Құжаттарды рәсімдеу – іс жүргізудің негізі

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 63 бет
Таңдаулыға:

Мазмұны :

Кіріспе . . . 4

I- тарау. Басқару құжаттарын құрастырудың ерекшеліктері.

1. 1. Құжаттарды толтыру және топтастыру . . . 7

1. 2. Құжаттарды құрастыру . . . 12

II-тарау. Құжаттарды рәсімдеу - іс жүргізудің негізі.

2. 1. Құжаттарды рәсімдеу тәртібі мен Құжаттардағы міндетті реквизеттер. . 21

2. 2. Басқару және жеке құжаттарының рәсімделуі мен құжат мәтініне қойылатын талаптар . . . 24

III-тарау. Оңтүстік Қазақстан облысының Шардара ауданындағы М. Әуезов атындығы орта мектебіндегі басқару құжаттар құрастыру мен рәсімдеу талаптары.

3. 1. Мекеменің құрылымы мен құжат түрлері . . . 47

3. 2. Басқару құжаттарының құрастырылуы мен ресімделуі . . . 55

Қорытынды . . . 63

Қолданылған әдебиеттер тізімі . . . 65

Қосымшалар.

Кіріспе

Іс жүргізуде ұйымдастыру кәсіпорындағы іс қағаздарды жүргізу және оларды басқару жұмыстарының жиынтығымен сипатталады. Құжат дегеніміз кез келген кәсіпорындағы заңды немесе заңсыз тұлғамен толтырылған, арнайы басылып шыққан іс қағаздарына жазылған ақпараттар. Құжат жазбамен бірге туындады, алғашқыда мүліктік қарым-қатнас құралы ретінде кейіннен жазбаның дамуына байланысты, араласу құралы және ақпарат тарату арқылы қолданылды. Құжат адам ақыл ойының ең қажетті қоймасы болып саналады. Бұрыннан бері бізге әр түрлі жетті. Соның көмегімен, сол бұрынғы кездегі атомымыздың тарихын, тұрмыс ерекшелігін және әр түрлі қарым-қатынастарын біле аламыз.

Іс құжаттарын толтыру мемлекеттік стандартттарға сай орындалу, реквизиттердің дұрыс орналасуы болып табылады. Толтырылған әрбір құжаттың өзіне тән реквизиттері болады. Іс қағаздары басқару қызматіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет ету барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіруді, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты . Іс қағаздарын жүргізү - басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Іс қғаздарын жүргізу - мекеме жұмыстарының нақты құжаттармен, деректер мен реттелеген, дәйектелген жүйесі.

XXI ғасырда тәуелсіз ел ретінде енген республикамыздың әлеуметтік, экономикалық, мәдени өмірде үлкен өзгерістер болып жатыр. Солардың ішіндегі ең өзектісі, ең алдымен қолға алынатыны - қазақ тілінің конституциялық мәртебесін мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қоғамдық қатнастардың барлық саласында жүзеге асыру. Қазқастан Республикасының Президентінің жарлығымен бекітілген «Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы. » тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезінде негізгі төрт бағытта іс шаралар жүргізеді. Соның бірі - ресми іс жүргізуді мемлекеттік тілге кезкң- кезең мен көшірудің нақты негізін жасау. Қалай десек те, республикада мемлекеттік органдар іс қағазын мемлекеттік тілде жүргізүге бет бұрды. Бұл үкен істің өзінен-өзі жолға түспейтіні әбден белгілі. Одан шығудың жолы - орыс тіліндегі нұқаларды негізге ала отырып, ана тіліміздің заңдылықтарын сақтап, ұлттық іс қағаздарымызды жүргізуді қалыптастыру. Ал осы ретте мемлекеттік және мемлекеттік емес органдарда, мекемелерде, ұйымдар мен кәсіп орындарды мемлекеттік тілде іш жүргізу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда, құжат айналымын іске асыру - бүгінгі таңда өткір тұрғын мәселе. Қазақ тілінің мемлекеттік тіл мәртебесін толыққанды жүзеге асыру үшін осы саладағы істі жандандыру керек, ал бұл мемлекеттік деңгейде енді - енді қолға алынып жатқан шара.

Қазақстан республикасындағы халықтар мәдиниетінің өзара әсері ең алдымен олардың тілдерінің бір - бірімен қарым қатынасы негізделеді. Біздің мемлекетіміздің саясаты еліміздегі барлық тілдердің гүлденіп өркендеуіне, өмірдің барлық саласында қолданылуына лайықталған бағыт ұстап отыр. 1997 жылы 11 шілдеде Қазақстан Республикасындағы «тіл туралы» заң қабылданып, 1998 жылы 5 қазанда Қазақстан Республикасының Призиденттің жарлығымен оны жүзеге асыруды мемлекеттік бағдарламасы бекітілді. Жоғары оқу орындары мен мектептерде, колледждер мен лицей, гимназияларда қазақ және орыс тілдерінде іс жүргізу арнайы оқытыла бастады. Іскерлік қатынастан жөнінде орысша - қазақша және қазақша орысша оқу құралдарының жеткіліксіздігі білім саласында ғана емес, күнделікті басқару, қарым - қатынас процестеріне де кедергі келтіреді.

Әрбір қызметкер мейлі ол қатардағы, не жоғары лауазым иесі болсын, әр түрлі іс қағаздарының - хат, арыз нұсқау, сенім хат т. б. жазылу, толтыру үлгісін білу қажет.

Басқару құжаттары ұйымдастырушылық бағыттағы істермен қатар күнделікті ағымдағы басқару мәселелерін де қамтиды. Басқару ұғымы ерте кезеңнен бастап пайда болдып және адамзаттың эр түрлі кезеңге аяқ басқан сайын өзгеріп отырды. Басқару ұғымын негіздеуге қатысты теориялық бірнеше көзқарас қалыптасқан. Жалпы қалыптасқан ұғым бойынша басқару дегеніміз - аса айырмашылығы бар функция. Қоғамдық еңбек процесінде өзендік табиғатына сәйкес қалыптасқан. Қандайда болсын қоғамдық жиын бір басқаруды қажет етеді. Ол жеке жұмыстар арқылы жалпы функция арқылы жүргізіледі. Себебі міндетті түрде талаптардың орындауын ғажет етеді.

Құжаттау дегеніміз - кез келген мекеменің қызметін әрекетін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, сондай- ақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойнша жұмыс істеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, мұрағатқа дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді. Басқару қызметіндегі құжаттарды қарастыру мен талаптарға сай дұрыс және сауатты ресімдеудің маңызы өте зор.

I - тарау. Басқару құжаттарын құрастырудың ерекшелігі.

1. 1 Құжаттарды толтыру және топтастыру.

Кәсіпорын үлкен болған сайын, оны басқарудың жүесіде күрделене түседі. Олай болса іске өкілеттілікті ажыратуға, құжат толтырудағы бірлескен іс әрекетке жауаптырақ қарауа тура келеді. Жарғы мен құрылтай шарты компанияны ашумен қайта құру және тарату жұмыстары тек құрылтайшылар мен акционерлер ғана істей аладытынын белгілеп береді. Олардың жиналысы ғана кәсіпорынның ұзақ мерзімді түпкі мақсатын айқындайды, компанияның басшылығы (директорлар кеңесін) жабық сайлайды не тағайындайды. Бұл органның құрамына кәсіпорынның ішкі бөлімшелерінің директорлары және басқа кәсіпорынның қаржы мекемелерінің өкілдері менеджерлар мен ғылыми қызметкерлер кіре алады. Жоғарғы басшылық органы тек маңызды мәселелерді ғана қарастырады. Атқарушы органның басшысы кәсіпорнды тікелей және күнделікті басқаратын президент не бас директор болуы мүмкін. Ағымдағы басқару құрылымы орталықтандырылған немесе орталықтандырылмаған болуы мүмкін.

Орталықтандырылған құрылымда барлық қызмет басқару жөніндегі вице- президентке бағынады. Басқа вице- президенттер ( өндіріс, транспорт, өткізу, қаржы т. б бойынша) президентке бағына отырып бөлімдер мен қызметтерді тікелей басқармайды.

Орталықтандырылмаған жүйе - арнаулы қызметтердің вице- президенттерге бағынуын қажет етеді.

Басқарудың өзара бағыныштылық тізбегі кәсіпорынның көлемі мен басқару қызметіне байланысты екі, үш және төрт звенолық жүйеден тұруы мүмкін. Басқарудың түпкі мақсатын таңдауда ең алдымен барлық басқару бөлімдерінің бақылауда болуын, жауапкершілігін және қызметтердіңнақты бөлінісін, тиімділікті басшылыққа алған жөн.

Құжат толтырудың біртұтас ережеін Қазақстан Республикасы ьәдениет ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің мұрағаттары мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда Қазақстан Республикасы министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық - құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқаруды және құжат жүргізүдің негізгі ережелері деп аталатын №562 қаулысы болып табылады. «Ережеде» құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған.

ГОСТ 6. 10. 1-88 бойынша Қазақстан Республикасында қызмет ерекшеліктеріне қарай «Құжаттолтырудың біріңғай жүйесі. Негізгі ережелер»(Алматы, 1992 ж. ) белгіленгін. Осы мемелекеттік стандартқа сәйкес құжат толтырудың 16 біріңғай жүйесі бар:

1. жоспарлы;

2. есептік- санақтық;

3. алғашқы есептеу;

4. қаржылық және бухгалтерлік есептік;

5. ақшалай есеп айыру;

6. ұйымдық- өкімдік;

7. баға белгілеу бойынша;

8. материалдық техникалық жабдықтау мен өткізу бойынша;

9. сауда бойынша;

10. сыртқы сауда бойынша

11. құрылыс жобасы;

12. өнертапқыштық және жаңалықтар ашу бойынша;

13. әлеуметтік қамсыздандыру бойынша ;

14. транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару жұмысы

бойынша ;

15. еңбек және әлеуметтік мәселелер бойынша;

16. халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша;

Ұйым өзінің қалыпты қызмет етуіне қажет салалық құжаттар табелін әзірлейді. Ондай табальге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат түрлері, сондай-ақ есептеу техникалық құралдары арқылы жасаалған түрлері де енеді. Құжаттарды басқару қызметі салалық бөлімдердің барлығына бірдей іс номенклатурасын жасап шығарады. Қағаз санының шектен тыс көптігінен оларды жасауға көп күш, уақыт кетеді. Мұның өзі тікелей іске, ауызша түрдегі жеке қарым - қатынасқа кедергі келтіреді.

Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды толтырудың біркелкілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Бірақ бұл - құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды.

«құжат» - латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар:

1) қандай да бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын іс қағазы;

2) жеке басты ресми түрде куәләндыратын құжат (төл құжат) ;

3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар) .

Кәсіпорынды басқару мәлметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап оны орындаау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәләметтер керек болды. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс. Дегенмен хабардың толықтығы мұның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның мәні де басты мәселелердің көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап - түсінуге ыңғайлы күйге түсіреді керек етеді. Осы жұмыстың бәрін құжаттың толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы оның толықтығы, оралымдылығы және анықталғанмен ғана емес, сондай-ақ оның ықшамдылығымен, қолайлылығымен айқындалады. Сондықтан құжаттар тікелей қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар мәләметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы қорғалатын істі белгілудің тәсілі болып табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауды қаржыландыруда несие беруде, бухгалтер есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадырлық жағынан қамтамасыз етуге т. б қоллданылады. Құжаттарды мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. материалданған (құжат түріндегі) заңды күші бар мәлметтер төрем сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтың сотта еңбек тартыстары шешуде қандай бір фактоның негізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.

Кәсіпорының не йымның құжаттары белгілі бір мәдени - тарихи құндылыққа ие, мемлекеттің мұрағат қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік мұрағатқа тапсырылуы тиіс.

Құжаттарды топтастыру- оларды ұқсастықтармен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар графикалық, акусикалық (фото, кино - бейне құжаттар) болып бөлінеді.

Мазмұнына қарай - ұйымдық- өкімдік, қаржы - есеп, жабдықтау- өткізу құжаттары болып бөлінеді.

Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т. б.

Түріне қарай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей болып бөлінеді.

Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып бөлінеді.

Шығу тегіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия болып бөлінеді.

Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді,

Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші донасы ) және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск -шығыс- құжатының толық көшірмесі, выписка - құжаттың бір бөлігінің көшірмесі, дубликат- құжаттың жоғалғанда беретін екінші нұсқасы болып беріледі.

1. 2. Құжаттарды құрастыру.

Қандайда бір фирма немесе ұйым, кәсіпорын құрылатын болса, ең алдымен басқару құжаттары құрастырылады.

Мемлекет заңыеа сәйкес құрылтай құжаттары жарғы мен құрылтай жарты, фирманың негігі құжаттары ретінде, міндетті түрде наториалдық куәландыруды талап етеді. екі құжатта мазмұндары сәкестендіріліп, мұқият дайындалған болуы тиіс, олар банктер, салық, төрелік сот, әділет және рұқсат қағаз беруші ұйымдар тарапынан қатаң текесеруден өтеді.

Жарғының - деректемелер:

құрылтайшылар жиналысының бекіту белгісі
мемлекеттік тіркеудің белгісі
мәтіннің атауы
жарғының мәтіні
фирманың атқарушы органы басшысының қолы

жарғының негізгі дерекетемесі - мәтән- ол сонымен рет тәртібі қатаң белгілінбеген бөлімдерден тұрады. Алайда мәтін де мынадай мәләметтер берілуі тиіс:

жалпы ережелер: Ұйымдық- құқықтық нысаны, атауы, мекен жайы;
Қызметтің мақсаты мен мәні (туризм, сауда, жарнамалық және делдалдық қызмет) ;
Серіктестік қатысушыларының құқықтары мен міндеттері және жауапкершілігі;
Мүлкі, қорлар, табысы;
Басқару және бақылау органдары;
Жұмысшылардың еңбегі, жалақысы және оларға берілетін әлеуметтік кепілдік;
Есеп алу және есеп беру;
Қызметін тоқтату;

Жарғының үлгісі.

Жарғы Бекітілді

00. 00. 00. Құрылтайшылар

жиналысының

хаттамасы

Басылым орыны

00. 00. 00. №1

Мәтін

Бас директор Қолы Тегі, есімі, әкесінің аты.

Құрылтай шарты - бұл азаматтардың заңды тұлғалардың тауар өндіруге басқа қызметке қажет қаржыларын немесе басқа мүліктерін біріктіру жөніндегі келісім. Тараптар құқықтық жағдай жасауға яғни, мемлекеттің рұқсатмен нарық ерекшесіне сәйкес қандайда бір іспен шұғылдануға икемді заңды тұлға жасауға міндеттеледі. Егер жарғыда ұйымдық -құқықтың жағына қатты көңіл бөлінсе щартта кәсіпорынды қалыптастырудың мүліктік жағына айрықша мән беріледі. Қазақстан Республикасы азаматтык кодексіне ( 41 бөлім, 4 бап) сәйкес, құрылтайшылар заңды тұлға құруға міндеттенеді, оны құру жөніндегі бірлескен қызмет тәртібін, оның менщігіне ( шаруашылық жүргізуіне) өз мүлкін беру және оның қызметіне қатысу ережелерін белгілейді. шартта табыс пен шығынның құрылтайшылар арасындағы басқару, құрылтайшылардың мүшеліктен шығуы заңды тұлғаға қажет болған жағдайда оның жарғысын бекіту көрсетіледі.

Құжаттық деректемелер:

Құжаттың аты- шаруашылық серікткстік құру туралы құрұлтай шарт ( ЖШС, АҚ екені және оның аты көрсетіледі) ;
Шарттың жасалған орны
Шартың жасалған күні
Шартың мәтіні
Құрылтайшылар қолы