Хат – хабарларды рәсімдеу

Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі оның кұжаттармен жұмысының дұрыс деңгейге қойылуына байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және рәсімдеу процесі - қүжаттаусыз іске асырылмайды.
Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық, қаржылық және қоғамдық қызметінің сан қилы мәселелері бойынша кұжаттар жасалады. Ол бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісім-шарттар, хаттамалар, өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Кәсіпорындарда жасалатын құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.
Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына, есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың жиыны іс жүргізу деп аталады.
Іс жүргізуді ұйымдастыру бөлімі «Т.Рысқұлов атындағы Қазақ экономикалық университеті» АҚ (ары қарай - Ұйым) Ұйымдық-құқықтық жұмыс және іс жүргізу басқармасының құрылымдық бөлімі болып табылады. Бөлімнің мақсаттары:
Ұйымның құжат айналымына және іс жүргізуге бірегей тәртіп орнату.
Ұйымның әрбір қызметкерін құжаттандыру бойынша тәртіп орнату.
Міндеттері:
Іс жүргізу ұстанымдары мен тәртібін сақтауды және Ұйымды құжаттамалық қамтуды бақылау.
Уақытылы және сапалы құжаттамалық қамту және іс жүргізу.
Мұрағат ісін сапалы жүргізуді қамтамасыз ету және құжат айналымын жүргізу және ішкі құжаттарды есепке алу бойынша ұйымдық-әдістемелік басқару, сонымен қатар Ұйымның Қызметі номенклатурасын құрастыру.
Ұйымның басқарма төрағасының – Ректор мен проректорларға келген хат-хабарларды бақылау.
Ұйымның негізгі қызметі бойынша бұйрық, өкім және басқа құжаттарды орыс тілінен мемлекеттік тілге, мемлекеттік тілден орыс тіліне аударуды қамтамасыз ету.
Қызметтер:
Келген хат-хабарларды басшылыққа өңдеу: қабылдау, тіркеу және оны Ұйым басшылығына қарастыруға жіберу. Басшылық қарастырғаннан кейін оның бұрыштамасымен Ұйымның құрылымдық бөлімдеріне тарату және жіберу;
Бөлімдерге келген хат-хабарларды тіркеу;
Жіберу тізіміне сәйкес бұйрықтар мен өкімдерді тіркеу, көбейту және жіберу;
Жіберілетін хат-хабарларды дайындау: рәсімдеу талаптарына сай екендігін тексеру, шығыс нөмірін қою. Мұрағат хаттары бойынша тізімдеме құрау, дестелерді дайындау, арнайы байланыспен, Алматы қаласының ПТБ және пошта арқылы жіберу;
Құжаттарды факс арқылы қабылдау-жіберу;
Құжаттардың уақытында орындалуын бақылау:
Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігінің;
Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінің;
Министрліктер мен басқа орталық атқарушы органдардың;
Келген хат-хабарлар бойынша Басқарма Төрағасы-Ректордың, проректорлардың тапсырмаларын;
Ұйымның құрылымдық бөлімінің басшыларына мәліметтерді тапсыру;
Құжаттардың орындалу барысы және нәтижесі бойынша мәліметтерді жалпыландыру;
Басшылықты осы мәселе бойынша ұдайы ақпараттандыру;
Құжаттың орындалмағандығы туралы қызметтік жазбаларды дайындау және оларды бақылаудан алу.
Құжаттардың, арыздардың, өтініштер мен жүгінімдердің орындалу мерзімін бақылау.