Организация делопроизводства и документационное обеспечение предприятий в Республике Казахстан

Тип работы: Реферат
Бесплатно: Антиплагиат
Объем: 16 страниц
В избранное:

Введение

Эффективная деятельность аппарата управления любой фирмы зависима от правильной организации работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления - от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

Система делопроизводства в Казахской ССР строилась на единообразном подходе всех хозяйствующих субъектов и регламентировалась государственными стандартами и правилами. В период перехода к новым экономическим отношениям, в условиях массового появления различных государственных и частных структур эти правила были забыты, и если в государственных организациях этот вопрос пытаются как-то решить, то каждая частная фирма устанавливает свои порядки в оформлении, подготовке и ведении учета документов. Ситуация усложняется требованием Закона РК «О языках» от 11. 07. 97 г. №151-1 о переводе делопроизводства на казахский язык.

Внедрение казахского языка в делопроизводство оказалось на практике более сложным процессом, чем предполагалось.

Вся система делопроизводства в Казахстане базируется на русском языке, и оформление корреспонденции на казахском языке требует грамотных переводчиков, оргтехники, необходимых словарей, справочников, а также единообразного подхода к составлению документов как в государственных, так и в частных структурах. Тормозят процесс перехода еще и языковые проблемы, как то: различное толкование терминов и поиск аналогичных слов в казахском языке, особенно в изобилии появившихся в лексиконе в связи с рыночными преобразованиями.

Естественно, в таких условиях необходимо унифицировать документацию сначала на русском языке, а затем переводить ее на казахский язык, хотя бы элементарные и наиболее распространенные документы и системы.

Объект исследования: Документация на предприятии.

Цель: Изучить организацию делопроизводства на предприятии.

Задачи: 1. Ознакомиться с видами организационно-распорядительной документации;

2. Изучить правила подготовки и оформления документов;

3. Разобрать практические рекомендации для секретаря-делопроизводителя.

1. Нормативная база делопроизводства и документационное обеспечение на предприятии

1. 1 Организация делопроизводства

Общие требования к созданию документов и организации работы с ними в РК установлены «Основными правилами документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан», утвержденных постановлением Кабинета министров РК №562 от 30. 06. 92 г.

Эти правила являются единственным нормативно-правовым актом РК по документированию и управлению документацией, устанавливающим унифицированный порядок создания, оформления, учета и хранения документов для всех хозяйствующих субъектов в Республике Казахстан.

На базе этих правил разработаны такие акты для госорганов РК, как:

- Инструкция «О порядке оформления и учета документов, подлежащих хранению в банках, и требованиях по организации хранения документов», утвержденная правлением НБ РК от 31. 12. 96 г. ;

- Правила обращения с документами Администрации Президента РК в аппаратах госорганов управления, центральных исполнительных органов, местных исполнительных и представительных органов, на предприятиях, в организациях и учреждениях РК от 08. 12. 96 г. ;

- Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента РК от 09. 01. 96 г. №2751;

- Правила учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения, утвержденные приказом Агентства РК по защите госсекретов, от 29. 08. 2000 г. ;

- Правила государственной регистрации нормативных актов, утвержденных постановлением Правительства РК от 12. 12. 98 г. №1278.

С целью стимулирования расширения делопроизводства на государственном языке и в свете положений Закона РК «О языках» от 11. 07. 97 г. №151-1 были подготовлены и действуют следующие нормативные акты:

- Указ Президента РК «О мерах по улучшению работы государственного аппарата, борьбе с бюрократизмом и сокращению документооборота» от 31. 07. 2000 г. №427;

- Постановление Правительства РК «О расширении сферы употребления государственного языка в госорганах» от 14. 08. 98 г. №769;

- Инструкция «О порядке морального и материального поощрения сотрудников органов юстиции и судов РК, выполняющих работу на государственном языке РК, а также успешно овладевающих государственным языком», утвержденная приказом МЮ РК от 22. 06. 99 г. №45;

- Распоряжение Премьер-министра РК «О поощрении административных государственных служащих, осуществляющих подготовку документов на государственном языке» от 21. 09. 2000 г. №117-р.

- Инструкция «По нотариальному делопроизводству в РК», утвержденная МЮ РК от 16. 07. 98 г. №83.

Кроме этого, особенности разработки и представления, принятия, введения в действие, изменения, дополнения, прекращения или приостановления действия, опубликования законодательных и иных нормативных правовых актов, требующих регистрации в Министерстве юстиции РК, регулируются Законом РК «О нормативных правовых актах» от 24. 03. 97 г. №213-1.

Делопроизводство должно быть простым и оперативным, система которого устанавливается внутрифирменным документом - инструкцией «О делопроизводстве», составленной в соответствии с требованиями постановления КМ РК от 20. 06. 92 г. №562 и утвержденной высшим должностным лицом организации.

В зависимости от объекта документооборота и организационной структуры субъекта делопроизводство может осуществляться:

- управлением делами;

- канцелярией;

- секретариатом;

- общим отделом;

- секретарем-референтом;

- любым сотрудником, в порядке совмещения должностей (ответственный за делопроизводство) .

Функциональные обязанности и права сотрудников служб делопроизводства устанавливаются должностными инструкциями. Согласно ЕТКС РК к работникам этой службы относятся:

- руководители:

- заведующий;

- заместители заведующего;

- специалисты:

- помощник руководителя фирмы;

- инспектор;

- методист;

- заведующий архивом;

- редактор;

- корректор;

- технические работники:

- секретарь-референт (стенографист) ;

- делопроизводитель;

- секретарь-машинистка;

- экспедитор;

- курьер.

Ответственность за делопроизводство возлагается на первого заместителя руководителя или на конкретного исполнителя, одного из вышеперечисленных, и фиксируется в индивидуальном трудовом договоре.

Все работники фирмы, которые по должности работают с корреспонденцией, обязаны знать инструкцию «О делопроизводстве» и оформлять служебную документацию в соответствии с ее требованиями.

Инструкция «О делопроизводстве» является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов. К инструкции прилагаются формы и образцы документов, применяемых в фирме, и справочно-методический материал: перечень документов, подлежащих утверждению, перечень документов, на которых ставится печать, и т. п.

Внутрифирменная служебная переписка допускается в случаях, установленных законодательством Республики Казахстан,

Например: Законом РК «О труде» от 10. 12. 99 г. №493-1.

Не рекомендуется служебная переписка между структурными подразделениями организации.

Служебная переписка с другими организациями и гражданами может производиться:

- на государственном языке РК;

- на официальном языке;

- на том языке, на котором написан поступивший запрос, письмо, заявление и т. п.

Унифицированная система делопроизводства устанавливает несколько подсистем формирования документации:

- плановую;

- отчетно-статистическую;

- первичную учетную;

- финансовую и бухгалтерскую отчетную;

- расчетно-денежную;

- организационно-распорядительную;

- налоговую;

- проектно-сметную (строительство) ;

- внешнеторговую;

- техническую (новая техника, рационализация, изобретение, ОИС и т. п. ) ;

- труда и социальных вопросов;

- охраны труда и техники безопасности;

- ценообразования;

- по кадровым вопросам;

- по бытовому обслуживанию населения.

Каждый субъект устанавливает для себя такие подсистемы, которые ему необходимы в практической деятельности, т. к. этот перечень подлежит расширительному толкованию.

Порядок ведения учета документов ограниченного распространения под грифом «для служебного пользования» устанавливается приказом Агентства РК по защите госсекретов от 29. 08. 2000 г.

Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией МО РК, КНБ РК и др. госорганами.

При смене лица, ответственного за делопроизводство, он обязан передать по акту имеющиеся у него дела и архив вновь принятому работнику. Такой же порядок предусматривается для любого работника фирмы, имеющего в своем ведении любые документы: организационные, распорядительные, бухгалтерские, налоговые, финансовые и т. п.

1. 2 Общие правила подготовки и оформления документов

Вся корреспонденция оформляется на фирменных бланках субъекта, которые он разрабатывает самостоятельно с учетом требований устава и инструкции «О делопроизводстве».

Бланком называется чистый лист бумаги, как правило, формата А4 или А5, на котором заранее воспроизведено название юридического лица - автора, от имени которого документ издается.

Каждый субъект разрабатывает и применяет два вида бланков: для писем и для остальных документов.

Различие между этими бланками состоит в том, что в бланке для писем содержится реквизит «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер факса, Е-mаіІ, РНН, номер телефона, номер счета в банке» и постоянная часть реквизита «ссылка на индекс и дату входящего документа», а на бланках для других документов эти положения должны быть оставлены свободными для заполнения реквизитами «наименование вида документа» и «место составления или издания».

В учреждениях с большим количеством документов рекомендуется применять бланки для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например постановление, решение, приказ и т. п.

Для организаций, работающих с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера.

Если документ составляют два и более юридических лица, то оформляется он на чистом листе бумаги с применением общих правил.

Все бланки и документы должны иметь поля:

- левое и верхнее - 20 мм;

- правое и нижнее - 10 мм.

Расположение реквизитов на бланках должно соответствовать порядку и количеству, установленных постановлением КМ РК от 30. 06. 92 г. №562, которое составляет 29 штук.

Однако это максимальный набор и на практике применяется гораздо меньший, в зависимости от вида документа.

Наиболее важными реквизитами, используемыми в практике, являются:

- государственный герб Республики Казахстан;

- изображение наград РК;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) ;

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- печать;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как «Дата документа», «Подпись», «Печать», «Гриф утверждения документа», которые придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

- заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста) ;

- основную (включает реквизиты «Текст документа» и «Отметки о наличии приложения») ;

- оформляющую (содержит реквизиты, расположенные ниже текста документа, и отметки о наличии приложения) .

2. Управление документацией

2. 1 Обработка входящей и исходящей документации

Вся поступающая корреспонденция доставляется в службу по делопроизводству и регистрируется в журнале входящей документации.

Ответственный по делопроизводству проводит проверку целостности конвертов и вложений, отбирает документы с надписью «лично» и адресованную общественным организациям, которая передается по назначению.

При обнаружении повреждения или отсутствия документа, приложений к нему, несоответствия номера на конверте номеру на документе составляется акт в 3-х экземплярах. Один экземпляр прикладывается к документу, второй остается в канцелярии, а третий высылается отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, время отправки или получения данного материала.

При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются для представления в бухгалтерию как оправдательного документа.

Регистрации подлежит вся корреспонденция, за исключением документов, включенных в перечень нерегистрируемых документов, который разрабатывается канцелярией и утверждается руководством.

Документы регистрируются в день их получения и только один раз.

На каждом регистрируемом документе (на входящих - в регистрационном штампе, на исходящих - в отведенном на бланке месте или в угловом штампе) проставляется регистрационный номер, состоящий из условного обозначения структурного подразделения или отрасли, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа по карточке или журналу. Например, 3-15-298, где 3 - условное обозначение (индекс) структурного подразделения или отрасли, 15 - номер дела по номенклатуре, 298 - порядковый номер документа.

Порядковые номера ведутся в нарастающем порядке в пределах одного года. Однако при карточной системе регистрации и при большом объеме регистрируемых документов порядковые номера могут вестись по каждой структуре или отрасли.

Нерегистрируемые документы канцелярия передает непосредственно исполнителям, проставляя в регистрационном штампе только дату их поступления.

При регистрации входящего документа на нижнем поле первого листа ставится регистрационный штамп. Название учреждения в штампе должно быть сокращенное.

Регистрация документов ведется в журнале или на карточках единой формы. Карточки могут быть с краевой перфорацией и применяться по разработанной для них системе.

Регистрация документов на карточках ускоряет процесс регистрации, рассмотрения и прохождения документов до исполнителя, создает информационную службу по контролю исполнения документов и удешевляет эту работу, однако регистрация документов на карточках должна применяться в учреждениях с большим документооборотом.

При журнальной системе регистрации:

- входящие документы регистрируются в журналах входящих документов;

- сразу же заполняются 1-4 графы журнала, но в графе 1 журнала и в регистрационном штампе на документе проставляется только порядковый номер;

- после рассмотрения документов руководством заполняются 5-7 графы журнала. Графа «Дата» заполняется при передаче исполненного документа в дело. Об этом сообщает исполнитель в канцелярию или секретарю-резиденту.

Зарегистрированные документы канцелярия передает на рассмотрение руководства.

Резолюция пишется на лицевой стороне первого листа в свободной от текста верхней части документа. Она должна быть подписана и датирована. Написание резолюции на отдельных листах запрещается.

В резолюции определяются основное задание, срок и исполнитель. Если поручение дается нескольким исполнителям, фамилия ответственного за выполнение всего поручения пишется первой.

Ответственность за своевременную подготовку предложений в равной мере несут все исполнители, указанные в резолюции.

Справки, заключения, ответы на письма по ранее возникшим вопросам и другие документы, не требующие решения руководства, направляются непосредственно исполнителям.

Документы, не подлежащие регистрации, передаются канцелярией в соответствующие структурные подразделения для использования их в работе.

Срочная корреспонденция доставляется на рассмотрение руководству и исполнителям немедленно, остальная - в течение дня.

Передача документа из одного структурного подразделения в другое производится канцелярией по указанию руководства учреждения, о чем делается соответствующая отметка в регистрационной карточке или журнале.

Документы, в которых поставленные вопросы могут быть решены данным учреждением, не должны пересылаться на исполнение или решение в другие учреждения.

В случае направления документа в другое учреждение для рассмотрения и принятия мер автор должен быть поставлен об этом в известность.

Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

В структурном подразделении или исполнителем на документах проставляются индекс и номер дела, а порядковый номер проставляется в канцелярии при регистрации его в исходящем журнале.

В канцелярии проверяется правильность оформления документа.

Неправильно оформленные документы возвращаются для до оформления.

При отправлении подлинника документа, подлежащего возврату в другие учреждения, на верхнем поле первого листа документа ставится штамп «Подлежит возврату». На карточке или в исходящем журнале в графе 8 делается отметка: «Направлен подлинник с возвратом».

Отправляемые одновременно одному и тому же адресату документы должны быть вложены в один конверт.

Документы, посылаемые постоянным корреспондентам, отправляются в конвертах с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом. Документы местным адресатам разносятся курьером и вручаются под расписку в разносной книге или направляются почтой. Исходящая из учреждения корреспонденция отправляется канцелярией в день ее получения.

Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

2. 2 Порядок учета и хранения дел. Подготовка и передача дел в архив или на уничтожение

документ ответственность хранение обработка

В каждом структурном подразделении за ведение делопроизводства должен отвечать секретарь или специально назначенный сотрудник.

Секретарь принимает всю корреспонденцию, направляемую в структурное подразделение. При этом он проверяет наличие документов и приложений к ним, подбирает необходимые материалы, на которые имеются ссылки в поступивших документах, откалывает карточки и передает все материалы руководителю подразделения. Срочная корреспонденция и телеграммы передаются руководителю немедленно, а в его отсутствие - непосредственному исполнителю. После получения от руководителя подразделения рассмотренной корреспонденции, секретарь вписывает в карточку резолюции и передает документы исполнителям, которые расписываются в карточке и ставят дату получения документа.

Секретарь структурного подразделения обязан отмечать ход исполнения документов в учетно-контрольной карточке. Отметки в карточках делаются на пишущей машинке или четко чернилами.

Документ находится у исполнителя до полного разрешения поставленных в нем вопросов. На исполненных документах исполнитель ставит отметку «в дело №__» и передает секретарю для подшивки. Секретарь закрывает карточку и передает ее в канцелярию, а документы подшивает в дело.

Исполнители несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов, за аккуратное и бережное обращение с ними. Исполнители должны хранить документы в запирающихся столах, шкафах или сейфах.

Дела текущего делопроизводства хранятся в структурных подразделениях в запирающихся шкафах. В шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел.

Завершенные делопроизводством дела хранятся в структурных подразделениях в течение года для справочной работы, затем передаются в архив учреждения.

Дела выдаются в служебное пользование под расписку. Выемка документов из дел запрещается.

Подготовка дел к сдаче в архив учреждения осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

Все отложившиеся за год дела просматриваются экспертной комиссией с целью определения их ценности.

Постоянно действующая экспертная комиссия назначается приказом учреждения из числа квалифицированных сотрудников, в ее состав включается представитель соответствующего архивного органа.

Отобранные на хранение документальные материалы постоянного и долговременного хранения и по личному составу перед сдачей дел в архив учреждения приводятся в порядок: проверяется правильность формирования дел, уточняются заголовки, документы в делах подшиваются на четыре прокола прочной ниткой или переплетаются. Металлические скрепления (скрепки, булавки) из дел удаляются.

... продолжение

Вы можете абсолютно на бесплатной основе полностью просмотреть эту работу через наше приложение.