Microsoft Access 2000 мәліметтер базасын басқару жүйесімен жұмыс істеу негіздері

Пән: Информатика, Программалау, Мәліметтер қоры
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 11 бет
Таңдаулыға:

Microsoft Access 2000 мәліметтер базасын басқару жүйесімен жұмыс істеу негіздері

Access мәліметтер базасымен жұмыс істеу

Microsoft Access 2000 программасы ұсынып отырған мәліметтер базасының негізгі объектілерін құру құралдарын қарастыралық. Бұл құралдар келесідей топтастырылған:

Конструктор режимі (қолмен енгізу құралы) ;
Шебердің көмегімен (автоматтандыру құралы) ;
Қарапайым объектілерді жасаудың жеделдетілген құралдары.

Кестелермен жұмыс істеу

Кестені құру

Microsoft Access-те кез келген объектімен жұмыс істеу Мәліметтер базасы терезесінен басталады. Оның сол жақ панелінде Access-тің негізгі объектілері орналасқан. Кестені құру үшін сол жақ панельден кестені басқару элементін таңдап аламыз.

Оң жақ панельде жаңа кестені құруға арналған басқару элементтері мен мәліметтер базасында бұрыннан бар кестелер тізімі келтірілген. Шебердің көмегімен кестені құру жұмысты жеделдетуге арналғандықтан мұнда Microsoft Access-тің негізгі құрылымдары мен әдістерін игеру қиын. Бұл режим Access-те жұмыс істеп үйренген профессионалдарға арналған. Сондықтан біз кестені құруды қолмен жүзеге асыратын Конструктор режимінде бастаймыз.

Кестелердің Конструктор терезесі 39-суретте көрсетілген. Осы суретте көрсетілген терезе кестенің құрылымын дайындау мен редакциялауға арналған графиктік бланк болып табылады. Бірінші бағанға өріс атаулары енгізіледі. Егер қолтаңба қасиеті енгізілмесе, онда болашақ кестенің сәйкес бағаны өріс атауымен аталады. Әрбір өрістің атауының жанында мәліметтер типі бағанында оның типі көрсетіледі. Ол үшн сол ұяшыққа тышқан батырмасын бассақ, төмен бағытталған жебелік батырмасы пайда болады, оның ішіне кіріп тізімнен қажетті типті таңдап аламыз.

Бланкінің төменгі жағында өріс қасиеттерінің тізімі орналасқан. Оның кейбіреулері өзі алдын-ала берілген. Жалпы алғанда өріс қасиеттерін енгізу міндетті емес. Оны өз қалауымызша баптауымызға болады.

Кестені құрған кезде түйінді өрісті енгізген дұрыс. Сол арқылы кестелер арасындағы байланысты ұйымдастыруға болады. Қандай да бір өрісті түйінді өріс ретінде беру үшін, өріс атауына тышқанның оқ жақ батырмасын басып, шыққан жанама менюден Түйінді өріс бөлімін таңдап алу керек.

Кестенің құрылымын дайындап болған соң, бланкіні жабу батырмасын басамыз. Жабу кезінде жаңа кестені Кесте1 деген атпен сақтау жайлы программаның сұранысы пайда болады. Жаңа кестеге мағыналы ат қоямыз.

Дайын болған кестені Мәліметтер базасы терезесіндегі кестелер тізіміне қосылады. Құрылған кесте осы терезеде тышқанның батырмасын екі рет басу арқылы ашылады. Жаңа кесте ешқандай жазбалары жоқ бағандардың атауынан тұрады. Мәліметтер әдеттегідей толтырылады. Ұяшықтан ұяшыққа өту Tаb пернесі арқылы жүргізіледі. Кестенің төменгі жағында Өту батырмалар панелі орналасқан. Жазбалар саны өте көп болған жағдайда кестеде жылжу үшін осы панельдің элементтерін пайдаланған дұрыс. Енгізу барысында мәліметтер ұяшықтан тысқа шығып кетсе, бізге белгілі әдіспен, яғни тышқанның нұсқағышын бағандардың шекарасына орналастырып, қажетімізше жылжытамыз.

Кестеге мәліметтер енгізілгеннен кейін оны сақтаудың қажеті жоқ, барлық мәліметтер автоматты түрде сақталынады.

Кестенің құрылымын өзгерту қажеттілігі туған жағдайда, оны Конструктор режимінде ашу қажет.

Кесте аралық байланыстарды құру

Егер мәліметтер базасының құрылымы бұрыннан дайындалып, кестелер арасындағы байланыстар белгіленіп қойылған болса, онда кестеаралық қатынастарды құру қиынға түспейді. Ол үшін Сервис→Мәліметтер схемасы терезесінде кестеаралық байланыстарды орнатамыз.

Осы тереземен қатар Кестелерді қосу сұхбат терезесі ашылады. Оның Кестелер қыстырмасынан өзара байланыстырылатын кестелерді таңдап аламыз. Мәліметтер схемасы терезесінде таңдап алынған кестелердің өрістер тізімі ашылады. Бір кестеден бір немесе бірнеше өрісті ерекшелеп, тышқан нұсқағышымен іліп алып, екінші кестеге апарып тышқан батырмасын жіберсек, Байланыстарды өзгерту терезесі ашылады. Байланыстарды өзгерту терезесінің оң жақ панелінен байланыс орнатылатын өрістер таңдалынып алынады. Байланыстарды өзгерт терезесін жауып, Мәліметтер схемасы терезесіне ораламыз. Орнатылған кестеаралық байланыс Мәліметтер схемасы терезесінде әр кестенің екі өрісінің арасындағы сызық түрінде бейнеленеді. Оның ішінде бір кесте - негізгі, ал қалғаны бағыныңқы болып табылады. Негізгі кесте деп байланысқа өзінің түйінді өрісімен қатынасқан кестені айтады. Түйінді өрістің атауы мәліметтер схемасында майлы қаріппен көрсетіледі.

Бұл жерде мынадай сұрақ туады: "Кестеаралық байланыс не үшін қажет?" деген. Байланыстар мынандай екі негізгі қолданыс тауып отыр:

бірінші - мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз ету;
екінші - мәліметтер базасына қызмет көрсетуді автоматтандыру.

Мысалмен қарастырайық, жоғарыда айтылған мәліметтер базасының Клиенттер кестесінен қайсібір клиенттің мәліметтері өшіріліп тасталсын, бірақ Жазылу кестесінде өшірілмей қалып қойсын. Сонда Жазылу кестесінде тек контракт нөмірі ғана бар, не аты-жөні, не адресі жоқ клиент тіркеулі болып шығады. Контрактісінің нөмірі бойынша оны анықтау мүмкін емес. Міне осы мысал мәліметтер тұтастығы бұзылғандығын көрсетеді.

Бұл жағдайда мәліметтер базасының иесі үш түрлі әрекет жасай алады:

мәліметтердің тұтастығын сақтау үшін ешқандай әрекет жасамау;
негізгі кестенің түйінді өрісінен мәліметтерді өшіруге тиым салу;
негізгі кестенің түйінді өрісінен мәліметтерді өшіруге рұқсат ету және онымен байланысты кестелерге қайтадан өзгерістер енгізу.

Бұл өзгерістерді қолмен енгізу мүмкін емес, сондықтан автоматтандыру құралдарын пайдаланамыз.

Байланыс қасиеттерін баптау үшін Мәліметтер схемасы терезесінде екі кестені қосушы сызықты ерекшелеп алып, оған тышқанның оң жақ батырмасын шертіп, байланыстың жанама менюін ашу қажет. Соның ішінен Байланыстарды өзгерту бөлімін таңдап алсақ, Байланыстарды өзгерісі сұхбат терезесі ашылады. Мұнда өзара байланыс орнатылған кестелердің атаулары мен ондағы байланысқа қатысушы өрістер көрсетіледі. Оның астында мәліметтер тұтастығын қамтамасыз ету шарттары көрсетілген басқару элементтері берілген.

Егер Мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз ету жалаушасы қойылған болса, онда негізгі кестенің түйінді өрісінен мәліметтерді өшіру мүмкін емес.

Егер Байланысқан өрістерді каскадты түрде жаңарту және Байланысқан жазбаларды каскадты түрде өшіру жалаушалары қойылған болса, онда сәйкесінше негізгі кестенің түйінді өрісінде жүргізілген өзгерістер автоматты түрде байланысқан кестелерде де жүргізіледі.

Сұраныстармен жұмыс істеу

Кестелер мәліметтер базасының ең негізгі, құнды объектісі болғандықтан, оған тек базаны құрушы адам ғана қатынай алатындай болуы керек. Ал басқа қолданушылар базадан мәліметтер алу үшін сұраныстарды қолдануы қажет. Мәліметтер базасын жобалаушы барлық қажетті сұраныстарды алдын-ала даярлап қояды. Егер қолданушы өзіне қажет мәліметтерді таба алмаса, онда ол жаңа сұраныс дайындауды қажет етеді.

Егер бізге керек сұраныс мәліметтер базасында бар болса, оны Мәліметтер базасы терезесіндегі Сұраныс панелін екі рет шерту әдісі арқылы таңдап аламыз.

Сұранысты конструктордың көмегімен даярлау

Ол үшін Мәліметтер базасы терезесінің сол жағындағы Сұраныс элементін таңдап алып, оң жақ терезедегі Конструкторлар режимінде сұранысты даярлау командасын таңдасақ, Үлгі бойынша сұраныс бланкі терезесі ашылады.

Үлгі бойынша сұранысты даярлау өте оңай жүргізіледі. Жанама менюдің көмегімен бланкінің жоғарғы бөлігінде қажетті кестелерді ашып алады. Соның ішінен құрылатын сұранысқа қажет өрістерді тышқанның көмегімен таңдап алады. Сол кезде бланкінің төменгі жағындағы бағандар автоматты түрде толтырылады. Сұраныстың құрылымын даярлап болған соң, оны жаңа атпен сақтап қояды. Осылайша құрылған сұраныс - таңдамаға сұраныс деп аталады.

Таңдамаға сұраныс нәтижесінде алынған мәліметтерді қандай да бір өріс бойынша реттеп орналастырғыңыз келсе, сұрыптауды қолданамыз. Төменгі бланкінің сол жағында Сұрыптау деген жол орналасқан. Сол батырмаға екі рет басу арқылы ашылған тізімнен сұрыптау әдісін таңдап алуға болады: өсу немесе кему бойынша. Төменгі бланкінің Экранға шығару жолында жалпы жағдайда Барлық өрістер үшін экранға шығарылсын деген (V) жалауша қойылған. Егер қандай да бір өрістің мәліметтерін экранға шығармай жасырып қалу керек болса, онда сәйкес жалаушаны алып тастауға болады.

Сұрыптау шартын пайдалану

Мәліметтерді қандай да бір критерий бойынша сұрыптауды қамтамасыз етудің қосымша құралы болып Сұрыптау шарты есептеледі. Оған сәйкес келетін жол Үлгі бойынша сұраныс бланкісінің ең төменгі жағында орналасқан. Әрбір өріс үшін осы жолда жеке дара шарт беруге болады.

Есептеулері бар сұраныс

Бұл сұраныс берілген өрістерде, қандай да бір есептеулер жүргізу қажет болғанда құрылады. Ол үшін мәліметтер базасын ашқан соң пайда болатын негізгі терезеден Сұранысты таңдап, оны Конструктор режимінде құрамыз. Сұраныс конструкторы терезесінде өріс жолына сәйкес формуланы жазу қажет. Ең дұрысы, өрнектерді дайындауды Өрнектерді тұрғызушы терезесінде жүргізу.

Тұрғызу терезесі төрт аймақтан тұрады:

бірінші аймақта енгізілетін формула немесе өрнек орналасады.

Ал төменгі үш аймақ дайын стандартты функцияларды таңдап алу үшін қолданылады:

екінші аймақта сұранысқа арналған барлық түптектер тізімі көрсетіледі;
үшінші аймақта - екінші аймақтан таңдалынған түптектің элементтері бейнеленеді;
төртінші аймақта - үшінші аймақтан таңдалынып алынған элементтің ішкі элементтер жиыны жатады.

Өрнектерді тұрғызушы терезесін ашу үшін Сұраныс конструкторының аспаптар панелінде Тұрғызу батырмасын басамыз.

Өрнектерді тұрғызушы терезесіндегі формулаға стандарттық функцияларды енгізуге және ол туралы анықтама алуға болады. Қолданушы сол алынған функцияның мәндерін енгізсе болғаны.

Өрнектерді тұрғызушы терезесінде өрнекке стандартты функцияны енгізу үшін мәліметтер түптегі тізімінен (екінші аймақтан) Функция қаптамасын ашып, Енгізілген функциялар қаптамасын таңдап алу қажет. Ал ортаңғы аймақтан, яғни үшінші аймақтан функция категориясын таңдап алып, ең соңғы аймақтан өзімізге қажетті функцияны таңдап алып, Кірістіру батырмасын басу керек.

Параметрлі сұраныс

Мәліметтер базасын қолданушы тек дайын сұраныстармен жұмыс істей алады. Егер жобалаушы құрған сұраныста бағасы 80 теңгеден аспайтын кітаптарды іріктеп алуды ғана қарастырса, онда біз бағасы 400 теңгеден аспайтын кітаптарды іріктеп ала алмаймыз. Өйткені оған сәйкес сұраныс дайындалмаған. Осы жағдайда параметрлі сұранысты пайдаланамыз, яғни параметрдің мәнін өзіміз енгізу арқылы, бағасы көрсетілген параметрден кем кітаптар санын шығарып аламыз. Параметрлі сұранысты құру үшін сұраныс бланкісінің төменгі жағында Экранға шығару жолындағы жалаушаны алып тастаймыз. Іріктеу шарты жолындағы сәйкес өрістің астына [ Параметрді енгіз ] деген мәтінді теру қажет.

Қорытынды сұраныс

Қорытынды сұраныс электрондық кестелердегі қорытынды функциялардың қолданылуындай қызмет атқарады. Топтау амалдарының көмегімен қайсібір өрісте қорытындылау функцияларын құруды жеңілдетеді. Қорытындылау функцияларына - avg (орта мәнін табу), sum (қосындыны есептеу), max (ең үлкен мәнін табу), min (ең кіші мәнін табу), count (берілген аргументтер санын анықтау) т. б. жатады.

Қорытынды сұраныс даярлау үшін Сұраныс конструкторының аспаптар панелінде Топтау операциялары батырмасын басып, сұраныс бланкісінің төменгі жағына Топтау операциясы жолын енгізу қажет. Қорытынды жүргізілетін өрістің ұяшығында топтау операциясын таңдап аламыз.

Қалыптармен жұмыс істеу

Қалыптар мәліметтерді енгізудің, алдын-ала қарап шығудың және түзетудің ең қолайлы әдістерін ұсынады. Олар қамтитын басқару элементтерінің көмегімен кестедегі мәліметтерге қатынау жүзеге асырылады. Мәліметтерді енгізу мен түзетуге арналған мәтіндік өрістер, жалаушалар, батырмалар, тізімдер, жазбалар, графиктік және OLE объектілерін бейнелеуге арналған қоршаулар басқару элементтері деп аталады. Қалыптарда бағынышты қалыптардың көмегімен байланысқан кестелердегі мәліметтерге қатынай аламыз.

Қалыптар үшін негізгі мәліметтер көзі кесте немесе сұраныс болып табылады.

Қалыптарды құрастыру

Автоқалып. Кестелер мен сұраныстардан қалыптардың айырмашылығы, оларды автоматтандыру құралының көмегімен дайындауға болады. Соның ішінде, толығымен автоматтандырылған құрал Автоқалып болып табылады. Автоқалыптың үш түрі бар:

бағандық;
кестелік;
ленталық.

Автоқалып дайындау үшін мәліметтер базасының негізгі терезесінен Қалыптар қыстырмасын ашып, Құру батырмасын басамыз. Ашылған Жаңа қалып сұхбат терезесінен автоқалыптың түрін және сол қалып негізделетін кестені (немесе сұранысты) таңдап аламыз. ОК батырмасын басқаннан кейін дайын автоқалып пайда болады. Оған мәліметтерді енгіземіз.

Пішіндерді шебердің көмегімен даярлау

Қалыптарды даярлаудың автоматтандырылған құралын қарастырайық. Қалыптар шебері Мәліметтер базасы терезесіндегі Шебердің көмегімен қалып даярлау таңбашасына тышқанды шерту арқылы іске қосылады. Оның жұмысы келесідей сатылардан тұрады:

қалыптар шеберінің жұмысының алғашқы сатысында болашақ қалыпқа кіретін кестелер мен олардың өрістерін таңдап алады;
қалыптар шеберінің жұмысының екінші сатысында қалыптың сыртқы түрі таңдалынады;
үшінші сатысында қалыпты безендіру стилі таңдалынады;
соңғы сатыда құрылған қалыпты берілген атпен сақтап қояды.

Қалыптарды конструктор режімінде даярлау

Қалыптарды конструктор режімінде даярлау үшін төмендегі амалдарды орындаймыз:

Мәліметтер ашу арқылы қалыптар тізімін аламыз.
Сол бассақ, Мәліметтер аймағыдеген бір ғана бөлімнен тұратын бос қалыптың макетін аламыз.
Access-тің бас менюіндегіTyp→Тақырыпкомандасын орындау арқылы тағы екі бөлім қосып аламыз.