Создание, хранение и программное обеспечение аппаратных средств при производстве документов организации

Тип работы: Дипломная работа
Бесплатно: Антиплагиат
Объем: 65 страниц
В избранное:

СОДЕРЖАНИЕ

Введение3

Глава 1. Управление документами и составление управленческой документации в Республике Казахстан6

1. 1. Содержание, структура и стиль изложения управленческих документов6

1. 2. Состав, классификация, унификация и реквизиты управленческой документации11

1. 3. Типология управленческой документации24

Глава 2. Создание, хранение и программное обеспечение аппаратных средств при производстве документов организации33

2. 1. Требования к управленческим документам, изготовленным с помощью печатающих средств33

2. 2. Формирование текстовых документов в программе Microsoft Word36

2. 3. Работа с документами посредством программы Microsoft Excel46

Глава 3. Организация работы с документами в ТОО «АМК»57

3. 1. Анализ механизма работы с документами в ТОО «АМК»57

3. 2. Проблемы и перспективы совершенствования работы с документами в ТОО «АМК»63

Заключение86

Список литературы89

Приложение90

Введение

Актуальность работы . Для любой современной организации жизненно важно постоянно совершенствовать механизм оформления и составления управленческой документации, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности казахстанских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос о грамотности и своевременности составления управленческой документации становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят следующим образом:

- структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

- это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д. ;

- приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

- для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

- оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита бюджета.

Осознав важность совершенствования оформления и составления управленческой документации, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь автоматизировать указанный процесс. Может быть основной является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ) : секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.

Одним из самых важных факторов успешного развития предприятий является качество его управления. Следствием качественного управления будет рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников. С нашей точки зрения ошибкой является попытка решать задачи совершенствования оформления и составления управленческой документации только лишь в рамках автоматизации прикладных процедур, т. к. это приводит к нарушению принципов ведения делопроизводства по единым правилам в масштабах всей организации из-за разных представлений разработчиков АРМ о сущности ДОУ и несовместимости продуктов разных производителей.

Делопроизводственные функции должны выполняться независимо от всех остальных. В масштабе всего предприятия и по единым правилам на базе Единой Системы Управления Документами. Прикладные задачи должны обращаться к системе ведения делопроизводства в моменты обработки информации для проверки правильности и корректности своих действий. Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективный механизм оформления и составления управленческой документации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:

- совершенствование всей работы по подготовке и обработке управленческой документации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ) ;

- выбор правильной стратегии автоматизации.

Тем не менее, проблема автоматизации механизма оформления и составления управленческой документации не является главенствующей в деле совершенствования указанного процесса. Нередко препятствием на пути к грамотному оформлению управленческой документации становится некомпетентность сотрудников предприятия по части работы с управленческими документами.

Объектом исследования в данной работе становятся общие требования к оформлению и составления управленческой документации, а также особенности применения этих требований в практической деятельности ТОО «АМК» г. Алматы.

Задачами данной работы в этой связи становится анализ:

- практики управления и составления управленческой документации в Республике Казахстан;

- содержания, структуры и стиля изложения управленческих документов;

- состава, классификации, унификации и реквизитов управленческой документации;

- типологии управленческой документации;

- создания, хранения и программного обеспечения аппаратных средств при производстве документов организации;

- требований к управленческим документам, изготовленным с помощью печатающих средств;

- формирования текстовых документов в программе Microsoft Word;

- работы с документами посредством программы Microsoft Excel;

- организации работы с документами в ТОО «АМК»;

- механизма работы с документами в ТОО «АМК»;

- проблемы и перспектив совершенствования работы с документами в ТОО «АМК».

Глава 1. Управление документами и составление управленческой документации в Республике Казахстан

1. 1. Содержание, структура и стиль изложения управленческих документов

Содержание и структура текста управленческого документа в значительной мере зависят от его функционального назначения. В то же время содержание и структура управленческих документов является в значительной степени однородной, устоявшейся1. Содержание и структура текста наиболее распространенных управленческих документов регламентируется соответствующими разделами Методических рекомендации по унификации текстов. Так, типовая структура большинства управленческих документов предполагает наличие следующих компонентов:

а) обращение к адресату;

б) вводная часть (в небольших по содержанию документах она может отсутствовать или объединяться со следующей частью текста) или введение;

в) констатирующая часть;

г) заключительная часть или заключение;

д) предложения и выводы.

Текст отдельных управленческих документов может состоять и из какой-то одной (основной для данного вида документа) части, например, текст приказа - только из приказной части, текст письма - только из изложения просьбы, текст справки - только из описания фактов и сведений и т. п. 2

Текст сложных и объемных управленческих документов обычно делится на части, разделы, главы, пункты и подпункты. Каждый раздел документа должен иметь заголовок, нумерация пунктов - быть сквозной, при этом части и главы принято обозначать римскими цифрами, пункты - арабскими цифрами, а подпункты - строчными буквами русского алфавита.

Чаще всего тексты управленческих документов оформляются в виде связанного (так называемого сплошного) текста, а в необходимых случаях - в виде анкеты или таблицы. Допускается также сочетание перечисленных видов и способов представления текста. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. При этом характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы, а на второй и всех последующих страницах указывается не полное название, а номера соответствующих граф.

Составление текста управленческого документа должно начинаться с изучения существа вопроса, действующих по данному вопросу норм законодательства, руководящих документов, а в необходимых случаях и соответствующего справочного материала, в том числе материалов служебной переписки, уже имеющихся в распоряжении разработчика. Проекты документов могут составляться на отдельных листах в специальных рабочих тетрадях или в виде файла3. При этом следует помнить, что служебные документы составляются от имени юридического лица - организации (предприятия, учреждения) . При составлении текста управленческого документа следует придерживаться общепринятых правил, обеспечивающих законность и наибольшую целесообразность его использования, способствующих его последующему своевременному исполнению и эффективному воздействию на ситуацию. Согласно этих правил, наиболее существенным и характерным для содержания текста документов деловой переписки является:

• соответствие содержания нормам законодательства и требованиям руководящих документов;

• обоснованность (соответствие фактам) констатирующей части содержания;

• конкретность и реальность приказной (распорядительной) части содержания;

• оригинальность содержания (содержание не должно дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости иметь соответствующие ссылки на них) ;

• краткость, четкость, однозначность формулировок;

• соответствие грамматике и орфографии языка4.

Тексты управленческих документов составляют на русском или казахском языке в соответствии с законодательством РК о государственном языке.

Следует также сказать несколько слов о специфике стиля изложения управленческих документов. В соответствии с общепринятыми на этот счет правилами текст управленческого документа следует излагать в официально-деловом стиле, представляющем собой функциональную разновидность русского языка и предназначенную для использования (общения) в процессе управления организацией (предприятием, учреждением), в том числе и посредством документов. Специфическими чертами данного стиля является:

• подчеркнутая официальность, находящая свое выражение в особых формах письменного общения (обращения) между должностными лицами, соблюдении жестко определенных правил оформления управленческих документов;

• адресность, подразумевающая наличие конкретных субъектов (участников) управленческой деятельности, - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) документов;

• повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью таковых из числа находящихся в постоянном обращении при составлении управленческих документов;

• тематическая ограниченность управленческих документов, в которых, как правило, не освещается более одного-двух крупных вопросов;

• нейтральный тон изложения содержания управленческого документа, предполагающий отказ от разного рода «лирических отступлений», вольных эпитетов и многословия;

• лаконичность, ясность и точность5.

При составлении текстов управленческих документов также рекомендуется:

• пользоваться преимущественно простыми предложениями;

• применять устойчивые словосочетания и обороты речи, а термины - исключительно в однообразном, общепринятом толковании. Терминология управленческого документа должна соответствовать установленной нормативными документами для той или иной деятельности. Термины, значение которых может быть адресатом недопонято, должны быть или исключены из текста документа, или откомментированы в подстрочном примечании;

• использовать прямой порядок слов в предложении, при котором подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, вводные слова находятся в начале предложения;

• не применять устаревшие слова и выражения (так называемые архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов;

• не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в существо предложения, избегать неоправданного употребления иностранных слов;

• использовать сказуемые либо в повествовательном («устанавливается», «содержится», «применяется») либо в повелительном («выполнить», «решить», «согласовать») наклонении.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

• их юридическую силу;

• оперативное и качественное их исполнение и поиск;

• возможность автоматизированной обработки документов6.

1. 2. Состав, классификация, унификация и реквизиты управленческой документации

Деятельность организации обеспечивается управленческой документацией, ее состав определяется компетенцией организации, порядком решения вопросов (на принципах единоличной распорядительной деятельности или коллегиальности), объемом и характером связей с другими организациями.

В целях решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности в организации создаются следующие виды управленческих документов:

1) организационно-правовые (уставы, положения, регламенты, инструкции, штатные расписания и другие) ;

2) распорядительные (постановления, приказы, распоряжения, решения и другие) ;

3) справочно-информационные (акты, договоры, докладные и объяснительные записки, заключения, отзывы, перечни, письма, сводки, соглашения, списки, справки и другие) ;

4) планово-отчетные (годовые, квартальные, месячные, индивидуальные, другие планы и отчеты) ;

5) подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение.

Организация в соответствии со спецификой работы издает и иные виды документов.

Распорядительный документ отменяется или изменяется распорядительным документом организации-автора или вышестоящего органа. Действие распорядительного документа может быть приостановлено в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

Проект управленческого документа, затрагивающего интересы других организаций, должен быть предварительно согласован с ними. Разногласия по проекту документа оформляются приложением или указываются в сопроводительном письме7.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов организации, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записей хода заседаний, стенограмм, аудио- или видеозаписей и прилагаемых к протоколу документов, подготовленных к заседанию (докладов, выступлений, справок, экспертных заключений, проектов постановлений или решений, явочных листов, списков приглашенных) . Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях, предусмотренных регламентами коллегиальных органов организации, выступавший должен визировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на аудио- или видеокассету, то они прилагаются к протоколу8.

В пределах своей компетенции организация осуществляет переписку с другими организациями и отдельными гражданами.

Документы, направленные по телефаксу, электронной почте, дополнительно отправляются адресату почтовой или фельдъегерской связью.

В целях определения правил составления, оформления различных управленческих документов, способов, форм и методов работы с ними проводится их классификация и унификация, которые повышают оперативность работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в текущем делопроизводстве и снижают объем документооборота.

Классификация документов проводится по видам (постановления, приказы, протоколы, письма, акты, докладные записки, договоры и другие документы), форме (индивидуальные, типовые), содержанию (простые, сложные), происхождению (официальные, личные), месту составления (внешние, внутренние), срокам хранения (постоянного, временного), степени ограничения доступа (особой важности, совершенно секретные, секретные, с пометой «Для служебного пользования») .

Для классификации управленческих документов в организации составляется классификатор.

При разработке классификатора используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников, типовая (примерная) номенклатура дел, номенклатура дел организации, перечни документов с указанием сроков их хранения, описи дел постоянного хранения и дел по личному составу.

Унификация документов заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов документов, правил их составления и оформления. Типовые формы и трафаретные тексты документов, как правило, оформляются в виде сборника.

Реквизиты являются обязательными элементами оформления официального документа. Их состав и схема расположения определены Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (Приложение № 1 к данной работе) .

При изготовлении бланка письма (Приложение № 2) используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения реквизитов:

1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) ;

2) официальное наименование вышестоящего органа;

3) официальное наименование организации;

4) справочные данные об организации;

5) дата документа;

6) регистрационный номер документа;

7) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

8) адресат;

9) заголовок;

10) отметка о контроле.

При изготовлении бланков других видов управленческих документов, кроме письма используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения реквизитов:

1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) ;

2) официальное наименование вышестоящего органа;

3) официальное наименование организации;

4) наименование вида документа;

5) место составления или издания документа;

6) дата документа;

7) регистрационный номер документа;

8) заголовок к тексту;

9) отметка о контроле.

Государственный герб Республики Казахстан помещается на бланке документа в соответствии с законодательством о государственных символах Республики Казахстан и требованиями Государственного стандарта Республики Казахстан СТ РК 989-96 «Государственный герб Республики Казахстан. Технические требования».

Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации.

Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не помещается на бланке с изображением Государственного герба Республики Казахстан.

Официальное наименование организации-автора документа, официальное наименование ее вышестоящего органа должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими нормативными правовыми актами и/или учредительными документами организации.

Всякое юридическое лицо имеет свое наименование, позволяющее отличить его от других юридических лиц. Наименование юридического лица включает в себя его название и указание на организационно-правовую форму. Оно может включать в себя дополнительную информацию, предусмотренную законодательством. Наименование юридического лица указывается в его учредительных документах. В наименовании юридического лица не допускается использование названий, противоречащих требованиям законодательства или нормам общественной морали; собственных имен лиц, если они не совпадают с именем участников либо если участники не получили разрешения этих лиц (их наследников) на использование собственного имени.

Наименование юридического лица, являющегося коммерческой организацией, после регистрации юридического лица является его фирменным наименованием. Под определенным фирменным наименованием юридическое лицо вносится в единый государственный регистр юридических лиц.

Юридическое лицо имеет исключительное право использования фирменного наименования. Лицо, неправомерно использующее чужое фирменное наименование, по требованию обладателя права на фирменное наименование обязано прекратить использование такого наименования и возместить причиненные убытки.

Права и обязанности юридического лица, связанные с использованием фирменного наименования, определяются законодательством.

Запрещается использование в фирменных наименованиях, знаках обслуживания, товарных знаках юридических лиц, не являющихся государственными органами, указаний на официальные названия государственных органов Республики Казахстан, установленные законодательными актами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан.

Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда оно закреплено в соответствующих нормативных правовых актах или учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наименования.

Наименования филиала, представительства или структурного подразделения организации указываются в том случае, если они являются автором документа, и располагаются ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, адрес электронной почты, номер банковского счета и, по усмотрению организации, другие сведения.

Наименование вида документа, издаваемого организацией, регламентируется законодательством Республики Казахстан, учредительными документами организации.

К примеру, согласно Закону Республики Казахстан от 27 ноября 2000 г. N 107-II «Об административных процедурах», управленческий правовой акт государственных органов должен отвечать следующим требованиям:

1) правовой акт не должен противоречить Конституции Республики Казахстан, законодательству и правовым актам вышестоящих государственных органов;

2) структура правового акта должна обеспечивать исчерпывающее раскрытие предмета регулирования, а содержание должно обеспечивать единообразное понимание и применение подготавливаемого правового акта;

3) в правовом акте должно быть четко изложено содержание намечаемых мер, исчерпывающе определен круг лиц, на которых распространяется действие правового акта и (или) которые несут ответственность за их реализацию в установленные сроки;

4) правовые акты, требующие реализации на нижестоящих уровнях управления, должны содержать конкретные поручения определенным государственным органам и (или) должностным лицам по их выполнению.

... продолжение

Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.