-методической работы в части архивного хранения и документоведения, исходя из анализа действующей нормативно-правовой базы.
Для сравнительного анализа, выявления общего и особенного в процессе организации и деятельности методических комиссий и советов важны статьи, посвященные опыту работы советов других стран. В.Н. Моисеев и В.А. Сидорова рассматривают начуно-методические советы как важный инструмент решения методических вопросов проблем архивного дела [24, 25]. На правах совещательных органов в структуре государственного механизма по управлению архивным делом научно-методические советы накопили богатый опыт по координации основных направлений работы архивных учреждений. Для решения актуальных проблем в архивном деле, в частности в методическом плане и для нашего исследования был полезен опыт деятельности по координации основных направлений работы архивных учреждений. Авторы подчеркивают возросшее значение методических советов, отметили повышение их роли в обсуждении методических разработок архивного дела.
Т.Ф. Павлова в своей статье изучает вопросы актуальной проблемы на сегодняшний день, формирования нормативной базы обеспечения доступа пользователей к архивным документам с конфиденциальными сведениями о гражданах. Дает глубокий анализ нормативной и методической базе с начала 1990-х годов, обеспечивающей сбалансированный подход к решению проблем доступа и использования архивных документов в интересах личности, сведения о которой содержатся в этих документах, и пользователя. [26].
Успехи ВНИИДАД в разработке основных вопросов электронных документов освещены в статье М.В. Ларина и В.Ф. Янковой. Институт активно участвует в разработках связанных с изучением электронных документов, занимается разработкой нормативных и методических основ организации работы с электронными документами как в делопроизводстве, так и в архиве. Для отечественного архивовдения полезен опыт института в области нормативного регулирования работы с электронными документами М.В. Ларин и В.Ф. Янковая [27, 28]. Привлеченные научные статьи российских ученых по вопросам электронных документов послужили информационной базой для раскрытия исследуемой темы.
Анализ научных работ российских исследователей показывает, что исследование организационных и нормативно-методических вопросов архивного дела развивается и совершенствуется. В отечественном архивоведении изучение имеющихся исследований теоретического и методического характера показывает, что организационно-методические вопросы архивного дела не нашли глубокого исследования особенно в теоретических трудах. Отсутствие фундаментального научного труда по теоретическим проблемам архивоведения не дает возможность комплексного подхода и рассмотрения всех вопросов архивного дела как в целом, так и в частности. Однако, этот фактор не может снизить научный потенциал отдельных статей по проблемам отечественного архивоведения.
Особо отметим, в отечественном архивоведении нет единого баланса между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками. Несмотря на отстутстсвие специального научного труда по проблемам архивного дела надо отметить, что впервые в отечественном архивоведении аудиовизуальные документы как источники по истории Казахстана в материалах Центрального государственного архива КФДЗ РК исследует Г.А. Сексенбаева. Как автор подчеркивает, проблемы историографии, источниковедения и архивоведения аудиовизуальных источников в казахстанском историческом пространстве рассматриваются впервые, как предмет специального исследования. Их изучение в таком комплексе открывает перспективы в развитии отечественного источниковедения как одного из самостоятельных научных направлений, составляющего часть общего исторического источниковедения, а также архивоведения, где оно занимает определенное место с учетом значимости и специфики аудиовизуальных источников как исторических источников и объектов архивного хранения [28].
Исследование опыта работы архивных учреждений республики имеет существенное значение для формирования и совершенствования нормативно-методической базы по всем направлениям деятельности архивов. Об этом впервые комплексно исследовала в своей научной статье Е.М. Грибанова [29].
Важными для анализа темы данного исследования являются статьи и выступления руководителей уполномоченных органов управления архивами и документацией, центральных государственных архивов. М.Х. Жакыпов в своей статье подробно дает оценку основным тенденциям развития архивного дела и документационного обеспечения управления в свете современных требований. Он в частности рассматривая основные тенденции развития архивного дела и документационного обеспечения управления, отметил, что успешная деятельность архивных учреждений зависит от их способности интегрировать международный опыт в свою практику. Казахстан является членом Международного совета архивов, но результативность этого членства весьма проблематична. При этом он указывал на необходимость усиления работы архивных учреждений республики в соответствии новым реалиям современной жизни и активного внедрения современных технологий в их работу [30].
Предпосылки и необходимость формирования правовой базы архивного дела впервые обобщила Р.Х. Сариева, выступившая на Республиканском семинар - совещании, посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан О Национальном архивном фонде и архивах в 2003 году в Алматы. Автор отметила важность архивного законодательства как важного элемента, регулирующего функционирования информационно-архивной сферы и значительно способствовала более детальному раскрытию содержания и значимости основного архивного Закона [31].
Вопросы применения основных положений Закона Республики Казахстан О Национальном архивном фонде и архивах стали предметом рассмотрения в ряде публикаций фактически сразу после его принятия. Определенный интерес представляют статьи В.М. Чупрова, который в своих статьях и выступлениях, рассматривая основные архивные законодательные акты, делает акцент на основной закон архивной отрасли. Комментируя основные положения архивного закона выделяет некоторые его аспекты, в частности историю создания основного закона, проблемы законодательной и нормативно-правовой базы архивного дела в Республике Казахстан. Приводят фактические данные об изменениях и дополнениях внесенных в основной архивный закон [32-34].
Характеристика действующей нормативно-правовой базы, в частности методического обеспечения архивной отрасли и комментарий к Закону РК О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам документационного обеспечения содержатся в статьях А. Адельгужина и Е. Жусупова [35,36]. Авторы дают подробный анализ основных нормативных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела Казахстана и их статьи представляют значительный интерес в анализе и раскрытии содержания методических документов.
В процессе проведения диссертационного исследования важное значение имели научные статьи архивистов-практиков как Г.С. Смаилова, Б.Т. Хамраева, Л.А. Гудковой, Б.А. Касенова, С. Черновой и других. Изучению методических рекомендаций по выявлению особо ценных документов на стадии ведомственного хранения, созданию ведомственных каталогов по архивным документам, а также по выявлению, учету, описанию и хранению особо ценных документов в ведомственных архивах учреждений-источников комплектования посвящены статьи Г.С. Смаилова, Б.Т. Хамраева, Л.А. Гудковой [37-39].
Р.Х. Сариева, Б.А. Касенов в своих трудах освещают вопросы использования документов НАФ, в которых раскрыты и проанализированы теоретические и практические вопросы использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан как составной части культурного наследия народа и информационного ресурса государства, а также организации и методики исполнения тематических и социально-правовых запросов в ведомственном архиве учреждения [40,41].
В статьях Б. Джапарова, В. Чупрова, М. Әбсеметова и В. Баймаганбетова обобщенно освещены вопросы деятельности центральных государственных архивов. Б. Джапаров раскрывает содержание Концепции информатизации Архива Президента Республики Казахстан, В. Баймаганбетова деятельность Центрального государственного архива Республики Казахстан, М. Әбсеметов о направлениях деятельности Национального архива РК и его международном сотрудичестве на современном этапе, а также о роли архивов в архивной отрасли республики [42-46].
Логическим продолжением исследований в данном направлении стали статьи и публикации С. Черновой, А.К. Копбосыновой, Е. Самойленко, А. Аубакирова, А.Х. Мустафиной [47-51]. Самойленко Е. рассматривает основные предпосылки создания систем электронного архива, результативность его внедрения в Национальном Банке РК и дает краткое описание системы Электронный архив.
Все авторы обосновали необходимость, более системного подхода к работе по координации и формированию нормативно-правовой и методической базы архивного дела в республике.
Для обобщения зарубежного опыта по нормативно-методическому обеспечению архивной отрасли в работе привлечены статьи И.Б. Матяша, С.Г. Кулешова, И. Фелдмане, Х. Валберг, А.С. Вирабян [52-55].
В диссертационном исследовании широко использованы материалы международных научно-практических конференции посвященные различным вопросам архивного дела и информационных научных изданий. Использованы материалы Республиканского семинара-совещания, посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан О Национальном архивном фонде и архивах, проведенного в 2003 году, а также республиканского семинара-совещания Электронный документооборот и электронные архивы в 2006 году, материалы Международных научно-практических конференции Правовые проблемы архивного дела в Евроазиатском регионе (Астана, 2002), Архивы и общество сегодня (Минск, 2004). Активно использованы издания Қазақстан мұрағаттары, Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу, Вопросы документооборота, Отечественные архивы, Вестник архивиста, информационные бюллетени архивов Казахстана.
Цель и задачи исследования. Целью явяется комплексное изучение формирования и развития организационно-методической базы архивного дела Республики Казахстан.
Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи исследования:
- проанализировать теоретические положения организационно-методической основы архивного дела Казахстана;
- исследовать эволюцию организационно-методической основы архивного дела в республике;
- раскрыть значимость Закона РК О Национальном архивном фонде и архивах как основа методических разработок по архивному делу;
- изучить методические аспекты разработки организационно-методических документов по архивному делу;
- рассмотреть и показать роль архивных учреждений в развитии нормативно-методической базы архивного дела;
- изучить вопросы использования архивной информации в методических документах, разработанных архивными учреждениями республики;
- дать анализ разработки и утверждения организационно-методических документов архивного дела;
- рассмотреть совершенствование организационно-методического обеспечения архивов в условиях информатизации архивного дела.
Объектом исследования является формирование и развитие организационно-методической основы архивного дела в республике в новых условиях.
Предметом исследования является организационно-методическая основа архивного дела республики. Разработка и реализация нормативно-правовых документов по архивному делу. Анализ теоретических положений организационно-методической основы архивного дела Казахстана; методические аспекты разработки организационно-методических документов по архивному делу; роль архивных учреждений в развитий нормативно-методической базы архивного дела; вопросы использования архивной информации в методических документах, разработанных архивными учреждениями республики; анализ разработки и утверждения организационно-методических документов архивного дела, а также совершенствование организационно-методического обеспечения архивов в условиях информатизации архивного дела.
Хронологические рамки исследования охватывают период с 1991 года, с приобретением независимости Казахстана, и до 2011 года, когда были разработаны и утверждены последние нормативно-методические документы по организации хранения, учета и использовании архивных документов.
Методологическая основа исследования. Методологическую основу диссертационного исследования составили общенаучные (описание, логический, структурно-функциональный анализ), исторические и статистические методы. Междисциплинарный подход, используемый в исследовании, показал плодотворность комплексного исследования, осуществляемого на стыке прикладных наук.
Междисциплинарный характер данного исследования позволил использовать указанные методы в сочетании. Системный подход позволил гармонично рассмотреть организационно-методические основы архивного дела республики с его формированием и развитиием нормативно-правовой базы, а также методические аспекты разработок по основным вопросам деятельности архивных учреждений. Системный анализ помог рассмотреть закон РК во всей взаимосвязи с разработанными нормативно-методическими документами. Каждый метод использовался с учетом целей и задач исследования. Логический метод в сочетании с историческим методом позволили изучить процессы становления и развития организационной и методической основы в рассматриваемый период. Метод анализа использовался для выявления роли архивных учреждений в развитии нормативно-методической базы архивного дела. Применение статистических методов при обработке выявленных статистических данных способствовало их обобщению и систематизации.
Источниковая база исследования. Изучение формирования организационно-методической основы архивного дела Республики Казахстан потребовало привлечения в основном нормативно-правовых актов и нормативно-методических документов по вопросам архивного дела. Тема специфичная и исследование строится только на изучении источников и отчасти опубликованных докладов и сообщений.
Источниковая база исследования носит комплексный характер и представляет собой группу опубликованных и архивных источников.
Опубликованные источники можно разделить на несколько групп:
К первой группе отнесены нормативно - правовые акты по архивному делу. Основополагающие документы, определяющие развитие страны и архивной отрасли: законы РК, кодексы РК, постановления Правителсьтва РК, регулирующие общественные отношения в архивной сфере, приказы Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан, концепции, программы развития архивного дела в республике [57-84].
Вторую группу источников составляют нормативно-методические документы (правила, различные положения, методические рекомендации, инструкции) и методические разработки архивных учреждений по основным направлениям их деятельности [85-119].
Третья группа источников включает отчеты уполномоченных органов и архивных учреждений республики, которые содержат ценную информацию не только о деятельности тех или иных организации, но и об эффективности выполнения ими программы развития соответствующей отрасли [120-130]. Например, заключение об итогах контроля эффективности реализации Государственной и отраслевых программ в Министерстве культуры и информации Республики Казахстан содержит подробную информацию об итогах контроля эффективности реализации отраслевой программы Программа развития архивного дела и систем документации Республики Казахстан на 2007-2009 годы.
Четвертая группа источников - аналитический обзор о состоянии и развитии архивного дела в странах СНГ, составленный ВНИИДАД и материалы сборников документов по развитию и совершенствованию архивного дела в республике, информационные бюллетени, сборники документов и другие материалы, отражающие деятельность архивных учреждений республики по развитию организационно-методической работы и помещенные на страницах периодических изданий Қазақстан мұрағаттары, Вопросы документооборота, Отечественные архивы, информационно-методического бюллетеня Архива Президента РК, информационного бюллетеня Главного архивного управления и ЦНТИДАД, интернет ресурсов [131-137].
Пятая группа источников - это архивные источники, которые непосредственно в целом освещают развитие архивной отрасли республики. В ходе исследования были использованы документы следующих фондов: Р-544 Центрального государственного архива, 41 - Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Казахстан, 48 - Комитет по управлению архивами и документацией Министрества культуры, информации и общественного согласия РК и текущего архива Комитета [138-152].
В фонде Р-544 Центрального государственного архива ценными для изучения и анализа стали письмо начальника Главного архивного управления ВНИИДАД, приказы, указания, положения и рекомендации Главного архивного управления при Совете Министров СССР и Главархиве при Совмине Казахской ССР по вопросам организации научно-исследовательской и методической работы.
Ценными материалами данного диссертационного исследования являются фонды 41 - Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Казахстан, 48 - Комитет по управлению архивами и документацией Министрества культуры, информации и общественного согласия РК Национального архива Республики Казахстан.
В фонде 41 - Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Казахстан содержатся огромный пласт ценных источников по исследуемой теме и они включают следующие источники: письмо Начальника Главного архивного управления главам областной администрации об автоматизированной информа - ционной системе архивных учреж - дений Республики Казахстан; доклад Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Р.Х. Сариевой на расширенном заседании Коллегии Комитета; протоколы заседаний Коллегии Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Казахстан и их решения; отчеты об итогах работы архивных учреждений Республики Казахстан; план научно-исследовательской работы архивных учреждений Казахской ССР на 1992 год; сводный годовой тематический план научно-исследовательской и методической работы архивных учреждений; основные направления развития архивного дела в Республике Казахстан; переписка с органами государственной власти и управления; протоколы Коллегии Комитета по управлению документацией и материалы к нему; справка о работе Центрального государственного архива Pеспублики Казахстан; отчеты об итогах работы архивных учреждений; отчет о развитии архивного дел в Республике Казахстан; отзывы, рецензии, заключения на методические разработки государственных архивов республики.
Фонд 48 - Комитет по управлению архивами и документацией Министрества культуры, информации и общественного согласия РК содержит протоколы Коллегии Комитета по управлению документацией и материалы к нему; основные направления развития архивного дела в Республике Казахстан; протоколы заседания ЦЭПК Главархива Республики Казахстан.
Справка и решение об итогах проверки состояния документационного обеспечения управления и хранения документов в организациях системы сельского хозяйства Республики Казахстан и в организациях системы Министерства экономики и бюджетного планирования Республики Казахстан, департаментах (отделах) экономики и бюджетного планирования областей, г. Астаны, г. Алматы, районов и городов областного значения привлечены для исследования из текущего архива Комитета по управлению документацией и архивами.
Также в данном исследовании были использованы материалы с Интернет ресурсов, которые составляют шестую группу источников. Это в частности сайты архивных учреждений и областных управлении архивами и документацией: ЦНТИДАД - научно-технической информации; сайт Акимата Южно-Казахтанской области; Управление культуры архивов и документацией Алматинской области; Центральный государственный электронный архив Украины.
В совокупности корпус привлеченных в процессе исследования источников позволил всестороннее раскрыть тему представленной научной работы.
Научная новизна исследования заключается в том, что автором впервые ставится задача на научной основе изучить и проанализировать организационно-методическую основу архивного дела Республики Казахстан. Также введение в научный оборот неопубликованных источников, раскрывающих историю архивного дела суверенного Казахстана является научной новизной данного исследования.
Апробация результатов исследования. Материалы диссертационной работы представлялись:
Перечень изданий, опубликованных статей:
- Об определении источников комплектования архивов в методических документах Вестник КазНУ 4(75) 2014 с.205
- ... ... Отан тарихы
- ... ... .. Қазақстан мұрағаттары
1) на международной научной конференции (Алматы, 2014 г.) на тему ;
2) на международной научной конференции (Алматы, 2015 г.) на тему
Объем и структура диссертационного исследования. Диссертация состоит из введения, трех глав, содержащих 8 параграфа, и заключения. Общий объем работы составляет 130 листов текста, список литературы включает 159 источников.
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ОСНОВЫ АРХИВНОГО ДЕЛА
1.1 Теоретические положения организационно-методической основы архивного дела
Архивы как хранители прошлого всегда выполняли важную госдуарственную задачу - сохранение документального наследия народа. На современном этапе основная задача государственных архивов на научной базе дать обоснование и осуществить оценку, организовать отбор и прием документов на хранение, обеспечить их сохранность и организовать использование архивных документов.
Следует отметить, современное отечественное архивное дело имеет общий с российским архивным делом обобщенный опыт работы. Российский архивист В.Н. Автократов основательно изучивший теоретические проблемы архивоведения считает, что перерастание эмпирической стадии архивоведения с ее срав - нительно несложным понятийным аппаратом в теоретическую стадию началось в нашей стране с установок декрета О реорганиза - ции и централизации архивного дела в РСФСР от 1 июня 1918 года. С этим нельзя не согласиться, когда автор обосновывает это таким образом. Данный процесс характеризуется развитием проблемных направлений и увеличени - ем многообразия форм архивоведческого знания, расширением по - нятийного аппарата, углублением его содержания. Все это позволяет теперь полнее и глубже осваивать ту область действительности, ко - торую изучает архивоведение. Способность к более глубокому и пол - ному отражению действительности обеспечивается способностью науки сделать предметом исследования собственный аппарат поня - тий, его содержание, что в наиболее развитых формах свойственно теоретической стадии. Именно такую способность проявило совре - менное архивоведение [1, с. 25].
Е.В. Старостин говоря об архивах и их этапах пути из прошлого в настоящее отмечает, что становление и развитие архивов, музеев и библиотек долгое время шло одной дорогою... Архиву генетически присущи две основные функции: хранения и использования... [2, с. 69]. Далее продолжая тему, он высказывает мнение о том, что в конце XIX - начале XX вв. происходит оформление архивов в государственную отрасль управления во главе с генеральными дирекциями или национальными (центральными) архивами и связанными с ними местными архивохранилищами. В странах с федеративной системой управления научно-координирующую роль взяли на себя профессиональные общества архивистов. Сложившаяся структура архивного дела отражала, главным образом, административно-территориальное управление страны, систему государственного управления, культурно-правовые традиции общества и возросшую роль архивных документов в защите индивидуальных и коллективных прав личности. В функции архивоведения интегрируются проблемы комплектования, экспертизы, опеки над делопроизводством, документы становятся предметом заботы профессиональных архивистов-документалистов с момента их рождения в канцеляриях до их помещения в исторические архивы. Задачи использования (коммуникации) архивных документов в административно-
практических и научных целях выходят на передний план. Наблюдается значительная экспансия архивов в направлении собирания и хранения документов на нетрадиционных носителях: аудиовизуальных документов, компьютерных баз данных и т.п. [2, c. 71].
Если учесть тот фактор, что архивные документы, как и материальные экспонаты музеев, манускрипты и книги библиотек, мультимедийный продукт, в определенной степени памятники исторической архитектуры, исторической экологии являются историческими источниками, то есть носителями памяти о прошлом. Господствовавшие в них системы классификации, способы хранения и описания, коммуникативные возможности, формы использования документов и прочее сами по себе служат показателем развития культуры [2, с. 72-73].
На основании высказанных научно обоснованных теорий можно констатитровать следующее. В действительности на современном этапе архивные документы наравне с материальными экспонатами музеев, манускриптами и книгами библиотек, как мультимедийный продукт и исторический источник, являются памятниками истории и культуры. Связанные с их обеспечением сохранности функций как классификация, способы хранения и описания, коммуникативные возможности, формы использования документов действительно служат показателем развития культуры. Перечисленные функции стали объектом изучения архивоведения. На современном этапе с собиранием и хранением документов на нетрадиционных носителях архивоведению предстоит изучать и проблемы связанные с этими документами.
Хорхордина Т.И. анализируя теорию архивоведения приходит к слудеющему выводу: В современной отечественной науке об архивах разработан большой арсенал теоретических концепций и подходов, которые определяют характер и направленность изучения конкретных проблем в этой сфере. К сожалению, они в массе своей пока недостаточно освоены потребителями ретроспективной информации. Базовые понятия, которые определяют суть коммуникативной стратегии архивов как важнейшего элемента историко-культурного наследия человеческой личности, общества и государства - информационный потенциал фонда и архивная информационная среда. Напомним, что эти понятия ввел в науку об архивах В.Н. Автократов [5, с. 154].
И неслучайно, что и мы рассматривая теоретические аспекты организационно-методической основы архивного дела опираемся прежде всего на труды известного теоретика архивной науки В.Н. Автократова. Итак, для изучения и анализа теоретических аспектов организационно-методической основы архивного дела необходимо выяснение вопросов о соотношении тео - рии архивоведения с практикой архивного дела.
Как отметил В.Н. Автократов На развитие всякой науки оказывают влияние два рода побуди - тельных факторов: внешние по отношению к ним и внутренние. Они хорошо просматриваются и на архивоведческом материале. Внешние проявляются в повышении требований к архивоведению со стороны практики архивного дела (требований отрасли к отрасле - вой науке), которые в свою очередь стимулируются возрастанием и усложнением требований общества к Государственной архивной службе на выдачу документной ретроспективной информации [1, с. 25-26]
Если внешние факторы не находят решения, естественно внутренние факторы не имеют теоретических обоснований. Внутренние (внутридисциплинарные) факторы, по мнению В.Н. Автократова, выражаются в стремлении архивоведения к более глубокому выяснению своих собственных основ. Они обусловливаются быстрым увеличением архивоведческого знания и усложнением его структуры, возникно - вением в рамках архивоведения частных теорий, более четким раз - межеванием в его составе собственно теории и методических вопро - сов, постановкой сложных задач, ранее не выдвигавшихся (или ре - шающихся теперь в свете новых установок). При этом происходит поглощение научного материала из других областей науки. Архивоведческая мысль, получив определенный толчок такого рода, далее движется во многом самостоятельно. В результате появляют - ся новые методы, совершенствуется понятийный аппарат архиво - ведения [1, с. 26].
Архивоведческая наука богата практикой архивистов, и безусловно сама практика выступает основным источником теории. С середины 60-х годов прошлого столетия архивоведение начало развиваться как само - стоятельная наука. Основные вопросы архивного дела освещены в трудах Маяковского И.Л., Митеява К.Г., Рудельсона К.И., Князева Г.А., Елпатьевского А.В., Илизарова Б.С.
Обобщая основные труды посвященные вопросам архивного дела можно справедливо считать архивную практику научной. И в данном вопросе В.Н. Автократов подчеркивает основные направления изучения архивной практики. По его мнению Во-первых, она (архивная практика - Авт.) не просто применяет типовые решения, а всякий раз выбирает те из них, которые наиболее отве - чают характеру эмпирического материала, с которым встречается в том или ином случае, а это требует изучения материала. Во-вторых, сам этот материал, его информационные качества в определенном смысле всегда индивидуально неповторимы, и работа с ним требует научно-профессионального мастерства. В-третьих, апробированные научные решения могут эффективно применяться, если соотнесены с научными положениями более высокого порядка (например, принципами архивоведения, критериями). В научной архивной практике типовое - это все же не просто нечто монотонно повторя - ющееся, не поточная линия переработки информации. Научная практика связана с размышлением, выработкой решений, хотя они и вводятся в рамки требований теоретического порядка [1, с. 27].
И так, отметим, во-первых, теория и практика со - единяются методической деятельностью архивистов. Без апробации на архивной практике невозможно накопить эмпирические знания, которые вледствие обеспечат определенную деятельность. Безусловно, что методиче - ская деятельность обеспечивает внедрение теоретического знания в практику. Так например, теория классификации применена в практике работы архивов и для этого создаются рекомендации, правила, инструк - ции и другие нормативные разработки, которые являются, так ска - зать, схемами производственной практики, включающими необ - ходимый запас теоретических установок. Иначе говоря, архивоведческая методика выступает как важная форма исследовательской работы архивистов [1, с. 27-28].
А теперь рассмотрим, собственные основы архивного дела, в чем они выражаются и как они взаимосвязаны между собой. Одно ясно, цель архивных учреждений и архивной службы одна - обеспечение общества необходимой ему ретроспективной документной информацией. Эта как аксиома и не подлежит обсуждению, так как обе структуры реализуют общественные и внутриотраслевые функций ар - хивного дела.
В архивном деле следующие виды работ следует отнести к организационным вопросам (согласование положений об архивах, планирование и отчетность, вопросы штатов и заработной платы), обеспечение сохранности документов (помещение, оборудования), оказание помощи документационной службе организации, использование документов в ведомственных архивах.
Как показывает опыт работы архивов, становится все более очевидным, что комплектование Национального архивного фонда полноценными документальными комплексами находится в прямой зависимости от уровня работы с документами непосредственно в управлении документацией (делопроизводстве) и ведомственных архивах. В этой связи государственные архивы постоянно оказывают методическую и практическую помощь в разработке методических документов по управлению документацией и по работе ведомственных архивов. Прежде всего, к таким разработкам следует отнести - правила работы по документированию и управлению документацией, положение о документационной службе, правила работы ведомственных архивов, примерные или типовые номенклатуры дел. Разработанные самими документационными службами и ведомственными архивами организаций методические документы проходят согласование методическими советами государственных архивов. Методическая работа архивов нацелена на обеспечение архивных учреждений необходимыми пособиями и внедрение нормативно-методических документов.
С обретением независимости Казахстана количество документов, возникающих в сфере управления, не - прерывно возрастает. Этот процесс уже выступает мощным внешним стимулом развития теории архивоведения. Перед ним встает наиболее сложная проблема: какую часть этих документов следует сохра - нить навсегда и от чего отказаться. И это надо решить. Есть и другая сторона вопроса, как архивам обеспечить сохранность принятых документов. В данном вопросе архивы республики организованно выполняли важную задачу. Об этом свидетельствуют архивные документы.
Так, например, на Коллегии Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Казахстан 27.02.1992 г. были рассмотрены итоги общественного смотра сохранности документов в государственных архивах. В решении за ... продолжение
Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.
Актуальность темы исследования. Анализ формирования и развития организационно-методической основы архивного дела Казахстана имеет высокую степень актуальности, так как успешное развитие архивной отрасли и эффективная деятельность архивных учреждений напрямую зависит от организационных структур и их методики работы. С принятием независимости Республики Казахстан в обществе произошли глубокие социально-экономические и политические реформы, в результате которых архивная отрасль вместе с остальными сферами деятельности общества пережила очень серьезную трансформацию. Первым делом в процессе этих реформ было необходимо решить на совершенно новой основе организационные, правовые, методические проблемы архивной отрасли.
В условиях социально-экономических преобразований непрерывно растет объём документального фонда, в вместе с ним наблюдается увеличение объема Национального архивного фонда Казахстана. Также возрастание спроса общественности на ретроспективную архивную информацию, все вместе делают актуальными теоретические исследования по вопросам архивного дела. Надо признать горькую правду, о том что в отечественном архивоведении отсутствуют фундаментальные исследования.
Известно, что архивы всегда представляли сокровищницу документального наследия народа. Архивные документы материализуют право граждан на получение ретроспективной документной информации для удовлетворения их потребностей. Сегодня архивная отрасль в республике представляет деятельность системы органов управления архивами и документацией, сети государственных архивов республиканского и местного уровней, ведомственных и частных архивов и призвана обеспечить сохранность, хранение и использование национального историко-культурного наследия. В архивной отрасли функционируют 234 государственных учреждения, из них: 7 республиканских государственных архивных учреждений, 14 областных, 2 городских управления архивов и документации (г. Астаны и г. Алматы), 211 областных, городских, районных государственных архивов и их филиалов. Создана необходимая законодательная и нормативно - правовая база, функционирования архивной отрасли республики.
В новых условиях создания в республике всех признаков, отвечающих стратегии вхождения Казахстана в число 50-ти наиболее конкурентоспособных стран мира, назрела необходимость развития и совершенствования нормативно-методической базы архивного дела. В результате проведения административных и экономических реформ в республике появился негосударственный сектор архивного дела. Перед государственными архивами стояла важная задача, выполнение которой требовало их оперативности и грамотности. Это относилось в первую очередь к документам организации, переданных на постоянное хранение в неупорядоченном состоянии. Архивы для обеспечения их сохранности были вынуждены начинать работу с формирования дел, проводить экспертизу ценности документов, разрабатывать к ним научно-справочный аппарат. В подавляющем большинстве случаев именно этот фактор сыграл определяющую роль в стремлении архивной отрасли республики к формированию и совершенствованию нормативно-методической базы, которая отвечала бы всем требованиям и потребностям государственных и негосударственных архивов.
Архивам без улучшения нормативно-методической базы архивного дела, немыслимо было решение извечной архивной задачи - повышение уровня сохранности архивного наследия народа и государства - Национально - го архивного фонда. Только за 2002 год его объем увеличился на 463,5 тыс. дел и на современном этапе государственные архивы хранят около 20 млн. дел Национального архивного фонда и по личному составу, которые требуют постоянного внимания и заботы. Все это требуют серъезных усилий архивных учреждений и подчеркивает актуальность исследования организационно-методической основы архивного дела Казахстана.
Надо отметить, что в условиях интенсивных преобразований государственных структур архивная отрасль страны ведет постоянную работу по развитию и совершенствованию собственной нормативной правовой и методической базы.
Исследование организационно-методической основы архивного дела Казахстана, решить данную проблему, дать оценку реализованным программам развития архивного дела и проанализировать действующую нормативно-методическую обеспеченность сферы приобретающую особую актуальность.
Необходимость теоретического исследования организационно-методической основы архивного дела также связано со слабой изученностью проблемы в отечественном архивоведении.
Степень изученности темы. Проблемы организационно-методической основы архивного дела Казахстана стали предметом рассмотрения впервые, и по данной проблеме надо признать отсутствуют фундаментальные исследования и научные труды. В архивоведении исследования по их уровням могут быть следующие - теоретические исследования по базо - вой научной проблематике; теоретические исследования поискового характера разных аспектов архивоведения и прикладные методические разработки. Большое количество прикладных методических разработок свидетельствует о практической направленности разработок. В данном исследовании привлечены все уровни теоретических исследований.
Теоретическую основу исследования составили научные труды известных теоретиков архивоведения В.Н. Автократова, Е.В. Старостина, Ф.И. Долгих и К.И. Рудельсона, Т.Н. Хорхординой, В.П. Козлова [1-6].
В научной работе автором сделана попытка расширить методологию исследования, охватив основные теоретические труды архивоведения и документоведения. Используемый междисциплинарный подход в данной работе помог более шире раскрыть исследуемую проблему на стыке управления документацией и архивного хранения документов. Были использованы труды Э.М. Мирского и Института философии Российской Академии наук, посвященные междисциплинарности в науке Э.М. Мирского, Н.И. Ходаковского, А.М. Мусаева, Т.В. Кузнецовой, М.Ф. Румянцевой [7-12].
Из-за отсутствия фундаментальных научных трудов по проблемам отечественного архивоведения в научной работе были изучены труды теоретического характера российских ученых и исследователей. По сравнению с отечественным архивоведением российское архивоведение имеет более серъезную базу. Поэтому опыт и рекомендации по совершенствованию нормативной и методической базы архивного дела были полезными для изучения.
Ларин М.В. в статье Сравнительный обзор архивного законодательства стран СНГ дает анализ и оценку действующей правовой базе архивного дела стран СНГ, относительно Казахстана он дает положительную оценку [13].
В. Шибаев глубоко изучая и анализируя архивное законодательство современной России выявляет факторы влиявшие на его изменение. Делает вывод, что архивное дело, как и любая другая сфера жизни общества, имеет свою правовую форму, которая регулируется архивным законодательством. Главная задача которого создание законодательной базы, позволяющей решить проблему правового регулирования отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование архивного фонда [14].
Вопросы научных основ комплектования государственных архивов документами, образующимися в условиях функционирования отраслевых автоматизированных систем управления глубоко изучены в научной работе И.И. Даниленко. В книге В.Ф. Привалова последо - вательно изложены вопросы обеспечения со - хранности бумажных документов и для исследования были полезными его подходы в компромиссных решениях проблем сохран - ности, в частности, в симбиозе цифровых и аналоговых систем. В методическом пособии В.Ф. Привалов подробно раскрывая все вопросы обеспечения сохранности архивных документов на бумажной основе, дает анализ на научной основе данной проблемы [15,16]
Теоретические и практические вопросы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов широко изучены в исследовательских трудах научных институтов, таких как ВНИИДАД и Федерального архивного агентства. У истоков теоретических разработок в середине прошлого столетия стоял ВНИИДАД и как крупный ведущий научный центр по исследованиям архивоведения и документоведения. Практически все теоретические исследования документоведения и архивовдения, разработки прикладного характера связаны с деятельностью ученых ВНИИДАД [17,18].
Киселев И.Н. изучая эволюцию научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации справедливо отмечает, что время с 1991 по 2005 год - период насыщенный и во многом уникальный в развитии научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации. В эти годы интенсивно создавались архивные справочники, которые публиковались как традиционным способом, так и с разнообразным использованием компьютерных технологий. За 15 лет было издано 394 справочника, то есть 60% всех опубликованных справочников по документам АФ РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах [19].
Вопросам доступа к архивной информации и его современной нормативно-правовой базе и практике посвящена статья И.А. Дегтяревой [20]. Общей проблемой теории нормативно-методического обеспечения и практики применения электронных документов занимаются А.Н. Авдеев, С.Л. Кузнецов, О.И. Рысков,[21-23]. Все авторы исследуют теоретические аспекты создания автоматизированной системы управления электронными документами. На основании результатов многолетней практической деятельности по созданию автоматизированных систем, научно-методической работы в части архивного хранения и документоведения, исходя из анализа действующей нормативно-правовой базы.
Для сравнительного анализа, выявления общего и особенного в процессе организации и деятельности методических комиссий и советов важны статьи, посвященные опыту работы советов других стран. В.Н. Моисеев и В.А. Сидорова рассматривают начуно-методические советы как важный инструмент решения методических вопросов проблем архивного дела [24, 25]. На правах совещательных органов в структуре государственного механизма по управлению архивным делом научно-методические советы накопили богатый опыт по координации основных направлений работы архивных учреждений. Для решения актуальных проблем в архивном деле, в частности в методическом плане и для нашего исследования был полезен опыт деятельности по координации основных направлений работы архивных учреждений. Авторы подчеркивают возросшее значение методических советов, отметили повышение их роли в обсуждении методических разработок архивного дела.
Т.Ф. Павлова в своей статье изучает вопросы актуальной проблемы на сегодняшний день, формирования нормативной базы обеспечения доступа пользователей к архивным документам с конфиденциальными сведениями о гражданах. Дает глубокий анализ нормативной и методической базе с начала 1990-х годов, обеспечивающей сбалансированный подход к решению проблем доступа и использования архивных документов в интересах личности, сведения о которой содержатся в этих документах, и пользователя. [26].
Успехи ВНИИДАД в разработке основных вопросов электронных документов освещены в статье М.В. Ларина и В.Ф. Янковой. Институт активно участвует в разработках связанных с изучением электронных документов, занимается разработкой нормативных и методических основ организации работы с электронными документами как в делопроизводстве, так и в архиве. Для отечественного архивовдения полезен опыт института в области нормативного регулирования работы с электронными документами М.В. Ларин и В.Ф. Янковая [27, 28]. Привлеченные научные статьи российских ученых по вопросам электронных документов послужили информационной базой для раскрытия исследуемой темы.
Анализ научных работ российских исследователей показывает, что исследование организационных и нормативно-методических вопросов архивного дела развивается и совершенствуется. В отечественном архивоведении изучение имеющихся исследований теоретического и методического характера показывает, что организационно-методические вопросы архивного дела не нашли глубокого исследования особенно в теоретических трудах. Отсутствие фундаментального научного труда по теоретическим проблемам архивоведения не дает возможность комплексного подхода и рассмотрения всех вопросов архивного дела как в целом, так и в частности. Однако, этот фактор не может снизить научный потенциал отдельных статей по проблемам отечественного архивоведения.
Особо отметим, в отечественном архивоведении нет единого баланса между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками. Несмотря на отстутстсвие специального научного труда по проблемам архивного дела надо отметить, что впервые в отечественном архивоведении аудиовизуальные документы как источники по истории Казахстана в материалах Центрального государственного архива КФДЗ РК исследует Г.А. Сексенбаева. Как автор подчеркивает, проблемы историографии, источниковедения и архивоведения аудиовизуальных источников в казахстанском историческом пространстве рассматриваются впервые, как предмет специального исследования. Их изучение в таком комплексе открывает перспективы в развитии отечественного источниковедения как одного из самостоятельных научных направлений, составляющего часть общего исторического источниковедения, а также архивоведения, где оно занимает определенное место с учетом значимости и специфики аудиовизуальных источников как исторических источников и объектов архивного хранения [28].
Исследование опыта работы архивных учреждений республики имеет существенное значение для формирования и совершенствования нормативно-методической базы по всем направлениям деятельности архивов. Об этом впервые комплексно исследовала в своей научной статье Е.М. Грибанова [29].
Важными для анализа темы данного исследования являются статьи и выступления руководителей уполномоченных органов управления архивами и документацией, центральных государственных архивов. М.Х. Жакыпов в своей статье подробно дает оценку основным тенденциям развития архивного дела и документационного обеспечения управления в свете современных требований. Он в частности рассматривая основные тенденции развития архивного дела и документационного обеспечения управления, отметил, что успешная деятельность архивных учреждений зависит от их способности интегрировать международный опыт в свою практику. Казахстан является членом Международного совета архивов, но результативность этого членства весьма проблематична. При этом он указывал на необходимость усиления работы архивных учреждений республики в соответствии новым реалиям современной жизни и активного внедрения современных технологий в их работу [30].
Предпосылки и необходимость формирования правовой базы архивного дела впервые обобщила Р.Х. Сариева, выступившая на Республиканском семинар - совещании, посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан О Национальном архивном фонде и архивах в 2003 году в Алматы. Автор отметила важность архивного законодательства как важного элемента, регулирующего функционирования информационно-архивной сферы и значительно способствовала более детальному раскрытию содержания и значимости основного архивного Закона [31].
Вопросы применения основных положений Закона Республики Казахстан О Национальном архивном фонде и архивах стали предметом рассмотрения в ряде публикаций фактически сразу после его принятия. Определенный интерес представляют статьи В.М. Чупрова, который в своих статьях и выступлениях, рассматривая основные архивные законодательные акты, делает акцент на основной закон архивной отрасли. Комментируя основные положения архивного закона выделяет некоторые его аспекты, в частности историю создания основного закона, проблемы законодательной и нормативно-правовой базы архивного дела в Республике Казахстан. Приводят фактические данные об изменениях и дополнениях внесенных в основной архивный закон [32-34].
Характеристика действующей нормативно-правовой базы, в частности методического обеспечения архивной отрасли и комментарий к Закону РК О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам документационного обеспечения содержатся в статьях А. Адельгужина и Е. Жусупова [35,36]. Авторы дают подробный анализ основных нормативных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела Казахстана и их статьи представляют значительный интерес в анализе и раскрытии содержания методических документов.
В процессе проведения диссертационного исследования важное значение имели научные статьи архивистов-практиков как Г.С. Смаилова, Б.Т. Хамраева, Л.А. Гудковой, Б.А. Касенова, С. Черновой и других. Изучению методических рекомендаций по выявлению особо ценных документов на стадии ведомственного хранения, созданию ведомственных каталогов по архивным документам, а также по выявлению, учету, описанию и хранению особо ценных документов в ведомственных архивах учреждений-источников комплектования посвящены статьи Г.С. Смаилова, Б.Т. Хамраева, Л.А. Гудковой [37-39].
Р.Х. Сариева, Б.А. Касенов в своих трудах освещают вопросы использования документов НАФ, в которых раскрыты и проанализированы теоретические и практические вопросы использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан как составной части культурного наследия народа и информационного ресурса государства, а также организации и методики исполнения тематических и социально-правовых запросов в ведомственном архиве учреждения [40,41].
В статьях Б. Джапарова, В. Чупрова, М. Әбсеметова и В. Баймаганбетова обобщенно освещены вопросы деятельности центральных государственных архивов. Б. Джапаров раскрывает содержание Концепции информатизации Архива Президента Республики Казахстан, В. Баймаганбетова деятельность Центрального государственного архива Республики Казахстан, М. Әбсеметов о направлениях деятельности Национального архива РК и его международном сотрудичестве на современном этапе, а также о роли архивов в архивной отрасли республики [42-46].
Логическим продолжением исследований в данном направлении стали статьи и публикации С. Черновой, А.К. Копбосыновой, Е. Самойленко, А. Аубакирова, А.Х. Мустафиной [47-51]. Самойленко Е. рассматривает основные предпосылки создания систем электронного архива, результативность его внедрения в Национальном Банке РК и дает краткое описание системы Электронный архив.
Все авторы обосновали необходимость, более системного подхода к работе по координации и формированию нормативно-правовой и методической базы архивного дела в республике.
Для обобщения зарубежного опыта по нормативно-методическому обеспечению архивной отрасли в работе привлечены статьи И.Б. Матяша, С.Г. Кулешова, И. Фелдмане, Х. Валберг, А.С. Вирабян [52-55].
В диссертационном исследовании широко использованы материалы международных научно-практических конференции посвященные различным вопросам архивного дела и информационных научных изданий. Использованы материалы Республиканского семинара-совещания, посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан О Национальном архивном фонде и архивах, проведенного в 2003 году, а также республиканского семинара-совещания Электронный документооборот и электронные архивы в 2006 году, материалы Международных научно-практических конференции Правовые проблемы архивного дела в Евроазиатском регионе (Астана, 2002), Архивы и общество сегодня (Минск, 2004). Активно использованы издания Қазақстан мұрағаттары, Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу, Вопросы документооборота, Отечественные архивы, Вестник архивиста, информационные бюллетени архивов Казахстана.
Цель и задачи исследования. Целью явяется комплексное изучение формирования и развития организационно-методической базы архивного дела Республики Казахстан.
Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи исследования:
- проанализировать теоретические положения организационно-методической основы архивного дела Казахстана;
- исследовать эволюцию организационно-методической основы архивного дела в республике;
- раскрыть значимость Закона РК О Национальном архивном фонде и архивах как основа методических разработок по архивному делу;
- изучить методические аспекты разработки организационно-методических документов по архивному делу;
- рассмотреть и показать роль архивных учреждений в развитии нормативно-методической базы архивного дела;
- изучить вопросы использования архивной информации в методических документах, разработанных архивными учреждениями республики;
- дать анализ разработки и утверждения организационно-методических документов архивного дела;
- рассмотреть совершенствование организационно-методического обеспечения архивов в условиях информатизации архивного дела.
Объектом исследования является формирование и развитие организационно-методической основы архивного дела в республике в новых условиях.
Предметом исследования является организационно-методическая основа архивного дела республики. Разработка и реализация нормативно-правовых документов по архивному делу. Анализ теоретических положений организационно-методической основы архивного дела Казахстана; методические аспекты разработки организационно-методических документов по архивному делу; роль архивных учреждений в развитий нормативно-методической базы архивного дела; вопросы использования архивной информации в методических документах, разработанных архивными учреждениями республики; анализ разработки и утверждения организационно-методических документов архивного дела, а также совершенствование организационно-методического обеспечения архивов в условиях информатизации архивного дела.
Хронологические рамки исследования охватывают период с 1991 года, с приобретением независимости Казахстана, и до 2011 года, когда были разработаны и утверждены последние нормативно-методические документы по организации хранения, учета и использовании архивных документов.
Методологическая основа исследования. Методологическую основу диссертационного исследования составили общенаучные (описание, логический, структурно-функциональный анализ), исторические и статистические методы. Междисциплинарный подход, используемый в исследовании, показал плодотворность комплексного исследования, осуществляемого на стыке прикладных наук.
Междисциплинарный характер данного исследования позволил использовать указанные методы в сочетании. Системный подход позволил гармонично рассмотреть организационно-методические основы архивного дела республики с его формированием и развитиием нормативно-правовой базы, а также методические аспекты разработок по основным вопросам деятельности архивных учреждений. Системный анализ помог рассмотреть закон РК во всей взаимосвязи с разработанными нормативно-методическими документами. Каждый метод использовался с учетом целей и задач исследования. Логический метод в сочетании с историческим методом позволили изучить процессы становления и развития организационной и методической основы в рассматриваемый период. Метод анализа использовался для выявления роли архивных учреждений в развитии нормативно-методической базы архивного дела. Применение статистических методов при обработке выявленных статистических данных способствовало их обобщению и систематизации.
Источниковая база исследования. Изучение формирования организационно-методической основы архивного дела Республики Казахстан потребовало привлечения в основном нормативно-правовых актов и нормативно-методических документов по вопросам архивного дела. Тема специфичная и исследование строится только на изучении источников и отчасти опубликованных докладов и сообщений.
Источниковая база исследования носит комплексный характер и представляет собой группу опубликованных и архивных источников.
Опубликованные источники можно разделить на несколько групп:
К первой группе отнесены нормативно - правовые акты по архивному делу. Основополагающие документы, определяющие развитие страны и архивной отрасли: законы РК, кодексы РК, постановления Правителсьтва РК, регулирующие общественные отношения в архивной сфере, приказы Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан, концепции, программы развития архивного дела в республике [57-84].
Вторую группу источников составляют нормативно-методические документы (правила, различные положения, методические рекомендации, инструкции) и методические разработки архивных учреждений по основным направлениям их деятельности [85-119].
Третья группа источников включает отчеты уполномоченных органов и архивных учреждений республики, которые содержат ценную информацию не только о деятельности тех или иных организации, но и об эффективности выполнения ими программы развития соответствующей отрасли [120-130]. Например, заключение об итогах контроля эффективности реализации Государственной и отраслевых программ в Министерстве культуры и информации Республики Казахстан содержит подробную информацию об итогах контроля эффективности реализации отраслевой программы Программа развития архивного дела и систем документации Республики Казахстан на 2007-2009 годы.
Четвертая группа источников - аналитический обзор о состоянии и развитии архивного дела в странах СНГ, составленный ВНИИДАД и материалы сборников документов по развитию и совершенствованию архивного дела в республике, информационные бюллетени, сборники документов и другие материалы, отражающие деятельность архивных учреждений республики по развитию организационно-методической работы и помещенные на страницах периодических изданий Қазақстан мұрағаттары, Вопросы документооборота, Отечественные архивы, информационно-методического бюллетеня Архива Президента РК, информационного бюллетеня Главного архивного управления и ЦНТИДАД, интернет ресурсов [131-137].
Пятая группа источников - это архивные источники, которые непосредственно в целом освещают развитие архивной отрасли республики. В ходе исследования были использованы документы следующих фондов: Р-544 Центрального государственного архива, 41 - Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Казахстан, 48 - Комитет по управлению архивами и документацией Министрества культуры, информации и общественного согласия РК и текущего архива Комитета [138-152].
В фонде Р-544 Центрального государственного архива ценными для изучения и анализа стали письмо начальника Главного архивного управления ВНИИДАД, приказы, указания, положения и рекомендации Главного архивного управления при Совете Министров СССР и Главархиве при Совмине Казахской ССР по вопросам организации научно-исследовательской и методической работы.
Ценными материалами данного диссертационного исследования являются фонды 41 - Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Казахстан, 48 - Комитет по управлению архивами и документацией Министрества культуры, информации и общественного согласия РК Национального архива Республики Казахстан.
В фонде 41 - Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Казахстан содержатся огромный пласт ценных источников по исследуемой теме и они включают следующие источники: письмо Начальника Главного архивного управления главам областной администрации об автоматизированной информа - ционной системе архивных учреж - дений Республики Казахстан; доклад Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Р.Х. Сариевой на расширенном заседании Коллегии Комитета; протоколы заседаний Коллегии Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Казахстан и их решения; отчеты об итогах работы архивных учреждений Республики Казахстан; план научно-исследовательской работы архивных учреждений Казахской ССР на 1992 год; сводный годовой тематический план научно-исследовательской и методической работы архивных учреждений; основные направления развития архивного дела в Республике Казахстан; переписка с органами государственной власти и управления; протоколы Коллегии Комитета по управлению документацией и материалы к нему; справка о работе Центрального государственного архива Pеспублики Казахстан; отчеты об итогах работы архивных учреждений; отчет о развитии архивного дел в Республике Казахстан; отзывы, рецензии, заключения на методические разработки государственных архивов республики.
Фонд 48 - Комитет по управлению архивами и документацией Министрества культуры, информации и общественного согласия РК содержит протоколы Коллегии Комитета по управлению документацией и материалы к нему; основные направления развития архивного дела в Республике Казахстан; протоколы заседания ЦЭПК Главархива Республики Казахстан.
Справка и решение об итогах проверки состояния документационного обеспечения управления и хранения документов в организациях системы сельского хозяйства Республики Казахстан и в организациях системы Министерства экономики и бюджетного планирования Республики Казахстан, департаментах (отделах) экономики и бюджетного планирования областей, г. Астаны, г. Алматы, районов и городов областного значения привлечены для исследования из текущего архива Комитета по управлению документацией и архивами.
Также в данном исследовании были использованы материалы с Интернет ресурсов, которые составляют шестую группу источников. Это в частности сайты архивных учреждений и областных управлении архивами и документацией: ЦНТИДАД - научно-технической информации; сайт Акимата Южно-Казахтанской области; Управление культуры архивов и документацией Алматинской области; Центральный государственный электронный архив Украины.
В совокупности корпус привлеченных в процессе исследования источников позволил всестороннее раскрыть тему представленной научной работы.
Научная новизна исследования заключается в том, что автором впервые ставится задача на научной основе изучить и проанализировать организационно-методическую основу архивного дела Республики Казахстан. Также введение в научный оборот неопубликованных источников, раскрывающих историю архивного дела суверенного Казахстана является научной новизной данного исследования.
Апробация результатов исследования. Материалы диссертационной работы представлялись:
Перечень изданий, опубликованных статей:
- Об определении источников комплектования архивов в методических документах Вестник КазНУ 4(75) 2014 с.205
- ... ... Отан тарихы
- ... ... .. Қазақстан мұрағаттары
1) на международной научной конференции (Алматы, 2014 г.) на тему ;
2) на международной научной конференции (Алматы, 2015 г.) на тему
Объем и структура диссертационного исследования. Диссертация состоит из введения, трех глав, содержащих 8 параграфа, и заключения. Общий объем работы составляет 130 листов текста, список литературы включает 159 источников.
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ОСНОВЫ АРХИВНОГО ДЕЛА
1.1 Теоретические положения организационно-методической основы архивного дела
Архивы как хранители прошлого всегда выполняли важную госдуарственную задачу - сохранение документального наследия народа. На современном этапе основная задача государственных архивов на научной базе дать обоснование и осуществить оценку, организовать отбор и прием документов на хранение, обеспечить их сохранность и организовать использование архивных документов.
Следует отметить, современное отечественное архивное дело имеет общий с российским архивным делом обобщенный опыт работы. Российский архивист В.Н. Автократов основательно изучивший теоретические проблемы архивоведения считает, что перерастание эмпирической стадии архивоведения с ее срав - нительно несложным понятийным аппаратом в теоретическую стадию началось в нашей стране с установок декрета О реорганиза - ции и централизации архивного дела в РСФСР от 1 июня 1918 года. С этим нельзя не согласиться, когда автор обосновывает это таким образом. Данный процесс характеризуется развитием проблемных направлений и увеличени - ем многообразия форм архивоведческого знания, расширением по - нятийного аппарата, углублением его содержания. Все это позволяет теперь полнее и глубже осваивать ту область действительности, ко - торую изучает архивоведение. Способность к более глубокому и пол - ному отражению действительности обеспечивается способностью науки сделать предметом исследования собственный аппарат поня - тий, его содержание, что в наиболее развитых формах свойственно теоретической стадии. Именно такую способность проявило совре - менное архивоведение [1, с. 25].
Е.В. Старостин говоря об архивах и их этапах пути из прошлого в настоящее отмечает, что становление и развитие архивов, музеев и библиотек долгое время шло одной дорогою... Архиву генетически присущи две основные функции: хранения и использования... [2, с. 69]. Далее продолжая тему, он высказывает мнение о том, что в конце XIX - начале XX вв. происходит оформление архивов в государственную отрасль управления во главе с генеральными дирекциями или национальными (центральными) архивами и связанными с ними местными архивохранилищами. В странах с федеративной системой управления научно-координирующую роль взяли на себя профессиональные общества архивистов. Сложившаяся структура архивного дела отражала, главным образом, административно-территориальное управление страны, систему государственного управления, культурно-правовые традиции общества и возросшую роль архивных документов в защите индивидуальных и коллективных прав личности. В функции архивоведения интегрируются проблемы комплектования, экспертизы, опеки над делопроизводством, документы становятся предметом заботы профессиональных архивистов-документалистов с момента их рождения в канцеляриях до их помещения в исторические архивы. Задачи использования (коммуникации) архивных документов в административно-
практических и научных целях выходят на передний план. Наблюдается значительная экспансия архивов в направлении собирания и хранения документов на нетрадиционных носителях: аудиовизуальных документов, компьютерных баз данных и т.п. [2, c. 71].
Если учесть тот фактор, что архивные документы, как и материальные экспонаты музеев, манускрипты и книги библиотек, мультимедийный продукт, в определенной степени памятники исторической архитектуры, исторической экологии являются историческими источниками, то есть носителями памяти о прошлом. Господствовавшие в них системы классификации, способы хранения и описания, коммуникативные возможности, формы использования документов и прочее сами по себе служат показателем развития культуры [2, с. 72-73].
На основании высказанных научно обоснованных теорий можно констатитровать следующее. В действительности на современном этапе архивные документы наравне с материальными экспонатами музеев, манускриптами и книгами библиотек, как мультимедийный продукт и исторический источник, являются памятниками истории и культуры. Связанные с их обеспечением сохранности функций как классификация, способы хранения и описания, коммуникативные возможности, формы использования документов действительно служат показателем развития культуры. Перечисленные функции стали объектом изучения архивоведения. На современном этапе с собиранием и хранением документов на нетрадиционных носителях архивоведению предстоит изучать и проблемы связанные с этими документами.
Хорхордина Т.И. анализируя теорию архивоведения приходит к слудеющему выводу: В современной отечественной науке об архивах разработан большой арсенал теоретических концепций и подходов, которые определяют характер и направленность изучения конкретных проблем в этой сфере. К сожалению, они в массе своей пока недостаточно освоены потребителями ретроспективной информации. Базовые понятия, которые определяют суть коммуникативной стратегии архивов как важнейшего элемента историко-культурного наследия человеческой личности, общества и государства - информационный потенциал фонда и архивная информационная среда. Напомним, что эти понятия ввел в науку об архивах В.Н. Автократов [5, с. 154].
И неслучайно, что и мы рассматривая теоретические аспекты организационно-методической основы архивного дела опираемся прежде всего на труды известного теоретика архивной науки В.Н. Автократова. Итак, для изучения и анализа теоретических аспектов организационно-методической основы архивного дела необходимо выяснение вопросов о соотношении тео - рии архивоведения с практикой архивного дела.
Как отметил В.Н. Автократов На развитие всякой науки оказывают влияние два рода побуди - тельных факторов: внешние по отношению к ним и внутренние. Они хорошо просматриваются и на архивоведческом материале. Внешние проявляются в повышении требований к архивоведению со стороны практики архивного дела (требований отрасли к отрасле - вой науке), которые в свою очередь стимулируются возрастанием и усложнением требований общества к Государственной архивной службе на выдачу документной ретроспективной информации [1, с. 25-26]
Если внешние факторы не находят решения, естественно внутренние факторы не имеют теоретических обоснований. Внутренние (внутридисциплинарные) факторы, по мнению В.Н. Автократова, выражаются в стремлении архивоведения к более глубокому выяснению своих собственных основ. Они обусловливаются быстрым увеличением архивоведческого знания и усложнением его структуры, возникно - вением в рамках архивоведения частных теорий, более четким раз - межеванием в его составе собственно теории и методических вопро - сов, постановкой сложных задач, ранее не выдвигавшихся (или ре - шающихся теперь в свете новых установок). При этом происходит поглощение научного материала из других областей науки. Архивоведческая мысль, получив определенный толчок такого рода, далее движется во многом самостоятельно. В результате появляют - ся новые методы, совершенствуется понятийный аппарат архиво - ведения [1, с. 26].
Архивоведческая наука богата практикой архивистов, и безусловно сама практика выступает основным источником теории. С середины 60-х годов прошлого столетия архивоведение начало развиваться как само - стоятельная наука. Основные вопросы архивного дела освещены в трудах Маяковского И.Л., Митеява К.Г., Рудельсона К.И., Князева Г.А., Елпатьевского А.В., Илизарова Б.С.
Обобщая основные труды посвященные вопросам архивного дела можно справедливо считать архивную практику научной. И в данном вопросе В.Н. Автократов подчеркивает основные направления изучения архивной практики. По его мнению Во-первых, она (архивная практика - Авт.) не просто применяет типовые решения, а всякий раз выбирает те из них, которые наиболее отве - чают характеру эмпирического материала, с которым встречается в том или ином случае, а это требует изучения материала. Во-вторых, сам этот материал, его информационные качества в определенном смысле всегда индивидуально неповторимы, и работа с ним требует научно-профессионального мастерства. В-третьих, апробированные научные решения могут эффективно применяться, если соотнесены с научными положениями более высокого порядка (например, принципами архивоведения, критериями). В научной архивной практике типовое - это все же не просто нечто монотонно повторя - ющееся, не поточная линия переработки информации. Научная практика связана с размышлением, выработкой решений, хотя они и вводятся в рамки требований теоретического порядка [1, с. 27].
И так, отметим, во-первых, теория и практика со - единяются методической деятельностью архивистов. Без апробации на архивной практике невозможно накопить эмпирические знания, которые вледствие обеспечат определенную деятельность. Безусловно, что методиче - ская деятельность обеспечивает внедрение теоретического знания в практику. Так например, теория классификации применена в практике работы архивов и для этого создаются рекомендации, правила, инструк - ции и другие нормативные разработки, которые являются, так ска - зать, схемами производственной практики, включающими необ - ходимый запас теоретических установок. Иначе говоря, архивоведческая методика выступает как важная форма исследовательской работы архивистов [1, с. 27-28].
А теперь рассмотрим, собственные основы архивного дела, в чем они выражаются и как они взаимосвязаны между собой. Одно ясно, цель архивных учреждений и архивной службы одна - обеспечение общества необходимой ему ретроспективной документной информацией. Эта как аксиома и не подлежит обсуждению, так как обе структуры реализуют общественные и внутриотраслевые функций ар - хивного дела.
В архивном деле следующие виды работ следует отнести к организационным вопросам (согласование положений об архивах, планирование и отчетность, вопросы штатов и заработной платы), обеспечение сохранности документов (помещение, оборудования), оказание помощи документационной службе организации, использование документов в ведомственных архивах.
Как показывает опыт работы архивов, становится все более очевидным, что комплектование Национального архивного фонда полноценными документальными комплексами находится в прямой зависимости от уровня работы с документами непосредственно в управлении документацией (делопроизводстве) и ведомственных архивах. В этой связи государственные архивы постоянно оказывают методическую и практическую помощь в разработке методических документов по управлению документацией и по работе ведомственных архивов. Прежде всего, к таким разработкам следует отнести - правила работы по документированию и управлению документацией, положение о документационной службе, правила работы ведомственных архивов, примерные или типовые номенклатуры дел. Разработанные самими документационными службами и ведомственными архивами организаций методические документы проходят согласование методическими советами государственных архивов. Методическая работа архивов нацелена на обеспечение архивных учреждений необходимыми пособиями и внедрение нормативно-методических документов.
С обретением независимости Казахстана количество документов, возникающих в сфере управления, не - прерывно возрастает. Этот процесс уже выступает мощным внешним стимулом развития теории архивоведения. Перед ним встает наиболее сложная проблема: какую часть этих документов следует сохра - нить навсегда и от чего отказаться. И это надо решить. Есть и другая сторона вопроса, как архивам обеспечить сохранность принятых документов. В данном вопросе архивы республики организованно выполняли важную задачу. Об этом свидетельствуют архивные документы.
Так, например, на Коллегии Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Казахстан 27.02.1992 г. были рассмотрены итоги общественного смотра сохранности документов в государственных архивах. В решении за ... продолжение
Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.
Похожие работы
Дисциплины
- Информатика
- Банковское дело
- Оценка бизнеса
- Бухгалтерское дело
- Валеология
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Религия
- Общая история
- Журналистика
- Таможенное дело
- История Казахстана
- Финансы
- Законодательство и Право, Криминалистика
- Маркетинг
- Культурология
- Медицина
- Менеджмент
- Нефть, Газ
- Искуство, музыка
- Педагогика
- Психология
- Страхование
- Налоги
- Политология
- Сертификация, стандартизация
- Социология, Демография
- Статистика
- Туризм
- Физика
- Философия
- Химия
- Делопроизводсто
- Экология, Охрана природы, Природопользование
- Экономика
- Литература
- Биология
- Мясо, молочно, вино-водочные продукты
- Земельный кадастр, Недвижимость
- Математика, Геометрия
- Государственное управление
- Архивное дело
- Полиграфия
- Горное дело
- Языковедение, Филология
- Исторические личности
- Автоматизация, Техника
- Экономическая география
- Международные отношения
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности), Защита труда
