Создание, хранение и программное обеспечение аппаратных средств при производстве документов организации
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 3
Глава 1. Управление документами и составление управленческой документации
в Республике Казахстан 6
1.1. Содержание, структура и стиль изложения управленческих документов
6
1.2. Состав, классификация, унификация и реквизиты управленческой
документации 11
1.3. Типология управленческой документации 24
Глава 2. Создание, хранение и программное обеспечение аппаратных средств
при производстве документов организации 33
2.1. Требования к управленческим документам, изготовленным с помощью
печатающих средств 33
2.2. Формирование текстовых документов в программе Microsoft Word 36
2.3. Работа с документами посредством программы Microsoft Excel 46
Глава 3. Организация работы с документами в ТОО АМК 57
3.1. Анализ механизма работы с документами в ТОО АМК 57
3.2. Проблемы и перспективы совершенствования работы с документами в
ТОО АМК 63
Заключение 86
Список литературы 89
Приложение 90
Введение
Актуальность работы. Для любой современной организации жизненно
важно постоянно совершенствовать механизм оформления и составления
управленческой документации, так как это прямо влияет на качество принятия
управленческих решений.
К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение
деятельности казахстанских предприятий осуществляется, в основном, стихийно
и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт
совершенствования делопроизводства.
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос
о грамотности и своевременности составления управленческой документации
становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом,
выглядят следующим образом:
- структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг
друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает
качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать
внешние контакты;
- это приводит к падению производительности и вызывает ощущение
недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
- приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых
рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
- для производственных предприятий увеличение штата может повлечь
изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
- оказывается, что штат увеличен, производительность упала,
производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в
увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и
уменьшить плановую прибыль.
В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее
расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной
прибыли или увеличения дефицита бюджета.
Осознав важность совершенствования оформления и составления
управленческой документации, организации начинают делать массу ошибок,
пытаясь автоматизировать указанный процесс. Может быть основной является
проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение
состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта,
менеджера, бухгалтера или руководителя. Основным недостатком при таком
подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных
процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.
Одним из самых важных факторов успешного развития предприятий
является качество его управления. Следствием качественного управления будет
рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников. С нашей точки зрения
ошибкой является попытка решать задачи совершенствования оформления и
составления управленческой документации только лишь в рамках автоматизации
прикладных процедур, т.к. это приводит к нарушению принципов ведения
делопроизводства по единым правилам в масштабах всей организации из-за
разных представлений разработчиков АРМ о сущности ДОУ и несовместимости
продуктов разных производителей.
Делопроизводственные функции должны выполняться независимо от всех
остальных. В масштабе всего предприятия и по единым правилам на базе Единой
Системы Управления Документами. Прикладные задачи должны обращаться к
системе ведения делопроизводства в моменты обработки информации для
проверки правильности и корректности своих действий. Таким образом, перед
предприятием, стремящимся создать эффективный механизм оформления и
составления управленческой документации для совершенствования качества
управления, существуют две серьезные задачи:
- совершенствование всей работы по подготовке и обработке
управленческой документации, путем создания механизма документационного
обеспечения предприятия (ДОУ);
- выбор правильной стратегии автоматизации.
Тем не менее, проблема автоматизации механизма оформления и
составления управленческой документации не является главенствующей в деле
совершенствования указанного процесса. Нередко препятствием на пути к
грамотному оформлению управленческой документации становится
некомпетентность сотрудников предприятия по части работы с управленческими
документами.
Объектом исследования в данной работе становятся общие требования к
оформлению и составления управленческой документации, а также особенности
применения этих требований в практической деятельности ТОО АМК г. Алматы.
Задачами данной работы в этой связи становится анализ:
- практики управления и составления управленческой документации в
Республике Казахстан;
- содержания, структуры и стиля изложения управленческих документов;
- состава, классификации, унификации и реквизитов управленческой
документации;
- типологии управленческой документации;
- создания, хранения и программного обеспечения аппаратных средств
при производстве документов организации;
- требований к управленческим документам, изготовленным с помощью
печатающих средств;
- формирования текстовых документов в программе Microsoft Word;
- работы с документами посредством программы Microsoft Excel;
- организации работы с документами в ТОО АМК;
- механизма работы с документами в ТОО АМК;
- проблемы и перспектив совершенствования работы с документами в ТОО
АМК.
Глава 1. Управление документами и составление управленческой документации в
Республике Казахстан
1.1. Содержание, структура и стиль изложения управленческих документов
Содержание и структура текста управленческого документа в
значительной мере зависят от его функционального назначения. В то же время
содержание и структура управленческих документов является в значительной
степени однородной, устоявшейся[1]. Содержание и структура текста наиболее
распространенных управленческих документов регламентируется
соответствующими разделами Методических рекомендации по унификации текстов.
Так, типовая структура большинства управленческих документов предполагает
наличие следующих компонентов:
а) обращение к адресату;
б) вводная часть (в небольших по содержанию документах она может
отсутствовать или объединяться со следующей частью текста) или введение;
в) констатирующая часть;
г) заключительная часть или заключение;
д) предложения и выводы.
Текст отдельных управленческих документов может состоять и из какой-
то одной (основной для данного вида документа) части, например, текст
приказа — только из приказной части, текст письма — только из изложения
просьбы, текст справки — только из описания фактов и сведений и т.п.[2]
Текст сложных и объемных управленческих документов обычно делится на
части, разделы, главы, пункты и подпункты. Каждый раздел документа должен
иметь заголовок, нумерация пунктов — быть сквозной, при этом части и главы
принято обозначать римскими цифрами, пункты — арабскими цифрами, а
подпункты — строчными буквами русского алфавита.
Чаще всего тексты управленческих документов оформляются в виде
связанного (так называемого сплошного) текста, а в необходимых случаях — в
виде анкеты или таблицы. Допускается также сочетание перечисленных видов и
способов представления текста. При составлении текста в виде анкеты
наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом
второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. При
этом характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с
наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны
быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной
странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы, а на второй и всех
последующих страницах указывается не полное название, а номера
соответствующих граф.
Составление текста управленческого документа должно начинаться с
изучения существа вопроса, действующих по данному вопросу норм
законодательства, руководящих документов, а в необходимых случаях и
соответствующего справочного материала, в том числе материалов служебной
переписки, уже имеющихся в распоряжении разработчика. Проекты документов
могут составляться на отдельных листах в специальных рабочих тетрадях или в
виде файла[3]. При этом следует помнить, что служебные документы
составляются от имени юридического лица — организации (предприятия,
учреждения). При составлении текста управленческого документа следует
придерживаться общепринятых правил, обеспечивающих законность и наибольшую
целесообразность его использования, способствующих его последующему
своевременному исполнению и эффективному воздействию на ситуацию. Согласно
этих правил, наиболее существенным и характерным для содержания текста
документов деловой переписки является:
• соответствие содержания нормам законодательства и требованиям
руководящих документов;
• обоснованность (соответствие фактам) констатирующей части
содержания;
• конкретность и реальность приказной (распорядительной) части
содержания;
• оригинальность содержания (содержание не должно дублировать
требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости
иметь соответствующие ссылки на них);
• краткость, четкость, однозначность формулировок;
• соответствие грамматике и орфографии языка[4].
Тексты управленческих документов составляют на русском или казахском
языке в соответствии с законодательством РК о государственном языке.
Следует также сказать несколько слов о специфике стиля изложения
управленческих документов. В соответствии с общепринятыми на этот счет
правилами текст управленческого документа следует излагать в официально-
деловом стиле, представляющем собой функциональную разновидность русского
языка и предназначенную для использования (общения) в процессе управления
организацией (предприятием, учреждением), в том числе и посредством
документов. Специфическими чертами данного стиля является:
• подчеркнутая официальность, находящая свое выражение в особых
формах письменного общения (обращения) между должностными лицами,
соблюдении жестко определенных правил оформления управленческих документов;
• адресность, подразумевающая наличие конкретных субъектов
(участников) управленческой деятельности, — отправителей (адресантов) и
получателей (адресатов) документов;
• повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью
таковых из числа находящихся в постоянном обращении при составлении
управленческих документов;
• тематическая ограниченность управленческих документов, в которых,
как правило, не освещается более одного-двух крупных вопросов;
• нейтральный тон изложения содержания управленческого документа,
предполагающий отказ от разного рода лирических отступлений, вольных
эпитетов и многословия;
• лаконичность, ясность и точность[5].
При составлении текстов управленческих документов также
рекомендуется:
• пользоваться преимущественно простыми предложениями;
• применять устойчивые словосочетания и обороты речи, а термины —
исключительно в однообразном, общепринятом толковании. Терминология
управленческого документа должна соответствовать установленной нормативными
документами для той или иной деятельности. Термины, значение которых может
быть адресатом недопонято, должны быть или исключены из текста документа,
или откомментированы в подстрочном примечании;
• использовать прямой порядок слов в предложении, при котором
подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым
словом, вводные слова находятся в начале предложения;
• не применять устаревшие слова и выражения (так называемые
архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных
диалектов;
• не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в существо
предложения, избегать неоправданного употребления иностранных слов;
• использовать сказуемые либо в повествовательном
(устанавливается, содержится, применяется) либо в повелительном
(выполнить, решить, согласовать) наклонении.
При оформлении документов необходимо соблюдать правила,
обеспечивающие:
• их юридическую силу;
• оперативное и качественное их исполнение и поиск;
• возможность автоматизированной обработки документов[6].
1.2. Состав, классификация, унификация и реквизиты управленческой
документации
Деятельность организации обеспечивается управленческой
документацией, ее состав определяется компетенцией организации, порядком
решения вопросов (на принципах единоличной распорядительной деятельности
или коллегиальности), объемом и характером связей с другими организациями.
В целях решения административных и организационных вопросов,
вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности в
организации создаются следующие виды управленческих документов:
1) организационно-правовые (уставы, положения, регламенты,
инструкции, штатные расписания и другие);
2) распорядительные (постановления, приказы, распоряжения, решения и
другие);
3) справочно-информационные (акты, договоры, докладные и
объяснительные записки, заключения, отзывы, перечни, письма, сводки,
соглашения, списки, справки и другие);
4) планово-отчетные (годовые, квартальные, месячные, индивидуальные,
другие планы и отчеты);
5) подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об
отчислении денег на их пенсионное обеспечение.
Организация в соответствии со спецификой работы издает и иные виды
документов.
Распорядительный документ отменяется или изменяется распорядительным
документом организации-автора или вышестоящего органа. Действие
распорядительного документа может быть приостановлено в порядке,
установленном законодательством Республики Казахстан.
Проект управленческого документа, затрагивающего интересы других
организаций, должен быть предварительно согласован с ними. Разногласия по
проекту документа оформляются приложением или указываются в
сопроводительном письме[7].
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях
коллегиальных органов организации, фиксируются в протоколах. Протоколы
оформляются на основании записей хода заседаний, стенограмм, аудио- или
видеозаписей и прилагаемых к протоколу документов, подготовленных к
заседанию (докладов, выступлений, справок, экспертных заключений, проектов
постановлений или решений, явочных листов, списков приглашенных). Если ход
заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается,
печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях,
предусмотренных регламентами коллегиальных органов организации, выступавший
должен визировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания
записывается на аудио- или видеокассету, то они прилагаются к протоколу[8].
В пределах своей компетенции организация осуществляет переписку с
другими организациями и отдельными гражданами.
Документы, направленные по телефаксу, электронной почте,
дополнительно отправляются адресату почтовой или фельдъегерской связью.
В целях определения правил составления, оформления различных
управленческих документов, способов, форм и методов работы с ними
проводится их классификация и унификация, которые повышают оперативность
работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в текущем
делопроизводстве и снижают объем документооборота.
Классификация документов проводится по видам (постановления,
приказы, протоколы, письма, акты, докладные записки, договоры и другие
документы), форме (индивидуальные, типовые), содержанию (простые, сложные),
происхождению (официальные, личные), месту составления (внешние,
внутренние), срокам хранения (постоянного, временного), степени ограничения
доступа (особой важности, совершенно секретные, секретные, с пометой Для
служебного пользования).
Для классификации управленческих документов в организации
составляется классификатор.
При разработке классификатора используются учредительные документы
организации, положения о ее структурных подразделениях, должностные
инструкции работников, типовая (примерная) номенклатура дел, номенклатура
дел организации, перечни документов с указанием сроков их хранения, описи
дел постоянного хранения и дел по личному составу.
Унификация документов заключается в разработке типовых форм и
трафаретных текстов документов, правил их составления и оформления. Типовые
формы и трафаретные тексты документов, как правило, оформляются в виде
сборника.
Реквизиты являются обязательными элементами оформления официального
документа. Их состав и схема расположения определены Государственным
стандартом Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 Организационно-
распорядительная документация. Требования к оформлению документов
(Приложение № 1 к данной работе).
При изготовлении бланка письма (Приложение № 2) используются
следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения реквизитов:
1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, логотип,
товарный знак (знак обслуживания);
2) официальное наименование вышестоящего органа;
3) официальное наименование организации;
4) справочные данные об организации;
5) дата документа;
6) регистрационный номер документа;
7) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
8) адресат;
9) заголовок;
10) отметка о контроле.
При изготовлении бланков других видов управленческих документов,
кроме письма используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для
расположения реквизитов:
1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, логотип,
товарный знак (знак обслуживания);
2) официальное наименование вышестоящего органа;
3) официальное наименование организации;
4) наименование вида документа;
5) место составления или издания документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
8) заголовок к тексту;
9) отметка о контроле.
Государственный герб Республики Казахстан помещается на бланке
документа в соответствии с законодательством о государственных символах
Республики Казахстан и требованиями Государственного стандарта Республики
Казахстан СТ РК 989-96 Государственный герб Республики Казахстан.
Технические требования.
Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания)
воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами
организации.
Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не помещается
на бланке с изображением Государственного герба Республики Казахстан.
Официальное наименование организации-автора документа, официальное
наименование ее вышестоящего органа должны соответствовать наименованиям,
установленным соответствующими нормативными правовыми актами иили
учредительными документами организации.
Всякое юридическое лицо имеет свое наименование, позволяющее
отличить его от других юридических лиц. Наименование юридического лица
включает в себя его название и указание на организационно-правовую форму.
Оно может включать в себя дополнительную информацию, предусмотренную
законодательством. Наименование юридического лица указывается в его
учредительных документах. В наименовании юридического лица не допускается
использование названий, противоречащих требованиям законодательства или
нормам общественной морали; собственных имен лиц, если они не совпадают с
именем участников либо если участники не получили разрешения этих лиц (их
наследников) на использование собственного имени.
Наименование юридического лица, являющегося коммерческой
организацией, после регистрации юридического лица является его фирменным
наименованием. Под определенным фирменным наименованием юридическое лицо
вносится в единый государственный регистр юридических лиц.
Юридическое лицо имеет исключительное право использования фирменного
наименования. Лицо, неправомерно использующее чужое фирменное наименование,
по требованию обладателя права на фирменное наименование обязано прекратить
использование такого наименования и возместить причиненные убытки.
Права и обязанности юридического лица, связанные с использованием
фирменного наименования, определяются законодательством.
Запрещается использование в фирменных наименованиях, знаках
обслуживания, товарных знаках юридических лиц, не являющихся
государственными органами, указаний на официальные названия государственных
органов Республики Казахстан, установленные законодательными актами, актами
Президента и Правительства Республики Казахстан.
Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда
оно закреплено в соответствующих нормативных правовых актах или
учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного
наименования.
Наименования филиала, представительства или структурного
подразделения организации указываются в том случае, если они являются
автором документа, и располагаются ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера
телефонов, телефаксов, телексов, адрес электронной почты, номер банковского
счета и, по усмотрению организации, другие сведения.
Наименование вида документа, издаваемого организацией,
регламентируется законодательством Республики Казахстан, учредительными
документами организации.
К примеру, согласно Закону Республики Казахстан от 27 ноября 2000 г.
N 107-II Об административных процедурах, управленческий правовой акт
государственных органов должен отвечать следующим требованиям:
1) правовой акт не должен противоречить Конституции Республики
Казахстан, законодательству и правовым актам вышестоящих государственных
органов;
2) структура правового акта должна обеспечивать исчерпывающее
раскрытие предмета регулирования, а содержание должно обеспечивать
единообразное понимание и применение подготавливаемого правового акта;
3) в правовом акте должно быть четко изложено содержание намечаемых
мер, исчерпывающе определен круг лиц, на которых распространяется действие
правового акта и (или) которые несут ответственность за их реализацию в
установленные сроки;
4) правовые акты, требующие реализации на нижестоящих уровнях
управления, должны содержать конкретные поручения определенным
государственным органам и (или) должностным лицам по их выполнению.
Правовые акты государственных органов, противоречащие требованиям
Конституции Республики Казахстан и законодательству Республики Казахстан,
являются недействительными с момента принятия и не должны применяться на
территории Республики Казахстан.
При противоречии правовых актов, принятых государственными органами
различных уровней, применяется правовой акт вышестоящего государственного
органа.
При противоречии правовых актов, принятых государственными органами
одного уровня, применяется правовой акт того органа, в чью компетенцию
входит принятие данного решения. По заявлению заинтересованного лица
решение о приоритете одного правового акта над другим принимается
вышестоящим государственным органом или судом.
Правовой акт государственных органов, помимо вышеуказанных
требований, должен содержать также следующие реквизиты:
1) наименование правового акта;
2) заголовок, обозначающий предмет рассмотрения данного акта;
3) место и дату принятия акта;
4) подпись (подписи) лица (лиц), уполномоченного (уполномоченных)
подписывать соответствующий акт;
5) печать органа.
Датой управленческого документа является дата его подписания или
утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта -
дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то
датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.
Словесно-цифровой способ написания даты используется в документах,
содержащих сведения финансового характера и определяющих права граждан,
организаций, а также при ссылке на нормативные правовые акты. В остальных
случаях применяется цифровой способ. Число и месяц оформляются двумя парами
арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами,
отделенными от месяца точкой. Если порядковый номер числа или месяца
состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль. Даты подписания,
утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте
документа, оформляются цифровым способом в следующей последовательности:
число, месяц, год.
Регистрационный номер управленческого документа состоит из
собственного корреспондентского номера, индекса структурного подразделения-
исполнителя и порядкового номера документа в регистрационной учетной форме.
Регистрационный номер при отправке дополняется индексом дела по
номенклатуре дел организации. На инициативных документах порядковый номер
отделяется точкой.
Документ, переходящий на следующий год, незавершенный
делопроизводством и требующий длительного срока исполнения, подлежит
перерегистрации. Документу присваивается новый порядковый номер в
регистрационной учетной форме, а прежний - заключается в круглые скобки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими
организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных в
организациях-авторах, которые проставляются через косую черту (дробь) в
порядке указания авторов документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего управленческого
документа дается в ответном документе.
Место составления или издания документа указывается при составлении
всех видов управленческих документов, кроме письма.
Гриф (помета) ограничения доступа проставляется в верхнем правом
углу первого листа с указанием номера экземпляра.
Как правило, при адресовании документа организации, структурным
подразделениям их наименования указываются в именительном падеже, должность
лица, которому адресован документ - в дательном падеже. При адресовании
документа руководителю организации ее наименование входит в состав
наименования должности адресата.
При переписке внутри организации допускается указание в дательном
падеже только фамилии и инициалов должностного лица.
Если документ адресуется в несколько однородных организаций, они
указываются обобщенно.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия
перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом
количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа, и на
каждом экземпляре документа указывается один адресат.
При адресовании документа юридическому лицу может указываться
почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указываются
почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.
Утверждение управленческих документов производится проставлением
грифа утверждения или изданием распорядительного документа.
Распорядительный документ составляется при необходимости дополнительных
разъяснений и предписаний[9].
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу
первого листа документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования
должности, подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей
грифы утверждения располагаются в алфавитном порядке наименований
организаций.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), вида распорядительного документа в творительном
падеже, его даты и номера.
В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполнителей),
содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись, дата. В
случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по
должности, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении
первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их
работы.
Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на
свободном от текста месте.
Допускается оформление резолюции на отдельном бланке (фишке) с
обязательным указанием (кроме фамилий исполнителей, содержания поручения,
срока исполнения, подписи и даты) входящего регистрационного номера и
отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор,
исходящий номер и дата документа).
Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать смысл
текста. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к тексту менее 10 строк и документу, выполненному на
бланке формата А5, не составляется.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или
штампами Бакылау, Контроль, Бакылауга алынды, Взято на контроль,
литерами Б, К и проставляется в верхней половине левого поля первого
листа документа.
Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы
или их сочетания. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В
первой части указываются просьбы, предложения, во второй приводятся
обоснования, аргументы. В отдельных случаях в первой части указываются
причины, основания, цели составления документа, во второй решения, выводы,
просьбы, рекомендации. В тексте документа, подготовленного на основании
документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их
реквизиты[10].
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
выражаются именем существительным или словосочетаниями с глаголом второго
лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны
быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают на двух и более
страницах, то графы таблицы нумеруются и на последующих страницах
печатаются только их номера.
В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа,
проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения.
При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их
номера, наименования, количество листов, количество экземпляров и язык
исполнения.
В приложениях к распорядительному документу на первом листе в правом
верхнем углу пишется слово Приложение с указанием порядкового номера
приложения, наименования распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера.
Подпись документа включает наименование должности лица, подписавшего
документ; официальные наименования структурного подразделения и организации
(если документ оформлен не на бланке); личную подпись и расшифровку подписи
(инициал имени и фамилия). При подписании документа двумя и более лицами
равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных
наименований организаций или структурных подразделений. При подписании
документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под
другой в соответствии со служебной иерархией должностей. В документе,
составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц,
подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии. Документы
коллегиальных органов организации (коллегий, советов и других)
подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом,
проводившим запись).
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного
лица с указанием его должности и фамилии. Не допускается проставление
предлога За, надписи от руки Зам. или косой черты (дроби) перед
наименованием должности.
Документ подписывается светостойкими чернилами. Не допускается
подписание фломастером и авторучкой, заправленными улетучивающими
чернилами.
Гриф согласования документа располагается в левом нижнем углу
последнего листа документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, (СОГЛАСОВАН,
СОГЛАСОВАНА, СОГЛАСОВАНЫ), наименования должности лица, с которым
согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи
и ее расшифровки, даты согласования. При согласовании документа двумя и
более лицами равных должностей грифы согласования располагаются в
алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании
документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются
в соответствии со служебной иерархией.
Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим
документом, то в грифе согласования указываются вид документа в
творительном падеже, наименование организации, дата и номер документа.
Внешнее согласование документа с несколькими организациями может
быть оформлено листом согласования.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, при
необходимости - ответственными лицами финансовой, экономической и
юридической служб. Виза включает в себя подпись визирующего, его
расшифровку (инициал имени, фамилию), дату, при необходимости наименование
должности визирующего. Замечания прилагаются к проекту документа и
подписываются. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа
проекта документа.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на
управленческом документе. Документы, исполненные не на бланке, подлежат
заверению печатью организации. Документы, исполненные на бланке, печатью не
заверяются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством
Республики Казахстан. Оттиск печати следует проставлять таким образом,
чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.
Отметка о заверении копии управленческого документа проставляется с
целью придания ей юридической силы и включает заверительную надпись
Верно, наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись и
ее расшифровку, печать организации, дату заверения.
Отметка об исполнителе управленческого документа включает
сокращенное слово Исп., фамилию, инициал имени (инициалы имени и
отчества) исполнителя документа, номер его телефона и располагается на
лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем
углу.
Отметка об исполнении управленческого документа и направлении его в
дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего о его
исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об
исполнении), слово В дело, номер дела, в котором будет храниться
документ.
Отметка об исполнении управленческого документа и направлении его в
дело подписывается и проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны
первого листа документа или на его оборотной стороне.
Отметка о поступлении управленческого документа в организацию
содержит номер входящего документа и проставляется в правом нижнем углу
лицевой стороны первого листа документа.
Идентификатором электронной копии управленческого документа
является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла, код
оператора, дату и другие поисковые данные, проставляемые в левом нижнем
углу каждого листа документа.
1.3. Типология управленческой документации
Организационно-нормативные документы. Комплекс взаимосвязанных
управленческих документов, регламентирующих структуру, задачи и функции
предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность
руководителей и специалистов предприятия, называется организационно-
нормативными документами. Эти документы составляются и оформляются в
процессе создания новой организации на основании зарегистрированных
учредительных документов. Перечень организационно-нормативных документов и
комментарии к ним приведены ниже в таблице.
Наименование вида Заголовок к Исполнитель Примечание
документа тексту
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ Аппарата Заместитель Утверждается
ЧИСЛЕННОСТЬ предприятия руководителя руководителем
предприятия предприятия и
визируется
юристом и главным
бухгалтером
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Аппарата Заместитель Утверждается
предприятия руководителя руководителем
на ... год предприятия предприятия и
визируется
главным
бухгалтером
ПОЛОЖЕНИЕ О структурномРуководитель Утверждается
подразделенииструктурного руководителем
подразделения предприятия
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯКому (кого) Руководитель
структурного
подразделения или
должностное лицо
ПРАВИЛА Внутреннего Заместитель Утверждается
трудового руководителя руководителем
распорядка предприятия предприятия,
согласуется с
трудовым
коллективом
(общее собрание
или совет) и
визируется
юристом
ПРИКАЗ Об изменении Руководитель
вышеуказанныхпредприятия
документов
ПРИКАЗ О
распределении
обязанностей
в руководстве
Распорядительные управленческие документы. Распорядительная
деятельность предприятия документируется, в основном, приказами,
издаваемыми руководителем предприятия. По содержанию приказы делятся на два
вида: по основной деятельности и по личному составу.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:
констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых
действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший
основанием для подготовки приказа.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии
должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.
Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ:,
которое печатается прописными буквами в отдельной строке с 1-й позиции (с
двоеточием в конце). Распорядительная часть приказа, как правило, делится
на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт
распорядительной части начинается с указания конкретного действия,
выраженного глаголом в неопределенной форме, далее указываются исполнители
(должностные лица или структурное подразделение) и сроки исполнения.
Последний пункт приказа может содержать указание на должностное лицо,
ответственное за исполнение приказа в целом.
На практике нередко возникает потребность подготовить выписку из
приказа по основной деятельности. Выписка это копия определенной части
приказа. В выписке должны быть все реквизиты приказа, а из распорядительной
части берется только необходимая информация. Выписка заверяется
проставлением отметки о заверении копии (Копия верна подпись секретаря).
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-
хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия
(руководитель, его заместители, главные специалисты) могут издавать
РАСПОРЯЖЕНИЯ и УКАЗАНИЯ. Эти документы аналогичны приказам, но
констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от
распорядительной словами: РЕКОМЕНДУЮ:, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ:, ПРЕДЛАГАЮ:,
ОБЯЗЫВАЮ:.
Приказы по личному составу, как правило состоят из пунктов
Принять, Уволить, Перевести, под которыми указываются фамилии и
основания для соответствующих действий.
Информационно-справочные документы. Процесс производственной
деятельности отражается в документах, которые можно разделить на три
группы:
- документы, создаваемые непосредственными должностными лицами
(независимо от занимаемой ими должности);
- документы, создаваемые руководителями структурных подразделений;
- документы, создаваемые в результате работы коллегиальных органов.
Наименование вида Заголовок к Исполнитель Примечание
документа тексту
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ Аппарата Заместитель Утверждается
ЧИСЛЕННОСТЬ предприятия руководителя руководителем
предприятия предприятия и
визируется
юристом и главным
бухгалтером
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Аппарата Заместитель Утверждается
предприятия руководителя руководителем
на ... год предприятия предприятия и
визируется
главным
бухгалтером
ПОЛОЖЕНИЕ О структурномРуководитель Утверждается
подразделенииструктурного руководителем
подразделения предприятия
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯКому (кого) Руководитель
структурного
подразделения или
должностное лицо
ПРАВИЛА Внутреннего Заместитель Утверждается
трудового руководителя руководителем
распорядка предприятия предприятия,
согласуется с
трудовым
коллективом
(общее собрание
или совет) и
визируется
юристом
ПРИКАЗ Об изменении Руководитель
вышеуказанныхпредприятия
документов
ПРИКАЗ О
распределении
обязанностей
в руководстве
Личное заявление, докладная (сообщение о выполнении порученного
задания) или объяснительная (изложение причин невыполнения задания) записки
пишутся конкретными должностными лицами (независимо от занимаемой ими
должности)[11].
Служебная записка и представления пишутся руководителями
структурного подразделения и связаны с трудовой деятельностью именно
подразделения (перевод, поощрение сотрудников, изменение распорядка дня,
улучшение условий работы и т.п.)
Для выполнения некоторого временного задания (инвентаризация
оборудования, прием передача дел или оборудования, подготовка документов к
уничтожению, прием объектов в эксплуатацию и т.п.) приказом руководителя
предприятия создается комиссия. Результат работы комиссии фиксируется
актом.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной
части указываются либо наименование документа, на основании которого
проводится ревизия, проверка, либо событие, факт, послужившие основанием
для составления акта. Кроме того, указывается состав комиссии (с
распределением обязанностей), а также лица, не являющиеся членами комиссии,
но присутствовавшие при работе комиссии[12].
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер
проведенной работы, указываются документы, на основании которых проводилась
работа комиссии.
Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении,
при этом указываются не их должности, а распределение обязанностей:
председатель комиссии члены комиссии.
Протоколы документы, фиксирующие проведение некоторого мероприятия
коллективным органом: прием экзаменов Государственной экзаменационной
комиссией, заседание Совета директоров, заседание Ученого Совета и т.п.
Протоколы оформляются на угловых или продольных бланках предприятия.
Заголовок к тексту название протоколируемого мероприятия (совещание,
заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.
Текст протокола состоит из двух частей вводной и основной.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова Председатель,
Секретарь, Присутствовали) и переменную (фамилии и инициалы
председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются
должности присутствующих, а также должности и фамилии приглашенных на
совещание (после слова Приглашенные: ). Фамилии располагаются в
алфавитном порядке и печатаются через 1 междустрочный интервал. При большом
числе приглашенных составляется отдельный список, который прилагается к
протоколу.
Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня.
Построение записи обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме
СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными
буквами в отдельной строке с 1-й позиции. Перед СЛУШАЛИ: ставится номер
вопроса повестки дня, после него двоеточие. С абзаца указываются инициалы
и фамилия докладчика (в именительном падеже), затем тире и (с прописной
буквы) содержание доклада в виде прямой речи. Доклад может прилагаться
отдельно, тогда вместо его изложения в тексте пишутся слова Доклад
прилагается[13].
В случаях, когда не требуется подробная запись хода обсуждения,
используются краткая форма протокола, сокращенная форма протоколов или
выписка из протокола.
Деловые письма. Деловые письма официальная корреспонденция
различных типов от расписки до развернутого протокола с дополнительным
соглашением, от рекламного проспекта до повестки в суд. Письма оформляются
на бланках для писем в двух экземплярах после регистрации в журнале
исходящих документов один экземпляр отправляется адресату, второй остается
в деле. Письмо, отправляемое факсом, имеет те же реквизиты, что и обычное
письмо, только вместо адреса указывается только номер факсимильного
аппарата отправителя.
Если адресат иностранная компания или лицо, то реквизиты адреса
указываются в следующем порядке: имя и фамилия получателя; наименование
компании; номер домаквартиры или офиса, улица, название города, штат
(графство), почтовый округ (указывается цифрами), страна.
В факсе иностранному адресату вместо почтового адреса указывается
номер факсимильного телефона после кода страны и города (для Алматы
8(3272).
Наименование вида документа в письме не указывается, исключение
гарантийное письмо.
Деловые письма можно условно можно разделить на коммерческие,
связанные с предоставлением и покупкой товаров и услуг, и деловые все
остальные.
Классификация деловых писем.
Основание деления Виды писем
по тематическому Деловые письма
признаку Коммерческие письма
по функциональному Инициативные письма Письмо-запрос
признаку (требующие письма-ответа)письмо-предложение
письмо-рекламация
Письма, не требующие Письмо-подтверждение
письма-ответа письмо-напоминание
письмо-извещение
сопроводительное письмо
гарантийное письмо
по признаку адресатаобычные письма (в один
адрес) циркулярные письма
(в несколько адресов)
по структурным регламентированные письма
признакам (стандартные)
нерегламентированные
письма (нестандартные)
Деловые письма. Текст письма представляет собой изложение сути
вопроса или предложения и включает:
- мотивацию (ссылки на договоренности, постановления, документы,
обстоятельства);
- речевое действие (просьба, предложение, заявление, выражение
благодарности и т.п.);
- заключение.
В письмах принята безличная форма изложения и, как правило,
используются стандартные фразы и словосочетания: В ответ на Вашу просьбу
высылаем...Настоящим подтверждаем...Считаем необходимым выразить...В
соответствии с Протоколом...(решением арбитража, подзаконным актом и т.п.)
На основании Протокола (прейскуранта...)В связи с открытием...(выходом из
строя...) Ставим Вас в известность...Имеем честь предложить Вам...Выражаем
надежду на дальнейшее сотрудничество...Всегда к Вашим услугам...
В зависимости от вида письма используются различные фразы-клише.
В письмах-просьбах указывается просьба прислать, выслать,
направить, сообщить, подтвердить что-либо.
Письмо-сообщение отправляется при необходимости сообщения
(извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях и фактах,
представляющих взаимный интерес.
Письмо-подтверждение направляется для подтверждения получения
документов или материальных ценностей.
Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух частей: напоминания
о выполнении принятых решений (договоренностей) и указания мер, которые
будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова, образованные от
глагола Напоминать.
Помета вторично, ... продолжение
Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.
Введение 3
Глава 1. Управление документами и составление управленческой документации
в Республике Казахстан 6
1.1. Содержание, структура и стиль изложения управленческих документов
6
1.2. Состав, классификация, унификация и реквизиты управленческой
документации 11
1.3. Типология управленческой документации 24
Глава 2. Создание, хранение и программное обеспечение аппаратных средств
при производстве документов организации 33
2.1. Требования к управленческим документам, изготовленным с помощью
печатающих средств 33
2.2. Формирование текстовых документов в программе Microsoft Word 36
2.3. Работа с документами посредством программы Microsoft Excel 46
Глава 3. Организация работы с документами в ТОО АМК 57
3.1. Анализ механизма работы с документами в ТОО АМК 57
3.2. Проблемы и перспективы совершенствования работы с документами в
ТОО АМК 63
Заключение 86
Список литературы 89
Приложение 90
Введение
Актуальность работы. Для любой современной организации жизненно
важно постоянно совершенствовать механизм оформления и составления
управленческой документации, так как это прямо влияет на качество принятия
управленческих решений.
К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение
деятельности казахстанских предприятий осуществляется, в основном, стихийно
и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт
совершенствования делопроизводства.
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос
о грамотности и своевременности составления управленческой документации
становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом,
выглядят следующим образом:
- структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг
друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает
качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать
внешние контакты;
- это приводит к падению производительности и вызывает ощущение
недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
- приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых
рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
- для производственных предприятий увеличение штата может повлечь
изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
- оказывается, что штат увеличен, производительность упала,
производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в
увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и
уменьшить плановую прибыль.
В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее
расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной
прибыли или увеличения дефицита бюджета.
Осознав важность совершенствования оформления и составления
управленческой документации, организации начинают делать массу ошибок,
пытаясь автоматизировать указанный процесс. Может быть основной является
проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение
состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта,
менеджера, бухгалтера или руководителя. Основным недостатком при таком
подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных
процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.
Одним из самых важных факторов успешного развития предприятий
является качество его управления. Следствием качественного управления будет
рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников. С нашей точки зрения
ошибкой является попытка решать задачи совершенствования оформления и
составления управленческой документации только лишь в рамках автоматизации
прикладных процедур, т.к. это приводит к нарушению принципов ведения
делопроизводства по единым правилам в масштабах всей организации из-за
разных представлений разработчиков АРМ о сущности ДОУ и несовместимости
продуктов разных производителей.
Делопроизводственные функции должны выполняться независимо от всех
остальных. В масштабе всего предприятия и по единым правилам на базе Единой
Системы Управления Документами. Прикладные задачи должны обращаться к
системе ведения делопроизводства в моменты обработки информации для
проверки правильности и корректности своих действий. Таким образом, перед
предприятием, стремящимся создать эффективный механизм оформления и
составления управленческой документации для совершенствования качества
управления, существуют две серьезные задачи:
- совершенствование всей работы по подготовке и обработке
управленческой документации, путем создания механизма документационного
обеспечения предприятия (ДОУ);
- выбор правильной стратегии автоматизации.
Тем не менее, проблема автоматизации механизма оформления и
составления управленческой документации не является главенствующей в деле
совершенствования указанного процесса. Нередко препятствием на пути к
грамотному оформлению управленческой документации становится
некомпетентность сотрудников предприятия по части работы с управленческими
документами.
Объектом исследования в данной работе становятся общие требования к
оформлению и составления управленческой документации, а также особенности
применения этих требований в практической деятельности ТОО АМК г. Алматы.
Задачами данной работы в этой связи становится анализ:
- практики управления и составления управленческой документации в
Республике Казахстан;
- содержания, структуры и стиля изложения управленческих документов;
- состава, классификации, унификации и реквизитов управленческой
документации;
- типологии управленческой документации;
- создания, хранения и программного обеспечения аппаратных средств
при производстве документов организации;
- требований к управленческим документам, изготовленным с помощью
печатающих средств;
- формирования текстовых документов в программе Microsoft Word;
- работы с документами посредством программы Microsoft Excel;
- организации работы с документами в ТОО АМК;
- механизма работы с документами в ТОО АМК;
- проблемы и перспектив совершенствования работы с документами в ТОО
АМК.
Глава 1. Управление документами и составление управленческой документации в
Республике Казахстан
1.1. Содержание, структура и стиль изложения управленческих документов
Содержание и структура текста управленческого документа в
значительной мере зависят от его функционального назначения. В то же время
содержание и структура управленческих документов является в значительной
степени однородной, устоявшейся[1]. Содержание и структура текста наиболее
распространенных управленческих документов регламентируется
соответствующими разделами Методических рекомендации по унификации текстов.
Так, типовая структура большинства управленческих документов предполагает
наличие следующих компонентов:
а) обращение к адресату;
б) вводная часть (в небольших по содержанию документах она может
отсутствовать или объединяться со следующей частью текста) или введение;
в) констатирующая часть;
г) заключительная часть или заключение;
д) предложения и выводы.
Текст отдельных управленческих документов может состоять и из какой-
то одной (основной для данного вида документа) части, например, текст
приказа — только из приказной части, текст письма — только из изложения
просьбы, текст справки — только из описания фактов и сведений и т.п.[2]
Текст сложных и объемных управленческих документов обычно делится на
части, разделы, главы, пункты и подпункты. Каждый раздел документа должен
иметь заголовок, нумерация пунктов — быть сквозной, при этом части и главы
принято обозначать римскими цифрами, пункты — арабскими цифрами, а
подпункты — строчными буквами русского алфавита.
Чаще всего тексты управленческих документов оформляются в виде
связанного (так называемого сплошного) текста, а в необходимых случаях — в
виде анкеты или таблицы. Допускается также сочетание перечисленных видов и
способов представления текста. При составлении текста в виде анкеты
наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом
второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. При
этом характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с
наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны
быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной
странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы, а на второй и всех
последующих страницах указывается не полное название, а номера
соответствующих граф.
Составление текста управленческого документа должно начинаться с
изучения существа вопроса, действующих по данному вопросу норм
законодательства, руководящих документов, а в необходимых случаях и
соответствующего справочного материала, в том числе материалов служебной
переписки, уже имеющихся в распоряжении разработчика. Проекты документов
могут составляться на отдельных листах в специальных рабочих тетрадях или в
виде файла[3]. При этом следует помнить, что служебные документы
составляются от имени юридического лица — организации (предприятия,
учреждения). При составлении текста управленческого документа следует
придерживаться общепринятых правил, обеспечивающих законность и наибольшую
целесообразность его использования, способствующих его последующему
своевременному исполнению и эффективному воздействию на ситуацию. Согласно
этих правил, наиболее существенным и характерным для содержания текста
документов деловой переписки является:
• соответствие содержания нормам законодательства и требованиям
руководящих документов;
• обоснованность (соответствие фактам) констатирующей части
содержания;
• конкретность и реальность приказной (распорядительной) части
содержания;
• оригинальность содержания (содержание не должно дублировать
требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости
иметь соответствующие ссылки на них);
• краткость, четкость, однозначность формулировок;
• соответствие грамматике и орфографии языка[4].
Тексты управленческих документов составляют на русском или казахском
языке в соответствии с законодательством РК о государственном языке.
Следует также сказать несколько слов о специфике стиля изложения
управленческих документов. В соответствии с общепринятыми на этот счет
правилами текст управленческого документа следует излагать в официально-
деловом стиле, представляющем собой функциональную разновидность русского
языка и предназначенную для использования (общения) в процессе управления
организацией (предприятием, учреждением), в том числе и посредством
документов. Специфическими чертами данного стиля является:
• подчеркнутая официальность, находящая свое выражение в особых
формах письменного общения (обращения) между должностными лицами,
соблюдении жестко определенных правил оформления управленческих документов;
• адресность, подразумевающая наличие конкретных субъектов
(участников) управленческой деятельности, — отправителей (адресантов) и
получателей (адресатов) документов;
• повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью
таковых из числа находящихся в постоянном обращении при составлении
управленческих документов;
• тематическая ограниченность управленческих документов, в которых,
как правило, не освещается более одного-двух крупных вопросов;
• нейтральный тон изложения содержания управленческого документа,
предполагающий отказ от разного рода лирических отступлений, вольных
эпитетов и многословия;
• лаконичность, ясность и точность[5].
При составлении текстов управленческих документов также
рекомендуется:
• пользоваться преимущественно простыми предложениями;
• применять устойчивые словосочетания и обороты речи, а термины —
исключительно в однообразном, общепринятом толковании. Терминология
управленческого документа должна соответствовать установленной нормативными
документами для той или иной деятельности. Термины, значение которых может
быть адресатом недопонято, должны быть или исключены из текста документа,
или откомментированы в подстрочном примечании;
• использовать прямой порядок слов в предложении, при котором
подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым
словом, вводные слова находятся в начале предложения;
• не применять устаревшие слова и выражения (так называемые
архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных
диалектов;
• не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в существо
предложения, избегать неоправданного употребления иностранных слов;
• использовать сказуемые либо в повествовательном
(устанавливается, содержится, применяется) либо в повелительном
(выполнить, решить, согласовать) наклонении.
При оформлении документов необходимо соблюдать правила,
обеспечивающие:
• их юридическую силу;
• оперативное и качественное их исполнение и поиск;
• возможность автоматизированной обработки документов[6].
1.2. Состав, классификация, унификация и реквизиты управленческой
документации
Деятельность организации обеспечивается управленческой
документацией, ее состав определяется компетенцией организации, порядком
решения вопросов (на принципах единоличной распорядительной деятельности
или коллегиальности), объемом и характером связей с другими организациями.
В целях решения административных и организационных вопросов,
вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности в
организации создаются следующие виды управленческих документов:
1) организационно-правовые (уставы, положения, регламенты,
инструкции, штатные расписания и другие);
2) распорядительные (постановления, приказы, распоряжения, решения и
другие);
3) справочно-информационные (акты, договоры, докладные и
объяснительные записки, заключения, отзывы, перечни, письма, сводки,
соглашения, списки, справки и другие);
4) планово-отчетные (годовые, квартальные, месячные, индивидуальные,
другие планы и отчеты);
5) подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об
отчислении денег на их пенсионное обеспечение.
Организация в соответствии со спецификой работы издает и иные виды
документов.
Распорядительный документ отменяется или изменяется распорядительным
документом организации-автора или вышестоящего органа. Действие
распорядительного документа может быть приостановлено в порядке,
установленном законодательством Республики Казахстан.
Проект управленческого документа, затрагивающего интересы других
организаций, должен быть предварительно согласован с ними. Разногласия по
проекту документа оформляются приложением или указываются в
сопроводительном письме[7].
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях
коллегиальных органов организации, фиксируются в протоколах. Протоколы
оформляются на основании записей хода заседаний, стенограмм, аудио- или
видеозаписей и прилагаемых к протоколу документов, подготовленных к
заседанию (докладов, выступлений, справок, экспертных заключений, проектов
постановлений или решений, явочных листов, списков приглашенных). Если ход
заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается,
печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях,
предусмотренных регламентами коллегиальных органов организации, выступавший
должен визировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания
записывается на аудио- или видеокассету, то они прилагаются к протоколу[8].
В пределах своей компетенции организация осуществляет переписку с
другими организациями и отдельными гражданами.
Документы, направленные по телефаксу, электронной почте,
дополнительно отправляются адресату почтовой или фельдъегерской связью.
В целях определения правил составления, оформления различных
управленческих документов, способов, форм и методов работы с ними
проводится их классификация и унификация, которые повышают оперативность
работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в текущем
делопроизводстве и снижают объем документооборота.
Классификация документов проводится по видам (постановления,
приказы, протоколы, письма, акты, докладные записки, договоры и другие
документы), форме (индивидуальные, типовые), содержанию (простые, сложные),
происхождению (официальные, личные), месту составления (внешние,
внутренние), срокам хранения (постоянного, временного), степени ограничения
доступа (особой важности, совершенно секретные, секретные, с пометой Для
служебного пользования).
Для классификации управленческих документов в организации
составляется классификатор.
При разработке классификатора используются учредительные документы
организации, положения о ее структурных подразделениях, должностные
инструкции работников, типовая (примерная) номенклатура дел, номенклатура
дел организации, перечни документов с указанием сроков их хранения, описи
дел постоянного хранения и дел по личному составу.
Унификация документов заключается в разработке типовых форм и
трафаретных текстов документов, правил их составления и оформления. Типовые
формы и трафаретные тексты документов, как правило, оформляются в виде
сборника.
Реквизиты являются обязательными элементами оформления официального
документа. Их состав и схема расположения определены Государственным
стандартом Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 Организационно-
распорядительная документация. Требования к оформлению документов
(Приложение № 1 к данной работе).
При изготовлении бланка письма (Приложение № 2) используются
следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения реквизитов:
1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, логотип,
товарный знак (знак обслуживания);
2) официальное наименование вышестоящего органа;
3) официальное наименование организации;
4) справочные данные об организации;
5) дата документа;
6) регистрационный номер документа;
7) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
8) адресат;
9) заголовок;
10) отметка о контроле.
При изготовлении бланков других видов управленческих документов,
кроме письма используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для
расположения реквизитов:
1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, логотип,
товарный знак (знак обслуживания);
2) официальное наименование вышестоящего органа;
3) официальное наименование организации;
4) наименование вида документа;
5) место составления или издания документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
8) заголовок к тексту;
9) отметка о контроле.
Государственный герб Республики Казахстан помещается на бланке
документа в соответствии с законодательством о государственных символах
Республики Казахстан и требованиями Государственного стандарта Республики
Казахстан СТ РК 989-96 Государственный герб Республики Казахстан.
Технические требования.
Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания)
воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами
организации.
Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не помещается
на бланке с изображением Государственного герба Республики Казахстан.
Официальное наименование организации-автора документа, официальное
наименование ее вышестоящего органа должны соответствовать наименованиям,
установленным соответствующими нормативными правовыми актами иили
учредительными документами организации.
Всякое юридическое лицо имеет свое наименование, позволяющее
отличить его от других юридических лиц. Наименование юридического лица
включает в себя его название и указание на организационно-правовую форму.
Оно может включать в себя дополнительную информацию, предусмотренную
законодательством. Наименование юридического лица указывается в его
учредительных документах. В наименовании юридического лица не допускается
использование названий, противоречащих требованиям законодательства или
нормам общественной морали; собственных имен лиц, если они не совпадают с
именем участников либо если участники не получили разрешения этих лиц (их
наследников) на использование собственного имени.
Наименование юридического лица, являющегося коммерческой
организацией, после регистрации юридического лица является его фирменным
наименованием. Под определенным фирменным наименованием юридическое лицо
вносится в единый государственный регистр юридических лиц.
Юридическое лицо имеет исключительное право использования фирменного
наименования. Лицо, неправомерно использующее чужое фирменное наименование,
по требованию обладателя права на фирменное наименование обязано прекратить
использование такого наименования и возместить причиненные убытки.
Права и обязанности юридического лица, связанные с использованием
фирменного наименования, определяются законодательством.
Запрещается использование в фирменных наименованиях, знаках
обслуживания, товарных знаках юридических лиц, не являющихся
государственными органами, указаний на официальные названия государственных
органов Республики Казахстан, установленные законодательными актами, актами
Президента и Правительства Республики Казахстан.
Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда
оно закреплено в соответствующих нормативных правовых актах или
учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного
наименования.
Наименования филиала, представительства или структурного
подразделения организации указываются в том случае, если они являются
автором документа, и располагаются ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера
телефонов, телефаксов, телексов, адрес электронной почты, номер банковского
счета и, по усмотрению организации, другие сведения.
Наименование вида документа, издаваемого организацией,
регламентируется законодательством Республики Казахстан, учредительными
документами организации.
К примеру, согласно Закону Республики Казахстан от 27 ноября 2000 г.
N 107-II Об административных процедурах, управленческий правовой акт
государственных органов должен отвечать следующим требованиям:
1) правовой акт не должен противоречить Конституции Республики
Казахстан, законодательству и правовым актам вышестоящих государственных
органов;
2) структура правового акта должна обеспечивать исчерпывающее
раскрытие предмета регулирования, а содержание должно обеспечивать
единообразное понимание и применение подготавливаемого правового акта;
3) в правовом акте должно быть четко изложено содержание намечаемых
мер, исчерпывающе определен круг лиц, на которых распространяется действие
правового акта и (или) которые несут ответственность за их реализацию в
установленные сроки;
4) правовые акты, требующие реализации на нижестоящих уровнях
управления, должны содержать конкретные поручения определенным
государственным органам и (или) должностным лицам по их выполнению.
Правовые акты государственных органов, противоречащие требованиям
Конституции Республики Казахстан и законодательству Республики Казахстан,
являются недействительными с момента принятия и не должны применяться на
территории Республики Казахстан.
При противоречии правовых актов, принятых государственными органами
различных уровней, применяется правовой акт вышестоящего государственного
органа.
При противоречии правовых актов, принятых государственными органами
одного уровня, применяется правовой акт того органа, в чью компетенцию
входит принятие данного решения. По заявлению заинтересованного лица
решение о приоритете одного правового акта над другим принимается
вышестоящим государственным органом или судом.
Правовой акт государственных органов, помимо вышеуказанных
требований, должен содержать также следующие реквизиты:
1) наименование правового акта;
2) заголовок, обозначающий предмет рассмотрения данного акта;
3) место и дату принятия акта;
4) подпись (подписи) лица (лиц), уполномоченного (уполномоченных)
подписывать соответствующий акт;
5) печать органа.
Датой управленческого документа является дата его подписания или
утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта -
дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то
датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.
Словесно-цифровой способ написания даты используется в документах,
содержащих сведения финансового характера и определяющих права граждан,
организаций, а также при ссылке на нормативные правовые акты. В остальных
случаях применяется цифровой способ. Число и месяц оформляются двумя парами
арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами,
отделенными от месяца точкой. Если порядковый номер числа или месяца
состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль. Даты подписания,
утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте
документа, оформляются цифровым способом в следующей последовательности:
число, месяц, год.
Регистрационный номер управленческого документа состоит из
собственного корреспондентского номера, индекса структурного подразделения-
исполнителя и порядкового номера документа в регистрационной учетной форме.
Регистрационный номер при отправке дополняется индексом дела по
номенклатуре дел организации. На инициативных документах порядковый номер
отделяется точкой.
Документ, переходящий на следующий год, незавершенный
делопроизводством и требующий длительного срока исполнения, подлежит
перерегистрации. Документу присваивается новый порядковый номер в
регистрационной учетной форме, а прежний - заключается в круглые скобки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими
организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных в
организациях-авторах, которые проставляются через косую черту (дробь) в
порядке указания авторов документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего управленческого
документа дается в ответном документе.
Место составления или издания документа указывается при составлении
всех видов управленческих документов, кроме письма.
Гриф (помета) ограничения доступа проставляется в верхнем правом
углу первого листа с указанием номера экземпляра.
Как правило, при адресовании документа организации, структурным
подразделениям их наименования указываются в именительном падеже, должность
лица, которому адресован документ - в дательном падеже. При адресовании
документа руководителю организации ее наименование входит в состав
наименования должности адресата.
При переписке внутри организации допускается указание в дательном
падеже только фамилии и инициалов должностного лица.
Если документ адресуется в несколько однородных организаций, они
указываются обобщенно.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия
перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом
количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа, и на
каждом экземпляре документа указывается один адресат.
При адресовании документа юридическому лицу может указываться
почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указываются
почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.
Утверждение управленческих документов производится проставлением
грифа утверждения или изданием распорядительного документа.
Распорядительный документ составляется при необходимости дополнительных
разъяснений и предписаний[9].
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу
первого листа документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования
должности, подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей
грифы утверждения располагаются в алфавитном порядке наименований
организаций.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), вида распорядительного документа в творительном
падеже, его даты и номера.
В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполнителей),
содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись, дата. В
случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по
должности, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении
первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их
работы.
Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на
свободном от текста месте.
Допускается оформление резолюции на отдельном бланке (фишке) с
обязательным указанием (кроме фамилий исполнителей, содержания поручения,
срока исполнения, подписи и даты) входящего регистрационного номера и
отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор,
исходящий номер и дата документа).
Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать смысл
текста. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к тексту менее 10 строк и документу, выполненному на
бланке формата А5, не составляется.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или
штампами Бакылау, Контроль, Бакылауга алынды, Взято на контроль,
литерами Б, К и проставляется в верхней половине левого поля первого
листа документа.
Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы
или их сочетания. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В
первой части указываются просьбы, предложения, во второй приводятся
обоснования, аргументы. В отдельных случаях в первой части указываются
причины, основания, цели составления документа, во второй решения, выводы,
просьбы, рекомендации. В тексте документа, подготовленного на основании
документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их
реквизиты[10].
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
выражаются именем существительным или словосочетаниями с глаголом второго
лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны
быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают на двух и более
страницах, то графы таблицы нумеруются и на последующих страницах
печатаются только их номера.
В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа,
проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения.
При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их
номера, наименования, количество листов, количество экземпляров и язык
исполнения.
В приложениях к распорядительному документу на первом листе в правом
верхнем углу пишется слово Приложение с указанием порядкового номера
приложения, наименования распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера.
Подпись документа включает наименование должности лица, подписавшего
документ; официальные наименования структурного подразделения и организации
(если документ оформлен не на бланке); личную подпись и расшифровку подписи
(инициал имени и фамилия). При подписании документа двумя и более лицами
равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных
наименований организаций или структурных подразделений. При подписании
документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под
другой в соответствии со служебной иерархией должностей. В документе,
составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц,
подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии. Документы
коллегиальных органов организации (коллегий, советов и других)
подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом,
проводившим запись).
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного
лица с указанием его должности и фамилии. Не допускается проставление
предлога За, надписи от руки Зам. или косой черты (дроби) перед
наименованием должности.
Документ подписывается светостойкими чернилами. Не допускается
подписание фломастером и авторучкой, заправленными улетучивающими
чернилами.
Гриф согласования документа располагается в левом нижнем углу
последнего листа документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, (СОГЛАСОВАН,
СОГЛАСОВАНА, СОГЛАСОВАНЫ), наименования должности лица, с которым
согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи
и ее расшифровки, даты согласования. При согласовании документа двумя и
более лицами равных должностей грифы согласования располагаются в
алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании
документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются
в соответствии со служебной иерархией.
Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим
документом, то в грифе согласования указываются вид документа в
творительном падеже, наименование организации, дата и номер документа.
Внешнее согласование документа с несколькими организациями может
быть оформлено листом согласования.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, при
необходимости - ответственными лицами финансовой, экономической и
юридической служб. Виза включает в себя подпись визирующего, его
расшифровку (инициал имени, фамилию), дату, при необходимости наименование
должности визирующего. Замечания прилагаются к проекту документа и
подписываются. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа
проекта документа.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на
управленческом документе. Документы, исполненные не на бланке, подлежат
заверению печатью организации. Документы, исполненные на бланке, печатью не
заверяются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством
Республики Казахстан. Оттиск печати следует проставлять таким образом,
чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.
Отметка о заверении копии управленческого документа проставляется с
целью придания ей юридической силы и включает заверительную надпись
Верно, наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись и
ее расшифровку, печать организации, дату заверения.
Отметка об исполнителе управленческого документа включает
сокращенное слово Исп., фамилию, инициал имени (инициалы имени и
отчества) исполнителя документа, номер его телефона и располагается на
лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем
углу.
Отметка об исполнении управленческого документа и направлении его в
дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего о его
исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об
исполнении), слово В дело, номер дела, в котором будет храниться
документ.
Отметка об исполнении управленческого документа и направлении его в
дело подписывается и проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны
первого листа документа или на его оборотной стороне.
Отметка о поступлении управленческого документа в организацию
содержит номер входящего документа и проставляется в правом нижнем углу
лицевой стороны первого листа документа.
Идентификатором электронной копии управленческого документа
является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла, код
оператора, дату и другие поисковые данные, проставляемые в левом нижнем
углу каждого листа документа.
1.3. Типология управленческой документации
Организационно-нормативные документы. Комплекс взаимосвязанных
управленческих документов, регламентирующих структуру, задачи и функции
предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность
руководителей и специалистов предприятия, называется организационно-
нормативными документами. Эти документы составляются и оформляются в
процессе создания новой организации на основании зарегистрированных
учредительных документов. Перечень организационно-нормативных документов и
комментарии к ним приведены ниже в таблице.
Наименование вида Заголовок к Исполнитель Примечание
документа тексту
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ Аппарата Заместитель Утверждается
ЧИСЛЕННОСТЬ предприятия руководителя руководителем
предприятия предприятия и
визируется
юристом и главным
бухгалтером
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Аппарата Заместитель Утверждается
предприятия руководителя руководителем
на ... год предприятия предприятия и
визируется
главным
бухгалтером
ПОЛОЖЕНИЕ О структурномРуководитель Утверждается
подразделенииструктурного руководителем
подразделения предприятия
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯКому (кого) Руководитель
структурного
подразделения или
должностное лицо
ПРАВИЛА Внутреннего Заместитель Утверждается
трудового руководителя руководителем
распорядка предприятия предприятия,
согласуется с
трудовым
коллективом
(общее собрание
или совет) и
визируется
юристом
ПРИКАЗ Об изменении Руководитель
вышеуказанныхпредприятия
документов
ПРИКАЗ О
распределении
обязанностей
в руководстве
Распорядительные управленческие документы. Распорядительная
деятельность предприятия документируется, в основном, приказами,
издаваемыми руководителем предприятия. По содержанию приказы делятся на два
вида: по основной деятельности и по личному составу.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:
констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых
действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший
основанием для подготовки приказа.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии
должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.
Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ:,
которое печатается прописными буквами в отдельной строке с 1-й позиции (с
двоеточием в конце). Распорядительная часть приказа, как правило, делится
на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт
распорядительной части начинается с указания конкретного действия,
выраженного глаголом в неопределенной форме, далее указываются исполнители
(должностные лица или структурное подразделение) и сроки исполнения.
Последний пункт приказа может содержать указание на должностное лицо,
ответственное за исполнение приказа в целом.
На практике нередко возникает потребность подготовить выписку из
приказа по основной деятельности. Выписка это копия определенной части
приказа. В выписке должны быть все реквизиты приказа, а из распорядительной
части берется только необходимая информация. Выписка заверяется
проставлением отметки о заверении копии (Копия верна подпись секретаря).
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-
хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия
(руководитель, его заместители, главные специалисты) могут издавать
РАСПОРЯЖЕНИЯ и УКАЗАНИЯ. Эти документы аналогичны приказам, но
констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от
распорядительной словами: РЕКОМЕНДУЮ:, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ:, ПРЕДЛАГАЮ:,
ОБЯЗЫВАЮ:.
Приказы по личному составу, как правило состоят из пунктов
Принять, Уволить, Перевести, под которыми указываются фамилии и
основания для соответствующих действий.
Информационно-справочные документы. Процесс производственной
деятельности отражается в документах, которые можно разделить на три
группы:
- документы, создаваемые непосредственными должностными лицами
(независимо от занимаемой ими должности);
- документы, создаваемые руководителями структурных подразделений;
- документы, создаваемые в результате работы коллегиальных органов.
Наименование вида Заголовок к Исполнитель Примечание
документа тексту
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ Аппарата Заместитель Утверждается
ЧИСЛЕННОСТЬ предприятия руководителя руководителем
предприятия предприятия и
визируется
юристом и главным
бухгалтером
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Аппарата Заместитель Утверждается
предприятия руководителя руководителем
на ... год предприятия предприятия и
визируется
главным
бухгалтером
ПОЛОЖЕНИЕ О структурномРуководитель Утверждается
подразделенииструктурного руководителем
подразделения предприятия
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯКому (кого) Руководитель
структурного
подразделения или
должностное лицо
ПРАВИЛА Внутреннего Заместитель Утверждается
трудового руководителя руководителем
распорядка предприятия предприятия,
согласуется с
трудовым
коллективом
(общее собрание
или совет) и
визируется
юристом
ПРИКАЗ Об изменении Руководитель
вышеуказанныхпредприятия
документов
ПРИКАЗ О
распределении
обязанностей
в руководстве
Личное заявление, докладная (сообщение о выполнении порученного
задания) или объяснительная (изложение причин невыполнения задания) записки
пишутся конкретными должностными лицами (независимо от занимаемой ими
должности)[11].
Служебная записка и представления пишутся руководителями
структурного подразделения и связаны с трудовой деятельностью именно
подразделения (перевод, поощрение сотрудников, изменение распорядка дня,
улучшение условий работы и т.п.)
Для выполнения некоторого временного задания (инвентаризация
оборудования, прием передача дел или оборудования, подготовка документов к
уничтожению, прием объектов в эксплуатацию и т.п.) приказом руководителя
предприятия создается комиссия. Результат работы комиссии фиксируется
актом.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной
части указываются либо наименование документа, на основании которого
проводится ревизия, проверка, либо событие, факт, послужившие основанием
для составления акта. Кроме того, указывается состав комиссии (с
распределением обязанностей), а также лица, не являющиеся членами комиссии,
но присутствовавшие при работе комиссии[12].
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер
проведенной работы, указываются документы, на основании которых проводилась
работа комиссии.
Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении,
при этом указываются не их должности, а распределение обязанностей:
председатель комиссии члены комиссии.
Протоколы документы, фиксирующие проведение некоторого мероприятия
коллективным органом: прием экзаменов Государственной экзаменационной
комиссией, заседание Совета директоров, заседание Ученого Совета и т.п.
Протоколы оформляются на угловых или продольных бланках предприятия.
Заголовок к тексту название протоколируемого мероприятия (совещание,
заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.
Текст протокола состоит из двух частей вводной и основной.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова Председатель,
Секретарь, Присутствовали) и переменную (фамилии и инициалы
председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются
должности присутствующих, а также должности и фамилии приглашенных на
совещание (после слова Приглашенные: ). Фамилии располагаются в
алфавитном порядке и печатаются через 1 междустрочный интервал. При большом
числе приглашенных составляется отдельный список, который прилагается к
протоколу.
Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня.
Построение записи обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме
СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными
буквами в отдельной строке с 1-й позиции. Перед СЛУШАЛИ: ставится номер
вопроса повестки дня, после него двоеточие. С абзаца указываются инициалы
и фамилия докладчика (в именительном падеже), затем тире и (с прописной
буквы) содержание доклада в виде прямой речи. Доклад может прилагаться
отдельно, тогда вместо его изложения в тексте пишутся слова Доклад
прилагается[13].
В случаях, когда не требуется подробная запись хода обсуждения,
используются краткая форма протокола, сокращенная форма протоколов или
выписка из протокола.
Деловые письма. Деловые письма официальная корреспонденция
различных типов от расписки до развернутого протокола с дополнительным
соглашением, от рекламного проспекта до повестки в суд. Письма оформляются
на бланках для писем в двух экземплярах после регистрации в журнале
исходящих документов один экземпляр отправляется адресату, второй остается
в деле. Письмо, отправляемое факсом, имеет те же реквизиты, что и обычное
письмо, только вместо адреса указывается только номер факсимильного
аппарата отправителя.
Если адресат иностранная компания или лицо, то реквизиты адреса
указываются в следующем порядке: имя и фамилия получателя; наименование
компании; номер домаквартиры или офиса, улица, название города, штат
(графство), почтовый округ (указывается цифрами), страна.
В факсе иностранному адресату вместо почтового адреса указывается
номер факсимильного телефона после кода страны и города (для Алматы
8(3272).
Наименование вида документа в письме не указывается, исключение
гарантийное письмо.
Деловые письма можно условно можно разделить на коммерческие,
связанные с предоставлением и покупкой товаров и услуг, и деловые все
остальные.
Классификация деловых писем.
Основание деления Виды писем
по тематическому Деловые письма
признаку Коммерческие письма
по функциональному Инициативные письма Письмо-запрос
признаку (требующие письма-ответа)письмо-предложение
письмо-рекламация
Письма, не требующие Письмо-подтверждение
письма-ответа письмо-напоминание
письмо-извещение
сопроводительное письмо
гарантийное письмо
по признаку адресатаобычные письма (в один
адрес) циркулярные письма
(в несколько адресов)
по структурным регламентированные письма
признакам (стандартные)
нерегламентированные
письма (нестандартные)
Деловые письма. Текст письма представляет собой изложение сути
вопроса или предложения и включает:
- мотивацию (ссылки на договоренности, постановления, документы,
обстоятельства);
- речевое действие (просьба, предложение, заявление, выражение
благодарности и т.п.);
- заключение.
В письмах принята безличная форма изложения и, как правило,
используются стандартные фразы и словосочетания: В ответ на Вашу просьбу
высылаем...Настоящим подтверждаем...Считаем необходимым выразить...В
соответствии с Протоколом...(решением арбитража, подзаконным актом и т.п.)
На основании Протокола (прейскуранта...)В связи с открытием...(выходом из
строя...) Ставим Вас в известность...Имеем честь предложить Вам...Выражаем
надежду на дальнейшее сотрудничество...Всегда к Вашим услугам...
В зависимости от вида письма используются различные фразы-клише.
В письмах-просьбах указывается просьба прислать, выслать,
направить, сообщить, подтвердить что-либо.
Письмо-сообщение отправляется при необходимости сообщения
(извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях и фактах,
представляющих взаимный интерес.
Письмо-подтверждение направляется для подтверждения получения
документов или материальных ценностей.
Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух частей: напоминания
о выполнении принятых решений (договоренностей) и указания мер, которые
будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова, образованные от
глагола Напоминать.
Помета вторично, ... продолжение
Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.
Похожие работы
Дисциплины
- Информатика
- Банковское дело
- Оценка бизнеса
- Бухгалтерское дело
- Валеология
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Религия
- Общая история
- Журналистика
- Таможенное дело
- История Казахстана
- Финансы
- Законодательство и Право, Криминалистика
- Маркетинг
- Культурология
- Медицина
- Менеджмент
- Нефть, Газ
- Искуство, музыка
- Педагогика
- Психология
- Страхование
- Налоги
- Политология
- Сертификация, стандартизация
- Социология, Демография
- Статистика
- Туризм
- Физика
- Философия
- Химия
- Делопроизводсто
- Экология, Охрана природы, Природопользование
- Экономика
- Литература
- Биология
- Мясо, молочно, вино-водочные продукты
- Земельный кадастр, Недвижимость
- Математика, Геометрия
- Государственное управление
- Архивное дело
- Полиграфия
- Горное дело
- Языковедение, Филология
- Исторические личности
- Автоматизация, Техника
- Экономическая география
- Международные отношения
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности), Защита труда
