Мекеменін жеке адамдарға арналған құжаттары, мінездемелері оларды ресімдеуге қойылатын талаптар
1 МЕКЕМЕНІН ЖЕКЕ АДАМДАРҒА АРНАЛҒАН ҚҰЖАТТАРЫ
1.1 Құжат туралы ұғым
1.2 Құжаттардың түрлері және оларды жіктеу
2. ЖЕКЕ АДАМДАРДЫҢ ҚҰЖАТТАРЫ
3. МІНЕЗДЕМЕЛЕР ОЛАРДЫ РЕСІМДЕУГЕ ҚОЙЫЛАТЫН ТАЛАПТАР
КОРЫТЫНДЫ
ҚОСЫМШАЛАР
1.1 Құжат туралы ұғым
1.2 Құжаттардың түрлері және оларды жіктеу
2. ЖЕКЕ АДАМДАРДЫҢ ҚҰЖАТТАРЫ
3. МІНЕЗДЕМЕЛЕР ОЛАРДЫ РЕСІМДЕУГЕ ҚОЙЫЛАТЫН ТАЛАПТАР
КОРЫТЫНДЫ
ҚОСЫМШАЛАР
КІРІСПЕ
1997 жылғы шілденің 11-інде қабылданған «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» Қазақстан Республикасының заңының 4-бабында мемлекеттік тіл мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардың барлық саласында қолданылатын мемлекеттік басқару, заң шығару,сот ісін жүргізу және іс қағаздарын жүргізу тілі деп көрсетілген.
Қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қажет етуінің алғы шарттарының бірі - оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында кызмет етуі және соған орай іс қагаздарының қазақша жүргізілуі.
Іс кағаздарының, ресми құжаттардың тілі бір жүйеге түспей, стильдік жагынан қалыптаспай, мемлекеттік ресми қужат-пшрдың барлыгы алдымен қазақ тілінде жазылмай, барлық қуры-лымдагы іс қағаздары қазақ тілінде жургізілмей қазақ тілінің иданыс аясы, қызмет қарымы өрісін кеңейте алмайды. Іс қагаздары қогам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс кагаздарының саяси, тарихи, қуқықтық, экономикалық ма-нызы өте зор.
Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.
Іс қағаздары — басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған турлі шешімдері, басқару істері, атқарған кызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді.
Сондықтан халық шаруашылыгын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты.
Іс қағаздарын жүргізу — басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Меқемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі.
1997 жылғы шілденің 11-інде қабылданған «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» Қазақстан Республикасының заңының 4-бабында мемлекеттік тіл мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардың барлық саласында қолданылатын мемлекеттік басқару, заң шығару,сот ісін жүргізу және іс қағаздарын жүргізу тілі деп көрсетілген.
Қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қажет етуінің алғы шарттарының бірі - оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында кызмет етуі және соған орай іс қагаздарының қазақша жүргізілуі.
Іс кағаздарының, ресми құжаттардың тілі бір жүйеге түспей, стильдік жагынан қалыптаспай, мемлекеттік ресми қужат-пшрдың барлыгы алдымен қазақ тілінде жазылмай, барлық қуры-лымдагы іс қағаздары қазақ тілінде жургізілмей қазақ тілінің иданыс аясы, қызмет қарымы өрісін кеңейте алмайды. Іс қагаздары қогам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс кагаздарының саяси, тарихи, қуқықтық, экономикалық ма-нызы өте зор.
Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.
Іс қағаздары — басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған турлі шешімдері, басқару істері, атқарған кызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді.
Сондықтан халық шаруашылыгын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты.
Іс қағаздарын жүргізу — басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Меқемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі.
1. Алдашева А., Ахметжанова З., Қадашева Қ., Сүлейменова Э.
Ресми іс қағаздары. – Астана, 2000.-216 бет
2. Делопроизводство в Республике Казахстан. /Составители: Скала В.И., Скала Б.В., Скала Н.В.-Алматы: «LEM», 2001. с.216.
4. Екі тілде іс жүргізу: Сөздік-анықтамалық.-Алматы: Атамұра
Қазақстан, 1994.-224 бет
5. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебн. пособие.-5-е изд., испр. и доп.- М.:ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. 320 с.- (Серия «Высшее образование»)
6. Қазақша-орысша, орысша-қазақша терминологиялық сөздік: Іс жүргізу мен мұрағат ісі/жалпы редакциясын басқарған пед. ғ.д., профессорА.Қ. Құсайынов-Алматы: Республикалық мемлекеттік «Рауан» баспасы, 2000-265 бет.
Ресми іс қағаздары. – Астана, 2000.-216 бет
2. Делопроизводство в Республике Казахстан. /Составители: Скала В.И., Скала Б.В., Скала Н.В.-Алматы: «LEM», 2001. с.216.
4. Екі тілде іс жүргізу: Сөздік-анықтамалық.-Алматы: Атамұра
Қазақстан, 1994.-224 бет
5. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебн. пособие.-5-е изд., испр. и доп.- М.:ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. 320 с.- (Серия «Высшее образование»)
6. Қазақша-орысша, орысша-қазақша терминологиялық сөздік: Іс жүргізу мен мұрағат ісі/жалпы редакциясын басқарған пед. ғ.д., профессорА.Қ. Құсайынов-Алматы: Республикалық мемлекеттік «Рауан» баспасы, 2000-265 бет.
МАЗМУНЫ
1 МЕКЕМЕНІН ЖЕКЕ АДАМДАРҒА АРНАЛҒАН ҚҰЖАТТАРЫ
1.1 Құжат туралы ұғым
1.2 Құжаттардың түрлері және оларды жіктеу
2. ЖЕКЕ АДАМДАРДЫҢ ҚҰЖАТТАРЫ
3. МІНЕЗДЕМЕЛЕР ОЛАРДЫ РЕСІМДЕУГЕ ҚОЙЫЛАТЫН ТАЛАПТАР
КОРЫТЫНДЫ
ҚОСЫМШАЛАР
1.1-қосымша
КІРІСПЕ
1997 жылғы шілденің 11-інде қабылданған Қазақстан Республикасындағы
тіл туралы Қазақстан Республикасының заңының 4-бабында мемлекеттік тіл
мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардың барлық саласында
қолданылатын мемлекеттік басқару, заң шығару,сот ісін жүргізу және іс
қағаздарын жүргізу тілі деп көрсетілген.
Қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қажет етуінің алғы шарттарының
бірі - оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында кызмет етуі және соған орай
іс қагаздарының қазақша жүргізілуі.
Іс кағаздарының, ресми құжаттардың тілі бір жүйеге түспей, стильдік
жагынан қалыптаспай, мемлекеттік ресми қужат-пшрдың барлыгы алдымен қазақ
тілінде жазылмай, барлық қуры-лымдагы іс қағаздары қазақ тілінде
жургізілмей қазақ тілінің иданыс аясы, қызмет қарымы өрісін кеңейте
алмайды. Іс қагаздары қогам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс кагаздарының
саяси, тарихи, қуқықтық, экономикалық ма-нызы өте зор.
Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда
іс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар
фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ
қызметін де атқарады.
Іс қағаздары — басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен
мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған турлі
шешімдері, басқару істері, атқарған кызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді.
Сондықтан халық шаруашылыгын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру
деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми
негізделгеніне тікелей байланысты.
Іс қағаздарын жүргізу — басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі
болып табылады. Меқемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат,
телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері
жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі.
Іс қағаздарын жүргізу — мекеме жұмысының нақты құжаттармен,
деректермен реттелген дәйектелген жүйесі.
Құжаттау дегеніміз кез-келген мекеменің қызметін, әрекетін көрсететін
құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, мекеме ішінде
дайындалған құжаттармен жұмыста, сырттан келген құжаттармен жұмыс та,
сондай-ақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойынша жұмыс істеу, орындауын
бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, архивке дайындау сияқты толып
жатқан жұмыстар кіреді.
Алдарыңыздағы қурстық жұмыстың Мекеменін жеке адамдарға арналған
құжаттары, мінездемелері оларды ресімдеуге қойылатын талаптар деген
тақырып бойынша мәліметтерді қарастыру мақсатында жазылды.
Курстық жұмыс: Мекеменін жеке адамдарға арналған құжаттары,
мінездемелері оларды ресімдеуге қойылатын талаптар, Мекеменін жеке
адамдарға арналған құжаттары, Мінездемелер және Мінездемелерді
ресімдеудің талаптары, деп аталған бөлімдерден тұрады.
Мекеменін жеке адамдарға арналған құжаттары, мінездемелері оларды
ресімдеуге қойылатын талаптар тақырыбының мақсатына қарай жеке адамдардың
құжаттары және қызметтік құжаттар немесе ұйымдастыру-реттеу құжаттары деп
жіктелген. Жеке құрамның құжаттары.
1) ақпараттық-анықтамалық құжаттар.
2) реттеу құжаттары.
3) ұйымдастыру құжаттары.
Мінездемеге тоқталғанда оның ерекшеліктері мен ресімделуі жайлы
баяндалған.
Курстық жұмыс істеу барысында А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева,
Э.Сүлейменовалардың Ресми іс қағаздары атты мемлекеттік қызметшілерге
арналған анықтамалығы (Астана, 2000), М.В. Кирсанова мен
Ю.М. Аксеновалардың Курс делопроизводства атты оқу құралы (М.: ИНФРА-
М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003),
1 МЕКЕМЕНІН ЖЕКЕ АДАМДАРҒА АРНАЛҒАН ҚҰЖАТТАРЫ
1.1 Құжат туралы ұғым
Адамдардың өмірі құжаттармен байланысты. Біз өміріміздің алғашқы
күндерінде дербес ресми қағазымызды аламыз. Бұл қағаз – туу туралы куәлік.
Содан кейін бізге керекті құжаттардың түрлері өзгеріп, олардың саны көбейіп
келеді, бірақ өмірімізде олардың мағынасы әрқашанда зор болып қала береді.
Құжат деп қандай да бір зат туралы ақпаратты тіркеуге, беруге және
сақтауға қызмет ететіннің барлығын атаймыз. Басқаша айтқанда, құжат –
ақпараты бар материалдық тасымалдаушы. Мұндай тасымалдаушы ретінде қағаз,
компьютер дискісі, фото және кинопленка және т.б. қызмет етуі мүмкін. Іс
құжаты әкімшілік (басқару) ақпаратты белгілеу үшін қызмет етеді.
Фабрика өнім шығаратыны секілді, әкімшілік басқармалары құжат
шығарады. Мұның айырмасы фабрика үшін өнім шығару оның мақсаты болса,
әкімшілік басқарудың мақсаты басқару қызметі болып табылады. Оны іске асыру
үшін ол құжатпен ресімделуі керек.
Құжат ұғымы білімнің көптеген саласында қолданылып, тұтас бір ғылыми
пәндер қатарындағы зерттеу объектісі болып табылады. Бұл ғылымдардың
әрқайсысы құжатқа анықтама беруде қандай өлшемдер (құжаттың мәні, нысаны,
ақпаратты жазу мен дыбыстап бейнелеу тәсілі т.б.) негіздеме ретінде
алынғанына қарай өз тәсілдерін ұсынады.
Құжат ұғымына берілген анықтамаларды көктей шолғанда, зерттеу нысанасы
мен міндеттеріне қарай айырмашылықтардың да бар екендігін байқаймыз. Құжат
ұғымын деректану саласы кең ауқымда түсіндіреді. Ол бойынша, құжат –
объективті өмір шындығы мен адамның ой қызметіне қатысты ақпараттарды
арнайы материалға кез келген тілде, кез келген тәсілмен бекіту құралы.
Деректануда құжат –арнайы ақпарат жеткізуге арналған объект.
Бұл ретте, біз құжаттың пайда болу тарихы мен эволюциясына көз
жүгіртіп көрейік. Құжат ұғымы өзінің даму жолында айтарлықтай
өзгерістерге ұшыраған. Латын сөзі doceo алғашында үйретемін,
хабарлаймын деген мағынаны берген. Кейіннен туындаған, сөздің тар
мағынасында алатын болсақ айғақ, дәлел, куәлік мағынасын
беретін documentum түрі ғылыми және практикалық қызмет саласының
көпшілігінде ұзақ уақыт пайдалануда тұрақтап қалған.
Орыс тілінде документ, яғни құжат ұғымы 17- ғасырда пайда болды. І
Петр оны письменное свидетельство, демек, жазбаша куәлік ретінде
аударып, сол арқылы құжаттың құқықтық мәнін белгіледі. Хаттамаларға қол
қою туралы деген Жарлық шығарған.
ХІХ ғасырда құжаттың басқару ісіндегі мәніне деген жаңа көзқарас пайда
болды. Нысан бойынша белгіленіп, басқару процесін жүргізуге арналған
ақпарат құжат деп саналды.
Төңкеріске дейінгі Қазақстан жағдайына келетін болсақ, XIX ғасырдың
алғашқы жартысында Бөкей хандығында іс қағаздарын жүргізетін кеңсе
болғандығы мәлім. Жәңгір хан ұйымдастырған бұл арнайы кеңсе екі бөлімшеден
тұратын. Біріншісі ханның өз қол астындағы сұлтандармен, екіншісі –
ресейлік шенеуніктермен қызметтік байланыстарын түркі-шағатай және орыс
тілдерінде әзірленетін іс қағаздары арқылы жүргізіп отырды.
Құқықтық күшке ие жазбаша дереккөз тұрғысындағы құжат ұғымы ХХ ғасырда
да сақталған. Мәселен, С.И. Ожеговтың Орыс тілі сөздігінде құжат ұғымына
үш түрлі мәнде түсінік беріледі: 1. Қандай да бір фактіні немесе бір
нәрсеге қатысты құқықты растайтын іс қағазы. 2. Ұсынушы тұлғаны ресми
куәландыратын нәрсе (төлқұжат және т.с.с.). 3. Жазбаша куәлік.
Шетелдік сөздердің түсіндірме сөздігінде аздаған өзгешеліктер
болғанымен, жалпы мағынасы жоғарыдағы анықтамаларға келіп саяды: 1. Жазбаша
куәлік, айғақ – мысалы, оның тарихи құжаттық сипаты бар. 2. заң. заң
жүзінде белгіленген тәртіппен жасалып, заңды фактіні куәландыратын (туу,
некеге тұру) немесе қандай да бір іске құқық беретін (диплом, өсиет) акт,
сөздің кең мағынасында – заңды күші бар немесе қызметтік сипаттағы кез
келген жазбаша акт. 3. Төлқұжат, жеке куәлік.
Мұрағат терминдерінің қысқаша сөздігінде құжатқа берілген анықтама
бойынша: Құжат – шын мәніндегі объективті және адамның ой қызметі
барысындағы фактілерді, оқиғаларды, нысаналарды, құбылыстарды жазу,
кескіндеу, суретін салу, фотоға түсіру, дыбыстап жазу немесе басқа тәсілмен
арнайы материал (папирус, пергамент, қағаз, фото үлдір және т.б.) арқылы
көрсетудің нәтижесі.
Мұнда құжатты сипаттау объектісі ретінде, сондай-ақ оны жеткізуші
негіздердің кейбір түрлерін ашып көрсетуге деген талпыныс айқын байқалады.
Л.П. Крысинаның шет тілдерден енген сөздер түсіндірме сөздігінде
қарастырылып отырған ұғымға қандай анықтама берілетінін келтіре кетейік:
Құжат. – 1. Қандай да бір фактіні немесе бір нәрсеге қатысты құқықты
растайтын іс қағазы. 2. Ұсынушы тұлғаны ресми куәландыратын нәрсе (төлқұжат
және т.с.с.). 3. Қандай да бір жағдайды жазбаша куәландыру.
Ақпарат бекітілетін негіз (носитель) ұғымы ғылыми айналымға алғаш
рет социалистік елдердің қазіргі заманғы мұрағат терминологиясы сөздігі
арқылы енгізілді. Құжат ұғымы мынадай сипатта берілді: Құжат – жазу,
кескіндеу, фотоға түсіру, дыбыс жазбалары немесе өзге де тәсілдер арқылы
объективті шындыққа қатысты нәрселер жайлы және адамның ой қызметі туралы
ақпаратты бекіту нәтижесі.
Құжат ұғымы сөздіктермен қатар мемлекеттік стандарттарда да беки
бастады. 16487-70 Мемлекеттік стандартында құжат арнайы материалда
адамның шын мәніндегі объективті және ой қызметі барысындағы құбылыстар,
фактілер туралы ақпараттарын түрлі тәсілдермен бекіту құралы ретінде
көрсетіледі. Бұл ұғымда ақпаратты бекітудің тәсілдері мен материалы,
құжаттың міндетті түрде сәйкестендірілуі секілді жаңа белгілері назарға
алынған.
16487-83 Мемлекеттік стандарты бұл терминнің семантикалық мәнін ашып,
оны толықтыра түсті. Мұнда құжаттың материалдық негізі ондағы ақпараттан
бөлек алынып қарастырылады: Құжат – уақыт пен кеңістікке тапсыру үшін адам
қолымен жасалған тәсілдер арқылы бекітілген ақпараты бар материалдық
объект.
Құжат анықтамасының даму барысын талдай отырып, бұл терминді
түсіндірудің негізгі үш тәсілін бөліп атауға болады. Біріншіден, құжат
қандай да бір материалдық объект болып табылады, екіншіден, жай ғана
материалдық объекті емес, сонымен қатар, ақпарат жеткізгіш, үшіншіден,
әрі ол құжатталған ақпарат (яғни, қайта өңдеу және сақтау мақсатында
материалдық негізге бекітілген қандай да бір әлеуметттік ақпарат. Басқаша
айтқанда, биологиялық ақпараттың, жанды және жансыз табиғат ақпараттарының
адам ойы жететін деңгейде жазылған немесе осы деңгейде өңделген түрлері мен
формалары) болып табылады.
Осылайша, құжаттану тұрғысынан алғанда құжат дегеніміз мәтін, дыбыс
жазу мен бейнелеу түріндегі ақпарат енгізілген материалдық объект болып
саналады.
Соңғы кезде құжат анықтамасының мағыналық жүгі ауырлап, материалдық
құрамнан ақпараттық құрамға ауысып келеді. Құжатталған ақпарат ұғымының
өмірге келуі ақпарат (мәлімет) пен материалдық негіз (рәміздер, белгілер,
әріптер, толқындар т.б. түрінде) ұғымдарының екіжақтылық сипатына
негізделген. Құжаттау нәтижесінде мәліметтердің өзіндік сипатта
материалдану және заттану процесі жүреді. Ақпарат негізге бекітіледі немесе
оған тіпті байланып қойылады, сол арқылы ақпарат өз жасаушысынан
жекеленеді. Осылайша, құжат екі қосындының тұтастығы деп қабылданбақ. Рас,
ұзақ жылдар бойына бұл бірліктегі басты орынды ақпарат жеткізуші негіз
иеленіп келген-ді.
М.В. Ларин Управление документацией в организациях
(Ұйымдарда құжаттаманы басқару) атты еңбегінде құжатты мынадай үш басты
компонент құрайтынын атап көрсетеді: ақпарат, негіз (материал жеткізгіш)
және ақпараттың сәйкестендірілу мүмкіндігі. Ақпарат негізіндегі
сәйкестендірілу мүмкіндігі құжатты басқа ақпарат негіздерінен түпкілікті
түрде ерекшелендіреді.
Қазақстан Республикасында құжат ұғымының ресми түсіндірмесі ҚР
Экономика және сауда министрлігі Стандарттау, метрология және сертификаттау
жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 14 мамырдағы № 140 бұйрығымен бекітіліп,
күшіне енгізілген 1037-2001 ҚР СТ-да былай баяндалады: Құжат (құжатталған
ақпарат) – сәйкестендіру мүмкіндігі бар материалдық жеткізгіште тіркелген
ақпарат. Қазіргі заманғы отандық құжаттану ісі дәл осы анықтамаға
сүйенеді.
Құжат стандартталған термин, яғни бұл осы ұғымды айқындауға арналған
жалғыз термин болып табылады. Құжатталған ақпарат термині синоним-термин
рөлін атқарады. Аталмыш стандартта ол деректер анықтамалығы тұрғысында
келтірілген.
Сонымен қатар, осы стандартпен белгіленген барлық терминдер заңды
тұлғалар қызметінде түзілетін құжаттама түрінің бәрінде, сондай-ақ ғылыми-
әдістемелік, нормативтік-әдістемелік, іс қағаздарын жүргізу және мұрағат
ісі жөніндегі анықтамалық пен оқулық әдебиеттерде міндетті түрде қолданылуы
қажет. Қазақстан Республикасындағы құжат терминіне берілген ресми
түсіндірме Ресей Федерациясы мемлекеттік стандарты бекіткен (МемСТ Р 51141-
98) анықтамаға қарағанда өзгешелеу. Толықтай беріп, салыстырып көрелік:
құжатталған ақпарат (құжат) – материал жеткізгішке тіркелген
сәйкестендіруге мүмкіндік беретін деректемелері бар ақпарат.
Анықтамадан көріп отырғанымыздай, Қазақстанда қабылданған
түсіндірмеден айырмашылығы, ресейлік анықтамада құжаттың деректемелері
ескеріледі. Бұл материал жеткізгішке тіркелген ақпарат анықтамасында
айқындаушы орында тұр.
Өнеркәсіптік, ақпараттық технологиялардың қарқынды дамуы дәстүрлі
құжаттау тұрғысынан алғанда жаңа, тек өзіне ғана тән ерекшеліктері бар,
өзгеше электронды құжат түрінің түзілуіне алып келді.
Кеңселік қызмет барысында құжат еңбек құралы ретінде де әрі жұмыс
нәтижесі ретінде де көрінеді. Осыған сәйкес ұйымның тиімділікпен қызмет
етуі құжат бойынша жұмыс жүргізу ісін дұрыс ұйымдастыруға тікелей
байланысты.
Құжат функцияларын жалпы және арнайы функциялар деп екі салаға бөлуге
болады. Жалпы функциялар құжаттардың бәріне ортақ. Ал арнайы функциялар –
құжаттардың тек шектеулі топтарына ғана тән.
Құжаттың жалпы функцияларына мыналарды жатқызуға болады:
1) әлеуметтік – құжат әлеуметтік мәнге ие объект болып табылады,
өйткені ол әлеуметтік қажеттіліктен туындаған әрі сол әлеуметтік жүйеде
жүзеге асырылады;
2) ақпараттық –құжат ақпаратты жазып алу, сақтау және тарату құралы
ретінде қызмет етеді;
3) қарым-қатынастық – құжат қоғамдық құрылымдар мен жеке адамдар
арасында байланыс құралы ретінде жүреді, ол жай хабарландырып қана
қоймайды, сонымен бірге қоғамдық сананы шоғырландырып, бірыңғай пікір
қалыптастыруға, ұжымдық реакция туғызуға, бүкіл қауымды жұмылдыруға ықпал
етеді;
4) мәдени – құжат әлеумет тәжірибесі мен мәдени дәстүрлерді бекіту
және оларды болашаққа қалдыру құралы ретінде қызмет етеді;
Құжаттың арнайы функцияларына мыналар жатады:
1) құқықтық – құжат қоғамдағы құқықтық нормалар мен құқықтық қарым-
қатынастарды бекіту және өзгерту құралы ретінде қызмет етеді. Хабарланып
отырған мәліметтерге, оқиғаларға баға беру арқылы құжат құқықтық сананың
қалыптасуына, мінез-құлықтың әлеумет тарапынан қолдау тапқан үлгілерін
әзірлеуге, моральдық-этикалық нормаларды игеруге ықпал етеді;
2) дәрістік - құжат жинақталған әлеуметтік тәжірибелерді ой елегінен
өткізе отырып, бұл жөніндегі білім қазынасын ұрпақтан ұрпаққа жеткізуге
көмек береді, тұлғаның қалыптасу процесіне қатысады;
3) танымды – құжат ой елегінен өткізіліп жазылған мәтін негізінде
шындықтың неғұрлым ауқымды, абстрактылы, теориялық үлгісін жасауға
мүмкіндік береді.
4) басқарушылық – құжат басқару құралы болып табылады, қоғам
мүшелерінің ұжымдық қызметін мейлінше тиімді ұйымдастыру мақсатына сәйкес
жоспарлау, үйлестіру және реттеу ісіне көмектеседі;
5) мемориальдық – құжат қоғамның, ондағы жекелеген құрылымдардың дамуы
туралы және дербес тұлғалар жайлы тарихи дерек көзі ретінде көрінеді;
6) есептік – құжат өндірістік және шаруашылық қызметтің барлық
кезеңдерінде атқарылған жұмыс процестерін сүзгіден өткізіп отыратындықтан,
оның нәтижелерін есептеп шығаруға мүмкіндік береді.
7) эстетикалық – құжат өзінің материалдық негізі құрамына болмысты
образды-көркем игеру нәтижелерін түсіру арқылы жинақтап қорытылған
эстетикалық тәжірибелерді сақтайды және таратады;
8) релаксациялық (ойын-сауықтық, компенсаторлық) – құжаттардың
бірқатар түрлерін эмоционалдық шиеленісті ширығуларды өзге нысандарға
аудару арқылы түсіруге, сөйтіп артық ширығу деңгейін көздеген дәрежеге
дейін азайтуға пайдалану;
Ұйымда құжаттарды түзу, қолжазбадан қайта басу, оқу, есепке алу,
сұрыптау, сақтау, іздестіру, ақпараттарды ұқсату т.б. жөнінде қыруар
жұмыстар атқарылады.
Ұйымның коммерциялық қызметі табысты жүргізілуі үшін ақпараттардың
сақталу жағдайы ондағы мәліметтер құпиялылығы сенімді түрде қамтамасыз
етілетіндей дәрежеде болуы шарт.
Терминдердің бірыңғайлығын бекітіп, басқаруды құжаттамалық қамтамасыз
ету жүйесінің республикадағы даму бағытын көрсететін бірқатар анықтамаларды
келтіріп өтейік.
Төменде беріліп отырған негізгі терминдер мен анықтамалар Қазақстан
республикасының Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен
анықтамалар 1037-2001 Стандартына сәйкес, заңды тұлғалар қызметінде
түзілетін құжаттаманың барлық түрлерінде, сондай-ақ іс қағаздарын жүргізу
мен мұрағат ісі бойынша шығарылатын ғылыми-әдістемелік, нормативтік-
әдістемелік, анықтамалық және оқулық әдебиеттерде бір ізбен қолданылуы
міндетті.
Құжаттың сыртқы белгілері: Құжаттың көлемі мен пішімін, ақпарат
жеткізушіні, жазу түрін, рәсімдеу құрамын көрсететін белгілер (2.4 тармақ);
Жазба құжат түрі: Мазмұны мен мақсаттық белгілері бойынша құжаттама
жүйесіне жатқызылатын жазба құжат (3.1.5 тармақ);
Ресми құжат Заңды немесе жеке тұлға дайындаған, бекітілген тәртіппен
куәландырылған және ресімделген құжат (2.24 тармақ);
Қызметтік құжат Ұйымның күнделікті қызметінде пайдаланылатын ресми
құжат (2.25 тармақ);
Жазба құжат: Ақпараты жазудың кел-келген түрімен түсірілген мәтіндік
құжат (2.15 тармақ);
Қолжазба құжат: Жазу белгілері қолмен түсірілген жазба құжат (2.16
тармақ);
Таза құжат: Мәтіні алғашқы құжаттан көшірілген немесе түзетусіз
жазылған қолжазба немесе машинкалық жазба құжат (2.16 тармақ).
Құжаттың бастапқы жазбасы: Автордың не редактордың өз мәтінімен
жұмысын көрсететін қолжазба немесе машинкалық жазба құжат 2.21 тармақ);
Түпнұсқа құжат: Автор жөніндегі мәлімет, уақыты мен жасалу орны
құжаттың өзінде сақталатын немесе басқа жолмен табылған, оның шығу тегіне
шек келтірмейтін құжат (2.27 тармақ);
(Ресми) құжаттың түпнұсқасы:Ресми кұжаттың алғашқы немесе жалғыз
нұсқасы (2.28 тармақ);
Телқұжат:Құжаттың түпнұсқасының заңды күші бар қайталанған нұсқасы
(2.29 тармақ);
Құжат көшірмесі: Түпнұсқа құжаттағы ақпаратты түгелдей және оның
сыртқы белгілерін немесе заңды күші жоқ бөлігін көшірмелейтін құжат (2.30
тармақ);
Құжаттың куәландырылған көшірмесі: Заңдық күш беретін, белгіленген
тәртіпке сай қажетті деректемелер қойылатын құжат көшірмесі (2.31 тармақ).
Мұрағаттық құжат– қоғам үшін маңыздылығына байланысты сақталып тұрған
немесе сақтауға жататын, сонымен қатар, оның иесі үшін де құнды болып
табылатын құжат (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы Заңы, 1-бап, 2-тармақ).
Жеке құрам бойынша құжаттар– жұмыскерлердің еңбек қызметін растайтын
құжаттар мен оларды зейнеткерлік қамтамасыз етуге ақша аудару жөніндегі
мәліметтер кешені (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы Заңы, 1-бап, 16-тармақ).
Жеке тектік құжат (жеке құжат): Жеке тұлғаның негізгі қызметінен
немесе қоғамдық міндеттерінен тыс жинақталған құжат (2.23 тармақ);
Мекемелерде құжат қолмен жазылған, жазу машинасында басылған,
компьютерде басылған, жеделхат, телефонограмма, телефакспен берілген, тағы
басқа түрлерде болады. Құжаттың осы түрлерін дайындағанда жұмысқа қажет
қағазды таңдай білудің маңызы зор. 1966 жылы-ақ СССР-де қағаздың
мемлекеттік стандарты белгіленген. Осы стандартқа сәйкес барлық форматтар
үш қатарға бөлінген. Олар: А, В, С қатарлары. А қатары – негізгі қатар. Ол
жазу қағаздары үшін пайдаланылады. Әр қатар қағаз өлшемін көрсететін
кластарға бөлінеді. А қатары 13 кластан тұрады. Олар А әрпімен және класс
нөмірімен белгіленеді. Мысалы, А1, А2 т. б. А1 қағазының форматының өлшемі
– 840-1189 мм. Кеңсе жұмысында кең қолданылатыны А4, А5 форматты қағаздар.
А4 форматты қағаздың өлшемі – 210-297 мм , А5 форматты қағаздың өлшемі –
148 –210 мм. Кеңсе жұмысында ресми мәтіндер негізінен А4, А5 форматты
қағаздарға дайындалады.
Басу құралдарында дайындалатын құжаттардың бланкілерін дайындау
Құжаттар мекемелерде арнайы бланкілерге басылады. Мекемелерде
бланкілердің үш түрі пайдаланылады: хаттарға арналған ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
1 МЕКЕМЕНІН ЖЕКЕ АДАМДАРҒА АРНАЛҒАН ҚҰЖАТТАРЫ
1.1 Құжат туралы ұғым
1.2 Құжаттардың түрлері және оларды жіктеу
2. ЖЕКЕ АДАМДАРДЫҢ ҚҰЖАТТАРЫ
3. МІНЕЗДЕМЕЛЕР ОЛАРДЫ РЕСІМДЕУГЕ ҚОЙЫЛАТЫН ТАЛАПТАР
КОРЫТЫНДЫ
ҚОСЫМШАЛАР
1.1-қосымша
КІРІСПЕ
1997 жылғы шілденің 11-інде қабылданған Қазақстан Республикасындағы
тіл туралы Қазақстан Республикасының заңының 4-бабында мемлекеттік тіл
мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардың барлық саласында
қолданылатын мемлекеттік басқару, заң шығару,сот ісін жүргізу және іс
қағаздарын жүргізу тілі деп көрсетілген.
Қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қажет етуінің алғы шарттарының
бірі - оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында кызмет етуі және соған орай
іс қагаздарының қазақша жүргізілуі.
Іс кағаздарының, ресми құжаттардың тілі бір жүйеге түспей, стильдік
жагынан қалыптаспай, мемлекеттік ресми қужат-пшрдың барлыгы алдымен қазақ
тілінде жазылмай, барлық қуры-лымдагы іс қағаздары қазақ тілінде
жургізілмей қазақ тілінің иданыс аясы, қызмет қарымы өрісін кеңейте
алмайды. Іс қагаздары қогам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс кагаздарының
саяси, тарихи, қуқықтық, экономикалық ма-нызы өте зор.
Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда
іс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар
фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ
қызметін де атқарады.
Іс қағаздары — басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен
мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған турлі
шешімдері, басқару істері, атқарған кызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді.
Сондықтан халық шаруашылыгын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру
деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми
негізделгеніне тікелей байланысты.
Іс қағаздарын жүргізу — басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі
болып табылады. Меқемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат,
телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері
жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі.
Іс қағаздарын жүргізу — мекеме жұмысының нақты құжаттармен,
деректермен реттелген дәйектелген жүйесі.
Құжаттау дегеніміз кез-келген мекеменің қызметін, әрекетін көрсететін
құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, мекеме ішінде
дайындалған құжаттармен жұмыста, сырттан келген құжаттармен жұмыс та,
сондай-ақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойынша жұмыс істеу, орындауын
бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, архивке дайындау сияқты толып
жатқан жұмыстар кіреді.
Алдарыңыздағы қурстық жұмыстың Мекеменін жеке адамдарға арналған
құжаттары, мінездемелері оларды ресімдеуге қойылатын талаптар деген
тақырып бойынша мәліметтерді қарастыру мақсатында жазылды.
Курстық жұмыс: Мекеменін жеке адамдарға арналған құжаттары,
мінездемелері оларды ресімдеуге қойылатын талаптар, Мекеменін жеке
адамдарға арналған құжаттары, Мінездемелер және Мінездемелерді
ресімдеудің талаптары, деп аталған бөлімдерден тұрады.
Мекеменін жеке адамдарға арналған құжаттары, мінездемелері оларды
ресімдеуге қойылатын талаптар тақырыбының мақсатына қарай жеке адамдардың
құжаттары және қызметтік құжаттар немесе ұйымдастыру-реттеу құжаттары деп
жіктелген. Жеке құрамның құжаттары.
1) ақпараттық-анықтамалық құжаттар.
2) реттеу құжаттары.
3) ұйымдастыру құжаттары.
Мінездемеге тоқталғанда оның ерекшеліктері мен ресімделуі жайлы
баяндалған.
Курстық жұмыс істеу барысында А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева,
Э.Сүлейменовалардың Ресми іс қағаздары атты мемлекеттік қызметшілерге
арналған анықтамалығы (Астана, 2000), М.В. Кирсанова мен
Ю.М. Аксеновалардың Курс делопроизводства атты оқу құралы (М.: ИНФРА-
М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003),
1 МЕКЕМЕНІН ЖЕКЕ АДАМДАРҒА АРНАЛҒАН ҚҰЖАТТАРЫ
1.1 Құжат туралы ұғым
Адамдардың өмірі құжаттармен байланысты. Біз өміріміздің алғашқы
күндерінде дербес ресми қағазымызды аламыз. Бұл қағаз – туу туралы куәлік.
Содан кейін бізге керекті құжаттардың түрлері өзгеріп, олардың саны көбейіп
келеді, бірақ өмірімізде олардың мағынасы әрқашанда зор болып қала береді.
Құжат деп қандай да бір зат туралы ақпаратты тіркеуге, беруге және
сақтауға қызмет ететіннің барлығын атаймыз. Басқаша айтқанда, құжат –
ақпараты бар материалдық тасымалдаушы. Мұндай тасымалдаушы ретінде қағаз,
компьютер дискісі, фото және кинопленка және т.б. қызмет етуі мүмкін. Іс
құжаты әкімшілік (басқару) ақпаратты белгілеу үшін қызмет етеді.
Фабрика өнім шығаратыны секілді, әкімшілік басқармалары құжат
шығарады. Мұның айырмасы фабрика үшін өнім шығару оның мақсаты болса,
әкімшілік басқарудың мақсаты басқару қызметі болып табылады. Оны іске асыру
үшін ол құжатпен ресімделуі керек.
Құжат ұғымы білімнің көптеген саласында қолданылып, тұтас бір ғылыми
пәндер қатарындағы зерттеу объектісі болып табылады. Бұл ғылымдардың
әрқайсысы құжатқа анықтама беруде қандай өлшемдер (құжаттың мәні, нысаны,
ақпаратты жазу мен дыбыстап бейнелеу тәсілі т.б.) негіздеме ретінде
алынғанына қарай өз тәсілдерін ұсынады.
Құжат ұғымына берілген анықтамаларды көктей шолғанда, зерттеу нысанасы
мен міндеттеріне қарай айырмашылықтардың да бар екендігін байқаймыз. Құжат
ұғымын деректану саласы кең ауқымда түсіндіреді. Ол бойынша, құжат –
объективті өмір шындығы мен адамның ой қызметіне қатысты ақпараттарды
арнайы материалға кез келген тілде, кез келген тәсілмен бекіту құралы.
Деректануда құжат –арнайы ақпарат жеткізуге арналған объект.
Бұл ретте, біз құжаттың пайда болу тарихы мен эволюциясына көз
жүгіртіп көрейік. Құжат ұғымы өзінің даму жолында айтарлықтай
өзгерістерге ұшыраған. Латын сөзі doceo алғашында үйретемін,
хабарлаймын деген мағынаны берген. Кейіннен туындаған, сөздің тар
мағынасында алатын болсақ айғақ, дәлел, куәлік мағынасын
беретін documentum түрі ғылыми және практикалық қызмет саласының
көпшілігінде ұзақ уақыт пайдалануда тұрақтап қалған.
Орыс тілінде документ, яғни құжат ұғымы 17- ғасырда пайда болды. І
Петр оны письменное свидетельство, демек, жазбаша куәлік ретінде
аударып, сол арқылы құжаттың құқықтық мәнін белгіледі. Хаттамаларға қол
қою туралы деген Жарлық шығарған.
ХІХ ғасырда құжаттың басқару ісіндегі мәніне деген жаңа көзқарас пайда
болды. Нысан бойынша белгіленіп, басқару процесін жүргізуге арналған
ақпарат құжат деп саналды.
Төңкеріске дейінгі Қазақстан жағдайына келетін болсақ, XIX ғасырдың
алғашқы жартысында Бөкей хандығында іс қағаздарын жүргізетін кеңсе
болғандығы мәлім. Жәңгір хан ұйымдастырған бұл арнайы кеңсе екі бөлімшеден
тұратын. Біріншісі ханның өз қол астындағы сұлтандармен, екіншісі –
ресейлік шенеуніктермен қызметтік байланыстарын түркі-шағатай және орыс
тілдерінде әзірленетін іс қағаздары арқылы жүргізіп отырды.
Құқықтық күшке ие жазбаша дереккөз тұрғысындағы құжат ұғымы ХХ ғасырда
да сақталған. Мәселен, С.И. Ожеговтың Орыс тілі сөздігінде құжат ұғымына
үш түрлі мәнде түсінік беріледі: 1. Қандай да бір фактіні немесе бір
нәрсеге қатысты құқықты растайтын іс қағазы. 2. Ұсынушы тұлғаны ресми
куәландыратын нәрсе (төлқұжат және т.с.с.). 3. Жазбаша куәлік.
Шетелдік сөздердің түсіндірме сөздігінде аздаған өзгешеліктер
болғанымен, жалпы мағынасы жоғарыдағы анықтамаларға келіп саяды: 1. Жазбаша
куәлік, айғақ – мысалы, оның тарихи құжаттық сипаты бар. 2. заң. заң
жүзінде белгіленген тәртіппен жасалып, заңды фактіні куәландыратын (туу,
некеге тұру) немесе қандай да бір іске құқық беретін (диплом, өсиет) акт,
сөздің кең мағынасында – заңды күші бар немесе қызметтік сипаттағы кез
келген жазбаша акт. 3. Төлқұжат, жеке куәлік.
Мұрағат терминдерінің қысқаша сөздігінде құжатқа берілген анықтама
бойынша: Құжат – шын мәніндегі объективті және адамның ой қызметі
барысындағы фактілерді, оқиғаларды, нысаналарды, құбылыстарды жазу,
кескіндеу, суретін салу, фотоға түсіру, дыбыстап жазу немесе басқа тәсілмен
арнайы материал (папирус, пергамент, қағаз, фото үлдір және т.б.) арқылы
көрсетудің нәтижесі.
Мұнда құжатты сипаттау объектісі ретінде, сондай-ақ оны жеткізуші
негіздердің кейбір түрлерін ашып көрсетуге деген талпыныс айқын байқалады.
Л.П. Крысинаның шет тілдерден енген сөздер түсіндірме сөздігінде
қарастырылып отырған ұғымға қандай анықтама берілетінін келтіре кетейік:
Құжат. – 1. Қандай да бір фактіні немесе бір нәрсеге қатысты құқықты
растайтын іс қағазы. 2. Ұсынушы тұлғаны ресми куәландыратын нәрсе (төлқұжат
және т.с.с.). 3. Қандай да бір жағдайды жазбаша куәландыру.
Ақпарат бекітілетін негіз (носитель) ұғымы ғылыми айналымға алғаш
рет социалистік елдердің қазіргі заманғы мұрағат терминологиясы сөздігі
арқылы енгізілді. Құжат ұғымы мынадай сипатта берілді: Құжат – жазу,
кескіндеу, фотоға түсіру, дыбыс жазбалары немесе өзге де тәсілдер арқылы
объективті шындыққа қатысты нәрселер жайлы және адамның ой қызметі туралы
ақпаратты бекіту нәтижесі.
Құжат ұғымы сөздіктермен қатар мемлекеттік стандарттарда да беки
бастады. 16487-70 Мемлекеттік стандартында құжат арнайы материалда
адамның шын мәніндегі объективті және ой қызметі барысындағы құбылыстар,
фактілер туралы ақпараттарын түрлі тәсілдермен бекіту құралы ретінде
көрсетіледі. Бұл ұғымда ақпаратты бекітудің тәсілдері мен материалы,
құжаттың міндетті түрде сәйкестендірілуі секілді жаңа белгілері назарға
алынған.
16487-83 Мемлекеттік стандарты бұл терминнің семантикалық мәнін ашып,
оны толықтыра түсті. Мұнда құжаттың материалдық негізі ондағы ақпараттан
бөлек алынып қарастырылады: Құжат – уақыт пен кеңістікке тапсыру үшін адам
қолымен жасалған тәсілдер арқылы бекітілген ақпараты бар материалдық
объект.
Құжат анықтамасының даму барысын талдай отырып, бұл терминді
түсіндірудің негізгі үш тәсілін бөліп атауға болады. Біріншіден, құжат
қандай да бір материалдық объект болып табылады, екіншіден, жай ғана
материалдық объекті емес, сонымен қатар, ақпарат жеткізгіш, үшіншіден,
әрі ол құжатталған ақпарат (яғни, қайта өңдеу және сақтау мақсатында
материалдық негізге бекітілген қандай да бір әлеуметттік ақпарат. Басқаша
айтқанда, биологиялық ақпараттың, жанды және жансыз табиғат ақпараттарының
адам ойы жететін деңгейде жазылған немесе осы деңгейде өңделген түрлері мен
формалары) болып табылады.
Осылайша, құжаттану тұрғысынан алғанда құжат дегеніміз мәтін, дыбыс
жазу мен бейнелеу түріндегі ақпарат енгізілген материалдық объект болып
саналады.
Соңғы кезде құжат анықтамасының мағыналық жүгі ауырлап, материалдық
құрамнан ақпараттық құрамға ауысып келеді. Құжатталған ақпарат ұғымының
өмірге келуі ақпарат (мәлімет) пен материалдық негіз (рәміздер, белгілер,
әріптер, толқындар т.б. түрінде) ұғымдарының екіжақтылық сипатына
негізделген. Құжаттау нәтижесінде мәліметтердің өзіндік сипатта
материалдану және заттану процесі жүреді. Ақпарат негізге бекітіледі немесе
оған тіпті байланып қойылады, сол арқылы ақпарат өз жасаушысынан
жекеленеді. Осылайша, құжат екі қосындының тұтастығы деп қабылданбақ. Рас,
ұзақ жылдар бойына бұл бірліктегі басты орынды ақпарат жеткізуші негіз
иеленіп келген-ді.
М.В. Ларин Управление документацией в организациях
(Ұйымдарда құжаттаманы басқару) атты еңбегінде құжатты мынадай үш басты
компонент құрайтынын атап көрсетеді: ақпарат, негіз (материал жеткізгіш)
және ақпараттың сәйкестендірілу мүмкіндігі. Ақпарат негізіндегі
сәйкестендірілу мүмкіндігі құжатты басқа ақпарат негіздерінен түпкілікті
түрде ерекшелендіреді.
Қазақстан Республикасында құжат ұғымының ресми түсіндірмесі ҚР
Экономика және сауда министрлігі Стандарттау, метрология және сертификаттау
жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 14 мамырдағы № 140 бұйрығымен бекітіліп,
күшіне енгізілген 1037-2001 ҚР СТ-да былай баяндалады: Құжат (құжатталған
ақпарат) – сәйкестендіру мүмкіндігі бар материалдық жеткізгіште тіркелген
ақпарат. Қазіргі заманғы отандық құжаттану ісі дәл осы анықтамаға
сүйенеді.
Құжат стандартталған термин, яғни бұл осы ұғымды айқындауға арналған
жалғыз термин болып табылады. Құжатталған ақпарат термині синоним-термин
рөлін атқарады. Аталмыш стандартта ол деректер анықтамалығы тұрғысында
келтірілген.
Сонымен қатар, осы стандартпен белгіленген барлық терминдер заңды
тұлғалар қызметінде түзілетін құжаттама түрінің бәрінде, сондай-ақ ғылыми-
әдістемелік, нормативтік-әдістемелік, іс қағаздарын жүргізу және мұрағат
ісі жөніндегі анықтамалық пен оқулық әдебиеттерде міндетті түрде қолданылуы
қажет. Қазақстан Республикасындағы құжат терминіне берілген ресми
түсіндірме Ресей Федерациясы мемлекеттік стандарты бекіткен (МемСТ Р 51141-
98) анықтамаға қарағанда өзгешелеу. Толықтай беріп, салыстырып көрелік:
құжатталған ақпарат (құжат) – материал жеткізгішке тіркелген
сәйкестендіруге мүмкіндік беретін деректемелері бар ақпарат.
Анықтамадан көріп отырғанымыздай, Қазақстанда қабылданған
түсіндірмеден айырмашылығы, ресейлік анықтамада құжаттың деректемелері
ескеріледі. Бұл материал жеткізгішке тіркелген ақпарат анықтамасында
айқындаушы орында тұр.
Өнеркәсіптік, ақпараттық технологиялардың қарқынды дамуы дәстүрлі
құжаттау тұрғысынан алғанда жаңа, тек өзіне ғана тән ерекшеліктері бар,
өзгеше электронды құжат түрінің түзілуіне алып келді.
Кеңселік қызмет барысында құжат еңбек құралы ретінде де әрі жұмыс
нәтижесі ретінде де көрінеді. Осыған сәйкес ұйымның тиімділікпен қызмет
етуі құжат бойынша жұмыс жүргізу ісін дұрыс ұйымдастыруға тікелей
байланысты.
Құжат функцияларын жалпы және арнайы функциялар деп екі салаға бөлуге
болады. Жалпы функциялар құжаттардың бәріне ортақ. Ал арнайы функциялар –
құжаттардың тек шектеулі топтарына ғана тән.
Құжаттың жалпы функцияларына мыналарды жатқызуға болады:
1) әлеуметтік – құжат әлеуметтік мәнге ие объект болып табылады,
өйткені ол әлеуметтік қажеттіліктен туындаған әрі сол әлеуметтік жүйеде
жүзеге асырылады;
2) ақпараттық –құжат ақпаратты жазып алу, сақтау және тарату құралы
ретінде қызмет етеді;
3) қарым-қатынастық – құжат қоғамдық құрылымдар мен жеке адамдар
арасында байланыс құралы ретінде жүреді, ол жай хабарландырып қана
қоймайды, сонымен бірге қоғамдық сананы шоғырландырып, бірыңғай пікір
қалыптастыруға, ұжымдық реакция туғызуға, бүкіл қауымды жұмылдыруға ықпал
етеді;
4) мәдени – құжат әлеумет тәжірибесі мен мәдени дәстүрлерді бекіту
және оларды болашаққа қалдыру құралы ретінде қызмет етеді;
Құжаттың арнайы функцияларына мыналар жатады:
1) құқықтық – құжат қоғамдағы құқықтық нормалар мен құқықтық қарым-
қатынастарды бекіту және өзгерту құралы ретінде қызмет етеді. Хабарланып
отырған мәліметтерге, оқиғаларға баға беру арқылы құжат құқықтық сананың
қалыптасуына, мінез-құлықтың әлеумет тарапынан қолдау тапқан үлгілерін
әзірлеуге, моральдық-этикалық нормаларды игеруге ықпал етеді;
2) дәрістік - құжат жинақталған әлеуметтік тәжірибелерді ой елегінен
өткізе отырып, бұл жөніндегі білім қазынасын ұрпақтан ұрпаққа жеткізуге
көмек береді, тұлғаның қалыптасу процесіне қатысады;
3) танымды – құжат ой елегінен өткізіліп жазылған мәтін негізінде
шындықтың неғұрлым ауқымды, абстрактылы, теориялық үлгісін жасауға
мүмкіндік береді.
4) басқарушылық – құжат басқару құралы болып табылады, қоғам
мүшелерінің ұжымдық қызметін мейлінше тиімді ұйымдастыру мақсатына сәйкес
жоспарлау, үйлестіру және реттеу ісіне көмектеседі;
5) мемориальдық – құжат қоғамның, ондағы жекелеген құрылымдардың дамуы
туралы және дербес тұлғалар жайлы тарихи дерек көзі ретінде көрінеді;
6) есептік – құжат өндірістік және шаруашылық қызметтің барлық
кезеңдерінде атқарылған жұмыс процестерін сүзгіден өткізіп отыратындықтан,
оның нәтижелерін есептеп шығаруға мүмкіндік береді.
7) эстетикалық – құжат өзінің материалдық негізі құрамына болмысты
образды-көркем игеру нәтижелерін түсіру арқылы жинақтап қорытылған
эстетикалық тәжірибелерді сақтайды және таратады;
8) релаксациялық (ойын-сауықтық, компенсаторлық) – құжаттардың
бірқатар түрлерін эмоционалдық шиеленісті ширығуларды өзге нысандарға
аудару арқылы түсіруге, сөйтіп артық ширығу деңгейін көздеген дәрежеге
дейін азайтуға пайдалану;
Ұйымда құжаттарды түзу, қолжазбадан қайта басу, оқу, есепке алу,
сұрыптау, сақтау, іздестіру, ақпараттарды ұқсату т.б. жөнінде қыруар
жұмыстар атқарылады.
Ұйымның коммерциялық қызметі табысты жүргізілуі үшін ақпараттардың
сақталу жағдайы ондағы мәліметтер құпиялылығы сенімді түрде қамтамасыз
етілетіндей дәрежеде болуы шарт.
Терминдердің бірыңғайлығын бекітіп, басқаруды құжаттамалық қамтамасыз
ету жүйесінің республикадағы даму бағытын көрсететін бірқатар анықтамаларды
келтіріп өтейік.
Төменде беріліп отырған негізгі терминдер мен анықтамалар Қазақстан
республикасының Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен
анықтамалар 1037-2001 Стандартына сәйкес, заңды тұлғалар қызметінде
түзілетін құжаттаманың барлық түрлерінде, сондай-ақ іс қағаздарын жүргізу
мен мұрағат ісі бойынша шығарылатын ғылыми-әдістемелік, нормативтік-
әдістемелік, анықтамалық және оқулық әдебиеттерде бір ізбен қолданылуы
міндетті.
Құжаттың сыртқы белгілері: Құжаттың көлемі мен пішімін, ақпарат
жеткізушіні, жазу түрін, рәсімдеу құрамын көрсететін белгілер (2.4 тармақ);
Жазба құжат түрі: Мазмұны мен мақсаттық белгілері бойынша құжаттама
жүйесіне жатқызылатын жазба құжат (3.1.5 тармақ);
Ресми құжат Заңды немесе жеке тұлға дайындаған, бекітілген тәртіппен
куәландырылған және ресімделген құжат (2.24 тармақ);
Қызметтік құжат Ұйымның күнделікті қызметінде пайдаланылатын ресми
құжат (2.25 тармақ);
Жазба құжат: Ақпараты жазудың кел-келген түрімен түсірілген мәтіндік
құжат (2.15 тармақ);
Қолжазба құжат: Жазу белгілері қолмен түсірілген жазба құжат (2.16
тармақ);
Таза құжат: Мәтіні алғашқы құжаттан көшірілген немесе түзетусіз
жазылған қолжазба немесе машинкалық жазба құжат (2.16 тармақ).
Құжаттың бастапқы жазбасы: Автордың не редактордың өз мәтінімен
жұмысын көрсететін қолжазба немесе машинкалық жазба құжат 2.21 тармақ);
Түпнұсқа құжат: Автор жөніндегі мәлімет, уақыты мен жасалу орны
құжаттың өзінде сақталатын немесе басқа жолмен табылған, оның шығу тегіне
шек келтірмейтін құжат (2.27 тармақ);
(Ресми) құжаттың түпнұсқасы:Ресми кұжаттың алғашқы немесе жалғыз
нұсқасы (2.28 тармақ);
Телқұжат:Құжаттың түпнұсқасының заңды күші бар қайталанған нұсқасы
(2.29 тармақ);
Құжат көшірмесі: Түпнұсқа құжаттағы ақпаратты түгелдей және оның
сыртқы белгілерін немесе заңды күші жоқ бөлігін көшірмелейтін құжат (2.30
тармақ);
Құжаттың куәландырылған көшірмесі: Заңдық күш беретін, белгіленген
тәртіпке сай қажетті деректемелер қойылатын құжат көшірмесі (2.31 тармақ).
Мұрағаттық құжат– қоғам үшін маңыздылығына байланысты сақталып тұрған
немесе сақтауға жататын, сонымен қатар, оның иесі үшін де құнды болып
табылатын құжат (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы Заңы, 1-бап, 2-тармақ).
Жеке құрам бойынша құжаттар– жұмыскерлердің еңбек қызметін растайтын
құжаттар мен оларды зейнеткерлік қамтамасыз етуге ақша аудару жөніндегі
мәліметтер кешені (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы Заңы, 1-бап, 16-тармақ).
Жеке тектік құжат (жеке құжат): Жеке тұлғаның негізгі қызметінен
немесе қоғамдық міндеттерінен тыс жинақталған құжат (2.23 тармақ);
Мекемелерде құжат қолмен жазылған, жазу машинасында басылған,
компьютерде басылған, жеделхат, телефонограмма, телефакспен берілген, тағы
басқа түрлерде болады. Құжаттың осы түрлерін дайындағанда жұмысқа қажет
қағазды таңдай білудің маңызы зор. 1966 жылы-ақ СССР-де қағаздың
мемлекеттік стандарты белгіленген. Осы стандартқа сәйкес барлық форматтар
үш қатарға бөлінген. Олар: А, В, С қатарлары. А қатары – негізгі қатар. Ол
жазу қағаздары үшін пайдаланылады. Әр қатар қағаз өлшемін көрсететін
кластарға бөлінеді. А қатары 13 кластан тұрады. Олар А әрпімен және класс
нөмірімен белгіленеді. Мысалы, А1, А2 т. б. А1 қағазының форматының өлшемі
– 840-1189 мм. Кеңсе жұмысында кең қолданылатыны А4, А5 форматты қағаздар.
А4 форматты қағаздың өлшемі – 210-297 мм , А5 форматты қағаздың өлшемі –
148 –210 мм. Кеңсе жұмысында ресми мәтіндер негізінен А4, А5 форматты
қағаздарға дайындалады.
Басу құралдарында дайындалатын құжаттардың бланкілерін дайындау
Құжаттар мекемелерде арнайы бланкілерге басылады. Мекемелерде
бланкілердің үш түрі пайдаланылады: хаттарға арналған ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz