Құжаттарды рәсімдеу – іс жүргізудің негізі
Мазмұны:
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 4
I. тарау. Басқару құжаттарын құрастырудың ерекшеліктері.
1.1. Құжаттарды толтыру және топтастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... 7
1.2. Құжаттарды құрастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 12
II.тарау. Құжаттарды рәсімдеу . іс жүргізудің негізі.
2.1. Құжаттарды рәсімдеу тәртібі мен Құжаттардағы міндетті реквизеттер..21
2.2. Басқару және жеке құжаттарының рәсімделуі мен құжат мәтініне қойылатын талаптар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 24
III.тарау. Оңтүстік Қазақстан облысының Шардара ауданындағы М.Әуезов атындығы орта мектебіндегі басқару құжаттар құрастыру мен рәсімдеу талаптары.
3.1. Мекеменің құрылымы мен құжат түрлері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..47
3.2. Басқару құжаттарының құрастырылуы мен ресімделуі ... ... ... ... ... ... ... 55
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 63
Қолданылған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 65
Қосымшалар.
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 4
I. тарау. Басқару құжаттарын құрастырудың ерекшеліктері.
1.1. Құжаттарды толтыру және топтастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... 7
1.2. Құжаттарды құрастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 12
II.тарау. Құжаттарды рәсімдеу . іс жүргізудің негізі.
2.1. Құжаттарды рәсімдеу тәртібі мен Құжаттардағы міндетті реквизеттер..21
2.2. Басқару және жеке құжаттарының рәсімделуі мен құжат мәтініне қойылатын талаптар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 24
III.тарау. Оңтүстік Қазақстан облысының Шардара ауданындағы М.Әуезов атындығы орта мектебіндегі басқару құжаттар құрастыру мен рәсімдеу талаптары.
3.1. Мекеменің құрылымы мен құжат түрлері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..47
3.2. Басқару құжаттарының құрастырылуы мен ресімделуі ... ... ... ... ... ... ... 55
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 63
Қолданылған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 65
Қосымшалар.
Мазмұны:
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 4
I- тарау. Басқару құжаттарын құрастырудың ерекшеліктері.
1.1. Құжаттарды толтыру және
топтастыру ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... . ... ... 7
1.2. Құжаттарды
құрастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... . 12
II-тарау. Құжаттарды рәсімдеу – іс жүргізудің негізі.
2.1. Құжаттарды рәсімдеу тәртібі мен Құжаттардағы міндетті реквизеттер..21
2.2. Басқару және жеке құжаттарының рәсімделуі мен құжат мәтініне қойылатын
талаптар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... ... 24
III-тарау. Оңтүстік Қазақстан облысының Шардара ауданындағы М.Әуезов
атындығы орта мектебіндегі басқару құжаттар құрастыру мен рәсімдеу
талаптары.
3.1. Мекеменің құрылымы мен құжат
түрлері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...47
3.2. Басқару құжаттарының құрастырылуы мен
ресімделуі ... ... ... ... ... ... . .. 55
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 63
Қолданылған әдебиеттер
тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... 65
Қосымшалар.
Кіріспе
Іс жүргізуде ұйымдастыру кәсіпорындағы іс қағаздарды жүргізу және
оларды басқару жұмыстарының жиынтығымен сипатталады. Құжат дегеніміз кез
келген кәсіпорындағы заңды немесе заңсыз тұлғамен толтырылған, арнайы
басылып шыққан іс қағаздарына жазылған ақпараттар. Құжат жазбамен бірге
туындады, алғашқыда мүліктік қарым-қатнас құралы ретінде кейіннен жазбаның
дамуына байланысты, араласу құралы және ақпарат тарату арқылы қолданылды.
Құжат адам ақыл ойының ең қажетті қоймасы болып саналады. Бұрыннан бері
бізге әр түрлі жетті. Соның көмегімен, сол бұрынғы кездегі атомымыздың
тарихын, тұрмыс ерекшелігін және әр түрлі қарым-қатынастарын біле аламыз.
Іс құжаттарын толтыру мемлекеттік стандартттарға сай орындалу,
реквизиттердің дұрыс орналасуы болып табылады. Толтырылған әрбір құжаттың
өзіне тән реквизиттері болады. Іс қағаздары басқару қызматіндегі негізгі
бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет ету барысында
шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан
айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіруді, оны
ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты
ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты . Іс қағаздарын жүргізү – басқару
процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы
ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады.
Іс қғаздарын жүргізу – мекеме жұмыстарының нақты құжаттармен, деректер мен
реттелеген, дәйектелген жүйесі.
XXI ғасырда тәуелсіз ел ретінде енген республикамыздың әлеуметтік,
экономикалық, мәдени өмірде үлкен өзгерістер болып жатыр. Солардың ішіндегі
ең өзектісі, ең алдымен қолға алынатыны – қазақ тілінің конституциялық
мәртебесін мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қоғамдық қатнастардың
барлық саласында жүзеге асыру. Қазқастан Республикасының Президентінің
жарлығымен бекітілген Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік
бағдарламасы. тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезінде негізгі төрт
бағытта іс шаралар жүргізеді. Соның бірі – ресми іс жүргізуді мемлекеттік
тілге кезкң- кезең мен көшірудің нақты негізін жасау. Қалай десек те,
республикада мемлекеттік органдар іс қағазын мемлекеттік тілде жүргізүге
бет бұрды. Бұл үкен істің өзінен-өзі жолға түспейтіні әбден белгілі. Одан
шығудың жолы – орыс тіліндегі нұқаларды негізге ала отырып, ана тіліміздің
заңдылықтарын сақтап, ұлттық іс қағаздарымызды жүргізуді қалыптастыру. Ал
осы ретте мемлекеттік және мемлекеттік емес органдарда, мекемелерде,
ұйымдар мен кәсіп орындарды мемлекеттік тілде іш жүргізу, қатынас
қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда, құжат айналымын іске асыру – бүгінгі
таңда өткір тұрғын мәселе. Қазақ тілінің мемлекеттік тіл мәртебесін
толыққанды жүзеге асыру үшін осы саладағы істі жандандыру керек, ал бұл
мемлекеттік деңгейде енді - енді қолға алынып жатқан шара.
Қазақстан республикасындағы халықтар мәдиниетінің өзара әсері ең
алдымен олардың тілдерінің бір – бірімен қарым қатынасы негізделеді. Біздің
мемлекетіміздің саясаты еліміздегі барлық тілдердің гүлденіп өркендеуіне,
өмірдің барлық саласында қолданылуына лайықталған бағыт ұстап отыр. 1997
жылы 11 шілдеде Қазақстан Республикасындағы тіл туралы заң қабылданып,
1998 жылы 5 қазанда Қазақстан Республикасының Призиденттің жарлығымен оны
жүзеге асыруды мемлекеттік бағдарламасы бекітілді. Жоғары оқу орындары мен
мектептерде, колледждер мен лицей, гимназияларда қазақ және орыс тілдерінде
іс жүргізу арнайы оқытыла бастады. Іскерлік қатынастан жөнінде орысша –
қазақша және қазақша орысша оқу құралдарының жеткіліксіздігі білім
саласында ғана емес, күнделікті басқару, қарым – қатынас процестеріне де
кедергі келтіреді.
Әрбір қызметкер мейлі ол қатардағы, не жоғары лауазым иесі болсын, әр
түрлі іс қағаздарының – хат, арыз нұсқау, сенім хат т.б. жазылу, толтыру
үлгісін білу қажет.
Басқару құжаттары ұйымдастырушылық бағыттағы істермен қатар күнделікті
ағымдағы басқару мәселелерін де қамтиды. Басқару ұғымы ерте кезеңнен бастап
пайда болдып және адамзаттың эр түрлі кезеңге аяқ басқан сайын өзгеріп
отырды. Басқару ұғымын негіздеуге қатысты теориялық бірнеше көзқарас
қалыптасқан. Жалпы қалыптасқан ұғым бойынша басқару дегеніміз – аса
айырмашылығы бар функция. Қоғамдық еңбек процесінде өзендік табиғатына
сәйкес қалыптасқан. Қандайда болсын қоғамдық жиын бір басқаруды қажет
етеді. Ол жеке жұмыстар арқылы жалпы функция арқылы жүргізіледі. Себебі
міндетті түрде талаптардың орындауын ғажет етеді.
Құжаттау дегеніміз – кез келген мекеменің қызметін әрекетін көрсететін
құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, сондай- ақ
оларды қабылдау, тіркеу, ол бойнша жұмыс істеу, орындалуын бақылау,
құжаттарды қолдануға дайындау, мұрағатқа дайындау сияқты толып жатқан
жұмыстар кіреді. Басқару қызметіндегі құжаттарды қарастыру мен талаптарға
сай дұрыс және сауатты ресімдеудің маңызы өте зор.
I – тарау.Басқару құжаттарын құрастырудың ерекшелігі.
1.1 Құжаттарды толтыру және топтастыру.
Кәсіпорын үлкен болған сайын, оны басқарудың жүесіде күрделене түседі.
Олай болса іске өкілеттілікті ажыратуға, құжат толтырудағы бірлескен іс
әрекетке жауаптырақ қарауа тура келеді. Жарғы мен құрылтай шарты компанияны
ашумен қайта құру және тарату жұмыстары тек құрылтайшылар мен акционерлер
ғана істей аладытынын белгілеп береді. Олардың жиналысы ғана кәсіпорынның
ұзақ мерзімді түпкі мақсатын айқындайды, компанияның басшылығы (директорлар
кеңесін) жабық сайлайды не тағайындайды. Бұл органның құрамына
кәсіпорынның ішкі бөлімшелерінің директорлары және басқа кәсіпорынның қаржы
мекемелерінің өкілдері менеджерлар мен ғылыми қызметкерлер кіре алады.
Жоғарғы басшылық органы тек маңызды мәселелерді ғана қарастырады. Атқарушы
органның басшысы кәсіпорнды тікелей және күнделікті басқаратын президент не
бас директор болуы мүмкін. Ағымдағы басқару құрылымы орталықтандырылған
немесе орталықтандырылмаған болуы мүмкін.
Орталықтандырылған құрылымда барлық қызмет басқару жөніндегі вице-
президентке бағынады. Басқа вице- президенттер ( өндіріс, транспорт,
өткізу, қаржы т.б бойынша) президентке бағына отырып бөлімдер мен
қызметтерді тікелей басқармайды.
Орталықтандырылмаған жүйе – арнаулы қызметтердің вице- президенттерге
бағынуын қажет етеді.
Басқарудың өзара бағыныштылық тізбегі кәсіпорынның көлемі мен басқару
қызметіне байланысты екі, үш және төрт звенолық жүйеден тұруы мүмкін.
Басқарудың түпкі мақсатын таңдауда ең алдымен барлық басқару бөлімдерінің
бақылауда болуын, жауапкершілігін және қызметтердіңнақты бөлінісін,
тиімділікті басшылыққа алған жөн.
Құжат толтырудың біртұтас ережеін Қазақстан Республикасы ьәдениет
ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің мұрағаттары мен құжаттарды
басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда
Қазақстан Республикасы министрлер Кабинеті бекіткен Қазақстан
Республикасында барлық ұйымдық – құқықтық нысандардағы кәсіпорындар,
мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқаруды және құжат жүргізүдің
негізгі ережелері деп аталатын №562 қаулысы болып табылады. Ережеде
құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары
айқындалған.
ГОСТ 6.10.1-88 бойынша Қазақстан Республикасында қызмет
ерекшеліктеріне қарай Құжаттолтырудың біріңғай жүйесі. Негізгі
ережелер(Алматы, 1992 ж.) белгіленгін. Осы мемелекеттік стандартқа сәйкес
құжат толтырудың 16 біріңғай жүйесі бар:
1. жоспарлы;
2. есептік- санақтық;
3. алғашқы есептеу;
4. қаржылық және бухгалтерлік есептік;
5. ақшалай есеп айыру;
6. ұйымдық- өкімдік;
7. баға белгілеу бойынша;
8. материалдық техникалық жабдықтау мен өткізу бойынша;
9. сауда бойынша;
10. сыртқы сауда бойынша
11. құрылыс жобасы;
12. өнертапқыштық және жаңалықтар ашу бойынша;
13. әлеуметтік қамсыздандыру бойынша ;
14. транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару жұмысы
бойынша ;
15. еңбек және әлеуметтік мәселелер бойынша;
16. халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша;
Ұйым өзінің қалыпты қызмет етуіне қажет салалық құжаттар табелін
әзірлейді. Ондай табальге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат түрлері, сондай-
ақ есептеу техникалық құралдары арқылы жасаалған түрлері де енеді.
Құжаттарды басқару қызметі салалық бөлімдердің барлығына бірдей іс
номенклатурасын жасап шығарады. Қағаз санының шектен тыс көптігінен
оларды жасауға көп күш, уақыт кетеді. Мұның өзі тікелей іске, ауызша
түрдегі жеке қарым – қатынасқа кедергі келтіреді.
Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды толтырудың
біркелкілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Бірақ бұл –
құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы басқарудағы
жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты
түрдегі заңдылықты жолға қояды.
құжат - латын тілінде куәлік, дәлелдеу тәсілі деген мағына
береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар:
1) қандай да бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол
жүруге деген) растайтын іс қағазы;
2) жеке басты ресми түрде куәләндыратын құжат (төл құжат);
3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар).
Кәсіпорынды басқару мәлметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім
қабылдап оны орындаау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс
болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат
мәләметтер керек болды. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс.
Дегенмен хабардың толықтығы мұның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның
мәні де басты мәселелердің көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың
көптігі оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет
ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап – түсінуге ыңғайлы күйге түсіреді
керек етеді. Осы жұмыстың бәрін құжаттың толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың
сапасы оның толықтығы, оралымдылығы және анықталғанмен ғана емес, сондай-
ақ оның ықшамдылығымен, қолайлылығымен айқындалады. Сондықтан құжаттар
тікелей қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағынан
жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің
табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар
мәләметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы қорғалатын істі
белгілудің тәсілі болып табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар
жоспарлауды қаржыландыруда несие беруде, бухгалтер есептеу мен есеп
беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадырлық жағынан қамтамасыз
етуге т.б қоллданылады. Құжаттарды мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар
мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы қатынастар үшін
қызмет етеді. материалданған (құжат түріндегі) заңды күші бар мәлметтер
төрем сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе
халықтың сотта еңбек тартыстары шешуде қандай бір фактоның негізгі дәлелі
ретінде қызмет етеді.
Кәсіпорының не йымның құжаттары белгілі бір мәдени – тарихи құндылыққа
ие, мемлекеттің мұрағат қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар
мемлекеттік мұрағатқа тапсырылуы тиіс.
Құжаттарды топтастыру- оларды ұқсастықтармен айырмашылықтары бойынша
бөлу болып табылады.
Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар графикалық, акусикалық (фото, кино –
бейне құжаттар) болып бөлінеді.
Мазмұнына қарай – ұйымдық- өкімдік, қаржы – есеп, жабдықтау- өткізу
құжаттары болып бөлінеді.
Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар,
хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т.б.
Түріне қарай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға
бірдей болып бөлінеді.
Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып
бөлінеді.
Шығу тегіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін
және құпия болып бөлінеді.
Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді,
Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші донасы ) және көшірме құжаттар
болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск –шығыс- құжатының толық
көшірмесі, выписка – құжаттың бір бөлігінің көшірмесі, дубликат- құжаттың
жоғалғанда беретін екінші нұсқасы болып беріледі.
1.2. Құжаттарды құрастыру.
Қандайда бір фирма немесе ұйым, кәсіпорын құрылатын болса, ең алдымен
басқару құжаттары құрастырылады.
Мемлекет заңыеа сәйкес құрылтай құжаттары жарғы мен құрылтай жарты,
фирманың негігі құжаттары ретінде, міндетті түрде наториалдық куәландыруды
талап етеді. екі құжатта мазмұндары сәкестендіріліп, мұқият дайындалған
болуы тиіс, олар банктер, салық, төрелік сот, әділет және рұқсат қағаз
беруші ұйымдар тарапынан қатаң текесеруден өтеді.
Жарғының – деректемелер:
1. құрылтайшылар жиналысының бекіту белгісі
2. мемлекеттік тіркеудің белгісі
3. мәтіннің атауы
4. жарғының мәтіні
5. фирманың атқарушы органы басшысының қолы
жарғының негізгі дерекетемесі – мәтән- ол сонымен рет тәртібі қатаң
белгілінбеген бөлімдерден тұрады. Алайда мәтін де мынадай мәләметтер
берілуі тиіс:
➢ жалпы ережелер: Ұйымдық- құқықтық нысаны, атауы, мекен
жайы;
➢ Қызметтің мақсаты мен мәні (туризм, сауда, жарнамалық және
делдалдық қызмет);
➢ Серіктестік қатысушыларының құқықтары мен міндеттері және
жауапкершілігі;
➢ Мүлкі, қорлар, табысы;
➢ Басқару және бақылау органдары;
➢ Жұмысшылардың еңбегі, жалақысы және оларға берілетін
әлеуметтік кепілдік;
➢ Есеп алу және есеп беру;
➢ Қызметін тоқтату;
Жарғының үлгісі.
Жарғы
Бекітілді
00.00.00.
Құрылтайшылар
жиналысының
хаттамасы
Басылым орыны
00.00.00.№1
Мәтін
Бас директор Қолы Тегі, есімі, әкесінің аты.
Құрылтай шарты - бұл азаматтардың заңды тұлғалардың тауар өндіруге
басқа қызметке қажет қаржыларын немесе басқа мүліктерін біріктіру
жөніндегі келісім. Тараптар құқықтық жағдай жасауға яғни, мемлекеттің
рұқсатмен нарық ерекшесіне сәйкес қандайда бір іспен шұғылдануға икемді
заңды тұлға жасауға міндеттеледі. Егер жарғыда ұйымдық –құқықтың жағына
қатты көңіл бөлінсе щартта кәсіпорынды қалыптастырудың мүліктік жағына
айрықша мән беріледі. Қазақстан Республикасы азаматтык кодексіне ( 41
бөлім, 4 бап) сәйкес, құрылтайшылар заңды тұлға құруға міндеттенеді, оны
құру жөніндегі бірлескен қызмет тәртібін, оның менщігіне ( шаруашылық
жүргізуіне) өз мүлкін беру және оның қызметіне қатысу ережелерін
белгілейді.шартта табыс пен шығынның құрылтайшылар арасындағы басқару,
құрылтайшылардың мүшеліктен шығуы заңды тұлғаға қажет болған жағдайда оның
жарғысын бекіту көрсетіледі.
Құжаттық деректемелер:
➢ Құжаттың аты- шаруашылық серікткстік құру туралы құрұлтай шарт (
ЖШС,АҚ екені және оның аты көрсетіледі) ;
➢ Шарттың жасалған орны
➢ Шартың жасалған күні
➢ Шартың мәтіні
➢ Құрылтайшылар қолы
Құрылтай шарты мәтініне мынандай өнімдер енцуі мүмкін:
➢ Құрылтайшылары аталған кіріспе бөлім
➢ Шарттың мәні- ұйымды құру ниеті, қандайда мақсатпен құғаны
➢ Оның заңды мекен-жайы көрсетіледі
➢ Серіктестік қызметінің шарттары
➢ Серіктестік басқару
➢ Құрылтайшылардың міндеті
➢ Құрылтайшылардың құқықтары
➢ Құрылтайшылар мен серіктестіктің жауапкершілігі;
➢ Серіктестік қызметін тоқтату;
Құрылтай шартына мүшелерінің келісімі бойынша басқа даережелерді
енгізуге долады.
Құрылымдық бөлімшелер (бухгалтерия, жарнама, өткізу, күзет бөлімдер)
жарғыға бағына отырып, соның негізіне күнделікті жұмыстарын жүзеге
асыратын құжатқа да ие болады. Ондай құжат құрылымдық өлшемдер туралы
ереже болып табылады. Ереже әрьәр бөлімше үшін жеке жасалынады және
онда бөлімшенің құқықтық мәртебесі міндеттері, қызметтері, құқығы,
жауапкершілігі мен міндеттемелері көрсетіледі.
Мәтәннің жалпы ережесінде бөлімшелердің бағыныштылығы, басшыны
тағайындау және босату тәртібі, басшыға қойылатын квалификациялық
талаптар, басшы болмаған кезде оны ауыстырудың тәртібі көрсетіледі.
Бөлімде құрылымдық бөлімше басшылыққа алатын құқықтық актілер аталады.
негізгі міндеттер атты бөлігінде аталған бөлімшенің қызметінің
бағыты баяндалады.
Қызметтер бөлімінде шаруашылық қызметінің нақты түрлері
көрсетіледі.
Құқықтар мен міндеттемелер бөлімінде бөлімшені басшылық пен басқа
бөлімшелерге және өзге ұйымдарға қатысты алғанда орындайтын
міндеттемелері мен қызметтерін жүзеге асыруға қажетті құқықтары
ашылады.
Жауапкершілік бөлімінде міндеттемелерді мезгілінде орындамағаны
немесе сапасызорындалғаны үшін, яғни берілген құқығын дұрыс
пайдаланбағаны үші бөлімше басшысы қандай қай мөлшерде және кім
жауапкершілікке тартаны сипатталады.
өзара қарым – қатынас байланыстар бөлімшенң жұмыстарды да қызметін
тексеру қалай жүзеге асатыны оның қайта құрылуымен таратылу сияқты
мәселелер айқындалады. Бұл ережелерде бөлімшелердің жетекшелері, вице-
президенттер жасап оларды бірінші басшы бекітеді осы бекіту сатысында
кәсіпорын қызметтері арасында жауапкершілік пен құзіреттерін болу нақты
жүзеге асады.
Құжат үлгісі
Кәсіпорын атауы Кәсіпорын
атауы
(қазақ тілінде) (орыс
тілінде)
Ереже
бекітемін
00.00.00.№00
Кәсіпорын басшысы
Алматы
қолы тегі, есімі, әкесінің
аты.
Мәтіннің құрылысы.
Жалпы ережелер. Негізгі міндеттер. Қызметтер. Құқықтары мен
міндеттемелер. Жауапкершілігі. Өзара қарым – қатынасы. Байланыстар.
Жұмыстың ұйымдастырылуы.
Құрылымдық бөлімшенің басшысы.
Қолы Тегі, есімі,
әкесінің аты.
Лауазымдық нұсқаулық кәсіпорын қызметкерлерінің құқықтық жағдайын,
қызметтерін, құқықтарын, міндеттері мен жауапкершілігін белгілейді.
Жақсы жасалған тәжірибеде сеналған құжат үміткерді лауазымды қызметті
таңдауға жақсы бағдар болады. Соған қоса ол үкіметкерлерді аталған
лауазымға алуда келісім –шарттардың көлемін елеулі түрде қысқартуға
мүмкіндік береді. Тиімді басқару жұмысы лауазымды адамның қызметі мен
сол қызметті жүзеге асырудағы мүмкіндіктердің тепе-теңдігі арқылы
мүмкін болады.
Лауазымды нұсқаулардың тепе – теңдігі мынаны білдіпеді. Лауазымға
тек оларды орындау орындалатын қызметтер ғана беріледі. Соның өзінде
құқытары мен міндеттері өзара теңестірілуі керек, яғни әрбір
міндеттеме белгілі бір белгілі бір құқықпен қамтамассыз етілуі қажет
және әрбір құқық тек белгілі бір міндеттемелердің арқасында жүзеге
аасырылу тиіс. Жаупкершілік көлемімен биіктік көлеміде солай
сәйкестендірілуі қажет, яғни брнәрсеге жауапкершлік соған сай билік
көлемімен қамтамасыз етілуі керек және керісінше.
Лауазымда нұсқаулық мәтініне ең алдымен жалпы ережелер кіреді онда
маманның қызмет аясы, оны тағайындау, ауыстыру және босату тәртібі
белгіленеді, квалификациялық талаптар анықталады. Сондай-ақ ол кімге
бағынатыны, кімді басқаратыны айқындалады. Бөлімде маман өз жұмысында
басшылыққа алуға тиіс заң актілері көрсетіледі.
Қызметтері бөлімі маманының қызметінің бағыттарын анықтайды.
лауазымдық міндеттемелері бөлімінде маманның нақты міндеттері,
басқару процесіне қатысу түрлері (басқарады, бекітеді, даярлайды,
қамтамасыз етеді, орындайды, бақылайды т.б) санамалап көрсетеді.
Құқықтары бөлімінде маманның өз міндеттемелерін орындауға қажетті
құқықтыры анықталады.
жауапкершілік бөлімі өз міндеттерін сапасыз және өз мезгілінде
орындамағаны үшін жауапкершілікті белгілейді.
лауазым бойынша байланыстар бөлімінде хабар алмасумен қызметтік
өзара қатынастар шеңбері, құжаттардың жүргізілу тәртібі тағы басқа
белгілінеді.
Лауазымдық нұсқаулықты бөлімшенің басшысы жасайда және кәсіпорынның
диреторы бекітеді.
Лауазымдық нұсқаулық нысаны.
Кәсіпорын атауы
Кәсіпорынның атауы
(қазақ тілінде)
(орыс тілінде)
Лауазымдақ нұсқаулық
бекітемін.
00.00.00 .№00
кәсіпорын басшысы.
Қолы
Тегі, есімі, әкесінің аты.
Алматы.
Лауазымның атауы
Мәтін.
Құрылымдық бөлімшенің
Басшысы.
Қолы
Тегі, есімі, әкесінің аты.
Бұрыштама.
Жеке құрам бойынша ереже- бұл құжат дәстүрлі түрде Ішкі еңбек
тәртібінің Ережесі деп аталады. Ондв жұмысшыларды жұмысқа алу, босоту
тәртібі, кәсіпорын қызметтердің негізгі ұғымдары, міндеттері,
кәсіпорындағы еңбек шарттары мен ұйымдастырылу анықталады. Құжат еңбек
туралы заңға негізделеді, жұмыс беруші мен жұмысшының өзара қатынас
реттейді. Құжаттаың үлгісі мынадай деректерден тұрады: кәсіпорынның
атауы, құжаттың аты, күні, нөмірі, шығарылған орны, мәтәннәң тақырыбы
(жеке құрам туралы) бекіту белгісі (гриф) құрастырушылардың бұрыштамасы
(виза), құжаттың еңбек ұжымы мен келісілген туралы белгісі.
жалпы ережелерде ереженің құқықтық негізі анықталады, мамандардың
санаттары белгіленеді (жұмысшы қызметкерлер, қызметкерлер, жұмысшылар)
Жұмысқа алу бөлімінде түрлі санаттағы қызметкерлерді қызмекерлерді
жұмысқа алудың тәртібімен мерзімі, еңбек қатынастарын рәсімдеудің
тәртібі түсіндіріледі.
жұмыс уақыты мен демалыс уақыты бөлімінде жұмыс аптасының, жұмыс
күнінің ұзақтығы, демалыс күндері, мерзімінен артық жұмыс істеудің
шарттары белгіленеді.
еңбек демалысы бөлімінде демалыстың ұзақтығы, кезеңдері, ақы төлеу
және демалыстың әртүрлі түрлерін алудың тәртібі қарастырылады.
Демалысқа шығу құқығының болуына еліміздің заңымен кепілдік беріледі.
Ережеде құқық бұзылмауы тиіс.
еңбекақы, әлеуметтік сақтандыру және өтем ақы төлеу бөлімі өте
маңызды бөлім болып есептеледі. Бұл бөлімде еңбекақының түрі (
келісімді немесе мерзімді), еңбек үшін сыйақының көлемі мен шарттары
еңбек ақыны төлеудің кезеңдері, өтем ақының мөлшері мен төлеу тәртібі
анықталады.
мадақтау және жазалау шаралары бөлімінде моральдік және
мотериалдық мадақтау, жазалаудың түрлері, шарттары және тәртібі
белгіленеді.
қызметтен босату бөлімінде әртүрлі санаттағы жұмысшыларды
қызметтен босатудың шарттары мен тәртібі, бұл жағдайдағы кепілдіктер
мен өтем ақылар қарастырылады.
Қызметке алу, босату, жазалау жөніндегі еңбек даулары бағыныштылық
немесе заңдар негізінде шешіледі.
Штат кестесі- кәсіпорынның құрылымы, сандық құрамы, біріншіден
құрылым және штат саны деген құжатта бекітіледі. Құжаттың мәтіндік
бөлігі кесте түрінде орындалады. Онда кәсіпорынның барлық құрылымдық
бөлімшелері, оларға кіргізілген қызмет түрлері және әр қызмет түрі
бойынша штаттық тұлғалар соны көрсетеді. Құжат кәсіпорынның бланкісінде
жасалып, оған басшының орынбасары қол қояды, бас есепшімен келісіліп,
бірінші басшы бекітеді. Кәсіпорынның лауазымдық және сандық құрамы
есептеліп, штат кестесінде бекітеді. Ол кәсіпорынның бланкісінде
толтырылып, қызмет түрінің тізімі, штаттық тұлғалардың саны, қызмет
ақысы, қосымша ақы және жалақының айлық қоры туралы мәліметтерді
береді. Штат кестесінде кәсіпорын басшысының орынбасары қол қойып бас
есепшімен келісіле отырып, кәсіпорынды кәсіпорын басшысы бекітеді.
II –тарау. Құжаттарды ресімдеу іс жүргізудің негізі.
2.1. құжаттарды ресімдеу тәртібі мен құжаттардағы міндетті
реквизиттер.
Мекеменің бланкілерінің өзіндік реквизиттер жиынтығы және олардың
орналасу тәртібі болады. Бланкілер типографиялық әдіспен немесе
компьютерді даындау арқылы жасалады. Құжаттар мекеме мәртебесін
құрамдас бөлігі болып табылады. Бланкілердің келесі түрлерін қолдануға
болады:
➢ Ішкі құжаттарға арналған бланкі (бұйрық, хаттама, шешім)
➢ Сыртқы құжаттарға арналған бланк (хат, факс,)
Ішкі құжаттарға арналған бланк келесі элементтерден тұрады:
мекеменің ел таңбасы және атауы.
Сыртқы құжаттарға арналған бланк келесі элементтерден тұрады:
мекеменің елтаңбасы, атауы, мекен жайы, телефон номері, дата және құжат
номері.
Бланкілер екі түрде дайындалуы мүмкін: Реквизиттердің бұрышқа және
ортаға орналасуына байланысты. Реквизиттердің құжаттаң ортасына
орналасуы сол жақтан да, оң жақтан да бірдей орын қалдырылуы тиіс.
Қазіргі кезде реквизиттер бланкінің бұрышына орналасқан түрі көп
қолданылады. Бұл жағдайда реквизиттер бланкінің жоғарғы сол жақ
бұрышына орналасады. Бұл бланк хаттар, факстар жібергенге ынғайлы,
себебі бланкінің оң жағына алушының мекен жайы көрсетіледі. Сонымен
қатар бланкінің оң жағы бекіту белгісі мен басшының резалюциясы үшін де
қолданылуы мүмкін. Шетелдік серіктестермен жұмыс атқаратын мекемелерге
арнайы екі тілде жасалған бланкілер қажет.
Реквизиттердің бұрышқа орналасқан жағдайында сол жақ бұрышқа
мемлекеттік тілде, оң жақ бұрышқа шетел тіліде реквизиттер басылады.
Реквизиттердің ортаға орналасу жағдайында алдымен мемлекеттік тілде,
оның астына шетел тіліндегі реквизиттер орналасады. Барлық бланкілерде
құжаттар сияқты шеті болады:
➢ Сол жақ шеті -35 мм
➢ Жоғарғы шеті -20мм
➢ Оң жақ шеті- 10 мм
➢ Төменгі шеті – 20мм
Қоры көрсетілді.
Бұл аталған құжаттарға тек директорлық бұйрығымен өзгерістер
енгізіледі.
Құжат түрі
Кәсіпорынның атауы Кәсіпорынның атауы
(қазақша) (орысша)
Штат кестесі ______ теңге айлық жалақы
00.00.№00 қорымен _________ тұлға көлеміндегі
Алматы штатты Бекітемін
Кәсіпорын аппараты
_________ жылға Кәсіпорын Қолы Тегі, есімі, әкесінің аты
00. басшысы
Мөрі
Құры-лымҚызмет-тШтаттық ҚызметтіАтаулы БасқалайЖалақы-нЕскерту
дық ің атауытұлғаларк үстеме үстеме ың айлық
бөлімше- -дың жалақы-лақылар ақылар қоры
нің саны ар
атауы
1 2 3 4 5 6 7 8
Кәсіпорын Қолы Тегі, есімі,
басшысының әкесінің аты
орынбасары
Құжаттарды рәсімдеу кезінде оған міндетті түрде ұсынатын талаптар
қойылады. Осы талаптарға сай құжат келесі түрде болуы тиіс:
- құжат құқығы бар мекемеде немесе жеке тұлғамен толтырылуы тиіс;
- сауатты, заңды рәсімделуі керек. Егер бұл құжат жоғары органдардың
шығарған нормативтік актілеріне байланысты жазылатын болса, онда сол
актілдердің толық аты, көмері, тақырыбы және датасы көрсетілуі тиіс;
- құжатта келтірілген барлық оқиғалар дұрыс түсіндірілуі тиіс;
- мағынасы бойынша оқиғаның толық мағынасын ашып, керекті жағдайларда
негізгі мәтінді түсіндіретін және толықтыратын қосымша материалдар болуы
тиіс;
- барынша қысқа жазылуы тиіс, егер ол құжаттағы ақпаратқа зиянын
тигізбесе;
- құжатты оқушы әрбір адамға мағынасы түсінікті және сауатты болуы
тиіс. Сауатсыз құрастырылған құжат оны түсінуді қиындатады және мекеменің
дәрежесіне зиян келтіреді;
- ережеге сәйкес арнайы бланкілерде немесе стандартты қағаздарда
құрастырылуы тиіс.
Төлқұжат квитанция сияқты құжаттарға түзетулер енгізуге болмайды.
Басқа құжаттарда түзетулер енгізілген жағдайда арнайы жазба қалдырылады.
Бұл жазба қолымен және мөрмен кәуландырылады. Түзету енгізген жағдайда
дұрыс мәтіннің анық көрінуін қамтамасыз ету керек.
- құжатта реквизиттер толық болуы тиіс. Бұл оның заңдық күшін
қамтамасыз етеді;
- құжат құрастырылғанда көшірмесі болуы тиіс.
Осы жалпы ережелерден басқа құжаттың заңдық күшін және оның тез арада
дайындалуы мен өңделуін қамтамасыз ететін тақырып, мәтін, адресат, дата
және т.б. талаптар қойылады.
2.2. Басқару және жеке құжаттарының ресімделуі мен құжат мәтініне
қойылатын талптар.
Құжаттардың сауатты және қазіргі талаптарға сай рәсімделуі іскерлік
практикада жоғары бағаланады. Іс жүргізуде дәстүрлі және копмьютерді
қолданылуына қарамастан құжаттардың рәсімделуі арнайы бекітілген ережелер
бойынша жүзеге асады. Кейбір мамандарға ғана таныс көптеген стандарттық
нұсқаулар, әдістемелер белгіленген.
Іс жүргізуде мемлекеттік нормативтік актілермен бекітілген басқару
құжаттарын рәсімдеудің бірыңғай талаптары мен ережелері қалыптасқан.
Құжаттардың бірыңғай талаптарға сай рәсімделуі олардың:
- заңдық күшін;
- сапалы және өз уақытында толтырылуы мен орындалуы;
- оперативті түрде іздестірілуін қамтамасыз етеді.
Кез-келген құжат бірнеше элементтерден (күні, мәтіні, қолы және т.б.)
тұрады, оларды реквизиттер деп атайды. Басқару құжаттарының максимальды
жиынтығы – 29. Нақты құжаттарды олар аз болуы да мүмкін. Құжаттың әрбір
түрінің (акт, бұйрық, хат) арнайы реквизиттер жиынтығы болады. Көптеген
мекемелердің жұмыс барысында 1-ші реквизит – мемлекеттік елтаңба
қолданылмайды. Ол тек қана мемлекеттік мекемелер мен ұйымдардың
құжаттарында қойылады, егер құқығы болса.
Қазіргі практикада құжаттарда қолданылатын және қажетті реквизиттер
мыналар:
1. Мемлекеттік елтаңба;
2. Ұйымның елтаңбасы немесе сауда белгісі;
3. Ұйымның коды;
4. Құжат үлгісінің коды;
5. Ұйымның аты;
6. Ұйым туралы анықтама, мәліметтер:
7. Құжат түрінің аты;
8. Құжат датасы;
9. Құжатты тіркеу нөмері;
10. Құжатты тіркеу нөмері мен датасы көрсетілетін сілтеме орны;
11. Құжаттың толтырылған немесе басып шығарылған жері;
12. Құжаттың құпиялы екенін білдіретін белгі;
13. Адресат;
14. Құжатты бекіту белгісі;
15. Резолюция орны;
16. Мәтіннің атауы;
17. Тексеру белгісі;
18. Құжат мәтіні;
19. Басқа да қосымшаларға арналған белгі;
20. Қол қойылатын белгі;
21. Құжатқа келісім беруге арналған белгі;
22. Құжатқа келісім беруге арналған бұрыштама;
23. Мөр қойылатын орын;
24. Көшірменің куәландырылғаны туралы белгі;
25. Орындаушы туралы белгі;
26. Құжаттың орындалғаны және оның деректемеге жіберілгені туралы
белгі;
27. Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі;
28. Құжатты автоматты іздестіруге арналған белгі.
Әсіресе дата, қолы, мөр сияқты реквизиттердің дұрыс рәсімделуі керек.
Себебі олар құжаттың заңдық күшін білдіреді. Әрбір құжатты 3 тарауға бөлуге
болады:
- тақырыптық бөлім (мұнда мәтінге дейінгі орналасқан реквизиттер
кіреді);
- негізгі бөлім (мәтін және қосымшалар реквизиттері);
- рәсімдеуші бөлім (мәтін мен қосымшалардан кейін орналасқан
реквизиттер).
Құжаттағы реквизиттердің орналасуы 1 суреттер көрсетілген.
Ұйымның елтаңбасы немесе сауда белгісі – тіркелген шартты графикалық
белгі. Ұйымның елтаңбасы ретінде тауарлық белгі, сурет, әріптік-графикалық
белгі және т.б. қолданылады. Реквизиттер құжаттың бұрышына орналасқан
жағдайда ұйымның елтаңбасы, жоғары сол жақ бұрышқа, егер реквизиттер
құжаттың ортасына орналасқан жағдайда ол құжаттың жоғарғы ортаңғы бөлігіне
орналасады.
Ұйымның аты. Ұйым болып саналатын әрбір заңды мекеменің өзінің атауы
болады. Ұйымның аты басқару құжаттарында, ұйымның жарғысында, тіркеу
орнымен келісілген куәлікке сәйкес жазылады. Сонымен қатар қысқартылған
атаулар да қолданыла береді. Мысалы, АҚ (акционерлік қоғам), ЖШС
(жауапкершілігі шектелген серістестік), ААҚ (ашық акционерлік қоғам) және
т.б. Ұйымның аты реквизитті ұйым елтаңбасы реквизитінің астына
орналасады.
Ұйымның мекен-жайы (телефон көмері, факс). Ұйымның мекен-жайы
реквизиті көбінесе хаттар мен факстер бланкілерін жасағанда көрсетіледі.
Бұл белгілер типографиялық әдіспен немесе копмьютердің көмегімен қойылады.
Бұл реквизит құжаттың астыңғы жағына немесе сол жақ жоғарғы бұрышына
орналасады. Осы реквизитті рәсімдегенде оны екіге бөлген жөн. Бірінші
бөліміне ұйымның мекен-жайын, екінші бөліміне телефоны мен факсін
орналастыру керек.
Құжат түрініңт аты. Бұл реквизит құжыттың тақырыптық бөлімінде ұйымның
атауы мен мекен-жайы реквизиттерінен кейін сол жаққа қарай жазылады.
Мысалы, акт, бұйрық. Бұл реквизит факстар мен хаттардан басқа құжаттарда
міндетті түрде көрсетіледі. Хаттарда құжаттың түрі егер ол кепілдік хат
болсаа көрсетіледі. Құжаттың түрінің атауы сол құжаттағы реквизиттердің
құрамына, мәтіннің құрылымына, оның талаптарының орындалу міндеттілігінің
дәрежесі туралы сипаттама береді.
Құжат датасы – құжаттың негізгі заңдық күшін қамтамасыз ететін
реквизиттердің бірі. Құжаттың датасы болып мыналар саналады:
- құжатқа қол қойылған күннің датасы (бұйрық хат, факс, анықтамаларға
арналған);
- құжаттың бекітілген күнгі датасы (жоспар, есеп, ереже, нұсқауларға
арналған);
- құжатқа түсірілген оқиғаның датасы (хаттама, акттарға арналған).
Құжаттағы барлық даталар тақырыптық бөлімде, мәтінде резолюция және
виза реквизиттерінде, бекіту белгісінде және т.б. келесі жолмен сандық
түрде рәсімделеді: күні (2 белгі), айы (2 белгі), жылы (2 белгі). Мысалы,
1996 жылдың 6 сәуірі датасын былай рәсімдеуге болады – 06.04.96. Егер
құжаттың мәтінінде қаржылық мәні болса, онда датаны жазбаша түрде
рәсімдеуге болады. Мысалы, 1996 жыл 6 сәуір. Датаны рәсімдеудің бұл түрін
шетелдік серіктестермен хат алысқанда қолдануға болады. Дата құжаттың
жоғарғы тақырыптық бөлімінде құжат түрінің аты реквизитінен кейін
орналасады.
Құжатты тіркеу нөмері. Бұл құжатты бекіту кезінде оған берілетін
нөмері немесе индекс. Құжатты бекіту белгісі кіріс, шығыс және ішкі
құжаттарда дата реквизитімен бірге қойылады. Құжатты бекіту белгісі
протокол, бұйрық, акт, анықтама, еңбек келісімдері және т.б. құжаттарында
рәсімделеді. Коммерциялық келісімдер қосарланған түрде бекітіледі. Мысалы,
№1721, мұнда 17 – құжаттың осы фирмадағы реттік нөмері.
Құжатты тіркеу нөмері мен датасын көрсететін сілтеме орны. Бұл
реквизиттің орны тек қана факстар мен хаттарға арналған бланкілерде
көрсетіледі. Ол фирманың алған хатына жауап жіберуді рәсімдегенде
толтырылады. Ол келесі түрде рәсімделеді.
№151 – 3-ге 08.06.96-дан
Бұл сілтеме тез арада келіп түскен хаттың көшірмесін тауып алуға
көмектеседі. Бұл реквизит сол жаққа құжаттың датасы және тіркеу нөмері
реквизиттерінен кейін басылады.
Құжаттың құпиялы екендігін білдіретін белгі – бұл реквизитті аса
құпиялы мәлімдемесе бар құжаттарға қояды. Реквизит құжаттың жоғарғы оң
бұрышында адресат реквизитінен бұрын конфеденцияльді немесе құпиялы
сөздерімен белгіленіп жазылады. Реквизит нүктесіз және тырнақшасыз 40
басылымдық белгіден кейін сол жақтан бастап жазылады. Адресат. Бұл реквизит
хаттар мен факстарда рәсімделеді және алушының пошталық мекен-жайының
көрсетілуінен тұрады. Бұл реквизит келесі бөлімдерден тұрады:
- атау септігінде жазылған фирманың аты;
- атау септігінде жазылған құрылымдық бөлімше;
- барыс септігінде жазылған алушының лауазымы және аты-жөні;
- пошталық мекен-жайы.
********************
Адресат реквизиті сол жақтан оң жақ жоғарғы бөлімге қарай 22
басылымдық белгіжен кейін орналасады. Бұл реквизит кейбір құжаттарда
болмауы мүмкін және оның мәтіні әр түрде кездеседі.
Құжатты бекіту белгісі. Басқарумен келесі құжаттар бекітіледі:
жоспарлар, есептеулер, нұсқаулар, ережелер және кейбір актілер. Бекіту
белгісі келесі элементтерден тұрады:
- Бекітемін сөзі (тырнақшасыз)
- құжатты бекітуші адамның лауазымы;
- бекітушінің жеке қолы және дата.
Кейбір кездерде бекіту белгісі мекеменің мөрімен куәландырылады. Егер
құжат шешіммен, бұйрықпен бекітілсе, бекіту белгісі бекітілді сөзінен
және құжаттық атау септігінде атынан дата мен нөмерден тұрады.
Бекіту белгісі реквизиті құжаттың оң жағына орналасады.
Резолюция. Резолюция реквизитті кіріс құжаттары мен ішкі құжаттарға
қойылады. Бұл реквизит құжаттың жоғарғы оң жағында орналасады. Хаттар мен
факстарда резолюция адресат пен мәтін реквизиттерінің арасына
орналасады. Резолюция құжаттың орындалуына қойылатын талаптарды немесе
басшының мәселеге немесе сұраққа қатысын қамтиды. Резволюция реквизиті
келесі элементтерден тұрады:
- орындаушының аты-жөні;
- тапсырманығ мазмұны;
- орындау мерзімі;
- басшының жеке қолы және дата.
Резеолюцияның немесе тапсырманың мазмұны келесі түрде болуы мүмкін:
О.Р.Васильеваға 04.05.96-ға дейін келісім туралы факс жіберу
А.В.Скоринаға 01.05.96-ға дейін келісім жобасын дайындау.
Мәтіннің атауы. Мәтіннің атауы – құрастырылушы құжаттың мәтінің
негізгі мазмұнының қысқаша сипаттамасы. Мәтіннің атауы құжат түрінің
атауымен сәйкестендіріліп, не туралы немесе ненің сұрақтарына жауап беруі
тиіс. Мысалы, АҚ қайта құру туралы бұйрық. Протокол, нұсқау, акт, жарғы,
келісім шарт сияқты құжаттардың мәтінінің атауы олардың атауымен
сәйкестендірілуі тиіс. Мысалы, мүліктерді тізімге алу акті, Директорлар
кеңесі мәжілісінің протоколы, Мәтіннің атауы дата реквизитінен кейін
орналасады. Мәтіннің атауы екі қатардан аспау керек.
Мәтіннің атауы құжаттармен жұмысты неғұрлым жеңілдетеді, себебі бүкіл
құжатты оқымай-ақ мәтіннің атауына байланысты оның мазмұны жайлы білуге
болады. Сонымен қатар оның тіркелуі орындалуы, құжаттың іске тігілуі жайлы
білуге де болады.
Тіркеу белгісі. Тексеру белгісі қызыл қаламмен немесе арнайы штамппен
белгіленеді. Бұл реквизит мәтіннің атауымен қатарлас құжаттың сол жағында
орналасады. Егер құжаттың мәтінінде қосымшалар жайлы айтылса, онда
қосымшалар көлемін қысқаша түрде рәсідеуге болады. Мысалы, Қосымша: 3
бетте, 2 экз.
Егер мәтінде қосымшалар көрсетілмеген болса, онда оларды толық және
міндетті түрде көрсеті керек. Мысалы, 1. Храст АҚ келісім шарты жобасы
20б. 2 экз. Қосымша:2. Жұмысшылардың тізімі 2б. 2 экз.
Егер құжаттың қосымшасы болып қосымшасы бар құжат саналса, онда
қосымша көлемінде сол қосымшасы бар құжаттың беті көрсетіледі. Мысалы,
Қосымша: 21.10.96. аренда келісімі №8 және оған қосымша 15б.
Қосымшаның құжаттарында барлық реквизиттер толық болу керек. Сонымен
қатар қосымшалардың жоғарғы оң жақ бұрышында оның негізгі құжатпен байлнысы
көрсетіледі. Мысалы,
Қосымша 1
АҚ Эра басшыларының бұйрығына
01.04.96. №17
Қол қойылатын белгі. Қол қою – кез-келген құжаттың міндетті реквизиті.
Ол жеке немесе іскерлік құжат болуы да мүмкін. Қол қою реквизиті келесі
элементтерден тұрады:
- құжатқа қол қойған адамның лауазымы;
- қолы;
- қол қоюшының аты-жөні.
Мысалы,
Директор қолы А.В.Рогов
Егер құжат бланкіден рәсімделмеген болса, онда құжатқа қол қоюшының
лауазымы толық түрде көрсетіледі. Мысалды,
ЖАҚ Реал+ директоры қолы А.И.Смелов
Құжатқа бірнеше мүшенің қол қоюына байланысты олардың қолдары бірінен
кейін бірі лауазымына байланысты қойылады.
Директор қолы И.Г.Орлов
Бас бухгалтер қолы Н.Н.Зотова
Құжатқа лауазымдары тең бірнеше мүшелердің қол қоюына байланысты
олардың қолдары бір деңгейде қойылады. Мысалы,
Диз АҚ директоры ГЭЗ ЖШС директоры
Қолы П.К.Лан Қолы И.В.Розов
Егер қол қоюға қарастырылған басшы жоқ болса, оның орнына сол басшының
көмекшісі немесе оның қызметін орындаушы адам қол қоя алады. Бұл жағдайда
сол қол қойған адамның лауазымы мен аты-жөні толық көрсетілуі тиіс.
Комиссия мүшелері қабылдаған құжаттарда олардың лауазымы емес, осы
комиссиядағы міндеті көрсетіледі. (төраға, комиссия мүшесі). Ұжымдық
ұйымның құжаттарына сол ұйымның төрағасы мен хатшысы қол қояды. Қол қою
реквизиті мәтін және қосымша реквизиттерінен кейін орналасып, келесі
түрде басылады:
қол қоюшының лауазымы сол жақ шеттен қолды 48 басылымдық белгіден
кейін (12 см)
Мөр қойылатын орын. Ұйымның құқын кепілдендіретін немесе лауазымды
адамдардың қолын бекіту үшін құжаттарға мөр қойылады. Мөр құжатқа қол
қойған адамның лауазымына басылады. Мөрдің сақталуы мен сақталу орнына
жауапты адамды мекеменің басшысы тағайындайды.
Көшірменің куәландырылғаны туралы белгі. Басқарушы тек қана құжаттың 1
экземплярына ғана қол қойса қалған оның көшірмелерін хатшы-референт
куәландырады. Бұл реквизит қолы реквизитінен кейін орналасады.
Көшірменің куәландырылғаны туралы белгі дұрыс сөзімен көрсетіледі.
Сонымен қатар мұнда куәландырушының лауазымы, оның жеке қолы және дата
көрсетіледі.
Көшірмені басқа ұйымдарға жіберген немесе оны қолға берген жағдайда
куәландырушының қолын тмөрмен бекітеді. Бұл жағдайда құжаттың көшірмесінің
заңдық күші болады.
Орындаушы туралы белгі. Құжатты орындаушы туралы белгі, яғни
орындаушының аты-жөні, оның телефон нөмері құжаттың соңғы бетінде сол жақта
қолы реквизитінен кейін көрсетіледі. Мысалы,
Серова 2360126
Бұл реквизит құжатты орындаушы жайлы және туындаған сұрақтарды анықтау
үшін маңызды болып саналады. Орындаушының фамилиясының атына оның аты-
жөнінің бірінші әріптерін және басылып шығарылған құжаттың экземпляр
көлемін, басылған күнін көрсетуге болады. Мысалы,
Петров 2391561
К.Н.2 27.09.96
Құжаттың орындалғаны туралы және оның деректемеге жіберілгені туралы
белгі. Егер құжат орындалса, яғни оның барлық сұрақтары шешілсе, ол құжатқа
құжаттың орындалғаны туралы және оның деректемеге жіберілгені туралы белгі
қойылады:
Бұл белгі келесі элементтерден тұрады:
- деректемеге және іс нөмері сөздері, мұнда құжат сақталады;
- құжаттың орындалғаны датасы мен нөміріне сілтеме;
- егер құжаттың орындалғаны туралы мәлімет жоқ болса, онда орындалуы
жайлы қысқаша мәлімдеме;
- құжатты орындаушының қолы және белгі қойылған датасы.
Құжатты автоматты іздестіруге арналған белгі. Құжатты копмьютердің
жадысына енгізгенде оның астыңғы жағына арнайы белгі қойылады. Бұл белгіде
файлдың аты, құжатты компьютерге енгізушінің аты-жөні немесе құжаттың коды
мен датасы. Бұл белгі мыналар үшін қажет:
- құжаттың компьютерге қайта енгізілуін болдырмау;
- компьютерден файлдың аты бойынша құжатты тез іздестіру;
- осы құжатқа жауап қайтару кезінде оның мәтінін және басқа да
реквизиттерін қолдану;
- құжатты компьютерге енгізушіні білу.
Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі.
Бұл белгі құжаттың алғашқы парағының астының оң жағына орналасады және
келесі элементтерден тұрады: мекеменің қысқартылған атауы, құжаттың келіп
түскен датасы және оның кіріс нөмері.
Басқару құжаттарының ресімделуі. Кез-келген мекеменің қызметі бірнеше
құжаттарды құрастыру арқылы жүзеге асады. Ол құжаттар бірнеше түрге
бөлінеді. Ұйымдастырушы құжаттар (жарғы, келісім, штаттық кесте, нұсқау,
ішкі еңбек тәртібінің ережесі), өкіметтік құжаттар (бұйрық, шешім), жеке
құжаттар (еңбек шарты, жеке іс, жеке есеп шот, еңбек кітапшалары), қаржылық-
бухгалтерлік (негізгі кітап, жылдық есеп, бухгалтерлік баланстар, пайда мен
шығынның есебі, жоспарлар және т.б.), ақпараттық-анықтамалық құжаттар (акт,
хат, факс, анықтама, телефонаграмма, баяндау хат және т.б.), жоғарғы
органдардың нормативтік құжаттары (салық басқармасының құжаттары және т.б.)
Әрбір ұйымдсатырушы өкімгерлік құжаттардың ресімделу үлгісі болады.
Ресімделу бөлімі барлық құжаттарда бірдей болады, тек қана тақырыптары
өзгеше болады. Сыртқы құжаттарда міндетті түрде мекеменің мекен-жайы
көрсетіледі, ал екінші құжаттарда мекеменің мекен-жайын көрсету міндетті
емес.
Бұйрық – жетекшінің мекемені басқару барысында, алда тұрған маңызды,
ағымдағы, күнделікті, кадрлық мәселелерді шешу мақсатында беретін,
қарамағындағылар орындауға тиісті нормалардан тұратын өкілеттік құжаттың
бір түрі. Бұл құжаттың жауапкершілігі оған қол қоятын лауазымды адамға
жүктеледі. Жұмыс жүргізу ыңғайлы болу үшін мекемеде бұйрықты екі топқа
бөледі:
- мекеменің негізгі жұмыстарына байланысты;
- жеке құрамға байланысты.
Ірі мекемелердің маңызды іс-әрекетіне байланысты бұйрықтар А4 форматты
қағазда басылады. Бұйрықтың мынадай реквизиттері бар: мекеменің елтаңбасы,
атауы, құжат аты, жазылған күні, орны, индекс, тақырып, қолы, қол қойған
адамның аты-жөні, келісім туралы белгі.
Бұйрық мәтіні әдетте екі бөліктен тұрады:
1. констатациялық (айқындаушы, анықтаушы, фактіні көрсетуші бөлігі)
бөлікте, бұйрықтың мақсаты, бұйрықты беруге негіз болған факт көрсетіледі.
Өкілеттік құжаттың тақырыбы, нөмері, датасы жазылады. Мысалы,
Бұйрық №125
Алматы қаласы 20 желтоқсан 1999 ж.
2000 жылы жұмыс тәртібін қалыптастыру, жұмысшылар арасында еңбек
тәртібін қалыптастыру және бөлімшелер жұмысын реттеу мақсатында.
Егер бұйрықтың берілуіне жоғары тұрған ұйымнан келіп түскен құжат
негіз болса, онда ол құжаттың аты, ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 4
I- тарау. Басқару құжаттарын құрастырудың ерекшеліктері.
1.1. Құжаттарды толтыру және
топтастыру ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... . ... ... 7
1.2. Құжаттарды
құрастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... . 12
II-тарау. Құжаттарды рәсімдеу – іс жүргізудің негізі.
2.1. Құжаттарды рәсімдеу тәртібі мен Құжаттардағы міндетті реквизеттер..21
2.2. Басқару және жеке құжаттарының рәсімделуі мен құжат мәтініне қойылатын
талаптар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... ... 24
III-тарау. Оңтүстік Қазақстан облысының Шардара ауданындағы М.Әуезов
атындығы орта мектебіндегі басқару құжаттар құрастыру мен рәсімдеу
талаптары.
3.1. Мекеменің құрылымы мен құжат
түрлері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...47
3.2. Басқару құжаттарының құрастырылуы мен
ресімделуі ... ... ... ... ... ... . .. 55
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 63
Қолданылған әдебиеттер
тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... 65
Қосымшалар.
Кіріспе
Іс жүргізуде ұйымдастыру кәсіпорындағы іс қағаздарды жүргізу және
оларды басқару жұмыстарының жиынтығымен сипатталады. Құжат дегеніміз кез
келген кәсіпорындағы заңды немесе заңсыз тұлғамен толтырылған, арнайы
басылып шыққан іс қағаздарына жазылған ақпараттар. Құжат жазбамен бірге
туындады, алғашқыда мүліктік қарым-қатнас құралы ретінде кейіннен жазбаның
дамуына байланысты, араласу құралы және ақпарат тарату арқылы қолданылды.
Құжат адам ақыл ойының ең қажетті қоймасы болып саналады. Бұрыннан бері
бізге әр түрлі жетті. Соның көмегімен, сол бұрынғы кездегі атомымыздың
тарихын, тұрмыс ерекшелігін және әр түрлі қарым-қатынастарын біле аламыз.
Іс құжаттарын толтыру мемлекеттік стандартттарға сай орындалу,
реквизиттердің дұрыс орналасуы болып табылады. Толтырылған әрбір құжаттың
өзіне тән реквизиттері болады. Іс қағаздары басқару қызматіндегі негізгі
бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет ету барысында
шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан
айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіруді, оны
ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты
ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты . Іс қағаздарын жүргізү – басқару
процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы
ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады.
Іс қғаздарын жүргізу – мекеме жұмыстарының нақты құжаттармен, деректер мен
реттелеген, дәйектелген жүйесі.
XXI ғасырда тәуелсіз ел ретінде енген республикамыздың әлеуметтік,
экономикалық, мәдени өмірде үлкен өзгерістер болып жатыр. Солардың ішіндегі
ең өзектісі, ең алдымен қолға алынатыны – қазақ тілінің конституциялық
мәртебесін мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қоғамдық қатнастардың
барлық саласында жүзеге асыру. Қазқастан Республикасының Президентінің
жарлығымен бекітілген Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік
бағдарламасы. тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезінде негізгі төрт
бағытта іс шаралар жүргізеді. Соның бірі – ресми іс жүргізуді мемлекеттік
тілге кезкң- кезең мен көшірудің нақты негізін жасау. Қалай десек те,
республикада мемлекеттік органдар іс қағазын мемлекеттік тілде жүргізүге
бет бұрды. Бұл үкен істің өзінен-өзі жолға түспейтіні әбден белгілі. Одан
шығудың жолы – орыс тіліндегі нұқаларды негізге ала отырып, ана тіліміздің
заңдылықтарын сақтап, ұлттық іс қағаздарымызды жүргізуді қалыптастыру. Ал
осы ретте мемлекеттік және мемлекеттік емес органдарда, мекемелерде,
ұйымдар мен кәсіп орындарды мемлекеттік тілде іш жүргізу, қатынас
қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда, құжат айналымын іске асыру – бүгінгі
таңда өткір тұрғын мәселе. Қазақ тілінің мемлекеттік тіл мәртебесін
толыққанды жүзеге асыру үшін осы саладағы істі жандандыру керек, ал бұл
мемлекеттік деңгейде енді - енді қолға алынып жатқан шара.
Қазақстан республикасындағы халықтар мәдиниетінің өзара әсері ең
алдымен олардың тілдерінің бір – бірімен қарым қатынасы негізделеді. Біздің
мемлекетіміздің саясаты еліміздегі барлық тілдердің гүлденіп өркендеуіне,
өмірдің барлық саласында қолданылуына лайықталған бағыт ұстап отыр. 1997
жылы 11 шілдеде Қазақстан Республикасындағы тіл туралы заң қабылданып,
1998 жылы 5 қазанда Қазақстан Республикасының Призиденттің жарлығымен оны
жүзеге асыруды мемлекеттік бағдарламасы бекітілді. Жоғары оқу орындары мен
мектептерде, колледждер мен лицей, гимназияларда қазақ және орыс тілдерінде
іс жүргізу арнайы оқытыла бастады. Іскерлік қатынастан жөнінде орысша –
қазақша және қазақша орысша оқу құралдарының жеткіліксіздігі білім
саласында ғана емес, күнделікті басқару, қарым – қатынас процестеріне де
кедергі келтіреді.
Әрбір қызметкер мейлі ол қатардағы, не жоғары лауазым иесі болсын, әр
түрлі іс қағаздарының – хат, арыз нұсқау, сенім хат т.б. жазылу, толтыру
үлгісін білу қажет.
Басқару құжаттары ұйымдастырушылық бағыттағы істермен қатар күнделікті
ағымдағы басқару мәселелерін де қамтиды. Басқару ұғымы ерте кезеңнен бастап
пайда болдып және адамзаттың эр түрлі кезеңге аяқ басқан сайын өзгеріп
отырды. Басқару ұғымын негіздеуге қатысты теориялық бірнеше көзқарас
қалыптасқан. Жалпы қалыптасқан ұғым бойынша басқару дегеніміз – аса
айырмашылығы бар функция. Қоғамдық еңбек процесінде өзендік табиғатына
сәйкес қалыптасқан. Қандайда болсын қоғамдық жиын бір басқаруды қажет
етеді. Ол жеке жұмыстар арқылы жалпы функция арқылы жүргізіледі. Себебі
міндетті түрде талаптардың орындауын ғажет етеді.
Құжаттау дегеніміз – кез келген мекеменің қызметін әрекетін көрсететін
құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, сондай- ақ
оларды қабылдау, тіркеу, ол бойнша жұмыс істеу, орындалуын бақылау,
құжаттарды қолдануға дайындау, мұрағатқа дайындау сияқты толып жатқан
жұмыстар кіреді. Басқару қызметіндегі құжаттарды қарастыру мен талаптарға
сай дұрыс және сауатты ресімдеудің маңызы өте зор.
I – тарау.Басқару құжаттарын құрастырудың ерекшелігі.
1.1 Құжаттарды толтыру және топтастыру.
Кәсіпорын үлкен болған сайын, оны басқарудың жүесіде күрделене түседі.
Олай болса іске өкілеттілікті ажыратуға, құжат толтырудағы бірлескен іс
әрекетке жауаптырақ қарауа тура келеді. Жарғы мен құрылтай шарты компанияны
ашумен қайта құру және тарату жұмыстары тек құрылтайшылар мен акционерлер
ғана істей аладытынын белгілеп береді. Олардың жиналысы ғана кәсіпорынның
ұзақ мерзімді түпкі мақсатын айқындайды, компанияның басшылығы (директорлар
кеңесін) жабық сайлайды не тағайындайды. Бұл органның құрамына
кәсіпорынның ішкі бөлімшелерінің директорлары және басқа кәсіпорынның қаржы
мекемелерінің өкілдері менеджерлар мен ғылыми қызметкерлер кіре алады.
Жоғарғы басшылық органы тек маңызды мәселелерді ғана қарастырады. Атқарушы
органның басшысы кәсіпорнды тікелей және күнделікті басқаратын президент не
бас директор болуы мүмкін. Ағымдағы басқару құрылымы орталықтандырылған
немесе орталықтандырылмаған болуы мүмкін.
Орталықтандырылған құрылымда барлық қызмет басқару жөніндегі вице-
президентке бағынады. Басқа вице- президенттер ( өндіріс, транспорт,
өткізу, қаржы т.б бойынша) президентке бағына отырып бөлімдер мен
қызметтерді тікелей басқармайды.
Орталықтандырылмаған жүйе – арнаулы қызметтердің вице- президенттерге
бағынуын қажет етеді.
Басқарудың өзара бағыныштылық тізбегі кәсіпорынның көлемі мен басқару
қызметіне байланысты екі, үш және төрт звенолық жүйеден тұруы мүмкін.
Басқарудың түпкі мақсатын таңдауда ең алдымен барлық басқару бөлімдерінің
бақылауда болуын, жауапкершілігін және қызметтердіңнақты бөлінісін,
тиімділікті басшылыққа алған жөн.
Құжат толтырудың біртұтас ережеін Қазақстан Республикасы ьәдениет
ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің мұрағаттары мен құжаттарды
басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда
Қазақстан Республикасы министрлер Кабинеті бекіткен Қазақстан
Республикасында барлық ұйымдық – құқықтық нысандардағы кәсіпорындар,
мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқаруды және құжат жүргізүдің
негізгі ережелері деп аталатын №562 қаулысы болып табылады. Ережеде
құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары
айқындалған.
ГОСТ 6.10.1-88 бойынша Қазақстан Республикасында қызмет
ерекшеліктеріне қарай Құжаттолтырудың біріңғай жүйесі. Негізгі
ережелер(Алматы, 1992 ж.) белгіленгін. Осы мемелекеттік стандартқа сәйкес
құжат толтырудың 16 біріңғай жүйесі бар:
1. жоспарлы;
2. есептік- санақтық;
3. алғашқы есептеу;
4. қаржылық және бухгалтерлік есептік;
5. ақшалай есеп айыру;
6. ұйымдық- өкімдік;
7. баға белгілеу бойынша;
8. материалдық техникалық жабдықтау мен өткізу бойынша;
9. сауда бойынша;
10. сыртқы сауда бойынша
11. құрылыс жобасы;
12. өнертапқыштық және жаңалықтар ашу бойынша;
13. әлеуметтік қамсыздандыру бойынша ;
14. транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару жұмысы
бойынша ;
15. еңбек және әлеуметтік мәселелер бойынша;
16. халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша;
Ұйым өзінің қалыпты қызмет етуіне қажет салалық құжаттар табелін
әзірлейді. Ондай табальге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат түрлері, сондай-
ақ есептеу техникалық құралдары арқылы жасаалған түрлері де енеді.
Құжаттарды басқару қызметі салалық бөлімдердің барлығына бірдей іс
номенклатурасын жасап шығарады. Қағаз санының шектен тыс көптігінен
оларды жасауға көп күш, уақыт кетеді. Мұның өзі тікелей іске, ауызша
түрдегі жеке қарым – қатынасқа кедергі келтіреді.
Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды толтырудың
біркелкілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Бірақ бұл –
құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы басқарудағы
жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты
түрдегі заңдылықты жолға қояды.
құжат - латын тілінде куәлік, дәлелдеу тәсілі деген мағына
береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар:
1) қандай да бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол
жүруге деген) растайтын іс қағазы;
2) жеке басты ресми түрде куәләндыратын құжат (төл құжат);
3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар).
Кәсіпорынды басқару мәлметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім
қабылдап оны орындаау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс
болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат
мәләметтер керек болды. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс.
Дегенмен хабардың толықтығы мұның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның
мәні де басты мәселелердің көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың
көптігі оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет
ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап – түсінуге ыңғайлы күйге түсіреді
керек етеді. Осы жұмыстың бәрін құжаттың толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың
сапасы оның толықтығы, оралымдылығы және анықталғанмен ғана емес, сондай-
ақ оның ықшамдылығымен, қолайлылығымен айқындалады. Сондықтан құжаттар
тікелей қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағынан
жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің
табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар
мәләметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы қорғалатын істі
белгілудің тәсілі болып табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар
жоспарлауды қаржыландыруда несие беруде, бухгалтер есептеу мен есеп
беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадырлық жағынан қамтамасыз
етуге т.б қоллданылады. Құжаттарды мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар
мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы қатынастар үшін
қызмет етеді. материалданған (құжат түріндегі) заңды күші бар мәлметтер
төрем сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе
халықтың сотта еңбек тартыстары шешуде қандай бір фактоның негізгі дәлелі
ретінде қызмет етеді.
Кәсіпорының не йымның құжаттары белгілі бір мәдени – тарихи құндылыққа
ие, мемлекеттің мұрағат қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар
мемлекеттік мұрағатқа тапсырылуы тиіс.
Құжаттарды топтастыру- оларды ұқсастықтармен айырмашылықтары бойынша
бөлу болып табылады.
Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар графикалық, акусикалық (фото, кино –
бейне құжаттар) болып бөлінеді.
Мазмұнына қарай – ұйымдық- өкімдік, қаржы – есеп, жабдықтау- өткізу
құжаттары болып бөлінеді.
Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар,
хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т.б.
Түріне қарай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға
бірдей болып бөлінеді.
Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып
бөлінеді.
Шығу тегіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін
және құпия болып бөлінеді.
Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді,
Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші донасы ) және көшірме құжаттар
болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск –шығыс- құжатының толық
көшірмесі, выписка – құжаттың бір бөлігінің көшірмесі, дубликат- құжаттың
жоғалғанда беретін екінші нұсқасы болып беріледі.
1.2. Құжаттарды құрастыру.
Қандайда бір фирма немесе ұйым, кәсіпорын құрылатын болса, ең алдымен
басқару құжаттары құрастырылады.
Мемлекет заңыеа сәйкес құрылтай құжаттары жарғы мен құрылтай жарты,
фирманың негігі құжаттары ретінде, міндетті түрде наториалдық куәландыруды
талап етеді. екі құжатта мазмұндары сәкестендіріліп, мұқият дайындалған
болуы тиіс, олар банктер, салық, төрелік сот, әділет және рұқсат қағаз
беруші ұйымдар тарапынан қатаң текесеруден өтеді.
Жарғының – деректемелер:
1. құрылтайшылар жиналысының бекіту белгісі
2. мемлекеттік тіркеудің белгісі
3. мәтіннің атауы
4. жарғының мәтіні
5. фирманың атқарушы органы басшысының қолы
жарғының негізгі дерекетемесі – мәтән- ол сонымен рет тәртібі қатаң
белгілінбеген бөлімдерден тұрады. Алайда мәтін де мынадай мәләметтер
берілуі тиіс:
➢ жалпы ережелер: Ұйымдық- құқықтық нысаны, атауы, мекен
жайы;
➢ Қызметтің мақсаты мен мәні (туризм, сауда, жарнамалық және
делдалдық қызмет);
➢ Серіктестік қатысушыларының құқықтары мен міндеттері және
жауапкершілігі;
➢ Мүлкі, қорлар, табысы;
➢ Басқару және бақылау органдары;
➢ Жұмысшылардың еңбегі, жалақысы және оларға берілетін
әлеуметтік кепілдік;
➢ Есеп алу және есеп беру;
➢ Қызметін тоқтату;
Жарғының үлгісі.
Жарғы
Бекітілді
00.00.00.
Құрылтайшылар
жиналысының
хаттамасы
Басылым орыны
00.00.00.№1
Мәтін
Бас директор Қолы Тегі, есімі, әкесінің аты.
Құрылтай шарты - бұл азаматтардың заңды тұлғалардың тауар өндіруге
басқа қызметке қажет қаржыларын немесе басқа мүліктерін біріктіру
жөніндегі келісім. Тараптар құқықтық жағдай жасауға яғни, мемлекеттің
рұқсатмен нарық ерекшесіне сәйкес қандайда бір іспен шұғылдануға икемді
заңды тұлға жасауға міндеттеледі. Егер жарғыда ұйымдық –құқықтың жағына
қатты көңіл бөлінсе щартта кәсіпорынды қалыптастырудың мүліктік жағына
айрықша мән беріледі. Қазақстан Республикасы азаматтык кодексіне ( 41
бөлім, 4 бап) сәйкес, құрылтайшылар заңды тұлға құруға міндеттенеді, оны
құру жөніндегі бірлескен қызмет тәртібін, оның менщігіне ( шаруашылық
жүргізуіне) өз мүлкін беру және оның қызметіне қатысу ережелерін
белгілейді.шартта табыс пен шығынның құрылтайшылар арасындағы басқару,
құрылтайшылардың мүшеліктен шығуы заңды тұлғаға қажет болған жағдайда оның
жарғысын бекіту көрсетіледі.
Құжаттық деректемелер:
➢ Құжаттың аты- шаруашылық серікткстік құру туралы құрұлтай шарт (
ЖШС,АҚ екені және оның аты көрсетіледі) ;
➢ Шарттың жасалған орны
➢ Шартың жасалған күні
➢ Шартың мәтіні
➢ Құрылтайшылар қолы
Құрылтай шарты мәтініне мынандай өнімдер енцуі мүмкін:
➢ Құрылтайшылары аталған кіріспе бөлім
➢ Шарттың мәні- ұйымды құру ниеті, қандайда мақсатпен құғаны
➢ Оның заңды мекен-жайы көрсетіледі
➢ Серіктестік қызметінің шарттары
➢ Серіктестік басқару
➢ Құрылтайшылардың міндеті
➢ Құрылтайшылардың құқықтары
➢ Құрылтайшылар мен серіктестіктің жауапкершілігі;
➢ Серіктестік қызметін тоқтату;
Құрылтай шартына мүшелерінің келісімі бойынша басқа даережелерді
енгізуге долады.
Құрылымдық бөлімшелер (бухгалтерия, жарнама, өткізу, күзет бөлімдер)
жарғыға бағына отырып, соның негізіне күнделікті жұмыстарын жүзеге
асыратын құжатқа да ие болады. Ондай құжат құрылымдық өлшемдер туралы
ереже болып табылады. Ереже әрьәр бөлімше үшін жеке жасалынады және
онда бөлімшенің құқықтық мәртебесі міндеттері, қызметтері, құқығы,
жауапкершілігі мен міндеттемелері көрсетіледі.
Мәтәннің жалпы ережесінде бөлімшелердің бағыныштылығы, басшыны
тағайындау және босату тәртібі, басшыға қойылатын квалификациялық
талаптар, басшы болмаған кезде оны ауыстырудың тәртібі көрсетіледі.
Бөлімде құрылымдық бөлімше басшылыққа алатын құқықтық актілер аталады.
негізгі міндеттер атты бөлігінде аталған бөлімшенің қызметінің
бағыты баяндалады.
Қызметтер бөлімінде шаруашылық қызметінің нақты түрлері
көрсетіледі.
Құқықтар мен міндеттемелер бөлімінде бөлімшені басшылық пен басқа
бөлімшелерге және өзге ұйымдарға қатысты алғанда орындайтын
міндеттемелері мен қызметтерін жүзеге асыруға қажетті құқықтары
ашылады.
Жауапкершілік бөлімінде міндеттемелерді мезгілінде орындамағаны
немесе сапасызорындалғаны үшін, яғни берілген құқығын дұрыс
пайдаланбағаны үші бөлімше басшысы қандай қай мөлшерде және кім
жауапкершілікке тартаны сипатталады.
өзара қарым – қатынас байланыстар бөлімшенң жұмыстарды да қызметін
тексеру қалай жүзеге асатыны оның қайта құрылуымен таратылу сияқты
мәселелер айқындалады. Бұл ережелерде бөлімшелердің жетекшелері, вице-
президенттер жасап оларды бірінші басшы бекітеді осы бекіту сатысында
кәсіпорын қызметтері арасында жауапкершілік пен құзіреттерін болу нақты
жүзеге асады.
Құжат үлгісі
Кәсіпорын атауы Кәсіпорын
атауы
(қазақ тілінде) (орыс
тілінде)
Ереже
бекітемін
00.00.00.№00
Кәсіпорын басшысы
Алматы
қолы тегі, есімі, әкесінің
аты.
Мәтіннің құрылысы.
Жалпы ережелер. Негізгі міндеттер. Қызметтер. Құқықтары мен
міндеттемелер. Жауапкершілігі. Өзара қарым – қатынасы. Байланыстар.
Жұмыстың ұйымдастырылуы.
Құрылымдық бөлімшенің басшысы.
Қолы Тегі, есімі,
әкесінің аты.
Лауазымдық нұсқаулық кәсіпорын қызметкерлерінің құқықтық жағдайын,
қызметтерін, құқықтарын, міндеттері мен жауапкершілігін белгілейді.
Жақсы жасалған тәжірибеде сеналған құжат үміткерді лауазымды қызметті
таңдауға жақсы бағдар болады. Соған қоса ол үкіметкерлерді аталған
лауазымға алуда келісім –шарттардың көлемін елеулі түрде қысқартуға
мүмкіндік береді. Тиімді басқару жұмысы лауазымды адамның қызметі мен
сол қызметті жүзеге асырудағы мүмкіндіктердің тепе-теңдігі арқылы
мүмкін болады.
Лауазымды нұсқаулардың тепе – теңдігі мынаны білдіпеді. Лауазымға
тек оларды орындау орындалатын қызметтер ғана беріледі. Соның өзінде
құқытары мен міндеттері өзара теңестірілуі керек, яғни әрбір
міндеттеме белгілі бір белгілі бір құқықпен қамтамассыз етілуі қажет
және әрбір құқық тек белгілі бір міндеттемелердің арқасында жүзеге
аасырылу тиіс. Жаупкершілік көлемімен биіктік көлеміде солай
сәйкестендірілуі қажет, яғни брнәрсеге жауапкершлік соған сай билік
көлемімен қамтамасыз етілуі керек және керісінше.
Лауазымда нұсқаулық мәтініне ең алдымен жалпы ережелер кіреді онда
маманның қызмет аясы, оны тағайындау, ауыстыру және босату тәртібі
белгіленеді, квалификациялық талаптар анықталады. Сондай-ақ ол кімге
бағынатыны, кімді басқаратыны айқындалады. Бөлімде маман өз жұмысында
басшылыққа алуға тиіс заң актілері көрсетіледі.
Қызметтері бөлімі маманының қызметінің бағыттарын анықтайды.
лауазымдық міндеттемелері бөлімінде маманның нақты міндеттері,
басқару процесіне қатысу түрлері (басқарады, бекітеді, даярлайды,
қамтамасыз етеді, орындайды, бақылайды т.б) санамалап көрсетеді.
Құқықтары бөлімінде маманның өз міндеттемелерін орындауға қажетті
құқықтыры анықталады.
жауапкершілік бөлімі өз міндеттерін сапасыз және өз мезгілінде
орындамағаны үшін жауапкершілікті белгілейді.
лауазым бойынша байланыстар бөлімінде хабар алмасумен қызметтік
өзара қатынастар шеңбері, құжаттардың жүргізілу тәртібі тағы басқа
белгілінеді.
Лауазымдық нұсқаулықты бөлімшенің басшысы жасайда және кәсіпорынның
диреторы бекітеді.
Лауазымдық нұсқаулық нысаны.
Кәсіпорын атауы
Кәсіпорынның атауы
(қазақ тілінде)
(орыс тілінде)
Лауазымдақ нұсқаулық
бекітемін.
00.00.00 .№00
кәсіпорын басшысы.
Қолы
Тегі, есімі, әкесінің аты.
Алматы.
Лауазымның атауы
Мәтін.
Құрылымдық бөлімшенің
Басшысы.
Қолы
Тегі, есімі, әкесінің аты.
Бұрыштама.
Жеке құрам бойынша ереже- бұл құжат дәстүрлі түрде Ішкі еңбек
тәртібінің Ережесі деп аталады. Ондв жұмысшыларды жұмысқа алу, босоту
тәртібі, кәсіпорын қызметтердің негізгі ұғымдары, міндеттері,
кәсіпорындағы еңбек шарттары мен ұйымдастырылу анықталады. Құжат еңбек
туралы заңға негізделеді, жұмыс беруші мен жұмысшының өзара қатынас
реттейді. Құжаттаың үлгісі мынадай деректерден тұрады: кәсіпорынның
атауы, құжаттың аты, күні, нөмірі, шығарылған орны, мәтәннәң тақырыбы
(жеке құрам туралы) бекіту белгісі (гриф) құрастырушылардың бұрыштамасы
(виза), құжаттың еңбек ұжымы мен келісілген туралы белгісі.
жалпы ережелерде ереженің құқықтық негізі анықталады, мамандардың
санаттары белгіленеді (жұмысшы қызметкерлер, қызметкерлер, жұмысшылар)
Жұмысқа алу бөлімінде түрлі санаттағы қызметкерлерді қызмекерлерді
жұмысқа алудың тәртібімен мерзімі, еңбек қатынастарын рәсімдеудің
тәртібі түсіндіріледі.
жұмыс уақыты мен демалыс уақыты бөлімінде жұмыс аптасының, жұмыс
күнінің ұзақтығы, демалыс күндері, мерзімінен артық жұмыс істеудің
шарттары белгіленеді.
еңбек демалысы бөлімінде демалыстың ұзақтығы, кезеңдері, ақы төлеу
және демалыстың әртүрлі түрлерін алудың тәртібі қарастырылады.
Демалысқа шығу құқығының болуына еліміздің заңымен кепілдік беріледі.
Ережеде құқық бұзылмауы тиіс.
еңбекақы, әлеуметтік сақтандыру және өтем ақы төлеу бөлімі өте
маңызды бөлім болып есептеледі. Бұл бөлімде еңбекақының түрі (
келісімді немесе мерзімді), еңбек үшін сыйақының көлемі мен шарттары
еңбек ақыны төлеудің кезеңдері, өтем ақының мөлшері мен төлеу тәртібі
анықталады.
мадақтау және жазалау шаралары бөлімінде моральдік және
мотериалдық мадақтау, жазалаудың түрлері, шарттары және тәртібі
белгіленеді.
қызметтен босату бөлімінде әртүрлі санаттағы жұмысшыларды
қызметтен босатудың шарттары мен тәртібі, бұл жағдайдағы кепілдіктер
мен өтем ақылар қарастырылады.
Қызметке алу, босату, жазалау жөніндегі еңбек даулары бағыныштылық
немесе заңдар негізінде шешіледі.
Штат кестесі- кәсіпорынның құрылымы, сандық құрамы, біріншіден
құрылым және штат саны деген құжатта бекітіледі. Құжаттың мәтіндік
бөлігі кесте түрінде орындалады. Онда кәсіпорынның барлық құрылымдық
бөлімшелері, оларға кіргізілген қызмет түрлері және әр қызмет түрі
бойынша штаттық тұлғалар соны көрсетеді. Құжат кәсіпорынның бланкісінде
жасалып, оған басшының орынбасары қол қояды, бас есепшімен келісіліп,
бірінші басшы бекітеді. Кәсіпорынның лауазымдық және сандық құрамы
есептеліп, штат кестесінде бекітеді. Ол кәсіпорынның бланкісінде
толтырылып, қызмет түрінің тізімі, штаттық тұлғалардың саны, қызмет
ақысы, қосымша ақы және жалақының айлық қоры туралы мәліметтерді
береді. Штат кестесінде кәсіпорын басшысының орынбасары қол қойып бас
есепшімен келісіле отырып, кәсіпорынды кәсіпорын басшысы бекітеді.
II –тарау. Құжаттарды ресімдеу іс жүргізудің негізі.
2.1. құжаттарды ресімдеу тәртібі мен құжаттардағы міндетті
реквизиттер.
Мекеменің бланкілерінің өзіндік реквизиттер жиынтығы және олардың
орналасу тәртібі болады. Бланкілер типографиялық әдіспен немесе
компьютерді даындау арқылы жасалады. Құжаттар мекеме мәртебесін
құрамдас бөлігі болып табылады. Бланкілердің келесі түрлерін қолдануға
болады:
➢ Ішкі құжаттарға арналған бланкі (бұйрық, хаттама, шешім)
➢ Сыртқы құжаттарға арналған бланк (хат, факс,)
Ішкі құжаттарға арналған бланк келесі элементтерден тұрады:
мекеменің ел таңбасы және атауы.
Сыртқы құжаттарға арналған бланк келесі элементтерден тұрады:
мекеменің елтаңбасы, атауы, мекен жайы, телефон номері, дата және құжат
номері.
Бланкілер екі түрде дайындалуы мүмкін: Реквизиттердің бұрышқа және
ортаға орналасуына байланысты. Реквизиттердің құжаттаң ортасына
орналасуы сол жақтан да, оң жақтан да бірдей орын қалдырылуы тиіс.
Қазіргі кезде реквизиттер бланкінің бұрышына орналасқан түрі көп
қолданылады. Бұл жағдайда реквизиттер бланкінің жоғарғы сол жақ
бұрышына орналасады. Бұл бланк хаттар, факстар жібергенге ынғайлы,
себебі бланкінің оң жағына алушының мекен жайы көрсетіледі. Сонымен
қатар бланкінің оң жағы бекіту белгісі мен басшының резалюциясы үшін де
қолданылуы мүмкін. Шетелдік серіктестермен жұмыс атқаратын мекемелерге
арнайы екі тілде жасалған бланкілер қажет.
Реквизиттердің бұрышқа орналасқан жағдайында сол жақ бұрышқа
мемлекеттік тілде, оң жақ бұрышқа шетел тіліде реквизиттер басылады.
Реквизиттердің ортаға орналасу жағдайында алдымен мемлекеттік тілде,
оның астына шетел тіліндегі реквизиттер орналасады. Барлық бланкілерде
құжаттар сияқты шеті болады:
➢ Сол жақ шеті -35 мм
➢ Жоғарғы шеті -20мм
➢ Оң жақ шеті- 10 мм
➢ Төменгі шеті – 20мм
Қоры көрсетілді.
Бұл аталған құжаттарға тек директорлық бұйрығымен өзгерістер
енгізіледі.
Құжат түрі
Кәсіпорынның атауы Кәсіпорынның атауы
(қазақша) (орысша)
Штат кестесі ______ теңге айлық жалақы
00.00.№00 қорымен _________ тұлға көлеміндегі
Алматы штатты Бекітемін
Кәсіпорын аппараты
_________ жылға Кәсіпорын Қолы Тегі, есімі, әкесінің аты
00. басшысы
Мөрі
Құры-лымҚызмет-тШтаттық ҚызметтіАтаулы БасқалайЖалақы-нЕскерту
дық ің атауытұлғаларк үстеме үстеме ың айлық
бөлімше- -дың жалақы-лақылар ақылар қоры
нің саны ар
атауы
1 2 3 4 5 6 7 8
Кәсіпорын Қолы Тегі, есімі,
басшысының әкесінің аты
орынбасары
Құжаттарды рәсімдеу кезінде оған міндетті түрде ұсынатын талаптар
қойылады. Осы талаптарға сай құжат келесі түрде болуы тиіс:
- құжат құқығы бар мекемеде немесе жеке тұлғамен толтырылуы тиіс;
- сауатты, заңды рәсімделуі керек. Егер бұл құжат жоғары органдардың
шығарған нормативтік актілеріне байланысты жазылатын болса, онда сол
актілдердің толық аты, көмері, тақырыбы және датасы көрсетілуі тиіс;
- құжатта келтірілген барлық оқиғалар дұрыс түсіндірілуі тиіс;
- мағынасы бойынша оқиғаның толық мағынасын ашып, керекті жағдайларда
негізгі мәтінді түсіндіретін және толықтыратын қосымша материалдар болуы
тиіс;
- барынша қысқа жазылуы тиіс, егер ол құжаттағы ақпаратқа зиянын
тигізбесе;
- құжатты оқушы әрбір адамға мағынасы түсінікті және сауатты болуы
тиіс. Сауатсыз құрастырылған құжат оны түсінуді қиындатады және мекеменің
дәрежесіне зиян келтіреді;
- ережеге сәйкес арнайы бланкілерде немесе стандартты қағаздарда
құрастырылуы тиіс.
Төлқұжат квитанция сияқты құжаттарға түзетулер енгізуге болмайды.
Басқа құжаттарда түзетулер енгізілген жағдайда арнайы жазба қалдырылады.
Бұл жазба қолымен және мөрмен кәуландырылады. Түзету енгізген жағдайда
дұрыс мәтіннің анық көрінуін қамтамасыз ету керек.
- құжатта реквизиттер толық болуы тиіс. Бұл оның заңдық күшін
қамтамасыз етеді;
- құжат құрастырылғанда көшірмесі болуы тиіс.
Осы жалпы ережелерден басқа құжаттың заңдық күшін және оның тез арада
дайындалуы мен өңделуін қамтамасыз ететін тақырып, мәтін, адресат, дата
және т.б. талаптар қойылады.
2.2. Басқару және жеке құжаттарының ресімделуі мен құжат мәтініне
қойылатын талптар.
Құжаттардың сауатты және қазіргі талаптарға сай рәсімделуі іскерлік
практикада жоғары бағаланады. Іс жүргізуде дәстүрлі және копмьютерді
қолданылуына қарамастан құжаттардың рәсімделуі арнайы бекітілген ережелер
бойынша жүзеге асады. Кейбір мамандарға ғана таныс көптеген стандарттық
нұсқаулар, әдістемелер белгіленген.
Іс жүргізуде мемлекеттік нормативтік актілермен бекітілген басқару
құжаттарын рәсімдеудің бірыңғай талаптары мен ережелері қалыптасқан.
Құжаттардың бірыңғай талаптарға сай рәсімделуі олардың:
- заңдық күшін;
- сапалы және өз уақытында толтырылуы мен орындалуы;
- оперативті түрде іздестірілуін қамтамасыз етеді.
Кез-келген құжат бірнеше элементтерден (күні, мәтіні, қолы және т.б.)
тұрады, оларды реквизиттер деп атайды. Басқару құжаттарының максимальды
жиынтығы – 29. Нақты құжаттарды олар аз болуы да мүмкін. Құжаттың әрбір
түрінің (акт, бұйрық, хат) арнайы реквизиттер жиынтығы болады. Көптеген
мекемелердің жұмыс барысында 1-ші реквизит – мемлекеттік елтаңба
қолданылмайды. Ол тек қана мемлекеттік мекемелер мен ұйымдардың
құжаттарында қойылады, егер құқығы болса.
Қазіргі практикада құжаттарда қолданылатын және қажетті реквизиттер
мыналар:
1. Мемлекеттік елтаңба;
2. Ұйымның елтаңбасы немесе сауда белгісі;
3. Ұйымның коды;
4. Құжат үлгісінің коды;
5. Ұйымның аты;
6. Ұйым туралы анықтама, мәліметтер:
7. Құжат түрінің аты;
8. Құжат датасы;
9. Құжатты тіркеу нөмері;
10. Құжатты тіркеу нөмері мен датасы көрсетілетін сілтеме орны;
11. Құжаттың толтырылған немесе басып шығарылған жері;
12. Құжаттың құпиялы екенін білдіретін белгі;
13. Адресат;
14. Құжатты бекіту белгісі;
15. Резолюция орны;
16. Мәтіннің атауы;
17. Тексеру белгісі;
18. Құжат мәтіні;
19. Басқа да қосымшаларға арналған белгі;
20. Қол қойылатын белгі;
21. Құжатқа келісім беруге арналған белгі;
22. Құжатқа келісім беруге арналған бұрыштама;
23. Мөр қойылатын орын;
24. Көшірменің куәландырылғаны туралы белгі;
25. Орындаушы туралы белгі;
26. Құжаттың орындалғаны және оның деректемеге жіберілгені туралы
белгі;
27. Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі;
28. Құжатты автоматты іздестіруге арналған белгі.
Әсіресе дата, қолы, мөр сияқты реквизиттердің дұрыс рәсімделуі керек.
Себебі олар құжаттың заңдық күшін білдіреді. Әрбір құжатты 3 тарауға бөлуге
болады:
- тақырыптық бөлім (мұнда мәтінге дейінгі орналасқан реквизиттер
кіреді);
- негізгі бөлім (мәтін және қосымшалар реквизиттері);
- рәсімдеуші бөлім (мәтін мен қосымшалардан кейін орналасқан
реквизиттер).
Құжаттағы реквизиттердің орналасуы 1 суреттер көрсетілген.
Ұйымның елтаңбасы немесе сауда белгісі – тіркелген шартты графикалық
белгі. Ұйымның елтаңбасы ретінде тауарлық белгі, сурет, әріптік-графикалық
белгі және т.б. қолданылады. Реквизиттер құжаттың бұрышына орналасқан
жағдайда ұйымның елтаңбасы, жоғары сол жақ бұрышқа, егер реквизиттер
құжаттың ортасына орналасқан жағдайда ол құжаттың жоғарғы ортаңғы бөлігіне
орналасады.
Ұйымның аты. Ұйым болып саналатын әрбір заңды мекеменің өзінің атауы
болады. Ұйымның аты басқару құжаттарында, ұйымның жарғысында, тіркеу
орнымен келісілген куәлікке сәйкес жазылады. Сонымен қатар қысқартылған
атаулар да қолданыла береді. Мысалы, АҚ (акционерлік қоғам), ЖШС
(жауапкершілігі шектелген серістестік), ААҚ (ашық акционерлік қоғам) және
т.б. Ұйымның аты реквизитті ұйым елтаңбасы реквизитінің астына
орналасады.
Ұйымның мекен-жайы (телефон көмері, факс). Ұйымның мекен-жайы
реквизиті көбінесе хаттар мен факстер бланкілерін жасағанда көрсетіледі.
Бұл белгілер типографиялық әдіспен немесе копмьютердің көмегімен қойылады.
Бұл реквизит құжаттың астыңғы жағына немесе сол жақ жоғарғы бұрышына
орналасады. Осы реквизитті рәсімдегенде оны екіге бөлген жөн. Бірінші
бөліміне ұйымның мекен-жайын, екінші бөліміне телефоны мен факсін
орналастыру керек.
Құжат түрініңт аты. Бұл реквизит құжыттың тақырыптық бөлімінде ұйымның
атауы мен мекен-жайы реквизиттерінен кейін сол жаққа қарай жазылады.
Мысалы, акт, бұйрық. Бұл реквизит факстар мен хаттардан басқа құжаттарда
міндетті түрде көрсетіледі. Хаттарда құжаттың түрі егер ол кепілдік хат
болсаа көрсетіледі. Құжаттың түрінің атауы сол құжаттағы реквизиттердің
құрамына, мәтіннің құрылымына, оның талаптарының орындалу міндеттілігінің
дәрежесі туралы сипаттама береді.
Құжат датасы – құжаттың негізгі заңдық күшін қамтамасыз ететін
реквизиттердің бірі. Құжаттың датасы болып мыналар саналады:
- құжатқа қол қойылған күннің датасы (бұйрық хат, факс, анықтамаларға
арналған);
- құжаттың бекітілген күнгі датасы (жоспар, есеп, ереже, нұсқауларға
арналған);
- құжатқа түсірілген оқиғаның датасы (хаттама, акттарға арналған).
Құжаттағы барлық даталар тақырыптық бөлімде, мәтінде резолюция және
виза реквизиттерінде, бекіту белгісінде және т.б. келесі жолмен сандық
түрде рәсімделеді: күні (2 белгі), айы (2 белгі), жылы (2 белгі). Мысалы,
1996 жылдың 6 сәуірі датасын былай рәсімдеуге болады – 06.04.96. Егер
құжаттың мәтінінде қаржылық мәні болса, онда датаны жазбаша түрде
рәсімдеуге болады. Мысалы, 1996 жыл 6 сәуір. Датаны рәсімдеудің бұл түрін
шетелдік серіктестермен хат алысқанда қолдануға болады. Дата құжаттың
жоғарғы тақырыптық бөлімінде құжат түрінің аты реквизитінен кейін
орналасады.
Құжатты тіркеу нөмері. Бұл құжатты бекіту кезінде оған берілетін
нөмері немесе индекс. Құжатты бекіту белгісі кіріс, шығыс және ішкі
құжаттарда дата реквизитімен бірге қойылады. Құжатты бекіту белгісі
протокол, бұйрық, акт, анықтама, еңбек келісімдері және т.б. құжаттарында
рәсімделеді. Коммерциялық келісімдер қосарланған түрде бекітіледі. Мысалы,
№1721, мұнда 17 – құжаттың осы фирмадағы реттік нөмері.
Құжатты тіркеу нөмері мен датасын көрсететін сілтеме орны. Бұл
реквизиттің орны тек қана факстар мен хаттарға арналған бланкілерде
көрсетіледі. Ол фирманың алған хатына жауап жіберуді рәсімдегенде
толтырылады. Ол келесі түрде рәсімделеді.
№151 – 3-ге 08.06.96-дан
Бұл сілтеме тез арада келіп түскен хаттың көшірмесін тауып алуға
көмектеседі. Бұл реквизит сол жаққа құжаттың датасы және тіркеу нөмері
реквизиттерінен кейін басылады.
Құжаттың құпиялы екендігін білдіретін белгі – бұл реквизитті аса
құпиялы мәлімдемесе бар құжаттарға қояды. Реквизит құжаттың жоғарғы оң
бұрышында адресат реквизитінен бұрын конфеденцияльді немесе құпиялы
сөздерімен белгіленіп жазылады. Реквизит нүктесіз және тырнақшасыз 40
басылымдық белгіден кейін сол жақтан бастап жазылады. Адресат. Бұл реквизит
хаттар мен факстарда рәсімделеді және алушының пошталық мекен-жайының
көрсетілуінен тұрады. Бұл реквизит келесі бөлімдерден тұрады:
- атау септігінде жазылған фирманың аты;
- атау септігінде жазылған құрылымдық бөлімше;
- барыс септігінде жазылған алушының лауазымы және аты-жөні;
- пошталық мекен-жайы.
********************
Адресат реквизиті сол жақтан оң жақ жоғарғы бөлімге қарай 22
басылымдық белгіжен кейін орналасады. Бұл реквизит кейбір құжаттарда
болмауы мүмкін және оның мәтіні әр түрде кездеседі.
Құжатты бекіту белгісі. Басқарумен келесі құжаттар бекітіледі:
жоспарлар, есептеулер, нұсқаулар, ережелер және кейбір актілер. Бекіту
белгісі келесі элементтерден тұрады:
- Бекітемін сөзі (тырнақшасыз)
- құжатты бекітуші адамның лауазымы;
- бекітушінің жеке қолы және дата.
Кейбір кездерде бекіту белгісі мекеменің мөрімен куәландырылады. Егер
құжат шешіммен, бұйрықпен бекітілсе, бекіту белгісі бекітілді сөзінен
және құжаттық атау септігінде атынан дата мен нөмерден тұрады.
Бекіту белгісі реквизиті құжаттың оң жағына орналасады.
Резолюция. Резолюция реквизитті кіріс құжаттары мен ішкі құжаттарға
қойылады. Бұл реквизит құжаттың жоғарғы оң жағында орналасады. Хаттар мен
факстарда резолюция адресат пен мәтін реквизиттерінің арасына
орналасады. Резолюция құжаттың орындалуына қойылатын талаптарды немесе
басшының мәселеге немесе сұраққа қатысын қамтиды. Резволюция реквизиті
келесі элементтерден тұрады:
- орындаушының аты-жөні;
- тапсырманығ мазмұны;
- орындау мерзімі;
- басшының жеке қолы және дата.
Резеолюцияның немесе тапсырманың мазмұны келесі түрде болуы мүмкін:
О.Р.Васильеваға 04.05.96-ға дейін келісім туралы факс жіберу
А.В.Скоринаға 01.05.96-ға дейін келісім жобасын дайындау.
Мәтіннің атауы. Мәтіннің атауы – құрастырылушы құжаттың мәтінің
негізгі мазмұнының қысқаша сипаттамасы. Мәтіннің атауы құжат түрінің
атауымен сәйкестендіріліп, не туралы немесе ненің сұрақтарына жауап беруі
тиіс. Мысалы, АҚ қайта құру туралы бұйрық. Протокол, нұсқау, акт, жарғы,
келісім шарт сияқты құжаттардың мәтінінің атауы олардың атауымен
сәйкестендірілуі тиіс. Мысалы, мүліктерді тізімге алу акті, Директорлар
кеңесі мәжілісінің протоколы, Мәтіннің атауы дата реквизитінен кейін
орналасады. Мәтіннің атауы екі қатардан аспау керек.
Мәтіннің атауы құжаттармен жұмысты неғұрлым жеңілдетеді, себебі бүкіл
құжатты оқымай-ақ мәтіннің атауына байланысты оның мазмұны жайлы білуге
болады. Сонымен қатар оның тіркелуі орындалуы, құжаттың іске тігілуі жайлы
білуге де болады.
Тіркеу белгісі. Тексеру белгісі қызыл қаламмен немесе арнайы штамппен
белгіленеді. Бұл реквизит мәтіннің атауымен қатарлас құжаттың сол жағында
орналасады. Егер құжаттың мәтінінде қосымшалар жайлы айтылса, онда
қосымшалар көлемін қысқаша түрде рәсідеуге болады. Мысалы, Қосымша: 3
бетте, 2 экз.
Егер мәтінде қосымшалар көрсетілмеген болса, онда оларды толық және
міндетті түрде көрсеті керек. Мысалы, 1. Храст АҚ келісім шарты жобасы
20б. 2 экз. Қосымша:2. Жұмысшылардың тізімі 2б. 2 экз.
Егер құжаттың қосымшасы болып қосымшасы бар құжат саналса, онда
қосымша көлемінде сол қосымшасы бар құжаттың беті көрсетіледі. Мысалы,
Қосымша: 21.10.96. аренда келісімі №8 және оған қосымша 15б.
Қосымшаның құжаттарында барлық реквизиттер толық болу керек. Сонымен
қатар қосымшалардың жоғарғы оң жақ бұрышында оның негізгі құжатпен байлнысы
көрсетіледі. Мысалы,
Қосымша 1
АҚ Эра басшыларының бұйрығына
01.04.96. №17
Қол қойылатын белгі. Қол қою – кез-келген құжаттың міндетті реквизиті.
Ол жеке немесе іскерлік құжат болуы да мүмкін. Қол қою реквизиті келесі
элементтерден тұрады:
- құжатқа қол қойған адамның лауазымы;
- қолы;
- қол қоюшының аты-жөні.
Мысалы,
Директор қолы А.В.Рогов
Егер құжат бланкіден рәсімделмеген болса, онда құжатқа қол қоюшының
лауазымы толық түрде көрсетіледі. Мысалды,
ЖАҚ Реал+ директоры қолы А.И.Смелов
Құжатқа бірнеше мүшенің қол қоюына байланысты олардың қолдары бірінен
кейін бірі лауазымына байланысты қойылады.
Директор қолы И.Г.Орлов
Бас бухгалтер қолы Н.Н.Зотова
Құжатқа лауазымдары тең бірнеше мүшелердің қол қоюына байланысты
олардың қолдары бір деңгейде қойылады. Мысалы,
Диз АҚ директоры ГЭЗ ЖШС директоры
Қолы П.К.Лан Қолы И.В.Розов
Егер қол қоюға қарастырылған басшы жоқ болса, оның орнына сол басшының
көмекшісі немесе оның қызметін орындаушы адам қол қоя алады. Бұл жағдайда
сол қол қойған адамның лауазымы мен аты-жөні толық көрсетілуі тиіс.
Комиссия мүшелері қабылдаған құжаттарда олардың лауазымы емес, осы
комиссиядағы міндеті көрсетіледі. (төраға, комиссия мүшесі). Ұжымдық
ұйымның құжаттарына сол ұйымның төрағасы мен хатшысы қол қояды. Қол қою
реквизиті мәтін және қосымша реквизиттерінен кейін орналасып, келесі
түрде басылады:
қол қоюшының лауазымы сол жақ шеттен қолды 48 басылымдық белгіден
кейін (12 см)
Мөр қойылатын орын. Ұйымның құқын кепілдендіретін немесе лауазымды
адамдардың қолын бекіту үшін құжаттарға мөр қойылады. Мөр құжатқа қол
қойған адамның лауазымына басылады. Мөрдің сақталуы мен сақталу орнына
жауапты адамды мекеменің басшысы тағайындайды.
Көшірменің куәландырылғаны туралы белгі. Басқарушы тек қана құжаттың 1
экземплярына ғана қол қойса қалған оның көшірмелерін хатшы-референт
куәландырады. Бұл реквизит қолы реквизитінен кейін орналасады.
Көшірменің куәландырылғаны туралы белгі дұрыс сөзімен көрсетіледі.
Сонымен қатар мұнда куәландырушының лауазымы, оның жеке қолы және дата
көрсетіледі.
Көшірмені басқа ұйымдарға жіберген немесе оны қолға берген жағдайда
куәландырушының қолын тмөрмен бекітеді. Бұл жағдайда құжаттың көшірмесінің
заңдық күші болады.
Орындаушы туралы белгі. Құжатты орындаушы туралы белгі, яғни
орындаушының аты-жөні, оның телефон нөмері құжаттың соңғы бетінде сол жақта
қолы реквизитінен кейін көрсетіледі. Мысалы,
Серова 2360126
Бұл реквизит құжатты орындаушы жайлы және туындаған сұрақтарды анықтау
үшін маңызды болып саналады. Орындаушының фамилиясының атына оның аты-
жөнінің бірінші әріптерін және басылып шығарылған құжаттың экземпляр
көлемін, басылған күнін көрсетуге болады. Мысалы,
Петров 2391561
К.Н.2 27.09.96
Құжаттың орындалғаны туралы және оның деректемеге жіберілгені туралы
белгі. Егер құжат орындалса, яғни оның барлық сұрақтары шешілсе, ол құжатқа
құжаттың орындалғаны туралы және оның деректемеге жіберілгені туралы белгі
қойылады:
Бұл белгі келесі элементтерден тұрады:
- деректемеге және іс нөмері сөздері, мұнда құжат сақталады;
- құжаттың орындалғаны датасы мен нөміріне сілтеме;
- егер құжаттың орындалғаны туралы мәлімет жоқ болса, онда орындалуы
жайлы қысқаша мәлімдеме;
- құжатты орындаушының қолы және белгі қойылған датасы.
Құжатты автоматты іздестіруге арналған белгі. Құжатты копмьютердің
жадысына енгізгенде оның астыңғы жағына арнайы белгі қойылады. Бұл белгіде
файлдың аты, құжатты компьютерге енгізушінің аты-жөні немесе құжаттың коды
мен датасы. Бұл белгі мыналар үшін қажет:
- құжаттың компьютерге қайта енгізілуін болдырмау;
- компьютерден файлдың аты бойынша құжатты тез іздестіру;
- осы құжатқа жауап қайтару кезінде оның мәтінін және басқа да
реквизиттерін қолдану;
- құжатты компьютерге енгізушіні білу.
Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі.
Бұл белгі құжаттың алғашқы парағының астының оң жағына орналасады және
келесі элементтерден тұрады: мекеменің қысқартылған атауы, құжаттың келіп
түскен датасы және оның кіріс нөмері.
Басқару құжаттарының ресімделуі. Кез-келген мекеменің қызметі бірнеше
құжаттарды құрастыру арқылы жүзеге асады. Ол құжаттар бірнеше түрге
бөлінеді. Ұйымдастырушы құжаттар (жарғы, келісім, штаттық кесте, нұсқау,
ішкі еңбек тәртібінің ережесі), өкіметтік құжаттар (бұйрық, шешім), жеке
құжаттар (еңбек шарты, жеке іс, жеке есеп шот, еңбек кітапшалары), қаржылық-
бухгалтерлік (негізгі кітап, жылдық есеп, бухгалтерлік баланстар, пайда мен
шығынның есебі, жоспарлар және т.б.), ақпараттық-анықтамалық құжаттар (акт,
хат, факс, анықтама, телефонаграмма, баяндау хат және т.б.), жоғарғы
органдардың нормативтік құжаттары (салық басқармасының құжаттары және т.б.)
Әрбір ұйымдсатырушы өкімгерлік құжаттардың ресімделу үлгісі болады.
Ресімделу бөлімі барлық құжаттарда бірдей болады, тек қана тақырыптары
өзгеше болады. Сыртқы құжаттарда міндетті түрде мекеменің мекен-жайы
көрсетіледі, ал екінші құжаттарда мекеменің мекен-жайын көрсету міндетті
емес.
Бұйрық – жетекшінің мекемені басқару барысында, алда тұрған маңызды,
ағымдағы, күнделікті, кадрлық мәселелерді шешу мақсатында беретін,
қарамағындағылар орындауға тиісті нормалардан тұратын өкілеттік құжаттың
бір түрі. Бұл құжаттың жауапкершілігі оған қол қоятын лауазымды адамға
жүктеледі. Жұмыс жүргізу ыңғайлы болу үшін мекемеде бұйрықты екі топқа
бөледі:
- мекеменің негізгі жұмыстарына байланысты;
- жеке құрамға байланысты.
Ірі мекемелердің маңызды іс-әрекетіне байланысты бұйрықтар А4 форматты
қағазда басылады. Бұйрықтың мынадай реквизиттері бар: мекеменің елтаңбасы,
атауы, құжат аты, жазылған күні, орны, индекс, тақырып, қолы, қол қойған
адамның аты-жөні, келісім туралы белгі.
Бұйрық мәтіні әдетте екі бөліктен тұрады:
1. констатациялық (айқындаушы, анықтаушы, фактіні көрсетуші бөлігі)
бөлікте, бұйрықтың мақсаты, бұйрықты беруге негіз болған факт көрсетіледі.
Өкілеттік құжаттың тақырыбы, нөмері, датасы жазылады. Мысалы,
Бұйрық №125
Алматы қаласы 20 желтоқсан 1999 ж.
2000 жылы жұмыс тәртібін қалыптастыру, жұмысшылар арасында еңбек
тәртібін қалыптастыру және бөлімшелер жұмысын реттеу мақсатында.
Егер бұйрықтың берілуіне жоғары тұрған ұйымнан келіп түскен құжат
негіз болса, онда ол құжаттың аты, ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz